Правила нотариального делопроизводства РК 2021

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила нотариального делопроизводства РК 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Об утверждении Правил по нотариальному делопроизводству

2. Правила по нотариальному делопроизводству в РК 2021

3. Приказ Минюста РФ от 16.04.2014 N 78

4. Правила нотариального делопроизводства рк 2021

5. Что изменится в Правилах нотариального делопроизводства с 1 сентября 2021 г.?

Ф.И.О. государственного нотариуса, наименование нотариальной конторы,

Ф.И.О частного нотариуса, дата и номер лицензии

Дата___________________ _____________________________

(место составления)

Я, (частный или государственный) нотариус (Ф.И.О.), составил

(-а) настоящий акт о невозможности работы ЕНИС по причине

___________________________________________

(указать причину невозможности работы ЕНИС)

Начало остановки работы ЕНИС «___»________20__г. время

«__» ч.____ минут»

Начало работы ЕНИС «___»________20__г. время «__» ч._____ минут»

Составлен

Нотариус:______________________________________________________

(Ф.И.О., подпись частного или государственного нотариуса)

Приложение 2
к Правилам по
нотариальному делопроизводству

форма

Об утверждении Правил по нотариальному делопроизводству

Наименование

государственной

нотариальной

конторы, или

Ф.И.О. нотариуса,

номер, дата его

лицензии

№ исходящего

«___»_____20___

(дата)

Приложение 5
к Правилам по нотариальному
делопроизводству

«Утверждаю»
Руководитель
Департамента юстиции
(наименование области или
города) или фамилия, имя,
отчество (при его наличии)
нотариуса, дата, номер лицензии
___________________ фамилия,
инициалы подпись
_____ «__»______20__год
___________ №_____________
(дата) (индекс)

форма

По срокам хранения	Всего	В том числе
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой «ЭПК»
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Ф.И.О. частного или государственного нотариуса

подпись

Дата

Итоговые сведения переданы в архив организации.

Ф.И.О., наименование должности работника,

передавшего сведения

Приложение 7
к Правилам по
нотариальному делопроизводству

форма

Фонд № _____ Опись № ________ Дело № _____

В дело подшито и пронумеровано ______________ лист (ов), в том числе:

литерные № № листов

_________________________________________________

пропущенные № № листов

_____________________________________________

пронумерованные чистые листы

________________________________________

листов внутренней описи

______________________________________________

Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих

нумерации ___________________________________________________________

(разновидности документов и их количество)

Особенности формирования, оформления,

физического состояния и учета документов дела

№ № листов

Наименование должности лица,

заполнившего лист-заверитель дела ________________ подписи

(личная подпись)

дата

Ф.И.О. частного или государственного нотариуса

подпись

Приложение 9
к Правилам по
нотариальному делопроизводству

форма

Правила по нотариальному делопроизводству в РК 2021

№№ п/п	Делопроиз- водственный индекс	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Приме- чание
1	2	3	4	5	6

Итого _____________________________ листов документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _________________________

(цифрами и прописью)

Итого ________________________________ документов

(количество цифрами и прописью)

Ф.И.О. частного или государственного нотариуса

подпись

Приложение 10
к Правилам по
нотариальному делопроизводству

форма

наименование государственной нотариальной конторы или

Ф.И.О. частного нотариуса, дата и номер его лицензии

Фонд № __________________________

(заполняется в гос.архиве)

«Утверждено»

Протокол ЭПК_________________________________

(наименование архивного учреждения)

____________________№____________

(дата)

_______________________________________________________________

наименование государственной нотариальной конторы,

дата и номер лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой

Опись № __________

Дела постоянного хранения за______год

№ п/п

Индекс дел

Заголовки дел

(тома, части)

Крайние даты

(тома, части)

Срок

хране-

ния

дела

(тома,

части)

Коли-

чество

листов

(тома,

части)

Примечание

В данный раздел включено ___________________ дел

(цифрами)

с №_______________по №___________

_______________________________________

(должность, фамилия, инициалы составителя)

Итоговую запись к разделу описи за ___ год заверяю:

Подпись ____________________________________________

(должность, Ф.И.О. ответственного за делопроизводство)

«Согласовано»

Председатель экспертной комиссии ________(подпись, дата)

	Приложение 11 к Правилам по нотариальному делопроизводству
	форма

55. Все имеющиеся у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе документы формируются в дела посредством их группировки в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела, за исключением дел, книг, журналов и реестров, хранящихся в ЕИС, если иное не установлено пунктами 166.1 — 166.3 Правил. (в ред. Приказа Минюста РФ от 30.09.2020 N 231)

56. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу (например, договоры страхования профессиональной ответственности нотариуса), нотариальному действию (например, договоры об ипотеке), определенной области деятельности нотариуса (например, личные дела работников) и т.д.

57. В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, ведущихся в течение нескольких календарных лет. (в ред. Приказа Минюста РФ от 05.07.2019 N 133)

Внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке, если Правилами не установлено иное. В делах, содержащих переписку по различным вопросам, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

58. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

— помещать в дела документы в соответствии с заголовками дел в утвержденной номенклатуре дел;

— раздельно формировать в дела документы с различными сроками хранения, кроме документов, относящихся к разрешению конкретного вопроса (нотариального действия);

— группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

— не помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

По объему дело, как правило, не должно превышать 250 листов. Если количество листов в деле превышает 250, дело подразделяется на тома или части тома.

Приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Если после помещения приложения в дело его объем составит свыше 250 листов, то приложение может формироваться в отдельный том, о чем в документе делается отметка.

В случаях если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносятся заголовок и индекс дела, а также порядковый номер тома (части тома). (в ред. Приказа Минюста РФ от 05.07.2019 N 133)

59. Постановления нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещаются в конкретные наследственные дела.

60. Постановления об отложении нотариальных действий или об отказе в их совершении помещаются в соответствующие номенклатурные дела вместе с документами, в отношении которых они вынесены. (в ред. Приказа Минюста РФ от 30.09.2020 N 231)

В случае если указанные документы не остаются в делах нотариуса, постановления формируются в отдельное дело. (в ред. Приказа Минюста РФ от 30.09.2020 N 231)

Постановления об отложении нотариальных действий, совершаемых удаленно, или об отказе в совершении нотариальных действий удаленно хранятся в электронной форме в ЕИС. (в ред. Приказа Минюста РФ от 30.09.2020 N 231)

61. Постановления нотариуса, не указанные в пунктах 59, 60 Правил, группируются с документами, относящимися к разрешению вопроса, в отношении которого вынесено конкретное постановление нотариуса.

62. Оформление дела (далее — тома дела) состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего описание дела на обложке, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи. (в ред. Приказа Минюста РФ от 30.09.2020 N 231)

63. Дела подлежат оформлению при их заведении и после окончания ведения дела после завершения календарного года (за исключением переходящих дел).

наименование нотариальной палаты;

фамилия, имя и отчество (при наличии) нотариуса, занимающегося частной практикой, наименование нотариального округа; наименование государственной нотариальной конторы полностью прописью; (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

номенклатурный индекс. Индекс переносится из номенклатуры дел, если дело состоит из нескольких томов, индекс дополняется номером тома;

заголовок дела (переносится из номенклатуры дел);

дата дела. Датой начала дела является дата первого документа, включенного в дело. Датами начала и окончания дела, содержащего нотариальные документы, являются даты первого и последнего нотариального документа. Дата дела оформляется словесно-цифровым способом. Дата начала и окончания дела может не указываться на обложках дел, содержащих номенклатуру дел, описи, отчеты и другие документы, даты которых отражаются в заголовках дел (например: «Номенклатура дел на 2017 год»). На обложках реестров, книг, журналов датами начала и окончания дела являются даты первой и последней записи в реестре, книге, журнале. Датами начала и окончания личного дела работника являются даты приказов о приеме и увольнении работника. (в ред. Приказов Минюста РФ от 17.04.2018 N 69, от 05.07.2019 N 133)

срок хранения дела (заполняется в соответствии с номенклатурой дел).

Абзац восьмой. — Утратил силу. (в ред. Приказа Минюста РФ от 05.07.2019 N 133)

65. После окончания дела проводится его полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения дела, устанавливаемых в соответствии с номенклатурой дел.

66. Исчисление срока хранения дел производится с 1 января года, следующего за годом их окончания.

67. Частично оформляются дела, хранящиеся 10 лет и менее.

68. При частичном оформлении дела осуществляются пересистематизация документов, нумерация листов (карандашом в правом верхнем углу листа). Дело прошивается, составляется лист-заверитель дела. Внутренняя опись документов дела может не составляться.

69. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Полное оформление дела предусматривает:

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела (за исключением наследственных дел);

составление внутренней описи документов дела;

брошюровку (подшивку) дела;

проставление даты окончания дела, которой является дата последнего документа, включенного в дело. Дата оформляется словесно-цифровым способом;

заполнение всех иных реквизитов обложки дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

70. Экспертиза ценности документов в процессе формирования, оформления дел, проверки правильности отнесения документов к делам, отбора дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, выделения к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, ежегодно осуществляется нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — нотариусом, ответственным за делопроизводство.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

109. Отбор дел для уничтожения производится по окончании календарного года нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — лицом, ответственным за делопроизводство.

110. Дела, срок хранения которых истек, выделяются для уничтожения.

Производится полистный просмотр дел с целью их отбора для уничтожения. Отбор дел к уничтожению по заголовкам на обложках не допускается.

111. Отобранные для уничтожения дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, составляемый в двух экземплярах. (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

Акт о выделении к уничтожению документов подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — нотариусом, ответственным за делопроизводство. Подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Отбор документов для уничтожения производится после составления в порядке, предусмотренном пунктом 80 Правил, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

112. Акт о выделении к уничтожению документов в течение трех месяцев после окончания календарного года представляется для согласования экспертной комиссии, которой проверяется правильность отбора документов для уничтожения (проводится экспертиза ценности документов).

