Вкладыш в трудовую книжку 2021

Надо ли вшивать вкладыши в трудовую после 1 сентября 2021?

Лучше всего разместить вшиваемый вкладыш между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. Для вшивания вкладыша нужно:

• взять иголку с ниткой;
• плотно приложить вкладыш к книжке;
• пришить вкладыш к книжке, прокалывая его в двух местах и продевая через получившиеся отверстия нитку.

Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет обложку — ее следует вшивать вместе с вкладышем.

Легитимизация использования вкладыша как элемента трудовой книжки осуществляется посредством:

• внесения сведений о нём в книгу учета трудовых книжек и вкладышей;
• проставления в книжке штампа «Выдан вкладыш» и прописывания в его полях серии и номера вкладыша.

Решение первой задачи, как правило, не предполагает существенных проблем: всё, что нужно сделать кадровику, — вписать необходимые данные в унифицированную форму, утвержденную приказом Минтруда № 320н.

Определенные сложности могут возникать при проставлении штампа «Выдан вкладыш». Рассмотрим данный нюанс подробнее.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку — образец

С работниками, которых принимаем на работу с 10.06.2021 г. или позднее, работаем по новым правилам. При трудоустройстве лицо будет предоставлять работодателю

либо трудовую книжку (при наличии), либо сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц

Что это за сведения такие? Будут ли они актуальными для работодателя при приеме работника на работу? Трудно сказать. Ведь сегодня сведения о трудовой деятельности Пенсионный фонд черпает из приложения 5 (Д5) Объединенного отчета. Этот отчет квартальный. Поэтому о трудовых новостях (приеме/переводе/увольнении) пенсионщики узнают со значительным опозданием.

В любом случае, работодатель должен выполнить требование КЗоТ. Поэтому если работник не предоставляет трудовую — отправляем его в Пенсионный фонд.

Но самой трудовой или сведений от пенсионщиков, которые не факт, что будут актуальными, для работодателя мало. Нужно же понимать, как принимать работника: по основному месту работы или по совместительству.

Что по этому поводу говорит закон? В Законе № 2464* будет указано, что основным местом работы будет то, которое определено работником как основное согласно поданному заявлению (до отзыва).

* Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI.

Что это за заявление такое и кому оно подается? Можем допустить, что речь идет о заявлении о приеме на работу. Поэтому в любом случае просим работника четко указать в таком заявлении форму занятости: на основное место работы или по совместительству он трудоустраивается.

Заметим, что изменениями, которые будут внесены в Закон № 2464, предусматривается, что работодатели будут обязаны подавать отчетность об основном месте работы работника. Однако эту информацию Пенсионный фонд и так получает из двух источников: из Уведомления о приеме на работу и из Д5 Объединенного отчета. Неужели будем еще что-то подавать? Хотелось бы верить, что нет.

Пока же рекомендуем просить у работника при приеме на работу именно трудовую книжку, а дальше действовать по ситуации.

Если трудовая книжка находится:

— у другого работодателя, поскольку, по информации работника, еще не переданы сведения о его трудовой деятельности, то понимаем, что этого работника сможем принять исключительно по совместительству. Поэтому просим его указать в заявлении о приеме именно такую форму занятости. Ну и отправляем работника в Пенсионный фонд добывать информацию о трудовой деятельности. Ведь именно этот фонд ведет реестр застрахованных лиц;

— у работника на руках, то:

1) выясняем у него, не работает ли он на основании трудового договора на другом предприятии (у ФЛП).

Внимательно изучаем трудовую книжку, нет ли в ней записи о приеме на работу без записи об увольнении. Если есть, то просим предоставить копию приказа об увольнении. Именно просим, а не требуем. Ведь предоставление такого приказа не предусмотрено КЗоТ;

2) просим указать в заявлении о приеме на работу форму занятости: основное место работы или совместительство.

Внимание!

Если работник предоставляет трудовую книжку, работодатель имеет право ознакомиться с ней, а потом должен вернуть ее такому работнику

• С 10 июня 2021 года стартует пятилетний период перехода на учет трудовой деятельности работника в электронной форме.
• В течение этой пятилетки работодатели за работников или работники сами за себя смогут передать Пенсионному фонду отсутствующие сведения о трудовой деятельности в электронной форме.

Новая форма трудовой книжки (вкладыша в нее), утвержденная Приказом № 320н, практически идентична действующей форме, за исключением следующих моментов:

1) на лицевой стороне новой формы печать работодателя должна быть проставлена при ее наличии (в действующей форме печать обязательна);

2) изменился объем книжки:

• в настоящее время для заполнения сведений о работе и сведений о награждении в трудовой книжке отведены по 10 разворотов на каждый раздел (объем вкладыша: «Сведения о работе» – 9 разворотов, «Сведения о награждении» – 8 разворотов);

• с 01.09.2021 раздел «Сведения о работе» будет включать 14 разворотов, раздел «Сведения о награждении» – 7 разворотов (объем вкладыша – 12 и 5 разворотов соответственно).

Приказ № 320н устанавливает порядок ведения и хранения трудовых книжек, выдачи дубликата трудовой книжки и трудовой книжки при увольнении или при подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Обязанность работодателя по оформлению трудовой книжки работникам, принятым на работу впервые, отменена. Напомним, что с 01.01.2021 на указанных лиц трудовая книжка не оформляется. Сведения об их трудовой деятельности формируются в электронном виде согласно ст. 66.1 ТК РФ (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Как и раньше, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется (не оформляется)). При этом в Порядке № 320н уточнено, что сведения о трудовой деятельности дистанционного работника вносятся в трудовую книжку по его желанию и при условии предоставления им такой книжки (в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением).

Кроме того, по желанию работника в трудовую книжку могут быть внесены сведения о работе по совместительству (п. 11 Порядка № 320н, п. 3.1 Инструкции № 69).

Не изменились и основные требования к заполнению трудовой книжки:

1) записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными);

2) записи рекомендуется производить аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фио­летового цвета и без каких-либо сокращений (при этом согласно Порядку № 320н дополнительно разрешается полностью или частично производить записи с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати));

3) в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается (изменение записей осуществляется путем признания их недействительными и внесения правильных записей);

4) изменения в сведениях о работнике производятся в следующем порядке:

• одной чертой зачеркиваются прежняя фамилия или имя, отчество (при наличии), дата рождения и записываются новые данные;

• изменение (дополнение) записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей;

5) все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, о квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее пяти рабочих дней (в настоящее время установлен недельный срок), а об увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя, осуществляет ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя согласно гл. IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Обратите внимание: работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В случае неправильного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 44, 45 Порядка № 320н).

Работодатель ведет учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, учет трудовых книжек и вкладышей в них.

По новым правилам (п. 40 Порядка № 320н) работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и по учету движения трудовых книжек:

• в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера;

• в книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В настоящее время формы таких книг утверждены на законодательном уровне (приведены в приложениях 2, 3 к Инструкции № 69).

Указанные книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии).

Обратите внимание: работодатели обязаны разработать формы книг (журналов) по учету движения трудовых книжек в тех случаях, когда возникнет необходимость начать ведение новых книг (журналов). Действующие книги работодатель вправе вести до их окончания (Информация Роструда от 03.06.2021, опубликована на сайте «Онлайнинспекция.рф»).

Исходя из того, что бланки трудовых книжек и вкладышей в них относятся к бланкам строгой отчетности, в целях их бухгалтерского учета нужно принимать во внимание следующие особенности:

1) расходы на приобретение (изготовление) бланков строгой отчетности относятся на подстатью 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» КОСГУ (п. 11.4.8 Порядка № 209н, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н);

2) поступившие на склад бланки строгой отчетности отражаются на счете 0 105 36 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» (п. 118 Инструкции № 157н). Этот же счет Минфин рекомендует применять для учета БСО (письма от 26.04.2019 № 02-07-07/31230, от 14.03.2019 № 02-06-10/16864). По мнению финансового ведомства, в составе группы материальных запасов на соответствующих счетах аналитического учета счета 0 105 00 000 «Материальные запасы» отражаются материальные ценности, которые приобретены (созданы) для использования (потребления) в процессе деятельности учреждения, в том числе поступили на хранение, и в отношении которых определено материально ответственное лицо. Такими ценностями признаются, в частности, бланки строгой отчетности, приобретаемые учреждением в целях осуществления функциональной деятельности.

На счете 0 105 36 000 БСО отражаются до момента выдачи их со склада ответственным лицам в рамках хозяйственной деятельности учреждения. В момент выдачи бланки списываются с указанного счета и принимаются к забалансовому учету;

3) учет бланков строгой отчетности, выданных ответственным лицам с мест хранения (со склада) для их оформления (использования в рамках хозяйственной деятельности учреждения) или находящихся у ответственных лиц с момента их приобретения, ведется на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» (п. 337 Инструкции № 157н).

Бланки трудовых книжек (вкладышей в них) отражаются на забалансовом счете 03 в условной оценке «один бланк – один рубль», а в случаях, предусмотренных учреждением в рамках формирования учетной политики, – по стоимости их приобретения.

Внутренние перемещения БСО в учреждении отражаются на забалансовом счете 03 на основании оправдательных первичных документов путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.

Выбытие БСО с забалансового учета при их оформлении (выдаче), передаче иному юридическому лицу, ответственному за их оформление (выдачу), а также в связи с выявлением порчи, хищения, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) производится на основании акта (акта приема-передачи, акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816)) по стоимости, по которой они были ранее приняты к учету.

Пример.

Бюджетное образовательное учреждение заключило с коммерческой организацией договор на приобретение бланков трудовых книжек на сумму 2 000 руб. (10 шт. по 200 руб. за книжку). Оплата произведена с лицевого счета за счет субсидии на выполнение государственного задания. Поставка бланков осуществлена после перечисления предоплаты (30 % от суммы договора). Согласно учетной политике указанные бланки отражаются по стоимости приобретения, расходы на их оплату включаются в состав общехозяйственных расходов.

Поступившие бланки оприходованы на склад, а затем выданы специалисту отдела кадров. На основании отчета, представленного в бухгалтерию, за месяц были выданы два бланка трудовой книжки взамен испорченной и утерянной.

\n\n

До 31 декабря 2020 года работодатель был обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства (п. 8 Правил). Однако с 1 января 2021 года эти положения не применяются. Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ, трудовые книжки на лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020 г., не оформляются. Все сведения о трудовой деятельности таких работников формируются исключительно в электронном виде.

\n\n

Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.

\n\n

Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.

\n\n

Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа. Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют. Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.

\n\n

О том как исправить ошибки, допущенные при заполнении титульного листа, см. ниже в главке «Как исправить ошибку в трудовой книжке».

\n\n

\n\n

Информация о приеме на работу отражается в разделе «Сведения о работе».

\n\n

Сначала указываются данные о работодателе, к которому трудоустраивается владелец книжки. Их надо отразить в виде заголовка по центру графы 3 раздела. Вписывается полное и, при наличии, сокращенное наименование организации, либо ФИО предпринимателя. Как уже отмечалось, допустимо использовать штамп, содержащий сведения о работодателе. Порядковый номер этой записи не присваивается.

Что изменится в ведении трудовых книжек с 1 сентября

\n\n

Порядок исправления ошибки зависит от того, где именно она допущена. Так, если ошибка совершена при заполнении титульного листа, то неверная запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху, снизу, сбоку) вносятся правильные данные. Реквизиты документа, ставшего основанием для этой правки, указываются слева, на внутренней стороне обложки. Данная запись на обложке заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью при ее наличии.

\n\n

При выявлении ошибок в разделах «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» применяется другой порядок. Зачеркивания в этих разделах не допускаются, а все изменения вносятся путем признания записей недействительными (п. 1.2 Инструкции). Поэтому при обнаружении любой ошибки в данных о работе (в т.ч. неправильных сведений о переводе или об увольнении) или в данных о награждении нужно сделать следующее.

\n\n

В графе 1 проставить очередной порядковый номер записи, а в графе 2 — текущую дату. В графу 3 внести такой текст: «Запись за № таким-то недействительна». И далее в этой же графе, через точку указать верные сведения, если таковые имеются. Например: «Запись за № 12 недействительна. Принят на должность слесаря». Если же запись была внесена ошибочно и менять ее не надо, то в графе 3 достаточно указать на недействительность сведений. Например, если под номером 12 была отражена ошибочная запись об увольнении (а на самом деле сотрудник не был уволен), то для ее исправления в графе 3 достаточно написать: «Запись за № 12 недействительна».

\n\n

В графу 4 следует вписать данные о приказе или распоряжении, на основании которого в трудовую книжку внесены правильные сведения. Если новая запись только отменяет предыдущую, то графа 4 остается пустой.

\n\n

Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия. Он оформляется в случае утраты трудовой книжки. Также его можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность (истрепалась, порвана, обгорела, залита жидкостью и т.п.).

\n\n

Во всех этих случаях необходимо заполнить новый бланк трудовой книжки. При этом на титульном листе в верхнем правом углу делается запись (или проставляется штамп) «Дубликат». После этого указываются сведения о работнике на основании документов, действующих на дату заполнения дубликата. Порядок внесения этих сведений и подписания титульного листа следующий.

\n\n

Данные о работнике — фамилия, имя, отчество, а также дата рождения — берутся из паспорта. Дата рождения указывается цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ или словесно-цифровым способом в формате: ДД месяц ГГГГ; слово «года» при этом не пишется в обоих случаях. Из документов об образовании (диплома, аттестата, справки об обучении и т.п.) в титульный лист переносятся сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее), а также о профессии и специальности.

До 31 декабря 2020 года работодатель был обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства (п. 8 Правил). Однако с 1 января 2021 года эти положения не применяются. Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ, трудовые книжки на лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020 г., не оформляются. Все сведения о трудовой деятельности таких работников формируются исключительно в электронном виде.

Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.

Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.

Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа. Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют. Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.

О том как исправить ошибки, допущенные при заполнении титульного листа, см. ниже в главке «Как исправить ошибку в трудовой книжке».

Электронные трудовые книжки: жизнь после 10 июня

(Обложка)

Герб

Российской Федерации

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

(Титульный лист)

Герб

Российской Федерации

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

(без трудовой книжки недействителен)

Герб

Российской Федерации

1. Настоящий Порядок устанавливает порядок ведения и хранения трудовых книжек, выдачи дубликата трудовой книжки и трудовой книжки при увольнении или при подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1,ст. 3,2019, N 51, ст. 7491).

2. Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае когда работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется (не оформляется).

По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся работодателем в трудовую книжку при условии ее предоставления работником в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением (за исключением случаев, если в соответствии с Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

3. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными).

Записи рекомендуется производить аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен». Также записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).

4. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

5. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

6. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

7. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о регистрации брака, о расторжении брака, о перемене имени и других документов и со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество (при наличии), дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).

8. Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

9. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, о награждениях, предусмотренных настоящим Порядком, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней, а об увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

10. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд, класс, категория, классный чин, то об этом производится соответствующая запись.

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации..

В случае признания временного перевода постоянным, в трудовую книжку вносится следующая запись: в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 ставится дата фактичного начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом, в графе 3 указывается наименование структурного подразделения организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе.

11. По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В случае, если работнику потребовалось внести запись о работе по совместительству и он при этом не осуществляет трудовую деятельность, для внесения такой записи он вправе обратиться к работодателю, у которого он осуществлял работу по совместительству.

Записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении могут вносится в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и о прекращении данного трудового договора. При этом запись о работе по совместительству вносится также в тех случаях, когда работа по совместительству имела место до трудоустройства к работодателю, работа у которого для работника является основной.

12. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения.

13. Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)», а в графе 4 проставляется основание переименования — приказ (распоряжение) работодателя или иное решение, его дата и номер.

14. Записи о профессиональной служебной деятельности в виде государственной гражданской и муниципальной службы, военной службы и государственной службы иных видов, которые устанавливаются федеральными законами, вносятся в трудовую книжку по месту прохождения службы с учетом положений соответствующих федеральных законов, иных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок прохождения государственной службы.

Новые правила ведения, хранения и учета трудовых книжек

25. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении наградами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, наградами федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов (в отношении членов профсоюзов);

в) о награждении почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями;

г) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

26. Порядок внесения сведений о награждении следующий: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Минтруд РФ приказом от 19.05.2021 № 320н утвердил:

• новую форму трудовой книжки (приложение № 1) (далее – Новая форма);
• порядок заполнения этой трудовой книжки (приложение № 2) (далее – Порядок).

Новая форма трудовой книжки и порядок ее заполнения вступят в силу с 01.09.2021 и будут действовать до 01.09.2027.

При этом утрачивает силу Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция № 69).

Все записи о работе, переводе, квалификации, награждениях вносят в трудовую книжку на приказа, распоряжения или иного решения работодателя.

Все записи, кроме записи об увольнении, вносятся не позднее 5 рабочих дней со дня подписания распорядительного документа руководителем компании,

Запись об увольнении нужно внести в трудовую книжку в день увольнения в точном соответствии с причиной указанной в приказе.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка нужно вписать полное наименование организации и сокращенное (при его наличии).

Ниже под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи.

В графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о том, в какое структурное подразделение принят работник с указанием наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации.

В графу 4 заносятся дата и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Если временный перевод станет постоянным, в трудовую книжку вносится следующая запись:

• в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи,
• в графе 2 ставится дата фактичного начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом,
• в графе 3 – наименование структурного подразделения, наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации,
• в графе 4 – дата и номер приказа или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе.

Заполнение трудовой книжки в 2021 году: правила и образец

Если за время работы меняется наименование организации, запись этом нужно внести отдельной строкой.

В графе 3 раздела «Сведения о работе». Запись должна выглядеть так: «Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)».

В графе 4 проставляется основание переименования: приказ, его дата и номер.

Запись об увольнении нужно внести в трудовую книжку в день увольнения в точном соответствии с причиной указанной в приказе и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи Трудового кодекса РФ или иного федерального закона.

Причина увольнения (прекращения трудового договора) вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ:

• в графе 1 ставится порядковый номер записи;
• в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
• в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора);
• в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Датой увольнения считается последний день работы, если иное не установлено трудовым договором или соглашением сторон.

В трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий;

б) о награждении наградами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, наградами федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов (в отношении членов профсоюзов);

в) о награждении почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями;

г) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Сведений о награждении носятся в следующем порядке:

• в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии);
• ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);
• в графе 2 указывается дата награждения;
• в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;
• в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Работники, потерявший трудовую книжку, обязан немедленно сообщить об этом своему работодателю и написать заявление о выдаче дубликата.

Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.

В дубликат вносятся следующие сведения:

а) фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения работника;

б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);

в) сведения о работнике, указываемые на титульном листе трудовой книжки, заполняются следующим образом:

• фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами,
• дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• запись об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома);
• профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов;

г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;

д) титульный лист трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;

е) сведения об общем стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном документально;

ж) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Если ранее в трудовой книжке были записи, признанные в последствии недействительными, в дубликат они могут не вносится.

Если произошла массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, стаж работников устанавливает комиссия, создаваемая органами исполнительной власти. В состав комиссии включают представителя работодателя, профсоюза или иных представительных органов и заинтересованных организаций.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана).

При выдаче дубликата в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

Новый регламент Минтруда для трудовых книжек с 1 сентября 2021 года

Покажем соответствие серии трудовой книжки году ее выпуска в таблице.

То есть трудовая книжка 2019 – 2020 годов имеет серию ТК-V.

Если вы обнаружите у вновь пришедшего сотрудника явное несоответствие серии трудовой книжки году начала ее ведения, можно направить запрос в Пенсионный фонд, что с этим делать.

Вкладыши в трудовые книжки имеют свои серии. Покажем соответствие серий вкладышей в трудовые книжки годам выпуска.

Требования к чернилам и их цвету, которыми вносятся записи конкретизированы: чернила должны быть световодостойкими (пастой, краской, гелем черного, синего или фиолетового цветов). Эта конкретизация требований не прерывает устную традицию кадровиков вносить сведения о трудовой деятельности черным цветом только умершему работнику или работнику, которого взяли «на карандаш», тем самым сигнализируя другому кадровику о неблагонадежности владельца такой записи.

Внесение записей о владельце трудовой книжки, о его образовании, в том числе и при получении нескольких квалификаций, уточнено и исключает зачеркивание сведений об образовании.

Нумерация записей сведений о работе проставляется уже при указании полного наименования организации. Иными словами, порядковый номер записи и дата приема на работу ставятся в строке, содержащей название (по уставу) работодателя.

Присвоение разрядка, класса, категории, классного чина и получение второй или последующей профессии, специальности или квалификации обязательно указывается в разделе 3 «Сведения о работе».

Временный перевод на другую работу, ставший постоянным, также следует внести в трудовую книжку независимо от даты перевода и даты, когда было установлено постоянство такого перевода.

Сведения о работе по совместительству по-прежнему вносятся только по желанию работника. Причем эти сведения могут вноситься как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно прием и увольнение), в том числе и в случаях, когда работа по совместительству имела место до трудоустройства на основном месте.

Записи о профессиональной служебной деятельности изменили свой алгоритм и условия, закрепив реализацию требований соответствующих положений законов и иных правовых актов.

Записи об увольнении работника отражают особенности не только оснований к увольнению, но и наличие льгот, ими предусмотренных, с обязательным внесением в трудовую книжку законодательных оснований увольнения, предоставления льгот: ссылок как на Трудовой кодекс, так и на иной федеральный закон, приговор суда.

Почетные грамоты, нагрудные знаки, дипломы, производимые работодателем, как и другие виды поощрения работника согласно правилам внутреннего трудового распорядка, уставу, положению о дисциплине, коллективному договору обязательно отражаются в сведениях о награждении.

Поводы внесения сведений в трудовую книжку зачастую отражаются в локальных актах работодателя, в связи с чем следует произвести анализ действующих у работодателя документов и внести в них соответствующие изменения.

Выдача трудовой книжки работнику в период трудовой деятельности легализована и допускается:

• в целях обязательного социального страхования при наличии заявления работника;
• при желании работника формировать в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже.

Трудовая книжка умершего работника может быть выдана только члену его семьи, предъявившему свидетельство о смерти.

1. Понятие трудовой книжки
2. В трудовую книжку вносятся:
3. Как заполнять трудовую книжку?
4. Исправления в трудовой книжке
5. Занесение в трудовую книжку сведений о работнике
6. Внесение в трудовую книжку сведений о работе
7. Заполнение трудовой книжки при увольнении
8. Вкладыш в трудовую книжку
9. Как восстановить трудовую книжку (дубликат трудовой книжки)
10. Образец бланка трудовой книжки
11. Электронные трудовые книжки

Приказ Минтруда РФ от 19.05.2021 N 320Н

Порядок ведения трудовых книжек в Украине регулируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников N 58 от 29.07.93, утвержденной Приказом Министерства труда, Министерства юстиции, Министерства социальной защиты населения.

Прежде всего, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности сотрудника.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, независимо от формы собственности предприятия, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников.

Трудовые книжки ведутся также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.

При поступлении на работу сотрудник обязан предъявлять администрации предприятия, учреждения, организации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается!

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия, учреждения, организации в присутствии работника не позднее 5 дней, после принятия его на работу. Сведения о работнике заверяются подписью специально уполномоченного лица и печатью.

• сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
• сведения о работе: прием на работу, перевод на другую работу, увольнение. Записи о наименовании работы или должности, на которые принят работник, производятся: для рабочих в соответствии с наименованиями профессий, указанных в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих; для служащих в соответствии с наименованиями должностей, указанных в Единой номенклатуре должностей служащих, или в соответствии со штатным расписанием;
• сведения о награждениях и поощрениях: награждения орденами и медалями, присвоение почетных званий; награждения и поощрения за успехи в работе, предусмотренные правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине; другие поощрения в соответствии с действующим законодательством;
• сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются.

С каждой записью, вносимой в трудовую книжку, о назначениях, перемещениях и увольнении частный предприниматель обязан ознакомить владельца этой книжки.

В день увольнения трудовая книжка должна быть выдана работнику. Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжке в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью и пункт закона.

При расторжении трудового договора по инициативе рабочего или служащего в связи с болезнью, инвалидностью, уходом на пенсию, зачислением в высшее или среднее специальное учебное заведение либо в аспирантуру и по другим причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.

Трудовые книжки хранятся у администрации предприятия, учреждения, организации как бланки строгой отчетности, а при увольнении рабочего или служащего выдаются ему на руки.

При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, в учреждении, организации, заверяются подписью руководителя предприятия, учреждения, организации или специально уполномоченного им лица и печатью.

Лицо, потерявшее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку с надписью «Дубликат».

Ответственность за организацию работ по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения, организации. Ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) руководителя предприятия, учреждения, организации.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях и иную ответственность.

Записи в трудовой книжке при увольнении или переводе на другую работу должны производиться в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о наградах и поощрениях вносятся собственником или уполномоченным им органом после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи выполняются арабскими цифрами (число и месяц двузначными). Например, если рабочий или служащий принят на работу 5 января 2019, в графе 2 трудовой книжки записывается «05.01.2019».

Записи выполняются аккуратно, ручкой шариковой или с пером, чернилами черного, синего или фиолетового цветов, и заверяются печатью: запись об увольнении, а также сведения о награждении и поощрения.

С каждой записью, которая заносится в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о назначении на работу, переводе и увольнении собственник или уполномоченный им орган обязан ознакомить работника под расписку в личной карточке, в которой должна повторяться соответствующая запись из трудовой книжки (вкладыша).

Министерства и ведомства по согласованию с соответствующими отраслевыми профсоюзами могут, как исключение, разрешить предприятиям, работают в условиях территориальной разобщенности (подчиненные структурные подразделения расположены на большом расстоянии), проводить ознакомление с записями, внесенные в трудовую книжку, в заочном порядке путем направления владельцам книг соответствующих сообщений с последующей отметкой об этом в личной карточке.

В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе, а также о награждениях и поощрениях и т.д., исправление выполняется владельцем или уполномоченным им органом, где была сделана соответствующая запись. В случае необходимости владелец или уполномоченный им орган выдает работникам по их просьбе заверенные выписки из трудовых книг сведений о работе.

Если предприятие, которое сделало неправильную или неточную запись, ликвидировано, соответствующая запись делается правопреемником и удостоверяется печатью, а в случае его отсутствия – вышестоящей организацией, которой было подчинено предприятие, а в случае его отсутствия — облархивом, госархивом Киева, госархивом Севастополя и госархивом при Совете Министров Крыма.

Исправленные сведения о работе, о переводе на другую работу, о награждениях и поощрениях и другие должны полностью соответствовать оригиналу приказа или распоряжения.

В случае утраты приказа или распоряжения или несоответствия их фактически выполняемой работе исправление сведений о работе осуществляется на основе других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Показания свидетелей не могут быть основанием для исправления занесенных ранее записей.

В разделе «Сведения о работе», «Сведения о награждении «, «Сведения о поощрениях » трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

В случае необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись за N таким-то

недействительна «. Принят по такой-то профессии (должности) и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) собственника или уполномоченного им органа, запись с которого неправильно внесена в трудовую книжку.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом, рассматривающим трудовые споры, и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например, пишется: «Запись за N таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе «. При изменении формулировки причины увольнения пишется: «Запись за

N таким-то недействительна » уволен … и отмечается новая формулировка.

В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, в дальнейшем признанной недействительной, по просьбе работника выдается «Дубликат» трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.

Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполнялась трудовая книжка.

Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения выполняется владельцем или уполномоченным им органом по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени и отчества и т.п.) и с ссылкой на номер и дату этих документов.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные со ссылкой на соответствующие документы на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или печатью отдела кадров.

Серии трудовых книжек по годам выпуска

В графе 3 раздела «Сведения о работе» как заголовок пишется полное наименование предприятия.

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи, о в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 пишется: «принят или назначенный в такой-то цех, отдела, подразделение, на участок, производство «с указанием его конкретного наименования, а также работы, профессии или должности и присвоенного разряда. Записи о наименовании работы, профессии или должности на которую принят работник, выполняются для рабочих и служащих в соответствии с наименованием профессий и должностей, указанных в «Классификаторе профессий».

Если работник имеет право на пенсию по возрасту на льготных условиях, запись в трудовой книжке делается на основании приказа, выданного по результатам аттестации рабочих мест, и должна соответствовать наименованию Списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение.

Показатели, указанные в этих Списках обязательно должны быть подтверждены в карте оценки условий труда рабочего места по результатам аттестации и могут записываться в скобках.

Работа по совместительству, которая оформлена в установленном порядке, в трудовой книжке указывается в отдельном порядке. Запись сведений о работе по совместительству производится по желанию работника собственником или уполномоченным им органом.

Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком же порядке, как и прием на работу.

Если за время работы работника название предприятия меняется, то об этом отдельным порядком в графе 3 трудовой книжки делается запись: «Предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в такое-то «, а в графе 4 проставляется основание переименования — приказ (распоряжение), его дата и номер.

Для студентов, слушателей курсов, учеников, аспирантов и клинических ординаторов, имеющих трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших учебных заведений.

Основанием для таких записей являются приказы учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на учебу и об отчислении из числа студентов, учащихся, аспирантов, клинических ординаторов.

Период работы указанных студентов, учащихся, аспирантов и клинических ординаторов в студенческих лагерях, при прохождении производственной практики и при выполнении научно- исследовательской хоздоговорной тематики и при прохождении стажировки подтверждается соответствующей справкой с указанием специальности, квалификации, должности и времени работы. На основании этих справок учебные заведения (научные учреждения) обеспечивают занесение в трудовые книжки студентов, учащихся, аспирантов и клинических ординаторов сведений о работе и стажировки согласно полученными данными. Справки хранятся в личных делах указанных лиц, как документы строгой отчетности.

Трудовые книжки работников, работающих на условиях трудового договора у физических лиц — субъектов предпринимательской деятельности без создания юридического лица с правом найма, и физических лиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг (повара, няни, водители и т.д.), хранятся непосредственно у работников.

Физические лица делают записи в трудовые книжки работников о приеме на работу и увольнении с работы в соответствии с заключенными с работниками письменными трудовыми договорами, зарегистрированными в установленном порядке в государственной службе занятости. При приеме на работу вносится запись: «Принятый на работу (далее указывается профессиональная характеристика работ) по трудовому договору

(Указываются дата и номер договора), зарегистрированным в государственной службе занятости (указывается полное название центра занятости), при этом в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (Дата и номер регистрации трудового договора государственной службой занятости: «трудовой договор (номер), зарегистрированный (дата)»), а при увольнении — запись: «Уволен с работы (далее указывается основание увольнения со ссылкой на соответствующие статьи КЗоТ Украина) «, при этом в графе 4 указывается дата снятия трудового договора с регистрации государственной службой занятости: «Трудовой договор (номер) снят с регистрации (дата)».

Внесенные физическим лицом в трудовые книжки записи подтверждаются подписью должностного лица органа государственной службы занятости, независимо от места регистрации трудового договора, и удостоверяются его печатью.

Базовые принципы оформления трудовых книжек при приеме на работу и вкладышей к ним включают:

• использование шариковой, перьевой или гелевой ручки;
• желательны водостойкие и устойчивые к выцветанию чернила;
• допустимые цвета: синий, фиолетовый или черный;
• графы заполняют без сокращений и без совершения ошибок;
• числа пишутся только арабскими цифрами;
• почерк должен быть аккуратным и разборчивым;
• при указании даты день и месяц пишут в двузначном формате, год – в четырехзначном. Например, 18.03.2021.

Все сведения, вносимые во вкладыш, подлежат проверке на действительность. С помощью анкеты специалист кадровой службы обязан выявить: смену фамилии, изменение в уровне образования, получение новой специальности. При предоставлении подтверждающих бумаг работодатель обязан указать актуальные сведения.

Затем менеджер по персоналу:

• изготавливает копии необходимых документов;
• подшивает их в досье сотрудника;
• заполняет первый лист вкладыша.

Образец титульного листа предполагает наличие герба РФ, номера документа, официального наименования. Отдельной строкой идет указание на недействительность вкладыша без трудовой книжки.

Таблица №1. Сведения главной страницы титульного листа вкладыша трудовой книжки.

Нумерация новых отметок во вкладыше является продолжением нумерации записей по разделам основного документа.

Например:

Если запись об увольнении, сделанная последней, имела порядковый номер 14, то первая запись в дополнительном бланке при приеме на работу будет вноситься под номером 15. Недопустимо начинать нумерацию снова.

Начинать заполнение бланка можно как с последних строчек трудовой книжки, так и сразу в приложении.

Внимание! Если пустых строк в трудовой совсем мало или нет, то лучше сразу заполнять соответствующий раздел вкладыша.

Допустим перенос записи при невозможности уместить ее в полном объеме в основном документе. Сквозная нумерация – это гарантия сохранения целостности вносимых сведений.

Содержащиеся во вкладыше страницы содержат те же разделы, что и основной документ: дата, сведения о работе и вознаграждениях работника.

Правила оформления:

1. Сведения вносятся в строках, расположенных на одном уровне относительно друг друга, на одной линии с полем, отражающем юридическое действие со стороны работодателя (например, увольнение).
2. Номер записи в графе 1 должен на единицу превышать предыдущий номер.
3. Запрещаются сокращения слов при заполнении документа.

Похожие записи:

• Как оформить приватизацию земельного участка с домом через МФЦ
• Как реагировать на оскорбления мужа при ребенке
• По какой формуле рассчитывается пенсия в 2021 году по старости