Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец запроса в архив о предоставлении документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Все материалы сайта Министерства внутренних дел Российской Федерации могут быть воспроизведены в любых средствах массовой информации, на серверах сети Интернет или на любых иных носителях без каких-либо ограничений по объему и срокам публикации.
Это разрешение в равной степени распространяется на газеты, журналы, радиостанции, телеканалы, сайты и страницы сети Интернет. Единственным условием перепечатки и ретрансляции является ссылка на первоисточник.
Никакого предварительного согласия на перепечатку со стороны Министерства внутренних дел Российской Федерации не требуется.
Формы запросов и обращений в Федеральное архивное агентство
-
О работе с обращениями и запросами граждан в Федеральном архивном агентстве в 2017 г.
-
О работе с обращениями и запросами граждан в Федеральном архивном агентстве в 2016 г.
-
О работе с обращениями и запросами граждан в Федеральном архивном агентстве в 2015 г.
-
О работе с обращениями и запросами граждан в Федеральном архивном агентстве в 2014 г.
-
О работе с обращениями и запросами граждан в Федеральном архивном агентстве в 2013 г.
-
О работе с обращениями и запросами граждан в Федеральном архивном агентстве в 2012 г.
-
О работе с обращениями и запросами граждан в Федеральном архивном агентстве в 2011 г.
-
О работе с обращениями граждан в Федеральном архивном агентстве в 2010 г.
Письма-запросы предназначены для получения дополнительной информации и документации, необходимых в жизненных и деловых ситуациях. Они адресуются:
- законодательным и исполнительным органам государственной власти, их территориальным подразделениям;
- деловым партнерам;
- контрагентам;
- головному предприятию и нижестоящей организации;
- дочерней фирме;
- обособленному подразделению;
- органам корпоративного управления;
- поставщикам товаров, работ и услуг населению.
Письмо-запрос — документ, имеющий юридическую силу, поэтому оно:
- должно иметь все необходимые реквизиты;
- составляется в соответствии с государственным регламентом, если адресован госорганам.
ВАЖНО! С помощью запроса на предоставление информации нельзя получить сведения, содержащие чужие персональные данные, государственную и коммерческую тайну.
| Что запрашивают в госорганах | Коммерческие и потребительские запросы |
|---|---|
|
|
Некоторые сведения не раскрываются. Например, при проверке контрагента вам предоставят не все запрашиваемые документы, но их можно заменить.
Заявление о выдачи копии документов — это специфическая разновидность заявлений. Оно требуется в случаях, когда для определенной ситуации юридического характера истребуются образцы документации. Заявлением можно запросить только заверенные копии, так как простые можно получить без специального запроса, что объясняется отсутствием их какой-либо правовой действенности. Заявление может направляться в органы государственной власти, органы местного самоуправления (муниципальной власти), в правоохранительные органы, органы управления юридическими лицами.
Данный вид заявления особо не отличается от иных, но в то же время имеет некоторые характерные только ему черты. Так, составление заявлений можно разделить на три последовательных этапа.
Первый шаг заключается в указании органа, должностного лица, которому направляется истребование. Здесь необходимо в точном соответствии указать всю реквизитную информацию. В противном случае в выдаче копий будет отказано. Также, необходимо зафиксировать, свои данные, так как перед тем как выдать копии, адресат заявления должен проверить всю информацию и принять решение, за которое потом он несет полную ответственность.
Второй этап состоит в оформлении основной части заявления. Здесь крайне важно четко и структурировано обозначить свои намерения. Не нужно расписывать причину, которая побудила вас написать данный документ. Главное — отразить точный перечень копий документов, которые вам необходимы. Если есть сомнения по поводу наименования того или иного документа, то следует уточнить информацию, так как адресат не будет разбираться в том, что вы имели в виду, последует простой отказ.
Третий этап состоит в подписании заявления. Необходимо четко указать свою должность для того, чтобы получатель заявления знал, с кем он имеет дело. Важное значение имеет дата составления. Зачастую срок исполнения требования исчисляется именно от нее.
Итак, после составления заявления о выдаче копий документов Вы направляете его адресату. Если возникают какие-то трудности, сложности, то следует обратиться к специалистам нашей компании, которые помогут вам в правильном и грамотном оформлении заявления.
