Положение о договорном отделе предприятия образец

Цифровизация бухгалтерии

671 2

В последнее время значительно возросло количество неблагонадежных компаний на рынке, а это значит, что ваша организация может понести значительный ущерб, заключив договор с проблемным контрагентом.

На актуальность вопросов проверки контрагентов обратила внимание и ФНС России в письме от 16.03.2015 № ЕД-4-2/4124, настоятельно посоветовав налогоплательщикам самостоятельно, проявляя должную осмотрительность, проверять правовой статус налогоплательщиков.

Сразу оговоримся, что законодательством не предусмотрена обязанность проверять контрагентов по признакам добросовестности. Но доначисление налогов, наложение штрафных санкций, отказ в возврате НДС – это далеко не весь перечень рисков, которым подвергнется ваша организация, если заключит договор с «неблагонадежным» партнером.

С 19 декабря 2011 года Уголовный кодекс дополнен ст. 173.1, предусматривающей уголовную ответственность за создание фирм-«однодневок». Соответствующие поправки внесены в УК РФ Федеральным законом от 07.12.2011 № 419-ФЗ.

Правильно организовав проверку контрагента, вы сможете доказать проверяющим органам, что ваша организация проявила должную осмотрительность перед заключением договора, и тем самым снизить свои риски!

• Свежие
• Посещаемые

Основными функциями договорного отдела являются:

1. разработка проектов договоров, обеспечение их согласования и проверка на соответствие законодательству;
2. проверка договоров, присланных контрагентами, в случае необходимости — подготовка протокола разногласий и согласования разногласий;
3. учет договоров;
4. оценка системы эффективности ведения договорной работы на предприятии, принятие мер по ее улучшению;
5. обучение руководителей подразделений и иных специалистов, работающих с договорами;
6. разработка документации по ведению договорной работы и т.п.

Эти и другие функции отдела ложатся в основу положения о договорном отделе.

Государственные стандарты в части оформления положений носят рекомендательный характер, и организация сама может решать, использовать ей их или нет. Как правило, при составлении Положений используется типовая структура, в которую вносятся, в соответствии со спецификой делопроизводства, принятого в организации, коррективы. На нашем сайте можно скачать образец и бланк положения для заполнения.

В положение о договорном отделе включаются следующие разделы:

1. общие положения;
2. задачи структурного подразделения;
3. функции структурного подразделения;
4. обязанности сотрудников;
5. права сотрудников;
6. ответственность;
7. заключительные положения.

В разделе приводятся ссылки на документы — нормативные акты и стандарты, на основании которых составлено положение, дается определение договорного отдела и его место в структуре предприятия, оговаривается структура самого отдела.

Задачи и функции

В разделах излагаются соответственно задачи и функции отдела. Раздел должен быть максимально подробным. На основании функций отдела определяются его задачи и обязанности работников.

Перечисляются обязанности и права сотрудников. Список обязанностей может быть общим, поскольку более подробно обязанности каждого сотрудника излагаются в соответствующей должностной инструкции. С этой целью в документе делается пометка: «сотрудник должен руководствоваться требованиями настоящего положения, должностной инструкции и иных ЛНА».

В данном разделе говорится об общей ответственности подразделения за ненадлежащее выполнение возложенных на него функций.

Заключительные положения

В заключительных положениях оговаривается порядок вступления положения в силу и порядок утверждения изменений, а также, при необходимости, указывается дата введения документа в действие.

Главные задачи и цели деятельности Юридической Компании ЮСАКТУМ (JUSACTUM) – надежная правовая защита бизнеса (организаций, предприятий, иных юридических лиц), уменьшение (предотвращение/пресечение) правовых и финансовых рисков, содействие в становлении и дальнейшем развитии бизнеса, эффективное сопровождение проектов бизнеса в различных сферах экономики и отраслях права.

Мы действительно выигрываем в судебных спорах! В отличие от других наша компания не дает стопроцентных гарантий, обещая достичь невозможного. Мы лишь делаем все возможное и зависящее от нас для достижения положительного результата. Высокое качество нашей работы подтверждают благодарности наших доверителей, выигранные нами судебные дела, подготовленные и успешно используемыми нашими юристами в судебных разбирательствах процессуальные и иные правовые документы, а также — принятые в пользу наших Клиентов судебные акты!

• Закон и право действуют – доверьтесь профессионалам: 8 (495) 790-98-06!

Ключевая специализация нашей компании – представительство в арбитражных судах и ведение дел по арбитражным спорам, в том числе ведение дел по:

✔ строительным спорам и спорам, возникающим из ненадлежащего исполнения договоров строительного подряда, государственных контрактов, инвестиционных соглашений;

✔ спорам о защите интеллектуальных прав, спорам о защите исключительных прав на товарные знаки (иные средства индивидуализации), спорам о защите патентных прав, спорам о защите авторских прав;

✔ земельным спорам и спорам о правах на недвижимое имущество;

✔ договорным спорам, возникающим из неисполнения или ненадлежащего исполнения договоров различных видов;

✔ корпоративным и иным экономическим спорам.

Успешный опыт ведения арбитражных дел и представительства в арбитражных (третейских) судах, суде по интеллектуальным правам подтверждается вынесенными в пользу наших Клиентов судебными актами арбитражных судов, суда по интеллектуальным правам, а также процессуальными документами и иными правовыми документами, разработанными арбитражными юристами и адвокатами нашей компании.

Со стоимостью юридических услуг по ведению дел в арбитражных судах, суде по интеллектуальным правам, юридическому сопровождению бизнеса, защите личных активов частных клиентов можно ознакомиться, перейдя по указанным ссылкам.

Подробная информация о нашей компании, ее конкурентных преимуществах и принципах работы, порядке работы наших юристов, об успешном опыте предоставления юридических услуг бизнесу и ведения арбитражных дел по различным категориям споров, содержится в вышеперечисленных рубриках, посетить которые вы можете, перейдя по указанным ссылкам.

Раздел 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.1. Положение о договорной работе (далее – Положение) в ________________________________ (наименование компании) разработан в целях определения порядка организации и осуществления Договорной работы в Компании.

1.1.2. Задачи Положения в сфере Договорной работы:

• разграничение компетенции между подразделениями Компании;
• определение порядка и форм взаимодействия между подразделениями Компании;
• определение ответственности за нарушение порядка осуществления Договорной работы.

1.1.3. Действие Положения распространяется на любые договоры, за исключениями, установленными Положением и иными внутренним документами Компании.

Действие Положения не распространяется на трудовые договоры и другие соглашения, подпадающие под действие трудового законодательства.

На договоры, заключаемые в рамках проектов, действие Положения распространяется, если иное не установлено решением об открытии проекта.

1.1.4. Положение является локальным нормативным актом и содержит нормы трудового права, обязательные для исполнения всеми сотрудниками Компании.

1.1.5. На основании Положения или в соответствии с ним могут быть разработаны и утверждены иные локальные нормативные акты, в том числе субположения, инструкции и др.

1.1.6. Право толкования положений Положения, в том числе используемых в нем терминов и определений, право разъяснения порядка применения Положения принадлежит исключительно правовому подразделению.

Договорная работа: современный подход и регламентация

1.2.1. Для целей Положения термины и определения имеют значения, изложенные в настоящем разделе или далее по тексту Положения.

1.2.2. База данных договоров – база данных Договоров Компании в электронной форме.

1.2.3. Бухгалтерия – структурное подразделение Компании, осуществляющее ведение бухгалтерского учета.

1.2.4. Виза – надпись «СОГЛАСОВАНО», проставляемая в Результате согласования договора.

1.2.5. Визовый экземпляр — предназначенный для согласования экземпляр проекта договора в электронном виде (в редактируемом формате (Microsoft Word, Excel и т. д.) или в виде отсканированной копии при отсутствии документа в редактируемом формате).

1.2.6. Виды договоров – группы договоров в соответствии с частью второй Гражданского кодекса РФ (купля-продажа, поставка, розничная купля-продажа, аренда, аренда недвижимости, возмездное оказание услуг и т. п.).

1.2.7. Договор – аналогично действующему законодательству.

1.2.8. Договорная работа – комплекс мероприятий по заключению Договоров, в том числе по их изменению и дополнению, а также по исполнению, прекращению Договоров, их учету, хранению и т. д.

1.2.9. Документы по исполнению договора – документы, подтверждающие исполнение обязательств из договора, первичные учетные документы, иные документы, связанные с исполнение обязательств из договора: товарные, товарно-транспортные накладные, акты сдачи-приемки, акты о выполнении работ, оказании услуг, акты экспертизы или проверки товара по количеству, качеству, комплектности, таможенные декларации, платежные поручения, чеки, акты сверки расчетов, акты зачета и другие подобные документы.

1.2.10. Досье договора – совокупность документов и материалов, относящихся к договору.

1.2.11. Запрос согласования договора – электронное сообщение, содержащее уведомление о необходимости согласования договора, с вложением в него Визового экземпляра (Приложение № 1).

1.2.12. Компания – _______________________________________ (наименование компании).

1.2.13. Ответственное подразделение — подразделение Компании, на которое в соответствии с внутренними документами Компании возлагается обязанность подготовки, заключения договора и организации исполнения договорных обязательств.

1.2.14. Ответственный руководитель – руководитель Ответственного подразделения.

1.2.15. Ответственный исполнитель — сотрудник Ответственного подразделения, непосредственно на которого возложены обязанности по подготовке, заключению договора и организации исполнения договорных обязательств.

1.2.16. Параметры безопасности — критерии, по которым осуществляется проверка контрагентов Компании (Приложение № 2).

1.2.17. Парафирование – подписание Уполномоченным лицом каждой страницы договора, подтверждающее соответствие текста Чистового экземпляра выработанному в результате согласования Визовому экземпляру или стандартной форме договора.

1.2.18. Приложения – любые приложения к договору (приложения, спецификации, графики, протоколы разногласий, протоколы согласований, любые иные документы к договору об изменении (дополнении) его условий, а также любые иные возможные приложения). Все Приложения являются неотъемлемой частью договора.

1.2.19. Результат согласования договора – электронное сообщение, содержащее результат процедуры согласования договора, в том числе:

• полный исходный текст Запроса согласования договора, включая Визовый экземпляр;
• Визу или замечания.

1.2.20. Уполномоченное лицо – сотрудник Компании, уполномоченный в установленном внутренними документами порядке рассматривать и согласовывать проекты договоров и фиксировать установленные Положением факты.

1.2.21. Чистовой экземпляр – предназначенный для подписания экземпляр проекта договора в бумажном виде.

1.2.22. Электронная карточка договора – элемент Базы данных договоров, обобщающий информацию о конкретном договоре.

1.2.23. Все термины и определения, предусмотренные настоящим разделом, могут использоваться как в единственном, так и во множественном числе без ущерба для их значения.

1.2.24. Термины и определения, значение которых прямо не определено для целей Положения, используются в его тексте в значении, закрепленном в законодательстве и иных внутренних документах Компании.

1.2.25. . . . . . . . . . . . . …. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.1. Заключение договора может быть инициировано:

• руководителем подразделения Компании не ниже _____________________;
• Ответственным руководителем по направлению деятельности возглавляемого подразделения.

1.3.2. Предварительно контрагент по Договору определяется Ответственным руководителем до момента направления договора на согласование.

Окончательно контрагент по договору определяется лицом, которое будет заключать (подписывать) договор от имени Компании, до момента подписания договора.

Ответственный руководитель может согласовать контрагента по Договору с лицом, которое будет заключать (подписывать) договор от имени Компании, в любое время до момента подписания Договора.

1.3.3. Перед направлением проекта договора на согласование должна быть осуществлена проверка контрагента по Параметрам безопасности, для чего Ответственным исполнителем в Блок безопасности представляется следующая информация о контрагенте:

• полное и сокращенное наименование;
• ОГРН;
• ИНН;
• место нахождения (юридический адрес), фактический и почтовый адреса;
• Ф. И. О. руководителя, главного бухгалтера.

При наличии, Ответственным исполнителем по электронной почте или в бумажном виде представляются документы, перечисленные в абзацах 3-10 пункта 4.1.3 Положения.

1.3.4. Проверка контрагента по Параметрам безопасности должна быть проведена Блоком безопасности в следующие сроки:

• для контрагентов, находящихся в г. __________ – 3 рабочих дня;
• для контрагентов, находящихся вне г. __________ – 7 рабочих дней.

1.3.5. С контрагентом, в отношении которого выявлены безусловные Параметры безопасности, договор не может быть заключен.

1.3.6. С контрагентом, в отношении которого выявлены условные Параметры безопасности, договор может быть заключен под личную ответственность лица, которое будет заключать (подписывать) договор от имени Компании.

1.3.7. Ответственный исполнитель обязан . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . …

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.8. Если договор необходимо заключить при наличии условного Параметра безопасности, Ответственный руководитель должен в Результате согласования договора проставить следующую надпись: «РЕКОМЕНДУЮ ПОДПИСАТЬ ДОГОВОР ПРИ НАЛИЧИИ УСЛОВНОГО ПАРАМЕТРА БЕЗОПАСНОСТИ».

Наличие указанной в настоящем пункте надписи в Результате согласования договора означает наличие рекомендации Ответственного руководителя заключить договор при наличии условного Параметра безопасности.

Ответственный руководитель и лицо, которое будет заключать (подписывать) договор от имени Компании, обязано проявить разумность и добросовестность при определении необходимости заключения договора при наличии условного Параметра безопасности.

1.3.9. Запрещается направление на согласование проекта договора:

• по которому не определен контрагент;
• в отношении которого не предусмотрены соответствующие расходы в бюджете доходов и расходов и бюджете движения денежных средств, за исключением случаев, предусмотренных процессом бюджетирования (сверхлимитные расходы, расходы из резерва и прочее);
• с лицом, которое не прошло проверку по Параметрам безопасности, за исключением договоров с:

— органами государственной власти и местного самоуправления;

— контрагентов, с которыми у Компании на момент заключения Договора существуют заключенные и не исполненные полностью Договоры, если со стороны данного контрагента отсутствуют случаи неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договору (проверка таких контрагентов должна быть осуществлена в течение 7 рабочих дней с момента направления на согласование проекта Договора).

1.3.10. Любой обмен информацией (документами) внутри Компании при осуществлении Договорной работы, в том числе при: проверке контрагента по Параметрам безопасности; согласовании проектов договоров; рекомендации к подписанию при наличии замечаний или условных Параметров безопасности и т. д., осуществляется при помощи электронной почты, если иное не предусмотрено Положением или не вытекает из существа информации (документа).

1.3.11. Договорная работа в Компании должна осуществляться с учетом . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.12. Ответственные подразделения обязаны планировать и осуществлять Договорную работу с учетом обстоятельств, предусмотренных Положением, и других объективных обстоятельств.

1.1. Настоящее Положение устанавливает общие нормы о порядке заключения и исполнения договоров, соглашений, контрактов, приложений к ним (далее — договоров).

1.2. Положение разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.3. Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения, выполнения и прекращения действия договоров, заключаемых между ____________________ (далее — Агентством) и контрагентами, определяется действующим законодательством Российской Федерации и настоящим Положением.

1.4. Подготовка проектов договоров, организационное обеспечение заключения договоров, а также контроль за их исполнением возлагаются на соответствующее структурное подразделение Агентства, должностное лицо, которое по поручению Генерального директора (далее по тексту – ГД) или иного руководителя по указанию ГД является исполнителем.

1.5. Консультационная поддержка и правовая экспертиза возлагаются на юрисконсульта Агентства.

2.1. Договором признается соглашение двух и более лиц (юридических и физических) об установлении, изменении или прекращении взаимных прав и обязанностей.

2.2. Условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для гражданско-правового договора и включение которых в договор является обязательным:

а) предмет, отражающий суть устанавливаемых правоотношений между контрагентами;

б) цена договора или порядок ее определения (может отражаться непосредственно в тексте Договора, либо в соответствующем Приложении к Договору с обязательным отражением его как неотъемлемой части данного Договора);

в) сроки выполнения сторонами своих обязательств по договору;

г) порядок расчетов; д) права и обязанности сторон; е) ответственность за неисполнение обязательств; ж) порядок урегулирования и разрешения споров;

з) юридические адреса (почтовые реквизиты), сведения о банковских счетах, номера факсов и контактных телефонов, адрес электронной почты (при наличии такового).

Специалист договорного отдела: как организовать договорную работу в компании

5.1. Проект договора, разработанный соответствующим структурным подразделением в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения и возвращенный контрагентом с протоколом разногласий, должен быть рассмотрен юрисконсультом совместно с соответствующим подразделением в течение 3-х (трех) рабочих дней.

5.2. Если представленные разногласия принимаются, то соответствующее структурное подразделение в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения готовит новый проект договора с учетом предложений (замечаний), который визируется и передается на подпись в порядке, установленном п. 6 настоящего Положения.

5.3. Если предложения отклоняются, то соответствующее структурное подразделение в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения передает контрагенту договор с протоколом разногласий и заключением о мотивах отклонения его предложений (замечаний).

5.4. Если подготовленный контрагентом договор вызывает возражения у соответствующего структурного подразделения в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения или у юрисконсульта, протокол разногласий готовится соответствующим структурным подразделением или юрисконсультом, у которого возникли замечания (предложения) по договору.

• Торговля в кредит
• Таможенное оформление
• Сертификация
• Внешняя торговля
• Комиссионная торговля

• Лицензирование
• МЧС
• Налоги и сборы
• Законодательство
• ГИБДД
• Военный учет
• Субсидирование
• Трудовое нормирование

• Претензионные
• Регламенты
• Служебные
• Договоры
• Договорная работа
• Доверенности
• Архивное дело
• Переписка

• Почта
• ЖКХ
• Производство
• Недвижимость
• Страхование
• Оценка
• Строительство
• Транспорт
• Общепит
• Госслужба
• Банковские
• Образование
• Медицина
• Игорный бизнес
• Туризм
• Агропром
• Автосервис

• Должностные инструкции
• Охрана труда
• Кадровый учет
• Гражданские состояния
• Аттестация персонала
• Миграционная служба
• Миграция
• Характеристики
• Соискание и найм
• Персональные данные

• Бухгалтерский учет
• Воинский учет
• Бюджетный учет
• Тендерная документация
• Оформление бизнеса

г. ___________

«__»________ 20__ г.

_________________________ в лице ________________________, действующего на основании _________________, именуемый в дальнейшем «Заказчик», с одной стороны, и _________________________ в лице ________________________, действующего на основании _________________, именуемый в дальнейшем «Подрядчик», с другой стороны, именуемые в дальнейшем «Стороны», заключили настоящий договор, в дальнейшем «Договор», о нижеследующем:

Шаблон положения о договорной работе на предприятии: скачать образец

Внимание

Положение о договорном отделе – документ, содержащий в себе назначение данного отдела, его функции, задачи, которые поставлены перед сотрудниками отдела, а так же ответственность возложенную на них в процессе выполнения прямых обязанностей. На крупных предприятиях, договорной отдел является самостоятельным структурным подразделением.

Руководителем предприятия назначается лицо, возглавляющее договорной отдел. Таким образом, все работники данного структурного подразделения подчиняются в первую очередь прямому начальнику, а уже после руководителю предприятия непосредственно.

Ответственным лицом за качество работы данного отдела, является руководитель данного отдела. Также он несёт индивидуальную ответственность в случаях

• несоответствие документов с действующем законодательством;
• если была составлена, утверждена или предоставлена не достоверная отчетность;
• недобросовестное отношение и качество выполнение к документам и распоряжениям руководства;
• спользование сотрудниками служебной информации в личных целях;
• нарушение трудового порядка работниками отдела.

Ответственность рядовых сотрудников отдела устанавливается должностной инструкцией.
В своей деятельности, данный отдел руководствуется законодательством Российской Федерации, федеральным законодательством, международными договорами Российской Федерации, уставом компании, настоящим положением и т.д.

Договорной отдел является самостоятельным структурным подразделением организации. Договорной отдел создается, реорганизуется и ликвидируется приказом руководителя организации.

Назначение, функции, задачи и ответственность отдела определены положением об отделе. Договорной отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом директора предприятия.

На крупных предприятиях имеются отделы, чья деятельность связана с составлением договоров.

Если работа отдела договоров поставлена хорошо, организации будет проще осуществлять финансовое планирование. Кроме того, увеличится скорость оборота средств и снизится задолженность перед контрагентами.

Заинтересованность в таком вопросе проявляют фирмы, у которых отлажен большой поток средств от реализации договоров поставок.

Главной задачей начальника отдела выступает грамотное управление подчиненными ему людьми и отлаживание работы отдела в целом.

Кандидат на рассматриваемую должность должен отвечать некоторым требованиям. К ним в первую очередь относится наличие диплома, подтверждающего окончание высшего учебного заведения.

Каждая организация устанавливает конкретные требования относительно наличия опыта работы на управляющей должности, потому что минимальный порог в законодательстве не оговаривается.

Начальник договорного отдела в своей деятельности руководствуется положениями действующих законов, уставной документацией компании, методическими материалами и правилами трудового распорядка.

Помимо вышеперечисленных требований, данный специалист должен знать положения законов, действующих в отношении договорной сферы предприятия, а также налоговое, гражданское и трудовое законодательство.

В число правомочий руководителя договорного отдела включены:

• раздача поручений подчиненным относительно решения вопросов, отнесенных к его сфере деятельности;
• осуществление контроля за исполнением порученных производственных заданий;
• направление запросов и получение по ним информации, необходимой для выполнения им своих должностных обязанностей;
• реализация взаимодействия с другими компаниями, организациями, органами по кругу вопросов, лежащих в пределах его компетенции.

При необходимости организация может прописать в должностной инструкции дополнительные права руководителя.

Похожие записи: