Ответственность за невнесение записи в трудовую книжку о приеме на работу

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ответственность за невнесение записи в трудовую книжку о приеме на работу». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

И компании, и ИП обязаны делать записи в книжках своих сотрудников. В статье 66 ТК РФ указано, что книжка является ключевым документом, на основании которого проводится учет стажа работы специалиста. На его базе определяются также прочие сведения о сотруднике. Особенности ведения утверждены этими актами:

• Правилами, установленными Правительственным Постановлением №225.
• Инструкцией, установленной Постановлением Минтруда №69.

В пункте 4 Правил №225 указано, какие именно данные нужно заносить в книжку:

• Данные о сотруднике: должность, специальность.
• Исполняемую работу.
• Перевод на другие должности.
• Основание увольнения сотрудника.
• Награждения.

Представитель кадровой службы не может как не вносить сведения, так и вносить лишние данные. В статье 22 ТК РФ указано, что работодатель должен соблюдать все положения законодательства. То есть при заполнении книжки он не может действовать по своему усмотрению.

Ответственность за неверное заполнение книжки накладывается на основании статьи 419 ТК РФ. Для того чтобы избежать наказания, нужно сначала проверить соответствие уже имеющихся записей закону. Только потом следует вносить новые записи.

При заполнении обычно забывают внести эти сведения:

• Образование.
• Должность и специальность.
• Вознаграждения сотрудника, если они есть.
• Запись о расторжении соглашения с сотрудником с указанием актуальной даты.
• Изменение наименования компании или отдела, если это произошло на протяжении работы сотрудника.
• Порядковый номер записи.
• Дату внесения записи.
• Информацию о присвоении квалификации.

Правильность внесения сведений в книжку должен проверять работодатель, так как именно он несет ответственность за ошибки. Однако и сотруднику рекомендуется проверять внесенные сведения, так как они могут повлиять на дальнейшее трудоустройство и определение стажа.

ВАЖНО! Работодатель может не просто забыть внести какие-то сведения. Он может вообще не внести запись о том, что сотрудник работал в фирме. Это очень серьезное правонарушение. Оно чревато для работника.

Рассмотрим пример. Человек 5 лет работает в фирме. При увольнении в его ТК не внесли никакую запись. Из-за этого сотрудник не сможет доказать новому работодателю, что он занимал определенную должность. Кроме того, зафиксированный стаж будет меньше фактического.

ВНИМАНИЕ! В трудовой книжке не должно быть подтирок и зачеркиваний.

Что делать, если нужная запись не была прописана своевременно? Нужно ее внести. Для этого просто проставляется пропущенная запись. Вносится она после последних записей, если они есть. Указываются эти сведения:

• Порядковый номер.
• Дата.
• Основная информация.
• Номер приказа и дата его издания.

В записи указываются актуальные сведения приема на работу и увольнения. Что делать, если пропуск записи обнаружен уже тогда, когда сотрудник устроился на новую работу? Необходимо обратиться в кадровую службу работодателя, который не внес информацию. Если прошлый работодатель ликвидировался, пропущенная запись может быть внесена в кадровом отделе нового работодателя.

Отсутствие записи – это всегда проблема для работника. Даже если новый работодатель не заметил отсутствующей записи, сложности возникнут в определении стажа деятельности при установлении размера пенсии. А потому на данный просчет можно и нужно обращать внимание.

У работника есть следующие варианты действий:

• Основной вариант – обращение к бывшему работодателю с просьбой внести отсутствующую запись.
• Если прошлое место работы было ликвидировано, то имеет смысл обратиться к нынешнему работодателю. Ему нужно предоставить все документы, подтверждающие, что сотрудник реально работал в компании. К примеру, это может быть трудовой договор.

Рассмотрим еще одну ситуацию. Прежний работодатель отказывается вносить запись. В данном случае сотруднику имеет смысл направить жалобу в трудовую инспекцию. Но здесь встает новая проблема – для жалобы человеку нужно подтвердить, что он действительно работал в компании.

Как ему это сделать, если отсутствует и запись в книжке, и трудовой договор? Даже в этом случае трудящийся защищен с точки зрения закона. Существуют соответствующие прецеденты. К примеру, это решение коллегии Хабаровского краевого суда.

Коллегия рассматривала следующее дело: сотрудник был принят в компанию, однако его «провели» мимо кадрового отдела. С ним не заключили трудовое соглашение. Его книжку приняли, но не поставили в ней никаких записей. Книжка была отдана обратно без всяких записей.

Трудящийся подал иск в суд. Первые иски были отклонены на том основании, что нет доказательств факта работы в компании. Однако в дальнейшем иск был принят. В ходе судебных прений удалось доказать, что сотрудник работал в фирме. В качестве аргумента были использованы свидетельские показания. Кроме того, в статье 16 ТК РФ указано, что основание образования трудовых отношений – фактическое допущение к деятельности. То есть даже если нет документов, это вовсе не значит отсутствие трудовых взаимоотношений. Истцу удалось выиграть дело.

• Оформляем прием на работу в 2021 году

• Выбор способа ведения трудовой книжки: разъяснения ведомств

• Комментарий к проекту порядка ведения и хранения трудовых книжек: чего ждать кадровикам?

Важно! До 31.12.2020 года работники должны были определиться с видом трудовой — оставить бумажную или предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде и написать соответствующее заявление.

В ТК дан перечень тех ситуаций, когда работник может принести такое заявление после этого срока:

• если он был на больничном;
• в отпуске;
• отстранен от работы по причинам, указанным в ТК.

Также такое право имеют работники, имеющие стаж работы, но на период подачи заявления нигде не трудоустроенные. Эти правила перечислены в ч. 6 ст. 2 № 439-ФЗ от 16.12.2019.

Напоминаем Бумажные трудовые книжки не заводят тем, кто в первый раз устраивается на работу в 2021 году.

На основании ст. 2 № 439-ФЗ от 16.12.2019 в 2020 году работодатель должен предпринять следующие действия:

• принять или изменить локальные акты, вписав в них порядок проведения перехода на ЭТК, ознакомить работников под роспись с этими изменениями;
• внести изменения в коллективные договоры;
• обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в системе обязательного пенсионного страхования.

В письме Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150 перечислены обязанности работодателя по оповещению работников об изменениях в ведении трудовых книжек, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде:

• в письменной форме уведомить каждого сотрудника о предстоящих изменениях;
• оповестить работников о праве выбора между продолжением ведения бумажной трудовой книжки или формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде путем подачи заявление на электронную трудовую.

Важно! Срок, в который сотрудники должны были принести заявления, — до 31 декабря 2020 года включительно. Из-за пандемии разрешили уведомления рассылать по электронной почте (п. 2 постановления Правительства от 19.06.2020 № 887), это также надо было закрепить в соответствующем ЛНА.

Минтруд говорит — да, можно, в письме от 12 февраля 2021 г. № 14-2/ООГ-1202. Ведомство расценивает отсутствие заявления на электронную трудовую как ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей на основании ч.1 ст. 22, статьи 192 ТК РФ.

Параллельно с этим, Роструд на портале Онлайнинспекция.рф считает, что ничего не мешает работникам подать данное заявление и после этого срока. При этом работодатель должен продолжать вести бумажную трудовую книжку — ст. 66 ТК.

Срок, когда работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности — не позднее месяца со дня обнаружения нарушения, ст. 193 ТК. Давайте немного посчитаем:

• работники должны были принести заявления до 31.01.2020, то есть срок, в который можно осуществить взыскание — до 31 января 2021;
• письмо от № 14-2/ООГ-1202, разрешающее применение дисциплинарки, датировано 12 февраля.

Таким образом, если вы решите применить взыскание, вы нарушите сроки и можете получить штраф, если инспектор это обнаружит. Работник, в свою очередь будет иметь право судебного возмещения вреда.

\n\n

До 31 декабря 2020 года работодатель был обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства (п. 8 Правил). Однако с 1 января 2021 года эти положения не применяются. Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ, трудовые книжки на лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020 г., не оформляются. Все сведения о трудовой деятельности таких работников формируются исключительно в электронном виде.

Если работник не приносит заявление по трудовой книжке, что с ним делать?

\n\n

Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.

\n\n

Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.

\n\n

Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа. Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют. Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.

\n\n

О том как исправить ошибки, допущенные при заполнении титульного листа, см. ниже в главке «Как исправить ошибку в трудовой книжке».

\n\n

\n\n

Информация о приеме на работу отражается в разделе «Сведения о работе».

\n\n

Сначала указываются данные о работодателе, к которому трудоустраивается владелец книжки. Их надо отразить в виде заголовка по центру графы 3 раздела. Вписывается полное и, при наличии, сокращенное наименование организации, либо ФИО предпринимателя. Как уже отмечалось, допустимо использовать штамп, содержащий сведения о работодателе. Порядковый номер этой записи не присваивается.

\n\n

Порядок исправления ошибки зависит от того, где именно она допущена. Так, если ошибка совершена при заполнении титульного листа, то неверная запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху, снизу, сбоку) вносятся правильные данные. Реквизиты документа, ставшего основанием для этой правки, указываются слева, на внутренней стороне обложки. Данная запись на обложке заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью при ее наличии.

\n\n

При выявлении ошибок в разделах «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» применяется другой порядок. Зачеркивания в этих разделах не допускаются, а все изменения вносятся путем признания записей недействительными (п. 1.2 Инструкции). Поэтому при обнаружении любой ошибки в данных о работе (в т.ч. неправильных сведений о переводе или об увольнении) или в данных о награждении нужно сделать следующее.

\n\n

В графе 1 проставить очередной порядковый номер записи, а в графе 2 — текущую дату. В графу 3 внести такой текст: «Запись за № таким-то недействительна». И далее в этой же графе, через точку указать верные сведения, если таковые имеются. Например: «Запись за № 12 недействительна. Принят на должность слесаря». Если же запись была внесена ошибочно и менять ее не надо, то в графе 3 достаточно указать на недействительность сведений. Например, если под номером 12 была отражена ошибочная запись об увольнении (а на самом деле сотрудник не был уволен), то для ее исправления в графе 3 достаточно написать: «Запись за № 12 недействительна».

\n\n

В графу 4 следует вписать данные о приказе или распоряжении, на основании которого в трудовую книжку внесены правильные сведения. Если новая запись только отменяет предыдущую, то графа 4 остается пустой.

\n\n

Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия. Он оформляется в случае утраты трудовой книжки. Также его можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность (истрепалась, порвана, обгорела, залита жидкостью и т.п.).

\n\n

Во всех этих случаях необходимо заполнить новый бланк трудовой книжки. При этом на титульном листе в верхнем правом углу делается запись (или проставляется штамп) «Дубликат». После этого указываются сведения о работнике на основании документов, действующих на дату заполнения дубликата. Порядок внесения этих сведений и подписания титульного листа следующий.

\n\n

Данные о работнике — фамилия, имя, отчество, а также дата рождения — берутся из паспорта. Дата рождения указывается цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ или словесно-цифровым способом в формате: ДД месяц ГГГГ; слово «года» при этом не пишется в обоих случаях. Из документов об образовании (диплома, аттестата, справки об обучении и т.п.) в титульный лист переносятся сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее), а также о профессии и специальности.

Заполнение трудовой книжки в 2021 году: правила и образец

Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.

Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.

Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа. Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют. Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.

О том как исправить ошибки, допущенные при заполнении титульного листа, см. ниже в главке «Как исправить ошибку в трудовой книжке».

• Субсидиарная ответственность главного бухгалтера

  1,0 тыс. 0

  Прежде чем перейти к характеристике конкретных записей в трудовую книжку, отметим наиболее общие правила, которые установлены двумя уже известными вам нормативными правовыми актами — Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее по тексту — «Правила») и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее по тексту — «Инструкция»):

  Инна 14.05.2020, 11:42

  Должны ли в носиться изменения в трудовой деятельности? Совмещение? Например у меня сделана запись в трудовой что я устроила на 1 ставку соц. Педагогом. А совмещение пед. Организатора 0,5 ставки и ведение уроков и классное руководство , их нет!) должны ли быть записи в трудовой по совмещению и этих занимаемых должностей?

  • Свежие
  • Посещаемые

  Как правильно заполнить трудовую книжку

  Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе.

  Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).

  Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).

  В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка).

  А вот запись о незаконченном образовании соответствующего уровня вноситься не будет – информации об этом в Порядке нет.

  Все записи о поступлении на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях работодатель должен вносить в трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней с момента события, а об увольнении – в день увольнения. Записи производятся на основании изданного до того приказа (о приеме, переводе, награждении и пр.) или документа о получении квалификации и должны точно соответствовать тексту этого приказа, документа (п. 9 Порядка).

  К сведению: информацию о взысканиях в трудовую книжку вносить нельзя, это противоречит ч. 4 ст. 66 ТК РФ.

  Пункт 11 Порядка регламентирует особенность заполнения «трудовика» совместителя. По желанию такого работника запись в документ сведений о работе по совместительству может производиться по месту основной работы – при условии, что будет предоставлен документ, подтверждающий работу по совместительству.

  Если нужно внести запись о работе по совместительству и работник при этом не осуществляет трудовую деятельность, для внесения такой записи он может обратиться к работодателю, у которого он трудился по совместительству.

  Записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении работодатель может вносить в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и о расторжении данного трудового договора.

  Если работник трудился по совместительству на другом месте до того, как устроился на постоянную работу, то последний работодатель может внести запись об этом в трудовую книжку данного работника.

  То есть «постоянный» работодатель имеет право делать записи о совместительстве в трудовую книжку штатного работника – при условии, что тот предоставил подтверждающие документы. Но и работодатель по месту совместительства вправе внести в «трудовик» соответствующую информацию.

  Обращаем ваше внимание на п. 14 Порядка, регламентирующий ведение так называемых служебных трудовых книжек. Так, записи о профессиональной служебной деятельности в виде государственной гражданской и муниципальной службы вносятся в трудовую книжку по месту прохождения службы с учетом положений соответствующих федеральных законов, иных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок прохождения службы.

  Сведения о трудовой деятельности, за исключением сведений, составляющих государственную тайну, вносятся при увольнении со службы, если ведение (выдача) трудовых книжек предусмотрено соответствующими федеральными законами.

  Уменьшилось количество «наградных» разворотов, зато тематика сведений о награждении (поощрении) за трудовые заслуги конкретизирована. В трудовую книжку вносится информация о награждении: государственными наградами, в том числе о присвоении почетных званий; наградами Президента РФ и Правительства РФ, федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов; почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями, – а также о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине (п. 25 Порядка).

  Порядок также разъясняет ситуацию, когда организация была переименована, а запись об этом в трудовой книжке оказалась с ошибкой.

  Итак, если запись об увольнении или переводе на другую работу признана недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки по месту работы, где была совершена ошибка. В этот дубликат переносятся все записи, за исключением неверной, а неточность заменяется правильной формулировкой.

  При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (отдела кадров) при ее наличии (п. 36 Порядка). А вот условие об обязательном заверении внесенных сведений подписью работника отсутствует. Но помните, что согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

  Статьями 34 – 36 Порядка установлены сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. При увольнении – в последний день работы (с внесенной в нее записью об увольнении). При получении от работника заявления о выдаче или заявления о переходе на электронный «трудовик» – в течение 3 рабочих дней.

  Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.

  Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.

  При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.

  При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).

  * * *

  Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.

  Возможна ситуация, когда человек приходит устраиваться на работу без паспорта, так как потерял его. Но на руках у него есть справка.

  Поскольку справка не является документом, удостоверяющим личность, на работу по ней оформить человека нельзя. Зато это можно сделать по временному удостоверению личности.

  У сотрудника пропущена запись о переводе в трудовой книжке, после нее уже вписаны две записи. Каким образом можно внести недостающую запись в трудовую книжку работника?

  Ответ

  Напрямую действующим законодательством данный вопрос не урегулирован. Официальных разъяснений по нему в СПС КонсультантПлюс не представлено.

  По нашему мнению, пропущенная запись о переводе может быть внесена в трудовую книжку после последней записи на основании приказа (распоряжения) о переводе. Запись вносится за следующим порядковым номером, в порядке хронологии с указанием фактической даты перевода в графе 3.

  Работодатель вправе обратиться за официальными разъяснениями в государственные контролирующие органы по месту своего нахождения.

  Все записи о работе, переводе, квалификации, награждениях вносят в трудовую книжку на приказа, распоряжения или иного решения работодателя.

  Все записи, кроме записи об увольнении, вносятся не позднее 5 рабочих дней со дня подписания распорядительного документа руководителем компании,

  Запись об увольнении нужно внести в трудовую книжку в день увольнения в точном соответствии с причиной указанной в приказе.

  В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка нужно вписать полное наименование организации и сокращенное (при его наличии).

  Ниже под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи.

  В графе 2 указывается дата приема на работу.

  В графе 3 делается запись о том, в какое структурное подразделение принят работник с указанием наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации.

  В графу 4 заносятся дата и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

  Если временный перевод станет постоянным, в трудовую книжку вносится следующая запись:

  • в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи,
  • в графе 2 ставится дата фактичного начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом,
  • в графе 3 – наименование структурного подразделения, наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации,
  • в графе 4 – дата и номер приказа или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе.

  По желанию работника в его трудовую книжку может быть внесены запись о работе по совместительству. Такая запись делается на основном месте работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

  Если работник оказался безработным, запись о его прежней работе по совместительству может сделать непосредственно бывший работодатель.

  Записи работе по совместительству, переводе и увольнении могут вноситься в хронологическом порядке или блоками (одновременно о приеме и увольнении).

  Что изменится в ведении трудовых книжек с 1 сентября

  Запись об увольнении нужно внести в трудовую книжку в день увольнения в точном соответствии с причиной указанной в приказе и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи Трудового кодекса РФ или иного федерального закона.

  Причина увольнения (прекращения трудового договора) вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ:

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

  Датой увольнения считается последний день работы, если иное не установлено трудовым договором или соглашением сторон.

  В трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

  а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий;

  б) о награждении наградами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, наградами федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов (в отношении членов профсоюзов);

  в) о награждении почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями;

  г) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

  Сведений о награждении носятся в следующем порядке:

  • в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии);
  • ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);
  • в графе 2 указывается дата награждения;
  • в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;
  • в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

  Работники, потерявший трудовую книжку, обязан немедленно сообщить об этом своему работодателю и написать заявление о выдаче дубликата.

  Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.

  В дубликат вносятся следующие сведения:

  а) фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения работника;

  б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);

  в) сведения о работнике, указываемые на титульном листе трудовой книжки, заполняются следующим образом:

  • фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами,
  • дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • запись об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома);
  • профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов;

  г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;

  д) титульный лист трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;

  е) сведения об общем стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном документально;

  ж) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

  Если ранее в трудовой книжке были записи, признанные в последствии недействительными, в дубликат они могут не вносится.

  Если произошла массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, стаж работников устанавливает комиссия, создаваемая органами исполнительной власти. В состав комиссии включают представителя работодателя, профсоюза или иных представительных органов и заинтересованных организаций.

  По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

  Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

  Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

  В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана).

  При выдаче дубликата в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

  Серая зарплата – ответственность работодателя

  Ответственность работодателя за неотстранение от работы

  Ответственность работодателя за невыплату расчета при увольнении

  Штраф за невыдачу БСО

  Нарушение прав на товарный знак: ответственность

  Несмотря на то, что трудовую книжку давно хотят отменить, она до сих пор остается основным документом работника. И настолько важным, что если работодатель не сделал запись в трудовой книжке, его могут привлечь к административной ответственности, вменив немалый штраф. Кроме того, лицу, ответственному за ведение кадровых документов, придется исправить свою ошибку.

  Таким образом, работодателю следует внимательно относиться к требованиям законодательства о заполнении трудовой книжки, а также книги учета движения трудовых. Незаполнение этих документов является нарушением и ведет к административной ответственности. Кроме того, работнику также следует внимательно следить за тем, все ли записи о работе вносятся в его трудовую книжку. Последующее заполнение трудовой другим работодателем может вызвать некоторые проблемы в запросе подтверждающих документов у предыдущего работодателя.

  Бывает, что работник сам просит не вносить запись о факте его работы в документы. Такая необходимость может возникнуть, например, в том случае, если работник не прошел испытательный срок – запись об увольнении по причине недостаточной квалификации может помешать дальнейшему трудоустройству.

  02.10.2019

  ГИТ привлекла работодателя к административной ответственности с наказанием в виде штрафа на 30000 рублей за то, что работодатель уклонился от внесения в трудовую книжку работника записи о признании недействительной записи об увольнении, записи о восстановлении на работе в прежней должности, а также не произвел следующую за ней запись об увольнении на основании приказа о прекращении трудового договора с работником.

  Работодатель действительно этого не сделал, но смог (хоть и не с первой попытки) отменить постановление ГИТ. Какие доказательства невиновности принял во внимание суд?

  Решение Верховного Суда Республики Татарстан от 07.02.2018 №77-314/2018 (выдержка):

  «…Согласно статье 26.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях к числу обстоятельств, подлежащих выяснению по делу об административном правонарушении, относятся: наличие события административного правонарушения, виновность лица в совершении административного правонарушения и иные обстоятельства, имеющие значение для правильного разрешения дела.

  Установление виновности предполагает доказывание вины лица в совершении противоправного действия (бездействия).

  Делая вывод о виновности учреждения в нарушении трудового законодательства, должностное лицо трудовой инспекции со ссылкой на положения статьи 66 Российской Федерации указало, что учреждение уклонилось от внесения в трудовую книжку Л.Р.Х. записей о признании недействительной записи об увольнении и записи о восстановлении на работе в прежней должности, а также не произвело следующую за ней запись об увольнении на основании приказа о прекращении трудового договора с работником.

  Судья районного суда, соглашаясь с данным выводом, также исходил из того, что учреждение допустило нарушение требований статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации.

  Однако с учетом положений части 2 статьи 2.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях и фактических обстоятельств настоящего дела об административном правонарушении с таким суждением согласиться нельзя.

  В ходе производства по делу защитником учреждения последовательно заявлялось, что юридическое лицо предприняло все необходимые меры для исполнения законодательства о труде.

  При этом в подтверждении своих доводов предоставил суду уведомление от 14 декабря 2016 года, согласно которому у Л.Р.Х. была затребована трудовая книжка; акты о непредоставлении работником Л.Р.Х. трудовой книжки от 21 декабря 2016 года, 22 декабря 2016 года, 23 декабря 2016 года; табель учета рабочего времени за декабрь 2016 года; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

  Данные доводы должностным лицом Государственной инспекции труда и судьей районного суда в нарушение требований статей 24.1, 26.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях оставлены без должного внимания.

  Из материалов дела следует, что Л.Р.Х. не выразила желание по требованию учреждения предоставить трудовую книжку для внесения необходимой записи.

  То обстоятельство, что при неисполнении работодателем обязанности по внесению записей в трудовую книжку, предусмотренной статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации, само по себе не означает, что в действиях учреждения имеется состав административного правонарушения, предусмотренного частью 1 статьи 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

  Материалы дела указывают на отсутствие у работника реальной заинтересованности во внесении записей в её трудовую книжку.

  Согласно части 2 статьи 2.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, юридическое лицо признается виновным в совершении административного правонарушения, если будет установлено, что у него имелась возможность для соблюдения правил и норм, за нарушение которых указанным Кодексом или законами субъекта Российской Федерации предусмотрена административная ответственность, но данным лицом не были приняты все зависящие от него меры по их соблюдению.

  Как следует из материалов дела, в рассматриваемом случае учреждение не имело возможность для соблюдения правил и норм, за нарушение которых Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность, учреждением были предприняты все зависящие от него меры по их соблюдению…»

  Фактически есть два вида несоответствий в трудовой книжке, при возникновении которых последствия классифицируются по-разному, вернее, это даже не виды, а два места:

  1. Если ошибочные сведения будут найдены на титул-листе трудового регистра, это, как правило, приводит к тому, что такой документ при его сдаче в ПФР для учёта трудового стажа признаётся недействительным в полном объёме. В этом варианте решение одно — делать дубликат трудовой, где все записи будут правильными (более подробно об этом расскажем в отдельной главе).
  2. На страницах, которые содержат информацию о рабочем стаже человека, а также на листах с вынесенными ему благодарностями и с отметками о полученных им наградах, корректировки возможны, но только с соблюдением всех требований кадрового документооборота. Итак, какие ошибки можно исправить с помощью признания записи недействительной:
     • Ошибочное и/или неполное написание должности работника — одна из самых распространённых ошибок. При любой неточности, несостыковках со штатным расписанием или с трудовым соглашением служащего нужно в обязательном порядке признавать такую запись недействительной. Это, во-первых, важно для работника, к примеру, когда вместо «главного специалиста» указывают просто «специалист» и т. п., ведь это влияет на реноме работника, а также на уровень оклада на следующем месте работы. Но, во-вторых, в этом случае больше может пострадать как раз сам работодатель, когда при проверке запись в трудовой не будет биться ни со штатным расписанием, ни с отчётностью в фонды и налоговикам, ни с остальным документооборотом по конкретному работнику. Это грозит штрафами для предприятия. Схема действий кадровика при обнаружении такой ошибки стандартная — под следующим номером записи (в нашем примере — №6) дублируется дата и основание некорректной записи, пишется формулировка «Запись за номером _ недействительна», а далее ставится текст о приёме на работу с указанием правильной должности. Образец такой записи может выглядеть таким образом.

  Корректировать записи в личном трудовом реестре могут только ответственные работники, отдельно назначенные на должность ведения кадрового делопроизводства и трудовых вопросов (по специально выпущенному локальному акту). Сюда могут быть отнесены:

  1. Директор организации или индивидуальный предприниматель, который берёт кадровое делопроизводство на себя (с определённой формулировкой в приказе).
  2. Работник бухгалтерии — как правило, эту функция возлагается на бухгалтерию, когда в штате микро и малых предприятий нет кадровой службы.
  3. Кадровики обычно ведут трудовое делопроизводство на средних и крупных предприятиях.
  4. Юрист компании, ведущий кадровые вопросы.

  Ключевое требование здесь — должно соблюдаться основное правило кадрового документооборота: исправление записи допускается только после ознакомления с документацией, подтверждающей некорректность записи и наличие ошибки.

  Внести отметку о недействительности записи имеет право как сотрудник, допустивший ошибку, так и должностное лицо с нового места работы обладателя трудовой книжки, даже если работник к тому времени уже сменил несколько мест трудоустройства. Здесь важно руководствоваться требованиями законодательства, предусматривающими документальное подтверждение факта, поэтому при исправлении ошибок другого нанимателя нужно получить от него официальную бумагу.

  Главные документы, на которые следует опираться при внесении исправлений:

  • Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» №225, вышедшее 16.04.2003.

  Прием на работу: топ‑10 распространенных ошибок работодателей

  При внесении исправлений в трудовую книжку работодателю следует руководствоваться:

  1. Трудовым кодексом, например, при определении оснований для увольнения и прочих данных (по Главе 13).
  2. Правилами ведения и хранения трудовых книжек от 2003 года №225.
  3. Инструкцией по заполнению трудовых книжек, которая была утверждена в 2003 году №69.

  В зависимости от того, в каком именно разделе трудовой книжки была допущена ошибка или неточность, для работодателя предусмотрено три варианта исправления информации:

  1. Сделать отметку о недействительности записи в трудовой книжке.
  2. Зачеркнуть ошибочные сведения.
  3. Дополнить имеющиеся данные актуальной информацией (например, если сотрудник получил высшее образование и его профессия изменилась).

  Отметка сотрудников кадровой службы о том, что запись из трудовой книжки можно считать недействительной, проставляется только в разделах, которые посвящены месту работы сотрудника и имеющимся у него наградам (по п. 30 Правил №225).

  Также в п. 30 Правил №225 сказано, что вместо отметки о признании определенной записи недействительной в нее вносится отметка с достоверными сведениями.

  Прописанный здесь порядок исправления записи в трудовых книжках распространяется и на такие ситуации, когда в книжку вносятся данные о переводе сотрудника на другое рабочее место или при его увольнении из компании, когда такое увольнение через какое–то время признано незаконным и аннулировано.

  Корректировки допускается внести как нынешним работодателем, так и в компании, в которой ошибки были допущены при заполнении трудовой книжки. В первом случае запись считается недействительной на основании официального документа по п. 27 правил №225.

  Текущая фирма исправляет ошибочные сведения при ликвидации прежнего места работы своего сотрудника по п. 28 правил №225.

  Работодателю особенно важно учитывать следующее правило: при исправлении недостоверной информации в трудовой книжке ему не допускается использовать корректоры или лезвия. Любые правки производятся исключительно через признание отдельной записи недействительной и ошибочной.

  Исправления в трудовую книжку о недействительности записи вносятся в разделы, которые содержат информацию о местах работы сотрудника или о его награждениях. Эти пояснения содержатся в п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек №69 от 2003 года. В указанном документе отмечается, что в трудовой книжке должна появиться запись о недействительности внесенной информации. Для этого:

  1. В 1 графе указывается хронологический номер такой записи. Номер указывается по порядку, причем не имеет значения, какая из записей по счету будет корректироваться с помощью данного исправления. Например, если корректировке подлежит запись №2, а всего на текущий момент 6 записей, то исправляющая запись будет иметь №7.
  2. Во второй графе трудовой книжки проставляется дата внесения корректировочных отметок в формате хх.хх.хххх.
  3. В третью графу вносится непосредственно корректировочная запись «Например, запись №2 недействительна».
  4. В графу 4 вносятся реквизиты документа, на основании которого сделана корректировка. Например, если фирма исправляла собственные ошибки, то это будет внутренний локальный акт, а если ошибки прошлого работодателя – то это реквизиты предоставленной сотруднику справки или выписки по прошлому месту работы.

  Трудовая книжка должна заполняться строго по правилам, установленным законом. В случае допущения ошибки, она должна быть исправлена надлежащим образом или Пенсионный Фонд может не засчитать работнику этот период в стаж работы либо могут возникнуть проблемы при трудоустройстве.

  Исправления, вносимые в трудовую книжку можно разделить на два вида:

  1. Исправления, которые необходимо сделать при изменении или дополнении личных данных работника на титульном листе.
  2. Исправления, которые необходимо сделать при обнаружении ошибки в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

  Отдельно идет случай, когда ошибка обнаружена при заполнении титульного листа, в этом случае она не исправляется, а заполняется новый бланк.

  Исправления могут вноситься следующими способами:

  1. Зачеркивание одной чертой, которая не мешает прочтению записи и проставление верной информации рядом.
  2. Признание информации недействительной, путем внесения соответствующей записи.

  Первый способ можно использовать только на титульном листе, поскольку зачеркивание сведений в остальных разделах категорически запрещено.

  Если в записи обнаружены ошибки, то ее можно исправить только путем признания ее неверной. Это правило касается информации, содержащейся в разделах о работе и о награждении.

  Запись можно признать недействительной двумя способами:

  1. Ставится запись о том, что запись № 000 недействительна, а в следующей строке вносится правильная запись. То есть, исправление делается двумя строками с разными порядковыми номерами.
  2. В одной записи признают недействительность и поясняют причину. Например, пишут «Запись за № 5 недействительна, восстановлен на работе».

  Если ошибка допущена не текущим работодателем, а тем, у которого работник трудился ранее, то исправления могут быть внесены следующим образом:

  1. Организацией, допустившей ошибку.
  2. Организацией, у которой работник трудится в настоящее время, но при условии, что ей предоставлены соответствующие документы, например, если у работника ошибка в основании для увольнения, то необходима копия приказа с правильной записью и сопроводительное письмо с описанием ситуации.

  Такой пакет документов более соответствует правилам делопроизводства, хотя в законодательстве просто указано, что должны быть предоставлен официальный документ.

  Каким образом внести пропущенную запись в трудовую книжку сотрудника?

  Трудовая книжка – это основной документ, работника, в котором фиксируются сведения о стаже сотрудника, а также о том, какой профессиональной деятельностью занимался работник в течение своей трудовой жизни. Помимо этого, книжка может сообщить о том, насколько успешной была его трудовая деятельность. Об этом может судить раздел книжки о поощрениях работника, а также данные о его карьерном росте.

  Важно! Если некоторые записи в трудовую книжку не вносятся, то это ведет к сокращению его стажа работы.

  За неправильное ведение книжек предусматривается административная ответственность, причем как для компании в целом, так и для должностных лиц, обязанных вести трудовые книжки. Об этом сказан в Правилах ведения трудовых книжек (Постановление 225 от 16.04.2003).

  За то, что в трудовую книжку работодатель не внес запись о работе, ему грозит ответственность, установленная ст. 5.27 КоАП РФ (п.1 и п.2), а меры наказания при этом предусматриваются следующие:

  • предупреждение;
  • штраф на должностное лицо и ИП от 1000 до 5000 рублей;
  • штраф на организацию – 30 000 – 50 000 рублей.

  Размер штрафных санкций будет увеличиваться, если нарушитель ранее уже был подвергнут административному наказанию за подобное нарушение. Максимальная сумма штрафа при неоднократных нарушениях для компаний возрастает уже до 70 000 рублей, а для ИП – до 20 000 рублей. Должностное лицо также может быть дисквалифицировано на срок от года до трех лет.

  Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель обязан своевременно вносить записи в трудовую книжку.

  ТК РФ Статья 66. Трудовая книжка

  Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

  Согласно законодательству, запись должна быть внесена в трудовую книжку, если для работника новое место является основным, а период трудоустройства от 5 дней.

  Кроме этого порядок внесение и правок записи регламентируется следующими документами:

  • инструкция Минтруда № 69 от 2003 года;
  • комплекс методических рекомендаций и постановлений утв. Постановлением Правительства № 225 от 2003 года.

  Что делать, если в трудовой книжке допущены ошибки – смотрите в этом видео:

  Правом вести трудовые книжки сотрудников фирм и вносить недостающую информацию наделен довольно узкий круг специалистов. Как правило, ответственность за допущенные ошибки несет сотрудник отдела кадров или главный бухгалтер. Но что делать, если пропущенную запись обнаружил владелец книжки? Так, ему нужно предпринять следующие действия:

  • Собрать документы, в которых содержатся необходимые данные;
  • Написать заявление с просьбой о внесении пропущенных сведений;
  • Подать заявление на подпись директору компании;
  • Ознакомиться с приказом о внесении изменении в трудовую книжку;
  • Подать заявление вместе с документами в кадровую службу;
  • Поставить свою подпись рядом с новой записью.

  Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, то к этой инструкции добавляется еще один пункт – подача заявления на имя бывшего работодателя. Оно составляется в простой письменной форме и должно содержать просьбу о внесении пропущенных сведений в книжку. Нужно помнить, что если данный документ не будет содержать личной подписи заявителя, он будет считаться недействительным. Приказ же, составленный на основании заявления, должен иметь свой номер и дату составления – эти сведения также указываются в документе.

  Порядок заполнения трудовых книжек необходимо знать каждому кадровику. Это поможет не допускать ошибок и избежать недоразумений при обращении сотрудника в Пенсионный Фонд. Кроме того, для внесения пропущенных записей могут понадобиться следующие документы:

  • Внутренние документы предприятия;
  • Личная карточка сотрудника;
  • Трудовой Кодекс РФ;
  • Правила ведения и хранения трудовых книжек.

  Все дополнения в трудовую книжку должны быть внесены на основании соответствующих приказов и распоряжений компании. Если организация, в которой работал владелец трудовой, ликвидировалась или реорганизовалась, и ее руководитель не может предоставить необходимые бумаги, текущий работодатель должен сделать запрос на предоставление выписок из архива. Обратите внимание, что свидетельские показания не могу служить основанием для внесения каких-либо записей в трудовую книжку.

  Если это необходимо, то трудовое законодательство не запрещает вносить пропущенные записи в трудовую книжку. Специальный порядок при этом не предусмотрен, поэтому воспользоваться можно общим утвержденным порядком по внесению записей в трудовую и исправлению в ней ошибок.

  Пропущенная запись вносится следующей записью в книжке, после заключительной. При этом применяется тот же порядок, который предусматривается Правилами ведения трудовых и Инструкцией. При таком внесении записи нарушается, как срок внесения записи, так и хронологический порядок всех записей. Но какого-либо иного порядка для внесения пропущенной записи в трудовую нет (

  
  

  Похожие записи:

  • Возврат налога за покупку квартиры 2021 году
  • Налоговая декларация по НДС 2021
  • Как приватизировать дачу по садовой книжке