Номенклатура дел управления образования на 2021 год

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Номенклатура дел управления образования на 2021 год». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Номенклатура дел образовательного учреждения на 2021 год

2. Росархив разъяснил новый порядок хранения документов

2.1. Кто ведет номенклатуру дел

3. Номенклатура дел в школе и сроки хранения документов

4. Муниципальное образование Алагирский район

5. Составление номенклатуры дел в учреждении образования на 2021 год

в номенклатуре дел проставлены в

соответствии с «Перечнем типовых

управленческих архивных документов,

образующихся в процессе деятельности

государственных органов, органов

местного самоуправления и организаций,

с указанием сроков хранения, М., 2010 г.

Рекомендации по применению Примерной номенклатуры дел Отдела образования Администрации муниципального образования

Примерная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве Отдела образования Администрации муниципального образования (далее – Отдел), является методической основой для рационального построения делопроизводства.

Примерная номенклатура дел построена по структурному принципу, внутри разделов документы располагаются по их значимости.

Примерная номенклатура дел составлена в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 000.

Примерная номенклатура дел может быть использована при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел.

Индивидуальная номенклатура дел должна отражать все виды документов, образующихся в деятельности Отдела, в том числе специфические, не предусмотренные примерной номенклатурой дел.

При составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел следует:

— выбрать из примерной номенклатуры дел заголовки тех дел, которые фактически заведены или предполагается завести в делопроизводстве Отдела;

— уточнить и конкретизировать заголовки дел, переносимые из примерной номенклатуры дел в индивидуальную;

— дополнить индивидуальную номенклатуру дел заголовками дел, не предусмотренных примерной номенклатурой дел.

Для дел, не предусмотренных примерной номенклатурой дел, сроки хранения устанавливаются в соответствии с перечнями или по согласованию с архивным органом (архивным отделом ) Администрации муниципального образования путем определения научной, исторической или практической ценности документов специалистами экспертной комиссии Отдела.

Все сроки хранения являются обязательными при составлении номенклатуры дел. В конкретных случаях к сроку хранения некоторых дел может быть указана отметка «ЭПК», которая означает, что часть документов дела может быть отнесена к сроку хранения «постоянно». В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности документов.

Форма конкретной номенклатуры дел определена Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия, утвержденными приказом Управления по делам архивов Республики Бурятия от 29 июня 2010 г. № 32.

Заголовки дел в номенклатуре дел ежегодно уточняются. Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год специалистом, ответственным за организацию делопроизводства, согласовывается с экспертной комиссией Отдела, а затем (архивным отделом) Администрации муниципального образования, утверждается руководителем Отдела. Отдел обязан не реже одного раза в пять лет согласовывать номенклатуру дел с архивным органом (архивным отделом) Администрации муниципального образования. В случае коренного изменения функций и структуры Отдела должна быть разработана новая номенклатура дел.

Зам. начальника Управления

по делам архивов РБ

Номенклатура дел образовательного учреждения на 2021 год

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Бытовые услуги • Телекоммуникационные компании • Доставка готовых блюд • Организация и проведение праздников • Ремонт мобильных устройств • Ателье швейные • Химчистки одежды • Сервисные центры • Фотоуслуги • Праздничные агентства

В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации. Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД.

Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях. Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.

Дошкольные образовательные учреждения (далее — ДОУ) при систематизации образующейся в ходе их деятельности документации могут пользоваться примерной номенклатурой, представленной в письме Министерства образования от 29.09.2000 № 711/28-16. В этом случае примерная НД призвана служить методическим пособием при составлении индивидуальной НД ДОУ.

Разрабатывая индивидуальную НД, каждое дошкольное образовательное учреждение в первую очередь должно опираться на практику делопроизводства, которая сложилась в этой организации.

Примерная НД для учреждений дополнительного образования детей построена по номинально-функциональному принципу. Индивидуальная НД может быть построена как по такому же принципу, так и по иному (функциональному, структурному), исходя из особенностей документооборота учреждения.

В соответствии с п. 3.4.10 Архивных правил НД завершается по окончании делопроизводственного года (в учебных заведениях это окончание учебного года). В НД делается итоговая запись о количестве заведенных за этот год дел, отдельно по делам постоянного и временного хранения.

Сведения, указанные в итоговой записи НД, сообщаются соответствующему архивному учреждению. Информация об этом заносится в НД с указанием должности и расшифровки лица, сделавшего эту запись.

НД утверждается в конце каждого делопроизводственного года. При этом в действие она вводится в начале указанного года. Порядок утверждения НД подробно прописан в п. 3.2.5.3, 3.2.5.5 Государственной системы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.

О том, как составляется приказ на утверждение НД, читайте в материале «Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец».

Утвержденная по структуре и форме индивидуальная НД может действовать на протяжении нескольких лет, если в учреждении не произошло каких-либо коренных структурных или функциональных изменений. При изменениях НД будет уточняться и вводиться в действие новым приказом.

Экземпляр НД за каждый год должен храниться в учреждении постоянно. Такая документация учитывается в деле, формируемом секретариатом учреждения при отражении в последующей НД.

Каждое образовательное учреждение ежегодно должно вводить в действие свою индивидуальную номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом существующей в организации практики делопроизводства на основании примерной НД. Примерные НД служат своего рода методическим пособием, которое помогает организациям разрабатывать собственные НД с индивидуальной структурой и существующими особенностями заполнения. В индивидуальной НД должны быть отображены все документы, которые были заведены на протяжении учебного года в образовательном учреждении. Документация в НД отображается путем указания заголовков дел с указанием сроков их хранения и других имеющих значение в делопроизводстве сведений.

Номенклатура дел — это тематизированный список документации всей организации, составленный и заполненный по определенным правилам, содержащий строгое наименование имеющихся материалов, а также сроки их хранения.

Все документы, формирующиеся на предприятии, необходимо храниться какое-то количество времени. Правильно их систематизировать, распределить по делам поможет составление номенклатуры.

Она направлена на решение таких задач, как:

классификация и своевременный учет образующейся в процессе работы учреждения документации;
облегчение поиска необходимых материалов;
облегчение передачи материалов, составления описей;
подготовка материалов к хранению, а также массовой утилизации.

Обратите внимание! Согласно письму Минобрнауки России «Рекомендации по сокращению и устранению избыточной отчетности учителей» от 16.05.2016 № НТ-664/08 одной из мер борьбы с избыточной отчетностью является актуализация и составление, утверждение новых номенклатур в каждом учреждении образования.

В 2021 году не введены новые требования к номенклатуре дел, по-прежнему применяется письмо Минобразования от 2000 года.

Для образовательных учреждений установлен примерный бланк-основа для ведения и заполнения номенклатуры (письмо Минобразования РФ «О методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» от 20.12.2000 № 03-51/64). Примерная форма содержится в приложении 18.

Росархив разъяснил новый порядок хранения документов

Обратите внимание! Примерная форма номенклатуры для учреждений сферы образования содержит следующие основные разделы:

Канцелярия (устав, распорядительные документы руководителя, личные дела учащихся, паспорт учреждения и пр.). О перечне учредительных документов можно прочитать в статье Перечень учредительных документов юридического лица
Учебно-воспитательная работа (программы и планы обучения, классные журналы, протоколы заседаний педсовета и пр.).
Кадры (приказы по личному составу, трудовые книжки и трудовые договоры, личные карточки сотрудников).
Бухгалтерия (хозяйственные договоры, справки и договоры на оплату пособий, доверенности на получение ценностей и пр.).
Хозяйственная часть (инвентарные описи, техпаспорта, акты на приемку и списание имущества).
Медицинская часть (амбулаторные карты детей, требования на медикаменты, документация на прививки, получение и списание медикаментов).

Примерная форма, на основании которой формируется номенклатура в дошкольном образовательном учреждении, установлена письмом Минобразования РФ «О примерной номенклатуре дел в образовательном учреждении дополнительного образования детей» от 29.09.2000 № 711/28-16.

Порядок заполнения аналогичен общему порядку.

Рекомендуемый бланк номенклатуры для учреждений этого вида несколько упрощен и состоит из 3 столбцов:

порядковый номер дела;
полное наименование дела;
срок его хранения.

Указанная форма является рекомендуемой, допускается ее видоизменять, вносить коррективы, добавочные столбцы.

Утверждается этот документ директором образовательного учреждения посредством вынесения приказа об утверждении.

Этапы утверждения номенклатуры следующие:

Документ визируется лицом, ответственным за его составление, и лицом, назначенным вести и формировать архив.
Далее документ необходимо согласовать с экспертной комиссией путем составления протокола. Формируется эта комиссия на основании распоряжения руководителя и состоит не менее чем из 3 сотрудников. Комиссия уполномочена:

на рассмотрение, утверждение номенклатуры;
утверждение описи документов, подлежащих постоянному хранению;
составление, утверждение актов на бумаги, подлежащие уничтожению.

Затем документ оправляется на согласование экспертно-проверочной комиссией в Государственный архив в отношении бумаг, подлежащих постоянному хранению. Государственный архив имеет право потребовать внесения изменений в существующий документ.

В последнюю очередь номенклатура заверяется руководством. Допустимо проставление подписи и печати в начале документа либо издание приказа о ее утверждении.

