Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка на выдачу денежных средств». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Заявление составляется в произвольной форме и должно содержать следующие реквизиты (п. 6.3 указания 3210-У):
1 Сумму необходимых для покупки средств.
2 Срок, на который выдаются ДС.
3 Разрешающую визу руководителя и дату.
ВАЖНО! С 19.08.2017 допускается выдача средств подотчетному лицу, даже если оно не отчиталось по ранее полученным авансам (п. 1.3 указания № 4416-У).
Служебная записка на выделение денежных средств (образец)
Если в положении о расчетах с подотчетными лицами компания утвердила необходимость составления заявления на подотчет, то в целях экономии времени рекомендуем вам оформить соответствующий шаблон заявления — тогда сотрудникам останется вписать необходимые сведения и завизировать документ у руководителя.
Заполнить заявление может и сотрудник бухгалтерии, а после — подписать его у подотчетного лица. Кроме того, разрешающую визу вместо директора может проставить любой сотрудник, уполномоченный на это соответствующей доверенностью. Таким образом, процесс оформления заявлений предельно упростится.
Действующее законодательство больше не содержит однозначное требование о необходимости оформления сотрудниками компании заявлений для получения денежных средств под авансовый отчет: выдачу денег можно оформлять и приказом руководителя. Однако если ваша компания определила в локальном нормативном акте, что подотчетные суммы выдаются по заявлению, то данный документ должен быть правильно оформлен и завизирован руководителем.
Составляем заявление на подотчет — образец 2020 — 2021 годов
Отсутствие задолженности. Сначала нужно проверить, не числится ли за работником задолженность по ранее полученным под отчет суммам. Если за прошлые денежные средства работник не отчитался, то выдавать новые ему нельзя.
Заявление от работника. Если задолженности нет, работник подает на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств. Форма заявления не установлена, поэтому можно писать в произвольной. Рекомендации по написанию заявления рассмотрены подробнее далее в статье.
Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату. Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).
Расходный кассовый ордер. После получения заявления оформляется расходный кассовый ордер, который подписывается бухгалтером. Форма ордера (КО-2) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
Далее кассир проверяет полученный ордер и после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющемго личность, работнику выдаются наличные деньги (подпункт 6.1 п. 6 Указания). Кассовый ордер подписывается получателем и кассиром, вносится запись в кассовой книге. Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.
Авансовый отчет. Работник, получивший деньги, должен представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней со дня истечения срока, на который выдавались деньги. Если работник ушел в отпуск или на больничный, то в течение трех дней после выхода на работу.
К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции).
Если потрачено меньше: оформляется приходный кассовый ордер, в котором отражается возвращаемая денежная сумма.
Если потрачено больше: после утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход возвращается работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.
Исключений для руководителя не предусмотрено. Руководитель также получает деньги по заявлению.
Образец собственноручного написания заявления руководителем:
В бухгалтерию ООО «Калинка-Малинка»
Заявление
Прошу выдать мне наличные денежные средства в размере 3 000 (Три тысячи) рублей на хозяйственные товары сроком на три рабочих дня.
10 марта 2017 года генеральный директор Калинин К.М.
Не существует стандартизированной формы для заявления на выдачу денежных средств подотчет. Каждая компания может разработать его самостоятельно, однако, документ должен содержать 4 обязательных реквизита:
- Сумму;
- Срок на который она берется;
- Наличие или отсутствие задолженности;
- Подпись руководителя.
Служебная записка – это деловая бумага, предназначенная для использования строго внутри определенного предприятия, которая пишется касательно рабочих моментов и содержит определенные просьбы.
Записка, как правило, предназначается для рассмотрения руководителем того отдела, где числится работник, а решение относительно того, удовлетворять просьбу сотрудника или нет может принимать не только непосредственный начальник, но и лица руководящие другим подразделением.
Не существует окончательно утвержденного образца записки, поэтому по сей день руководствуются стандартами, принятыми в СССР.
Также ссылаются на общероссийский классификатор управленческой деятельности (ОКУД), который находится в свободном доступе для всех желающих. ОКУД одобрен постановлением государственного стандарта под номером 299, вступившего в силу с 30.11.1993 года.
Образцы служебных записок на все случаи жизни найдете в этой статье.
Допускается не только написанная на бумаге служебная записка, но и электронный вид данного документа. Хоть сотрудник и имеет право составить записку в относительно произвольной форме, он все же обязан учесть общие требования и указать необходимую информацию не зависимо от того для каких целей она заключается.
Практически любая организация осуществляет денежные траты на организацию различных приемов иностранных представителей, на оплату культурных мероприятий для гостей, на переводчика, на некоторые угощения, а также на целый список потребностей иного характера.
Образец записки на представительские расходы скачивайте здесь бесплатно.
Чтобы получить деньги на определенные потребности, необходимо прописать в документе общепринятые реквизиты для всех записок. А в основной части документа расписать, на что требуются средства, в чем состоит польза для предприятия в случае их предоставления, а в случае, если растраты уже были произведены, то прикрепить соответствующие чеки или расчетные документы.
Служебная записка на выдачу денежных средств
В августе 2017 года Центробанк обновил правила выдачи денежных средств из кассы. А с 1 июля 2020 года выдача денег под отчет сотрудникам организации осуществляется с учетом еще нескольких изменений. В чем суть этих нововведений, и как теперь работать с подотчетниками?
Правила выдачи подотчетных сумм в 2020 году
Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У регулирует порядок ведения кассовых операций. Суть нововведений 2017 года заключается в следующем:
- Расширились основания выдачи денежных сумм (п. 6.3 Указаний): теперь это не только заявление работника, но и распорядительный документ организации (обычно это приказ).
- Расходные и приходные ордера разрешено оформлять в электронном виде, и в этом случае получатель денег расписывается в расходнике с помощью своей электронной цифровой подписи (при наличии), а приходный ордер получает на свою электронную почту (п. 5.1, 6.2 Указаний).
- Отменен запрет на получение денег из кассы работникам, не отчитавшимся по предыдущим авансам.
Изменения направлены на стимулирование электронного документооборота в компаниях и упрощение правил работы с подотчетными суммами. Возможно, электронные приходники и расходники актуальны для небольшого количества компаний, но выбор между приказом и заявлением и возможность выдавать деньги работникам-должникам доступны любой организации.
Как и раньше, документ оформляется в произвольной форме, но обязательно содержит информацию о необходимой сумме и сроке, на который выдаются деньги. Заявление на выдачу денежных средств в подотчет включает данные самого работника и его подпись. А чтобы бумагу приняли в бухгалтерии, ее обязательно согласовывают с руководителем.
Поскольку унифицированной формы нет, предлагаем образец заявления на выдачу денег в подотчет, который легко адаптировать под разные ситуации.
Казалось бы, отмена запрета на получение аванса не отчитавшимся работникам упрощает жизнь компаниям. Когда нужно выдать в небольшие промежутки времени (например, на следующий день) несколько сумм в подотчет одному и тому же сотруднику, который объективно не успел потратить деньги и отчитаться по ним, это послабление от Центробанка окажется весьма кстати.
Но суммы подотчетных средств, выдача и отчет по которым осуществлялись излишне свободно, вызывают ненужный интерес со стороны налоговиков. Поэтому для поддержания финансовой дисциплины рекомендуем установить перечень лиц и лимиты задолженности, при которых разрешено получить новый аванс.
Сервис формирует для вас персональный налоговый календарь. Учитывает форму собственности, наличие сотрудников и систему налогообложения. Вам не нужно держать все в голове и искать среди всего списка налоговых дат свои. «Моё дело» напомнит об отчетных датах по смс.
Сервис «Моё дело» обменивается данными с ведущими российскими банками. Достаточно подключить интеграцию.
Обмен электронными документами с банком полностью автоматизирован. Вы сможете получать банковские выписки и отправлять платежные поручения на оплату прямо из личного кабинета.
Чем полезна интеграция?
С подключенной интеграцией вы сможете проводить платежи в считанные минуты.
Вы можете создать платежное поручение на тот или иной платеж в сервисе в удобном и привычном интерфейсе, а затем просто загрузить готовую платежку в личный кабинет банка в один клик. Останется только подтвердить платеж (как правило, кодом, полученным по смс) и готово.
Также интеграция позволяет загружать из банка выписки о ваших операциях по счету. Вам больше не нужно каждый день посещать банк. Весь документооборот с ним будет проходить по электронным каналам связи.
Отслеживать актуальный остаток денег на расчетном счете банка вы можете в режиме онлайн прямо с мобильного телефона.
Как интеграция облегчит ведение учета?
Интеграция позволяет загружать выписки операций по расчетному счету в банке непосредственно в систему учета. Чтобы выписка загрузилась, нужно просто нажать на активную ссылку.
На основании загруженной выписки, в учете будут отражены операции по поступлениям и платежам. Эти операции автоматически сформируют в учете необходимые бухгалтерские проводки.
После загрузки банковских выписок отраженная в них информация по движению денег попадет во все регистры и отчеты: КУДИР, декларацию по УСН, годовую оборотно-сальдовую ведомость и бухгалтерскую отчетность. Вам не придется отражать доходы и расходы вручную.
«Моё дело» автоматизирует товарный учет. Вам не придется вручную вводить поступившие и проданные товары – достаточно загрузить накладную или счет-фактуру, чтобы программа посчитала приход и расход ТМЦ.
Используя товароучет, вы сможете:
- Отслеживать дебиторскую задолженность и движения на складе или между складами
- Контролировать остатки товаров и получать информацию о тех товарах, которые пора закупать
- Создавать прайс-листы для клиентов и выставлять счета, используя цены, указанные в прайс-листе
- Печатать ценники для своих товаров
- Загружать изображения товаров для удобной навигации по складу
- Отправлять клиентам список товаров для заказа его у вас
- Оформление приема заказа от покупателей
- Формирование документа заказа поставщику
- Проведение сборки заказа покупателя
- Создание каталога мест хранения товаров
- Работа с товарной аналитикой (Залежавшиеся товары, минимальные остатки товаров, минусовые остатки товаров, формирование ABC анализа по товарам)
Все данные товарного учёта по умолчанию отображаются в интернет-бухгалтерии. Не нужно отдельно импортировать сведения и переносить информацию из первичных документов в отчётность.
Сервис сам рассчитает налоги и взносы к оплате с учетом изменений законодательства.
Вероятность ошибок по человеческому фактору исключена, поскольку расчет автоматизирован. Благодаря этому можно не опасаться штрафов и пени.
Расчет налогов
Сервис рассчитывает:
- Авансовые платежи по УСН и налог за год
- Платежи по патенту
- Суммы торгового сбора
- Налог на прибыль
- Налог на добавленную стоимость
Любой платеж рассчитывается в специальном мастере. Вы пошагово увидите, как рассчитан ваш налог.
Расчет взносов
Сервис рассчитывает:
- Фиксированные платежи ИП
- Дополнительный взнос предпринимателя
- Взносы в фонды с зарплаты сотрудников
Фиксированные взносы ИП рассчитываются с учетом даты регистрации. Вам не придется переплачивать их за неполный год работы. При расчете взносов по сотрудникам в сервисе учитывается регрессия – уменьшение ставок взносов при достижении начисленной зарплаты пороговых значений.
Дополнительные возможности
В сервисе формируется платежный документ. ООО могут сформировать платежное поручение.
Для ИП предусмотрено больше вариантов. Они могут сформировать платежку для банка или квитанцию для оплаты налога наличными. Кроме того, оплатить налог ИП смогут банковской картой или электронными деньгами прямо из личного кабинета.
Платежное поручение на оплату налога можно выгрузить прямо в ваш интернет-банк. «Моё дело» автоматически обменивается данными с ведущими банками. Вам останется лишь подтвердить платеж, и налог оплачен.
Мы знаем, как важно не переплачивать, поэтому сервис предложит безопасные способы снижения налогов. Учтет вашу систему налогообложения и форму собственности бизнеса. Каждый способ — законный и не вызовет претензий у налоговой.
Составить практически любой договор, не прибегая к помощи юристов, можно в мастере создания договоров.
Вы найдете 19 готовых шаблонов договоров для различных сделок.
Не нужно ничего составлять с нуля, используйте проверенные временем и юристами шаблоны.
А так вы можете загрузить свой шаблон договора, в который будут подставляться все данные о каждом клиенте. Таким образом новый договор можно будет создать одним кликом.
Инструкция: заявление на подотчетные деньги из кассы бюджетной организации
Подотчетные суммы выдаются на командировочные расходы, оплату услуг и товаров для нужд предприятия, иные нужды, необходимые для обеспечения деятельности организации. Порядок осуществления расчетов с подотчетными лицами целесообразно определить в локальном нормативном акте организации или ИП. Документ определяет круг подотчетных лиц, цели и сроки выдачи денег. Сокращает вопросы со стороны подотчетных лиц, кассиров и контролирующих органов.
Порядок действий при получении денежных средств на руки работникам регулируется принятыми в 2017 году новыми правилами выдачи подотчетных сумм и состоит из следующих этапов:
- Разрешение (приказ или заявление).
- Получение денег физическим лицом.
- Отчет по израсходованным суммам.
- Возврат неизрасходованных денег или погашение задолженности.
С 19.08.2017 выдача наличных денег работнику на расходы оформляется по распорядительному документу либо письменному заявлению подотчетного лица (п. 6.3 указаний № 3210-У). Иными словами, если нет приказа, работник пишет заявление на выдачу подотчетных сумм, и если это заявление удовлетворят, получит деньги. До вступления в силу изменений заявление должно было оформляться в обязательном порядке. В настоящее время оно применяется только по желанию организаций.
Заявление на выдачу денег в подотчет составляется в произвольной форме, содержит запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги. Документ подписывает руководитель организации или ИП. Подпись руководителя является одновременно «разрешающей». Физическое лицо в заявлении вправе указать любую банковскую (зарплатную) карту для перечисления денежных средств (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781).
Рассмотрим подробнее новые правила выдачи подотчетных сумм. Передача наличных денег оформляется расходным кассовым ордером, составленным по форме КО-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88). РКО составляется в одном экземпляре. Кассир организации составляет расходный кассовый ордер на основании внутреннего распорядительного документа или письменного заявления. В РКО в поле «Основание» следует указать документ, на основании которого производится их передача.
Остался без изменения срок отчета за полученные денежные средства. Подотчетное лицо обязано отчитаться в течение 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги подотчет, или со дня выхода на работу (п. 6.3 указаний № 3210-У).
Авансовый отчет оформляется по форме АО-1 и сдается главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю). К АО-1 прилагаются оправдательные документы. Авансовый отчет утверждается руководителем.
Служебная записка на выдачу денежных средств может потребоваться в самых разных случаях. Средства, получаемые на основании записки, могут потребоваться на оплату представительных услуг, нужд работника в рамках командировки, оказания материальной помощи, повышение оклада, выплату аванса, увеличение объема работ, приобретение инвентаря.
Генеральному директору
ООО «Продвижение
Иванову И. И.
От главного бухгалтера
Петрова П. П.
Служебная записка
На основании пункта 21 внутреннего документа компании, прошу предоставить средства на выплату единовременной материальной помощи программисту Семеновой О. И. в размере 30 000 рублей на основании того, что 07. 02. 2016 года женщина родила ребенка. Материальная помощь выплачивается на основании следующих документов, предоставленных Семеновой О. И:
- Заявление от сотрудницы.
- Свидетельство о рождении ребенка.
В ней указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения СЗ и принятия положительного решения, директор издает приказ о премировании. Как писать служебную записку директору образец: В случае, если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины. Как писать служебную записку образец: СЗ используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретение материалов.
Ещё бумага может быть оформлена в письменном виде. В такой ситуации стоит уделить особое внимание орфографическим ошибкам и общей грамотности текста. Пример написания Как уже упоминалось выше, в документе должны быть указаны некоторые обязательные сведения такие как:
- Наименование получателя и отправителя, например, генеральному директору ООО «Корвет» Сидельникову Г.П. от главного бухгалтера Степановой З.В.
- Далее, обозначается наименование документа и его основная часть, например, служебная записка, согласно пункту 15 коллективного договора, прошу оказать единовременную материальную помощью бухгалтеру Петровой В.М. в размере 30000 руб. в связи с пополнением семьи, то есть рождением ребёнка.
- Следующим шагом, перечисляются основания, например, заявление Петровой В.М.
Она в обязательном порядке должна содержать такие сведения, как наименование предприятия, дата составления, информация о сотруднике, составившем документ, а также должностном лице, которое её в итоге получит. Рекомендации! Составитель должен чётко обозначить, на каком основании ему должные вернуть определённые средства. Ещё обязательно стоит указать точную сумму, подлежащую возврату и обозначить, за что именно она была передана предприятию.
Такой документ будет бесполезен для составителя, если он забудет указать наименование банка и номер счета, на который стоит переводить возвращаемые деньги. В самом низу бумаги автор должен поставить свою подпись. Хоть такой документ и не имеет чёткой формы составления, тем не менее, нарушение общих правил может привести к тому, что его попросту не примут к рассмотрению.
- уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме
- внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником.
Условия получения материальной помощи фиксируются в трудовом договоре. Если конкретная ситуация, которая имеет место быть, соответствует определенным критериям трудового договора, то приступайте к написанию служебной записки. Оформив общие реквизиты, в тексте документа только требуется указать обстоятельство в связи, с которым нужна материальная помощь, и соответствующую дату.
Образец документа Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение обстоятельств, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде. При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ.
Составление СЗ часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть пример служебной записки. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ. Рассмотрим наиболее частые случаи, требующие составления СЗ. СЗ о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Этот документ составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации.
Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированный шаблон служебной записки законом не установлен, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.
- наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
- название документа;
- текст — что необходимо сообщить руководству;
- дата, подпись и обязательно должность автора.
Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.
Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:
- запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
- сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
- сообщение о направлении в командировку;
- предложение о дополнительном премировании;
- информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.
Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.
Врио генерального директора
ООО “НскПлат”
Кузнецову П.К.
от менеджера отдела продаж
Шкурова А.М.
В соответствии с приказом генерального директора № 56 от 18.06.2023 г. я, менеджер отдела продаж ООО “НскПлат” с 28.06.2023 г. по 10.07.2023 г. нахожусь в служебной командировке в филиале Общества в г. Новокузнецк. Согласно Положению об оплате труда ООО “НскПлат” заработная плата выплачивается работнику 10 и 27 числа каждого месяца на расчетный счет работника или путем выдачи наличных денежных средств из кассы. В настоящее время пластиковая карта ПАО “МТБ54” находится на переоформлении.
На основании изложенного и в целях соблюдения требований трудового законодательства РФ в части выплаты заработной платы, прошу дать поручение директору филиала ООО “НскПлат” в г. Новокузнецк о выдаче заработной платы наличными денежными средства в кассе филиала.
08.07.2023 г. Шкуров Шкуров А.М.
Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.
Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка: довожу до вашего сведения. Это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.
Сам текст служебной записки должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.
Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.
Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.
Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.
Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Пример служебной записки показывает, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.
В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и записку на списание ТМЦ.
С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.
Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.
Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.
Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.
Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.
Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.
Служебная записка – это специальный внутренний документ, служащий для связи между отделами внутри организации.
Она может составляться всеми работниками, однако записки, связанные с заработной платой, чаще всего составляются бухгалтером или руководителями подразделений.
Можно выделить три основных типа таких документов: записки, связанные с удержанием из зарплаты, о ее перерасчете, а также о выплате. Как правило, все они адресованы руководству, которое и принимает решение о тех либо иных изменениях.
Практически любая организация осуществляет денежные траты на организацию различных приемов иностранных представителей, на оплату культурных мероприятий для гостей, на переводчика, на некоторые угощения, а также на целый список потребностей иного характера.
Образец записки на представительские расходы скачивайте здесь бесплатно.
Чтобы получить деньги на определенные потребности, необходимо прописать в документе общепринятые реквизиты для всех записок. А в основной части документа расписать, на что требуются средства, в чем состоит польза для предприятия в случае их предоставления, а в случае, если растраты уже были произведены, то прикрепить соответствующие чеки или расчетные документы.
Довольно часто возникает потребность в получении денег, которые выдаются сотруднику вперед в счет заработной платы. Аванс считается вполне допустимой законом выплатой.
С установленными сроками на аванс, а также другими нюансами можно ознакомиться с помощью 136 статьи ТК Российской Федерации. Чтобы как следует оформить документ с просьбой об авансе, желательно прописать в главной части записки следующие пункты:
Трест «Мосотделстрой № 1
от начальника отдела кадров
Прошу Вас дать разрешение на авансирование работника, выполняющего работу на объекте Электрогорск, ДК им. Ленина.
Работник осуществляет трудовую деятельность с 01 декабря 2009 года.
Эта категория считается одним из наиболее распространенных и востребованных видов служебных записок. К его написанию прибегают работники, которые вынуждены осуществлять отъезды с непосредственного рабочего места в служебных целях.
Правительственное постановление Российской Федерации под номером 749, принятое 13.10.2008 года, содержит следующие установки относительно командировок:
- Написание служебной записки с просьбой возмещения командировочных средств, должно происходить строго после возвращения работника.
- Необходимо указать перечень услуг, на которые были потрачены деньги в служебных целях, но этого недостаточно.
Врио генерального директора
ООО “НскПлат”
Кузнецову П.К.
от менеджера отдела продаж
Шкурова А.М.
В соответствии с приказом генерального директора № 56 от 18.06.2023 г. я, менеджер отдела продаж ООО “НскПлат” с 28.06.2023 г. по 10.07.2023 г. нахожусь в служебной командировке в филиале Общества в г. Новокузнецк. Согласно Положению об оплате труда ООО “НскПлат” заработная плата выплачивается работнику 10 и 27 числа каждого месяца на расчетный счет работника или путем выдачи наличных денежных средств из кассы. В настоящее время пластиковая карта ПАО “МТБ54” находится на переоформлении.
На основании изложенного и в целях соблюдения требований трудового законодательства РФ в части выплаты заработной платы, прошу дать поручение директору филиала ООО “НскПлат” в г. Новокузнецк о выдаче заработной платы наличными денежными средства в кассе филиала.
08.07.2023 г. Шкуров Шкуров А.М.
Досрочный возврат неиспользованных подотчетных финансов происходит в двух случаях:
- по личной инициативе трудящегося;
- при увольнении под отчетного работника.
Для юридически правильного оформления учета денежных средств, выданных ответственному лицу, должны быть грамотно сформированы следующие документальные акты:
- служебное письмо.
- приказ руководителя фирмы о назначении подотчетного трудящегося и о выделении ему конкретной суммы денег на административно-хозяйственные затраты предприятия;
- заявка на выдачу финансовых средств;
- заявление ответственного сотрудника о выдаче ему определенных подотчетных сумм;
Данное заявление является внутренним документом организации, на основании которого производится выдача финансов из кассы подотчетному лицу. Такой внутренний акт составляется ответственным сотрудником и подписывается главой компании или его уполномоченным лицом, который имеет право распоряжаться денежной кассой фирмы.
[3]
Но написать их совсем непросто.
Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах. Попробуем их сформулировать сами. Для наглядности покажем основные отличия в таблице.
Характеристики Докладная записка Служебная записка Объяснительная записка Суть записки
- содержит выводы и предложения составителя
- информирует о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе;
- содержит запрос, информацию по запросу, уточнение задания, разъяснение, просьбу, предложение
- информирует о необходимости решения оперативных вопросов.
При этом не надо включать в записку вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления;
Бывают случаи, когда люди, занимающие руководящие должности в организации, требуют, чтобы подобные бумаги составлялись на фирменных бланках и заверялись подписями определённых ответственных лиц.
Внимание Записка должна содержать в себе чётко сформулированную проблему, а также возможные пути её решения.
Если такой документ составляет рядовой сотрудник, то его желательно заверить у человека, руководящего подразделением, в котором работает составитель.
Таким образом, можно показать, что руководитель подразделения ознакомлен с проблемой и согласен с позиций своего сотрудника относительно путей её решения.
Особенности и примеры подготовки запросов по выдаче денег Такая бумага должна быть написана в свободной форме либо в соответствии, с шаблоном, утверждённом на предприятии.
Решение о выделении средств на приобретение литературы: Корпоративного университета / / Сумму в размере Обязуюсь
Записка является одним из наиболее распространенных и востребованных способов взаимодействия между сотрудниками предприятия и его руководством. Образец служебной записки мы приведем ниже и расскажем, как правильно написать служебную записку.
Для чего нужно писать служебную записку? Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон Как составить служебную записку: образец оформления Особенности электронного документооборота Для чего нужно писать служебную записку?
Далее идет наименования (в данном случае два слова — «Служебная записка»). Дата составления и номер — два следующих обязательных поля.
В заголовке к тексту говорится о предмете такого рапорта (он может являться даже одним из важных производственных объектов, указанных в формы Т-3 образца 2019 года). В тексте описывается ситуация и делаются по ней выводы.
В конце ставится подпись, а также должность составителя. Если вас интересует, как правильно писать такой акт, то следуйте вышеописанном алгоритму. Однако при невыполнении должностных обязательств, есть несколько особенностей, в соответствии с которыми пишется этот документ.
Так что при нарушениях в работе о стороны сотрудника в заголовке ставится запись «О невыполнении должностных обязанностей». Далее максимально подробно описывается ситуация и предложение по наказанию(выговор, штраф, увольнение).