скачать форму (образец) в формате DOC, PDF
- Статья по теме
- Законодательство по теме
- Образцы документов
- Судебные решения по теме
- Семейное право
- Наследственное право
- Трудовое право
- Страховые споры
- Жилищное право
- Земельное право
- Споры с банками
- Защита прав потребителей
- Взыскание задолженности
- Судопроизводство
- Исполнительное производство
Заявление о выдаче копий документов
Четко сформулируйте для себя цель вашего обращения в архив: что я хочу узнать?
Конечно же, «Я хочу узнать всё о прабабушке Фатинье Моисеевне Коробейниковой». Только по такому запросу вряд ли вам что-то ответят.
А вот если мы сформулируем так: «Получить запись о рождении Коробейниковой Фатиньи Моисеевны, родившейся в 1906-1910гг. в деревне Арсичи Мурашинского района Кировской области, чтобы узнать имена ее родителей». То вот на такой вопрос архив уже сможет ответить и найти информацию.
У каждого архива есть опись фондов, которая поможет убедиться, есть ли вообще в этом архиве нужный вам документ. Опись фондов обычно есть на сайте архива.
Если в случае с небольшими муниципальными архивами можно попробовать уточнить по телефону наличие, например, метрической или похозяйственной книги, то областной архив не сможет дать подобную информацию, поскольку документов очень много.
Если на сайте архива нет описи фондов, то можно попробовать поискать ее на форуме или сайтах генеалогов-любителей. Если даже не найдется, то можно спросить у форумчан, наверняка, они смогут посоветовать, где искать.
Зная шифр Фонд-Опись-Дело, в архиве очень быстро исполнят запрос.
Это не беда, главное в запросе в архив указать всю полную информацию (место и временные рамки). Когда речь идет о событиях гражданского состояния дореволюционного периода, то очень важно знать приход церкви, к которой относилась деревня или часть города, без этого сотрудник не сможет вам помочь, ведь архивные документы могут насчитывать сотни страниц, а без точных сведений найти запись о вашем предке практически нереально.
Например, я не знала точно Фонд-Опись-Дело, в которых могут быть метрические книги по д. Арсичи за 1906-1910 годы. Но воспользовавшись базой данных архива, уточнила, что деревня относилась к приходу Крестовоздвиженской церкви в селе Белозерье Мурашинского района.
Важный момент: приход мог меняться. Например, эта церковь была построена в 1830 году, до этого крестить и жениться ходили в другую соседскую деревню. Данную информацию тоже следует учитывать, и в зависимости от временного периода делать запрос в архив по нужному церковному приходу.
Прошу предоставить электронные копии списка раскольников прихода Крестовоздвиженской церкви с.Белозерье Орловского уезда Вятской губернии 1904 г. о семьях по фамилии Коробейниковы, проживающих в населенном пункте Арсичи (Займища подле речки Раменку). (ГАКО Ф. 263. Оп. 1. Д. 40. Л. 43-66).
Поскольку полученные мною ранее копии это списка (ГАКО Ф. 263. Оп. 1. Д. 40. Л. 43) с информацией о моем предке Коробейникове Моисее Яковлевиче, а также имеющийся в этом же списке Коробейников Филипп Яковлевич (его брат), дают основание полагать, что в этой деревне проживали и другие родственники.
- Ответ из архива придет через месяц после обращения.
- Отправлено бумажное письмо: следует прибавить еще несколько дней, которые оно было в пути.
- Спустя месяц при согласии архива на исполнение запроса, вам пришлют счет на предоплату. Некоторые архивы работают без предоплаты, а кто-то присылает бумажный вариант договора и акт выполненных работ (все зависит от внутренних положений архива).
- После оплаты аванса, нужно написать в архив (или выслать им подписанный договор), что вы оплатили (можно так же приложить копию чека).
- Через месяц придет письмо. Окончательный счет, если ответ положительный и документ найден. Или письмо о том, что ответ отрицательный, но предоплату не вернут. У некоторых архивов очередь расписана на 2 года вперед, так что поиски могут затянуться. Но архив обязательно проинформирует об этом.
