Перечень типовых управленческих архивных документов 2010

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Перечень типовых управленческих архивных документов 2010». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

(в ред. Приказа Минкультуры РФ от 16.02.2016 N 403)

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 и частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004, N 43, ст. 4169; 11.12.2006, N 50, ст. 5280; 03.12.2007, N 49, ст. 6079; 19.05.2008, N 20, ст. 2253), а также подпунктом 5.2.9 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 N 406 (Собрание законодательства Российской Федерации, 02.06.2007, N 22, ст. 2583; 20.10.2008, N 42, ст. 4825; 17.11.2008, N 46, ст. 5337; 19.01.2009, N 3, ст. 378; 09.02.2009, N 6, ст. 738; 22.06.2009, N 25, ст. 3063), приказываю:

В связи с утратой силы Постановления Правительства РФ от 29.05.2008 N 406, следует руководствоваться принятым взамен Постановлением Правительства РФ от 20.07.2011 N 590

1. Утвердить прилагаемый «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

2. Настоящий Приказ вступает в силу по истечении десяти дней после дня его официального опубликования.

3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Министра А.Е. Бусыгина.

Врио Министра
А.Е.БУСЫГИН

Приложение
к Приказу Министерства культуры
Российской Федерации
от 25 августа 2010 г. N 558

СОГЛАСОВАНО
Решением Центральной
экспертно-проверочной
комиссии при Росархиве
от 15 сентября 2009 г.

Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558

  • Свежие
  • Посещаемые

Рекомендуем компаниям провести проверку соблюдения требований российского законодательства об архивном хранении документов, в том числе содержащих персональные данные, в рамках которой:

  • учесть в работе положения новых нормативных правовых актов;
  • принять необходимые меры по обновлению локальных актов компании, регламентирующих порядок и сроки хранения документов, в том числе содержащих персональные данные;
  • провести инвентаризацию хранимых документов, направленную, в частности, на выявление документов с истекшим сроком хранения.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

В ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» заявлено, что архивный документ — тот, который обладает значимостью для гражданина или общества, или государства, вследствие чего он подлежит сохранению в течение определенного срока.

На протяжении какого времени хранить бумаги, входящие в перечень типовых управленческих архивных документов 2021, разъяснялось в приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Но чиновники посчитали, что нормы в нем устарели и нуждаются в серьезных поправках, потому приказ № 558 в 2021 отменили (см. приказ Минкультуры от 17.12.2019 № 1964).

Одновременно организациям представили новый нормативный акт в этой сфере: с 18 февраля актуальный перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности 2021, и сроки их хранения прописаны в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

Обратите внимание: в определенных случаях, если нужна инструкция по применению перечня типовых управленческих архивных документов, она утверждена приказом Росархива от 20.12.2019 № 237. Не забудьте, что для компаний, чьи бумаги передают в государственные и муниципальные архивы на постоянное хранение, действуют еще методические рекомендации к перечню типовых архивных документов (рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, разработанные в соответствии с государственным контрактом от 30.11.2015 № 073 по заказу Росархива).

Как и в приказе Минкультуры № 558, в приказе Росархива № 236 представлены примеры типовых архивных документов в сжатом виде, но организации производят в ходе деятельности практически все эти бумаги. Основные блоки следующие:

  • управленческо-распорядительные;
  • бухгалтерские, финансовые;
  • кадровые;
  • имущественные и хозяйственные;
  • социально-бытовые.

Перечень, как и прежний, представлен как таблица, разбит по тематическим блокам (их 12). Кроме того, все наименования в конце этого НПА даны в алфавитном порядке с перекрестными ссылками, что значительно упрощает навигацию.

Несмотря на обстоятельность приказа, разработчики не предлагают точные наименования документов, а обобщают их в группы: действующий типовой перечень архивных бумаг насчитывает 657 групп, хотя в прошлом списке их было 1003. Некоторые другие важные изменения представлены ниже.

Ответ на этот вопрос далеко не очевидный. Осознав это, законодатели с 18.06.2017 внесли серьезные изменения в статью 22.1 закона № 152-ФЗ «Об архивном деле». Теперь закон говорит, что если бумага входит в перечень документов, образующихся в деятельности организаций, срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом, в котором она «закрыта».

Личное дело в организации начинает формироваться в момент поступления работника на работу в специализированной программе или, в крайнем случае, — в экселе, а заканчивается днем его увольнения.

Пример 1

Приказ об увольнении работника был датирован 10.06.2020. Срок хранения такого личного дела исчисляется с 01.01.2021.

Обратите внимание! В соответствии с новой редакцией закона № 152-ФЗ, личные дела, завершенные до 2003 г., должны храниться 75 лет, а завершенные позже — 50 лет. С учетом этого в нашем примере личное дело должно храниться в архиве организации до 31.12.2071.

Пример 2

В отделе кадров хранится личное дело сотрудника, уволенного 15.05.2001. Сколько лет его нужно хранить?

По закону, срок хранения дела исчисляется с 01.01.2002. Продолжительность хранения — 75 лет. Значит, это личное дело готовят к уничтожению не ранее 31.12.2077.

Все документы, образующиеся в процессе деятельности органов и организаций, включают следующие направления деятельности:

  1. Организация системы управления (нормативно-правовое обеспечение деятельности, распорядительная деятельность, организационные основы управления, контроль и надзор, документационное обеспечение управления и организация хранения документов, информатизация деятельности)
  2. Планирование деятельности (прогнозирование, перспективное планирование; текущее планирование; отчетность о выполнении планов; ценообразование)
  3. Финансирование, кредитование деятельности
  4. Учет и отчетность (бухгалтерский учет и отчетность, учет оплаты труда, налогообложение, учет имущества, статистический учет и отчетность)
  5. Международное сотрудничество
  6. Информационная деятельность
  7. Трудовые отношения (организация труда, нормирование и оплата труда, охрана труда)
  8. Кадровое обеспечение (прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников; кадровый учет; противодействие коррупции; аттестация; повышение квалификации, награждение)
  9. Материально-техническое обеспечение деятельности
  10. Административно-хозяйственное обеспечение деятельности (эксплуатация зданий, строений, сооружений; транспортное обслуживание; информационно-телекоммуникационное обеспечение)
  11. Обеспечение режима безопасности организации, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций (организация охраны, пропускного режима; обеспечение антитеррористической защищенности и пожарной безопасности, организация гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций)
  12. Социально-бытовые вопросы (социальное страхование, социальная защита; обеспечение жильем и коммунальными услугами)

Документы по вопросам охраны труда представлены в разделе 7.3 Перечня.

Утвержден новый перечень типовых управленческих архивных документов

Приказ № 236 регулирует документооборот в государственных и муниципальных органах и организациях любых форм собственности. Но для отдельных категорий хозяйствующих субъектов утверждены дополнительные ПТУАД, в том числе:

  • для предприятий, которые ведут научно-техническую и производственную деятельность (приказ Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182);
  • для министерств и ведомств, для профсоюзной организации (утв. Главархивом СССР от 15.08.1988 с редакцией в 2007 г.);
  • для акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс).

Хотя общие списки и сроки хранения уточнили, изменения в типовых управленческих архивных документах для вышеназванных организаций остались без изменений, а поправки в узкоспециализированные нормы пока не вносились.

Как и в приказе Минкультуры № 558, в приказе Росархива № 236 представлены примеры типовых архивных документов в сжатом виде, но организации производят в ходе деятельности практически все эти бумаги. Основные блоки следующие:

  • управленческо-распорядительные;
  • бухгалтерские, финансовые;
  • кадровые;
  • имущественные и хозяйственные;
  • социально-бытовые.

Перечень, как и прежний, представлен как таблица, разбит по тематическим блокам (их 12). Кроме того, все наименования в конце этого НПА даны в алфавитном порядке с перекрестными ссылками, что значительно упрощает навигацию.

Несмотря на обстоятельность приказа, разработчики не предлагают точные наименования документов, а обобщают их в группы: действующий типовой перечень архивных бумаг насчитывает 657 групп, хотя в прошлом списке их было 1003. Некоторые другие важные изменения представлены ниже.

Разновидность документа

Что нового в перечне типовых управленческих архивных документов в 2020 и сроках их хранения в организации

Ранее хранили, лет

Сейчас хранят, лет

Ведомости о получении зарплаты

5

6

Справки о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера

Не установлено

50-75 — в зависимости от того, завершено дело после 2003 года или до указанного срока

Акты, справки, записки, журналы, протоколы, касающиеся коррупции

Постоянно

5

Графики отпусков

1

3

Личные дела руководителей

Постоянно

50-75

Справки, предложения о состоянии и мерах по улучшению охраны труда

Постоянно

5

Журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий

Постоянно

45

Журналы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)

10, но требование касалось инструктажа по технике безопасности

45

Трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников

75

50/75

Личное дело в организации начинает формироваться в момент поступления работника на работу в специализированной программе или, в крайнем случае, — в экселе, а заканчивается днем его увольнения.

Пример 1

Приказ об увольнении работника был датирован 10.06.2020. Срок хранения такого личного дела исчисляется с 01.01.2021.

Обратите внимание! В соответствии с новой редакцией закона № 152-ФЗ, личные дела, завершенные до 2003 г., должны храниться 75 лет, а завершенные позже — 50 лет. С учетом этого в нашем примере личное дело должно храниться в архиве организации до 31.12.2071.

Пример 2

В отделе кадров хранится личное дело сотрудника, уволенного 15.05.2001. Сколько лет его нужно хранить?

По закону, срок хранения дела исчисляется с 01.01.2002. Продолжительность хранения — 75 лет. Значит, это личное дело готовят к уничтожению не ранее 31.12.2077.

1.1. Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее — Инструкция) разработана в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293, и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регламентирующими состав и сроки хранения отдельных видов документов.

1.2. Инструкция устанавливает порядок применения Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее — Перечень) и предназначена для использования в практике работы экспертных комиссий, делопроизводственных и архивных служб государственных органов, органов местного самоуправления, организаций (далее — организации), а также экспертно-проверочных комиссий федеральных государственных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, государственных и муниципальных архивов, научных организаций, включенных в Перечень федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2006 г. N 808.

Федеральная архивная служба России
(Росархив)

Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)

УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
Федеральной архивной
службы России
В.П. Козлов
6 октября 2000 г.

1.1. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» составлен в соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» от 7 июля 1993 г., Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации, от 17 марта 1994 г. N 552, и с учетом положений иных правовых актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.

1.2. Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями,*1 независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.
_____
*1 Далее в тексте вместо слов «учреждений, организаций и предприятий» употребляется слово «организаций».

Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел.

1.3. Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов с учетом рекомендаций специалистов соответствующих организаций, а также положений «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989), ведомственных перечней документов со сроками хранения, примерных номенклатур дел, а также решений ЦЭПК Росархива об установлении или об изменении сроков хранения отдельных видов документов.

1.4. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

1.5. Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней дкументов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

3.1. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций — источников комплектования) по согласованию с ним.

3.2. В своей работе экспертные комиссии руководствуются правовыми актами, нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, настоящим Перечнем, нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.

3.3. Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций (ведомственных архивов), а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.

Документы, сроки хранения которых определены Перечнем «постоянно», подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы в сроки и в соответствии с порядком, установленным Положением об Архивном фонде Российской Федерации, или по решению негосударственной организации, не являющейся источником комплектования государственного, муниципального архива, хранятся ею самостоятельно.

3.4. По истечении сроков хранения в архивах организаций — источников комплектования управленческая документация, отобранная на государственное, муниципальное хранение с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы, передается в архивы.

3.5. Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями.

3.6. Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии и направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения одновременно по всем основным подразделениям организаций — источников комплектования государственного, муниципального архива. Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на хранение. Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения и утверждаются руководителем организации.

3.7. После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой «ЭПК», а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным органом, учреждением, если последним при утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено решения о возможности уничтожения остальных документов за соответствующий период.

Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

3.8. Архивные органы, учреждения проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.

3.9. Организации, документы которых приему в государственные, муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.

3.10. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

3.11. Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных настоящим и ведомственными перечнями сроков хранения документов, является незаконным и влечет за собой согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации ответственность в установленном законом порядке.

3.12. Контроль за правильностью применения настоящего Перечня осуществляют Росархив, органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, архивные учреждения.

3.13. С введением в действие настоящего Перечня часть 1-ую «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989), утвержденного Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г., считать утратившей силу применительно к указанным в данном Перечне управленческим документам, начиная с середины 90-х годов ХХ в. (с 1995 года). Для отбора управленческих документов за более ранний период времени (80-е — первую половину 90-х годов), а также специфической (отраслевой) документации применяется «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989).

Все документы, образующиеся в процессе деятельности органов и организаций, включают следующие направления деятельности:

  1. Организация системы управления (нормативно-правовое обеспечение деятельности, распорядительная деятельность, организационные основы управления, контроль и надзор, документационное обеспечение управления и организация хранения документов, информатизация деятельности)
  2. Планирование деятельности (прогнозирование, перспективное планирование; текущее планирование; отчетность о выполнении планов; ценообразование)
  3. Финансирование, кредитование деятельности
  4. Учет и отчетность (бухгалтерский учет и отчетность, учет оплаты труда, налогообложение, учет имущества, статистический учет и отчетность)
  5. Международное сотрудничество
  6. Информационная деятельность
  7. Трудовые отношения (организация труда, нормирование и оплата труда, охрана труда)
  8. Кадровое обеспечение (прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников; кадровый учет; противодействие коррупции; аттестация; повышение квалификации, награждение)
  9. Материально-техническое обеспечение деятельности
  10. Административно-хозяйственное обеспечение деятельности (эксплуатация зданий, строений, сооружений; транспортное обслуживание; информационно-телекоммуникационное обеспечение)
  11. Обеспечение режима безопасности организации, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций (организация охраны, пропускного режима; обеспечение антитеррористической защищенности и пожарной безопасности, организация гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций)
  12. Социально-бытовые вопросы (социальное страхование, социальная защита; обеспечение жильем и коммунальными услугами)

262

Целевые программы (федеральные, региональные, муниципальные, отраслевые), прогнозы развития регионов, отдельных направлений деятельности:

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

263

Проекты целевых программ, прогнозов; документы (справки расчеты, доклады, таблицы, сведения) по их разработке

10 л. ЭПК

264

Переписка о разработке целевых программ

5 л. ЭПК

265

Документы (доклады, отчеты, обзоры) о ходе выполнения целевых программ

Пост.

266

Переписка о ходе выполнения целевых программ

5 л. ЭПК

267

Прогнозы (перспективные планы, программы) деятельности и развития организации

Пост. **

268

Концепции развития организации

Пост. **

269

Проекты перспективных планов, программ, концепций развития организации; документы (доклады, справки, сведения, расчеты, таблицы) к ним

10 л. ЭПК

Утверждены новые сроки хранения кадровых документов

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Бытовые услуги • Телекоммуникационные компании • Доставка готовых блюд • Организация и проведение праздников • Ремонт мобильных устройств • Ателье швейные • Химчистки одежды • Сервисные центры • Фотоуслуги • Праздничные агентства

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2003 г., срок хранения которого 5 лет, должно быть уничтожено в 2009 г. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше. Так, нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 г., срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2008 г., оно может быть уничтожено только 1 января 2009 года.

Снижение сроков хранения, установленных перечнями, запрещается. В случае если срок хранения документов по перечню истек, а практическая надобность в них не отпала, организация сама решает, когда следует уничтожить документы.

При определении сроков хранения документов по перечню особое внимание следует обратить на графу «Примечание» перечня, так как указанные в ней сноски и примечания содержат пояснения о применении соответствующей статьи перечня, а значит, и об определении срока хранения тех или иных документов. Приведем примеры.

  • Предположим, заголовок дела звучат так: «Протоколы, решения и документы (справки, доклады, выписки и др.) к ним правления акционерного общества «Синтез». К данным документам в Перечне 2000 (ст. 5а) проставлен срок хранения «Постоянно», но в графе «Примечание» имеется сноска: «Присланные для сведения – до минования надобности». Это означает, что в акционерном обществе они должны храниться постоянно, а в его филиалах (присланные для сведения) – до минования надобности. Срок хранения «До минования надобности», как правило, означает не менее одного года. Поэтому филиалы акционерного общества вправе произвести уничтожение этих документов или по истечении одного года после завершения их в делопроизводстве, или после утраты их практического значения.
  • Для оборотных ведомостей Перечнем 2000 (ст. 168) предусмотрен 5-летний срок хранения, но со ссылкой: «при условии завершения (проверки) ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения». Для договоров, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) предусмотрен 5-летний срок хранения с отметкой «ЭПК» и со ссылкой «После истечения срока действия договора, соглашения».

Следует также обратить внимание на такое примечание, как «После замены новыми» (ст. 10б, 13б Перечня 2000 и др.). К отдельным документам, имеющим в Перечне срок хранения «До минования надобности», в графе «Примечание» указывается «Не менее 5 лет» (ст. 162, 165 Перечня 2000).

К перечням прилагаются указатели видов и разновидностей документов, расположенных в алфавитном порядке. Напротив каждого вида, разновидности проставляется статья перечня. Указатель значительно облегчает поиск нужного документа и определение его срока хранения.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организации независимо от формы собственности.

Перечень состоит из следующих разделов и подразделов:

1.Организация системы управления

1.1. Распорядительная деятельность

1.2. Организационные основы управления

1.3. Контроль

1.4. Правовое обеспечение деятельности

1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов

2.Планирование деятельности

2.1. Прогнозирование

2.2. Текущее планирование

2.3. Ценообразование

3.Финансирование деятельности

3.1. Финансирование, кредитование

4.Учет и отчетность

4.1. Бухгалтерский учет и отчетность

4.2. Статистический учет и отчетность

5.Экономические, научные, культурные связи

5.1. Организация связей

5.2. Осуществление связей

6.Информационное обслуживание

6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг

6.2. Распространение информации (реклама)

7.Трудовые отношения

7.1. Трудоустройство

7.2. Организация труда

7.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда

7.4. Охрана труда

8.Кадровое обеспечение

8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

8.2. Установление квалификации работников

8.3. Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников

8.4. Награждение

9.Материально-техническое обеспечение деятельности

9.1. Снабжение деятельности

9.2. Организация хранения материально-имущественных ценностей

10. Административно-хозяйственные вопросы

10.1 Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности

10.2. Эксплуатация зданий, помещений

10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь

10.4. Охрана

11. Социально-бытовые вопросы

11.1. Социальное страхование

11.2. Жилищно-бытовые вопросы

11.3. Организация досуга

12. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)

12.1. Организация деятельности

12.2. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)

Документы в разделах и подразделах Перечня 2000 расположены по степени значимости вопросов, содержащихся в документах, и видов документов в логической последовательности.

Статьям в Перечне присвоена единая сквозная (валовая) нумерация.

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения имеет другую схему построения. Перечень 2007 состоит из следующих разделов:

1. Научно-исследовательская деятельность

2. Разработка технологических процессов

3. Конструирование изделий промышленного производства

4. Проектирование объектов недвижимости

5. Разработка, учет и охрана объектов интеллектуальной собственности

6. Учет и мониторинг природных ресурсов

7. Строительство, реконструкция, реставрация и ремонт объектов недвижимости

8. Производство

9. Технический надзор за промышленной безопасностью производственных объектов и установок

10. Качество и безопасность продукции

11. Техническая регламентация, сертификация, метрологическое обеспечение производства

12. Охрана окружающей природной среды

13. Автоматизированные системы

Сроки хранения типовых архивных документов указаны по четырем звеньям (группам) организаций.

В первом звене (графа 3) представлены организации, утверждающие (или согласовывающие) документы. При этом для организаций, согласовывающих документы, в разделах 1–3, 5–8, 10–13 (звено 1/графа 3) установлен в основном срок хранения «До минования надобности»; сроки хранения для согласовывающих организаций по разделам 4 и 9 (звено 1/графа 3) установлены в примечаниях (графа 7).

Во втором звене (графа 4) представлены организации-разработчики (авторы документов), функциями которых являются проведение научно-исследовательских, научно-технических, геолого-геодезических, производственно-технических, учетно-технических и учетно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности.

В третьем звене (графа 5) представлены организации-заказчики.

