Как работать с дебиторской задолженностью

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как работать с дебиторской задолженностью». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Дебиторская задолженность — суммы, которые контрагенты задолжали вашей компании. Например, вы внесли предоплату, а работа еще не выполнена. Вы отгрузили товар, а деньги за него от покупателя еще не пришли.

Виды дебиторки

Дебиторка бывает нормальной и просроченной. Пока срок исполнения обязательств по договору еще не истек, задолженность считается нормальной. Если договорной срок уже вышел, а деньги, товары или услуги от контрагента так и не поступили, задолженность становится просроченной.

В бухгалтерском и налоговом учете просроченную задолженность также разделяют на сомнительную и безнадежную. Сомнительная — это просроченная задолженность, которая не обеспечена залогом, поручительством или банковской гарантией. Просроченная задолженность, которую взыскать невозможно, — безнадежная.

Чтобы эффективно управлять долгами, важно ввести более глубокую градацию просроченной задолженности. Одинаковый подход к клиенту, который опоздал с платежом на три дня, и клиенту, который не платит уже полгода, снизит вероятность вернуть долг.

Эффективная работа с дебиторской задолженностью

Если регулярно не контролировать размер, качество и скорость оборота дебиторской задолженности, это неизбежно скажется на платежеспособности предприятия.

• Контрагенты не будут исправно выполнять финансовые обязательства.
• Нарушится нормальный цикл превращения долгов дебиторов в денежные средства.
• Периодически будут возникать кассовые разрывы и компания не сможет вовремя расплачиваться с кредиторами.

Контролировать дебиторскую задолженность поможет регулярный анализ финансовых показателей. Анализ всегда выполняется в динамике: надо сравнивать значения показателей за несколько последовательно идущих периодов: месяцев, кварталов, лет. Для этого обычно рассчитывают следующие показатели.

У предприятия значительно снизился объем продаж — из-за этого уменьшился объем оборотных активов, в том числе дебиторской задолженности.

Сократился период оборачиваемости дебиторки. Вероятно, компания пересмотрела кредитную политику с контрагентами и уменьшила период отсрочки платежей по договорам.

Доля просроченной задолженности резко выросла. Это говорит о снижении платежеспособности клиентов и неэффективной работе персонала с долгами дебиторов.

Выросла доля дебиторской задолженности в оборотных активах. Следовательно, увеличилась доля средств компании, которые заморожены в долгах.

Пока соотношение дебиторской и кредиторской задолженности остается в пределах нормы. Но общая тенденция негативная. Предприятию нужно направить максимум усилий на снижение величины просроченной задолженности.

В Seeneco можно выставить счет контрагенту прямо из личного кабинета. Реквизиты получателя подставляются автоматически, а реквизиты контрагента — по номеру ИНН или названию компании. Счет уходит клиенту — оплатить счет можно в пару кликов.

В специальном интерфейсе счета от Seeneco клиент может сразу выбрать банк для оплаты, авторизоваться в интернет-банке и подписать готовое платежное поручение. После оплаты статус счета изменится автоматически, а в разделе «Продажи» вы увидите все выставленные счета и их статусы: «Оплачен», «Не оплачен», «Частично оплачен». Больше никаких потерянных платежей: все на одной экране.

Секреты эффективной работы с дебиторской задолженностью

Важным этапом работы с дебиторской задолженностью организации является формирование резерва по сомнительным долгам. Порядок формирования резерва по сомнительным долгам определяется Учетной политикой организации, разрабатываемой в соответствии с Положением о бухгалтерском учете (далее – ПБУ) «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденным приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н.

Необходимо подчеркнуть, что положение Учетной политики организации о том, что резерв по сомнительным долгам не создается, противоречит законодательству о бухгалтерском учете. В состав резерва по сомнительным долгам включается любая необеспеченная задолженность, как просроченная, так и непросроченная, причем не только за реализованные товары, работы и услуги, но и по перечисленным авансам, а также по выданным беспроцентным займам. Резерв по сомнительным долгам не создается в отношении:

• долгов, в отношении которых у организации отсутствуют документы, подтверждающие ее возникновение и размер;
• долгов по процентным займам, которые в силу требований утвержденного приказом Минфина России от 10.12.2002 № 126н ПБУ 19/02 «Учет финансовых вложений» являются финансовыми вложениями, поэтому в отношении них создается не резерв по сомнительным долгам, а резерв под обесценение;
• долгов (даже просроченных), в отношении которых у организации существует уверенность в том, что они будут погашены.

Повторюсь, общий порядок оценки платежеспособности должников и вероятности погашения дебиторских задолженностей должен быть закреплен в Учетной политике организации (либо в отдельном положении, являющемся приложением к Учетной политике организации).

Величина резерва по сомнительным долгам в соответствии с требованиями п. 3 утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н ПБУ 21/2008 «Изменения оценочных значений» является оценочным значением. При этом дебиторская задолженность отражается в балансе организации за вычетом суммы резерва по сомнительным долгам. Такой порядок закреплен в п. 35 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», утвержденном приказом Минфина России от 06.07.1999 № 43н.

Сформированный резерв по сомнительным долгам используется (сокращается) в процессе деятельности организации в трех случаях:

• признания задолженности безнадежной к взысканию и ее списания в установленном порядке;
• погашения должником имеющейся задолженности (полностью или частично);
• изменения оценочного значения задолженности.

На данном этапе основное внимание уделяется вопросам выбора организационной структуры в организации для работы с ДЗ:

А) Описываются «+» и «-» работы различных ответственных лиц.

• Бухгалтерия
• Юридическая служба
• Сотрудники (линейные руководители, менеджеры по продажам, менеджеры проектов, специалисты по внедрению, консультанты и т.д.)
• Коллекторская группа

Б) Рассматривается вопрос мотивации к действию.

В) Вопрос «единого» центра контроля за работу с ДЗ

В настоящее время наиболее распространенным вариантом развития событий является поручение данной работы своему сотруднику, а при больших объемах взыскания — целой службе (как правило, юридической, финансовой или службе безопасности).