На основании экспертизы ценности документов экспертная комиссия определяет необходимость исключения отобранных для уничтожения дел из акта о выделении к уничтожению документов.

В случае принятия экспертной комиссией решения об исключении из представленного акта дел его текст изменяется подготовившим данный акт нотариусом (работником), ответственным за делопроизводство.

113. Акт о выделении к уничтожению документов, согласованный экспертной комиссией, представляется на утверждение в нотариальную палату (в случае уничтожения дел нотариуса, занимающегося частной практикой) или в территориальный орган (при уничтожении дел государственной нотариальной конторы). (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

114. Дела, отобранные для уничтожения, должны быть уничтожены нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой в течение 30 дней со дня утверждения акта.

Дела уничтожаются любым доступным способом, отвечающим требованиям о неразглашении содержащейся в них информации и невозможности восстановления текста уничтоженных документов.

115. На акте о выделении к уничтожению документов делается отметка о дате и способе уничтожения дел. Отметка подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — нотариусом, ответственным за делопроизводство, с проставлением даты и заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

116. Один экземпляр акта о выделении к уничтожению документов с отметкой об уничтожении дел хранится в делах нотариуса, другой — передается нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, а государственной нотариальной конторой — в территориальный орган. (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

117. Основанием для начала производства по наследственному делу является получение нотариусом первого документа, свидетельствующего об открытии наследства (заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство, об отказе от наследства, о принятии мер к охране наследственного имущества, об управлении наследственным имуществом, о вынесении постановления о выплате денежных средств на достойные похороны наследодателя, о выдаче свидетельства о праве собственности пережившего супруга на долю в общем имуществе супругов, о согласии быть исполнителем завещания, о выдаче свидетельства, удостоверяющего полномочия исполнителя завещания, и т.д.).

118. Документы, относящиеся к наследственному делу, могут быть представлены нотариусу в форме бумажного документа или электронного документа на личном приеме, по почте, другим лицом, а также с использованием технических средств, в том числе информационно-телекоммуникационных сетей или единой информационной системы нотариата. (в ред. Приказа Минюста РФ от 05.07.2019 N 133)

119. Возврат подлинного документа заявителю производится под расписку, которая может быть оформлена в виде отдельного документа, помещаемого в дело, или в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа.

120. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется в день поступления в книге учета наследственных дел (приложение N 21). В случае поступления такого документа по почте он также регистрируется в день поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции.

121. Документ, указанный в пункте 117 Правил, помещается в наследственное дело, а наследственному делу присваивается индивидуальный номер. Номер наследственного дела обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера, присвоенного наследственному делу в соответствии с регистрацией в книге учета наследственных дел, и года открытия наследственного дела. Например, 20/2005, где 20 — порядковый номер конкретного наследственного дела в соответствии с регистрацией в книге учета наследственных дел первого документа, поступившего к наследственному делу и послужившему основанием для формирования наследственного дела, 2005 — год открытия наследственного дела.

122. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется одновременно в графах 1 и 2 книги учета наследственных дел. Номер, под которым данный документ записан в графе 1 книги учета наследственных дел, является порядковым номером регистрируемого документа, номер, под которым документ записан в графе 2 книги учета наследственных дел, является порядковым номером наследственного дела. Порядковый номер зарегистрированного документа, дата регистрации, номер наследственного дела указываются в верхнем левом углу документа. (в ред. Приказа Минюста РФ от 05.07.2019 N 133)

123. После присвоения наследственному делу порядкового номера дело регистрируется в реестре наследственных дел ЕИС. (в ред. Приказа Минюста РФ от 30.09.2020 N 231)

124. Помимо документа, послужившего основанием для начала производства по наследственному делу, в книге учета наследственных дел регистрируются все поступившие по конкретному наследственному делу заявления, в том числе заявления, поступившие после заведения наследственного дела, оформленные ненадлежащим образом или поступившие с нарушением установленных законом сроков. Например, регистрируются в книге учета наследственных дел заявления о принятии наследства, поданные по истечении 6 месяцев, установленных для принятия наследства; заявления, переданные нотариусу не наследником или направленные по почте, если на них не засвидетельствована подлинность подписи наследника, поскольку данные документы могут служить основанием для отказа в выдаче свидетельства о праве на наследство, если лицо, подавшее ненадлежащее оформленное заявление, не направит нотариусу в установленный срок иное заявление, оформленное в соответствии с законом, или судом не будет восстановлен срок для принятия наследства. Порядковый номер зарегистрированного документа, дата регистрации, номер наследственного дела указываются в верхнем левом углу документа. (в ред. Приказа Минюста РФ от 05.07.2019 N 133)

135. Передача нотариусом наследственного дела по принадлежности другому нотариусу (если после определения места открытия наследства по месту нахождения движимого имущества в случаях, установленных законом, выявлено входящее в состав наследства недвижимое имущество, находящееся в другом месте, и т.д.) производится в следующем порядке:

документы подшиваются в наследственное дело;

составляется внутренняя опись документов;

изготавливаются копии документов наследственного дела, включая копию обложки, которые заверяются подписью нотариуса;

подлинное наследственное дело с сопроводительным письмом направляется заказной бандеролью (заказным письмом) или курьером нотариусу по принадлежности.

136. Если нотариус, в компетенцию которого входит ведение конкретного наследственного дела, неизвестен, дело с сопроводительным письмом направляется нотариусу, указанному в заявлении лица (лиц), принявшего (принявших) наследство, а при отсутствии согласия лица (лиц), принявшего (принявших) наследство, или его (их) заявления — нотариусу по месту открытия наследства по усмотрению нотариуса, передающего наследственное дело. (в ред. Приказов Минюста РФ от 17.04.2018 N 69, от 05.07.2019 N 133)

137. В делах нотариуса, передавшего наследственное дело по принадлежности, хранится копия наследственного дела с сопроводительным письмом и уведомлением оператора почтовой связи, а в случае доставки наследственного дела курьером — отметка получателя о вручении заказной бандероли (заказного письма) нотариусу по месту открытия наследства или территориальному органу. Листы копии наследственного дела и документов, подтверждающих доставку подлинного наследственного дела получателю, нумеруются, прошиваются и заверяются подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Нотариус, передавший наследственное дело по принадлежности, при регистрации в реестре наследственных дел единой информационной системы нотариата сведений, подтверждающих факт регистрации наследственного дела к имуществу конкретного наследодателя, делает соответствующую отметку об этом в поле «Особые отметки» реестра наследственных дел единой информационной системы нотариата с указанием причин передачи наследственного дела. (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

138. Нотариус, получивший наследственное дело, направленное ему по принадлежности, регистрирует дело в порядке, предусмотренном для регистрации первого документа, поступившего по конкретному наследственному делу в соответствии с пунктами 120 — 123 Правил. Нотариус, который уже открыл наследственное дело к имуществу данного наследодателя, при получении по принадлежности наследственного дела от другого нотариуса регистрирует его как заявление, поступившее после заведения наследственного дела в соответствии с пунктом 125 Правил.

Нотариус, получивший наследственное дело, направленное ему по принадлежности, при регистрации в реестре наследственных дел единой информационной системы нотариата сведений, подтверждающих факт регистрации наследственного дела к имуществу конкретного наследодателя, делает соответствующую отметку об этом в поле «Особые отметки» реестра наследственных дел единой информационной системы нотариата с указанием причин получения наследственного дела. (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

В наследственное дело помещаются все полученные по принадлежности документы, включая сопроводительное письмо и обложку, в которой дело поступило (в случае помещения поступившего дела в новую обложку).

139. Если один из наследников, принявших наследство, умирает до получения свидетельства о праве на наследство и при этом место открытия оставшегося после него наследства не совпадает с местом открытия принятого им наследства, копия наследственного дела, в котором умерший значится наследником, направляется нотариусу, ведущему наследственное дело, в котором умерший значится наследодателем. Копия наследственного дела, в котором умерший значится наследником, направляется по запросу нотариуса, ведущего наследственное дело, в котором умерший значится наследодателем.

142. Конверт с закрытым завещанием в запечатанном нотариусом конверте, экземпляр свидетельства о принятии закрытого завещания, распоряжение об отмене закрытого завещания — в случае его отмены завещателем посредством совершения распоряжения — помещаются в дело «Конверты хранения».

143. Для обеспечения целостности конверта хранения и конверта с закрытым завещанием конверты хранения помещаются в папки из твердого материала, оснащенные специальными средствами, позволяющими содержать в них документы без механического повреждения (с зажимами, прозрачными файлами и т.д.).

144. Все документы, относящиеся к одному закрытому завещанию, группируются вместе и нумеруются в соответствии с пунктом 75 Правил, но не прошиваются.

Помимо самого конверта хранения в дело помещается экземпляр Свидетельства о принятии закрытого завещания.

145. Пункт утратил силу. (в ред. Приказа Минюста РФ от 30.09.2020 N 231)

146. Объем дела «Конверты хранения» (количество размещенных в нем конвертов хранения, включая свидетельства о принятии закрытых завещаний и иные документы) определяется самим нотариусом, исходя из принципа обеспечения сохранности и целостности закрытых завещаний.

147. При незначительном количестве принятых нотариусом в течение календарного года закрытых завещаний дело «Конверты хранения» может быть переходящим.

148. Конверт хранения и относящееся к нему свидетельство о принятии закрытого завещания изымаются из дела при вскрытии закрытого завещания, на их место помещается справка об изъятии документа, содержащая сведения о причине и дате изъятия документов (приложение N 27).

Порядок ведения нотариального делопроизводства разрабатывается на основе единой государственной системы делопроизводства, а также требований стандартов на управленческую документацию.

На данный момент Федеральная нотариальная палата объединяет 84 нотариальные палаты субъектов Российской Федерации.

Образец описи наследственных дел, оконченных в соответствующем году. — Утратило силуПриложение N 18. Образец описи дел постоянного срока хранения, передаваемых в архивПриложение N 19. Образец журнала учета приема-передачи полномочий, дел нотариуса и печатиПриложение N 20. Образец акта приема-передачи делПриложение N 21. Образец книги учета наследственных делПриложение N 22.

Федеральная нотариальная палата (ФНП) – это некоммерческая организация, основанная на принципах самоуправления, саморегулирования и самофинансирования. Она объединяет всех нотариусов России посредством обязательного коллективного членства в ней нотариальных палат субъектов РФ.

Образец книги учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследственного имуществаПриложение N 24. Образец книги учета заявлений (поручений) о принятии мер по управлению наследственным имуществомПриложение N 25. Образец обложки наследственного делаПриложение N 26. Образец алфавитной книги учета завещанийПриложение N 27. Образец справки об изъятии документаПриложение N 28.

Сноска. Пункт 43 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Сведения о наследниках умершего лица, имевшего налоговую задолженность, выдаются по письменному запросу органов государственных доходов.

Пункт 47 Правил дополнить словами «, за исключением дел, книг, журналов и реестров, хранящихся в ЕИС».

Как отмечает президент Федеральной нотариальной палаты Константин Корсик, «нотариусы не только обеспечат защиту прав и законных интересов участников этих правоотношений, но и предоставят новые возможности комфортного и быстрого совершения юридически значимых действий, обеспеченных правовыми гарантиями нотариата».

В числе новелл, применение которых должно регулироваться приказами Минюста, входят не только удаленные и дистанционные нотариальные действия, но и такие востребованные в ближайшем будущем возможности, как, например, хранение у нотариуса электронных документов (по сути — файлов с информацией в любом формате).

ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Нотариат рассматривается как институт «предупредительного» правосудия по гражданским делам, в пределах бесспорной гражданской юрисдикции, придающий нотариальному акту особую доказательственную силу.

Правила регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.

Нотариат в Республике Казахстан — это правовой институт по оказанию квалифицированной юридической помощи, обеспечивающий защиту прав и законных интересов физических, юридических лиц путем совершения нотариальных действий.

I), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1; 2013, N 30 (ч. I), ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088; 2017, N 52 (ч.

Нотариусов переводят на «удаленку». С 29 декабря 2020 года вступают в силу изменения в Основы законодательства РФ о нотариате, регулирующие порядок совершения нотариальных действий в электронной форме. В журнал вносятся сведения о вынесенном нотариусом постановлении об отказе в совершении нотариального действия.

При наступлении обстоятельств, указанных в пункте 100 Правил, комиссия, созданная для передачи дел нотариуса, передает в установленные указанным пунктом сроки печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в территориальный орган.

Заявитель подписывает своей КЭП заявление о совершении нотариального действия удаленно, а также весь комплект предоставляемых документов (заявление + приложения).

Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем к нотариусу в форме электронного документа, или в письменной форме — по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем к нотариусу в письменной форме.

Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.

Деловое письмо: как создавать, согласовывать и хранить

Как создавать, согласовывать и хранить документы: акт

Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция

Как закрыть делопроизводственный год

Правовые основы деятельности
Нормативные акты
Постановления Европейского Суда по правам человека

Судебная практика
Конституционный Суд
Верховный Суд

Научно-методические материалы
По вопросам надзора за исполнением федерального законодательства
По иным вопросам надзорной деятельности

Статистические данные
Об использовании выделяемых бюджетных средств
О деятельности органов прокуратуры

Приказ Минюста РФ от 16.04.2014 N 78

Новости
Основные документы

Главное управление международно-правового сотрудничества

Региональное представительство
Международной ассоциации прокуроров в России

Новости Генеральной прокуратуры России
Новости прокуратур субъектов федерации
События Генеральной прокуратуры

Мероприятия и встречи
Интервью и выступления

Печатные издания
Видео
К сведению СМИ
Инфографика

Конкурс
Участие в конкурсе
Этапы конкурса
Итоги конкурса
Аккредитация СМИ

Информационные материалы

Социальные ролики

Наглядные материалы

Прокурор разъясняет

Порядок обращения граждан
График приема

Интернет приемная

Уведомления об экстремизме
Статусы уведомлений

Прямая линия для предпринимателей

Правила нотариального делопроизводства рк 2021

Процесс
Общество
Бизнесс
Экология

Нотариат призван юридически помогать тем, кто в этом нуждается. Выполнять нотариальную деятельность могут только:

частные и государственные нотариусы;
уполномоченные лица местных органов власти;
консулы.

Когда был принят закон РК «О нотариате»? Основные положения закона утверждены 14 июля 1997 года, но в 2020 году представлена обновленная редакция документа. В соответствии с ним каждый нотариус обязан хранить тайну дела, над которым работает. Это правило также действует после окончания его службы.

Сноска. Заголовок главы 3 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 149 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

43. Отчуждение собственником имущества, находящегося в совместной либо долевой собственности, производится с согласия всех участников.

При совершении сделок, требующих нотариального удостоверения или государственной регистрации, нотариус истребует согласие остальных участников совместной собственности на совершение сделки, которое подлежит нотариальному засвидетельствованию.

Сноска. Пункт 43 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 149 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

44. При совершении одним из супругов сделки по распоряжению общим имуществом супругов предполагается согласие другого супруга, если брачным договором не установлен иной режим имущества.

Для совершения одним из супругов сделки по распоряжению (приобретению) или расторжению сделки, требующей нотариального удостоверения и (или) регистрации в установленном законодательством порядке, необходимо истребовать нотариально удостоверенное согласие другого супруга, либо заявление о том, что собственник отчуждаемого имущества в браке не состоит, за исключением сделки по отчуждению имущества, приобретенного супругом на основании безвозмездных сделок, до регистрации брака или в порядке наследования, а также за исключением сделки по отчуждению имущества, которое принадлежит супругу в режиме раздельной собственности на основании брачного договора. В последнем случае нотариусу предъявляется брачный договор.

При этом в тексте договора указывается, что имущество приобретается с согласия супруга (и) с указанием полностью его (ее) фамилии, имени и отчества (при его наличии), индивидуального идентификационного номера, даты и места рождения либо, что приобретатель на момент заключения договора в браке ни с кем не состоит, а в случаях наличия брачного договора указываются фамилия, имя, отчество (при его наличии) нотариуса, удостоверившего брачный договор, дату и место удостоверения, реестровый номер и правовой режим имущества.

Брачные отношения супругов нотариус проверяет по свидетельству о браке или через Единую нотариальную информационную систему (далее — ЕНИС) в государственной базе данных «Физические лица», информационной системе «регистрационный пункт ЗАГС», о чем также производит запись на согласии и указывает номер, дату выдачи свидетельства и наименование органа, выдавшего документ.

При удостоверении сделки по отчуждению имущества на основании выданной доверенности правообладателя имущества, заявление об отсутствии брачных отношений отбирается от поверенного, в случае если оно уполномочено на совершение данного вида нотариального действия.

Не подлежат нотариальному удостоверению договора по приобретению квартир, жилых домов (статья 9 Закона Республики Казахстан «О правовом положении иностранцев»), земельных участков (указанных в статье 23 Земельного кодекса Республики Казахстан) если один из супругов является иностранным гражданином, не имеющим вида на жительство в Республике Казахстан, а также, если брачным договором между супругами не установлен режим раздельной собственности.

Сноска. Пункт 44 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 149 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

45. В случае, если в согласии на отчуждение имущества указано кому отчуждается имущество, его цена и другие условия, нотариус при удостоверении сделки по отчуждению имущества проверяет соблюдение этих условий.

Сноска. Пункт 45 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 149 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

46. При отчуждении доли в праве долевой собственности нотариус руководствуется нормами статей 216 и 501 ГК РК.

Доказательствами извещения других участников общей долевой собственности о продаже доли являются:

1) заявление участника общей долевой собственности об отказе от права преимущественной покупки, подлинность подписи которого нотариально засвидетельствована;

2) заявление продавца доли, подлинность подписи которого нотариально засвидетельствована, переданная нотариусу для уведомления участников общей долевой собственности о намерении продажи доли, а также почтовое или иное уведомление о том, что данное заявление было вручено участнику общей долевой собственности.

Сноска. Заголовок главы 4 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 149 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

69. Нотариус удостоверяет договоры о порядке пользования имуществом, находящимся в общей (совместной или долевой) собственности физических и (или) юридических лиц.

Нотариус удостоверяет договор о порядке пользования общим имуществом, установленном соглашением сторон. При наличии спора нотариус разъясняет порядок обращения в суд.

Сноска. Пункт 69 в редакции приказа Министра юстиции РК от 13.12.2012 № 406 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

70. В договоре о порядке пользования в отношении каждого участника общей собственности указываются части недвижимого имущества, которыми он вправе пользоваться согласно технической документации, их порядковый номер и размер.

При удос��оверении договора о порядке пользования имуществом стороны устанавливают порядок пользования находящимся на земельном участке жилым домом как с определением порядка пользования земельным участком, так и без такого определения.

УТВЕРЖДЕНА
решением Правления
Федеральной нотариальной палаты
от 12 ноября 2012 года

УТВЕРЖДЕНА
приказом Министерства юстиции
Российской Федерации
от 19 декабря 2013 года N 229

1. Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой (далее — Примерная номенклатура дел), представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в процессе деятельности государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой. Примерная номенклатура дел определяет порядок формирования документов в дела, систематизации, идентификации, индексации и сроки хранения дел и является методическим документом для составления индивидуальной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой (далее — индивидуальная номенклатура дел).

2. Разделы Примерной номенклатуры дел объединяют наименования дел по функциональному признаку в соответствии с деятельностью государственных нотариальных контор и нотариусов, занимающихся частной практикой.

3. При составлении Примерной номенклатуры дел учтены следующие нормативные правовые акты Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения:

Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 года N 4462-1;

Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 20, ст.2253; 2010, N 19, ст.2291, N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст.611);

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 (зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010, регистрационный N 18380) (далее — Перечень);

Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 года N 403 (зарегистрирован Минюстом России 17.12.2009, регистрационный N 15675), с изменениями, внесенными приказами Министерства юстиции Российской Федерации от 8 апреля 2010 года N 81 (зарегистрирован Минюстом России 22.04.2010, регистрационный N 16977), от 23 ноября 2010 года N 360 (зарегистрирован Минюстом России 01.12.2010, регистрационный N 19090).

4. Примерная номенклатура дел состоит из двух разделов: «Организация нотариальной деятельности» и «Совершение нотариальных действий». Внутри разделов заголовки дел сгруппированы с учетом их функциональной взаимосвязи.

В раздел «Организация нотариальной деятельности» включены дела: организационно-распорядительные, отчетности, финансирования и бухгалтерии, по работе с персоналом, регистрационно-контрольные и учетные.

В раздел «Совершение нотариальных действий» включены дела, связанные с совершением нотариальных действий.

Бытовые услуги • Телекоммуникационные компании • Доставка готовых блюд • Организация и проведение праздников • Ремонт мобильных устройств • Ателье швейные • Химчистки одежды • Сервисные центры • Фотоуслуги • Праздничные агентства

Свежие
Посещаемые

В соответствии со статьей 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 N 4462-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 1, ст. 10) приказываю:

1. Внести изменения в Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16.04.2014 N 78 (зарегистрирован Минюстом России 23.04.2014, регистрационный N 32095), с изменениями, внесенными приказами Минюста России от 21.12.2016 N 297 (зарегистрирован Минюстом России 22.12.2016, регистрационный N 44883), от 17.04.2018 N 69 (зарегистрирован Минюстом России 20.04.2018, регистрационный N 50841) и от 05.07.2019 N 133 (зарегистрирован Минюстом России 12.07.2019, регистрационный N 55246), согласно приложению.

2. Настоящий приказ вступает в силу с 29.12.2020.

Министр
К.А. ЧУЙЧЕНКО

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура ��ел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

УТВЕРЖДЕН
решением
Правления Федеральной
нотариальной палаты
от 28 августа 2017 года N 10/17

УТВЕРЖДЕН
приказом Министерства
юстиции Российской Федерации
от 30 августа 2017 года N 156

Регламент совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающий объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования

(с изменениями на 30 сентября 2020 года)

1. Нотариус получает и фиксирует информацию о наличии или отсутствии определенных обстоятельств, в том числе фактов, имеющих юридическое значение, необходимых для совершения нотариального действия (далее — обстоятельства).

Наличие или отсутствие обстоятельств подлежит установлению нотариусом в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, в объеме, предусмотренном Регламентом совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающим объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования (далее — Регламент).

2. Источниками информации, необходимой для совершения нотариальных действий, являются:

1) документы органов государственной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, в том числе судебные акты, органов местного самоуправления, компетентных органов и должностных лиц иностранных государств, нотариусов, в том числе в электронной форме;

2) государственные реестры, федеральные информационные ресурсы, государственные регистры, в том числе находящиеся в открытом доступе;

3) единая информационная система нотариата (далее — ЕИС);

4) заявления лиц, обратившихся за совершением нотариальных действий (далее — заявитель), и иных лиц, участвующих в совершении нотариального действия;

5) документы и сведения, исходящие от физических и юридических лиц, в том числе информационные ресурсы.

3. Если представленный нотариусу документ составлен на языке, которым нотариус не владеет, нотариусу должен быть представлен перевод документа на русский язык, выполненный переводчиком, подлинность подписи которого засвидетельствована нотариусом, или перевод указанного документа, выполненный нотариусом, знающим иностранный язык, с которого осуществляется перевод.

4. Нотариус не вправе требовать от заявителя представления информации, которую он может получить самостоятельно в электронной форме, в том числе из государственных реестров.

5. Фиксирование информации, необходимой для совершения нотариального действия, осуществляется следующими способами:

1) внесение информации в:

а) реестры регистрации нотариальных действий, ведущиеся на бумажном носителе: реестр регистрации нотариальных действий или реестр регистрации нотариальных действий, совершенных удаленно, и сделок, удостоверенных двумя и более нотариусами, либо реестр регистрации уведомлений о залоге движимого имущества, представленных нотариусу на бумажном носителе (далее — бумажные реестры);

б) реестры нотариальных действий, ведущиеся в ЕИС: реестр нотариальных действий или реестр нотариальных действий, совершенных удаленно, и сделок, удостоверенных двумя и более нотариусами (далее — РУДС), либо реестр уведомлений о залоге движимого имущества (далее -также РУЗДИ), (далее — реестры ЕИС);
(Подпункт 1 в редакции, введенной в действие с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 230.

2) внесение информации в текст нотариально оформленного документа, в том числе в удостоверительную надпись, свидетельство, если указание такой информации в удостоверительной надписи, свидетельстве предусмотрено формой удостоверительной надписи, свидетельства соответственно;

3) помещение в дела нотариуса документа или его копии;

4) помещение в дела нотариуса образа электронного документа на бумажном носителе без удостоверения равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу;
(Подпункт в редакции, введенной в действие с 26 июля 2019 года приказом Минюста России от 5 июля 2019 года N 134.

5) составление протокола фиксирования информации;

6) помещение электронных документов в ЕИС.
(Подпункт дополнительно включен с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 230)

Нотариус самостоятельно определяет способ фиксирования информации, если иное не установлено законодательством Российской Федерации и Регламентом. При совершении нотариального действия может быть использовано несколько способов фиксирования информации.

6. Информация, полученная из государственных реестров, федеральных информационных ресурсов, государственных регистров, находящаяся в открытом доступе, фиксируется нотариусом в тексте нотариального документа (документа удостоверенного, засвидетельствованного, совершенного, выданного нотариусом) или в виде отображения на бумажном носителе полученной информации, либо в протоколе фиксирования информации с указанием источника информации, даты и времени ее получения.

7. Информация, полученная нотариусом со слов заявителя или иных лиц, участвовавших в совершении нотариального действия, фиксируется нотариусом в тексте нотариального документа, или протоколе фиксирования информации, или в заявлении.

Что изменится в Правилах нотариального делопроизводства с 1 сентября 2021 г.?

15. Правоспособность юридического лица, зарегистрированного на территории Российской Федерации, нотариус устанавливает на основании информации, содержащейся в:

Едином государственном реестре юридических лиц;

учредительном документе юридического лица.

16. Правоспособность иностранного юридического лица нотариус устанавливает на основании информации, содержащейся в выписке из реестра юридических лиц соответствующей страны, где учреждено иностранное юридическое лицо, и (или) иных равных по юридической силе доказательств юридического статуса иностранного юридического лица.

17. Специальная правоспособность юридического лица при удостоверении сделок, предмет которых связан с лицензируемыми видами деятельности, деятельностью, в связи с которой обязательно членство в саморегулируемой организации, устанавливается нотариусом в объеме, определяемом соответствующей лицензией или свидетельством саморегулируемой организации о допуске юридического лица к определенным видам деятельности.

18. Адрес российского юридического лица нотариус устанавливает по сведениям Единого государственного реестра юридических лиц, сведения о месте нахождения российского юридического лица — по сведениям Единого государственного реестра юридических лиц либо учредительного документа, а для иных юридических лиц — по сведениям выписки из реестра юридических лиц соответствующей страны, где учреждено иностранное юридическое лицо, и (или) иных равных по юридической силе доказательств юридического статуса иностранного юридического лица.

19. Информацию о наименовании органа юридического лица, действующего без доверенности от имени юридического лица, и порядке его формирования нотариус устанавливает на основании:

сведений, содержащихся в Едином государственном реестре юридических лиц, за исключением случаев подтверждения полномочий органа юридического лица для внесения сведений о нем в Единый государственный реестр юридических лиц, либо в выписке из реестра юридических лиц соответствующей страны, где учреждено иностранное юридическое лицо, и (или) иных равных по юридической силе доказательств юридического статуса иностранного юридического лица;

учредительного документа юридического лица, договора с управляющей организацией или управляющим, документа (протокола, решения) о назначении лица на соответствующую должность, судебного акта о назначении арбитражного управляющего, иного документа о наделении лица полномочиями представителя, либо документов, предусмотренных личным законом иностранного юридического лица.

20. Информация о юридическом лице и его органе, действующем без доверенности, фиксируется в реестрах ЕИС и (или) бумажных реестрах в порядке, установленном Требованиями и Порядком.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 230.

23. Гражданскую дееспособность гражданина Российской Федерации, достигшего совершеннолетия, нотариус устанавливает в соответствии со статьями 21, 26-30 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 32, ст.3301; 2012, N 53, ст.7627) на основании документа, удостоверяющего личность, подтверждающего его возраст (пункт 10 Регламента).

Гражданскую дееспособность иностранного гражданина и лица без гражданства нотариус устанавливает в соответствии со статьями 1195, 1197 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 49, ст.4552) на основании документа, удостоверяющего личность.

Полная гражданская дееспособность несовершеннолетнего гражданина устанавливается нотариусом на основании:

1) документа, удостоверяющего личность и подтверждающего возраст несовершеннолетнего;

2) решения органа опеки и попечительства об объявлении несовершеннолетнего, достигшего шестнадцати лет, полностью дееспособным;

3) судебного акта об объявлении несовершеннолетнего, достигшего шестнадцати лет, полностью дееспособным;

4) документов органов записи актов гражданского состояния или сведений Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния о заключении брака несовершеннолетним.

Дееспособность несовершеннолетних граждан Российской Федерации в возрасте от четырнадцати до восемнадцати лет нотариус устанавливает на основании документа, удостоверяющего личность заявителя и подтверждающего его возраст.

24. Наличие или отсутствие производства по делу о банкротстве в отношении заявителя нотариус устанавливает на основании информации, содержащейся в Едином федеральном реестре сведений о банкротстве, размещенном в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

25. Наличие зарегистрированного брака у заявителя нотариус устанавливает из документа органов записи актов гражданского состояния и (или) сведений Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния, или из установленного документа иностранного государства, подтверждающего регистрацию брака.

26. Информацию о наличии согласия на совершение сделки, выданного физическим или юридическим лицом, органом юридического лица, органом опеки и попечительства, финансовым управляющим, нотариус устанавливает по сведениям из представленных нотариусу документов (например, согласий, решений, распоряжений). В установленных законодательством Российской Федерации случаях указанная информация может быть получена только из документов, удостоверенных нотариусом, или иным способом, предусмотренным законодательством Российской Федерации.

32. При удостоверении договора нотариус посредством ЕИС запрашивает из Единого государственного реестра недвижимости информацию о наличии (отсутствии) судебного акта о признании заявителя недееспособным или ограниченно дееспособным.

Нововведение с защитой документа QR-кодом делает бессмысленным использование поддельных нотариальных документов, ведь выявить фальшивку сможет любой человек, у которого есть смартфон. Для проверки потребуется всего лишь войти в приложение и просканировать QR-маркировку — и на экране появится ссылка, после открытия которой можно прочитать все данные документа. Если они не совпадают с теми, что указаны в тексте, — это фальшивка. Генерить QR-код в другой программе и помещать его на подделываемый документ тоже не вариант, поскольку при совершении каждого нотариального действия нотариус вносит сведения о нём в Единую информационную систему (ЕИС) нотариата и это закрепляется присвоением специального номера, который входит в реквизиты документа. Проверка по QR-коду сразу покажет, есть ли такой документ в системе и совпадают ли его данные с теми, что указаны на бумажном носителе.

Само собой, нововведения не касаются тех нотариальных документов, которые были составлены до 2021 года и не имеют QR-кода. Законом установлено, что их переоформлять не нужно: они сохраняют свою юридическую силу.

Точно так же QR-код не предусмотрен для нотариально удостоверенных электронных документов. Ведь при их заверении нотариус всегда использует свою усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), что само по себе уже является электронной меткой, исключающей подделку.

Новации в действиях нотариусов коснулись не только цифровых и прочих гарантий для граждан, но и наделили их новыми обязанностями. Среди особо значимых можно выделить две. Первая: теперь нотариусы в течение пяти дней обязаны уведомлять Федеральную налоговую службу (ФНС) о выданных свидетельствах о праве на наследство в части унаследованной гражданами недвижимости и любых транспортных средств. Согласно новым поправкам нотариусы должны передавать эту информацию в электронном виде через ЕИС нотариата, такое положение призвано ускорить оперативность получения данных структурами ФНС.

При этом, хотя согласно Налоговому кодексу наследники при получении причитающегося им наследства и освобождены от уплаты подоходного налога, со дня открытия наследства у них возникает обязанность по уплате ежегодного налога на унаследованное недвижимое имущество и транспортные средства, так как они становятся их собственниками. Вторая особенность заключается в том, что теперь Росреестр может представлять нотариусу сведения о правах на недвижимость не только наследодателя, но и его пережившего супруга. Это особенно важно в делах о разделе наследства и возможных спорах по этому поводу. Для наследников остаётся только не забыть заявить нотариусу о необходимости сделать соответствующий запрос.

При этом надо иметь в виду, что нотариус обязан отправить в Росреестр документы на регистрацию права собственности наследника или пережившего супруга и соблюсти ряд непреложных условий. Во-первых, документы отправляются после оформления, в тот же день. Предпочтительный способ отправления для отражения в ЕИС нотариата — электронное сообщение с усиленной электронной подписью. Если каналы связи не работают, нотариус должен организовать отправку на бумаге, на это у него есть не более двух дней. Во-вторых, если наследник не заявил отказа от данного действия, то нотариус обязан его выполнить в любом случае и отдельная плата за это не берётся (даже за технические или правовые услуги), так как само действие — это часть сделки вступления в наследство.

Нотариусам утвердили пять административных регламентов
Изменен порядок регистрации обращений к нотариусам
Для нотариусов введут административные регламенты
Приостанавливать действие лицензии нотариуса будут квалификационные комиссии
Во сколько обойдутся дополнительные услуги нотариуса
Равнозначность электронного и бумажного документов подтвердит нотариус

В Мажилисе Парламента РК рассматривается проект нового Закона «Об адвокатской деятельности и юридической помощи», разработанный Министерством юстиции РК, одновременно с ним в качестве сопровождающего законопроекта, в Мажилисе проходит обсуждение проекта Закона Республики Казахстан «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам адвокатской деятельности и юридической помощи» (далее – проект, законопроект). Если о первом законопроекте известно фактически все, он активно обсуждается в экспертном, адвокатском сообществах, его основные положения очень подробно освещены в СМИ, то о втором законопроекте фактически ничего не известно, специальные дискуссии по нему не ведутся, научные обсуждения не проводятся. Это не заслуженное положение, поскольку проектом предусматривается крупнейшее за последние шесть лет реформирование института нотариата.

Повышение качества оказания нотариальных услуг предполагает совершенствование института нотариата в нескольких ключевых направлениях: пересмотр порядка и условий доступа в профессию нотариуса; повышение квалификации и методическое сопровождение деятельности нотариусов; ужесточение ответственности нотариусов за недобросовестное выполнение функций. Законопроектом предполагается решение части выделенных вопросов в области организации нотариата. Рассмотрим важнейшие аспекты проекта.

Цель работы состоит в том, чтобы представить для обсуждения современные актуальные проблемы нотариата. Для достижения поставленной цели необходимо последовательно решить ряд следующих задач: изучить теоретические аспекты правового регулирования нотариата, получившие приоритетное развитие в Республике Казахстан; осуществить анализ норм действующего законодательства Республики Казахстан, определяющих реализацию функций и организацию нотариата; исследовать современные направления законотворческого процесса в области нотариата; предложить новые направления совершенствования правового обеспечения института нотариата.

Методологическую основу исследования составили диалектический, логикоправовой, социально-правовой, системноструктурный методы. Значительное внимание в работе уделено применению специально-юридических методов исследования – сравнительно-правовому и историко-правовому.

Теоретические основы существования развития института нотариата в казахстанской правовой системе можно сформулировать следующим образом:

1. Институт нотариата Казахстана имманентен всем странам, правовая система которых построена на принципах континентальной системы права и определяется как «латинский»

2. Нотариат рассматривается как институт «предупредительного» правосудия по гражданским делам, в пределах бесспорной гражданской юрисдикции, придающий нотариальному акту особую доказательственную силу.

3. Нотариат является одним из эффективнейших способов осуществления со стороны государства необходимого контроля, и адекватного реагирования на реальное развитие гражданско-правовых отношений.

Нотариальные действия совершаются (п. 2 гл. 1 разд. I Порядка):

частными нотариусами — в помещении, которое является рабочим местом нотариуса;

государственными нотариусами — в помещении государственной нотариальной конторы;

государственными нотариусами госархивов — в помещении госархивов;

уполномоченными лицами органов местного самоуправления (исполнительных комитетов сель-, посел-, гор- советов) — в помещении таких органов.

Если по каким-то причинам физическое лицо не может явиться в помещение нотариуса (нотариальную контору) для совершения нотариального действия или когда того требуют особенности удостоверяемой сделки, то такое нотариальное действие может совершаться вне указанных помещений, но в пределах нотариального округа.

Сноска. Заголовок главы 6 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

38. Документы нотариального делопроизводства хранятся по месту их формирования в течение десяти лет.

При наличии условий для хранения документов нотариального делопроизводства, установленных Требованиями к помещению нотариуса, утвержденными приказом Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января 2012 года № 29, (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов Республики Казахстан № 7444), они хранятся по месту их формирования на весь период осуществления профессиональной деятельности нотариуса.

Сноска. Пункт 38 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

39. Частный нотариус, государственный нотариус обеспечивают сохранность документов и дел на период хранения документов.

40. Дела располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации, на корешках обложек указываются их индексы.

Сноска. Заголовок главы 7 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

41. Частный нотариус по истечении десяти лет хранения и при отсутствии условий для хранения передает в течение календарного года, следующего за истекшим периодом хранения, в частный нотариальный архив завершенные и оформленные дела на хранение.

Частный нотариус, прекративший свою деятельность в соответствии со статьей 12 Закона, а также вышедший из членов территориальной нотариальной палаты, в течение десяти рабочих дней передает завершенные и оформленные дела на хранение другому нотариусу или в частный нотариальный архив соответствующего нотариального округа.

Допускается продление срока передачи завершенных и оформленных дел на хранение в частный нотариальный архив, но не более чем на два месяца.

Сноска. Пункт 41 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

42. Передача дел осуществляется по описям дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и номенклатуре дел.

Сноска. Пункт 42 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

43. Частный нотариус передает в частный нотариальный архив завершенные и оформленные дела постоянного, временного (семьдесят пять лет) срока хранения:

договора об отчуждении земельных участков;

договора об отчуждении жилых домов, квартир (документы, на основании которых они удостоверены);

оконченные наследственные дела;

свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов (если такое свидетельство выдано пережившему супругу в связи с заведенным в нотариальной конторе наследственным делом, которые подшивается в наследственное дело);

реестры регистрации нотариальных действий.

Не подлежат сдаче в частный нотариальный архив нотариально удостоверенные завещания, в том числе секретные, а также неоконченное наследственное дело.

44. В случае прекращения действия лицензии частного нотариуса или выходе частного нотариуса из членов территориальной нотариальной палаты, нотариально удостоверенные завещания, в том числе секретные завещания, алфавитные книги учета завещаний, алфавитные книги учета наследственных дел, а также неоконченные наследственные дела, в течение десяти рабочих дней, передаются другому частному нотариусу, по совместному решению территориального органа юстиции и территориальной нотариальной палаты.

В случае приостановления действия лицензии частного нотариуса, документы, находящиеся в производстве нотариуса, в течение десяти рабочих дней передаются другому частному нотариусу, по совместному решению территориального органа юстиции и территориальной нотариальной палаты.

В случае приостановления членства в нотариальной палате частного нотариуса, документы, находящиеся в производстве нотариуса, в течение десяти рабочих дней передаются другому частному нотариусу, по решению территориальной нотариальной палаты.

О произведенной передаче документов составляется акт приема-передачи документов по форме согласно приложению 11 к настоящим Правилам.

Сноска. Пункт 44 в редакции приказа Министра юстиции РК от 12.12.2019 № 596 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

45. Для хранения и обеспечения сохранности нотариальных документов в соответствии со статьей 29-1 Закона функционируют частные нотариальные архивы.

Частные нотариальные архивы являются филиалами территориальных нотариальных палат.

В частном нотариальном архиве хранятся документы, указанные в части 1 пункта 43 настоящих Правил.

Республиканская нотариальная палата
Как стать нотариусом
История нотариата
О профессии
Международный Союз нотариата
Обучение
Бюллетень нотариуса

Послания Президента народу Казахстана
Основополагающие нормы
Правоприменительная практика
Концепция развития нотариата в Республике Казахстан на период с 2015 до 2020 года
Статьи и публикации
Положения
Законопроекты
Законодательство РК о нотариате

11. Документы, исходящие от нотариуса, не связанные с документальным оформлением нотариального действия (запросы, ответы на запросы, поступившие нотариусу; извещения, письма нотариуса; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; уведомления; справки и другие аналогичные документы), а также постановления об отложении нотариальных действий оформляются в соответствии с настоящей главой. (в ред. Приказа Минюста РФ от 30.09.2020 N 231)

12. Запросы о правовой помощи по вопросам, связанным с нотариальной деятельностью, оформляются в соответствии с требованиями международных договоров и законодательства Российской Федерации, подписываются нотариусом, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

13. Документы, исходящие от нотариуса, кроме документов, подлежащих регистрации в реестре регистрации нотариальных действий, содержат следующие реквизиты: (в ред. Приказов Минюста РФ от 17.04.2018 N 69, от 30.09.2020 N 231)

а) наименование нотариальной палаты (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой); (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

б) должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса с указанием наименования нотариального округа или государственной нотариальной конторы; (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

в) место нахождения нотариальной конторы; (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

г) дата; (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

д) регистрационный номер; (в ред. Приказов Минюста РФ от 17.04.2018 N 69, от 30.09.2020 N 231)

е) заголовок к тексту (при наличии); (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

ж) текст; (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

з) отметка о наличии приложения (при наличии); (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

и) подпись нотариуса; (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

к) сведения об адресате (при наличии). (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

Реквизиты, указанные в подпунктах «а» — «д» настоящего пункта, могут располагаться как в левом верхнем углу документа, так и продольно в произвольной последовательности. (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

Если документ оформляется с использованием личного бланка нотариуса или бланка государственной нотариальной конторы, то реквизиты повторно не указываются. (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

19. Входящие документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору, проходят следующую обработку.

Нотариусом определяется правильность доставки документов: ошибочно доставленные документы без вскрытия конвертов возвращаются в отделение связи для пересылки по принадлежности. Конверты вскрываются, проверяется наличие документов и приложений к ним. При отсутствии в конверте документа или приложения к документу составляется акт об отсутствии документов или иных вложений в почтовых отправлениях (приложение N 2), один экземпляр которого направляется адресату, а второй — приобщается к полученным документам.

20. Конверты, в которых поступили документы, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к поступившим документам.

21. Документы, в том числе заявления, могут быть приняты нотариусом на личном приеме.

Если нотариусу на личном приеме переданы подлинные документы, необходимые для нотариального производства, но при этом нотариальное действие не совершается в день принятия документов или совершается без заявителя (например: документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство, переданные нотариусу до истечения шести месяцев со дня открытия наследства, документы для совершения протеста векселя), заявителю выдается расписка в получении документов нотариусом (далее — расписка), заверенная подписью нотариуса и оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Исключение составляют принятые на личном приеме заявления, подлежащие регистрации и (или) специальному учету. (в ред. Приказа Минюста РФ от 17.04.2018 N 69)

Расписка составляется в двух экземплярах, один из которых помещается в дело нотариуса, второй — вручается заявителю. Расписка также может быть оформлена в виде записи на копии соответствующего документа.

Возврат нотариусом указанных документов заявителю производится под расписку, которая оформляется в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа или на имеющемся в деле нотариуса экземпляре расписки.

55. Все имеющиеся у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе документы формируются в дела посредством их группировки в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела, за исключением дел, книг, журналов и реестров, хранящихся в ЕИС, если иное не установлено пунктами 166.1-166.3 Правил.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231.

57. В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, ведущихся в течение нескольких календарных лет.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 26 июля 2019 года приказом Минюста России от 5 июля 2019 года N 133.

Внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке, если Правилами не установлено иное. В делах, содержащих переписку по различным вопросам, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

58. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

— помещать в дела документы в соответствии с заголовками дел в утвержденной номенклатуре дел;

— раздельно формировать в дела документы с различными сроками хранения, кроме документов, относящихся к разрешению конкретного вопроса (нотариального действия);

— группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

— не помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

По объему дело, как правило, не должно превышать 250 листов. Если количество листов в деле превышает 250, дело подразделяется на тома или части тома.

Приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Если после помещения приложения в дело его объем составит свыше 250 листов, то приложение может формироваться в отдельный том, о чем в документе делается отметка.

В случаях если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносятся заголовок и индекс дела, а также порядковый номер тома (части тома).
(Абзац в редакции, введенной в действие с 26 июля 2019 года приказом Минюста России от 5 июля 2019 года N 133.

62. Оформление дела (далее — тома дела) состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего описание дела на обложке, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 29 декабря 2020 года приказом Минюста России от 30 сентября 2020 года N 231.

64. Оформление дела при его заведении состоит из оформления обложки дела (приложение N 10) (дела постоянного хранения помещаются в твердую обложку), на которой указываются следующие реквизиты:

наименование нотариальной палаты;

фамилия, имя и отчество (при наличии) нотариуса, занимающегося частной практикой, наименование нотариального округа; наименование государственной нотариальной конторы полностью прописью;
(Абзац в редакции, введенной в действие с 4 мая 2018 года приказом Минюста России от 17 апреля 2018 года N 69.

номенклатурный индекс. Индекс переносится из номенклатуры дел, если дело состоит из нескольких томов, индекс дополняется номером тома;

заголовок дела (переносится из номенклатуры дел);

дата дела. Датой начала дела является дата первого документа, включенного в дело. Датами начала и окончания дела, содержащего нотариальные документы, являются даты первого и последнего нотариального документа. Дата дела оформляется словесно-цифровым способом. Дата начала и окончания дела может не указываться на обложках дел, содержащих номенклатуру дел, описи, отчеты и другие документы, даты которых отражаются в заголовках дел (например: «Номенклатура дел на 2017 год»). На обложках реестров, книг, журналов датами начала и окончания дела являются даты первой и последней записи в реестре, книге, журнале. Датами начала и окончания личного дела работника являются даты приказов о приеме и увольнении работника;
(Абзац в редакции, введенной в действие с 4 мая 2018 года приказом Минюста России от 17 апреля 2018 года N 69; в редакции, введенной в действие с 26 июля 2019 года приказом Минюста России от 5 июля 2019 года N 133.

срок хранения дела (заполняется в соответствии с номенклатурой дел).

Абзац утратил силу с 26 июля 2019 года — приказ Минюста России от 5 июля 2019 года N 133..

66. Исчисление срока хранения дел производится с 1 января года, следующего за годом их окончания.

67. Частично оформляются дела, хранящиеся 10 лет и ��енее.

Деловое письмо в 2020 году: как создавать, согласовывать и хранить

Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: акт

Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция

Как закрыть делопроизводственный год

Для документов, заверенных нотариусом, стала обязательной специальная маркировка. Такая маркировка позволяет проверять автоматически, какие действия, кем и по какому заявлению были произведены.

Таким образом информация по нотариальным действиям теперь вносится в единый реестр, а доступ к реестру получили некоторые иные органы.

Данные меры направлены на защиту доверенностей, свидетельств и других документов от подделки.

Введён новый порядок удостоверения одной сделки двумя и более нотариусами, что позволяет осуществлять сделки в удаленном режиме, так как присутствие сторон сделки в одном помещении не является необходимым.

Нотариусы согласуют общий проект сделки, далее каждая из сторон, используя простую электронную подпись, подпишет документы у своего нотариуса.

Для определенных нотариальных действий теперь не понадобится личное присутствие клиента в нотариальной конторе.

Среди таких действий: выписка о залоге машины, удостоверение перевода и прочие. Но нотариусу для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Оплатить услуги нотариуса также можно будет удалённо.

Предусмотрена возможность совершения нотариусами новых нотариальных действий:

исполнительной надписи для взыскания задолженности в бесспорном порядке в виде электронного документа;
принятие на хранение электронных документов;
удостоверение равнозначности электронного документа, изготовленного нотариусом в ином формате, электронному документу, представленному нотариусу[1].

Предусмотрена возможность совершения некоторых нотариальных действий с помощью сети Интернет удаленно, то есть без личной явки обратившегося лица к нотариусу.
На текущий момент Законом установлен следующий перечень нотариальных действий, которые могут быть совершены удаленно:

свидетельствование верности перевода документа с одного языка на другой;
передача электронных документов физических и юридических лиц другим физическим и юридическим лицам;
принятие в депозит и на депонирование безналичных денежных средств;
совершение исполнительной надписи в виде электронного документа;
принятие на хранение электронных документов;
обеспечение доказательств в виде осмотра информации в сети Интернет;
получение выписки из реестра уведомлений о залоге движимого имущества;
удостоверение равнозначности электронного документа, изготовленного нотариусом в ином формате, электронному документу, представленному нотариусу.

Новеллой станет размещение на ряде нотариальных документов, изготовленных на бумажных носителях специальной машиночитаемой маркировки (QR-кода), с помощью которой можно будет осуществлять проверку информации о нотариальном документе.
QR-код будет содержать дату, регистрационный номер и вид нотариального действия, ФИО и нотариальный округ нотариуса, данные о заявителях, их представителях.
Предполагается, что любое лицо сможет просканировать QR-код на нотариальном документе с помощью смартфона и проверить, действительно ли выдавался этот документ.
Перечень документов, предусматривающих проставление QR-кода, является исчерпывающим и включает в себя удостоверяемую сделку (в том числе, доверенность), свидетельство, протест векселя, исполнительную надпись, документ, обеспечивающий доказательства, документ, время предъявления которого удостоверено нотариусом.

частные и государственные нотариусы;
уполномоченные лица местных органов власти;
консулы.

1.1. Правила нотариального делопроизводства в Донецкой Народной Республике (далее – Правила) устанавливают единые требования к организации работы с нотариальными документами в государственных нотариальных конторах (далее – нотариальная контора), Республиканском нотариальном архиве Министерства юстиции Донецкой Народной Республики (далее – Республиканский нотариальный архив), нотариусами, осуществляющими независимую профессиональную нотариальную деятельность в Донецкой Народной Республике, а также хранения и передачи нотариальных архивных документов в соответствии с требованиями настоящих Правил.

1.2. Правила регулируют документирование нотариальной деятельности и документооборот с момента создания или получения документов до их передачи в Республиканский нотариальный архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.

3.1. Ответственным за организацию общего и нотариального делопроизводства и архива (далее – делопроизводство) в нотариальной конторе является заведующий, в Республиканском нотариальном архиве – руководитель.

3.2. Заведующий нотариальной конторой/руководитель Республиканского нотариального архива может назначить лицо, ответственное за ведение нотариального делопроизводства, о чем издается соответствующий приказ.

3.3. Нотариус нотариальной конторы/Республиканского нотариального архива является ответственным за поддержание порядка ведения, использования и хранения реестров, книг учета, журналов, в которых регистрируются нотариальные документы и документы, на основании которых совершены нотариальные действия, а также за нотариальные документы, которые находятся в их производстве.

3.4. В случае утери документов нотариального делопроизводства, лицо, ответственное за организацию делопроизводства и архива, обязано немедленно доложить об этом заведующему нотариальной конторой/руководителю Республиканского нотариального архива, который, в свою очередь, сообщает об этом в Министерство юстиции Донецкой Народной Республики (далее — Минюст ДНР) для принятия необходимых мер.

3.5. Нотариус, осуществляющий независимую профессиональную нотариальную деятельность, является ответственным за организацию делопроизводства, владение, пользование реестрами, книгами учета, журналами, в которых регистрируются нотариальные документы и документы, на основании которых совершены нотариальные действия, их ведение, а также за нотариальные документы, находящиеся в его делопроизводстве.

3.6. Нотариус, осуществляющий независимую профессиональную нотариальную деятельность, может возложить организацию делопроизводства на лицо, находящееся с ним в трудовых отношениях.

9.1. Заведующий нотариальной конторой, руководитель Республиканского нотариального архива, нотариус, осуществляющий независимую профессиональную нотариальную деятельность, лично контролируют исполнение документов, поступивших из Минюста ДНР, других государственных органов, и обеспечивают своевременное предоставление сведений об их исполнении. Заведующим нотариальной конторой, руководителем Республиканского нотариального архива, нотариусом, осуществляющим независимую профессиональную нотариальную деятельность, могут быть поставлены на контроль также другие документы.

9.2. Для осуществления контроля исполнения документов используется контрольная папка. Документы, находящиеся на контроле, до их окончательного исполнения помещаются в контрольную папку.

9.3. При рассмотрении документов, обращений и т.п. заведующий нотариальной конторой, руководитель Республиканского нотариального архива, нотариус, осуществляющий независимую профессиональную нотариальную деятельность, обязаны соблюдать установленные законодательством сроки исполнения таких документов.

14.1. Документы нотариального делопроизводства и архив нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность, являются государственной собственностью Донецкой Народной Республики и находятся во владении и пользовании нотариуса в связи с осуществлением им нотариальной деятельности.

14.2. Нотариус, осуществляющий независимую профессиональную нотариальную деятельность, обязан обеспечить сохранность документов нотариального делопроизводства и архива нотариуса на протяжении всего срока осуществления им нотариальной деятельности.

14.3. Архив нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность, составляют документы, создаваемые им в связи с осуществлением им нотариальной деятельности, и сформированы в дела (наряды) с указанием сроков их хранения, за исключением документов текущего делопроизводства. Нотариальные документы, свидетельства, договоры и другие документы, на основании которых они совершены, а также реестры регистрации нотариальных действий, журналы и книги учета хранятся в условиях, обеспечивающих их сохранность.

14.4. Течение срока хранения дел начинается с 1 января года, следующего за годом окончания производства по делу.

По окончании года, но не позднее 3-х месяцев после его окончания, производится подготовка дел к архивному хранению в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства: уточняется систематизация документов в делах (при необходимости дела переформировываются), производится оформление дел (нарядов), дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения заключаются в твердую обложку, документы размещаются в хронологическом порядке и прошиваются, листы дел нумеруются, составляются внутренние описи, описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, лист заверения, паспорт архива.

14.5. Подготовка и оформление нотариальных документов и группирование их в дела (наряды) для архивного хранения включают проверку правильности формирования документов в дела, наличие и соответствие требованиям законодательства документов, приобщенных к экземпляру нотариально оформленного документа, а в предусмотренных законодательством случаях – копий из документов, необходимых для совершения нотариальных действий, наличие печатей, подписей, номеров и т.п., а также оформление дел (нарядов) и соответствие их номенклатуре.

14.6. На хранение в архив нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность, переходят дела (наряды) нотариальных документов постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения в упорядоченном состоянии, а также законченные в делопроизводстве документы справочного и учетного характера в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

14.7. При подготовке документов для архивного хранения нотариус, осуществляющий независимую профессиональную нотариальную деятельность, проводит сверку наличия нотариальных документов согласно Реестру регистрации нотариальных действий и соответствующей номенклатуры дел.

14.8. Отметка относительно проведенной нотариусом, осуществляющим независимую профессиональную нотариальную деятельность, сверки, указывается в конце внутренней описи дел и им подписывается (например: «Наличие документов сверено с Реестром регистрации нотариальных действий», дата, подпись).

14.9. В случае выявления недостатков в формировании и оформлении дел (нарядов) нотариус, осуществляющий независимую профессиональную нотариальную деятельность, обязан их устранить.

14.10. В соответствии с утвержденными описями нотариус, осуществляющий независимую профессиональную нотариальную деятельность, обязан провести сверку наличия каждого дела (наряда).

14.11. В каждом экземпляре описи дел (нарядов) делаются отметки о наличии того или иного дела (наряда). В конце каждого экземпляра описи дел (нарядов) цифрами и словами делаются отметки о фактическом количестве дел (нарядов), поступивших в архив, проставляются номера отсутствующих дел (нарядов), дата поступления в архив и подпись нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность.

16.1. Выдача дел (нарядов) и нотариальных документов, находящихся на хранении в нотариальной конторе, Республиканском нотариальном архиве, у нотариуса, осуществляющего независимую профессиональную нотариальную деятельность, возможна лишь в случаях, предусмотренных законодательством.

16.2. При обращении физического или юридического лица к нотариусу о выдаче свидетельства о праве на наследство в случае, если наследственное дело передано на хранение в Республиканский нотариальный архив, нотариус запрашивает из Республиканского нотариального архива данное наследственное дело.

16.3. Наследственные дела выдаются во временное пользование на срок, не превышающий одного месяца.

Приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января 2012 года № 32. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 27 февраля 2012 года № 7445.

В соответствии с подпунктом 3) статьи 32 Закона Республики Казахстан от 14 июля 1997 года «О нотариате», ПРИКАЗЫВАЮ:

Сноска. Преамбула в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

1. Утвердить прилагаемые Правила по нотариальному делопроизводству.

2. Признать утратившим силу приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 23 августа 2011 года № 294 «Об утверждении Инструкции по нотариальному делопроизводству» (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 7182).

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на председателя Комитета регистрационной службы и оказания правовой помощи Министерства юстиции Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр	Б. Имашев
«СОГЛАСОВАН»
Министр культуры и информации
Республики Казахстан
________________ Д. Мынбай
01 февраля 2012 год

Утверждено
приказом Министра юстиции
Республики Казахстан
31 января 2012 года № 32

Сноска. Заголовок главы 1 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

1. Настоящие правила по нотариальному делопроизводству (далее — Правила) разработаны в соответствии со статьей 4 Закона Республики Казахстан «О нотариате» (далее — Закон).

Правила устанавливают единый порядок ведения нотариального делопроизводства:

нотариусом, занимающимся частной практикой (далее — частный нотариус);

государственными нотариусами государственной нотариальной конторы (далее — государственный нотариус).

Сноска. Пункт 1 — в редакции приказа Министра юстиции РК от 30.04.2021 № 358 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

2. Нотариальное делопроизводство ведется в соответствии с Законом Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан» и статьей 5 Закона.

3. Правила определяют порядок:

1) приема, регистрации и отправление документов;

2) составления номенклатуры дел;

3) формирования дел;

4) оформления дел, составления описи дел;

5) хранения документов;

6) передачи дел в частный нотариальный или государственный архив, обеспечения сохранности архивных документов;

7) уничтожения дел;

8) регистрации консультирования;

9) оформления документов, предназначенных для совершения действий за границей;

10) использования печати, штампов и электронной цифровой подписи;

11) формирования и оформления наследственных дел.

Сноска. Пункт 3 — в редакции приказа Министра юстиции РК от 30.04.2021 № 358 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

4. Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивает:

частный нотариус;

государственный нотариус.

5. При увольнении или переводе государственного нотариуса организация и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов приказом территориального органа юстиции возлагается на другого государственного нотариуса.

В случае приостановления действия лицензии частного нотариуса, территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата принимают меры по передаче документов, находящихся в производстве нотариуса, другому частному нотариусу в порядке, предусмотренном настоящими Правилами.

При прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, территориальный орган юстиции и территориальная нотариальная палата в течение тридцати календарных дней, со дня подписания приказа о прекращении действия лицензии нотариуса, принимают меры по передаче документов другому нотариусу или в частный нотариальный архив.

При выходе из членов территориальной нотариальной палаты, территориальный орган юстиции совместно с нотариальной палатой в течение тридцати календарных дней, со дня поступления заявления нотариуса о выходе из состава членов нотариальной палаты, осуществляет прием-передачу завершенных и оформленных дел в частный нотариальный архив.

При исключении из членов территориальной нотариальной палаты территориальная нотариальная палата в течение тридцати календарных дней, со дня вступления в силу решения дисциплинарной комиссии об исключении из нотариальной палаты, осуществляет прием-передачу завершенных и оформленных дел в частный нотариальный архив.

В случае приостановления действия лицензии нотариуса, прекращении действия лицензии нотариуса, выходе или исключении нотариуса из членов нотариальной палаты Кабинет нотариуса ЕНИС передается другому частному нотариусу, по решению территориальной нотариальной палаты, а также в частный нотариальный архив.

Сноска. Заголовок главы 2 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

12. Регистрации подлежат все поступающие документы.

13. Для учета документов и контроля за их исполнением Правил ведется:

журнал регистрации входящих документов в ЕНИС по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам;

журнал регистрации исходящих документов в ЕНИС по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам.

Сноска. Пункт 13 — в редакции приказа Министра юстиции РК от 30.04.2021 № 358 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

14. На входящих документах в правом нижнем углу первой страницы ставится регистрационный номер по журналу регистрации входящих документов, и дата их регистрации.

15. На исходящих документах проставляется регистрационный штамп по образцу согласно приложению 4 к настоящим Правилам.

16. Документы направляются адресатам по почте (с направлением копии на известные электронные адреса) или нарочно.

Сноска. Заголовок главы 4 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

21. Все имеющиеся в государственной нотариальной конторе и у частного нотариуса, документы после их исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела.

22. В дела группируются документы одного года.

23. Не допускается включение в дела не относящихся к ним документов, а также черновиков и проектов документов.

24. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу или нотариальному действию.

25. По объему дело не должно превышать 180 листов. Приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), в последнем томе (части) добавляется слово «последний» («последняя»).

26. Экземпляр постановления нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещается в наследственное дело.

Экземпляр постановления об отложении нотариальных действий группируется с документами, связанными с отложенным нотариальным действием.

Сноска. Заголовок главы 5 в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.03.2019 № 150 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

27. Оформление дела состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего в себя формирование обложки дела, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи.

28. Дело помещается в обложку дела по форме согласно приложению 7 к настоящим Правилам.

29. После завершения дела в делопроизводстве проводится его полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения, устанавливаемого в соответствии с номенклатурой дел.

30. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения предусматривают:

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела;

составление внутренней описи документов дела;

брошюровку (подшивку) дела в твердую обложку;

заполнение всех реквизитов обложки дела согласно пункта 36 настоящих Правил.

31. В конце дела подшивается лист-заверитель дела по форме согласно приложению 8 к настоящим Правилам.

Лист-заверитель дела подписывается частным или государственным нотариусом, с указанием даты составления заверительной надписи, проставлением печати.

При изменении нумерации листов дела на листе-заверителе дела делается отметка об изменении.

32. На дела, постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 9 к настоящим Правилам.

Внутренняя опись документов дела подписывается частным или государственным нотариусом и подшивается в начале дела.

33. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

34. По окончании календарного года отдельно на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, оконченные в делопроизводстве, составляется опись дел постоянного хранения по форме согласно приложению 10 к настоящим Правилам. Опись представляет собой перечень заголовков дел, с указанием дат и количества листов в деле.

На дела временного (до 10 лет) хранения опись не составляется.

35. Документы, хранящиеся в делах частного нотариуса или в государственной нотариальной конторе, выдаются лицам, указанным в пункте 6 статьи 3 Закона.

Изъятие документов из дел производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан, при этом в дело вкладывают копии документов и акт (протокол) об изъятии подлинников.

36. В случае возвращения ранее изъятых из его дел документов, они вновь помещаются в дело, откуда, в свою очередь, изымаются их копии.

37. Журналы, заводимые нотариусом, до внесения в них первой записи прошиваются, листы их пронумеровываются. Количество пронумерованных и сшитых листов указывается на оборотной стороне последнего листа журнала.

38. Документы нотариального делопроизводства хранятся по месту их формирования в течение десяти лет.

Номер документа:	32
Дата принятия:	31/01/2012
Состояние документа:	Действует
Начало действия документа:	06/06/2012
Органы эмитенты:	Государственные органы и организации

Текущая редакция принята: 30/04/2021 документом Приказ Министра юстиции Республики Казахстан О внесении изменений и дополнений в Приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января… № 358 от 30/04/2021
Вступила в силу с: 25/05/2021

Редакция от 12/12/2019, принята документом Приказ Министра юстиции Республики Казахстан О внесении изменений и дополнений в приказ Министра юстиции Республики Казахстан… № 596 от 12/12/2019
Вступила в силу с: 24/12/2019

Редакция от 29/03/2019, принята документом Приказ Министра юстиции Республики Казахстан О внесении изменений и дополнения в приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января 2012… № 150 от 29/03/2019
Вступила в силу с: 16/04/2019

Редакция от 31/08/2012, принята документом Приказ Министра юстиции Республики Казахстан О внесении изменения и дополнения в приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января… № 309 от 31/08/2012
Вступила в силу с: 30/09/2012

Первоначальная редакция от 31/01/2012, принята документом Приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января 2012 года №32
Вступила в силу с: 06/06/2012

Приказ Министра юстиции Республики Казахстан «Об утверждении Инструкции по нотариальному делопроизводству»

Приказ Министра юстиции Республики Казахстан «О внесении изменения и дополнения в приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января…»

Совместный Приказ Министра юстиции Республики Казахстан «Об утверждении критериев оценки степени риска и проверочных листов в сфере нотариальной…»

Приказ и.о. Министра иностранных дел Республики Казахстан «Об утверждении Правил легализации документов»

Приказ Министра юстиции Республики Казахстан «О внесении изменений и дополнения в приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января 2012…»

Приказ Министра юстиции Республики Казахстан «О внесении изменений и дополнений в приказ Министра юстиции Республики Казахстан…»

Приказ Министра юстиции Республики Казахстан «Об утверждении Правил совершения нотариальных действий нотариусами»

Приказ Министра юстиции Республики Казахстан «Об утверждении Правил ведения реестров единой нотариальной информационной системы»

Приказ Министра юстиции Республики Казахстан «О внесении изменений и дополнений в Приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января…»

Ссылка на Приказ Министра юстиции Республики Казахстан О внесении изменения и дополнения в приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января…

Ссылка на Приказ Министра юстиции Республики Казахстан О внесении изменений и дополнения в приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января 2012…

Ссылка на Приказ Министра юстиции Республики Казахстан О внесении изменений и дополнений в приказ Министра юстиции Республики Казахстан…

Ссылка на Приказ Министра юстиции Республики Казахстан О внесении изменений и дополнений в Приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 31 января…

Ссылка на Закон Республики Казахстан О нотариате :: 3) разрабатывает и утверждает Инструкцию по нотариальному делопроизводству по согласованию с уполном

Ссылка на редакцию документа от 31/08/2012 :: В соответствии с подпунктом 3) статьи 32 Закона Республики Казахстан

Ссылка на Приказ Министра юстиции Республики Казахстан Об утверждении Инструкции по нотариальному делопроизводству

Ссылка на редакцию документа от 31/08/2012 :: 1. Общие положения

Ссылка на Приказ Министра юстиции Республики Казахстан О внесении изменений и дополнений в приказ Министра юстиции Республики Казахстан… № 596 от 12/12/2019

Правила нотариального делопроизводства РК 2021

Об утверждении Правил по нотариальному делопроизводству

Правила по нотариальному делопроизводству в РК 2021

Приказ Минюста РФ от 16.04.2014 N 78

Правила нотариального делопроизводства рк 2021

Что изменится в Правилах нотариального делопроизводства с 1 сентября 2021 г.?

Похожие записи:

Добавить комментарий Отменить ответ