***

Номенклатура дел образовательного учреждения имеет рекомендованную форму для заполнения, а соответственно, может изменяться и дополняться. Представляет собой тематизированный список дел с указанием срока их хранения. Внесению подлежит вся документация учреждения, отражающая порядок его работы, основные положения, распоряжения, а также работу музеев, кружков, проведение олимпиад, смотров и иной деятельности.

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

наименование организации,
номер и дата составления,
перечень документов,
подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Положения школы
Документы по коронавирусу
Билеты и инструктажи по ОТ
Журналы по охране труда
Акты и протоколы по ОТ
Нормативные документы ОТ

Номенклатура дел в школе и сроки хранения документов

Должностные Профстандарт
Должностные по ЕКС
Должностные заместителей
Должностные администрации
Должностные учителей
Должностные персонала
Должностные лаборантов
Перечень должностных

Охрана труда администрации
Охрана труда учителя
Учебно-вспомогательный персонал
Обслуживающий персонал
Техника безопасности классного руководителя
Техника безопасности для учащихся
Инструктажи для учащихся
Охрана труда психолога
Охрана труда в библиотеке
Охрана труда в столовой
Перечень инструкций по ОТ

Кабинет начальной школы
Кабинет физики
Кабинет информатики
Кабинет биологии
Кабинет химии
Кабинет технологии
Учебные мастерские
Спортивный зал
Кабинет ОБЖ
Кружки, студии, секции

Пожарная безопасность в школе
Инструктажи по ПБ в школе
Видео пожарной безопасности
Перечень инструкций по ПБ

Должностные инструкции для пришкольного лагеря
Инструкции по охране труда для пришкольного лагеря
Инструкции школьного лагеря
Инструкции для детей лагеря
Инструктажи для детей

Муниципальное образование Алагирский район

Положения ДОУ
Документация по коронавирусу
Журналы по охране труда
Акты и протоколы по ОТ в ДОУ
Нормативные документы ОТ

01. Аппарат Управления культуры

01-01. Руководство и документационное обеспечение деятельности

01-01-01

Устав Управления культуры

До минования надобности (далее – ДМН)

Подлинник в деле

01-01-02

Нормативные правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения и др.) органов законодательной и исполнительной власти АМС, присланные для сведения и руководства.

ДМН

ст. 2б(1), 3б(1)

(1)Относящиеся к деятельности организации — постоянно

01-01-03

Приказы УК по основной деятельности

Постоянно

ст. 4 а

01-01-04

Инструкции и методические рекомендации, относящиеся к деятельности УК

ДМН

01-01-05

Переписка с органами исполнительной власти АМС, МК РСО-А по основным направлениям деятельности

5 лет ЭПК

ст.70

Ведется в электронном виде (ЭДО)

01-01-06

Переписка (исходящая) по основной деятельности

5 лет ЭПК

ст. 70

Ведется в электронном виде (EDM)

01-01-07

Годовые Планы работы УК

ДМН

01-01-08

Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии); переписка по их рассмотрению

5 лет ЭПК

ст. 154

Ведется в электронном виде (ЭДО, EDM)

01-01-09

Журнал регистрации постановлений АМС по основной деятельности

Постоянно

ст. 182 а

01-01-10

Журнал регистрации распоряжений АМС по основной деятельности

Постоянно

ст. 182 а

01-01-11

Журнал регистрации поступающих документов

5 лет

ст. 182 г

Ведется в электронном виде

01-01-12

Журнал регистрации отправляемых документов

5 лет

ст. 182 г

Ведется в электронном виде

01-01-13

Журнал регистрации обращений граждан

5 лет

ст. 182 е

Ведется в электронном виде

01-01-14

Сводная номенклатура дел

Постоянно

ст. 157

01-01.15

Инструкции и методические рекомендации по кадровым вопросам.

02. Муниципальные Бюджетные учреждения культуры подведомственные Управлению культуры : «РДК»; «ЦРБ»; «МВК»; «ЦХО»; «АДШИ»

01-01-01

Устав Учреждения, положения о филиалах

До минования надобности (далее – ДМН)

Подлинник в деле

01-01-02

Нормативные правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения и др.) органов законодательной и исполнительной власти АМС, УК присланные для сведения и руководства.

ДМН

ст. 2б(1), 3б(1)

(1)Относящиеся к деятельности организации — постоянно

01-01-03

Приказы Учреждения по основной деятельности

Постоянно

ст. 4 а

01-01-04

Инструкции и методические рекомендации, относящиеся к деятельности Учреждения

ДМН

01-01-05

Переписка с органами исполнительной власти АМС, МК РСО-А УК по основным направлениям деятельности

5 лет ЭПК

ст.70

Ведется в электронном виде (ЭДО)

01-01-06

Переписка (исходящая) по основной деятельности

5 лет ЭПК

ст. 70

Ведется в электронном виде (EDM)

01-01-07

Годовые Планы работы Учр-я

ДМН

01-01-08

Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии); переписка по их рассмотрению

5 лет ЭПК

ст. 154

Ведется в электронном виде (ЭДО, EDM)

01-01-09

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Постоянно

ст. 182 а

01-01-10

Журнал регистрации приказов УК по основной деятельности

Постоянно

ст. 182 а

01-01-11

Журнал регистрации поступающих документов

5 лет

ст. 182 г

Ведется в электронном виде

01-01-12

Журнал регистрации отправляемых документов

5 лет

ст 182 г

Ведется в электронном виде

01-01-13

Журнал регистрации обращений граждан

5 лет

ст. 182 е

Ведется в электронном виде

01-01-14

Журналы работы:Школ, библ, Учреждений ,Клуб Формир.

5 лет

ст. 182 е

01-01.15

Инструкции и методические рекомендации по кадровым вопросам.

наименование организации,
номер и дата составления,
перечень документов,
подписи ответственных лиц.

В декабре 2020 года секретарю необходимо подготовить проект номенклатуры дел на 2021 год. Чтобы это сделать грамотно, необходимо уточнить документ.

Создаем проект номенклатуры дел на 2021 год

В этом году во время уточнения номенклатуры дел придется провести выверку не только заголовков дел (это ежегодное мероприятие), но и сроков хранения в соответствии с новым Перечнем 2019^{^[1]}. При уточнении секретарь фактически работает сразу над двумя документами. Он уточняет номенклатуру дел 2020 года и одновременно готовит проект номенклатуры на 2021 год.

Шпаргалки для документоведа, архивиста и секретаря: закрываем год

Сроки хранения документов по Перечню 2019: приказы и распоряжения

Составление номенклатуры дел в учреждении образования на 2021 год

Порядок заполнения аналогичен общему порядку.

Рекомендуемый бланк номенклатуры для учреждений этого вида несколько упрощен и состоит из 3 столбцов:

порядковый номер дела;
полное наименование дела;
срок его хранения.

Номенклатуру дел дошкольного образовательного учреждения необходимо составлять в 4 экземплярах:

для отдела делопроизводства;
архива учреждения;
государственного архива;
использования в работе сотрудниками в качестве путеводителя по всему массиву документов ДОУ.

Этапы утверждения номенклатуры следующие:

Документ визируется лицом, ответственным за его составление, и лицом, назначенным вести и формировать архив.
Далее документ необходимо согласовать с экспертной комиссией путем составления протокола. Формируется эта комиссия на основании распоряжения руководителя и состоит не менее чем из 3 сотрудников. Комиссия уполномочена:

на рассмотрение, утверждение номенклатуры;
утверждение описи документов, подлежащих постоянному хранению;
составление, утверждение актов на бумаги, подлежащие уничтожению.

***

Срок хранения бухгалтерских документов

Сроки хранения личных дел уволенных работников

Сколько хранить документы после ликвидации ООО

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Закрытие счета 91

Действующее законодательство устанавливает для хозяйствующих субъектов обязанность хранения большинства «бумажных» документов, образующихся по ходу деятельности. При этом для каждого вида документов утверждаются свои сроки хранения, порой довольно длительные. Рассмотрим новые сроки хранения документов, таблицы по ним, а также расскажем, какие санкции грозят за нарушение правил их хранения.

Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.

Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2020, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Шаг 1. Назначьте ответственного.

Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

Шаг 3. Объединение.

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Количество необходимых экземпляров НД компания определяет самостоятельно. Например, учреждение определило следующие места хранения:

Первый экземпляр хранится в канцелярии.
Второй используется в работе делопроизводителя компании либо в отделе канцелярии.
Третий используется в архиве компании.
Четвертый передан в государственный архив при сдаче документации на хранение.
Остальные копии переданы в структурные подразделения организации для использования в работе.

Форма номенклатуры дел включает пять граф:

индекс дела;
заголовок дела;
количество дел;
срок хранения дела;
примечание.

Индекс дела определяет руководитель самостоятельно. Заголовок дела должен соответствовать приказу № 558 например: Документы (акты, заключения, протоколы, отчеты о несчастных случаях и производственных авариях.

Наименование дошкольного образовательного учреждения

02.02.2020 № 3

Об утверждении номенклатуры дел

В соответствии с Приказом Росархива от 22.05.2019 N 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Утвердить номенклатуру дел в МАДОУ №___ на 2020 год (Приложение № 1 на 10 л. в 1 экз.)

2.Контроль оставляю за собой.

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел. Номенклатура дел используется для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

В соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2018, N 1, ст. 19), подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034; 2018, N 52, ст. 8239), приказываю:

Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

Руководитель
А.Н. АРТИЗОВ

УТВЕРЖДЕН
приказом
Федерального архивного агентства
от 20.12.2019 г. N 236

УТВЕРЖДАЮ
Министр общего и
профессионального образования
Российской Федерации
В.М.Филиппов
11.05.99

Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения

ОДОБРЕНО
ЦЭПК Росархива
24.02.99 Протокол N 1
Заместитель руководителя
Pocаpxива

Изменения отразились на номенклатуре дел и документообороте госорганов, бюджетных и коммерческих организаций (Таблица 1).

Таблица 1: Изменения в сроках хранения документов до и после введения Перечня 2019.

Вид документа	Срок хранения по-старому (18.02.2020)	Срок хранения по-новому (после 18.02.2020)
Счета-фактуры	4 года	5 лет
Графики отпусков	1 год	3 года
Базы данных отпусков, журналы, книги и карточки учёта	3 года	5 лет
Налоговые декларации, представляемые в ФНС по всем категориям налогов, сборов, взносов	5 лет	6 лет
Документы о дисциплинарных взысканиях	5 лет	3 года
Реестры сведений о доходах физлиц	75 лет	5 лет
Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда	Постоянно	5 лет
Заявки о потребности в иностранцах	5 лет	1 год
Переписка с налоговиками, которая касается расхождений в расчетах по налогам	5 лет	6 лет
Образцы подписи материально ответственного лица	Не менее 5 лет. Конкретный срок хранения устанавливался в учетной политике учреждения.	5 лет. Срок хранения исчисляется с момента смены материально-ответственного лица в учреждении

Учитывать изменения нужно и при кадровом документообороте. Личные карточки сотрудников, трудовые договоры, документы о приёме, переводе и увольнении с работы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, теперь следует хранить 75 лет. А документы, законченные делопроизводством, позднее указанного срока – 50 лет.

Отдельные кадровые документы получили индивидуальный срок хранения:

журналы, книги учета инструктажа по охране труда — 45 лет;
предупреждения, уведомления работников — 3 года;
заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии — 1 год.

Внести все изменения нужно до момента сдачи итоговых записей номенклатур структурных подразделений в службу делопроизводства. То есть, до конца 2020 года.

Обозначить дату перехода должен руководитель организации. Предварительно издав соответствующий указ или распоряжение.

В конце года останется только заполнить сводную номенклатуру. Внести сведения о количестве дел временного и постоянного хранения, а также дела с отметкой «ЭПК».

Должностные инструкции для пришкольного лагеря
Инструкции по охране труда для пришкольного лагеря
Инструкции для школьного лагеря
Инструкции для детей пришкольного лагеря
Инструктажи для детей пришкольного лагеря

Положения ДОУ
Документация по коронавирусу
Журналы по охране труда
Акты и протоколы по ОТ в ДОУ
Нормативные документы ОТ

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Этот документ тоже входит в перечень обязательных приказов, который оформляется каждый год заново. В 2020 году утвердить графики отпусков на 2021 надо не позже 17 декабря. Это правило, за которым строго следят проверяющие.

Важно!

Утвердить отпускной график на следующий год надо не позднее, чем за две недели до окончания года.

Инструкция по заполнению графика отпусков на сайте Профкадровик. Здесь можно скачать бланк графика.

Заполните график и утвердите его у руководителя. Если документ оформлен в унифицированной форме Т-7, его не обязательно утверждать отдельным приказом — бланк предусматривает специальное место для этого. Если же вы заполняете форму, разработанную самостоятельно, и в ней нет грифа утверждения, вам необходимо дополнительно издать приказ, обязательный в начале года, который утвердит готовый график.

Проверьте распоряжения руководства о назначении ответственных за конкретное направление работы в рамках подразделения или всего предприятия.

Важно!

На некоторые виды деятельности сроки полномочий могут быть ограничены..

Назначение ответственных — тоже приказы, необходимые в организации. Убедитесь, что все назначенные работники на своих местах, в противном случае обновите документацию.

Важно! Все документы, формирующиеся на предприятии, необходимо храниться какое-то количество времени. Правильно их систематизировать, распределить по делам поможет составление номенклатуры.

Она направлена на решение таких задач, как:

классификация и своевременный учет образующейся в процессе работы учреждения документации;
облегчение поиска необходимых материалов;
облегчение передачи материалов, составления описей;
подготовка материалов к хранению, а также массовой утилизации.

Номенклатура дел для организаций имеет унифицированную форму. Ее заполнение регламентируется Правилами организации хранения, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Примерная форма документа содержится в приложениях 25 и 26.

Однако для образовательных учреждений установлен несколько иной примерный бланк, служащий основой для ведения и заполнения номенклатуры (письмо Минобразования РФ «О методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» от 20.12.2000 № 03-51/64). Примерная форма содержится в приложении 18.

Предыдущая форма этого документа, введенная в 1988 году, была с некоторым запозданием отменена приказом Минобрнауки России «О признании недействующими на территории Российской Федерации некоторых правовых актов СССР и признании утратившими силу некоторых правовых актов РСФСР в сфере образования» от 29.11.2013 № 1296.

Для того чтобы верно оформить имеющиеся материалы и распределить их по делам в соответствии со сроками хранения, необходимо воспользоваться следующими нормативными документами, регулирующими эти сроки:

приказом Росархива «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 20.12.2019 № 236;
перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988).

Порядок заполнения аналогичен общему порядку.

Рекомендуемый бланк номенклатуры для учреждений этого вида несколько упрощен и состоит из 3 столбцов:

порядковый номер дела;
полное наименование дела;
срок его хранения.

Номенклатуру дел дошкольного образовательного учреждения необходимо составлять в 4 экземплярах:

для отдела делопроизводства;
архива учреждения;
государственного архива;
использования в работе сотрудниками в качестве путеводителя по всему массиву документов ДОУ.

Этапы утверждения номенклатуры следующие:

Документ визируется лицом, ответственным за его составление, и лицом, назначенным вести и формировать архив.
Далее документ необходимо согласовать с экспертной комиссией путем составления протокола. Формируется эта комиссия на основании распоряжения руководителя и состоит не менее чем из 3 сотрудников. Комиссия уполномочена:

на рассмотрение, утверждение номенклатуры;
утверждение описи документов, подлежащих постоянному хранению;
составление, утверждение актов на бумаги, подлежащие уничтожению.

***

Срок хранения бухгалтерских документов

Сроки хранения личных дел уволенных работников

Сколько хранить документы после ликвидации ООО

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Закрытие счета 91

Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.

В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2020 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.

Шаг 1. Назначьте ответственного.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Шаг 3. Объединение.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Первый экземпляр хранится в канцелярии.
Второй используется в работе делопроизводителя компании либо в отделе канцелярии.
Третий используется в архиве компании.
Четвертый передан в государственный архив при сдаче документации на хранение.
Остальные копии переданы в структурные подразделения организации для использования в работе.

Форма номенклатуры дел включает пять граф:

индекс дела;
заголовок дела;
количество дел;
срок хранения дела;
примечание.

Руководитель
А.Н. АРТИЗОВ

УТВЕРЖДЕН
приказом
Федерального архивного агентства
от 20.12.2019 г. N 236

УТВЕРЖДАЮ
Министр общего и
профессионального образования
Российской Федерации
В.М.Филиппов
11.05.99

Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения

ОДОБРЕНО
ЦЭПК Росархива
24.02.99 Протокол N 1
Заместитель руководителя
Pocаpxива

Таблица 1: Изменения в сроках хранения документов до и после введения Перечня 2019.

Вид документа	Срок хранения по-старому (18.02.2020)	Срок хранения по-новому (после 18.02.2020)
Счета-фактуры	4 года	5 лет
Графики отпусков	1 год	3 года
Базы данных отпусков, журналы, книги и карточки учёта	3 года	5 лет
Налоговые декларации, представляемые в ФНС по всем категориям налогов, сборов, взносов	5 лет	6 лет
Документы о дисциплинарных взысканиях	5 лет	3 года
Реестры сведений о доходах физлиц	75 лет	5 лет
Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда	Постоянно	5 лет
Заявки о потребности в иностранцах	5 лет	1 год
Переписка с налоговиками, которая касается расхождений в расчетах по налогам	5 лет	6 лет
Образцы подписи материально ответственного лица	Не менее 5 лет. Конкретный срок хранения устанавливался в учетной политике учреждения.	5 лет. Срок хранения исчисляется с момента смены материально-ответственного лица в учреждении

Отдельные кадровые документы получили индивидуальный срок хранения:

журналы, книги учета инструктажа по охране труда — 45 лет;
предупреждения, уведомления работников — 3 года;
заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии — 1 год.

В номенклатуре дел организации следует обновить только те статьи, которые ссылаются на Перечень 2010 года. Для этого нужно провести выверку номенклатуры и актуализировать её.

Номенклатура дел — это регистр, позволяющий систематизировать все документы, используемые в деятельности организации. Это достигается путем их группировки в дела, сформированные по тематическому признаку с учетом сроков хранения. Перечень таких дел, составленный по определенной форме, и есть их номенклатура (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Применение номенклатуры в отношении текущих документов решает несколько задач, таких как:

классификация и учет;
облегчение поиска;
помощь при передаче дел и составлении описей;
системная подготовка к отбору для дальнейшего хранения и уничтожения.

Номенклатура дел может быть:

типовой (нормативной), разработанной ведомством и принимаемой подведомственными организациями за образец при составлении собственного документа;
примерной или рекомендуемой, т. е. служащей методическим пособием для создания номенклатуры в однотипных организациях, относящихся, например, к одной отрасли;
индивидуальной, разработанной для конкретной организации.

Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2020 год, составленная в 4-м квартале 2019-го, начинает заполняться с 01.01.2020.

Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации. Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам. Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.

Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.

Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.

Составлять номенклатуру дел обязаны организации, передающие документы в госархив (п. 2 ст. 20 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002):

государственные и муниципальные;
негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

У остальных юрлиц обязанности составлять номенклатуру нет. Но следует иметь в виду, что в случае ликвидации негосударственной организации ее документы сдаются в госархив (п. 10 ст. 23 закона № 125-ФЗ), и в этом случае номенклатура дел понадобится.

Кроме того, негосударственные организации должны хранить архивные документы в течение установленных сроков их хранения (п. 1 ст. 17 закона № 125-ФЗ), т. е. формировать собственные архивы. Создать такой архив удобнее по действующим правилам, одобренным Росархивом. Наличие номенклатуры дел, составленной по этим правилам, не только поможет юрлицу в учете документов, работе с ними, хранении и уничтожении, но и облегчит передачу дел в другую организацию в случае реорганизации или в госархив при ликвидации.

В зависимости от особенностей документооборота на конкретном предприятии разберем, как составить номенклатуру дел организации, которых может быть один или несколько видов.

Типовая — это нормативный документ. Ее формы закреплены в приложениях 7 (для предприятия в целом) и 8 (для структурного подразделения) «Основных правил работы архивов организаций». Сводная НД позволяет объединить данные по отделам в единый регистр.

Другой вид НД — перечень дел одного отдела, например, отдела кадров, составляется непосредственно самими кадровиками предприятия Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности такой регистр дел не вписывается в стандарты. Здесь стоит учитывать:

формы НД за прошлые годы;
мнение высшего руководства и начальников подразделений;
учредительные документы;
штатное расписание;
планы развития предприятия;
отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.

Существуют и примерные НД — это регистры рекомендательного характера. Они используются в определенных учреждениях. В них приводится перечень дел, подлежащих учету, и заполненный образец индекса дела по номенклатуре дел конкретного предприятия.

Так, например, в Приложении 17 к Письму Министерства образования №03-51/64 от 20.12.2000 находится пример номенклатуры дел в образовательном учреждении. А в остальных приложениях — перечень документов, подлежащих включению в нее.

Наименование дошкольного образовательного учреждения

02.02.2020 № 3

Об утверждении номенклатуры дел

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Утвердить номенклатуру дел в МАДОУ №___ на 2020 год (Приложение № 1 на 10 л. в 1 экз.)

2.Контроль оставляю за собой.

09 января 2019

__________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ На _____ год	УТВЕРЖДАЮ _____________________________
	______________	____________
	______________

Индекс
дела

Заголовок дела

(тома, части)

Количество
дел

(томов)

Срок хранения
дела

(тома, части)

и № статей по
Перечню¹

Примечание

01. Руководство (канцелярия)

01-01

Нормативные правовые
акты органов,
осуществляющих
управление в сфере
образования,
регламентирующие
образовательные
отношения

ДМН.

Ст. 1 «б» ТП

Относящиеся к
деятельности
детского сада –
постоянно

01-02

Организационно-
распорядительные акты
учредителя

Постоянно.**²

Ст. 19 «а» ТП

01-03

Протоколы общих
собраний (заседаний)
работников

Постоянно.**

Ст. 18 «б» ТП

01-04

Протоколы
управляющего совета
(наблюдательного
совета, попечительского
совета) и документы к
ним

Постоянно.**

Ст. 18 «б» ТП

01-05

Соглашение и
дополнительные
соглашения о
выделении субсидий

Постоянно.**

Ст. 980 ТП

01-06

Устав детского сада

Постоянно.**

Ст. 50 «а» ТП

После замены
новыми

01-07

Локальные
нормативные акты по
основным вопросам
деятельности

Постоянно.**

Ст. 27 «а», 57 «а»
ТП

01-08

Лицензия на
осуществление
образовательной
деятельности

Постоянно.**

Ст. 97 ТП

01-09

Санитарно-
эпидемиологическое
заключение на
образовательную
деятельность

Постоянно.

Ст. 186 ТП

01-10

Санитарно-
эпидемиологическое
заключение на
медицинскую
деятельность

Постоянно.

Ст. 186 ТП

01-11

Свидетельство о
постановке на учет в
налоговом органе (ИНН)

Постоянно.**

Ст. 381 ТП

01-12

Свидетельство о
внесении записи в
ЕГРЮЛ

Постоянно.**

Ст. 39 ТП

01-13

Документы (договор,
контракт,
свидетельства) на
право оперативного
управления
имуществом, на право
пользования
земельным участком

Постоянно.**

Ст. 125 ТП

01-14

Протоколы совещаний
при заведующем

Постоянно.

Связанный материал Учимся составлять номенклатуру дел отдела кадров № 12 / 2015 Связанный материал Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов № 12 / 2016

Новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. прик азом Росархива от 20.12.2019 № 236)¹ вступил в силу 18.02.2020. На эту дату в организации уже должна действовать номенклатура дел на 2020 год, ее надо было утвердить в конце 2019 года до начала 2020. Поэтому основной задачей организации сейчас становится обеспечение соблюдения нормативных сроков хранения документов в соответствии с новым Перечнем. Для ее решения отделу кадров в части дел и документов, относящихся к его ведению, необходимо:

Проанализировать Перечень 2019 г., обратить внимание на его новые тематические подзаголовки, категории и комплексы документов, которые появились по сравнению с Перечнем 2010 г.²;
Сравнить сроки хранения категорий, комплексов и видов кадровых документов, установленных новым Перечнем, со сроками хранения конкретных заголовков дел в номенклатуре дел отдела кадров (в рамках утвержденной сводной номенклатуры дел на 2020 год), выявить все изменения сроков;
Уточнить формулировки конкретных заголовков дел в соответствии с составом документов нового Перечня и проверить последовательность индексов (при необходимости), внести новые сроки хранения документов прежде всего в свой рабочий экземпляр номенклатуры дел, который ведет отдел кадров. Этот экземпляр станет основой:
- для разработки новой номенклатуры на 2020 год в части дел отдела кадров или изменений к ее первоначальному варианту (как это можно сделать, подробно и с примерами покажем далее);
- для подготовки кадровой части номенклатуры дел уже на следующий 2021 год;
На основании рабочего экземпляра определить объем необходимых изменений и уточнений, которые относятся к конкретным заголовкам дел отдела кадров и их срокам хранения, показать рабочий экземпляр руководителю службы ДОУ и председателю экспертной комиссии и по согласованию с ними и руководителем организации решать вопрос, будет ли утвержденная сводная номенклатура дел организации на 2020 год подлежать переработке, переоформлению и фактически повторному утверждению, если выявлено много изменений.

Важно!

На некоторые виды деятельности сроки полномочий могут быть ограничены..

Важно понимать, что обновился только источник, определяющий сроки хранения управленческих документов организации. Такие документы, как Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях[3] (далее – Правила 2015), устанавливающие порядок создания номенклатуры дел и ее форму, Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения[4] и прочие нормативные правовые акты, являющиеся источниками сроков хранения документов, остались прежними.

Секретарь без проблем передаст нужный раздел номенклатуры дел в соответствующее подразделение: он всегда знает, какой раздел какому подразделению соответствует, и кто именно в подразделении отвечает за его подготовку.

Не нужно пугать коллег объемной таблицей и передавать весь Перечень 2019 в каждое структурное подразделение. Новый документ, как и его предшественник, состоит из нескольких тематических разделов и подразделов, соответствующих деятельности разных структурных подразделений организации. Достаточно передать ответственному за делопроизводство необходимый раздел Перечня 2019.

Обратите внимание: в документе нет общего структурного списка, поэтому ориентироваться в нем может быть непросто. Список структурных единиц Перечня 2019 приведен в Схеме 1.

Так, например, секретарь будет работать с первым разделом Перечня 2019 «Организация системы управления», в котором перечислены документы приемной и канцелярии. Бухгалтерия получит раздел 4 «Учет и отчетность», отдел кадров – раздел 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение».

Разделы номенклатуры и Перечня 2019 направляются в каждое структурное подразделение вместе с соответствующим письмом (Пример 1).

Чтобы точно и правильно объяснить коллегам, как именно уточнить номенклатуру дел, рекомендуем секретарю продемонстрировать это на своем примере: то есть сначала обновить номенклатуру дел разделов «Руководство» и «Канцелярия». Это поможет всем специалистам, ответственным за делопроизводство в каждом подразделении организации, понять, сколько времени придется потратить на эту работу.

Работа предстоит кропотливая, но нетрудная: каждый заголовок дела нужно найти в Перечне 2019, сверить срок хранения и указать новую статью. Процесс уточнения раздела номенклатуры дел «Канцелярия» приведен в Примере 2.

Номенклатура дел: учим коллег работать с этим документом

Как секретарю уточнить номенклатуру дел: 7 шагов

Номенклатура дел управления образования на 2021 год

Номенклатура дел образовательного учреждения на 2021 год

Росархив разъяснил новый порядок хранения документов

Кто ведет номенклатуру дел

Номенклатура дел в школе и сроки хранения документов

Муниципальное образование Алагирский район

Составление номенклатуры дел в учреждении образования на 2021 год

Похожие записи:

Добавить комментарий Отменить ответ