Требования к оформлению первичных документов бухгалтерского учета 2021

Для отражения каждого факта хозяйственной жизни предназначена первичная документация в организации (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете 402-ФЗ). Документы должны быть правильно оформлены, содержать все обязательные реквизиты. Не допускается документирование мнимых и притворных сделок, фактов хозяйственной жизни, которых не было.

Бланки, по которым будет составляться первоначальная документация, устанавливаются каждой организацией самостоятельно (п. 4 ст. 9 402-ФЗ). Утвердить их следует в учетной политике. Компания может сама разработать форму каждого документа. Также можно использовать бланки, разработанные Госкомстатом. Если применяете унифицированные формы, просто укажите их перечень в учетной политике. Если используете собственные бланки, их нужно сделать приложением.

Это правило действует не всегда. Если законодательный акт уполномоченного органа строго обязывает использовать определенный бланк, вносить в него изменения коммерческая организация не вправе. Такими обязательными к использованию документами являются:

• банковские: платежное, инкассовое поручения, банковский ордер (Указание Банка России от 19.06.2012 № 383-П);
• кассовые: расходный и приходный кассовые ордера (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У);
• транспортная накладная (Постановление Правительства от 15.04.2011 № 272).

Отвечая на вопрос, что такое первичная документация в бухгалтерии, нужно учесть, что это не только документ, используемый для ввода информации в учетные регистры. Это, в первую очередь, подтверждение операции. И должен он быть оформлен так, чтобы не вызвать претензий контролирующих органов.

Каждый первичный документ должен содержать семь обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 402-ФЗ):

1. Наименование документа.
2. Дата составления.
3. Наименование субъекта (организации или ИП), составившего документ.
4. Описание факта хозяйственной жизни.
5. Натуральный и(или) денежный измеритель факта хозяйственной жизни, его единица измерения.
6. Должность лица, совершившего сделку и ответственного за ее оформление.
7. Подписи ответственных лиц с указанием Ф.И.О.

Документация составляется в момент совершения операции или сразу после ее завершения. Она должна своевременно передаваться ответственным лицом в бухгалтерию. Бухгалтерия, в свою очередь, обязана своевременно отражать их в учетных регистрах.

В настоящее время заполнение первичной документации допускается как в бумажном виде, так и в электронной форме. При использовании электронных регистров должна быть обеспечена возможность в любой момент изготовить бумажную копию.

Вести учет с использованием правил нового стандарта обязаны все организации, которые работают по российскому законодательству, находятся фактически на территории РФ. Не касается новый порядок тех субъектов, кто по закону не обязан вести бухгалтерский учет – предприниматели, а также лица, занятые частной практикой (адвокаты, нотариусы и т. д.). Кроме того, в список исключений попали субъекты бюджетной сферы и филиалы иностранных организаций, работающие в РФ.

Важно! В том случае, если порядок оформления документации в ФСБУ и положении Центрального банка противоречат друг другу, то применяются инструкции Банка России.

Новый стандарт устанавливает два типа бухгалтерских документов:

• первичные учетные (используются, чтобы отразить факты хоздеятельности – сделки с контрагентами или хозяйственные операции, в результате которых меняется финансовое положение организации – оплата поставщику, выплата заработной платы работникам, поступление товарной продукции, оплата штрафов и т. д.);
• регистры бухгалтерского учета. Они нужны, чтобы обобщить всю информацию о фактах хозяйственной жизни компании. Кроме ФХЖ в регистры включаются данные о таких объектах как доходы, расходы, активы и пассивы предприятия.

ФСБУ 27/2021 регламентирует порядок оформления бухгалтерских документов и документооборот в хозяйствующих субъектах, устанавливая следующие особенности:

1. Язык для составления бухгалтерских документов – только русский. В тех ситуациях, когда первичка на иностранном, необходимо включить в текст документа перевод на русский язык по каждой строке.
   Если организация осуществляет деятельность вне территории России, то первичная документация ведется на иностранном языке – на языке той страны, в которой функционирует предприятие. Что касается регистров, то в них придется включить перевод.
2. В регистрах используется только российская валюта – рубли.
   Даже если сделка проведена в иной валюте, в регистре все равно нужно отразить сумму в рублевом эквиваленте.
   Когда цена объекта учета имеет стоимость в инвалюте, в регистре нужно отразить ее в двух вариантах – указать рублевую стоимость и стоимость в иностранной валюте.

Дата хозяйственной операции: нужно указывать ту дату, когда документ реально был подписан сторонами сделки.

Если ФХЖ (сделка, операция) отличается от дня фактического совершения этого события или действия, то в первичке указываем именно тот день, когда эта операция или сделка состоялись.