Безусловно, первое, с чем сталкиваются подобные службы — это необходимость их специального позиционирования в системе организации предприятия. Практика показывает, что разброс функций по отдельным подразделениям одной организации чреват тем, что большая часть времени уходит на выяснение отношений между отделами и разделение компетенции, обусловленное банальным желанием не выполнять неблагодарную работу при сохранении прежнего твердого оклада, который выплачивался за выполнение гораздо более «комфортных» функций.

Организация специальной службы по работе с дебиторской задолженностью может быть сопряжена для субъекта хозяйствования с проблемами определения наименования должностей сотрудников данного отдела — справочник должностей и служащих не содержит должности, наименование которой в полной мере бы отражала сферу деятельности сотрудников. Конечно, это не самая большая проблема в организации подобной службы, тем не менее, и она имеет место.

Тем не менее, создание отдельного структурного подразделения в данном случае позволит устранить возможные конфликты между отдельными службами и обеспечить более скоординированную работу в сфере работы с потоковой дебиторской задолженностью.

На данном этапе основное внимание уделяется вопросам перехода от вопросов принятия решения о том, кто работает с ДЗ к тому, как будет происходить работа на уровне организации, механизмы, правила взаимодействия, методы регулирования и контроля:

А) Проектирование организационной структуры отдела

Б) Создание бизнес-процессов, политик и процедур по управлению ДЗ

В) Формирование системы сбалансированных показателей деятельности подразделения (KPI)

Г) Разработка схем мотивации на базе KPI, создание должностных инструкций, обучение сотрудников, ответственных за работу с ДЗ

Д) Создание системы контроля и внутренней управленческой отчетности в CRM для анализа финансового положения и оценки эффективности работы специалистов:

1) Выбор показателей эффективности для анализа работы с ДЗ ответственных сотрудников:

– «результативность звонков»,

– количество звонков, встреч, написанных писем, оплаченных счетов,

– взаимозачеты авансов и ДЗ клиентов,

– «списанная» ДЗ

2) Контроль величины и структуры ДЗ за период:

– рост ДЗ в суммах и количестве клиентов

3) Выполнение показателей эффективности работы с ДЗ

Идеальным вариантом является ситуация, когда контроль за работой сотрудников-коллекторов и показателями ДЗ можно осуществлять в автоматическом режиме при помощи отчетов в CRM-системах.

Долги дебиторов отражаются в балансе кредиторов в одном разделе с денежными средствами и иными оборотными активами. Однако мобильность дебиторки существенно ниже денег, и она требует дополнительных усилий (работы с дебиторской задолженностью). Результат такой работы — своевременное погашение долгов и отражение в балансе дебиторской задолженности в достоверной оценке.

Работу с дебиторской задолженностью можно представить в виде набора процедур, позволяющих своевременно получить или взыскать с наименьшими потерями причитающиеся деньги. Способы работы с задолженностью дебиторов зависят от состава и структуры самой задолженности.

Обычно дебиторская задолженность включает:

• долги контрагентов за товары, работы, услуги;
• не отработанные подрядчиками и поставщиками авансы;
• переплаченные налоги и страховые взносы;
• не возвращенные работниками фирмы подотчетные суммы, ссуды и займы;
• иную задолженность (санкции за нарушение условий хоздоговоров, компенсацию причиненных фирме убытков и др.).

Как воздействовать на нерадивого дебитора, узнайте из материалов:

• «Пишем претензию по дебиторской задолженности – образец»;
• «Иск о взыскании задолженности по договору поставки».

Как работать с отдельными видами дебиторской задолженности, расскажем далее.

Дебиторская задолженность по подотчетным суммам может возникнуть, если, например:

• в компании отсутствует отлаженная система выдачи денежных средств под отчет (не определены процедуры выдачи денег сотрудникам, не установлены сроки возврата и отчета по ним и др.);
• сотрудник уволился и подотчетные суммы не вернул, а при окончательном расчете их удержать не удалось;
• работник находится в долговременной командировке и у него отсутствует возможность отчитаться в срок за полученные под отчет деньги.

Наладить своевременный возврат подотчетных средств и процесс регулярной отчетности подотчетных лиц помогают следующие меры:

• утверждение в компании положения о порядке выдачи денег под отчет;
• издание приказа со списком лиц, которым допустимо выдавать деньги на хозяйственные нужды;
• закрепление отдельного сотрудника бухгалтерии для контроля над своевременностью и полнотой отчетности по полученным сотрудниками денежным средствам.

Что предусмотреть в обязанностях бухгалтера по работе с подотчетниками, см. в материале «Обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами».

Отсутствие в компании отлаженной системы работы с долгами может негативно отразиться на ее:

• финансовой устойчивости и платежеспособности — отсутствие своевременно полученных от контрагентов денег не позволяет фирме расплачиваться с персоналом, бюджетом, закупать материалы, то есть осуществлять свою обычную деятельность;
• репутации — отсутствие необходимой и достаточной денежной массы не позволяет фирме своевременно выполнять свои обязательства перед поставщиками и бюджетом;
• конкурентных преимуществах — замороженные деньги, выпавшие из оборота из-за просроченных долгов контрагентов, могли бы использоваться компанией для разнообразных целей (ее развития, получения альтернативных доходов и др.);
• внутреннем потенциале — отвлеченные на взыскание долгов ресурсы фирмы могли бы использоваться на новых проектах и ее развитии;

Кроме того, недостаточная работа с дебиторами, приводящая к судебному истребованию задолженности, требует дополнительного отвлечения денег и трудозатрат (которых можно было бы избежать при отлаженной системе работы с дебиторами).

Две самые большие группы — дебиторка покупателей и дебиторка поставщиков. Долги покупателей возникают, когда вы отгружаете товары или оказываете услуги с отсрочкой платежа. Когда перечисляете предоплату в счет будущих поставок, возникает дебиторка поставщиков. Любая задолженность — это расчеты с определенным контрагентом. Поэтому логично разделить дебиторку по контрагентам — выделить поставщиков и покупателей. Компании могут работать с одним контрагентом сразу по нескольким договорам. В этом случае на каждый товар или товарную группу заключают отдельный договор. Дебиторку в этом случае нужно отслеживать не только по контрагенту в целом, но по конкретным условиям договоров. Учет дебиторки по контрагентам и договорам позволит вычислять наиболее выгодных партнеров и условия сотрудничества.

Выделить самых значимых дебиторов поможет АВС-анализ. Для его проведения расположите своих контрагентов в порядке убывания дебиторки — поставщиков и покупателей отдельно. Далее разбейте весь список на три группы.

1. Группа А — составляет примерно 80% от общей суммы дебиторки.
2. Группа B — 15%.
3. Группа С — 5%.

Работа с «дебиторкой»: как получить оплату вовремя и не допустить просрочки

Удобнее всего планировать дебиторку, исходя из ее отношения к выручке или объему закупок и поставленных целей. Например, в прошлом году средняя дебиторка покупателей в вашей компании составляла 30% от выручки. При этом у компании не было недостатка денег, все текущие платежи перечислялись вовремя. На следующий год можно запланировать дебиторку примерно в том же объеме или немного ниже — 27–28% от выручки. Если же при этом уровне дебиторки средств не хватало, продолжайте снижать, к примеру, до 15–20% от выручки.

Если вы предоставляете покупателю отсрочку платежа или перечисляете продавцу аванс, то фактически вы даете контрагенту кредит. Рассматривайте своих дебиторов так же, как банк рассматривает заемщиков. Что запросить у потенциального контрагента

1. Коэффициент быстрой ликвидности — отношение суммы самых ликвидных активов и краткосрочных пассивов. Ликвидность актива — это возможность для компании быстро продать его и «превратить» в деньги.К наиболее ликвидным активам относятся собственно деньги, финансовые вложения и дебиторская задолженность. Краткосрочные пассивы — это текущая кредиторская задолженность перед контрагентами по зарплате, налогам, а также кредиты банков, полученные на срок менее года. Норматив для КБЛ — от 0,7 до 1,0.
2. Коэффициент текущей ликвидности — отношение всех оборотных активов к тем же краткосрочным пассивам. Норматив для КТЛ — от 1,0 до 2,5.
3. Коэффициент автономии — отношение собственного капитала к общей сумме активов баланса. Норматив для КА — более 0,5.

Работа с дебиторской задолженностью требует четкой техники и контроля платежей от клиентов. Как работать с дебиторской задолженностью — расскажем ниже в статье.

Первое, что необходимо сделать компании — определиться с критической и нормальной суммой ДЗ. Это и будет индикатором в деятельности с контрагентами: критическая отметка будет показывать случаи, где необходимо усилить работу с должником по дебиторской задолженности.

Если между дебитором и кредитором имеются долги, и эти долги взаимны, тогда можно рассматривать процедуру взаимозачета дебиторки и кредиторки — это и есть один из вариантов работы с долгами.

Чтобы провести взаимозачет, должно выполняться следующее:

• срок давности по долгам еще не истек;
• сопоставимость требований между дебитором и кредитором;
• в договоре не должно быть запрета на такую сделку;
• срок выполнения обязательств уже наступил.

Перед оформлением процедуры сверяют суммы по долгам. Оформляют путем соглашения или акта взаимозачета.

Общий алгоритм работы с дебиторской задолженностью организации

Практика показывает, что лучше дела у того кредитора, кто активен и настойчив относительно своих должников. Объяснение по этому поводу таковое — должнику проще отдать долг тому, кто напоминает о себе на постоянной основе.

У компании кредитора должен быть хороший имидж для контрагентов, а также внутри компании у сотрудников. Помимо этого, организация-кредитор должна и сама быть исправным плательщиком своих долгов.

Подведем итоги:

1. Наличие ДЗ — нормальное явление в хозяйственной деятельности.
2. Размер и состав ДЗ должен быть четко контролируемый и управляемый компанией.
3. С должниками проводить работу строго по установленным нормам законодательства. Выбирать меры и способы воздействия согласно сложившийся ситуации.
4. Иметь имидж надежного предприятия и выполнять, в том числе, финансовые обязательства со своей стороны.

Любой бизнес ведет свою деятельность за счет оборотного капитала — разницы между поступлениями и платежами. Самое неприятное последствие бесконтрольного роста дебиторской задолженности — это кассовый разрыв. Если вы не получаете платежи за оказанные услуги или поставленные товары в срок, но при этом расплачиваетесь с поставщиками, вы это делаете за счет собственных средств, которые могли бы направить на развитие бизнеса. Либо еще хуже — за счет заемных средств.

У любых денег, которые вы «вытаскиваете» из бизнеса, есть определенная стоимость. Когда вы привлекаете кредит или открываете кредитную линию, чтобы покрыть кассовые разрывы, вы платите процент за заемные средства. Негативное влияние на потенциал и динамику развития вашего бизнеса очевидно. Если вы задерживаете выплаты поставщикам, вы можете испортить с ними отношения или даже потерять их, либо получить штрафные санкции за задержки оплаты, если таковые предусмотрены договором.

Но чем раньше вы начнете предпринимать правильные действия, тем выше вероятность, что оплату все-таки удастся получить.

Компании обычно объясняют неоплату счета в срок примерно одинаково. «Не видели счет, пришлите еще раз», «Да, действительно, странно, отправим в бухгалтерию», «Мы отправили в бухгалтерию, когда они оплатят — не знаем», «Генеральный директор в отпуске, некому подписать платежку». Кстати, именно такое невнимательное отношение к счетам — первый показатель плохой финансовой дисциплины, так что будьте бдительны.

Но бывают и объективные сложности. Например, иногда нам отвечают: «Подождите, пожалуйста, у нас заблокировали счет». Зная, как сурова бывает налоговая служба, мы к таким ситуациям относимся с пониманием: интересуемся, когда планируется разблокировка, и спокойно ждем.

Обычно мы даем контрагентам срок оплаты 10 дней с момента первого напоминания. Практика показывает: с теми, кто не оплатил счет в течение недели после истечения срока оплаты, скорее всего, будут проблемы. Тех, кто не оплатил в течение 25 дней с момента выставления счета, можно смело назвать недобросовестными клиентами. Их имеет смысл переводить на предоплатную систему.

И наоборот: чем дольше работаешь с контрагентом и видишь его внимательное отношение к счетам и привычку аккуратно платить в срок, тем больше уверенности, что такому заказчику можно увеличить кредитную линию. Но нужно учитывать, что это за контрагент, сколько вы с ним уже работаете, какой у него объем продаж, есть ли у него реальная потребность в овердрафте. Например, по статистике, проблемы с оплатой чаще возникают у ИП, чем у ООО, а госструктуры, в том числе из-за долгих внутренних согласований, обычно платят с очень большой задержкой.

Рекомендую после первой же просрочки платежа закрывать кредитный лимит и открывать его только по очень вежливому запросу с обещанием больше не пропускать сроки — и только если этот клиент действительно дает вам внятный объем. После повторной задержки оплаты лучше закрыть кредитную линию навсегда.

У нас есть один заказчик, который уже три месяца не может оплатить счет на 850 рублей. Сначала у его компании якобы заблокировали счет. Через месяц стало понятно, что разблокировка не предвидится, и мы попросили его перевести деньги на карту, но он отказался. Уже практически от отчаяния мы предложили ему эти 850 рублей погасить в рассрочку. Наверное, звучит смешно (да мы и сами посмеялись). Но если бы мы на такие вещи закрывали глаза, таких неплательщиков у нас было бы в два, а то и в три раза больше. Сейчас их всего 0,5% от общего количества заказчиков.

Неоднократно мы сталкивались с должниками, которые разговаривают с менеджерами так, будто это мы им должны деньги, а не наоборот.

Одна наша заказчица больше месяца не оплачивала счет на 1000 рублей. В какой-то момент она перестала брать трубку и отвечала только в Whats App. На пятую неделю напоминаний она ответила «Зачем вы мне постоянно пишете? Если вы не уважаете свое время, уважайте хотя бы меня и мое время». Мы уважаем всех наших заказчиков, поэтому, чтобы больше не беспокоить ее, кредитный лимит ей закрыли навсегда.

Но бывают истории, которые возвращают веру в людей. Жаль, что иногда они сопряжены с грустными моментами жизни. Например, однажды нам позвонил сотрудник заказчика и сообщил, что предприниматель скоропостижно скончался. В ответ на наши соболезнования мужчина первым делом спросил, как он может оплатить задолженность ИП с другой компании. Очень приятно, когда обнаруживаешь в людях такую добросовестность и аккуратность в делах.

Если у вас малый или средний бизнес, будет достаточно следующих программ: бухучет (например, 1С), CRM («‎Битрикс24», amoCRM и подобные) и Excel (или Google Sheets и подобные). Аккуратное ведение реестра счетов и платежей в любой из этих программ позволят вам на 90% контролировать ситуацию. CRM или система бухучета позволяют видеть всю историю взаимодействия с заказчиками и поддерживать актуальность данных.

У нашей IT-платформы Take’N’Go есть некоторые функции CRM. Благодаря этому мы можем вести карточку каждого заказчика, устанавливать кредитный лимит (временный или постоянный), писать комментарии в карточках. Очень удобно, когда менеджер может зайти в карточку клиента и освежить в памяти всю историю общения. Также мы интегрировали платформу с нашим банком, поэтому все поступившие платежи можем видеть онлайн (они отражаются в течение 30 минут с момента поступления на наш счет).

Когда закрывается очередной месяц, бухгалтерия загружает все данные в бухучет, формирует отрицательные остатки, и по ним у нас в 1С формируется набор счетов. Мы настроили реестр так, чтобы список непогашенных счетов ежедневно поступал на электронную почту клиентским менеджерам (кстати, это стандартная настройка 1С). Менеджеры видят актуальную информацию по всем выставленным и неоплаченным счетам, это помогает им принять решение в каждом конкретном случае.

Мы часто используем комбинацию разных способов поиска нужных людей в открытых источниках, чувствуя себя при этом настоящими детективами. Однажды на страничке компании в соцсетях мы нашли новый мобильный номер менеджера, а по этому телефону — его личную страницу «ВКонтакте».

Еще была ситуация, когда по ИНН компании я нашел ФИО генерального директора, а потом и другие его компании. У одной из них название было очень похоже на ту, с которой мы имели дело (скажем, не «Ромашка», а «Ромашка Limited»). Я позвонил во вторую компанию, поговорил с их бухгалтером — и они в итоге оплатили задолженность.

Если ничего из перечисленных действий не помогло, вы можете подать досудебную претензию о взыскании задолженности. Также для небольших сумм существует упрощенная судебная процедура. К счастью, нам пока не приходилось подавать на контрагентов в суд. Надеемся, что не придется и вам.

Дебиторская задолженность влияет на финансовую стабильность компании. Ее резкое увеличение, равно как и постоянный большой размер, негативно сказываются на рентабельности и платежеспособности предприятия.
Разберемся, как эффективно управлять дебиторской задолженностью. Узнайте. в чем причины появления дебиторской задолженности, когда ее наличие оправдано и как не допускать возникновения просрочек.

Дебиторская задолженность — это сумма долга, которую контрагенты должны предприятию. Бывает краткосрочной (планируемый период погашения до 1 года) и долгосрочной (период погашения более 1 года).

Многие компании сознательно дают в долг. Сразу оговоримся, что иметь дебиторскую задолженность нормально. Плохо, когда ее уровень превышает возможности предприятия и становится для него проблемой. При неправильном управлении просроченная дебиторка может превратиться в безнадежную и тем самым подорвать финансовую устойчивость компании.

Наиболее частые причины возникновения:

1. продажа товаров с оговоренной отсрочкой платежа по договору;
2. отсутствие денег у покупателя;
3. нежелание контрагента оплачивать товары/услуги (по причине перенаправления средств на другие потребности или из-за недобросовестности);
4. плохая работа сотрудников предприятия по работе с клиентами (как вариант, клиент забыл своевременно внести оплату, а с вашей стороны ему никто об этом не напомнил).

Размер дебиторской задолженности можно и нужно контролировать. Вот несколько методов управления дебиторской задолженностью, позволяющих сделать ее размер некритичным для предприятия.

1. Разработка внутренней политики работы с контрагентами: фиксация максимальной суммы дебиторки по каждому из клиентов, создание алгоритма работы на случай просрочек, аудит репутации клиентов и их финансового положения перед предоставлением товаров/услуг в долг и т. д.
2. Разработка эффективной кадровой политики: обучение сотрудников методам общения с должниками, мотивация персонала за своевременное получение платежей от контрагентов, назначение ответственных лиц за работу с дебиторкой и т. д.
3. Документальное оформление договоренностей. Никаких устных обязательств, любые долги должны быть зафиксированы в договоре.
4. Грамотное составление договоров. Например, прекращение поставок продукции или работ до погашения задолженности, указание штрафных санкций за превышение сроков погашения. Вернуть долг контрагенту должно быть выгоднее, чем платить вам неустойку или самому терпеть убытки из-за простоя.
5. Постоянная активная работа с клиентами: телефонные напоминания или автоматическая смс-рассылка о необходимости возврата средств, рассылка писем в случаях просрочки и т. д. Должники должны понимать, что вы помните о долге и готовы к активным действиям в случае его невозвращения.
6. Регулярный мониторинг всех контрагентов на предмет исполнения обязательств. Вы должны четко знать, кто, сколько вам должен и каков официальный срок погашения задолженности.

Каков порядок работы с дебиторской задолженностью?

1. Напоминание об оплате по телефону. Это первое, что стоит сделать при просрочке. В дальнейшем звонки должны совершаться параллельно с другими активными действиями.
2. Отправка письма с уведомлением (стоит разработать готовый шаблон на такой случай) с указанием суммы задолженности и сроков ее погашения.
3. В случае обещания оплатить — отправка на подпись документа, подтверждающего наличие долга и сроков его погашения (пригодится в суде).
4. В случае отказа в оплате или игнорирования ваших обращений — отправка письма с напоминанием о долге, штрафных санкциях и возможности обращения в суд.
5. Обращение в суд. Крайняя мера, на которую идут, если просрочка становится критической и ее срок превышает 90 дней.

В случае невозможности возврата дебиторской задолженности самостоятельно, можно и нужно нанимать сторонних специалистов. Вы можете привлечь к обзвону должников сотрудников колл-центра или воспользоваться услугами юристов на аутсорсе. Это позволит сократить постоянные расходы компании на персонал и сделать работу более эффективной за счет сотрудничества с профессионалами.
Еще один вариант решения вопроса с задолженностью — переуступка прав собственности на долг. Иными словами, вы можете продать долг третьему лицу со скидкой (часто 60-80%). Обычно так поступают с безнадежной дебиторской задолженностью, пытаясь таким образом вернуть хотя бы ее часть.

Как списать дебиторскую задолженность с истекшим сроком давности? Срок исковой давности по дебиторке составляет 3 года с момента образования. После этого ее можно списывать.

Для достижения результата работа с дебиторской задолженностью и должниками должна вестись постоянно, а не только в критические моменты. Это позволит ликвидировать долги и сделать бизнес успешным.

Как финансовая задолженность «дебиторка» относится к оборотной части капитала, а не к необоротному капиталу, который постепенно переносит свою стоимость на производимый товар.

Для поддержания должного уровня «рабочего» капитала компания вынуждена порою влезать в долги к банкам и поставщикам, если размер долгов ее покупателей начинает превышать обычные для нее пределы.

На этом этапе, если управление дебиторской задолженностью неадекватно современному ведению дел и учету, компания рискует потерять прибыль, частично или полностью, а собственники – столкнуться с невозможностью роста компании, ее стагнацией, или и вовсе – с утерей контроля над бизнесом

При этом причинами этого может стать один или несколько факторов плохого управления дебиторской задолженностью, например, задолженность очень низкого качества у огромной доли массовых покупателей, некорректная работа с просроченной задолженностью или низкий уровень планирования дебиторской задолженности.

К распространенным методам и путям управления ДЗ относится форфейтинг, цессия, страхование от несвоевременного поступления денег, факторинг, учет покупательских векселей, а также секьюритизация и иные методы.

Все они в целом направлены на скорейшее завершение оборота дебиторской задолженности и превращение ее в капитал в денежной форме, то есть в деньги.

Форфейтинг – это операция по приобретению форфейтором обязательства покупателя перед кредитором (продавцом). Сама по себе эта операция является специфической формой кредитования внешнеторговых операций. Основное ее условие – все риски по долговому обязательству переходят к форфейтору без оборота на обязательства продавца. Форфейтор берет все риски на себя, а сами форфейтинговые ценные бумаги могут обращаться на вторичном рынке с дроблением, переходом из рук в руки. Зачастую форфейтинг применяется при внешнеторговых сделках, компенсируя невозможность получения государственных экспортных кредитов или гарантий. Так что здесь мы говорим о внешнеэкономической дебиторской задолженности.

Цессия – это уступка прав требования, при этом права собственности на требование подтверждаются некими документами. Относительно ДЗ оформляется договор уступки прав требования на дебиторскую задолженность или соглашение, по которому кредитор передает принимающему такую задолженность свои права требования к дебитору. Уступающая свое право сторона называется цедентом, приобретающая же это право – цессионарием. В результате происходит замена одного кредитора другим.

Страхование дебиторской задолженности сводится к страхованию риска убытков от несвоевременного поступления денежных средств от клиентов вплоть до их банкротства. Оно целесообразно для компаний, которые работают на рынках покупателей, олигополий и монополий. Застрахованная ДЗ в итоге даже может быть заложена банку. Проблемой же является достаточно высокая ставка страховых компаний по такой услуге. В целом такой вид выгоден, когда происходит переход на массовое страхование своей дебиторской задолженности, а не по избранным поставкам, у компаний с достаточно большим оборотом, в норме прибыли которого есть резерв для оплаты такой страховки.

Факторинг – это передача агентских функций по управлению дебиторской задолженности третьей стороне. Факторинг отличается от цессии или уступки права требования. При уступке право требований полностью передается новой стороне, меняется субъект, то есть одна из сторон договора. Уступка происходит в одностороннем порядке: кредитор продает право требования третьей стороне, при этом согласие дебитора не требуется. При факторинге подписывается трехстороннее соглашение между поставщиком, покупателем и факторинговой компанией. Цессия регулируется главой 24 ГК РФ, а факторинг главой 43 того же кодекса. Выделяется факторинг с регрессом и без регресса, реверсивный и закупочный факторинг, факторинг с полным сервисом и агентский факторинг. Факторинг схож с секьюритизацией, только при нем не происходит выпуска ценных бумаг.

Учет покупательских векселей. Дебиторская задолженность может быть оформлена и как вексель. Он является строго формализованной бумагой с четко определенными реквизитами и многовековой историей своего применения. В нем четко указано обязательство векселедателя «оплатить оговоренную сумму» в определенный срок. Обращение векселей в России регулируется постановлением ЦИК и СНК СССР от 07.08.1937 года.

Преимуществами векселей являются их высокая способность к оборачиваемости. Во время массовых неплатежей в 90-е годы векселя банков, РАО ЕЭС и муниципалитетов имели широкое хождение по территории страны и обеспечивали денежное обращение в ней. Компания-продавец, векселедержатель, может расплатиться, в свою очередь, уже по своим собственным долгам векселем при помощи индоссамента, передаточной записи. Она может заложить вексель как обеспечение или учесть в банке путем продажи его банку с дисконтом до срока его погашения.

Бесплатная консультация эксперта 1С по управлению дебиторской задолженностью

Секьюритизация – это превращение дебиторской задолженности в финансовые контракты с последующей их перепродажей инвесторам. При этом происходит размывание рисков неплатежей в среднем по всему рынку. В целом эта схема еще не развита в России и присуща в большей мере западным рынкам. Она достаточно сложна, в ней участвуют еще и страховщики, сборщики дебиторской задолженности. Этот инструмент приводит к общему росту рисков неплатежей на всем рынке капитала, что, к примеру, наблюдалось в моменте ипотечного кризиса (сущность секьюритизации проявилась здесь в полной мере).

Краткосрочная дебиторская задолженность – это задолженность, погашение которой ожидается в течение двенадцати месяцев с отчетной даты. В нее не включается задолженность учредителей или задолженность участникам по вкладам в уставной капитал. Отсюда долгосрочная дебиторская задолженность – это та же ДЗ, оплата которой ожидается соответственно после двенадцати месяцев с отчетной даты. Долгосрочная ДЗ плавно становится краткосрочной с течением времени.

Определяющим для этих видов ДЗ является отчетная дата – термин бухгалтерского учета, и оба этих вида встречаются именно в бухгалтерской отчетности. Ее общий размер указывается в балансе по 1230-ой строчке. Можно добавить иные строки, как раз по критерию срочности: долгосрочную по 1232 и краткосрочную по 1231 (номера условны). В управленческом учете мы еще более свободны в отражении ДЗ в управленческой отчетности.

Дебиторскую задолженность определяют также как нормальную и просроченную (по критерию просрочки по платежам). Описанные выше краткосрочная и долгосрочная задолженности относятся к категории нормальной. Дебиторская задолженность за отгруженные товары, оказанные работы и услуги, срок оплаты по которым еще не наступил, но право собственности по которым уже перешло к покупателю, а также когда поставщику перечислен аванс за поставку товаров/выполнение работ/оказание услуг, считается нормальной. А вот когда эта же задолженность за товары, работы, услуги не оплачена по договору в срок, она становится просроченной дебиторской задолженностью. Следующей классификацией, уже внутри просроченной задолженности, является различение безнадежной и сомнительной задолженностей (о них ниже, когда будем говорить о глубине просрочки по периодам). Вид ДЗ влияет на алгоритм работы с ней, приемы управления используются различные.

Что такое дебиторская задолженность

Связанным с коэффициентом оборачиваемости дебиторской задолженности является его брат-близнец в части кредиторки – коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности. Кажущаяся благоприятность ситуации, когда коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности больше коэффициента оборачиваемости кредиторской задолженности, на деле мнимая и неполная в своей развернутости, так как по своему внутреннему устройству эти два вида задолженности могут сильно различаться. Например, коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности является равным восьми, но ее реальный возврат может произойти совсем не за сорок пять дней, так как зафиксированная дебиторская задолженность может быть просто безнадежной к возврату и числится и в начале, и в конце периода. Поэтому следует учитывать не только количественные параметры в части этих задолженностей, но и вероятностные, рисковые, а также качественные, чтобы отразить полноту всей ситуации в учетных величинах и параметрах.

Какие же еще показатели применяются в связи с дебиторской задолженностью? Прежде всего, это:

• срок погашения ДЗ;
• коэффициент инкассации ДЗ;
• доля ДЗ в оборотных активах;
• соотношение динамики роста ДЗ и выручки.

Также применяются и иные показатели, например, оценка динамики соотношения роста ДЗ и КЗ.

Срок погашения ДЗ считают как частное от деления продолжительности исследуемого периода, к примеру, 180 или 365 дней, на коэффициент оборачиваемости ДЗ. Для этого данный коэффициент должен быть рассчитан по этому же периоду. Показатель говорит об усредненном сроке погашения дебиторской задолженности. Можно смотреть на данный срок в динамике внутри отчетного года – как он изменялся, можно дробить его по группам товаров, но выручку и размер дебиторской задолженности при этом следует брать именно по группам разбиения.

Коэффициент инкассации дебиторской задолженности рассчитывается по текущему и предыдущему месяцам по следующим формулам, не ограничиваясь ими:

Кинк = Оплата текущего месяца / Отгрузка текущего месяца

Кинк.п.м = Погашение дебиторской задолженности, сроком от 0 до 30 дней / Отгрузка предыдущего месяца

Коэффициент инкассации дебиторской задолженности текущего месяца показывает, насколько выручка текущего месяца собирается с дебиторов. Если она равна единице или 100 процентам, сомнительная дебиторская задолженность не возникает (при условии, что у покупателей нет отсрочек платежей, измеряемых месяцами). При этом коэффициент инкассации дебиторской задолженности предыдущего месяца показывает собираемость недавно возникшей дебиторской задолженности относительно выручки по предыдущему месяцу.

Понятно, что применение этих показателей и их модификация продиктованы особенностями реализации у компании. Если у нее подавляющее число потребителей платит в течение второго месяца после отгрузки, то ей бессмысленно считать коэффициент инкассации по текущему месяцу, а стоит модифицировать его и соотносить оплату в течение второго месяца с соответственными отгрузками предыдущего периода.

Если четко выделяются группы товаров с дифференцированными сроками оплат относительно отгрузок, то по ним и стоит выстраивать систему коэффициентов инкассации. Если все более низкое значение коэффициентов инкассации по определенным группам, приводящее к росту убытков по ним, появляется постоянно, и его не получается выправить внутренними усилиями из-за сложившейся рыночной ситуации, то стоит пересмотреть ассортиментную политику. Эти группы можно вообще исключить из ассортимента или привлечь иные средства компенсации такого выпадения платежей, того же факторинга.

Доля ДЗ в оборотных активах рассчитывается как отношение величины дебиторской задолженности к величине оборотных активов. Существуют аналогичные показатели по долям тех или иных активов в оборотных активах компании, например, денежных средств. Как оценить структуру оборотных активов компании, с чем соотносить?

Есть два подхода – с ориентировкой по внешним условиям и по внутренним запросам. Первый предполагает оценку структуры оборотных активов компаний из той же отрасли с учетом масштабов в динамике и сравнение ее с фактическими изменениями и плановыми значениями структуры оборотных активов своей компании. Это даст возможность перейти от числового анализа к выяснению причин отклонений среднеотраслевых показателей, их значения для компании и возможностей корректировки. При втором подходе мы моделируем деятельность компании, ориентируясь на тот же целевой размер прибыли, учитывая ограничения по базовым примитивам, слагаемым ее деятельности. Получившиеся значения по структуре оборотных активов мы сравниваем с текущими значениями и значениями прошлых периодов. После выявления отклонений выясняем, в чем причины, и насколько реалистичным будет достижение целевых показателей.

Такие принципы иногда применяют и к внеоборотным активам, но на них сказывается историческая компонента происхождения основных средств и НМА. Тот же оборотный капитал, например, в отличие от внеоборотных активов, более типичен по своему составу и изменчив в зависимости от ситуации. Так что этот подход правильнее использовать по отношению к оборотным активам и к привлеченным пассивам при анализе структуры задолженностей по видам и срокам у других компаний, а у себя – в идеальном, плановом и фактическом виде.

Здесь возникает вопрос анализа структуры оборотных активов и несобственных пассивов, с прицелом на дебиторскую и кредиторскую задолженность. Но об этом ниже, когда будем составлять матрицу их соотнесения по периодам.

Перейдем теперь к стоимости дебиторской задолженности, которая имеет множественные, неоднозначные оценки со стороны различных субъектов – организации-кредитора для взыскания, менеджмента и собственников предприятия, оценщиков активов компании, аудиторов, финансовых аналитиков, экспертов и специалистов инвестиционных организаций.

Поможем выбрать оптимальную программу для управления дебиторской задолженностью

Так как деньги имеют свойство обесцениваться, то при ожидаемом погашении дебиторской задолженности целесообразно дисконтировать ожидаемые денежные потоки. Зависимость от времени здесь понятна: чем дальше дата получения, тем меньше этот поток стоит сейчас (если только ставки по капиталу не отрицательны на данном рынке). По какой же ставке дисконтировать ожидаемые потоки по дебиторской задолженности?

Альтернативных ставок несколько:

• ставка безрискового размещения по банковским депозитам;
• величина инфляции;
• ставка привлечения денежных средств предприятием для замещения «выпавшего» поступления денег;
• стоимость привлечения капитала WACC (Weighted Average Cost of Capital);
• упущенные выгоды и ставка по ним;
• ставка дисконтирования, определяемая самостоятельно предприятием по оригинальной методике.

У каждого из этих способов есть преимущества и недостатки. Универсальной ставки нет, так как все зависит от конкретной ситуации, в которой будет применяться выбранная ставка дисконтирования. Более того, единая сумма ДЗ при разбивке на различные денежные потоки по времени может раздробиться на такие суммы, к которым будет адекватнее применять различные способы дисконтирования. Поэтому, если необходимо определиться со стоимостью ДЗ более чем на один год, то уместно использовать формулу по сложным процентам.

ДЗ можно оценивать по валовой, общей сумме задолженности как актива, который имеет свою доходность, но при этом не вести подробный расчет по каждому элементу. Можно оценить ДЗ и по каждому составляющему ее элементу. Проблема здесь в том, до какой степени дробления можно дойти, поэтому стоит соразмерять полезность получаемой информации и затраты на то, чтобы точно определить, насколько каждый элемент ДЗ ценен.

Еще один способ оценки ДЗ как товара, выставленного на продажу. Как если бы ее уступали, оформляли векселем и старались при этом понять, сколько можно было бы за него выручить. Также можно трактовать ДЗ как объект инвестиций, за который инвестор готов выложить определенную сумму. Что важно, с покупкой такой ДЗ связана возможность получения контроля над дебитором для инвестора, отсюда и зависимость цены ДЗ от этой возможности. Из указанных методов лучше всего применять доходный метод с оценкой выгод от погашения ДЗ.

Важно, чтобы методы оценки задолженностей имели логическую взаимосвязь друг с другом. При этом оптимальным может считаться соотношение, когда допустимый размер дебиторской задолженности вместе с размером добавочной операционной прибыли превышает допустимый размер кредиторской задолженности в совокупности с размером увеличения расходов по операционной деятельности и потерь в связи с обслуживанием увеличенного размера дебиторки и кредиторки. То есть увеличение размеров дебиторской и кредиторской задолженности должно окупаться добавочной прибылью от изменения операционных доходов и затрат.

Для анализа соотнесения дебиторской и кредиторской задолженности можно применять матричную модель управления этими видами задолженностей, например, когда данные задолженности классифицированы по периодам или сообразно вероятности их возврата, с расчетом их итогового соотношения по каждому из видов. В примере ниже дан один из возможных вариантов, без учета просроченной и безнадежной задолженности, когда соотношение ДЗ и КЗ видно по каждому из выбранных периодов, а также видны провалы (отрицательные разницы между суммами дебиторской и кредиторской задолженностями по срокам погашения) в период от 30 до 120 дней. При этом они не покрываются ДЗ и за более долгий срок – до 180 дней, не говоря о более коротких периодах.

Условно дебиторку делят на несколько групп. В первую очередь популярно разделение на коммерческую и некоммерческую. Первая группа – это стандартный долг в денежной форме, например, когда товар уже отправлен, а оплата за него пока еще не поступала. А некоммерческая – это задолженность, сформировавшийся из-за неоформленной отчетности. Деньги уже поступили, но использовать их невозможно, ведь в базе их просто нет. Также дебиторку делят на денежную и документную. Первая – обычный финансовый долг, а вторая – это незакрытые первичной отчетностью расходы.

Цели управления дебиторской задолженностью в балансе всех обозначенных видов.

Часто все существование долга от начала организация до закрытия в любой форме делят на 4 этапов. Причем далеко не каждый вариант происходит все 4 стадии, многие закрываются раньше – на 2, 3 этапе. И чем длиннее цикл отдельного взятого обязательства, тем больше ущерба он нанесет предприятию. Разумеется, для выявления конечного вреда понадобится глубокий анализ, основанный на сумме. Но все же лучше избавляться от дебиторок до 6 стадии, пока они не стали реальной проблемой.

Итак, как преобразуется дебиторка в течение этого цикла.

Как работать с дебиторской задолженностью: 7 эффективных способов

Фактически обязательства уже существуют, товары отгружены, но оплаты нет. Правда, в этом случае, это прогнозируемая задержка. Возможно, сотрудничество происходит посредством отсроченных платежей или конкретно обозначенный случай учитывает отложенное внесение денежных средств. Главный нюанс – это прогнозируемость невыплат до определенного срока.

Она наступает с момента окончательного расчета или погашения части долга. Все подходы к управлению дебиторской задолженностью начинают применяться именно с этого этапа. Ведь деньги уже должны быть на счету компании, но их нет. Значит, наносится финансовый ущерб. Для приобретения новой партии сырья придется воспользоваться уже кредиторской задолженностью, а это уже в любом случае переплата по процентной ставке. Или придется упустить выгоду, потерять значимый актив, который можно было бы приобрести, но просто не хватает свободных финансов в оборотном капитале.

Начинается после недельного срока от даты погашения или внесения первичного платежа. Это основная часть долгов в пользу предприятия, которые и наносят ущерб. Редко какие сделки доходят до следующей стадии, но если дата платежа прошла, то почти все обязательства переходят на этот этап.

Если это нестандартная ситуация и раньше подобным контрагент не грешил, то имеет смысл просто отправиться с ним на переговоры, выяснить причину. Также к проблемному виду относятся все обязательства, которые были реструктурированы. Да, на длительной дистанции подобный процесс даже принесет выгоду, но конкретно сейчас – это отсрочка, которая точно нанесет ущерб оборотному капиталу.

Возникает по традиции с момента просрочки третьего платежа. То есть, обычно подразумевается три месяца, если действует система ежемесячного погашения. Также отправной точкой становится полный квартал. Если грамотно изучить основы управления дебиторской задолженностью, как управлять массивом долгов – то допускать подобную просроченную дебиторку по крупным долговым обязательствам компания не будет. Ведь в этом случае возникает масса неприятных факторов. Как минимум возвратность долга уже находится под вопросом. Также придется обращаться в суд за юридической защитой своих интересов. И прискорбнее всего, что временной фактор в этом варианте настолько длительный, что в любом случае поток финансовых средств уже исключается из текущего оборота, поэтому для квартала считается утерянным. А это может сказаться на объеме закупок.

Дебиторская задолженность: виды, способы расчета, контроль

Существует несколько способов предотвращения появления плохих долгов или их минимизации.

Если есть риск возникновения проблем с покупателем, лучше заключить с ним договор на условиях предоплаты. Причем предоплата в этом случае должна быть 100 %. Тогда у вас, как у поставщика, не возникнет проблем с долгами.

Когда есть встречная задолженность, можно относительно спокойно отгружать продукцию без предоплаты, без обеспечения и прочих подстраховочных вариантов. Если есть кредиторская задолженность и возникает дебиторская задолженность, всегда возможно перекрыть их путем взаимозачета.

Это довольно экзотический вариант, хотя и незаслуженно забытый. Аккредитив — одна из форм безналичных расчетов, смысл которой заключается в следующем: когда обе стороны договора (допустим, на осуществление поставок) не доверяют друг другу (то есть поставщик не доверяет покупателю, так как боится, что он его не оплатит, а покупатель боится делать предоплату, потому что не уверен, что поставщик отгрузит товар), проблему может решить третья независимая сторона в лице банка (банк-эмитент).

В этом случае банк открывает аккредитив: часть денежных средств расчетного счета покупателя переводятся на специальный счет в этом банке, и покупатель в течение определенного срока не имеет права распоряжаться этими деньгами. Затем банк сообщает поставщику о том, что деньги для него «зарезервированы» на отдельном счете и эти деньги ему будут перечислены, как только он представит документы, подтверждающие отгрузку.

К сожалению, эта услуга не пользуется особой популярностью. Вероятно, потому, что она недешевая. Но с точки зрения финансовой и гражданско-правовой это хороший вариант для предотвращения накопления долгов.

Сразу нужно сказать, что универсальных методов контроля дебиторской задолженности не существует. Все очень специфично, и многое зависит от деятельности предприятия, его масштаба, сумм, которые проходят, клиентов, рынка, на котором предприятие работает. Приходится учитывать слишком много факторов. Тем не менее можно ориентироваться на несколько важных критериев.

Максимально допустимый размер дебиторской задолженности определяется расчетным путем. Он выражается в абсолютных величинах и / или в процентах по отношению к выручке.

Речь идет о сумме долгов, которую предприятие может себе позволить без серьезного ущерба для финансово-хозяйственной деятельности. Размер этот лучше устанавливать в твердой сумме, то есть в рублях. Дополнительно можно установить и в проценте от выручки.

Похожие записи:

• Базовая доходность патент 2021 Московская область
• Система премирования на предприятии ее элементы
• Заявление об отказе от отцовства в добровольном порядке