- После окончательной оплаты счета вам пришлют запрашиваемый документ по электронной почте, либо бумажным письмом (в зависимости от способа, который вы укажете в запросе).
Документы одной области могут храниться в соседнем областном архиве (это связано с административно-территориальным делением, когда районы передавались или укрупнялись, а документы не всегда своевременно передавались на хранение).
Добросовестные работники архива посоветуют, куда написать. Я разыскивала документы о Лузском сельсовете Опаринского района, который сначала входил в состав Вологодской губернии, потом Архангельской, потом Северо-Двинской, потом Кировской области. Выяснилось, что некоторые документы по этому району попали в архив Костромской области, а часть хранится в архиве Великого Устюга.
Государственный архив выполняет несколько функций, в числе которых ответственное хранение, учет и использование документов.
- Ответственное хранение. Архив отвечает за переданные ему документы, предоставляет ограниченный доступ к документам, хранит конфиденциальность информации, обеспечивая безопасное хранение.
- Учет документов. Документы, переданные на хранение в архив, систематизируются таким образом, чтобы их можно было без труда найти.
- Использование документов. Как правило, в архивах есть читальный зал, куда обращаются посетители. Документы могут выдаваться и на руки для работы на дому или в иных учреждения. Также на основе документов архив выдает различные справки и ответы на запросы.
В общем виде все виды запросов в архив можно разделить на три группы:
- тематические (то есть запросы по поводу конкретного факта или обстоятельства);
- социально-правовые, то есть связанные с уточнением фактов, имеющих юридическое значение;
- генеалогические, то есть связанные с уточнением родословной. В некоторых государственных архивах можно заказать составление родословной. Как правило, данная услуга является платной.
Следует помнить, что часть информации о личности человека носит статус персональных данных и в удовлетворении части запросов касательно сведений о личности архив может отказать.
Как правило, запрос касательно персональных данных направляется либо субъектом, то есть обладателем данных, либо лицом или организацией, в установленном законом порядке определенными в качестве оператора персональных данных указанного субъекта. Порядок оформления согласия на обработку персональных данных регламентирует Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 года №152-ФЗ.
Если запрос касается ценных исторических или культурных данных, а также осуществляется в интересах следствия, то при составлении запроса необходимо будет приложить подтверждающие документы.
В настоящее время являться в архив лично, чтобы подать запрос, не обязательно. Для направления запроса можно:
- обратиться на портал Госуслуги (потребуется авторизация);
- прийти в МФЦ (услуга бесплатная);
- написать электронное письмо на адрес архива;
- написать обычное письмо, оформив отправку почтой России.
Ответы на запросы архив дает бесплатно.
Основные принципы обработки запросов архивами закреплены в Федеральном законе №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В соответствии с ним запрос должен быть зарегистрирован в день поступления, а ответ на него архив должен предоставить не позднее 30-дневного срока. Если в этот срок архив не укладывается, то заявитель извещается о необходимости продления срока.
Поскольку архивные учреждения — система с разветвленной иерархией, достаточно часто заявители ошибаются и направляют запросы не в тот архив. В этом случае в течение пяти дней после получения запроса он должен быть перенаправлен в нужное место. Об этом составителя запроса также оповещают.
Для получения пенсии или государственного пособия необходимо подтвердить стаж и уровень заработной платы. В 2020 году все сведения о трудовой деятельности формируются в электронной форме. Работодатели заполняют СЗВ-ТД — это новые электронные трудовые книжки.
Сведения о работе прошлых лет не всегда подтверждены документально. Например, данные о внешнем совместительстве не отражаются в трудовой. Но эти сведения напрямую влияют на расчет пособий и пенсий. Для подтверждения рекомендуем подать запрос в архив через интернет или отправить по почте.
Если часть трудового стажа не учтут при назначении пенсионных выплат, то их сумма уменьшится. Аналогично страховой стаж влияет на величину пособия по нетрудоспособности. Например, если несколько лет не включат в расчет, то процент оплаты по среднему заработку установят ниже.
Направьте запрос одним из следующих способов:
- Передайте документы лично в архивное учреждение. Заранее уточните время работы организации. Возможно, придется записаться на прием.
- Отправьте по почте, если архивный отдел находится в другом городе. Документы отправьте заказным письмом с описью вложений. Так вы подтвердите факт отправки заявки.
- Обратитесь в МФЦ по месту жительства. Рекомендуем записаться на прием по телефону или через портал «Госуслуги».
- Отправьте запрос через интернет. Например, через портал «Госуслуги» или заполнив специальную форму заявки. Для обращения через портал требуется подтвержденная учетная запись.
Оптимальный вариант, как написать запрос в архив о предоставлении информации о периодах работы и заработке, — это обратиться через интернет.
Четко сформулируйте для себя цель вашего обращения в архив: что я хочу узнать? Конечно же, «Я хочу узнать всё о прабабушке Фатинье Моисеевне Коробейниковой». Только по такому запросу вряд ли вам что-то ответят.
А вот если мы сформулируем так: «Получить запись о рождении Коробейниковой Фатиньи Моисеевны, родившейся в 1906-1910гг. в деревне Арсичи Мурашинского района Кировской области, чтобы узнать имена ее родителей». То вот на такой вопрос архив уже сможет ответить и найти информацию.
У каждого архива есть опись фондов, которая поможет убедиться, есть ли вообще в этом архиве нужный вам документ. Опись фондов обычно есть на сайте архива.
Если в случае с небольшими муниципальными архивами можно попробовать уточнить по телефону наличие, например, метрической или похозяйственной книги, то областной архив не сможет дать подобную информацию, поскольку документов очень много.
Если на сайте архива нет описи фондов, то можно попробовать поискать ее на форуме или сайтах генеалогов-любителей. Если даже не найдется, то можно спросить у форумчан, наверняка, они смогут посоветовать, где искать.
Зная шифр Фонд-Опись-Дело, в архиве очень быстро исполнят запрос.
Это не беда, главное в запросе в архив указать всю полную информацию (место и временные рамки). Когда речь идет о событиях гражданского состояния дореволюционного периода, то очень важно знать приход церкви, к которой относилась деревня или часть города, без этого сотрудник не сможет вам помочь, ведь архивные документы могут насчитывать сотни страниц, а без точных сведений найти запись о вашем предке практически нереально.
Например, я не знала точно Фонд-Опись-Дело, в которых могут быть метрические книги по д. Арсичи за 1906-1910 годы. Но воспользовавшись базой данных архива, уточнила, что деревня относилась к приходу Крестовоздвиженской церкви в селе Белозерье Мурашинского района.
Важный момент: приход мог меняться. Например, эта церковь была построена в 1830 году, до этого крестить и жениться ходили в другую соседскую деревню. Данную информацию тоже следует учитывать, и в зависимости от временного периода делать запрос в архив по нужному церковному приходу.
Прошу предоставить электронные копии списка раскольников прихода Крестовоздвиженской церкви с.Белозерье Орловского уезда Вятской губернии 1904 г. о семьях по фамилии Коробейниковы, проживающих в населенном пункте Арсичи (Займища подле речки Раменку). (ГАКО Ф. 263. Оп. 1. Д. 40. Л. 43-66). Поскольку полученные мною ранее копии это списка (ГАКО Ф. 263. Оп. 1. Д. 40. Л. 43) с информацией о моем предке Коробейникове Моисее Яковлевиче, а также имеющийся в этом же списке Коробейников Филипп Яковлевич (его брат), дают основание полагать, что в этой деревне проживали и другие родственники.
Прошу проверить имеются ли в метрической книге за 1859-1862 год прихода Крестовоздвиженской церкви с.Белозерье Орловского уезда Вятской губернии запись о рождении Коробейникова Моисея Яковлевича в деревне Арсичи (Займища подле речки Раменку). Прошу предоставить электронные копии страниц с записью о рождении.
дата Фамилия и инициалы
По российским законам персональные данные граждан защищены, и доступ к ним строго регламентирован. Свободный доступ к персональным данным возможен, если с момента составления дела прошло не менее 75 лет. Для доступа к более поздним документам вам потребуется подтвердить родство. Также возможны случаи, когда дело засекречено, так как содержит государственную тайну: тогда доступ к нему полностью закрыт, но можно обратиться в архив с просьбой о рассекречивании.
Если вы ищете данные о своем родственнике и с момента искомого события прошло меньше 75 лет, вам нужно иметь под рукой оригиналы или заверенные нотариусом копии следующих документов:
- Ваш паспорт.
- Ваше свидетельство о рождении.
- Свидетельство о вашем браке (при смене фамилии).
- Свидетельство о рождении ваших родителей (по той ветке, которую вы ищите).
- Свидетельство о рождении родителей ваших родителей (по той ветке, которую вы ищете).
- Свидетельство о смерти родителей ваших родителей (по той ветке, которую вы ищете).
Для органов ЗАГСа потребуются копии заверенных нотариально копий указанных документов. Архивные органы ФСБ и МВД могут потребовать предъявить нотариально заверенные копии или оригиналы документов, подтверждающих родство.
Заполните форму обратной связи. По возможности подробно простыми словами опишите ваш вопрос. Для письменного ответа укажите обратный адрес вашей электронной почты.
В течении дня юрист ответит вам на почту с разъяснением ситуации и рекомендациями что делать дальше. В окончательных рекомендациях юрист сообщит вам какие документы нужно составить и их получателей.
После получения от нашего юриста списка необходимых документов зайдите на наш бесплатный архив юридических документов и найдите вам нужный. Вставьте персональные данные, почтовые реквизиты, адрес получателя и отправляйте по назначению.
Как сделать запрос в архив и получить ответ
Важные этапы и события нашей жизни так или иначе фиксируются и документируются государственными органами. Еще несколько лет назад данные хранились исключительно на бумажных носителях, сейчас важные для государства события жизни граждан (рождение, брак, развод, смерть, всякие регистрации собственности и т.п.) вносятся в электронные базы данных. Документы, созданные в организациях и ведомствах, когда выходит срок хранения, уничтожаются или передаются в архивы города или региона. Весь объем архивных документов, независимо от времени создания, места хранения и других параметров, образуют собой Архивный фонд Российской Федерации.
Архивный фонд состоит из двух частей: государственной и негосударственной. Государственная — это документы, хранящиеся в архивах госучреждений разных уровней (федерального, регионального или муниципального).
Негосударственную часть Архивного фонда составляют архивы негосударственных структур: общественных объединений, религиозных организаций, акционерных и частных предприятий, а также частных лиц, если документы эти представляют собой значительную ценность. Негосударственная часть АФ может контролироваться государством при согласии собственников документов.
В первую очередь нужно выбрать человека, о котором вы хотите узнать больше, и посмотреть, какая информация о нем вам уже известна. Дальше выбор архива зависит от периода, о котором вы ищете информацию.
Для поиска документов дореволюционного периода в выборе архива для обращения ключевым является место события (рождения, крещения, свадьбы или венчания, проживания, учебы, работы, военной службы, смерти). Допустим, ваш родственник родился в Калужской губернии — сейчас это Калужская область. Значит, начать поиск нужно с запроса в Государственный архив Калужской области.
Для поиска документов советского периода важен тип события — что ищем:
— Рождение, женитьба, развод, смерть — фиксируются в ЗАГС (районном или городском), куда и надо обращаться.
— Проживание и переезды — информацию об этом для горожан следует искать в домовых книгах, которые хранятся в МФЦ, паспортных столах, иногда в архивах; для жителей сельской местности — в похозяйственных книгах, которые хранятся в сельсоветах, районных или областных архивах.
— Учеба — информацию следует искать в учебных заведениях и архивах.
— Работа — информацию следует искать в организациях и архивах, куда эти организации сдали документы на хранение.
— Вступление и деятельность в партии — областные партийные архивы и РГАСПИ
— Служба в армии или участие в ВОВ — базы данных, ЦАМО и РГВИА
— Арест, репрессии — в архивах МВД и ФСБ.
Государственные архивы делятся на федеральные и региональные. Федеральные архивы хранят документы центральных государственных учреждений (в том числе партийных), а также документы особого вида или по особым тематикам: документы древнего периода, армии и флота, деятелей литературы и искусства, киноматериалы, звукозаписи, фотографии.
Главные федеральные архивы для генеалогического поиска:
По российским законам персональные данные граждан защищены, и доступ к ним строго регламентирован. Свободный доступ к персональным данным возможен, если с момента составления дела прошло не менее 75 лет. Для доступа к более поздним документам вам потребуется подтвердить родство. Также возможны случаи, когда дело засекречено, так как содержит государственную тайну: тогда доступ к нему полностью закрыт, но можно обратиться в архив с просьбой о рассекречивании.
Если вы ищете данные о своем родственнике и с момента искомого события прошло меньше 75 лет, вам нужно иметь под рукой оригиналы или заверенные нотариусом копии следующих документов:
- Ваш паспорт.
- Ваше свидетельство о рождении.
- Свидетельство о вашем браке (при смене фамилии).
- Свидетельство о рождении ваших родителей (по той ветке, которую вы ищите).
- Свидетельство о рождении родителей ваших родителей (по той ветке, которую вы ищете).
- Свидетельство о смерти родителей ваших родителей (по той ветке, которую вы ищете).
Для органов ЗАГСа потребуются копии заверенных нотариально копий указанных документов. Архивные органы ФСБ и МВД могут потребовать предъявить нотариально заверенные копии или оригиналы документов, подтверждающих родство.
Как сделать правильный запрос в архив о предках
Чаще всего заявителю приходит ответ на запрос в виде архивной справки, реже – архивной выписки или копии документа.
По ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» архивная справка – это официальный документ архива, содержащий сведения из архивных документов, относящихся к предмету запроса, с указанием адресов документов.
Рассмотрим несколько справок, которые выдаются на наиболее популярные запросы.
В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные за то время, за которое имеются сведения в документах архива: приводится точное название должности, занимаемой гражданином, и период его работы (см. Пример 5). Листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно составленные гражданином, на которых отсутствуют отметки о проверке имеющихся в них сведений на основании представленных подлинных документов или справок, не могут служить основанием для выдачи архивных справок о трудовом стаже (при необходимости эти сведения сообщаются письменно). В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, используются только приказы по основной деятельности, лицевые счета, расчетные книжки, членские билеты профсоюзов.
В справку для назначения или пересчета пенсии включаются сведения в порядке, определяемом органом, осуществляющим пенсионное обеспечение граждан. Сведения о заработке включаются в справку так, как они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится. При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за соответствующий период, другие выплаты – на основании приказов по кадровым вопросам или по основной деятельности.
В справке об образовании при отсутствии в документах сведений об окончании гражданином учебного заведения указывается, на каком курсе или в каком классе он учился.
При исполнении повторных запросов или составлении по просьбе гражданина (организации) справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.
Допустим, ваша фирма передала свои документы на ответственное хранение сторонней организации, которая профессионально оказывает подобные услуги. Такие услуги предоставляют не только коммерческие архивы, но и государственные/муниципальные. Собственником документов продолжает являться компания, на территории которой документы уже не находятся. Кто в таком случае имеет право выдавать архивные справки: хранитель или собственник?
Согласно статье 892 Гражданского кодекса РФ от 26.01.1996 No14-ФЗ хранитель не вправе без согласия поклажедателя пользоваться переданной на хранение вещью, а равно предоставлять возможность пользования ею третьим лицам, за исключением случаев, когда пользование хранимой вещью необходимо для обеспечения ее сохранности и не противоречит договору хранения. Следовательно, если вы хотите передать хранителю полномочия о выдаче справок по социально-правовым запросам и сэкономить свое время, то оговорите это условие в договоре по аутсорсингу. В противном случае компания-владелец будет разбираться с документами сама: при необходимости придется запросить в офис вывезенные ранее документы, разбираться с ними и составлять архивную справку, поскольку вопрос конфиденциальности информации все же преоритетнее.
Денис Х. 05.10.2020, 20:05
Доброго времени суток! Подскажите пж. Как в архиве получить сведение о ГСК (Гаражно Строительный Кооператив), а именно когда и кем зарегестрирован если о нём известно только местоположение. Ни точного адреса, ни названия. ГСК был организован ещё при советской власти. В данный момент является заброшенным.
Заранее Благодарствую!!!
- Свежие
- Посещаемые
После разъяснения базовой концепции подхода к общению с архивистами перейдем к сути темы публикации на генеалогическом сайте Livemem. Как сделать запрос в архив о родственниках так, чтобы его не проигнорировали и исполнили в кратчайшие сроки? Сначала определите, в какой городской архив или орган ЗАГС необходимо обратиться со своим заявлением о поиске предка. Выбор учреждения для отправки запроса о родственниках зависит от вида задачи (восстановление свидетельств или получение сведений) и даты события (рождение, бракосочетание или смерть). По нормативам, если с момента создания документа не прошло сто лет, то он должен храниться у территориальных органов ЗАГС. Но из практики деятельности нашего бюро фамильных исследований известно, что более «молодые» записи актов гражданского состояния встречаются и в хранилищах региональных архивов. То есть, когда интересуют семейные документы советского происхождения, то направлять запрос о родственниках следует отделу ЗАГС по месту события, а если они уже переданы в фонды федеральных архивов, то Вам об этом сообщат в ответном письме. Государственными службами ведется разработка централизованной электронной базы данных с соответствующей информацией о гражданах, поэтому, не исключено, что скоро появится возможность посылать запросы о предках в местные организации.
Как сделать запрос в архив о родственниках? Запрос в архив — образец
Что это означает на практике? Если живы ваши родители, то не пытайтесь подавать запрос о родственниках через поколение (то есть бабушках и дедушках). Внукам такую информацию никто не обязан выдавать. Если ваша мать либо отец по любым причинам не в состоянии заняться процедурой поиска информации, их задача — нотариально оформить доверенность на право заниматься подобной деятельностью. Исполнителем при этом может быть любой человек — не обязательно родственник.
Таким образом, если вас интересует документ семейного характера, относящийся к советскому периоду (например, вы составляете запрос в архив о родственниках — участниках ВОВ), заявление направлять следует, прежде всего, в отдел ЗАГС по месту искомого события. Если же бумага успела попасть в фонд федерального архива, информацию об этом вы получите с ответным письмом.
Порой возможны случаи неразберихи, когда менялись границы районов согласно административно-территориальному делению. Тот или иной населенный пункт (город, село, деревня) вместе с со своим церковным приходом мог относиться в разные годы к различным губерниям. Соответственно, принадлежность церковных метрических книг уточнять придётся в двух отдельных региональных архивах.
Как сделать запрос в архив о родственниках максимально продуктивно? Существуют ли какие-то правила написания текста заявления, повышающие шансы на успех? Достаточно распространен миф, согласно которому подробное изложение сути повышает вероятность столь же подробного ответа. К сожалению, данный подход можно считать актуальным лишь при сотрудничестве с частными платными работниками сферы генеалогии. Если же речь идет о государственном учреждении, всё ровно наоборот. Задачи следует формулировать как можно более лаконичнее и четче. Это повышает шансы повлиять на архивных служащих и заставить их рассмотреть ваше обращение как можно быстрее.
Сочинение с подробностями биографии предков, интересными только вам, писать не стоит. Указывать следует лишь необходимое число точных фактов — дат и мест рождений, населённых пунктов, имен и фамилий предков, степени вашего родства. Также не лишним будет обозначить тип интересующей вас записи. Если данные будут указаны на уровне «примерно», время поиска (как и стоимость исполнения запроса) увеличится, а порой информацию найти и вовсе будет нельзя. Завершите ваш запрос обязательной фразой о том, что предпринимаемые вами действия ведутся с целью восстановления родословной, нужной по определённым веским причинам, и труд работников архива будет непременно оплачен. Идеально будет, если уместите суть дела в три или четыре строчки.
Для примера приводим образец обращения в архив с подобным запросом: «Просьба найти записи о смерти (о рождении) моей прабабушки (фамилия, имя, отчество ) за **** год в селе (городе, деревне) N. В случае отсутствия метрик буду благодарен за информацию о сохранившихся ближайших генеалогических источниках, относящихся к указанному периоду. В случае успешного поиска желательно оформление архивной справки в виде выписки, ксерокопии либо фото страницы. Услуги готов полностью оплатить.»
Аналогичный текст отправляется и в случае обряда бракосочетания. Запросы масштабного характера с расплывчатыми формулировками наподобие «исследуйте мой род с точки зрения генеалогии» либо «интересуюсь родословной моей фамилии» крайне не приветствуются. Они могут отпугнуть исполнителей. Решить подобную глобальную задачу — крайне трудоемкое дело, которое официально не входит в число обязанностей сотрудников архива. Ведь семейные генеалогии не являются профильной его деятельностью.
Составление запроса в архив
Запрос в архив необходимо подготовить в письменной форме, в котором должна быть отражена следующая информация:
- Наименование архивного отдела, в который лицо обращается с запросом, и его адрес;
- Наименование организации или ФИО физлица, т.е. заявителя, который обращается с запросом в архив;
- Почтовый или электронный адрес заявителя;
- Название документа, например, «запрос документов»;
- В запросе должны быть указаны сведения, которые фактически запрашивает заявитель, с указанием периодов по которым запрашивается информация. Если заявитель уже куда-то обращался за запросом соответствующей информации, лучше указать об этом в запросе, чтобы исключить возможность направления запроса архивом в организацию, в которую заявитель уже обращался;
- В просительной части запроса необходимо сформулировать непосредственно сам запрос, т.е., что заявитель просит, а именно, выдать справку о том-то и том-то или архивную выписку;
- Также в запросе не будет лишним указание на то, для чего заявителю требуется та или иная информация или документы;
- Следует указать, в какой форме заявитель хочет получить ответ на свой запрос, а именно, в виде информационного письма, архивной справки или выписки, либо в иной форме;
- Также в запросе следует указать, как заявитель хочет получить ответ на запрос, а именно, почтовым отправлением, направлением на электронную почту;
- В конце заявления должна стоять подпись заявителя и дата.
После поступления запроса в архив он должен быть зарегистрирован.
Общий срок для ответа на запрос составляет 30 дней. При необходимости данный срок может быть продлен еще на 30 дней, о чем заявитель должен быть уведомлен.
Отдельные запросы исполняются в более короткие сроки
Запрос в архив может быть подан в письменном виде:
- непосредственно в архив;
- путем направления интернет-обращения;
- путем направления по почте России;
- через МФЦ;
- через портал Госуслуги.
Сколько стоит запрос в архив?
Запросы в архив бывают бесплатные и платные. Например, социально-правовые запросы, касающиеся запроса документов о трудовом стаже, получении образования и др., не оплачиваются. Однако, в отдельных случаях, например, если запрос требует срочного исполнения, может взиматься плата.
Каждый архив устанавливает свои цены на определенные работы и услуги, которые должны быть выполнены.
Всегда можно уточнить информацию о необходимости оплаты запроса на сайте того или иного архива, при личном визите или путем уточнения информации по телефону.
Если Вам необходимо подготовить и направить запрос в архив, и Вы затрудняетесь с формулированием запроса, Вы всегда можете обратиться к нашим адвокатам, которые грамотно составят адвокатский запрос в архив и направят его. Стоимость подготовки и направления такого запроса нашими адвокатами составляет 3 000 рублей.
г. Екатеринбург, пер. Отдельный, 5
остановка транспорта Гагарина
Трамвай: А, 8, 13, 15, 23
Автобус: 61, 25, 18, 14, 15
Троллейбус: 20, 6, 7, 19
Маршрутное такси: 70, 77, 04, 67
Для начала работы в архив должен поступить письменный запрос от гражданина или организации. При этом он может быть как доставлен лично, так и направлен по почте.
Согласно принятому порядку делопроизводства письмо-запрос на общих основаниях проходит стадии документооборота – регистрацию, рассмотрение и наложение резолюции руководством и, наконец, передачу в архив организации на исполнение.
Далее ответственный исполнитель проверяет наличие всех необходимых сведений в запросе: Ф.И.О., адреса для ответа, подписи заявителя, оценивает полноту запрашиваемой информации. Если в запросе не содержится необходимой информации, заявителю направляется ответ с просьбой дополнительно указать соответствующие сведения.
Если не представляется возможным подготовить запрашиваемую информацию (например, дело передали в иную организацию, по различным причинам в архиве отсутствуют необходимые сведения и т.д.), об этом также следует письменно уведомить заявителя. При этом ему можно дать рекомендации, куда следует обратиться для получения требующихся сведений.
Так, личное дело государственного служащего при смене места работы могло быть направлено в соответствующую организацию либо в результате ликвидации организации документы были переданы на хранение в государственный или муниципальный архив и др.