Документы при приеме на работу 2021 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы при приеме на работу 2021 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

• Выбор способа ведения трудовой книжки: разъяснения ведомств

• Запись в бумажной трудовой книжке при переходе на электронную трудовую книжку

• Комментарий к проекту порядка ведения и хранения трудовых книжек: чего ждать кадровикам?

Оформляем прием на работу в 2021 году

Напомним, что завершить сбор заявлений о выборе способа ведения нужно было до 31 декабря прошлого года включительно. Работникам, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки, надо было вернуть ее, а остальным — продолжать вести одновременно с электронной трудовой книжкой (далее — ЭТК).

В новом году к работодателю могут обратиться лица, у которых не было возможности подать такое заявление до 31 декабря 2020 (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):

• работники, не исполняющие трудовые обязанности за которыми сохранено место работы:
• на период отпуска или временной нетрудоспособности (например, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком);
• на период отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;
• лица имеющие трудовой стаж, но по состоянию на 31 декабря 2020 не состоявшие в трудовых отношениях.

Обратите внимание, что данный список является открытым.

Указанные выше лица вправе сделать это в любое время, подав работодателю заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве (Письмо Минтруда России от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933).

С 2021 не нужно оформлять бумажные трудовые книжки тем, кто впервые будет устраиваться на работу. Законодатель не предусмотрел для этой категории права выбора, поэтому работодатель может вести на них только ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

К вам могут приходить устраиваться на работу лица, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки на прошлом месте работы, свидетельствовать об этом будет сделанная в ней запись. В этом случае продолжать вести бумажную трудовую книжку не надо, так как информация об отказе бывшем работодателем уже передана в ПФР, поэтому вернуться к ведению бумажной трудовой книжке на новом месте работы будет невозможно. Разъяснения по этому вопросу приведены Минтрудом России в Письме от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180.

В начале года кадровику надо собрать заявления о выборе способа ведения трудовой книжки с сотрудников, которые в январе 2021:

• вышли на работу после болезни, из отпуска, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;
• устроились к вам на работу, имеют трудовой стаж, и не работали на 31 декабря 2021.

Напомним, что работникам нет необходимости каждый год писать заявления на предоставление стандартных вычетов по НДФЛ на себя, детей и студентов. Вам достаточно получить одно заявление, которое и будет являться основанием для предоставления вычетов в течение нескольких лет.

В новом году написать заявление следует только работникам, у которых:

• в заявлении прошлого года указан конкретный налоговый период — календарный год;
• изменились обстоятельства получения вычета, например, 18-летний ребенок стал студентом, родился еще один ребенок.

А вот справку с места учебы для получения вычета на студента работник должен предоставлять ежегодно, в ней должны быть указаны период и форма обучения (Письмо Минфина от 21.07.2020 № 03-04-05/63596).

В начале года кадровику надо собрать заявления на стандартные вычеты с сотрудников:

• указавших в заявлении прошлого года налоговый период — 2020 год;
• у которых изменились обстоятельства получения вычета;
• устроившихся к вам на работу в новом году.

С тех, кто придет к вам на работу не с начала года, кроме заявления и обычных документов подтверждающих право на вычет, надо справку о доходах с предыдущего места работы.

«>

В прошлом году утвердить график отпусков следовало до 17 декабря 2020 (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В графике отпусков надо было указать всех работников, которые состояли с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения, даже тех, кто уволился до конца года (Письмо Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395).

Работодатель не обязан вносить изменения в утвержденный график отпусков при приеме новых работников, поскольку такой порядок трудовым законодательством не установлен, а отсутствие таких изменений не может являться основанием для привлечения к административной ответственности.

На практике этот вопрос решается двумя способами:

• никакие изменения в действующий график отпусков не вносятся, а новый работник при желании уйти в отпуск просто пишет заявление о предоставлении отпуска и согласовывает его с руководителем (ч. 1 ст. 123 ТК РФ);
• к действующему графику отпусков оформляется приложение по унифицированной форме № Т-7 куда включаются сведения об отпусках новых работников. Приложение утверждается в том же порядке, что и график.

Вы можете закрепить выбранный вами способ в локальном правовом акте, но делать это не обязательно, так как это право, а не обязанность работодателя.

Включать в график отпусков новых сотрудников надо только в случае, если такой порядок установлен локальным актом вашей организации.

Сразу скажем, что в СЗВ-М включать самозанятых исполнителей по ГПД не нужно, т.к. ваша компания не является в отношении этих лиц страхователем (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, п. 1 ст. 419 НК РФ.)

Напомним, что сведения о застрахованных физических лицах, работающих по ГПД, надо отражать в СЗВ-М за все периоды действия договора, независимо от подписания акта и оплаты.

Внутри компании организуйте документооборот так, чтобы информация обо всех сделках с физическими лицами, работающих по ГПД была у сотрудника ответственного за подготовку и сдачу СЗВ-М.

Постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п) устанавливает следующие сроки для подачи СЗВ-ТД в 2021 году:

• при приеме на работу или увольнении — следующий рабочий день после издания приказа;
• при прочих кадровых мероприятиях (перевод, например) или изменения способа ведения трудовой книжки (для тех, кто ранее оставил бумажный вариант) — 15 число следующего месяца.

Если численность работников 25 человек и больше, сдавать СЗВ-ТД нужно в электронном виде. Если меньше, то можно сдать бумажную форму.

Обратите внимание, что с 1 января 2021 введена административная ответственность за непредставление в установленный срок формы СЗВ-ТД и представление сведений в неполном объеме или в искаженном виде (п. 8 ст. 1 Федерального закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ). Размер штрафа для должностных лиц организации составляет от 300 до 500 руб. Данный штраф может применяться и к руководителю организации (ст. 2.4 и 15.33.2 КоАП).

С 1 января 2021 не забывайте подавать СЗВ-ТД на следующий рабочий день после издания приказа о приеме на работу или увольнении.

Вступили в силу поправки введенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ к гл. 49.1 ТК РФ, выделим основные моменты:

• теперь можно утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
• время взаимодействия сотрудника с работодателем считается рабочим;
• уволить удаленного работника кроме общих случаев, установленных ТК РФ, можно еще по двум основаниям:
• не выходит на связь более 2 рабочих дней подряд;
• не может работать на прежних условиях в связи с переездом в другую местность;
• подписывать трудовой договор (изменять, расторгать) следует только усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — ЭП), для работника допускается усиленная неквалифицированная (ЭП);
• взаимодействовать с сотрудником можно любыми способами, главное фиксировать получение электронных документов, конкретный порядок следует установить в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
• компания должна будет предоставлять сотруднику оборудование и другие средства, также он может использовать собственное (арендованное) имущество, но в этом случае надо компенсировать ему расходы;
• определены два вида временной дистанционной работы:
• непрерывная — на срок не более 6 месяцев,
• периодическая — когда идет чередование работы дома и в офисе;
• режим экстренной удаленной работы вводится в двух случаях:
• на основании решения органа государственной власти или местного самоуправления;
• в случаях возникновения угрозы жизни или нормальных жизненных условий, например, эпидемия, производственная авария, пожар и др.

Экстренный режим вводится принятием локального нормативного акта, в это случае получать согласие сотрудников на перевод и вносить изменения в трудовые договоры не нужно.

Если же компания не может перейти на удаленную работу вследствие своего вида деятельности, придется оплачивать работнику простой по независящим от сторон причинам в размере не менее двух третей оклада (тарифной ставки).

Для крупных компаний удобнее будет разработать и утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте, при необходимости внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка и Положения об оплате труда и др. Если организация небольшая закрепите порядок и условия удаленной работы в трудовых договорах с работниками.

В начале года кадровику надо проверить условия трудовых договоров в части соответствия поправкам в ТК РФ об удаленной работе, при необходимости внесите в них изменения путем заключения дополнительных соглашений с работниками.

Напоминаем, что сдать вы его должны до 15 февраля. Постановление Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п утверждает единый порядок сдачи отчетности.

Совет Если вы приняли или уволили кого-то с работы — отчитаться надо не позднее следующего рабочего дня. Если изменений в штатной структуре не было — нулевой отчет не сдается.

Какие сведения войдут в отчет за январь:

• о заявлениях на форму трудовой книжки в январе 2021, если работники не написали их в 2020 году;
• о тех работниках, по которым вы ни разу за 2020 год не передавали данные в ПФР (по состоянию на 1.01.2020 г);
• о переводах, которые оформлены в январе 2021.

Проверьте себя и уточните сроки сдачи кадровой отчетности в 2021 году.

Здесь тоже внесены изменения — утвердили право работодателя устанавливать любую форму общения, которая удобна обеим сторонам. Основное внимание уделите тому, чтобы впоследствии вы смогли доказать, что отправляли работнику корреспонденцию, и он ее получил.

Упростили правила использования электронной подписи — усиленная квалифицированная ЭП применяется только при оформлении допсоглашений и договоров. В остальных случаях можно использовать простую ЭП.

Разработайте ЛНА о переводе на временную удаленную работу в исключительных ситуациях и согласуйте его с профсоюзом. Официально установлено разрешение оформлять перевод работника на удаленную работу дополнительным соглашением к трудовому договору. Внесите в ЛНА способы взаимодействия с удаленными работниками:

• колдоговоре;
• трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Совет Трудовой договор на бумаге направляйте удаленному сотруднику, если он об этом попросит

Подробнее об оформлении удаленного работника и разработке ЛНА о временной дистанционной работе читайте в этой статье.

С 1 января 2021 увеличен МРОТ. Необходимо внести изменения в ЛНА, трудовые договоры. Размер МРОТ влияет на величину зарплаты и пособий.

Об изменении узнайте подробнее из нашего материала.

Список документов, представляемых будущим сотрудником при заключении трудового контракта, приводится в ст. 65 ТК РФ. Эти документы являются обязательными. Их можно условно разделить на 2 группы. Первая — это документы, которые обязан представить любой работник любому работодателю. Вторая — документы, которые должен представить работник, имеющий определенный статус, или документы, обязательно запрашиваемые нанимателем в связи с особенностями предлагаемой работы.

К первой группе относятся:

• паспорт или иное удостоверение личности;
• трудовая книжка;
• СНИЛС.

ВНИМАНИЕ! С 01.04.2019 работник может предоставить либо страховое свидетельство, либо электронный документ — подтверждение регистрации в системе персучета.

К документам, которые требует наниматель в связи с неким особым статусом работника или особенностями деятельности, относятся:

• документы воинского учета (для военнообязанных и подлежащих призыву);
• диплом, сертификат об образовании, присвоенной квалификации (для исполнителей, которым по должности необходимы специальные знания и навыки);
• справка об отсутствии судимости, уголовного производства в отношении работника по установленной форме (для привлечения к работе, исполнителями которой не могут быть граждане, имеющие судимость или прецедент уголовного преследования).

Некоторые из перечисленных позиций нуждаются в дополнительных комментариях.

Паспорт — это основной документ, удостоверяющий личность гражданина РФ. Иным удостоверением личности, кроме паспорта, может быть:

• свидетельство о рождении — в случае оформления трудовых отношений с работником, не достигшим 14-летнего возраста;
• иностранный паспорт для работников, являющихся гражданами других государств, временно пребывающих/проживающих на территории России;
• военный билет, приписное свидетельство, паспорт моряка и пр. для лиц, связанных с военной службой;
• справка об освобождении и другие документы, оформленные органами внутренних дел РФ.

Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж работника.

Порядок заполнения трудовых книжек подробно описан в статье «Роструд разрешил «штамповать» трудовые книжки».

Трудовая книжка может не представляться совместителями (ст. 283 ТК РФ). Когда работник принимается на работу впервые и, следовательно, не имеет трудовой книжки, наниматель обязан ее оформить (ст. 65 ТК РФ).

Налоговое законодательство предоставляет работникам льготы по уплате НДФЛ в виде налоговых вычетов, гарантирует оплату социальных пособий. Также дополнительными льготами в соответствии с трудовым законодательством пользуются некоторые категории работников: многодетные родители, инвалиды, доноры, обладатели ученой степени (звания) и др.

Для того чтобы в полной мере реализовать указанные льготы и гарантии на новом месте работы, работник представляет нанимателю документы, которые не указаны законодательством ни в качестве обязательных, ни в качестве дополнительных. Это могут быть:

• справка о доходах 2-НДФЛ с прошлого места работы;
• справка о сумме заработной платы за 2 календарных года для расчета пособий;
• документы, подтверждающие состав семьи;
• другие документы, подтверждающие статус гражданина, позволяющий использовать льготу.

Перечисленные документы представляются работником нанимателю в добровольном порядке. Оформление и выплата налоговых вычетов и социальных пособий осуществляется работодателем исключительно по заявлению работника на основе перечисленных выше документов.

Изменения в работе кадровиков в 2021 году

Прием на работу предполагает выпуск кадровой службой работодателя установленных документов для формирования личного дела нового сотрудника и обеспечения кадрового учета работодателя.

К таким документам относятся:

• трудовой договор;
• приказ о приеме на работу (с приказом ознакомьте работника под подпись в течение 3 дней);
• личная карточка работника.

Формы указанных документов унифицированы и утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Подробнее см. в материале «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Документы при поступлении на работу в соответствии с ТК РФ представляются работником по законному требованию нанимателя согласно установленному перечню. Работодатель, имея специальные требования к работнику или предлагая специфическую работу, может требовать представления дополнительных документов, однако такое требование должно соответствовать федеральному законодательству, НПА Президента РФ, Правительства РФ. Трудовым законодательством воспрещается требовать от работника представления каких-либо других дополнительных документов, кроме указанных.

Если у вас есть сотрудники, которых взяли на работу до 2020 года и с тех пор с ними ничего не происходило и они не подавали заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой, значит, по ним вы еще ни разу не сдавали отчет в ПФР.

По таким сотрудникам надо сдать форму СЗВ-ТД до 15 февраля 2021 года. В форму внесите последнюю вашу запись из раздела «Сведения о работе» бумажной трудовой на 01 января 2020.

В связи с переходом на ЭТК инструкция приема на работу сотрудника в 2021 выглядит так:

• Наниматель запрашивает у гражданина документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ.
• Далее работодателем осуществляется проверка способа ведения трудовой книжки. Если работник отказался от ведения бумажного документа или поступает на работу впервые, сведения о трудовой деятельности оформляются в электронном виде.
• Трудовой договор и приказ о принятии на работу оформляются как обычно.
• Отчетность СЗВ-ТД направляется в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления приказа.

НОВЫЙ РАБОТНИК — 2021: ВЕСТИ ЛИ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ И КАК ПОДАТЬ СЗВ-ТД

Пилотный проект по запуску прямых выплат из ФСС стартовал 2011 года и развивался поэтапно — каждый год к нему подключились новые регионы.

Проект предполагает, что работодатель самостоятельно рассчитывает пособие, но перечисляет лишь те суммы, которые выплачиваются за его счет — например, больничные за первые три дня.

Далее работодатель отправляет заявление ФСС, а выплату причитающейся суммы за счет ФСС выплачивает непосредственно сам фонд.

Расширяется перечень дорогостоящих видов лечения, по которым с 2021 года можно получить социальный вычет НДФЛ. Теперь в список входит, например, ортопедическое лечение зубов, лечение бесплодия методом ЭКО, паллиативная медицинская помощь и другие виды. Ограничение по размеру совокупного социального вычета на лечение сохранили на прежнем уровне — не более 120 000 рублей за год.

«Получить социальные вычеты можно не только за медуслуги, но и за назначенные врачом лекарства, и за страховые взносы на полис ДМС. Чтобы получить налоговый вычет в ФНС, например, за 2020 год, нужно в 2021 году заполнить декларацию по форме 3-НДФЛ и представить документы, подтверждающие доход, факт уплаты НДФЛ и медицинские расходы. Это можно сделать в личном кабинете на сайте ФНС. Социальный налоговый вычет можно получать также у работодателя, в том же году, в котором произведены соответствующие расходы», — отмечает Ирина Мазаева.

Заявления о выборе способа ведения трудовой книжки после 1 января 2021 года вы принимаете у тех, кто наконец-то принял решение о переходе на электронный формат.

Работники вправе написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку в любой момент. Это могут быть, например:

• Работники, которые ранее не писали заявление о выборе способа ведения трудовой книжки и не подавали никаких заявлений о выборе трудовой.
• Работники, которые по тем или иным причинам не смогли подать заявление до 31 декабря 2020 года. Например, находились в отпуске, на больничном, в длительной командировке, на отделенной вахте и т. д.
• Работники, которые устраиваются на работу после продолжительного периода безработицы.

Если на работу к вам пришел молодой специалист, у которого нет еще никакой трудовой книжки, он вышел на первое место работы, вы заводите ему исключительно электронную трудовую.

Работники не обязаны переходить на электронную трудовую. Если новый работник пришел в компанию с бумажной трудовой, вы не вправе настаивать на том, чтобы он выбрал электронный формат трудовой. Посоветовать можете, требовать – нет.

Переход на электронные трудовые книжки начался в 2020 году. И работодатели уже ведут учет сведений о трудовой деятельности (СТД) работников в электронном виде и сдают отчет по форме СТД-Р в ПФ РФ.

До 31.12.2020 работодатели должны были получить от каждого работника письменное заявление с одним из вариантов: работодатель продолжает вести на работника бумажную трудовую книжку либо формирует и предоставляет работнику сведения о трудовой деятельности в электронном виде.

В 2021 году кадровикам следует учесть, что если работник в 2020 году не подал работодателю такое заявление по уважительной причине:

• временная нетрудоспособность;

• отпуск;

• отстранение от работы;

• отсутствие работы по трудовому договору, он может сделать это в любое время, подав такое заявление ра­ботодателю по основному месту работы, в том числе при трудо­устройстве.

С 01.01.2021 кадровики должны:

1. Продолжать вести трудовые книжки на работников, подавших соответствующее заявление, и на работников, которые не подали никакого заявления.

2. Не оформлять бумажные трудовые книжки лицам, которые трудоустраиваются впервые. Данные об их трудовой деятельности формируются в электронном виде.

3. Выдавать работникам, на которых не ведутся трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, если они пишут заявление об этом или увольняются.

С 2021 года при заполнении форм СЗВ-ТД, СТД-Р работодателям, которые обязаны применять профстандарты, нужно указывать код выполняемой функции. Код состоит из семи знаков из профстандарта:

• первые пять – код наименования вида профессиональной деятельности;

• предпоследний – буква кода обобщенной трудовой функции;

• последний – цифра уровня квалификации, к которому относится обобщенная трудовая функция.

Какие документы нужны при приеме на работу (2020-2021)?

Предыдущий перечень, утвержденный Постановлением Правительства РФ от 25.02.2000 № 162, с 01.01.2021 прекратил свое действие.

В старом перечне было 456 позиций, а в новом Перечне только 100.

Снимаются ограничения для женщин, например, на следующие профессии и работы:

• водитель дрезины, автобуса с количеством мест свыше 14, автомобиля грузоподъемностью свыше 2,5 т, грузовых автомобилей, аэросаней;

• член палубной команды (боцман, шкипер, помощник шкипера и матросы всех наименований) судов всех видов флота, а также плавучих зачистных станций, доков, плавучих перегружателей зерна, цемента, угля и других пылящих грузов;

• машинист электропоезда;

• газосварщик и электросварщик ручной сварки, работающие в закрытых емкостях (цистернах, котлах и т. п.), а также на высотных сооружениях связи (башнях, мачтах) свыше 10 м и верхолазных работах.

Действие Перечня не распространяется на женский труд в фармацевтической промышленности, медицинских организациях, научно-исследовательских лабораториях, организациях по оказанию бытовых услуг населению.

Новым Порядком установлено, что обязательные предварительные и периодические медосмотры, включающие в себя химико-токсикологические исследования наличия в организме человека наркотических средств, психотропных веществ и их метаболитов, проводятся в отношении лиц, поступающих на работу, непосредственно связанную с движением поездов и маневровой работой, и работников, выполняющих такую работу и (или) подвергающихся воздействию вредных и опасных производственных факторов, за счет средств работодателей.

Также определен порядок проведения химико-токсикологических исследований. Медицинская организация после получения от работодателя поименного списка работников составляет календарный план периодических осмотров с указанием дат и мест их проведения. План согласовывается с работодателем, утверждается руководителем (уполномоченным должностным лицом) медицинской организации и доводится до сведения медицинских работников, участвующих в проведении периодических осмотров.

Предварительные осмотры лиц, поступающих на работу, проводятся сверх календарного плана осмотров по мере направления работодателем лиц, поступающих на работу, в медицинскую организацию на осмотр. Работодатель вправе направить работника на внеочередной медицинский осмотр и после окончания периода его временной нетрудоспособности.

Приведен перечень осмотров врачами-специалистами, лабораторных и инструментальных исследований для отдельных профессий (должностей).

Согласно этому Положению сотрудников необходимо инструктировать по ЧС:

• в течение первого месяца работы у работодателя;

• впоследствии – ежегодно.

При этом работники должны не только знать порядок действий при ЧС, но и подтверждать свои знания на тренировках и учениях.

В новых правилах, в частности, содержатся требования:

• к применению и реализации пиротехнических изделий бытового назначения;

• к применению специальных сценических эффектов, пиротехнических изделий и огневых эффектов при проведении концертных и спортивных мероприятий с массовым пребыванием людей в зданиях и сооружениях;

• к использованию открытого огня и разведению костров на землях сельхозназначения, землях запаса и землях населенных пунктов.

Кроме этого, предусматривается ведение журнала эксплуатации систем противопожарной защиты и вводится запрет на курение на территории и в помещении объектов здравоохранения, образования, транспорта, за исключением мест, специально отведенных для курения в соответствии с законодательством. Руководители организаций должны обеспечить размещение на объектах защиты знаков пожарной безопасности «Курение и пользование открытым огнем запрещено». При этом места, специально отведенные для курения, обозначаются знаком «Место курения».

Также уточнены требования к средствам противопожарной защиты, использованию подвальных и цокольных этажей, объектам с массовым пребыванием людей, организациям торговли, медицинским организациям, АЗС, строительным работам, огневым работам.

У соискателя нет бумажной трудовой – как оформить на работу

Локальные акты — отдельные документы, которые регулируют какой-то вопрос в организации: правила внутреннего трудового распорядка, хранения и использования персональных данных, положение об оплате труда, инструкция по охране труда.

Раньше локальные акты были обязательны, но с 2017 года микропредприятиям разрешили отказаться от них. А всё то, что они регулируют, включить в трудовой договор по типовой форме. О нём подробно расскажем в следующем разделе.

Как понять, что у вас микропредприятие? Если годовой доход не превышает 120 миллионов рублей и сотрудников меньше 15 человек — вы попадаете в эту категорию.

Если хотите, можете всё прописать в отдельных документах и показать каждый из них сотруднику. А он распишется, что всё это прочитал.

Если вы наняли на работу военнообязанного, сообщите об этом в военные комиссариаты или органы местного самоуправления в течение двух недель.

Скачайте шаблон уведомления, заполните его и отправьте в военный комиссариат по прописке работника.

Это обязаны делать только ООО. А ИП могут не вести воинский учёт и не сообщать о найме военнообязанных.

Мы составили список документов, которые нужно хранить, если у вас есть хотя бы один сотрудник:

1. Трудовой договор с подписью работника и дополнительные соглашения к нему, если есть.
2. Приказ о приёме на работу.
3. Трудовая книжка работника, приходно-расходная книга по учёту трудовых книжек, книга учёта движения трудовых книжек.
4. Медицинская книжка работника, если она нужна.
5. График отпусков.
6. Табель учёта рабочего времени.
7. Личная карточка работника.
8. Штатное расписание.
9. Журнал инструктажа по охране труда, перечень должностей, освобождённых от первичного инструктажа.
10. Документы воинского учёта.
11. Все приказы, которые вы издаёте: о предоставлении отпуска, о направлении в командировку и другие.

Возьмите за правило — хранить все документы, которые связаны с трудовыми отношениями. Оформили приказ на отпуск — сложили в папочку. Документы могут пригодиться, если возникнут споры с работником или трудовая инспекция придёт с проверкой.

Набор необходимых для оформления иностранца документов зависит от его правового положения.

Статус	Основной документ	Требуется ли разрешение		Нужно ли уведомлять УВМ МВД
		на привлечение иностранцев у работодателя	на работу у сотрудника	о въезде	о заключении /расторжении договора
Постоянно проживающий	Вид на жительство	нет	нет	нет	в течение 3 рабочих дней
Временно проживающий	Разрешение на временное проживание	нет	нет	нет
Временно пребывающий	Виза	да	да	в течение 7 рабочих дней
Временно пребывающий из «безвизовых» стран (кроме ЕАЭС)	Миграционная карта	нет	нужен патент
Граждане стран ЕАЭС	Паспорт страны проживания	нет	нет	нет
Беженцы	Удостоверение беженца	нет	нет	нет
ВКС	Вид на жительство, при необходимости — виза	нет	да	в течение 7 рабочих дней

Трудовой договор в таблицу не включен, т.к. он по умолчанию должен быть в любом случае. В нем необходимо отразить (ст. 327.2 ТК РФ):

• сведения о документе, на основании которого работает иностранец;
• сведения о медстраховке, а если работодатель берет на себя затраты на медобслуживание иностранцев — о договоре с клиникой.

Что нужно знать о ДМС иностранных работников и ВКС

Также у любого работника должна быть трудовая книжка и свидетельство СНИЛС. Если иностранец ранее не работал в РФ и, следовательно, не имеет этих документов, то работодатель должен их оформить.

У иностранного специалиста может не быть некоторых документов. В зависимости от того, что именно отсутствует, закон допускает трудоустройство такого нерезидента или предусматривает различные санкции:

1. ИНН у иностранца может отсутствовать, это не является нарушением. Но возможно, что работодателю придется дать пояснение при сдаче отчетности в ПФР. Впрочем, следует отметить, что если иностранец находится в РФ легально, то обычно ИНН у него есть. Поэтому при его отсутствии нужно особенно тщательно проверить все остальные документы.
2. Без трудовой книжки или свидетельства СНИЛС трудовые отношения оформлять нельзя (ст. 65 ТК РФ). Поэтому при нарушении этого правила работодатель может быть наказан штрафом.
3. Самые суровые санкции могут быть применены к работодателям за отсутствие документов, подтверждающих легальность пребывания иностранцев в РФ, а также разрешений на работу. Подробнее об этом рассказываем ниже.

Как работать с электронными трудовыми книжками

За нарушения, связанные с использованием иностранной рабочей силы, санкции предусмотрены ст. 18.15-18.17 КоАП РФ.

Здесь установлены достаточно серьезные меры ответственности. Штраф, накладываемый на работодателей за отсутствие необходимых разрешительных документов или неуведомление УВМ МВД, может достигать 1 млн руб. Также возможно и административное приостановление деятельности на срок до трех месяцев.

Обратите внимание!

Говоря о применении санкций за «миграционные» нарушения, нужно иметь в виду следующее:

1. Наказание применяется не за факт нарушения в принципе, а за каждого незаконно работающего иностранца в отдельности.
2. Работодатели–ИП в данном случае приравниваются к юридическим лицам (примечание к ст. 18.1 КоАП РФ).

Принимая на работу иностранца, необходимо внимательно проверить все документы, с учетом его правового статуса в РФ.

При нарушениях в этой области санкции могут исчисляться миллионами рублей и поставить бизнесмена на грань разорения.

Минимизировать риск привлечения к ответственности может только наем в штат специалиста, специализирующегося на трудоустройстве иностранных работников. Второй вариант — передать данный участок на аутсорсинг.

На подготовительном этапе работодатели должны были принять локальные нормативные акты, устанавливающие порядок ведения сведений о трудовой деятельности сотрудников в электронной форме, а также внести соответствующие изменения в уже действующие локальные акты, регламентирующие порядок оформления и хранения трудовых книжек (п. 1 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

В частности, следовало внести изменения в Положение о ведении и хранении трудовых книжек, предусмотрев в нем возможность формирования и ведения электронных трудовых книжек. В правила внутреннего трудового распорядка вносятся изменения, касающиеся оформления трудовых книжек при приеме на работу.

Если сотрудники перешли на электронные книжки, то в Книге учета движения трудовых книжек ставится дата выдачи бумажных трудовых книжек на руки работникам, а также вносится их расписка о получении трудовой книжки.

Если какие-либо коллективные договоры содержали порядок ведения трудовых книжек, то в них также прописывается возможность их ведения в электронном виде.

Кроме того, работодатели обязаны были обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в электронной форме, а также к хранению указанных сведений в информационных ресурсах ПФР.

Все без исключения работодатели должны были уведомить своих работников об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с отказом от бумажных трудовых книжек и переходом на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

В уведомлении работники извещались о праве выбора варианта ведения своей трудовой книжки – в бумажном или электронном виде, а также о порядке реализации данного права (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Указанное уведомление необходимо было в письменной форме направить каждому работнику. Сделать это первоначально требовалось до 30 июня 2020 года включительно. Но в середине года указанный срок был перенесен на 31 октября 2020 года включительно (постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 887).

Получив от работодателя уведомление о необходимости выбора варианта ведения трудовой книжки, работники должны были представить работодателю одно из следующих заявлений:

• о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе;

• переходе на электронную трудовую книжку.

Направить соответствующее заявление работники должны до 31 декабря 2020 года включительно (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Прием на работу с электронной трудовой книжкой

Работодатели должны продолжить ведение трудовых книжек в бумажной форме в отношении тех работников, которые подадут заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. Причем бумажные трудовые за такими работниками сохранятся даже в случаях последующего трудоустройства к другим работодателям (ч. 4 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

За работниками, которые до 31 декабря имели возможность, но не подали работодателю заявление о выборе варианта ведения трудовой книжки, трудовые книжки на бумажном носителе также сохранятся. Соответственно, и в отношении таких сотрудников работодатели должны будут продолжать вести и хранить бумажные трудовые книжки (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Однако при трудоустройстве к новому работодателю после 31 декабря 2020 года сотрудники, не заявившие о выборе варианта ведения трудовой книжки, не смогут рассчитывать на сохранение бумажной трудовой книжки. На новых работодателей обязанность по ведению бумажных трудовых книжек таких сотрудников не распространяется.

Если работник письменно заявит о переходе на электронную трудовую книжку, то работодатель должен будет выдать такому сотруднику на руки бумажную трудовую книжку. Бумажная трудовая книжка выдается в день подачи работником соответствующего заявления. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ведение и хранение бумажной книжки (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

При выдаче бумажной трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ. Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР по форме СЗВ-ТД (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

В целях представления данных о трудовой деятельности сотрудников в электронной форме работодатели, начиная с 2020 года, обязаны представлять в ПФР сведения по форме СЗВ-ТД. Форма и формат сведения утверждены постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п.

СЗВ-ТД представляется в случаях подачи сотрудником заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или его перехода на электронную книжку, а также проведения в отношении сотрудника какого-либо кадрового мероприятия (прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение и т.д.).

По общему правилу СЗВ-ТД предоставляется в ПФР не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором в отношении сотрудника было проведено кадровое мероприятие или им было подано заявление о выборе варианта ведения трудовой книжки (п. 7 ст. 1 Федерального закона от 16.12.2019 № 436-ФЗ).

Но при приеме на работу и увольнении сотрудников работодатели обязаны представлять СЗВ-ТД не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа/распоряжения (постановление Правительства РФ от 08.04.2020 № 460).

Если в течение 2020 года в отношении сотрудника не будет осуществлено никаких кадровых мероприятий и он не заявит о выборе варианта ведения трудовой книжки, то первая отчетность СЗВ-ТД по такому сотруднику переносится на 2021 год.

В этих случаях работодатели должны будут направить СЗВ-ТД в ПФР не позднее 15 февраля 2021 года (п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). При этом в первой отчетности должны указываться сведения о трудовой деятельности работника (должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение, где он работает, а также вид выполняемой работы) по состоянию на 1 января 2020 года.

Перечень документов при приеме на работу

Актуально на 7 сентября 2021

• Изменения законодательства в кадровом деле с 2021
• Работа на удаленке. 2021 год — усовершенствованные правила
• Какие документы нужны для приема на работу
• Дополнительный перечень документов
• Пошаговое трудоустройство сотрудника
• Ответы на популярные вопросы

Трудоустройство работника — волнительное дело как для работника, так и для работодателя. Последний должен соблюдать закон — ТК РФ. Документы при приеме на работу должны соответствовать положенным требованиям. В статье перечислим все: обязательный и дополнительный перечень, дадим рекомендации по заполнению карточки работника и ответим на популярные вопросы.

Январь 2021 года весомо видоизменил и скорректировал различные сферы законодательства РФ, исключением не стали Трудовой и Налоговый кодексы. Обозначим самые важные:

1. Трудовые книжки в новом виде.

Подача заявлений о выборе метода ведения трудовой книжки завершилась 31 декабря 2020 года. Сотрудники, чей выбор был сделан в пользу эл-ой книжки, обязаны вернуть печатную версию документа. Для тех, кто не смог определиться или не стал делать выбор вовсе, схема гораздо проще: единовременное ведение трудовой книжки в двух форматах (печатный и электронный).

В 2021 году могут появиться сотрудники, которые не успели по тем или иным причинам подать вышеупомянутое заявление в обозначенный срок (31.12.20), напомним, что срок регламентируется пунктом 6 статьи 2 Федерального Закона Российской Федерации от 16.12.2019 №439-ФЗ. К категории таковых сотрудников относятся:

• Сотрудники, которые не занимаются трудовой деятельностью и не выполняют служебные обязанности, но за ними закреплены рабочие места;
• Сотрудники, находящиеся в отпуске или имеющие статус временно недееспособных (роженицы, отпускной период по уходу за ребенком);
• Сотрудник, который временно отстранен от работы в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации;
• Сотрудники с трудовым стажем, но на 31.12.20 не являются участниками трудовых отношений.

Все вышеуказанные категории сотрудников имеют право подать необходимое заявление своему работодателю.

Следить за эффективностью работы сотрудников можно в программе Класс365. В ней можно ставить задачи , распределять их по степени важности, а также менять ответственных. Узнайте о всех возможностях программы Класс365 можно прямо сейчас >>

2. Заявления на вычеты по стандарту.

В 2021 год составление заявления на стандартный вычет касается следующей категории сотрудников, у которых:

• в заявлении от 2020 года прописан определенный период налогового взноса, а именно: календарный год;
• произошли изменения в семье, которые влияют на процесс получения вычета. Например: подросток, которому исполнилось 18 лет приобрел статус студента, либо в семье произошло пополнение и родился еще один ребенок.

Важно! Студент обязан ежегодно предоставлять справку с места обучения из деканата. Документ должен содержать в обязательном порядке срок и форму получения образования.

Если в коллектив поступил новый сотрудник, свою рабочую деятельность он начал не с начала года и обязан предоставить следующие документы при приеме на работу: заявление, документы предоставляющие право на вычет, справку о доходах с предыдущего рабочего места (при его наличии).

3. Отпускной график для новых кадров в коллективе.

Если в 2020 году утверждение отпускного графика стояло до 17.12.2020 ( часть 1, статья 123 Трудового Кодекса Российской Федерации). При приеме на работу потенциальный работодатель не вносит корректировки в график с отпусками, который уже утвержден.

Единственным исключением может стать внутренний регламент компании — акт, в котором предусмотрено внесение новых сотрудников в отпускной график.

4. Самозанятость.

Компании все чаще и чаще привлекают для выполнения каких-либо профессиональных компетенций самозанятых сотрудников, оправдывая это экономией на подоходный налог (НДФЛ) и взносах по страховке.

Всем известно, что введен налог на профессиональный доход и многие работодатели стали переоформлять штатный коллектив в статус самозанятых сотрудников, однако, не все так просто.

Работодатель в обязательном порядке должен вносить подоходный налог и страховые взносы за переоформленных из штатного состава сотрудников в самозанятых, если с момента увольнения прошло меньше двух лет. Данные положения вы можете найти в пункте 1 и 8 части 2 статьи 6 Федерального закона 422-ФЗ (Закон о самозанятых).

При оформлении самозанятого сотрудника обращайте внимание на следующие показатели:

• регистрация сотрудника на сайте Федеральной налоговой службы;
• наличие у потенциального сотрудника чековых документов из приложения «Мой налог»;
• вы не обязаны быть в лице одного заказчика у самозанятого сотрудника.

Напомним, что самозанятого сотрудника не надо вносить в гражданско-правовой договор, все это объясняется тем, что компания работодатель не приходится сотруднику в качестве страхователя. Для сведения смотрите пункт 1 статьи 7 Федерального закона от 15.12.2001 №167-ФЗ, пункт 1 статьи 419 Налогового Кодекса Российской Федерации.

5. Ежемесячная отчетность в ПФР формы СЗВ-М.

Изменения по сдаче отчета СЗВ-М были в 2020 году, однако не все компании в курсе нововведений. Правила таковы: в электронном виде надо сдавать СЗВ-М только тем, у кого в штате более 25 человек. Однако ИП и фирма с 10 и более сотрудниками также должна подавать часть отчетности в электронном виде (PCB, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ).

Знакомимся с самыми актуальными и важными нововведениями, которые нельзя упускать из виду. Итак, 8 декабря 2020 года Федеральный закон № 407-ФЗ был скорректирован и вот основополагающие аспекты:

1. Удаленка теперь может быть официально внесена в документы трудового договора, а также в нормативную документацию предприятия;
2. Если у в течение рабочего дня у вас происходит коммуникация с руководством, которая занимает определенный промежуток времени, то с 2021 года данное время тоже входит в категорию. «рабочего»;
3. Сотрудник на удаленке может быть уволен как на общих основаниях, так и за исчезновение со связи на срок более 48 часов рабочих дней, отсутствие возможности выполнять рабочие обязанности в связи со сменой геолокации;
4. Трудовой договор должен выходить исключительно за усиленной квалифицированной электронной подписью, если есть необходимость подписания документации сотрудником, то он может воспользоваться усиленной неквалифицированной электронной подписью;
5. Для осуществления удаленного формата работы фирма обязана предоставить сотруднику все необходимое электронное оснащение, если же работник вынужден брать технику и оборудование к ней в аренду, то компания полностью компенсирует расходы за арендную плату;
6. Удаленка теперь двух типов:

• не дольше 6 месяцев — непрерывная;
• рабочий процесс происходит как дома, так и периодически в офисе — периодическая удаленка;

7. Экстренная удаленка применяется в следующих ситуациях:

• основанием служит постановление органов государственной власти и местного самоуправления;
• возникновение угрозы жизни: пандемия, авария на производстве и т. д;

8. Все компании обязаны проводить инструктаж по действиям сотрудников в случае возникновения Чрезвычайной Ситуации (Постановление Правительства РФ от 18.09.2020 № 1485);
9. Возможны иностранные сотрудники в рабочем коллективе;
10. Урезан список профессий, запрещенных для трудоустройства женщин.

Оценивать эффективность сотрудников и рассчитывать заработную плату можно в программе Класс365. Она позволяет полностью контролировать отдел продаж и работу каждого менеджера, управлять взаимоотношениями с клиентами, вести продуктивную работу с лидами, а также повышать эффективность работы сотрудников. Попробуйте все возможности программы Класс365 прямо сейчас >>

Похожие записи:

• Все о материнском капитале 2021 год
• Какие документы нужны на получение паспорта в 14 лет
• Ограничение снятия наличных ИП с расчетного счета РК 2021 перечень лиц