При формировании первичного документа допустимо:

• внести связанные друг с другом операции и сделки в один документ;
• операции, которые совершаются не в моменте, а длятся определенное время (например, амортизация), можно отражать в первичных документах на отчетную дату. То же правило касается и тех операций и сделок, которые регулярно повторяются через равные промежутки времени – например, транши в рамках одного долгосрочного контракта на поставку товаров.

Стандарт не ограничивает организации по включению в документы лишь конкретного набора показателей и информации. Так, помимо основных реквизитов, можно указать любую дополнительную информацию, имеющую отношение к ФХЖ.

Согласно Федеральному закону №402 первичную документацию организация вправе составлять и на бумажном носителе, и в электронном формате. Электронный вариант в обязательном порядке подписывается ЭЦП.

ФСБУ 27/2021 устанавливает следующую норму: хозяйствующий субъект самостоятельно выбирает типы ЭЦП из разрешенных законом «Об электронной подписи» (ФЗ №63). В тех случаях, когда первичный документ должен быть подписан несколькими сторонами, тип ЭЦП выбирается и утверждается в соглашении между ними.

Законодательство предусматривает 3 категории подписей электронного формата:

1. простая ЭЦП;
2. усиленная неквалифицированная подпись;
3. усиленная квалифицированная электронная подпись.

Правила применения федерального стандарта бухгалтерского учета 27/2021

Новый ФСБУ 27/2021 включает в себя всю основную информацию о работе с бухгалтерскими документами. Но это, конечно, не значит, что ранее данная область никак не регулировалась.

До 2020 года в РФ действовало Положение о документах и документообороте, утвержденное ещё приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105. Кроме того, отдельные правила работы с документами содержатся в Положении о бухучете, утвержденном приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н.

Теперь в части регулирования работы с документами приоритет получает новый ФСБУ 27/2021. В соответствии с письмом Минфина РФ от 09.06.2021 № 07-01-09/45392 другие нормативные акты о бухучете могут применяться наряду с федеральным стандартом, если они:

1. Усиливают требования, установленные стандартом.
2. Конкретизируют способы реализации требований стандарта для отдельных видов экономической деятельности.

Впрочем, многие положения ФСБУ 27/2021 повторяют ранее действовавшие нормы приказов № 105 и 34н. Однако есть и изменения, а также нововведения. Подробнее об этом расскажем далее в соответствующих разделах.

Новый стандарт действует для всех экономических субъектов, кроме бюджетных организаций. В частности, его действие распространяется и на банки (п. 1 ФСБУ 27/2021).

Ранее бюджетные организации подчинялись общим правилам регулирования документооборота, а банки, напротив — не подчинялись.

Правда, для банков и сейчас остались особенности. ЦБ РФ может принять свои нормативные акты по отдельным вопросам документооборота, и тогда банки получат право не применять отдельные положения ФСБУ 27/2021. Это касается языка составления документов, отражения валюты платежа, а также внесения исправлений (п. 3 ФСБУ 27/2021).

Новый стандарт относит к бухгалтерским документам «первичку», а также учетные регистры (п. 2 ФСБУ 27/2021).

ФСБУ 27/2021 вступает в силу для всех, кто обязан его применять, с 1 января 2022 года. Но по желанию экономические субъекты могут начать использовать новый стандарт и раньше (п. 2 приказа № 62н).

Обязательные реквизиты

Пункт 4 ФСБУ 27/2021 определяет, что при оформлении бухгалтерских документов нужно использовать не только сам данный стандарт, но и нормы закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете».

В частности, речь идет об обязательных реквизитах первичных документов (ПД) и учетных регистров (УР), которые приведены в ст. 9 и 10 закона № 402-ФЗ:

1. Наименование документа (регистра).
2. Экономический субъект, который составил документ (регистр).
3. Дата составления (для ПД) или период (для УР).
4. Сущность хозяйственной операции (для ПД) или группировка объектов учета (для УР).
5. Денежное измерение хозяйственной операции или объектов учета.
6. ФИО, должности и подписи лиц, которые отвечают за составление документа или регистра.

Далее, говоря о бухгалтерских документах, будем в общем случае подразумевать под ними и учетные регистры.

В бухгалтерские документы при необходимости можно, кроме перечисленных обязательных, включать и дополнительные реквизиты.

Язык составления документа и валюта

В общем случае бухгалтерские документы нужно составлять на русском языке, а суммы в них отражать в рублях.

Если с учетом места ведения бизнеса требуется составлять бухгалтерские документы на иностранном языке, то такой документ должен содержать построчный перевод на русский язык.