В четвертом звене (графа 6) представлены эксплуатационные и иные хозяйствующие организации (управления по эксплуатации зданий и сооружений, предприятий, путей сообщения, пунктов, станций контроля, наблюдений, измерений и т.п.), изначально не являвшиеся заказчиками документации.

1

Законы и иные нормативные правовые акты (указы, постановления), распоряжения Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальные нормативные правовые акты:

(1) Относящиеся к деятельности организации — пост.

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности (1)

2

Проекты законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных нормативных правовых актов; документы (справки, доклады, заключения, предложения) по их разработке:

(1) Относящиеся к деятельности организации — пост.

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности (1)

3

Регистры нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации; муниципальных нормативных правовых актов; документы по их ведению

Пост. (1)

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в регистрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения регистров, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

4

Инициативные предложения, внесенные в государственные органы Российской Федерации, государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления; документы (докладные записки, заключения, справки) по их разработке

Пост.

5

Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки) по их выполнению

Пост. (1)

(1) По оперативным, непрофильным для данной организации, вопросам деятельности — 5 л. ЭПК

6

Поручения вышестоящих организаций; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки) по их выполнению

Пост. (1)

(1) По оперативным вопросам деятельности — 5 л. ЭПК

7

Поручения руководства организации структурным подразделениям; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению (1)

36

Единые Государственные реестры юридических лиц, индивидуальных предпринимателей

Пост.

37

Документы (заявления, копии учредительных документов, выписки из реестра, справки, решения, уведомления и др.) о государственной регистрации юридического лица, о прекращении деятельности юридического лица

15 л. (1) ЭПК

(1) После прекращения деятельности. Решения — пост.

38

Документы (заявления, решения, статусные сведения индивидуального предпринимателя: гражданство, место жительства, сведения о регистрации, паспортные данные, справки, сведения, уведомления и др.) о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, о прекращении деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя

15 л. (1) ЭПК

(1) После прекращения деятельности. Решения — пост.

39

Свидетельства о государственной регистрации, о регистрации ликвидации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей; уведомления на открытие филиалов, представительств

Пост. **

40

Информационные письма, извещения, уведомления о постановке на учет в соответствующих регистрирующих органах

5 л.

41

Единые государственные реестры; документы по их ведению (1)

Пост. (2)

(1) Не указанные в самостоятельных статьях Перечня.

(2) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

42

Государственные реестры; документы по их ведению (1)

Пост. (2)

(1) Не указанные в самостоятельных статьях Перечня.

(2) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

43

Опись объектов, подлежащих разграничению между Российской Федерацией и субъектом Российской Федерации, между субъектом Российской Федерации и муниципальным образованием

Пост.

44

173

Документы (доклады, справки, отчеты, акты, заключения, представления, предписания, докладные записки) проверок организации:

(1) Для внутренних проверок организации — 5 л. ЭПК.

а) комплексных, тематических (по основным (профильным) для данной организации направлениям деятельности)

Пост. (1)

б) структурных подразделений организации

5 л. ЭПК

174

Документы (акты, предписания, заключения, справки, докладные записки) ревизий организации (за исключением документов периодических бухгалтерских ревизий, предусмотренных ст. 402):

а) по месту проведения

Пост.

б) в других организациях

5 л. ЭПК

175

Переписка о проведении проверок и ревизий

5 л.

176

Журналы, книги учета (регистрации) проверок, ревизий, их решений, определений, предписаний, актов, заключений

5 л.

177

Журналы, книги учета (регистрации) контроля за выполнением решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий

5 л.

178

Переписка о выполнении решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий

5 л. ЭПК

179

Протокольные поручения Государственной Думы; документы (докладные записки, справки, информации, переписка) по их выполнению

Пост.

180

Парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; документы (обзоры, справки, переписка) по их рассмотрению

Пост. (1)

184

Единый государственный реестр прав на недвижимое имущество и сделок с ним

Пост. (1)

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения

185

Свидетельства, сертификаты на право собственности, владения, пользования имуществом, регистрации и перерегистрации фирменных наименований, знаков обслуживания

Пост. **

186

Документы (постановления, доверенности, заявки, заключения, решения) к свидетельствам, сертификатам

Пост.

187

Переписка по вопросам установления прав собственности юридических и физических лиц

5 л. (1) ЭПК

(1) После выдачи свидетельства о праве собственности

188

Документы (постановления, определения, акты, решения, протоколы (1), заключения, запросы, заявления, переписка) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера

5 л. (2) ЭПК

(1) Протоколы административных комиссий муниципальных образований — 3 г.

(2) О серьезных нарушениях, повлекших возбуждение уголовных дел и судебных разбирательств — пост.

189

Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, докладных записок, ходатайств, протоколов, определений, постановлений, характеристик), представляемых в правоохранительные, судебные органы, третейские суды

5 л. (1)

(1) После вынесения решения

190

Переписка по вопросам правоохранительного характера

5 л. ЭПК

191

Договоры, соглашения об оказании юридических услуг

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

192

Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы документов

5 л. ЭПК

193

270

Планы экономического и социального развития организации:

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

271

Бизнес — планы; документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты) к ним

Пост.

272

Государственные, муниципальные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг

5 л. (1) ЭПК

(1) По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам — пост. **

273

Документы (конкурсная документация, протоколы, аудиозаписи, запросы, извещения, уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания, графики — календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации:

(1) По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам — пост. **

а) в организации — заказчике

5 л. (1) ЭПК

б) в других организациях

5 л.

274

Положения о комиссиях по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг организации

Пост.

275

Переписка о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации

5 л.

276

Журналы регистрации протоколов комиссии организации по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг

5 л.

297

Прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост.

б) в других организациях

3 г. (1)

298

Справки, расчеты по прогнозированию цен

5 л.

299

Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен и их корректировке:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки

Пост.

б) в других организациях

3 г. (1)

300

Ценовые соглашения между производителями и поставщиками материально-технических ресурсов

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия соглашения

301

Протоколы согласования цен на имущество, продукцию и услуги

5 л. ЭПК

302

Протоколы заседаний тиражно-калькуляционной комиссии

5 л.

303

Переписка по вопросам ценообразования

5 л. ЭПК

304

Переписка о разработке, применении и изменении тарифов

5 л. ЭПК

305

Переписка с иностранными организациями о тарифах

15 л. ЭПК

образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Приложение к приказу Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558)

1

Законы и иные нормативные правовые акты (указы, постановления), распоряжения Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальные нормативные правовые акты:

(1) Относящиеся к деятельности организации — пост.

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности (1)

2

Проекты законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных нормативных правовых актов; документы (справки, доклады, заключения, предложения) по их разработке:

(1) Относящиеся к деятельности организации — пост.

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности (1)

3

Регистры нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации; муниципальных нормативных правовых актов; документы по их ведению

Пост. (1)

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в регистрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения регистров, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

4

Инициативные предложения, внесенные в государственные органы Российской Федерации, государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления; документы (докладные записки, заключения, справки) по их разработке

Пост.

5

Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки) по их выполнению

Пост. (1)

(1) По оперативным, непрофильным для данной организации, вопросам деятельности — 5 л. ЭПК

6

Поручения вышестоящих организаций; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки) по их выполнению

Пост. (1)

(1) По оперативным вопросам деятельности — 5 л. ЭПК

7

Поручения руководства организации структурным подразделениям; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению (1)

5 л. ЭПК

173

Документы (доклады, справки, отчеты, акты, заключения, представления, предписания, докладные записки) проверок организации:

(1) Для внутренних проверок организации — 5 л. ЭПК.

а) комплексных, тематических (по основным (профильным) для данной организации направлениям деятельности)

Пост. (1)

б) структурных подразделений организации

5 л. ЭПК

174

Документы (акты, предписания, заключения, справки, докладные записки) ревизий организации (за исключением документов периодических бухгалтерских ревизий, предусмотренных ст. 402):

а) по месту проведения

Пост.

б) в других организациях

5 л. ЭПК

175

Переписка о проведении проверок и ревизий

5 л.

176

Журналы, книги учета (регистрации) проверок, ревизий, их решений, определений, предписаний, актов, заключений

5 л.

177

Журналы, книги учета (регистрации) контроля за выполнением решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий

5 л.

178

Переписка о выполнении решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий

5 л. ЭПК

179

Протокольные поручения Государственной Думы; документы (докладные записки, справки, информации, переписка) по их выполнению

Пост.

180

Парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; документы (обзоры, справки, переписка) по их рассмотрению

Пост. (1)

(1) Запросы и обращения депутатов представительных органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления — 5 л. ЭПК

184

Единый государственный реестр прав на недвижимое имущество и сделок с ним

Пост. (1)

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения

185

Свидетельства, сертификаты на право собственности, владения, пользования имуществом, регистрации и перерегистрации фирменных наименований, знаков обслуживания

Пост. **

186

Документы (постановления, доверенности, заявки, заключения, решения) к свидетельствам, сертификатам

Пост.

187

Переписка по вопросам установления прав собственности юридических и физических лиц

5 л. (1) ЭПК

(1) После выдачи свидетельства о праве собственности

188

Документы (постановления, определения, акты, решения, протоколы (1), заключения, запросы, заявления, переписка) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера

5 л. (2) ЭПК

(1) Протоколы административных комиссий муниципальных образований — 3 г.

(2) О серьезных нарушениях, повлекших возбуждение уголовных дел и судебных разбирательств — пост.

189

Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, докладных записок, ходатайств, протоколов, определений, постановлений, характеристик), представляемых в правоохранительные, судебные органы, третейские суды

5 л. (1)

(1) После вынесения решения

190

Переписка по вопросам правоохранительного характера

5 л. ЭПК

191

Договоры, соглашения об оказании юридических услуг

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

192

Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы документов

5 л. ЭПК

193

Документы (обзоры, справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации и состоянии правовой работы

262

Целевые программы (федеральные, региональные, муниципальные, отраслевые), прогнозы развития регионов, отдельных направлений деятельности:

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

263

Проекты целевых программ, прогнозов; документы (справки расчеты, доклады, таблицы, сведения) по их разработке

10 л. ЭПК

264

Переписка о разработке целевых программ

5 л. ЭПК

265

Документы (доклады, отчеты, обзоры) о ходе выполнения целевых программ

Пост.

266

Переписка о ходе выполнения целевых программ

5 л. ЭПК

267

Прогнозы (перспективные планы, программы) деятельности и развития организации

Пост. **

268

Концепции развития организации

Пост. **

269

Проекты перспективных планов, программ, концепций развития организации; документы (доклады, справки, сведения, расчеты, таблицы) к ним

10 л. ЭПК

270

Планы экономического и социального развития организации:

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

271

Бизнес — планы; документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты) к ним

Пост.

272

Государственные, муниципальные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг

5 л. (1) ЭПК

(1) По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам — пост. **

273

Документы (конкурсная документация, протоколы, аудиозаписи, запросы, извещения, уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания, графики — календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации:

(1) По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам — пост. **

а) в организации — заказчике

5 л. (1) ЭПК

б) в других организациях

5 л.

274

Положения о комиссиях по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг организации

Пост.

275

Переписка о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации

5 л.

276

Журналы регистрации протоколов комиссии организации по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг

5 л.

297

Прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост.

б) в других организациях

3 г. (1)

298

Справки, расчеты по прогнозированию цен

5 л.

299

Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен и их корректировке:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки

Пост.

б) в других организациях

3 г. (1)

300

Ценовые соглашения между производителями и поставщиками материально-технических ресурсов

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия соглашения

301

Протоколы согласования цен на имущество, продукцию и услуги

5 л. ЭПК

302

Протоколы заседаний тиражно-калькуляционной комиссии

5 л.

303

Переписка по вопросам ценообразования

5 л. ЭПК

304

Переписка о разработке, применении и изменении тарифов

5 л. ЭПК

305

Переписка с иностранными организациями о тарифах

15 л. ЭПК

Перечень типовых управленческих архивных документов

Периоды сохранения документации приведены в таблице.

Период хранения

Наименование

данные лиц, не принятых на работу

учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника

записи о трудовой дисциплине

акты, предписания, отчеты по технике безопасности

выписки по улучшению условий и охраны труда

документы по технике безопасности и ее соблюдению

50 лет (до востребования владельцем)

личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.)

Постоянно

коллективные договоры

личные дела руководителей

Более подробные направления деятельности организаций приведены в Перечне, состоящем из 12 разделов. Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.

Ниже рассмотрим таблицу с приведением примерного перечня кадровых документов.

Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения Минкультуры РФ 2007 года: несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.

В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот по отношению к коммерческим организациям задействована ст. 13.25, в которой штрафы на порядок выше и достигают размеров до 300 000 рублей.

образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Приложение к приказу Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558)

На сегодняшний день сроки хранения определяются согласно:

Большинство коммерческих организаций пользуются этими типовыми перечнями, не подпадая под и .

Акционерные общества пользуются еще Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс). Но и это положение в отношении многих документов в конечном счете приводит пользователя к ПТУД, ­например, как в статье 2.1.5 «Внутренние документы общества» .

Алгоритм использования перечней документов с указанием сроков хранения разберем на примере ПТУД, с которым работает большинство наших читателей. Это можно делать двумя способами:

  • способ № 1 — сначала использовать предметный указатель , где виды документов перечислены по алфавиту (а внутри могут быть указаны их «подвиды» — см. отметку «2» в Примере 2). Проиллюстрируем ­применение этого способа в Примере 3;
  • способ № 2 — сначала найти в перечне раздел, соответствующий вашему структурному подразделению . Напомним: список разделов приведен в самом начале в «Общих положениях». Далее в основной таблице выбранного раздела (см. Пример 1) просматриваем строки графы 2, где перечислены категории документов от более к менее важным. Среди них нужно найти наиболее подходящую для вашего дела. См. Пример 4.

Пример 3

При определении срока хранения начинаем поиск с предметного указателя ПТУД (на примере протоколов оперативных совещаний у генерального директора)

Свернуть Показать

Давайте определим срок хранения для протоколов оперативных совещаний, еженедельно проходящих у генерального директора.

Шаг 1. Найдем в «Указателе видов документов» «ПРОТОКОЛЫ» (этот фрагмент ПТУД см. в Примере 2).

  • Аудит промышленной безопасности
  • Обучение по охране труда, пожарной безопасности и электробезопасности, теплоэнергетике
  • Другие работы

Новые сроки хранения кадровых документов в 2021

1

Законы и иные нормативные правовые акты (указы, постановления), распоряжения Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальные нормативные правовые акты:

(1) Относящиеся к деятельности организации — пост.

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности (1)

2

Проекты законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных нормативных правовых актов; документы (справки, доклады, заключения, предложения) по их разработке:

(1) Относящиеся к деятельности организации — пост.

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности (1)

3

Регистры нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации; муниципальных нормативных правовых актов; документы по их ведению

Пост. (1)

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в регистрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения регистров, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

4

Инициативные предложения, внесенные в государственные органы Российской Федерации, государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления; документы (докладные записки, заключения, справки) по их разработке

Пост.

5

Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки) по их выполнению

Пост. (1)

(1) По оперативным, непрофильным для данной организации, вопросам деятельности — 5 л. ЭПК

6

Поручения вышестоящих организаций; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки) по их выполнению

Пост. (1)

(1) По оперативным вопросам деятельности — 5 л. ЭПК

7

Поручения руководства организации структурным подразделениям; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению (1)

5 л. ЭПК

36

Единые Государственные реестры юридических лиц, индивидуальных предпринимателей

Пост.

37

Документы (заявления, копии учредительных документов, выписки из реестра, справки, решения, уведомления и др.) о государственной регистрации юридического лица, о прекращении деятельности юридического лица

15 л. (1) ЭПК

(1) После прекращения деятельности. Решения — пост.

38

Документы (заявления, решения, статусные сведения индивидуального предпринимателя: гражданство, место жительства, сведения о регистрации, паспортные данные, справки, сведения, уведомления и др.) о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, о прекращении деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя

15 л. (1) ЭПК

(1) После прекращения деятельности. Решения — пост.

39

Свидетельства о государственной регистрации, о регистрации ликвидации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей; уведомления на открытие филиалов, представительств

Пост. **

40

Информационные письма, извещения, уведомления о постановке на учет в соответствующих регистрирующих органах

5 л.

41

Единые государственные реестры; документы по их ведению (1)

Пост. (2)

(1) Не указанные в самостоятельных статьях Перечня.

(2) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

42

Государственные реестры; документы по их ведению (1)

Пост. (2)

(1) Не указанные в самостоятельных статьях Перечня.

(2) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

43

Опись объектов, подлежащих разграничению между Российской Федерацией и субъектом Российской Федерации, между субъектом Российской Федерации и муниципальным образованием

Пост.

44

Документы (описание границ, схемы, справки, переписка) по закреплению границ муниципальных образований

Пост.

173

Документы (доклады, справки, отчеты, акты, заключения, представления, предписания, докладные записки) проверок организации:

(1) Для внутренних проверок организации — 5 л. ЭПК.

а) комплексных, тематических (по основным (профильным) для данной организации направлениям деятельности)

Пост. (1)

б) структурных подразделений организации

5 л. ЭПК

174

Документы (акты, предписания, заключения, справки, докладные записки) ревизий организации (за исключением документов периодических бухгалтерских ревизий, предусмотренных ст. 402):

а) по месту проведения

Пост.

б) в других организациях

5 л. ЭПК

175

Переписка о проведении проверок и ревизий

5 л.

176

Журналы, книги учета (регистрации) проверок, ревизий, их решений, определений, предписаний, актов, заключений

5 л.

177

Журналы, книги учета (регистрации) контроля за выполнением решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий

5 л.

178

Переписка о выполнении решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий

5 л. ЭПК

179

Протокольные поручения Государственной Думы; документы (докладные записки, справки, информации, переписка) по их выполнению

Пост.

180

Парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; документы (обзоры, справки, переписка) по их рассмотрению

Пост. (1)

(1) Запросы и обращения депутатов представительных органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления — 5 л. ЭПК

181

184

Единый государственный реестр прав на недвижимое имущество и сделок с ним

Пост. (1)

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения

185

Свидетельства, сертификаты на право собственности, владения, пользования имуществом, регистрации и перерегистрации фирменных наименований, знаков обслуживания

Пост. **

186

Документы (постановления, доверенности, заявки, заключения, решения) к свидетельствам, сертификатам

Пост.

187

Переписка по вопросам установления прав собственности юридических и физических лиц

5 л. (1) ЭПК

(1) После выдачи свидетельства о праве собственности

188

Документы (постановления, определения, акты, решения, протоколы (1), заключения, запросы, заявления, переписка) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера

5 л. (2) ЭПК

(1) Протоколы административных комиссий муниципальных образований — 3 г.

(2) О серьезных нарушениях, повлекших возбуждение уголовных дел и судебных разбирательств — пост.

189

Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, докладных записок, ходатайств, протоколов, определений, постановлений, характеристик), представляемых в правоохранительные, судебные органы, третейские суды

5 л. (1)

(1) После вынесения решения

190

Переписка по вопросам правоохранительного характера

5 л. ЭПК

191

Договоры, соглашения об оказании юридических услуг

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

192

Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы документов

5 л. ЭПК

193

Документы (обзоры, справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации и состоянии правовой работы

262

Целевые программы (федеральные, региональные, муниципальные, отраслевые), прогнозы развития регионов, отдельных направлений деятельности:

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

263

Проекты целевых программ, прогнозов; документы (справки расчеты, доклады, таблицы, сведения) по их разработке

10 л. ЭПК

264

Переписка о разработке целевых программ

5 л. ЭПК

265

Документы (доклады, отчеты, обзоры) о ходе выполнения целевых программ

Пост.

266

Переписка о ходе выполнения целевых программ

5 л. ЭПК

267

Прогнозы (перспективные планы, программы) деятельности и развития организации

Пост. **

268

Концепции развития организации

Пост. **

269

Проекты перспективных планов, программ, концепций развития организации; документы (доклады, справки, сведения, расчеты, таблицы) к ним

10 л. ЭПК


Похожие записи:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *