Правила нотариального делопроизводства 2021

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила нотариального делопроизводства 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Приказ Минюста РФ от 16.04.2014 N 78

2. Что изменится в Правилах нотариального делопроизводства с 1 сентября 2021 г.?

3. Минюст обновил Правила ведения нотариального делопроизводства: что изменилось

4. Меняются правила нотариального делопроизводства

5. Минюст разработал Правила нотариального делопроизводства

6. Сравнительный анализ изменений в Правилах нотариального делопроизводства

7. Правила нотариального делопроизводства (от 30.09.2020 № 231). С приложениями.

8. Нотариальное делопроизводство 2021

9. Изменились правила по нотариальному делопроизводству

10. Правила нотариального делопроизводства 2021 год. Последняя редакция

(в ред. Приказов Минюста РФ от 21.12.2016 N 297, от 17.04.2018 N 69, от 05.07.2019 N 133, от 30.09.2020 N 231)

В соответствии со статьями 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 50, ст. 4855; 2004, N 27, ст. 2711, N 35, ст. 3607, N 45, ст. 4377; 2005, N 27, ст. 2717; 2006, N 27, ст. 2881; 2007, N 1 (ч. I), ст. 21, N 27, ст. 3213, N 41, ст. 4845, N 43, ст. 5084; 2008, N 52 (ч. I), ст. 6236; 2009, N 1, ст. 14, 20, N 29, ст. 3642; 2010, N 28, ст. 3554; 2011, N 49 (ч. V), ст. 7064, N 50, ст. 7347; 2012, N 27, ст. 3587, N 41, ст. 5531; 2013, N 14, ст. 1651, N 51, ст. 6699) приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Правила нотариального делопроизводства.

2. Признать утратившими силу:

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 г. N 403 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (зарегистрирован Минюстом России 17.12.2009, регистрационный N 15675);

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 8 апреля 2010 г. N 81 «О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19.11.2009 N 403» (зарегистрирован Минюстом России 22.04.2010, регистрационный N 16977);

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 23 ноября 2010 г. N 360 «О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 г. N 403» (зарегистрирован Минюстом России 01.12.2010, регистрационный N 19090).

Министр
А.КОНОВАЛОВ

УТВЕРЖДЕНЫ

решением Правления Федеральной
нотариальной палаты
от 17 декабря 2012 г.

приказом Министерства юстиции
Российской Федерации
от 16 апреля 2014 г. N 78

Приказ Минюста РФ от 16.04.2014 N 78

11. Документы, исходящие от нотариуса, не связанные с документальным оформлением нотариального действия (запросы, ответы на запросы, поступившие нотариусу; извещения, письма нотариуса; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; уведомления; справки и другие аналогичные документы), а также постановления об отложении нотариальных действий оформляются в соответствии с настоящей главой. (в ред. Приказа Минюста РФ от 30.09.2020 N 231)

12. Запросы о правовой помощи по вопросам, связанным с нотариальной деятельностью, оформляются в соответствии с требованиями международных договоров и законодательства Российской Федерации, подписываются нотариусом, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

13. Документы, исходящие от нотариуса, кроме документов, подлежащих регистрации в реестре регистрации нотариальных действий, содержат следующие реквизиты: (в ред. Приказов Минюста РФ от 17.04.2018 N 69, от 30.09.2020 N 231)

а) наименование нотариальной палаты (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой); (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

б) должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса с указанием наименования нотариального округа или государственной нотариальной конторы; (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

в) место нахождения нотариальной конторы; (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

г) дата; (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

д) регистрационный номер; (в ред. Приказов Минюста РФ от 17.04.2018 N 69, от 30.09.2020 N 231)

е) заголовок к тексту (при наличии); (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

ж) текст; (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

з) отметка о наличии приложения (при наличии); (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

и) подпись нотариуса; (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

к) сведения об адресате (при наличии). (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

Реквизиты, указанные в подпунктах «а» — «д» настоящего пункта, могут располагаться как в левом верхнем углу документа, так и продольно в произвольной последовательности. (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

Если документ оформляется с использованием личного бланка нотариуса или бланка государственной нотариальной конторы, то реквизиты повторно не указываются. (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

19. Входящие документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору, проходят следующую обработку.

Нотариусом определяется правильность доставки документов: ошибочно доставленные документы без вскрытия конвертов возвращаются в отделение связи для пересылки по принадлежности. Конверты вскрываются, проверяется наличие документов и приложений к ним. При отсутствии в конверте документа или приложения к документу составляется акт об отсутствии документов или иных вложений в почтовых отправлениях (приложение N 2), один экземпляр которого направляется адресату, а второй — приобщается к полученным документам.

20. Конверты, в которых поступили документы, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к поступившим документам.

21. Документы, в том числе заявления, могут быть приняты нотариусом на личном приеме.

Если нотариусу на личном приеме переданы подлинные документы, необходимые для нотариального производства, но при этом нотариальное действие не совершается в день принятия документов или совершается без заявителя (например: документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство, переданные нотариусу до истечения шести месяцев со дня открытия наследства, документы для совершения протеста векселя), заявителю выдается расписка в получении документов нотариусом (далее — расписка), заверенная подписью нотариуса и оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Исключение составляют принятые на личном приеме заявления, подлежащие регистрации и (или) специальному учету. (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

Расписка составляется в двух экземплярах, один из которых помещается в дело нотариуса, второй — вручается заявителю. Расписка также может быть оформлена в виде записи на копии соответствующего документа.

Возврат нотариусом указанных документов заявителю производится под расписку, которая оформляется в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа или на имеющемся в деле нотариуса экземпляре расписки.

22. Регистрации подлежат все электронные документы и документы на бумажном носителе, получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки. Исключение составляют документы, в том числе электронные, необходимые для совершения конкретного нотариального действия, подтверждающие определенные факты или события (например, правоустанавливающие документы, документы, подтверждающие факт рождения, смерти), а также электронные документы и образы электронных документов на бумажном носителе, отображения на бумажных носителях информации, полученной из государственных реестров, федеральных информационных ресурсов, государственных регистров, ЕИС. (в ред. Приказа Минюста РФ от 30.09.2020 N 231)

23. Документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в журнале регистрации входящей корреспонденции в день их поступления, за исключением документов, указанных в пункте 25 Правил. (в ред. Приказов Минюста РФ от 17.04.2018 N 69, от 30.09.2020 N 231)

Журнал регистрации входящей корреспонденции ведется в электронной форме в ЕИС. Каждая запись журнала содержит: (в ред. Приказов Минюста РФ от 17.04.2018 N 69, от 30.09.2020 N 231)

1) регистрационный номер (присваиваемый нотариусом порядковый номер регистрации документов с начала года); (в ред. Приказа Минюста РФ от 30.09.2020 N 231)

2) дату регистрации; (в ред. Приказа Минюста РФ от 30.09.2020 N 231)

3) указанные отправителем дату и номер (при наличии) документа; (в ред. Приказа Минюста РФ от 30.09.2020 N 231)

Что изменится в Правилах нотариального делопроизводства с 1 сентября 2021 г.?

92. Дела, в том числе реестры, книги, журналы постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения с момента их открытия до момента передачи в соответствующий архив в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подлежат временному хранению по месту их формирования. В случае прекращения полномочий нотариуса, сформировавшего дела, они подлежат временному хранению у нотариуса, которому дела переданы в соответствии с Правилами.

93. Течение срока хранения дел начинается с 1 января года, следующего за годом окончания производства по делу.

94. Дела постоянного срока хранения по месту формирования хранятся не более 75 лет с момента их окончания.

95. По истечении срока временного хранения дела уничтожаются нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — лицом, ответственным за делопроизводство.

96. Дела постоянного срока хранения, передаваемые в соответствующий архив по описи (приложение N 18), должны быть полностью оформлены в соответствии с пунктом 69 Правил.

97. В случае возложения полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, на лицо, временно его замещающее, данному лицу передаются печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и номенклатурные дела текущего делопроизводства и находящиеся на временном хранении.

Периоды исполнения обязанностей лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, передача дел и печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации учитываются в журнале учета приема-передачи полномочий, дел нотариуса и печати (приложение N 19).

Журнал учета приема-передачи полномочий ведется в электронной форме в соответствии с Порядком замещения временно отсутствующего нотариуса, утвержденным приказом Минюста России от 29.06.2015 N 148 (зарегистрирован Минюстом России 30.06.2016, регистрационный N 37822), и Порядком. (в ред. Приказов Минюста РФ от 17.04.2018 N 69, от 30.09.2020 N 231)

Если учет приема-передачи полномочий в журнале учета приема-передачи полномочий в электронной форме невозможен по объективным причинам нотариус учитывает передачу полномочий в журнале учета приема-передачи полномочий, дел нотариуса и печати на бумажном носителе с указанием причин, по которым регистрация передачи полномочий в электронной форме невозможна, в том числе: отсутствие возможности внесения сведений в единую информационную систему нотариата по техническим причинам (например, отсутствие электроснабжения, доступа к информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», единой информационной системе нотариата в связи с плановыми профилактическими работами). (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

98. Документы, подтверждающие уважительность причин невозможности исполнения нотариусом своих служебных обязанностей, формируются в соответствующее дело. (в ред. Приказа Минюста РФ от 05.07.2019 N 133)

99. В случае длительного отсутствия нотариуса (более трех месяцев), невозможности исполнять им свои полномочия и (или) содержать архив, а также сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, изменения территории его деятельности, увольнения нотариуса, работающего в государственной нотариальной конторе, или работника, ответственного за делопроизводство, дела и документы передаются по акту:

нотариусом, занимающимся частной практикой, — другому нотариусу, определенному приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой;

нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, — нотариусу, ответственному за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, в соответствии с приказом территориального органа;

нотариусом, ответственным за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, — другому нотариусу, работающему в государственной нотариальной конторе, определенному приказом территориального органа, либо нотариусу, занимающемуся частной практикой, определенному приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой;

работником, ответственным за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, — нотариусу, ответственному за делопроизводство, или другому работнику в соответствии с приказом территориального органа.

109. Отбор дел для уничтожения производится по окончании календарного года нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — лицом, ответственным за делопроизводство.

110. Дела, срок хранения которых истек, выделяются для уничтожения.

Производится полистный просмотр дел с целью их отбора для уничтожения. Отбор дел к уничтожению по заголовкам на обложках не допускается.

111. Отобранные для уничтожения дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, составляемый в двух экземплярах. (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

Акт о выделении к уничтожению документов подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — нотариусом, ответственным за делопроизводство. Подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Отбор документов для уничтожения производится после составления в порядке, предусмотренном пунктом 80 Правил, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

112. Акт о выделении к уничтожению документов в течение трех месяцев после окончания календарного года представляется для согласования экспертной комиссии, которой проверяется правильность отбора документов для уничтожения (проводится экспертиза ценности документов).

На основании экспертизы ценности документов экспертная комиссия определяет необходимость исключения отобранных для уничтожения дел из акта о выделении к уничтожению документов.

В случае принятия экспертной комиссией решения об исключении из представленного акта дел его текст изменяется подготовившим данный акт нотариусом (работником), ответственным за делопроизводство.

113. Акт о выделении к уничтожению документов, согласованный экспертной комиссией, представляется на утверждение в нотариальную палату (в случае уничтожения дел нотариуса, занимающегося частной практикой) или в территориальный орган (при уничтожении дел государственной нотариальной конторы). (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

114. Дела, отобранные для уничтожения, должны быть уничтожены нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой в течение 30 дней со дня утверждения акта.

Дела уничтожаются любым доступным способом, отвечающим требованиям о неразглашении содержащейся в них информации и невозможности восстановления текста уничтоженных документов.

115. На акте о выделении к уничтожению документов делается отметка о дате и способе уничтожения дел. Отметка подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — нотариусом, ответственным за делопроизводство, с проставлением даты и заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

116. Один экземпляр акта о выделении к уничтожению документов с отметкой об уничтожении дел хранится в делах нотариуса, другой — передается нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, а государственной нотариальной конторой — в территориальный орган. (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

Для граждан
Для бизнеса

Арбитражный процессуальный кодекс РФ
Бюджетный кодекс РФ
Водный кодекс Российской Федерации РФ
Воздушный кодекс Российской Федерации РФ
Градостроительный кодекс Российской Федерации РФ
ГК РФ
Гражданский кодекс часть 1
Гражданский кодекс часть 2
Гражданский кодекс часть 3
Гражданский кодекс часть 4
Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации РФ
Жилищный кодекс Российской Федерации РФ
Земельный кодекс РФ
Кодекс административного судопроизводства РФ
Кодекс внутреннего водного транспорта Российской Федерации РФ
Кодекс об административных правонарушениях РФ
Кодекс торгового мореплавания Российской Федерации РФ
Лесной кодекс Российской Федерации РФ
НК РФ
Налоговый кодекс часть 1
Налоговый кодекс часть 2
Семейный кодекс Российской Федерации РФ
Таможенный кодекс Таможенного союза РФ
Трудовой кодекс РФ
Уголовно-исполнительный кодекс Российской Федерации РФ
Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации РФ
Уголовный кодекс РФ

Минюст обновил Правила ведения нотариального делопроизводства: что изменилось

Федеральный закон от 22.04.1996 N 39-ФЗ (ред. от 02.07.2021)

«О рынке ценных бумаг» (с изм. и доп., вступ. в силу с 13.07.2021)
Федеральный закон от 27.07.2010 N 190-ФЗ (ред. от 02.07.2021)

«О теплоснабжении»
Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ (ред. от 02.07.2021)

«Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»

Указ Президента РФ от 02.09.2021 N 512

«О внесении изменения в Положение о Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 13 октября 2004 г. N 1313»
Указ Президента РФ от 02.09.2021 N 511

«О внесении изменений в состав Комиссии при Президенте Российской Федерации по предварительному рассмотрению вопросов назначения судей и прекращения их полномочий, утвержденный Указом Президента Российской Федерации от 17 февраля 2021 г. N 97»
Указ Президента РФ от 02.09.2021 N 510

«О внесении изменения в Порядок подготовки проектов правовых актов и поручений Президента Российской Федерации, проектов правовых актов Правительства Российской Федерации об определении единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) товаров, работ, услуг при осуществлении их закупок для государственных нужд, утвержденный Указом Президента Российской Федерации от 14 сентября 2020 г. N 558»

Постановление Правительства РФ от 01.09.2021 N 1461

«О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 16 декабря 2020 г. N 2130»
Постановление Правительства РФ от 01.09.2021 N 1459

«О внесении изменений в Правила маркировки обувных товаров средствами идентификации»
Распоряжение Правительства РФ от 31.08.2021 N 2417-р

«О внесении изменений в распоряжение Правительства РФ от 21.09.2004 N 1222-р»

Правовые основы деятельности
Нормативные акты
Постановления Европейского Суда по правам человека

Судебная практика
Конституционный Суд
Верховный Суд

Научно-методические материалы
По вопросам надзора за исполнением федерального законодательства
По иным вопросам надзорной деятельности

Статистические данные
Об использовании выделяемых бюджетных средств
О деятельности органов прокуратуры

Меняются правила нотариального делопроизводства

Новости Генеральной прокуратуры России
Новости прокуратур субъектов федерации
События Генеральной прокуратуры

Мероприятия и встречи
Интервью и выступления

Печатные издания
Видео
К сведению СМИ
Инфографика

Конкурс
Участие в конкурсе
Этапы конкурса
Итоги конкурса
Аккредитация СМИ

Информационные материалы

Социальные ролики

Наглядные материалы

Прокурор разъясняет

Порядок обращения граждан
График приема

Интернет приемная

Уведомления об экстремизме
Статусы уведомлений

Прямая линия для предпринимателей

19. Входящие документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору, проходят следующую обработку.

Нотариусом определяется правильность доставки документов: ошибочно доставленные документы без вскрытия конвертов возвращаются в отделение связи для пересылки по принадлежности. Конверты вскрываются, проверяется наличие документов и приложений к ним. При отсутствии в конверте документа или приложения к документу составляется акт об отсутствии документов или иных вложений в почтовых отправлениях (приложение N 2), один экземпляр которого направляется адресату, а второй — приобщается к полученным документам.

21. Документы, в том числе заявления, могут быть приняты нотариусом на личном приеме.

Если нотариусу на личном приеме переданы подлинные документы, необходимые для нотариального производства, но при этом нотариальное действие не совершается в день принятия документов или совершается без заявителя (например: документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство, переданные нотариусу до истечения шести месяцев со дня открытия наследства, документы для совершения протеста векселя), заявителю выдается расписка в получении документов нотариусом (далее — расписка), заверенная подписью нотариуса и оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Исключение составляют принятые на личном приеме заявления, подлежащие регистрации и (или) специальному учету.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 4 мая 2018 года приказом Минюста России от 17 апреля 2018 года N 69.

Расписка составляется в двух экземплярах, один из которых помещается в дело нотариуса, второй — вручается заявителю. Расписка также может быть оформлена в виде записи на копии соответствующего документа.

Возврат нотариусом указанных документов заявителю производится под расписку, которая оформляется в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа или на имеющемся в деле нотариуса экземпляре расписки.

22. Регистрации подлежат все электронные документы и документы на бумажном носителе, получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки. Исключение составляют документы, в том числе электронные, необходимые для совершения конкретного нотариального действия, подтверждающие определенные факты или события (например, правоустанавливающие документы, документы, подтверждающие факт рождения, смерти), а также электронные документы и образы электронных документов на бумажном носителе, отображения на бумажных носителях информации, полученной из государственных реестров, федеральных информационных ресурсов, государственных регистров, ЕИС.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231.

(Дополнительно включена с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231)

55. Все имеющиеся у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе документы формируются в дела посредством их группировки в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела, за исключением дел, книг, журналов и реестров, хранящихся в ЕИС, если иное не установлено пунктами 166.1-166.3 Правил.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231.

56. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу (например, договоры страхования профессиональной ответственности нотариуса), нотариальному действию (например, договоры об ипотеке), определенной области деятельности нотариуса (например, личные дела работников) и т.д.

57. В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, ведущихся в течение нескольких календарных лет.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 26 июля 2019 года приказом Минюста России от 5 июля 2019 года N 133.

Внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке, если Правилами не установлено иное. В делах, содержащих переписку по различным вопросам, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Минюст разработал Правила нотариального делопроизводства

55. Все имеющиеся у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе документы формируются в дела посредством их группировки в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела, за исключением дел, книг, журналов и реестров, хранящихся в ЕИС, если иное не установлено пунктами 166.1 — 166.3 Правил. (в ред. Приказа Минюста РФ от 30.09.2020 N 231)

57. В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, ведущихся в течение нескольких календарных лет. (в ред. Приказа Минюста РФ от 05.07.2019 N 133)

Внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке, если Правилами не установлено иное. В делах, содержащих переписку по различным вопросам, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

58. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

— помещать в дела документы в соответствии с заголовками дел в утвержденной номенклатуре дел;

— раздельно формировать в дела документы с различными сроками хранения, кроме документов, относящихся к разрешению конкретного вопроса (нотариального действия);

— группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

— не помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

По объему дело, как правило, не должно превышать 250 листов. Если количество листов в деле превышает 250, дело подразделяется на тома или части тома.

Приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Если после помещения приложения в дело его объем составит свыше 250 листов, то приложение может формироваться в отдельный том, о чем в документе делается отметка.

В случаях если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносятся заголовок и индекс дела, а также порядковый номер тома (части тома). (в ред. Приказа Минюста РФ от 05.07.2019 N 133)

59. Постановления нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещаются в конкретные наследственные дела.

60. Постановления об отложении нотариальных действий или об отказе в их совершении помещаются в соответствующие номенклатурные дела вместе с документами, в отношении которых они вынесены. (в ред. Приказа Минюста РФ от 30.09.2020 N 231)

В случае если указанные документы не остаются в делах нотариуса, постановления формируются в отдельное дело. (в ред. Приказа Минюста РФ от 30.09.2020 N 231)

Постановления об отложении нотариальных действий, совершаемых удаленно, или об отказе в совершении нотариальных действий удаленно хранятся в электронной форме в ЕИС. (в ред. Приказа Минюста РФ от 30.09.2020 N 231)

61. Постановления нотариуса, не указанные в пунктах 59, 60 Правил, группируются с документами, относящимися к разрешению вопроса, в отношении которого вынесено конкретное постановление нотариуса.

62. Оформление дела (далее — тома дела) состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего описание дела на обложке, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи. (в ред. Приказа Минюста РФ от 30.09.2020 N 231)

63. Дела подлежат оформлению при их заведении и после окончания ведения дела после завершения календарного года (за исключением переходящих дел).

64. Оформление дела при его заведении состоит из оформления обложки дела (приложение N 10) (дела постоянного хранения помещаются в твердую обложку), на которой указываются следующие реквизиты:

наименование нотариальной палаты;

фамилия, имя и отчество (при наличии) нотариуса, занимающегося частной практикой, наименование нотариального округа; наименование государственной нотариальной конторы полностью прописью; (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

номенклатурный индекс. Индекс переносится из номенклатуры дел, если дело состоит из нескольких томов, индекс дополняется номером тома;

заголовок дела (переносится из номенклатуры дел);

дата дела. Датой начала дела является дата первого документа, включенного в дело. Датами начала и окончания дела, содержащего нотариальные документы, являются даты первого и последнего нотариального документа. Дата дела оформляется словесно-цифровым способом. Дата начала и окончания дела может не указываться на обложках дел, содержащих номенклатуру дел, описи, отчеты и другие документы, даты которых отражаются в заголовках дел (например: «Номенклатура дел на 2017 год»). На обложках реестров, книг, журналов датами начала и окончания дела являются даты первой и последней записи в реестре, книге, журнале. Датами начала и окончания личного дела работника являются даты приказов о приеме и увольнении работника. (в ред. Приказов Минюста РФ от 17.04.2018 N 69, от 05.07.2019 N 133)

срок хранения дела (заполняется в соответствии с номенклатурой дел).

Абзац восьмой. — Утратил силу. (в ред. Приказа Минюста РФ от 05.07.2019 N 133)

65. После окончания дела проводится его полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения дела, устанавливаемых в соответствии с номенклатурой дел.

66. Исчисление срока хранения дел производится с 1 января года, следующего за годом их окончания.

67. Час��ично оформляются дела, хранящиеся 10 лет и менее.

Деловое письмо в 2020 году: как создавать, согласовывать и хранить

Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: акт

Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция

Как закрыть делопроизводственный год

К сожалению, не все потенциальные наследники общаются и поддерживают родственные отношения между собою. Особенно, когда дело доходит до получения наследства. Тому есть разные причины, но мы не будем сегодня заниматься «разбором полетов».

С принятием нового закона упрощается процедура получения сведений об открытии дела по наследству. Если раньше об этом можно было узнать только при личном посещении нотариальной конторы, которая работала по адресу последнего места проживания наследодателя, то теперь в этом нет необходимости.

Потенциальному наследнику достаточно зайти на сайт федеральной нотариальной палаты и открыть раздел «реестр наследственных дел», где следует указать Ф.И.О. наследодателя, даты его рождения и смерти. После этого появится уведомление, открыто ли наследственное дело и у какого нотариуса.

Ранее нотариусы не владели точной информацией, имел ли наследодатель имущество, приобретенное в браке. А ведь такое имущество является совместно нажитым независимо от того, на чье из супругов имя оно было оформлено документально.

По закону, половина такого имущества причитается вдове/вдовцу наследодателя. Но, поскольку нотариус не владел такими данными изначально, — это вызывало массу споров между наследниками, и нередко такие разногласия приходилось решать через суд.

С 2021 г. Росреестр будет предоставлять в нотариат сведения о наличии совместно нажитого имущества наследодателя и его супруга.

До принятия нового закона, нотариусы делали запросы в основные банковские учреждения, такие как Сбербанк, ВТБ и т.п. Таким образом, наследники платили за нотариальные услуги, но не имели гарантий, что получат необходимую информацию о вкладах и накоплениях умершего родственника.

Теперь ситуация меняется. Обусловлено это тем, что все без исключения банки обязаны будут предоставлять в ФИНС РФ сведения об открытии вкладов гражданами. Кроме того, нотариусы без труда смогут получать информацию из ПФР о наличии неполученной пенсии наследодателем.

Следовательно, сделав запрос в данные учреждения, нотариус получит необходимую информацию о вкладах и пенсионных накоплениях наследодателя, что упростит саму процедуру наследования, и родные умершего человека получат все причитающееся им имущество и денежные средства.

Предпосылкой к усиленной защите наследственных сделок стало предупреждение ФСБ РФ, заинтересовавшихся статистикой уголовных дел, число которых с каждым годом возрастает.

Сотрудники федерального ведомства акцентировали внимание нотариусов на необходимости тщательной проверки документов у граждан, претендующих на получение наследства. Проверке подлежат не только паспорта, но и различные свидетельства, документы из Росреестра и т.д.

Теперь в обязанности работников нотариальных контор входит:

1. проверка личности обратившихся граждан по единой биометрической системе ЦБ РФ;

2. нанесение на свидетельства о праве на наследство специальных QR-кодов, подделать которые достаточно сложно.

Тем не менее ранее выданные нотариусами документы без QR-кодов сохранят юр. силу и менять их будет не обязательно.

Согласно изменениям для изготовления бланков используется бумага формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Бланки документов должны быть с такими полями: 30 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее и нижнее.

Печать проставляется с охватом последних нескольких букв наименования должности подписавшего документ, или на отдельно выделенном для этого месте.

На копиях (фотокопиях) документов, которые остаются в делах нотариусов, проставляется отметка «согласно оригиналу», дата и подпись нотариуса.

Текст нотариального документа изготовляется с помощью общепринятых технических средств. Во время подготовки документа рекомендовано использовать шрифты размером 12 — 14 печатных пунктов и гарнитуру Times New Roman.

В случае отказа физического лица от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика указываются серия и номер паспорта.

Текст нотариальных документов излагается с соблюдением таких полей: 30 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 10 мм — нижнее (не ниже верхнего предела QR- кода).

В случае удостоверения правовой сделки от лица, не способного самостоятельно подписать документ, с одновременным заверением подлинности подписи расписавшегося вместо участника правовой сделки, считается, что совершаются два нотариальных действия, каждому из которых присваивается отдельный реестровый номер.

В случае поступления дополнительного заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство на вновь выявленное наследственное имущество по наследственному делу к делу приобщаются заявления наследников, документы, подтверждающие принадлежность наследодателю наследственного имущества, и другие документы, необходимые для выдачи свидетельства. Приобщенные документы нумеруются следующими порядковыми номерами после последней страницы наследственного дела.

Сноска. Заголовок главы 1 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

1. Настоящие правила по нотариальному делопроизводству (далее — Правила) разработаны в соответствии со статьей 4 Закона Республики Казахстан «О нотариате» (далее — Закон).

Правила устанавливают единый порядок ведения нотариального делопроизводства, электронного реестра в Единой нотариальной информационной системе (далее – электронный реестр ЕНИС):

нотариусом, занимающимся частной практикой (далее — частный нотариус);

государственными нотариусами государственной нотариальной конторы (далее — государственный нотариус).

2. Нотариальное делопроизводство ведется в соответствии с Законом Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан» и статьей 5 Закона.

3. Правила определяют порядок:

1) приема, регистрации и отправление документов;

2) составления номенклатуры дел;

3) формирования дел;

4) оформления дел, составления описи дел;

5) хранения документов;

6) передачи дел в частный нотариальный или государственный архив, обеспечения сохранности архивных документов;

7) уничтожения дел;

8) ведения реестра регистрации нотариальных действий, регистрации нотариальных действий;

9) оформления документов, предназначенных для совершения действий за границей;

10) использования печати, штампов и бланков нотариуса;

11) формирования и оформления наследственных дел. Учета завещаний.

4. Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивает:

частный нотариус;

государственный нотариус.

5. При увольнении или переводе государственного нотариуса организация и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов приказом территориального органа юстиции возлагается на другого государственного нотариуса.

В случае приостановления действия лицензии частного нотариуса, территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата принимают меры по передаче документов, находящихся в производстве нотариуса, другому частному нотариусу в порядке, предусмотренном настоящими Правилами.

В случае приостановления членства в нотариальной палате частного нотариуса, территориальная нотариальная палата принимает меры по передаче документов, находящихся в производстве нотариуса, другому частному нотариусу.

При прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата в течение десяти рабочих дней, со дня подписания приказа о прекращении действия лицензии нотариуса, принимают меры по передаче документов другому нотариусу или в частный нотариальный архив.

При выходе из членов территориальной нотариальной палаты, территориальный орган юстиции совместно с нотариальной палатой в течение десяти рабочих, со дня поступления заявления нотариуса о выходе из состава членов нотариальной палаты, осуществляет прием-передачу завершенных и оформленных дел в частный нотариальный архив.

Сноска. Пункт 5 в редакции приказа Министра юстиции РК от 12.12.2019 № 596 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

6. При прекращении действия лицензии частного нотариуса, право доступа к его данным, находящимся в электронном реестре ЕНИС, передаются в частный нотариальный архив.

Сноска. Заголовок главы 3 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

17. Номенклатура дел, составляется (не позднее 10 декабря текущего года) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года в трех экземплярах.

Номенклатура дел государственной нотариальной конторы утверждается руководителем территориального органа юстиции и согласовывается с государственным архивом.

Частный нотариус, утверждает номенклатуру дел по согласованию с частным нотариальным архивом.

18. В номенклатуру дел включаются наименования (заголовки) дел, отражающие всю документируемую деятельность, в том числе, — реестры, книги, журналы.

Номенклатура дел составляется на основе Примерной номенклатуры дел согласно приложению 5 к настоящим Правилам.

Примерная номенклатура дел предназначена для использования в качестве основного документа при подготовке номенклатуры дел, при определении сроков хранения дел в случае их отбора для передачи в архив или для уничтожения.

Снижение сроков хранения, установленных Примерной номенклатурой дел, при составлении номенклатуры дел не допускается.

В каждом разделе номенклатуры предусматриваются резервные индексы для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.

19. По окончании года в номенклатуру дел вносится итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел или томов по форме согласно приложению 6 к настоящим Правилам.

20. Экземпляр номенклатуры дел, как учетный документ для дел оперативного хранения, остается в архиве государственной нотариальной конторы или частного нотариуса.

Сноска. Заголовок главы 4 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

21. Все имеющиеся в государственной нотариальной конторе и у частного нотариуса, документы после их исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела.

22. В дела группируются документы одного года.

23. Не допускается включение в дела не относящихся к ним документов, а также черновиков и проектов документов.

24. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу или нотариальному действию.

25. По объему дело не должно превышать 180 листов. Приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), в последнем томе (части) добавляется слово «последний» («последняя»).

26. Экземпляр постановления нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещается в наследственное дело.

Экземпляр постановления об отложении нотариальных действий группируется с документами, связанными с отложенным нотариальным действием.

Сноска. Заголовок главы 5 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

27. Оформление дела состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего в себя формирование обложки дела, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи.

28. Дело помещается в обложку дела по форме согласно приложению 7 к настоящим Правилам.

29. После завершения дела в делопроизводстве проводится его полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения, устанавливаемого в соответствии с номенклатурой дел.

30. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения предусматривают:

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела;

составление внутренней описи документов дела;

брошюровку (подшивку) дела в твердую обложку;

заполнение всех реквизитов обложки дела согласно пункта 36 настоящих Правил.

31. В конце дела подшивается лист-заверитель дела по форме согласно приложению 8 к настоящим Правилам.

Лист-заверитель дела подписывается частным или государственным нотариусом, с указанием даты составления заверительной надписи, проставлением печати.

При изменении нумерации листов дела на листе-заверителе дела делается отметка об изменении.

32. На дела, постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 9 к настоящим Правилам.

Внутренняя опись документов дела подписывается частным или государственным нотариусом и подшивается в начале дела.

33. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

34. По окончании календарного года отдельно на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, оконченные в делопроизводстве, составляется опись дел постоянного хранения по форме согласно приложению 10 к настоящим Правилам. Опись представляет собой перечень заголовков дел, с указанием дат и количества листов в деле.

На дела временного (до 10 лет) хранения опись не составляется.

35. Документы, хранящиеся в делах частного нотариуса или в государственной нотариальной конторе, выдаются лицам, указанным в пункте 6 статьи 3 Закона.

Изъятие документов из дел производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан, при этом в дело вкладывают копии документов и акт (протокол) об изъятии подлинников.

Бесплатная юридическая помощь

Информация о федеральных государственных гражданских служащих Минюста России, ответственных за рассмотрение обращений граждан и организаций

Статья девятая основ о нотариате утверждает, что нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в строгом соответствии с правилами, которые утверждаются Минюстом России вместе с ФНП. Во исполнение данной нормы были утверждены правила нотариального делопроизводства (от 2009 года).

В данных правилах установлен единый порядок работы абсолютно всех нотариусов с документами, а также осуществления контроля над исполнением правил. Также они регулируют документирование и документооборот нотариуса начиная с момента создания либо же получения им документов до непосредственной передачи в архив либо же уничтожения, включая порядок работы с данными документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, дальнейшую подготовку документов к хранению либо же уничтожению.

Замечание 1

Для нотариального делопроизводства используется государственный язык страны, которым согласно шестьдесят восьмой статье Конституции РФ является русский. Вместе с данным языком нотариальное делопроизводство допустимо вести и на языке республики, которая входит в состав Российской Федерации, если таковой язык установлен данной республикой.

Согласно правилам нотариального делопроизводства приоритетной формой, необходимой для оформления документации в нотариальном делопроизводстве, является бумажный носитель. Но, при этом, копии документов, учетные и регистрационно-контрольные формы допустимо создавать, обрабатывать и хранить в базах данных на электронном носителе, но исключительно для учета и необходимого справочно-информационного обеспечения нотариальной деятельности.

В рамках нотариального делопроизводства каждый нотариус ведет:

Журнал регистрации входящей корреспонденции, а также отдельный журнал регистрации исходящей корреспонденции.
Журнал регистрации организационно-распорядительных документов.
Журнал учета касательно приема и передачи полномочий, а также дел нотариуса.
Книгу учета наследственных дел, а также алфавитную книгу учета наследственных дел.
Алфавитную книгу учета завещаний.
Книгу учета дел завещаний закрытого характера.
Книгу учета заявлений (поручений) касательно принятия должных мер по охране наследственного имущества.
Книгу учета заявлений (поручений) касательно принятия должных мер по управлению наследственным имуществом.
Книгу учета всех депозитных операций.
Алфавитную книгу, необходимую для учета кредиторов.
Реестры для регистрации нотариальных действий.

Имеющиеся у нотариуса книги, реестры, журналы до внесения в них первой записи обязательно должны прошиваться, а их листы – нумероваться. На оборотной стороне последнего листа производится обязательная запись о числе пронумерованных и сшитых листов, которая заверяется подписью должностного лица, а также оттиском печати нотариальной палаты в том случае, когда книги, реестры, журналы выдаются частнопрактикующим нотариусам, либо же подписью должностного лица, а также оттиском печати территориального органа юстиции в том случае, когда они выдаются нотариусам, работающим в государственных нотариальных конторах. Так как выдача нотариусам книг, реестров, журналов подлежит обязательной регистрации непосредственно в нотариальной палате либо же территориальном органе юстиции, то на них проставляются еще и дата выдачи и регистрационный номер.

Замечание 2

Ответственность за организацию и дальнейшее верное ведение делопроизводства, организацию хранения документов, учета и использования архивных нотариальных документов и их сдачу в соответствующий архив на последующее постоянное хранение несет конкретно частнопрактикующий нотариус. В государственной нотариальной конторе таковая ответственность возлагается согласно приказу территориального органа юстиции на одного из нотариусов, работающих в данной конторе.

Территориальные органы юстиции осуществляют контроль над исполнением Правил нотариального делопроизводства теми нотариусами, которые работают в государственных нотариальных конторах, а практикующих в частном порядке нотариусов контролируют территориальные органы юстиции вместе с нотариальными палатами субъектов страны с помощью проведения периодических совместных проверок.

Плановые проверки нотариусов, которые занимаются частной практикой, проводятся в строгом соответствии с утверждаемыми территориальным органом юстиции и нотариальной палатой ежегодными графиками проведения проверок. Для проверки создается отдельная комиссия, в которую должно входить не менее двух человек (представителей территориального органа юстиции, а также нотариальной палаты). Персональный состав данной комиссии утверждается по каждой из проверок отдельно. По итогам проведенной проверки составляется справка, отражающая положительные моменты исполнения специалистом Правил нотариального делопроизводства, а также замечания, обнаруженные в ходе проверки в том случае, если они были выявлены, и предложения. Справку составляют в трех экземплярах и подписывают проверяющие лица и непосредственно нотариус, в отношении которого проводилась проверка. Справки хранятся строго в территориальном органе юстиции, в нотариальной палате и у нотариусов, в отношении которых данная проверка была проведена.

Сравнительный анализ изменений в Правилах нотариального делопроизводства

Министерство юстиции и Федеральная нотариальная палата дали разъяснения по порядку работы нотариусов и по размеру тарифных плат при регистрации сделок с недвижимостью.

Министерство юстиции дало разъяснение о применении ряда своих приказов, подписанных 29 июля 2015 года в связи с изменениями в федеральный закон «О нотариате». В письме ведомства разъясняется порядок ведения реестра нотариусов, как в электронном виде, так и на бумажном носителе.

В частности оговаривается, что для включения нотариусов, работающие в государственных конторах, в качестве сведений о сдаче квалификационного экзамена должна вноситься дата получения гос.лицензии. Для регистрации остальных нотариусов в реестр будет заносится дата сдачи экзамена.

В письме разъясняются сроки применения приказов, касающихся сложения полномочий нотариусов, которые достигли возраста 75 лет, и проведения конкурсов на данное место. Также документ определяет порядок подачи заявления на временное замещение и применение положений о квалификационной комиссии при проведении экзамена.

В свою очередь Федеральная нотариальная палата дала разъяснение о том, что с 15 января 2021 года все сведения, касающиеся «исполнительной надписи, свидетельствовании подлинности подписи заявителей при государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, удостоверении сделок, направленных на отчуждение доли или части доли в уставном капитале обществ с ограниченной ответственностью, договоров залога доли или части доли в уставном капитале обществ с ограниченной ответственностью, решений органов управления хозяйственных обществ» должны вноситься в Реестр нотариальных действий.

Новый регламент устанавливает исчерпывающий перечень документов, которые нужны для удостоверения сделок и иных действий. Нотариусы будут не вправе требовать с заявителей документы, которые прямо не поименованы в регламенте. При этом большинство необходимых для совершения нотариальных действий сведений нотариусы станут получать самостоятельно.

По новым правилам основными источниками информации будут не сами заявители, а государственные реестры, федеральные информационные ресурсы, государственные регистры, а также единая информационная система нотариата.

Запросить с юрлица или ИП какие-либо сведения нотариус сможет в случаях отсутствия данной информации в госреестрах и информационной системе нотариата.

Причем, если данные сведения в регламенте не указаны, истребовать их нотариус будет не вправе.

Регламент четко устанавливает, что нотариус не должен требовать от заявителя представления информации, которую он может получить самостоятельно в электронной форме, в том числе из государственных реестров.

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. С 01.01.2021 нотариусы в своей работе будут руководствоваться новым регламентом.

2. Регламент устанавливает исчерпывающий перечень документов, которые нужны для удостоверения сделок и иных действий.

3. Нотариусы не смогут требовать предоставления сведений и документов, не указанных в регламенте, а также информации, которую они могут получить самостоятельно в госреестрах и информационной системе нотариата.

Исчерпывающий объем информации, необходимой для удостоверения договоров, приведен в разделе 7 регламента. Иную информацию нотариус требовать не вправе. При этом перечень сведений, запрашиваемых от заявителей по сделкам, также ограничен.

Для удостоверения сделок заявителям необходимо будет предоставить нотариусу лишь сам договор и необходимые пояснения по нему. Лично и непосредственно со слов заявителей нотариус запрашивает информацию об условиях и цене сделки, юридически значимых сообщениях, о понимании участниками сделки ее правовых последствий.

Все сведения о принадлежности имущества и основаниях для регистрации прав нотариус получает самостоятельно по данным Единого государственного реестра недвижимости (ЕГРН). Также из ЕГРН нотариус будет получать следующую информацию:

о кадастровом номере объекта недвижимости, его описании, об ограничениях прав и обременениях объекта недвижимости;
сведения о существующих правопритязаниях и заявленных в судебном порядке правах требования в отношении объекта недвижимости;
о правах третьих лиц в отношении объекта недвижимого имущества.

Документы, подтверждающие принадлежность имущества, нотариус вправе запрашивать только при отсутствии таких сведений в ЕГРН. Как правило, это касается прав на имущество, возникших до 31.01.1998.

Информацию о залоге движимого имущества, права на которое не подлежат регистрации, нотариус устанавливает на основании сведений реестра уведомлений о залоге движимого имущества ЕИС.

Новые правила определяют источники получения информации при удостоверении договоров об отчуждении или залоге доли в уставном капитале обществ с ограниченной ответственностью.

Так, о полномочиях лиц на распоряжение долей в уставном капитале нотариус узнает из ЕГРЮЛ, об оплате отчуждаемой доли – из списка участников и документов, подтверждающих оплату доли, о наличии дополнительных требований к порядку отчуждения или залога доли – из устава общества.

Правила нотариального делопроизводства (от 30.09.2020 № 231). С приложениями.

Указанный документ подписан Минюстом России и Федеральной нотариальной палатой. Регламент начнет действовать с 1 января 2021 года и установит строгий перечень информации, которую вправе запросить нотариус в рамках того или иного нотариального действия, а также методы ее фиксации.

При том, что в настоящее время Основами законодательства Российской Федерации о нотариате перечень такой информации не определен.

Надо отметить, что четко прописанный перечень документов с необходимыми для нотариуса сведениями позволит исключить разночтения в требованиях к заявителям и обеспечить единую правоприменительную практику у всех нотариусов страны. После начала действия регламента нотариус будет не вправе требовать с клиента по своему усмотрению какие-то документы, перечисленные в регламенте. При этом ожидается, что регламент значительно облегчит и саму работу нотариуса.

Документ четко прописывает, какие документы нотариус должен запрашивать у граждан, а какие обязан находить сам, чтобы удостоверить свою личность. Такое правило в нормативном акте вводится впервые.

Случается, что граждане начинают уговаривать нотариуса выписать доверенность, скажем, по студенческому билету. Или рабочему пропуску. Такие просьбы не могут быть удовлетворены, ибо документ должен иметь серьезный статус, признаваться государством в качестве удостоверения личности. В первую очередь это паспорт.

В период оформления паспорта нотариус по новому закону примет временное удостоверение личности гражданина РФ. В данном случае также допустимы военный билет, заграничный паспорт, удостоверение моряка и т.п.

При этом возникает главный вопрос: какие еще документы должен принести человек для различных нотариальных действий. Теперь не придется бегать по инстанциям, чтобы собрать пакет справок для визита к нотариусу. Нотариат постепенно переходит на работу в режиме одного окна.

Президент Федеральной нотариальной палаты Константин Корсик считает, что прежде всего регламент направлен на защиту прав граждан. Такой четкий порядок, по его мнению, позволит обеспечить единую правоприменительную практику для всех нотариусов страны.

При нарушении регламента (например, при запросе не заявленных в нем сведений в рамках того или иного нотариального действия) нотариусу грозит дисциплинарное наказание.

Но главное в том, что введение регламента, по мнению Константина Корсика, снижает риск оспаривания нотариальных действий. Гражданин, выбирая нотариальную форму, получает стопроцентное доказательство его добросовестности и законности совершенного им юридического действия.

Оформляемыми каждым нотариусом организационно-распорядительными документами в точном соответствии с Правилами нотариального делопроизводства признают документы, которые напрямую связаны с осуществлением нотариального действия, но никак не касаются документального оформления данного действия. Это:

Постановления (не считая связанных согласно действующему законодательству с документальным оформлением нотариального действия, а конкретно о выдаче денежных средств на похороны наследодателя, касательно аннулирования ранее выданного свидетельства о праве на наследство и проч.).
Распоряжения.
Поручения.
Запросы касательно истребования сведений, а также документов.

Отличительной чертой организационно-распорядительных документов можно считать обязательность указания в них довольно внушительного числа реквизитов, среди которых:

наименование нотариальной палаты российского субъекта (на документах тех нотариусов, которые практикуют в частном порядке);
наименования нотариального округа либо же государственной нотариальной конторы;
фамилия, инициалы, должность специалиста;
дата, а также номер приказа территориального органа юстиции, согласно которому нотариус был назначен на должность;
вид документа (распоряжение, постановление и проч.);
наименование документа (касательно отказа в совершении нотариального действия и проч.);
точная дата; регистрационный номер;
место составления;
непосредственно текст документа;
подпись нотариуса; оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба страны.

Правила нотариального производства внесли определенную ясность в порядок совершения нотариусом своей подписи на разных документах. Например, проставляемая в конце организационно-распорядительного документа подпись нотариуса должна состоять из наименования его должности, личной подписи, а также расшифровки подписи, что выглядит следующим образом:

Нотариус____(личная подпись)___И.О. Фамилия

Организационно-распорядительные документы подлежат обязательной регистрации в журнале организационно-распорядительных документов, а оригиналы данных документов помещаются в советующие номенклатурные дела нотариуса.

Кроме организационно-распорядительных документов нотариусам в процессе осуществления своей деятельности довольно часто приходится составлять и отправлять разнообразные письма.

Определение 1

Письмами нотариуса называют оформляемые нотариусом документы, которые не связаны с документальным оформлением нотариального действия.

К таковым документам причисляют ответы на запросы, которые поступили нотариусу; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; различные уведомления; справки и прочие аналогичные документы.

Замечание 3

Правила нотариального делопроизводства предусматривают оформление писем нотариуса строго на его личном бланке.

В отличие от организационно-распорядительных документов письма нотариуса содержат в себе меньшее число реквизитов, считающихся обязательными. В письмах нотариуса помимо непосредственно текста указывается фамилия и инициалы, должность, наименование нотариального округа либо государственной нотариальной конторы, место, а также точная дата составления и исходящий регистрационный номер письма, его адресат, отметка об имеющихся приложениях, если таковые есть, а также подпись нотариуса. В письмах, которые исходят от нотариуса, занимающегося частной практикой, кроме перечисленных выше реквизитов указывают наименование нотариальной палаты российского субъекта, членом которого данный нотариус является.

Вместе с тем в выдаваемых нотариусом справках касательно совершенных нотариальных действий, отнесенных Правилами нотариального делопроизводства к разновидностям писем нотариуса, предусмотрен расширенный список обязательных реквизитов. Подобные справки помимо указанных выше реквизитов обязаны содержать наименование, ссылку на документ, на основании которого они выдаются; оттиск нотариальной печати с воспроизведением Государственного герба страны. Помимо этого в них допустимо указывать дату и номер приказа территориального органа юстиции касательно назначения нотариуса на должность.

В проставляемой подписи нотариуса в письмах, которые, как уже говорилось ранее, оформляются строго на личном бланке, должность специалиста не указывается. В том случае, когда документ либо письмо выдаются индивидом, который замещает временно отсутствующего нотариуса, вне зависимости от формы бланка, на котором они оформляются, подпись данного индивида в обязательном порядке должна содержать указание статуса данного индивида, его личную подпись с обязательной расшифровкой. При оформлении это выглядит так:

Временно исполняющий обязанности нотариуса (личная подпись) И.О. Фамилия

Замечание 4

Документация, которая поступает нотариусу по почте либо же принимается им на личном приеме, подлежит обязательной обработке.

При поступлении документов по почте нотариус сначала проверяет верность их доставки. В том случае, когда документы доставлены данному нотариусу по ошибке, они подлежат обязательному возврату в отделение связи для дальнейшей пересылки по принадлежности. Далее нотариус вскрывает конверты, которые ему адресованы, и обязательно проверяет наличие в них документов и приложений (если таковые имеются). При отсутствии в конверте документа либо же приложения к нему об этом составляется соответствующий акт по установленной форме, один экземпляр которого направляется адресату, второй же приобщается к полученным документам. Если поступившее нотариусу обращение не содержит никаких данных о фамилии, а также почтовом адресе заявителя, то таковое обращение можно считать анонимным и нотариусом оно не рассматривается. Конверты, в которых нотариусу поступают документы, обычно уничтожаются. Но в некоторых ситуациях, к примеру, для фиксации сведений касательно времени отправки либо же получения документов, касательно адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к поступившим документам.

Во время принятия на личном приеме подлинных документов, которые необходимы для совершения нотариального действия не в день принятия документов либо же для совершения нотариального действия без заявителя, заявителю нотариусом выдается расписка, которая заверяется подписью и оттиском гербовой печати нотариуса. Подобными документами, к примеру, могут быть документы, которые нужны для выдачи свидетельства касательно права на наследство и переданные нотариусу до истечения полугода с момента открытия наследства, либо же документы, которые необходимы для совершения протеста векселя. Возврат нотариусом таковых документов заявителю тоже производится строго под расписку, выдаваемую, в свою очередь, заявителем в виде отдельного документа либо же в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого оригинала документа. В том случае, если нотариусом на личном приеме принимаются копии документов, то расписка об их получении выдается нотариусом исключительно по просьбе заявителя. Выдаваемая нотариусом расписка составляется в двух экземплярах, один из которых выдается непосредственно заявителю, а второй помещается в дело нотариуса.

Документы, которые нотариус получает в связи с осуществлением нотариальной деятельности, вне зависимости от способа, которым они были доставлены, подлежат обязательной регистрации в журнале входящей корреспонденции. Не регистрируются только те документы, которые нужны для совершения определенного нотариального действия и подтверждающие конкретные события либо факты (в частности, правоустанавливающие документы, документы, которые подтверждают факт рождения либо смерти и проч.).

Нотариальное делопроизводство 2021

от 16 апреля 2014 года №78

Об утверждении Правил нотариального делопроизводства

(В редакции Приказа Министерства юстиции Российской Федерации от 21.12.2016 г. №297)

В соответствии со статьями 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 года №4462-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, №10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, №50, ст. 4855; 2004, №27, ст. 2711, №35, ст. 3607, №45, ст. 4377; 2005, №27, ст. 2717; 2006, №27, ст. 2881; 2007, №1 (ч. I), ст. 21, №27, ст. 3213, №41, ст. 4845, №43, ст. 5084; 2008, №52 (ч. I), ст. 6236; 2009, №1, ст. 14, 20, №29, ст. 3642; 2010, №28, ст. 3554; 2011, №49 (ч. V), ст. 7064, №50, ст. 7347; 2012, №27, ст. 3587, №41, ст. 5531; 2013, №14, ст. 1651, №51, ст. 6699) приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Правила нотариального делопроизводства.

2. Признать утратившими силу:

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 года №403 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (зарегистрирован Минюстом России 17.12.2009, регистрационный №15675);

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 8 апреля 2010 года №81 «О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19.11.2009 №403» (зарегистрирован Минюстом России 22.04.2010, регистрационный №16977);

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 23 ноября 2010 года №360 «О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 года №403» (зарегистрирован Минюстом России 01.12.2010, регистрационный №19090).

Предусмотрена возможность совершения нотариусами новых нотариальных действий:

исполнительной надписи для взыскания задолженности в бесспорном порядке в виде электронного документа;
принятие на хранение электронных документов;
удостоверение равнозначности электронного документа, изготовленного нотариусом в ином формате, электронному документу, представленному нотариусу[1].

Предусмотрена возможность совершения некоторых нотариальных действий с помощью сети Интернет удаленно, то есть без личной явки обратившегося лица к нотариусу.
На текущий момент Законом установлен следующий перечень нотариальных действий, которые могут быть совершены удаленно:

свидетельствование верности перевода документа с одного языка на другой;
передача электронных документов физических и юридических лиц другим физическим и юридическим лицам;
принятие в депозит и на депонирование безналичных денежных средств;
совершение исполнительной надписи в виде электронного документа;
принятие на хранение электронных документов;
обеспечение доказательств в виде осмотра информации в сети Интернет;
получение выписки из реестра уведомлений о залоге движимого имущества;
удостоверение равнозначности электронного документа, изготовленного нотариусом в ином формате, электронному документу, представленному нотариусу.

Новеллой станет размещение на ряде нотариальных документов, изготовленных на бумажных носителях специальной машиночитаемой маркировки (QR-кода), с помощью которой можно будет осуществлять проверку информации о нотариальном документе.
QR-код будет содержать дату, регистрационный номер и вид нотариального действия, ФИО и нотариальный округ нотариуса, данные о заявителях, их представителях.
Предполагается, что любое лицо сможет просканировать QR-код на нотариальном документе с помощью смартфона и проверить, действительно ли выдавался этот документ.
Перечень документов, предусматривающих проставление QR-кода, является исчерпывающим и включает в себя удостоверяемую сделку (в том числе, доверенность), свидетельство, протест векселя, исполнительную надпись, документ, обеспечивающий доказательства, документ, время предъявления которого удостоверено нотариусом.

8. Регистрации подлежат все поступающие документы.

9. Для учета документов и контроля за их исполнением ведется:

журнал регистрации входящих документов в ЕНИС по форме, согласно приложению 1 к настоящим Правилам;

журнал регистрации исходящих документов в ЕНИС по форме, согласно приложению 2 к настоящим Правилам.

10. На входящих документах в правом нижнем углу первой страницы ставится регистрационный номер по журналу регистрации входящих документов и дата их регистрации.

11. На исходящих документах проставляется регистрационный штамп по образцу согласно приложению 3 к настоящим Правилам.

12. Документы направляются адресатам по почте (с направлением копии на известные электронные адреса) или вручаются нарочно.

Изменились правила по нотариальному делопроизводству

13. Номенклатура дел составляется в трех экземплярах не позднее 10 декабря текущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Частный нотариус утверждает номенклатуру дел по согласованию с частным нотариальным архивом.

14. В номенклатуру дел включаются наименования (заголовки) дел, отражающие всю документируемую деятельность. Электронные документы и базы данных включаются в номенклатуру дел на общих основаниях.

В номенклатуре дел фиксируется форма документа (электронная с указанием носителя информации или бумажная).

Номенклатура дел составляется на основе Примерной номенклатуры дел согласно приложению 4 к настоящим Правилам.

15. По окончании года в номенклатуру дел вносится итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел или томов по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам.

16. Экземпляр номенклатуры дел, как учетный документ для дел оперативного хранения, остается в архиве государственной нотариальной конторы или частного нотариуса.

17. Все имеющиеся в государственной нотариальной конторе и у частного нотариуса документы после их исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела.

18. В дела группируются документы одного года.

19. Не допускается включение в дела не относящихся к ним документов, а также черновиков и проектов документов.

20. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу или нотариальному действию.

21. По объему дело не должно превышать 180 листов. Приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

22. Экземпляры постановлений нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещаются в наследственные дела.

Экземпляры постановлений об отложении нотариальных действий группируются с документами, связанными с отложенным нотариальным действием.

23. Оформление дела состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего в себя формирование обложки дела, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи.

24. Дело помещается в обложку дела по форме согласно приложению 6 к настоящим Правилам.

25. После завершения дела в делопроизводстве проводится его полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения, устанавливаемого в соответствии с номенклатурой дел.

26. Дела постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения предусматривают:

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела;

составление внутренней описи документов дела;

брошюровку (подшивку) дела в твердую обложку;

заполнение всех реквизитов обложки дела согласно пункту 32 настоящих Правил.

27. В конце дела подшивается лист-заверитель дела по форме согласно приложению 7 к настоящим Правилам.

При изменении нумерации листов дела на листе-заверителе дела делается отметка об изменении.

28. На дела постоянного и временного сроков (свыше десяти лет) хранения составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 8 к настоящим Правилам.

29. Дела временного (до десяти лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

30. По окончании календарного года отдельно на дела постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, оконченные в делопроизводстве, составляется опись дел постоянного хранения по форме согласно приложению 9 к настоящим Правилам. Опись представляет собой перечень заголовков дел с указанием дат и количества листов в деле.

На дела временного (до десяти лет) хранения опись не составляется.

31. Документы, хранящиеся в делах частного нотариуса или в государственной нотариальной конторе, выдаются лицам, указанным в пункте 6 статьи 3 Закона.

Изъятие документов из дел производится в соответствии с Уголовно-процессуальным кодексом Республики Казахстан, при этом в дело вкладывают копии документов и акт (протокол) об изъятии подлинников.

32. В случае возвращения ранее изъятых из дел документов, они вновь помещаются в дело, откуда, в свою очередь, изымаются их копии.

33. Журналы, заводимые нотариусом, до внесения в них первой записи прошиваются, листы их пронумеровываются. Количество пронумерованных и сшитых листов указывается на оборотной стороне последнего листа журнала.

34. Документы нотариального делопроизводства хранятся по месту их формирования в течение десяти лет.

При наличии условий для хранения документов нотариального делопроизводства, установленных Требованиями к помещению нотариуса, утвержденными приказом Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января 2012 года № 29, (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов Республики Казахстан № 7444), они хранятся по месту их формирования на весь период осуществления профессиональной деятельности нотариуса.

35. Частный нотариус, государственный нотариус обеспечивают сохранность документов и дел на период хранения документов.

36. Дела располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации, на корешках обложек указываются их индексы.

37. Частный нотариус по истечении десяти лет хранения и при отсутствии условий для хранения передает в течение календарного года, следующего за истекшим периодом хранения, в частный нотариальный архив завершенные и оформленные дела на хранение.

Частный нотариус, прекративший свою деятельность в соответствии со статьей 12 Закона, а также вышедший из членства территориальной нотариальной палаты, в течение десяти рабочих дней передает завершенные и оформленные дела на хранение другому нотариусу или в частный нотариальный архив соответствующего нотариального округа.

Допускается продление срока передачи завершенных и оформленных дел на хранение в частный нотариальный архив, но не более чем на два месяца.

38. Передача дел осуществляется по описям дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и номенклатуре дел.

39. Частный нотариус передает в частный нотариальный архив завершенные и оформленные дела постоянного, временного (семьдесят пять лет) срока хранения:

договоры об отчуждении земельных участков;

договоры об отчуждении жилых домов, квартир (документы, на основании которых они удостоверены);

оконченные наследственные дела;

свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов (если такое свидетельство выдано пережившему супругу в связи с заведенным в нотариальной конторе наследственным делом, то оно подшивается в наследственное дело);

Не подлежат сдаче в частный нотариальный архив нотариально удостоверенные завещания, в том числе секретные завещания, а также неоконченное наследственное дело.

40. В случае прекращения действия лицензии частного нотариуса, выходе или исключении частного нотариуса из членства территориальной нотариальной палаты, нотариально удостоверенные завещания, в том числе секретные завещания, а также неоконченные наследственные дела, в течение десяти рабочих дней передаются другому частному нотариусу по совместному решению территориального органа юстиции и территориальной нотариальной палаты.

В случае приостановления действия лицензии частного нотариуса, документы, находящиеся в производстве нотариуса, в течение десяти рабочих дней передаются другому частному нотариусу по совместному решению территориального органа юстиции и территориальной нотариальной палаты.

О произведенной передаче документов составляется акт приема-передачи документов по форме, согласно приложению 10 к настоящим Правилам.

41. Для хранения и обеспечения сохранности нотариальных документов в соответствии со статьей 29-1 Закона функционируют частные нотариальные архивы.

Частные нотариальные архивы являются филиалами территориальных нотариальных палат.

В частном нотариальном архиве хранятся документы, указанные в части 1 пункта 39 настоящих Правил.

42. В случае упразднения государственной нотариальной конторы завершенные и оформленные дела территориальный орган юстиции передает в государственный архив.

Правила нотариального делопроизводства 2021 год. Последняя редакция

46. Дела, срок хранения которых истек, выделяются к уничтожению после утверждения описи дел постоянного хранения и акта о выделении к уничтожению документов и дел за соответствующий период.

47. Отобранные к уничтожению дела оформляются актом о выделении к уничтожению документов и дел по форме согласно приложению 11 к настоящим Правилам.

48. Акт подписывается:

частным нотариусом;

государственным нотариусом, на которого возложены организация и ведение делопроизводства.

49. Акт представляется на одобрение экспертной проверочной комиссией (далее – ЭПК), состав которой определяется:

территориальной нотариальной палатой;

территориальным органом юстиции (при уничтожении дел государственной нотариальной конторы).

Акт, одобренный ЭПК, представляется на утверждение в территориальную нотариальную палату или территориальный орган юстиции.

Свежие
Посещаемые

УТВЕРЖДЕНА
решением Правления
Федеральной нотариальной палаты
от 12 ноября 2012 года

УТВЕРЖДЕНА
приказом Министерства юстиции
Российской Федерации
от 19 декабря 2013 года N 229

1. Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой (далее — Примерная номенклатура дел), представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в процессе деятельности государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой. Примерная номенклатура дел определяет порядок формирования документов в дела, систематизации, идентификации, индексации и сроки хранения дел и является методическим документом для составления индивидуальной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой (далее — индивидуальная номенклатура дел).

2. Разделы Примерной номенклатуры дел объединяют наименования дел по функциональному признаку в соответствии с деятельностью государственных нотариальных контор и нотариусов, занимающихся частной практикой.

3. При составлении Примерной номенклатуры дел учтены следующие нормативные правовые акты Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения:

Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 года N 4462-1;

Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 20, ст.2253; 2010, N 19, ст.2291, N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст.611);

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 (зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010, регистрационный N 18380) (далее — Перечень);

Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 года N 403 (зарегистрирован Минюстом России 17.12.2009, регистрационный N 15675), с изменениями, внесенными приказами Министерства юстиции Российской Федерации от 8 апреля 2010 года N 81 (зарегистрирован Минюстом России 22.04.2010, регистрационный N 16977), от 23 ноября 2010 года N 360 (зарегистрирован Минюстом России 01.12.2010, регистрационный N 19090).

4. Примерная номенклатура дел состоит из двух разделов: «Организация нотариальной деятельности» и «Совершение нотариальных действий». Внутри разделов заголовки дел сгруппированы с учетом их функциональной взаимосвязи.

В раздел «Организация нотариальной деятельности» включены дела: организационно-распорядительные, отчетности, финансирования и бухгалтерии, по работе с персоналом, регистрационно-контрольные и учетные.

В раздел «Совершение нотариальных действий» включены дела, связанные с совершением нотариальных действий.

Бытовые услуги • Телекоммуникационные компании • Доставка готовых блюд • Организация и проведение праздников • Ремонт мобильных устройств • Ателье швейные • Химчистки одежды • Сервисные центры • Фотоуслуги • Праздничные агентства

Свежие
Посещаемые

В соответствии со статьей 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 N 4462-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 1, ст. 10) приказываю:

1. Внести изменения в Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16.04.2014 N 78 (зарегистрирован Минюстом России 23.04.2014, регистрационный N 32095), с изменениями, внесенными приказами Минюста России от 21.12.2016 N 297 (зарегистрирован Минюстом России 22.12.2016, регистрационный N 44883), от 17.04.2018 N 69 (зарегистрирован Минюстом России 20.04.2018, регистрационный N 50841) и от 05.07.2019 N 133 (зарегистрирован Минюстом России 12.07.2019, регистрационный N 55246), согласно приложению.

2. Настоящий приказ вступает в силу с 29.12.2020.

Министр
К.А. ЧУЙЧЕНКО

Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.