Если операция выражена в иностранной валюте, то ее нужно записать в документ одновременно в этой валюте и в рублях по курсу ЦБ РФ на дату операции.

Дата составления документа

Под датой составления первичного документа ФСБУ 27/2021 подразумевает дату его подписания ответственным лицом или лицами (п. 8а ФСБУ 27/2021).

В общем случае первичный документ нужно составить непосредственно при совершении хозяйственной операции или сразу после нее. Но бывают ситуации, когда сделать это невозможно. Если дата операции и дата составления ПД не совпадают, то в документе нужно указать обе даты (п. 8б ФСБУ 27/2021).

Оправдательный документ и его использование в бухучете

ФСБУ 27/2021 ввел новое понятие «оправдательный документ». Это документ, содержащий информацию о факте хозяйственной жизни, который компания получила в процессе работы, например: кассовый чек, товарный счет, решение суда и т.п.

Оправдательный документ не должен обязательно включать в себя все реквизиты, определенные законом для первичного документа. Использовать оправдательный документ в бухучете можно двумя способами:

1. Составить на его основе стандартный первичный документ. Тогда в первичном документе следует указать сведения, позволяющие идентифицировать оправдательный документ: наименование, номер, дату и т.п. (п. 8в ФСБУ 27/2021).
2. Если оправдательный документ содержит все реквизиты, установленные ст. 9 закона № 402-ФЗ, то его можно сразу использовать в качестве первичного. Оформлять дополнительные документы при этом не нужно (п. 9г ФСБУ 27/2021).

Особые варианты оформления хозяйственных операций

Пункт 9 ФСБУ 27/2021 разрешает бизнесменам в отдельных случаях составлять обобщенные первичные документы, т.е. оформлять одним документом несколько операций:

1. При оформлении длящихся фактов хозяйственной жизни (ФХД), например, начислении процентов или амортизации.
2. При оформлении повторяющихся ФХД, связанных между собой, например — несколько отгрузок по одному договору.
3. При оформлении участником биржевых торгов нескольких сделок.

В данном случае бизнесмен может самостоятельно определять периодичность составления документов с учетом принципа рациональности.

Например, если по договору в среднем проходит 2-3 отгрузки в месяц, то логично оформлять обобщенный документ ежемесячно, а если несколько отгрузок в неделю — то еженедельно.

Это новое положение, которого не было в ранее действовавших нормативных актах о документообороте.

Требования к системе регистров бухучета

В п. 10 ФСБУ 27/2021 впервые сформулированы требования к системе учетных регистров.

Указанные регистры должны обеспечивать соблюдение базовых принципов бухучета: полнота, достоверность, хронологическая запись, системность и т.п.

Логично, что документооборот, как и другие составные части бухучета, должен гарантировать соблюдение основных учетных принципов. Но ранее это правило не было сформулировано в нормативных актах, посвященных работе с документами.

Оформление и подписание бухгалтерских документов

При заполнении и подписании бумажных бухгалтерских документов нужно учитывать их срок хранения. Для большинства видов учетной документации он составляет 5 лет, но для документов, связанных с начислением и выплатой зарплаты – 50 лет.

Поэтому оформлять документы на бумаге следует так, чтобы в течение срока хранения можно было без проблем прочитать информацию. Например, бухгалтерские документы можно заполнять с помощью шариковой ручки, чернил или краски. Делать записи в бухгалтерских документах простым карандашом нельзя (п. 13 ФСБУ 27/2021).

Ошибки в первичных документах, составленных на бумаге, нужно исправлять путем зачеркивания. При этом должна быть хорошо видна как первоначальная неверная запись, так и исправленная. Нельзя использовать подчистки, замазывания и другие подобные способы, при которых нельзя будет прочесть исходную запись.

Необходимо указать дату исправления и заверить его подписями лиц, которые отвечают за составление документа с указанием их ФИО и должностей (п. 19, 21 ФСБУ 27/2021).

Ошибки в регистрах бухгалтерского учета можно исправить как путем зачеркивания, так и с помощью корректировочных проводок (п. 22 ФСБУ 27/2021). Здесь возможны два варианта:

1. Если была проведена лишняя операция, то дополнительную проводку нужно сделать по тем же счетам, но со знаком минус (сторнирование).
2. Если же необходимая запись по счетам отсутствует (полностью или частично), то нужно сделать прямую проводку на необходимую сумму.

Сотруднику была начислена зарплата 10 000 рублей. С нее нужно было удержать НДФЛ по ставке 13% в сумме 1 300 рублей. Но бухгалтер допустил опечатку и сделал проводку ДТ 70 — КТ 68.1 на сумму 1 030 рублей. Чтобы начислить налог без ошибок, следует сделать дополнительную проводку по тем же счетам на сумму 270 рублей.

При ошибке в электронном документе нужно составить новый исправленный документ, который должен соответствовать следующим требованиям (п. 20 ФСБУ 27/2021):

1. Содержать указание на то, что составлен взамен ошибочного.
2. Быть заверенным электронными подписями тех же лиц, которые составили исходный документ.
3. Бухгалтерская программа должна обеспечивать возможность использования исправленного электронного документа только вместе с исходным.

Новые требования 2021-2022гг. к электронному и бумажному документообороту

В общем случае бумажные и электронные бухгалтерские документы следует хранить в виде подлинников (п. 23 ФСБУ 27/2021). Другие варианты допускаются только в особых ситуациях.

Например, при восстановлении бухучета бизнесмен может запросить у контрагентов дубликаты утраченных документов и далее хранить их.

Место хранения бумажных бухгалтерских документов и баз данных с электронными документами в общем случае — территория РФ. Но если бизнесмен работает и за пределами РФ, то, с учетом требований законов конкретной страны, он должен обеспечить параллельное хранение документов в месте ведения деятельности (п. 25 ФСБУ 27/2021).

Хранить документ нужно в том формате (бумажном или электронном) в котором он был составлен первоначально (п. 24 ФСБУ 27/2021). Нельзя переводить бумажный документ в электронный формат для хранения или распечатывать электронный с той же целью.

Конечно, сама по себе «оцифровка» или распечатка бухгалтерских документов, например, для отправки контрагенту или создания резервной копии, не запрещена. Но юридическую силу будет иметь только тот документ, который хранится в первоначальном формате.

Порядок доступа к бухгалтерским документам устанавливает руководитель организации. О каждом факте такого доступа следует сообщить главбуху или иному лицу, которое ведет бухучет в компании (п. 26 ФСБУ 27/2021).

В новом стандарте впервые сформулированы требования к организации документооборота (п. 28-30 ФСБУ 27/2021):

1. Своевременное отражение фактов хозяйственной жизни в первичных документах и их передачу в бухгалтерию. За своевременность оформления и сдачи в бухгалтерию «первички», а также за достоверность данных в ней отвечают сотрудники, которые подписали эти документы.
2. Своевременный перенос первичных учетных данных в регистры и составление бухгалтерской отчетности. Соблюдение этого правила должно обеспечить лицо, которое ведет бухучет в компании.
3. Предотвращение несанкционированного доступа к бухгалтерской информации. За этот аспект отвечает руководитель компании, он же несет ответственность за документооборот в целом.

Дата публикации 22.04.2021

Смотрите также

Вопрос аудитору

Какие формы первичных документов по движению (поступлению, выбытию) нематериальных активов применяются в 2021 году?

Каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным учетным документом (п. 20 федерального стандарта «Концептуальные основы», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н, ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых государственными (муниципальными) учреждениями, и методические указания по их применению утверждены приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее — Приказ № 52н).

Поступление НМА, в отношении которых учреждению принадлежат исключительные права, оформляется актом о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101), составленным комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов.

Для оформления внутреннего перемещения НМА, в отношении которых учреждению принадлежат исключительные права, между ответственными лицами учреждения предусмотрены требование-накладная (ф. 0504204), накладная на внутреннее перемещение объекта нефинансовых активов (ф. 0504102).

Выбытие НМА, в отношении которых учреждению принадлежат исключительные права, оформляется актом о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) или актом о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104).

Неисключительное право на НМА принимается к учету в соответствии с лицензионным договором, актом на передачу прав. Операция может оформляться бухгалтерской справкой (ф. 0504833).

Учреждение в рамках учетной политики вправе установить порядок применения акта о приеме-передаче (ф. 0504101) при приобретении объектов нефинансовых активов, к которым относятся и права пользования нематериальными активами (приложение 5 к приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н).

Правила, установленные ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», должны исполнять экономические субъекты, включая кредитные и некредитные финансовые компании, деятельность которых регулирует ЦБ РФ.

На организации бюджетной сферы ФСБУ 27/2021 не распространяется (п. 1 ФСБУ 27/2021).

Для целей ФСБУ 27/2021 документы — это первичная учетная документация и регистры бухгалтерского учета, а документооборот — движение документов с момента их составления экономическим субъектом до завершения исполнения (то есть до момента, когда они будут использованы для формирования бухгалтерской отчетности, а затем переданы в архив).

На документы по-прежнему распространяются требования Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», но теперь для них стали обязательными и правила ФСБУ 27/2021.

Похожие записи: