Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заявка на канцелярские товары образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Служебные записки – это документы внутреннего вида. То есть они направляются только в рамках компании. Для коммуникации со внешними пользователями обычно используют фирменные бланки. Служебная записка, в свою очередь, отличается упрощенной формой. В документе должна содержаться просьба, а также основания для этой просьбы. Подпись на нем ставит только составитель.
Записка на закупку канцтоваров обычно составляется материально ответственным лицом. Это может быть секретарь, представитель канцелярии. Канцтовары требуются фирме постоянно. А поэтому записка на закупку является частью постоянного документооборота.
В документе обычно фигурирует просьба о закупке таких изделий, как ручки, блокноты, скотч, скрепки, дыроколы. Перед составлением записки сотрудник должен точно выявить, столько единиц канцтоваров недостает. Для этого имеет смысл провести небольшую ревизию.
Просить нужно только о закупке тех изделий, которые действительно необходимы на данный момент. Канцтовары нельзя приобретать «на будущее». Кроме того, в записке не может фигурировать просто название изделия. Необходимо указать точное количество товара.
Служебная записка о закупке канцтоваров
Книга отзывов и предложений (образец)
Акт монтажа оборудования: образец
Форма 0504425 «Записка-расчет об исчислении среднего заработка»
ОС-14. Акт о приеме оборудования
Форма ОС-3
Для работы каждого офиса необходимы канцелярские товары. Ответственное лицо ежемесячно или ежеквартально составляется заявку на их приобретение, выяснив потребности работников. Заявка на приобретение канцтоваров, образец которой не утвержден на законодательном уровне, может составляться произвольно.
Канцелярские принадлежности подразделяются на два вида:
|
Название |
Перечень |
Описание |
|
Расходные материалы |
|
Они имеют свойство расходования, то есть заканчиваются по истечении какого-то периода времени. |
|
Предметы разного времени использования |
|
Такие вещи изнашиваются, ломаются или теряются. Закончиться они не могут |
Образец заявки на канцелярские товары может иметь разные виды, в зависимости от формы запроса:
- внешняя;
- внутренняя.
Когда возникает необходимость совершить внешний запрос у поставщика, составляется первый вид заявки. Обычно, в таких случаях, форму документа можно найти в приложениях договора, заключенного с поставщиком.
Внутренние заявки тоже могут быть двух видов:
- на закупку канцелярских товаров;
- выдачу канцелярии со склада.
Если на складе нужной продукции нет, составляется служебная записка с просьбой разрешить закупку необходимой канцелярии. В качестве приложения к ней прикладывается табличный документ с перечнем нужных принадлежностей.
Заявка на канцелярские товары: образец
Служебная записка на канцелярские товары, образец которой также не документирован официально, можно составить в свободной форме. Однако, должна содержать обязательную информацию:
- В правом верхнем углу пишется должность и Ф. И. О., на чье имя пишется документ.
- От кого составлена записка.
- Название документа.
- Цель составления документа. Например, «на закупку материалов».
- Дата оформления и регистрационный номер.
- В основной части документа пишется просьба.
- Дата.
- Виза и расшифровка ответственного лица.
Допускается в служебную записку включить таблицу с необходимыми канцелярскими товарами, либо оформить её отдельным приложением.
Заявка на выдачу канцелярских товаров со склада – это табличный документ. Он должен содержать наименование необходимых вещей и их количество. Обычно, заявки набираются с помощью компьютера и выводятся в качестве документа.
Пример заявки:
В зависимости от формы документооборота различают два вида заявок:
- • Внешняя. Это перечень необходимых товаров, который отправляется поставщику. Как правило, пишется в форме, установленной в договоре сотрудничества.
- • Внутренняя. Также представляет собой список канцтоваров, но используется внутри компании. Передается от каждого структурного подразделения в отдел снабжения компании.
Перед составлением документа по закупке, нужно узнать у сотрудников, в каких товарах они испытывают потребность. Внешняя заявка на имя поставщика заполняется, когда на складах компании отсутствуют требуемые канцелярские принадлежности.
Законодательно закрепленной и единой для всех организаций формы заявки на канцтовары нет. Поскольку суть этого документа для всех компаний одна – это заказ определенных товаров для сотрудников у отдела снабжения, – то составляются они примерно одинаково. В зависимости от характера операций различают два вида внутренних заявок:
- ✓ на приобретение канцтоваров;
- ✓ на выдачу канцелярских принадлежностей со склада.
Порядок оформления документа прост: сначала проводится ревизия остатков расходных материалов и канцтоваров, затем составляется полный перечень необходимого. Организация может иметь специальный бланк заявки канцтоваров с логотипом и реквизитами компании. Несмотря на то, что документ составляется в свободной форме, есть несколько общих правил:
- ✓ В шапке документа обязательно необходимо прописать ФИО руководителя подразделения, которое нуждается в канцтоварах, а также ФИО специалиста по закупкам;
- ✓ Перечень товаров оформляется в таблице со следующими столбцами – наименование товара, количество (с единицами измерения – штуки, упаковки и т.д.), артикул, цена.
Иногда устав компании предусматривает обоснование заказа, и тогда требуется служебная записка. Есть несколько пунктов, которые обязательно стоит в ней указать:
- ✓ Справа в углу пишем адресата записки (обычно составляется на имя руководителя отдела снабжения) и адресанта (от кого);
- ✓ Посередине страницы название документа (Служебная записка о закупке канцелярских товаров);
- ✓ Дата и номер записки;
- ✓ Основной текст документа с просьбой;
- ✓ Подпись составителя и ее расшифровка.
Список канцтоваров для офиса прикрепляется отдельным документом, либо размещается в теле записки.
Так выглядит техническое задание на канцтовары по 44-ФЗ для закупок у СМП и СОНКО:
|
ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ на поставку канцелярских товаров для нужд ГБУ «Идеальный заказчик» (среди СМП и СОНКО) Общие сведения
Требования, предъявляемые к объекту закупки
*Значение параметра не требует конкретизации Качество Товара должно соответствовать установленным в Российской Федерации государственным стандартам, техническим регламентам или техническим условиям изготовителей поставляемого Товара и требованиям Контракта и приложений к нему. В случае наличия технических опечаток в единицах измерения показателей их следует читать в соответствии с Международной системой единиц (СИ). |
Служебную записку на покупку компьютера можно составить по аналогии с приведенным выше образцом.
Также по аналогии можно написать:
- служебную записку на приобретение материалов;
- служебную записку на приобретение принтера;
- служебную записку на приобретение спецодежды и т.д.
1.1. По настоящему контракту поставщик обязуется поставить заказчику в срок, предусмотренный настоящим контрактом, канцелярские товары (далее – товар), а заказчик обязуется принять и оплатить товар на условиях, предусмотренных настоящим контрактом.
1.2. Товар, поставляемый в рамках предмета настоящего контракта, его наименование, цена, комплектация и количество (объем) определены в Спецификации на товар (Приложение № 1 к контракту), являющейся неотъемлемой частью настоящего контракта.
1.3. Требования, предъявляемые к товару, определены в Техническом задании на поставку товара (Приложение № 2 к контракту), являющимся неотъемлемой частью настоящего контракта.
1.4. Поставщик гарантирует, что поставляемый товар является его собственностью, не заложен, не арестован, не является предметом исков третьих лиц.
Срок поставки товара:_____________________________.
Поставка товара осуществляется транспортом поставщика на условиях: «Доставка до места назначения».
Место поставки товара: _________________________________.
Все виды погрузо-разгрузочных работ, включая работы с применением грузоподъемных средств, осуществляются поставщиком собственными силами и средствами или силами и средствами третьих лиц за свой счет.
Поставляемый товар должен сопровождаться товарно-сопроводительной документацией: счетом/счетом-фактурой, товарной накладной либо универсальным передаточным документом (далее по тексту – УПД), документами, подтверждающими качество товара.
Упаковка товара и грузовая тара должны обеспечивать сохранность товара при транспортировке, при погрузо-разгрузочных работах к конечному месту эксплуатации и хранению.
Упаковка и маркировка товара должны соответствовать требованиям ГОСТ 14192-96 «Маркировка грузов», импортного товара – международным стандартам упаковки. Маркировка упаковки должна строго соответствовать маркировке товара и обеспечивать полную и однозначную идентификацию каждой единицы товара при его приемке.
Количество товара, его ассортимент должны соответствовать количеству, ассортименту, указанному в товаросопроводительных документах.
Качество товара должно соответствовать стандартам, техническим условиям и требованиям, указанным в нормативно-технической и иной документации, а также стандартам и нормам безопасности, действующим в Российской Федерации на данный товар.
Поставляемый товар должен быть новым, находиться в оригинальной упаковке изготовителя, исключающей возможное повреждение товара при его транспортировке и хранении, не бывшим в эксплуатации, без дефектов изготовления, не поврежденным.
Товар, поставляемый заказчику, должен быть зарегистрирован в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Подтверждением качества поставляемого товара со стороны поставщика являются документы, установленного образца: декларация о соответствии (сертификат соответствия).
Поставщик гарантирует качество и надежность поставляемого товара в течение всего срока годности, установленного на товар, при условии соблюдения заказчиком условий эксплуатации и хранения. Объем гарантий качества составляет 100%.
Все поставляемые по настоящему контракту товары должны иметь происхождение из Российской Федерации или любой другой страны, за исключением стран, в отношении которых Российской Федерацией либо международными соглашениями, в которых участвует Российская Федерация, применяются санкции, запрещающие или ограничивающие поставки товаров и предоставление услуг.
4.1. Приемка товара по количеству производится согласно Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденной постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 15.06.1965 № П-6, в части, не противоречащей условиям контракта.
Приемка товара по качеству производится согласно Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденной постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 25.04.1966 № П-7, в части, не противоречащей условиям контракта.
Приемка товара в соответствии с контрактом осуществляется заказчиком в течение 10 (десяти) рабочих дней, включая проведение экспертизы (в течение 5 (пяти) рабочих дней), со дня поставки товара и получения заказчиком документов, предусмотренных пунктом 4.5 настоящего контракта. В случае привлечения экспертов, экспертных организаций для проведения экспертизы, срок приемки поставленного товара продлевается на срок проведения указанной экспертизы и получения заказчиком экспертного заключения.
4.2. Проверка количества и качества товара, поступившего в таре (упаковке), производится при вскрытии тары (упаковки).
При выявлении несоответствия наименований, количества и качества товара, установленных в Техническом задании и Спецификации, заказчик в течение 2 (двух) рабочих дней с момента такого выявления направляет поставщику письменное уведомление (претензию) о необходимости замены или допоставки товара.
4.3. В случае поставки некачественного товара (в том числе в случае выявления внешних признаков ненадлежащего качества товара, препятствующих его дальнейшему использованию (нарушение целостности упаковки, повреждение содержимого и т.д.) поставщик обязан безвозмездно устранить недостатки товара в течение 5 (пяти) календарных дней с момента письменного уведомления о них заказчиком.
4.4. Претензии по скрытым дефектам могут быть заявлены заказчиком в течение всего гарантийного срока товара.
4.5. В день поставки поставщик одновременно с товаром должен передать заказчику сопроводительные документы, относящиеся к товару, указанные в пункте 3.4. контракта, акт приемки-передачи партии товара в двух экземплярах, по форме, установленной Приложением № 3 к контракту, товарные накладные, счет и счет-фактуру[1] либо УПД.
4.6. При приемке товара заказчик обязан провести экспертизу в части соответствия поставленного товара условиям контракта. Экспертиза может проводиться заказчиком своими силами или к ее проведению могут привлекаться эксперты, экспертные организации на основании контрактов, заключенных в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ.
4.7. В случае проведения экспертизы силами заказчика в акте приемки-передачи партии товара проставляется запись о проведении экспертизы, отдельный документ о проведенной экспертизе не составляется.
В случае привлечения экспертов, экспертных организаций для проведения экспертизы результаты экспертизы оформляются в виде заключения, которое подписывается экспертом или уполномоченным представителем экспертной организации и должно быть объективным, обоснованным и соответствовать законодательству Российской Федерации.
4.8. Не позднее 3 (трех) рабочих дней после получения заключения экспертизы заказчик направляет поставщику подписанный заказчиком (в случае создания приемочной комиссии подписанный всеми членами приемочной комиссии и утвержденный заказчиком) один экземпляр акта приемки-передачи партии товара или мотивированный отказ от подписания такого документа (Приложение № 5 к контракту), в котором указываются недостатки поставленного товара и сроки их устранения, а также дата повторной приемки товара. После устранения недостатков стороны возвращаются к повторной процедуре приемки товара и подписания акта приемки-передачи партии товара. Поставщик обязан устранить все обнаруженные недостатки за свой счет в сроки, указанные в мотивированном отказе (Приложение № 5 к контракту).
В случае установления заказчиком требования об обеспечении гарантийных обязательств, оформление документа о приемке (за исключением отдельного этапа исполнения контракта) поставленного товара осуществляется после предоставления поставщиком такого обеспечения в соответствии с Федеральным законом № 44-ФЗ в порядке и в сроки, которые установлены настоящим контрактом.[2]
4.9. Обязательство поставщика по поставке товара считается исполненным с момента надлежащей поставки товара в соответствии с условиями настоящего контракта, а именно с даты подписания сторонами акта приемки-передачи партии товара без замечаний.
4.10. Право собственности на товар прекращается у поставщика с момента подписания сторонами акта приемки-передачи партии товара.
4.12. Риск случайной гибели товара несет поставщик до момента подписания сторонами акта приемки-передачи партии товара.
5.1. Поставщик по настоящему контракту вправе:
5.1.1. Требовать своевременной оплаты принятого заказчиком товара.
Требовать своевременного подписания заказчиком акта приемки-передачи партии товара.
5.1.3. Осуществлять иные права в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
5.2. Обязанности поставщика:
5.2.1. Осуществить поставку товара в соответствии с принятыми на себя обязательствами.
5.2.2. В срок, установленный в письменном запросе заказчика, предоставлять информацию о ходе исполнения принятых на себя обязательств.
5.2.3. В целях организации экспертизы товара и его приемки, уведомить заказчика о готовности к передаче товара не позднее, чем за 2 (два) календарных дня до момента его доставки к месту поставки.
5.2.4. Предоставить надлежаще оформленные документы, предусмотренные пунктом 4.5. раздела 4 настоящего контракта.
5.2.5. Устранить за свой счет все выявленные недостатки, в том числе скрытые, поставленного товара.
5.2.6. Компенсировать заказчику все возникшие в связи с проведением экспертизы, в соответствии с пунктом 4.6. раздела 4 настоящего контракта, расходы, по предъявлении заказчиком письменного требования и копии соответствующего заключения, других документов, подтверждающих затраты заказчика, в случае установления по результатам экспертизы факта поставки товара ненадлежащего качества.
5.2.7. Выполнять иные обязательства, предусмотренные настоящим контрактом и действующим законодательством.
5.3. Заказчик по настоящему контракту вправе:
5.3.1. Требовать от поставщика надлежащего исполнения принятых им обязательств, а также своевременного устранения выявленных недостатков.
5.3.2. Требовать от поставщика предоставления надлежаще оформленных документов, подтверждающих исполнение принятых им обязательств.
5.3.3. Привлекать экспертов, специалистов и иных лиц, обладающих необходимыми знаниями в области сертификации, стандартизации, безопасности, оценки качества и т.п., для участия в приемке товара.
5.3.4. Контролировать ход поставки товара, соблюдение срока поставки, проверять соответствие товара условиям настоящего контракта, Спецификации и Техническому заданию.
5.3.5. При обнаружении недостатков товара, требовать их устранения. Требование подлежит обязательному выполнению поставщиком.
5.3.6. Принять решение об одностороннем отказе от исполнения настоящего контракта в соответствии с гражданским законодательством.
5.3.7. До принятия решения об одностороннем отказе от исполнения контракта провести экспертизу поставленного товара с привлечением экспертов, экспертных организаций, выбор которых осуществляется в соответствии с Федеральным законом № 44-ФЗ.
5.3.8. При неисполнении или ненадлежащем исполнении поставщиком обязательства, предусмотренного контрактом, осуществить оплату по контракту за вычетом соответствующего размера неустоек (штрафов, пеней), которые предусмотрены разделом 8 настоящего контракта.
5.3.9. Осуществлять иные права в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
5.4. Заказчик по настоящему контракту обязан:
5.4.1. При надлежащем извещении поставщиком о факте произведенной поставки товара организовать и произвести его прием.
5.4.2. Произвести оплату в соответствии с пунктом 6.4. раздела 6 настоящего контракта.
5.4.3. Провести экспертизу поставленного товара для проверки его соответствия условиям контракта в соответствии с Федеральным законом № 44-ФЗ.
5.4.4. Перечислить денежные средства, внесенные поставщиком на счет заказчика в качестве обеспечения исполнения контракта (если такая форма обеспечения исполнения контракта применяется поставщиком), в том числе части этих денежных средств в случае уменьшения размера обеспечения исполнения контракта в соответствии с пунктом 7.5 настоящего контракта, частью 7.2 и частью 7.3 ст. 96 Федерального закона № 44-ФЗ, при условии надлежащего исполнения поставщиком обязательств по контракту. При этом срок возврата заказчиком поставщику таких денежных средств не должен превышать 15 (пятнадцать) дней с даты исполнения поставщиком обязательств, предусмотренных контрактом.
5.4.5. Принять решение об одностороннем отказе от исполнения контракта в случае, если поставщик и (или) поставляемый товар не соответствуют установленным извещением об осуществлении закупки и (или) документацией о закупке требованиям к участникам закупки и (или) поставляемому товару или представил недостоверную информацию о своем соответствии и (или) соответствии поставляемого товара таким требованиям, что позволило ему стать победителем определения поставщика.
5.4.6. Выполнять иные обязательства, предусмотренные настоящим контрактом и действующим законодательством.
5.5. Стороны обязуются:
5.5.1. Производить взаимную сверку финансовых расчетов не позднее 15 (пятнадцатого) числа месяца, следующего за месяцем/кварталом, в котором осуществлялась поставка товара по настоящему контракту, путем составления акта сверки взаимных расчетов.
Сторона, получившая акт сверки взаимных расчетов, должна в течение 3 (трех) рабочих дней рассмотреть его, подписать и направить другой стороне по факсу или по электронной почте, с одновременным направлением оригинала акта способом, позволяющим подтвердить его получение адресатом.
6.1. Цена контракта составляет ______________ рублей (_______________________), в том числе НДС[3]___________% ___________рублей по ставке, установленной Налоговым кодексом Российской Федерации.
6.2. Цена контракта является твердой и определяется на весь срок исполнения контракта.
[4]Цена настоящего контракта может быть снижена по соглашению сторон без изменения предусмотренного контрактом количества товаров, качества поставляемого товара и иных условий исполнения контракта.
[5]По предложению заказчика увеличиваются предусмотренные контрактом количество товара не более чем на десять процентов или уменьшаются предусмотренные контрактом количество поставляемого товара не более чем на десять процентов. При этом по соглашению сторон допускается изменение с учетом положений бюджетного законодательства Российской Федерации цены контракта пропорционально дополнительному количеству товара исходя из установленной в контракте цены единицы товара, но не более чем на десять процентов цены контракта. При уменьшении предусмотренных контрактом количества товара стороны контракта обязаны уменьшить цену контракта исходя из цены единицы товара. Цена единицы дополнительно поставляемого товара или цена единицы товара при уменьшении предусмотренного контрактом количества поставляемого товара должна определяться как частное от деления первоначальной цены контракта на предусмотренное в контракте количество такого товара.
6.3. Расчет с поставщиком за поставленный товар осуществляется заказчиком в российских рублях. Цена контракта включает стоимость товара, упаковки, маркировки, сборки, транспортные и погрузочно-разгрузочные расходы, расходы на перевозку, страхование, уплату пошлин, налогов (в том числе НДС), сборов и других обязательных платежей, установленных законодательством Российской Федерации.
6.4. Оплата за поставленный товар осуществляется заказчиком за фактически поставленную партию товара не более чем в течение 15 (пятнадцати) рабочих дней с даты подписания заказчиком акта приемки-передачи партии товара (по форме Приложения № 3 к контракту), на основании акта приемки-передачи партии товара, счета, счета-фактуры[6], товарной накладной либо УПД.
Счет-фактура выставляется поставщиком в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации[7].
6.5. Оплата осуществляется по безналичному расчету платежными поручениями путем перечисления заказчиком денежных средств на расчетный счет поставщика.
В случае изменения своего расчетного счета поставщик обязан заблаговременно в письменной форме сообщить об этом заказчику с указанием новых реквизитов расчетного счета.
В противном случае все риски, связанные с перечислением заказчиком денежных средств на указанный в контракте счет поставщика, несет поставщик.
6.6. Обязанности заказчика по оплате цены контракта считаются исполненными с даты списания денежных средств в размере, установленном контрактом, со счета заказчика.
6.7. Источник финансирования: _________________.
6.8. Оплата денежных средств по контракту осуществляется по КВР (или КБК): ______________________________.
6.9. Сумма, подлежащая уплате заказчиком юридическому лицу или физическому лицу, в том числе зарегистрированному в качестве индивидуального предпринимателя, уменьшается на размер налогов, сборов и иных обязательных платежей в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации, связанных с оплатой контракта, если в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах такие налоги, сборы и иные обязательные платежи подлежат уплате в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации заказчиком.
6.10. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства, предусмотренного контрактом, заказчик вправе произвести оплату по контракту за вычетом соответствующего размера неустойки (штрафа, пени).
При этом оплата по контракту осуществляется на основании акта приемки-передачи партии товара, в котором указываются: сумма, подлежащая оплате в соответствии с условиями заключенного контракта; размер неустойки (штрафа, пени), подлежащий взысканию; основания применения и порядок расчета неустойки (штрафа, пени); итоговая сумма, подлежащая оплате поставщику по контракту.
ВАРИАНТ 1: применяется в случае, если участник закупки предоставляет обеспечение исполнения контракта в виде денежных средств или в виде банковской гарантии.
7.1. Поставщик представляет заказчику обеспечение исполнения контракта в форме __________________________, на сумму _________ руб. (_______ рублей ______ копеек) (прописью), эквивалентную __ % от цены, по которой в соответствии с Федеральным законом № 44-ФЗ заключен контракт, но не менее, чем размер аванса (данная фраза применяется если контрактом предусмотрена выплата аванса) (заполняется заказчиком в период подготовки проекта контракта с учетом применения статьи 37 Федерального закона № 44-ФЗ).
7.2. При выборе способа обеспечения в виде внесения денежных средств:
7.2.1. Внесение денежных средств осуществляется поставщиком на счет заказчика, на котором в соответствии с законодательством Российской Федерации учитываются операции со средствами, поступающими Заказчику.
7.2.2. Возврат поставщику денежных средств, внесенных им на счет заказчика в качестве обеспечение исполнения контракта (если такая форма обеспечения исполнения контракта применяется поставщиком), в том числе части этих денежных средств в случае уменьшения размера обеспечения исполнения контракта в соответствии с пунктом 7.5 настоящего контракта, частью 7.2 и частью 7.3 статьи 96 Федерального закона № 44-ФЗ, осуществляется при условии надлежащего исполнения поставщиком обязательств по контракту. При этом срок возврата заказчиком поставщику таких денежных средств не должен превышать 15 (пятнадцать) дней с даты исполнения поставщиком обязательств, предусмотренных контрактом.
7.2.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения поставщиком обеспеченных внесением денежных средств обязательств, заказчик имеет право удержать из внесенных поставщиком денежных средств сумму, равную сумме денежных средств, которую поставщик обязан уплатить заказчику в качестве неустойки (штрафов, пеней) или в качестве возмещения убытков, либо иной сумме денежных средств, подлежащей уплате поставщиком заказчику по контракту.
7.3. При выборе способа обеспечения в виде банковской гарантии:
7.3.1. Заказчик в качестве обеспечения исполнения контракта принимает банковскую гарантию, выданную банком, соответствующим требованиям, установленным Правительством Российской Федерации, и включенным в перечень, предусмотренный частью 1.2 статьи 45 Федерального закона № 44-ФЗ.
7.3.2. Банковская гарантия, предоставляемая поставщиком, используемая для целей Федерального закона № 44-ФЗ, должна быть включена в реестр банковских гарантий, размещенный в единой информационной системе.
7.3.3. Банковская гарантия оформляется в письменной форме на бумажном носителе (в случае оформления на нескольких листах – обязательно наличие нумерации на всех листах банковской гарантии, которые должны быть прошиты, подписаны и скреплены печатью гаранта) или в форме электронного документа, подписанного электронной подписью, вид которой предусмотрен Федеральным законом «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», лица, имеющего право действовать от имени банка.
Еще одна возможность относительно просто приобрести нужные канцтовары — провести запрос котировок. Закон 44-Ф3 требует, чтобы цена контракта в этом случае не превышала 500 тыс. рублей. Есть дополнительное условие — таким способом должно закупаться не более 10% от общего объема закупок в стоимостном выражении в год. При этом общая стоимость контрактов, ежегодно заключенных в результате запроса котировок, не должна превышать 100 млн рублей.
В ТЗ заказчик должен прописать характеристики закупаемого объекта. Допустим, это бумага для офисной техники. В техзадании заказчику следует указать такие характеристики бумаги:
- формат — А4;
- плотность не менее 80 г/кв.м;
- толщина не более 104 мкм;
- белизна — CIE, не менее 146%;
- яркость — ISO С/2º, не менее 95%;
- непрозрачность — не менее 91%;
- количество единиц товара в упаковке — не менее 5 ед;
- цвет белый;
- в пачке не менее 500 листов;
- количество — 600 упаковок.
Типовой контракт на поставку канцелярских товаров
Закупка канцтоваров обосновывается в плане закупки. При этом нужно придерживаться формата из постановления Правительства от 05.06.2015 № 555. В обосновании в обязательном порядке должны содержаться данные о наименовании объекта закупки, ее индивидуальный код, а также указание на потребности, которые будут удовлетворены за счет приобретения этого объекта. Следует также заполнить и все остальные поля формы обоснования, если это применимо к данной закупке.
Например, в регионе действует программа помощи детям из малоимущих семей. В ее рамках региональное Управление образования проводит закупку канцелярских принадлежностей для школьников. В этом случае в форме обоснования нужно указать название этой программы.
Но чаще всего канцтовары приобретаются заказчиком для собственных ежедневных нужд. В таком случае в качестве обоснования можно указать, что эти товары приобретаются для обеспечения деятельности организации.
После прочтения постановления № 1401 эксперты разделились на два лагеря:
- Одни считают, что формы обязательны для всех сторон госзакупок (поставщиков, заказчиков, ЭТП).
- Другие считают, что требование использовать типовые формы распространяется только на заказчиков и ЭТП: первые должны включать типовые формы в документацию, а вторые встраивать в процесс подачи заявок. 44-ФЗ пока не дает заказчикам права отклонять поставщиков с нетиповыми заявками.
Несмотря на то, что в постановлении прямо не сказано, что поставщики обязаны использовать типовые формы заявок, мы все же рекомендуем это делать:
- Во-первых, любые письма Минфина только разъясняют его позицию и не являются нормативно-правовыми актами.
- Во-вторых, проще подстраховаться и оформить типовую заявку, чем доказывать в ФАС, что вас отклонили незаконно.
Под общим наименованием «канцтовары» подразумевается большое количество предметов, которые используются в работе любой фирмы. Некоторые из них вполне возможно объединять в один лот при закупке канцтоваров по 44-ФЗ. При этом, если поставщик выбирается через конкурентную процедуру, нужно учитывать установленные законом ограничения. Первое из них – в рамках одной сделки можно приобретать только те товары, которые имеют функциональную связь. И второе – для некоторых товарных позиций ограничен допуск на торги, а для других, наоборот, существуют преференции.
При объединении разных товаров в лот нужно делать это таким образом, чтобы не ограничивалась конкуренция. Вполне допустимо одновременно закупить такие канцтовары по 44-ФЗ, как несколько видов бумажной продукции либо бумагу плюс, например, письменные принадлежности. При этом в конкурсной документации должны быть указаны параметры товара и требования к поставщикам, которые не ограничивают конкуренцию.
Необходимо объективно оценить, насколько связаны между собой отдельные объекты в закупке функционально и технологически. И только при наличии такой связи закупка будет правомерной. Например, для нужд офиса вы планируете приобрести бумагу, блокноты, шариковые ручки, а также воду для кулера. Первые три позиции можно без проблем объединить в один лот, но последнюю туда добавлять не стоит, потому что компании, у которых вы планируете закупить канцтовары по 44-ФЗ, вряд ли смогут поставить питьевую воду. И наоборот.
В данном случае при объединении таких товаров в одной сделке нарушается требование о наличии функциональной связи, а значит, ограничивается конкуренция по п. 17 ст. 4, ч. 3 ст. 17 Закона о защите конкуренции.
Заказчик анализирует свои потребности в канцелярских товарах и составляет техническое задание на закупку. В нем нужно указать, на какие цели будут использованы данные изделия. Это могут быть управленческие и хозяйственные нужды организации, конкретный проект (например, грант, культурно-массовое мероприятие).
Чтобы поставщики предложили именно то, что хочет заказчик, нужно уделить должное внимание грамотному составлению технического задания. В любом случае необходимо указать требуемые параметры изделий. Можно прописать конкретную торговую марку, добавив словосочетание «или эквивалент».
Как правило, ТЗ составляют в виде таблицы, в графах которой прописывают наименование товара, его количество, характеристики. Пример: «Бумага писчая 500 листов. Бумага формата А4, плотность не менее 60 г/м², 500 листов, белизна 96 %. Количество – 50». Подобным образом расписываются требования для каждой позиции. Для тех товаров, у которых есть прочие важные характеристики (переплёт, материал и пр.) нужно указать их все.
Закон требует от государственных заказчиков обосновать целесообразность выбора объекта закупки и его стоимость. Эта работа проводится на стадии составления планов и планов-графиков закупок. Обоснование оформляется по определенному шаблону. В нем описывают, с какой целью организация планирует закупить канцтовары по 44-ФЗ. Это может быть как рядовая деятельность, так и какое-то определенное мероприятие, в том числе в рамках государственной программы. Также должно быть отмечено, что закупка соответствует функциям и полномочиям заказчика.
- Закупка канцтоваров на платформе ЕАТ «Березка»
Через Единый агрегатор торговли «Березка» в соответствии с распоряжением Правительства от 28.04.2018 № 824-р властные структуры федерального уровня и находящиеся под их управлением казенные учреждения обязаны проводить малые закупки. На эту же платформу переведены многие сделки по распоряжению властей ряда регионов и муниципальных образований.
Чтобы закупить канцтовары по 44-ФЗ на данной площадке, заказчику следует через функционал личного кабинета выбрать необходимые товарные позиции и добавить их в корзину. Затем запускается сама процедура закупки, длительность которой устанавливается 2 или 24 часа. По окончании сбора заявок оператор агрегатора формирует итоговый протокол и направляет его заказчику. Определяется участник, предложивший самую низкую цену, с ним заключается контракт.
У заказчика остается возможность выбрать единственного поставщика (для этого не надо использовать ЕАТ), если его ценовое предложение оказалось более привлекательным.
- Закупка бумаги по 44-ФЗ
Бумажная продукция представлена на рынке во множестве видов, на некоторые из которых существуют запреты и ограничения на допуск к торгам. Речь идет о бумаге мелованной (ОКПД2 – 17.12.3.110), тисненой, гофрированной, перфорированной (ОКПД2 – 17.23.17). В соответствии с приказом Минфина РФ № 126н от 04.06.2018 эти товарные позиции нельзя объединять с другими.
Также на них распространяется требование национального режима – для этого товара производителей из стран ЕАЭС установлена 15%-ная преференция. Заказчик, приобретающий бумагу с кодом ОКПД2 17.21.1, обязан предоставить преимущества организациям инвалидов (ПП от 15.04.2014 № 341). Этот вид продукции должен приобретаться самостоятельно, объединение с другими товарами не допускается. Обычная офисная бумага (ОКПД 2 – 17.12.14.110) может торговаться свободно, на нее не устанавливаются запреты и ограничения.
В законодательстве не закреплено такое понятие, как «служебная записка». В связи с этим отсутствует строгая форма для составления документа. Поэтому допускается, что каждый сотрудник вправе составлять ее в свободной форме при условии, что Уставом фирмы не закреплен определенный шаблон. Некоторые организации также выпускают специальные бланки, на которых нужно будет составлять бумагу. Допускается оформление от руки или в печатном виде. Обязательным условием является наличие росписи составителя, которая ставится от руки.
Самой простой частью к заполнению является шапка. Все данные, которые указываются можно уточнить у других сотрудников или руководства. Имена и отчества могут быть вписаны в полном виде или в формате инициалов. Главным условием является легкость определения, кто и в отношении кого отправил записку.
Главный текст обращения должен начинаться со слов «Довожу до сведения…» и тому подобных. Начало записки должно позволять заявителю легко перейти к сути вопроса, избегая лишних слов.
Это распространенная форма снятия с учета, которая активно применяется малым, средним и крупным бизнесом в равной мере, так как списать канцтовары появляется потребность у каждого предприятия. Здесь не играет роли система налогообложения.
Довольно часто компании, которые регулярно приобретают «канцелярку», относят ее на расходы в тот момент, когда покупают. Но это неправильное решение, потому что налоговая служба может выписать штраф, так как в таком случае налог на прибыль становится больше. Инспектор не признает это расходами, которые относятся к основной деятельности без повода.
Именно составленный документ становится причиной, которое оправдывает снятие товарно-материальных ценностей с учета и позволяет причислять сумму к расходам предприятия. С его помощью появляется возможность официально снизить налоговую базу на все траты такого рода.
Многие бухгалтера считают, что проще проводить такую операцию сразу же после покупки КТ. То есть их привозят в компанию, отмечают постановку и тут же относят на расходы по основной деятельности. С одной стороны, так специалист не забывает указать трату. Но с другой периодическое приобретение и постоянное снятие в тот же день становится нарушением.
Когда инспектор будет проводить аудит деятельности, он признает этот метод неверным, пересчитает и перераспределит баланс так, что придется заплатить крупную сумму из-за изменения уровня прибыли.
Поэтому стоит действовать иначе. Как списать канцелярию – убирать материалы по заранее спланированному графику, который установят специальным распоряжением. Еще один вариант – создание приказа руководителя, в соответствии с которым ответственные лица проводят инвентаризацию.
Эта процедура предполагает, что велся учет от приобретения материалов до снятия с баланса предприятия. Поэтому все операции должны быть и необходимо, чтобы они шли по определенному алгоритму.
Как это оформляется:
1. ТМЦ поступает от поставщика или командировочного работника – пишется ПКО по ф. №4;
2. Если необходимо отправить товары в определенное подразделение, то указывается требование-накладная (ф. №11), где есть назначение и количество продукции;
3. Составляется и подписывается документ, перед которым обычно оформляется распоряжение руководства.
Пользоваться подобной бумагой можно каждому предприятию на общем налогообложении и на «упрощенке». То есть они могут снимать с баланса предметы, которые предварительно туда поставили. Но важно, чтобы КТ были в том в объеме, который больше, чем списываемый. В момент инвентаризации до составления акта они тоже обязаны быть на счетах.
Мы рассмотрели, кто и когда должен это составлять, а также изучили, почему нельзя обходиться без типовой формы. Но остались нюансы – как его можно инициировать и по каким правилам они составляются. Давайте рассмотрим вопрос.
Чтобы оформление проходило правильно, следует собрать комиссию минимум из двух человек. Это комиссия, которая будет проверять правильность составления документации и ставить свои подписи, подтверждая реальность утилизации КТ. Такими людьми могут быть сам руководитель фирмы и его бухгалтер, либо начальник подразделения и его подчиненные, должность при этом не играет роли.
Назначаются эти люди отдельным приказом или распоряжением от руководства. Когда команда зафиксирует уничтожение списанной продукции и поставит подписи, их работа завершается. В следующий раз могут быть выбраны другие работники. Все вместе будет храниться в бухгалтерии.
Как оформить списание канцелярских товаров на нужды организации – порядок создания бумаги не имеет конкретной формы, установленной к использованию. Однако оформление акта на списание канцтоваров – та часть процедуры обоснования затрат, которую необходимо проводить. Унифицированного единого варианта нет, поэтому есть два способа, которых придерживаются фирмы:
- каждый раз, когда необходимо снять продукцию, составлять бланк в свободной форме;
- работники бухгалтерии создают типовой шаблон, который утверждается директором или руководителем в УП предприятия.
Как закупить канцтовары по 44-ФЗ
Неважно, какой вариант выберет компания, рекомендуется выполнять требования:
- корректно вписывать все наименования единиц;
- каждый вид канцелярии помечать отдельно и сумму считать обособленно, не плюсовать с остальными;
- не допускать, чтобы в официальной документации появлялись ошибки или ложная информация;
- не позволять появления помарок, корректировок, исправлений, в этом случае составлять новый, с актуальными данными, а старый утилизировать.
К запросу предъявляются следующие требования:
- заполнение осуществляется либо в свободной форме, либо на фирменном бланке организации – в зависимости от политики деятельности конкретной компании;
- номенклатура канцелярских принадлежностей обязательно должна быть составлена в виде таблицы с «шапкой» и основной частью;
- в табличной части указывается не только наименование позиции, но и единица измерения количества (например, штуки или килограммы), а также количество в соответствующей единице измерения (например, 5 штук или 100 грамм);
- при необходимости в табличную часть добавляются дополнительные столбцы (например, с указанием артикула);
- обязательно прописывается ФИО руководителя отдела, нуждающегося в закупке канцелярии, и его ФИО, а также ФИО адресата (начальник отдела снабжения).
В некоторых компаниях руководство требует сопровождать запрос еще и служебной запиской. По сути, эти два документа в разрезе данного случая несут одинаковую функцию – информационно-справочную.
Если в организации отсутствует утвержденная форма запроса на канцтовары, ответственное лицо обязано составить документ в свободной форме.
Компания может разработать собственный бланк заявки. В таком случае руководители структурных подразделений обязаны использовать утвержденную форму.
Служебная записка может также составляться в свободной или по заранее утвержденной руководством фирмы форме.
Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.
Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться. То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников.
В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется. Нужно иметь в виду, что выдача спецодежды всегда нормирована – это зависит как от индивидуальной политики той или иной фирмы, так и установленных критериев для той или иной отрасли. Приведем конкретный пример:
Заместителю ген. директора ООО «Пицца-Энерго» по работе с персоналом
Васильеву И. В.
от HR-менеджера Иванова И. И.
- СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5
- В связи с принятием на работу 2 человек на должность экспедиторов, прошу вас закупить 2 комплекта мужской спецодежды с логотипом ООО «Пицца-Энерго».
- С уважением
- Иванов Иван Иванович (подпись)
- 16 января 2016 года.
- Скачать образец служебной записки на приобретение спецодежды
Как и везде, нужно четко обрисовать причину. Например.
Руководителю АХО ООО «Интерпресс» Меджидову А.А.
от менеджера HR-отдела Петровой М.И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №4
Прошу вас закупить стулья в количестве 10 штук для холла. В данный момент в холле стоит один диван и посетителям, пришедшим на собеседование или прием к сотруднику приходится ожидать своей очереди стоя.
- С уважением,
- Петрова Мария Ивановна (подпись)
- 5 мая 2017 года.
- Скачать образец служебной записки на приобретение мебели
- Казалось бы, мелочь, но и здесь требуется обоснование производственной необходимостью. Например:
- Руководителю департамента материально-технического обеспечения
- ЗАО «Сигма-Консалт»
Сидорову С.С.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3
В связи с увеличением штата прошу вас закупить дополнительно для отдела по работе с клиентами:
- штемпельная краска Noris-Color (черный), 30 мл – 20 шт;
- дырокол – 5 штук;
- блок разноцветный – 10 штук.
- С уважением,
- руководитель отдела по работе с клиентами
- Иванова Ирина Ивановна (подпись)
- 30 мая 2017 года.
- Скачать образец заявления на приобретение канцтоваров
- В этом случае нужно точно указать, какой агрегат (принтер, мини- АТС,сканнер, итд) и какому отделу предназначается. Если марка имеет принципиальное значение, это тоже необходимо указать, например:
- Директору по снабжению
- ООО «Сигма-Шторм»
Савину И.И.
от офис-менеджера Петровой Е.Е.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5
Довожу до вашего сведения необходимость закупки следующей техники:
- лазерный принтер HP laserjet 1102 – 2 шт;
- мини- АТС Panasonic kx-teb308ru – 2 шт.
- С уважением,
- Петрова Елена Евгеньевна (подпись)
- 14 мая 2016 года.
- Скачать образец служебной записки на приобретение оргтхники
Образец служебной записки на канцтовары для всех организаций
Деятельность любой фирмы неизбежно сопровождается использованием канцтоваров. Они постоянно расходуются. Если ответственный сотрудник обнаружил, что канцтовары закончились, ему нужно инициировать их покупку. Для этого составляется служебная записка о закупке канцтоваров.
Служебные записки – это документы внутреннего вида. То есть они направляются только в рамках компании. Для коммуникации со внешними пользователями обычно используют фирменные бланки. Служебная записка, в свою очередь, отличается упрощенной формой. В документе должна содержаться просьба, а также основания для этой просьбы. Подпись на нем ставит только составитель.
Записка на закупку канцтоваров обычно составляется материально ответственным лицом. Это может быть секретарь, представитель канцелярии. Канцтовары требуются фирме постоянно. А поэтому записка на закупку является частью постоянного документооборота.
В документе обычно фигурирует просьба о закупке таких изделий, как ручки, блокноты, скотч, скрепки, дыроколы. Перед составлением записки сотрудник должен точно выявить, столько единиц канцтоваров недостает. Для этого имеет смысл провести небольшую ревизию.
Просить нужно только о закупке тех изделий, которые действительно необходимы на данный момент. Канцтовары нельзя приобретать «на будущее». Кроме того, в записке не может фигурировать просто название изделия. Необходимо указать точное количество товара.
Каждый офис нуждается в использовании канцелярских принадлежностей. Это позволяет ему функционировать исправно и бесперебойно, а сотрудникам – обеспечивать комфортные условия работы. Для этого по итогам каждого месяца работы оформляется специальная заявка. Она не имеет шаблона, установленного на законодательном уровне, поэтому каждое предприятие может разрабатывать ее самостоятельно.
Канцелярские принадлежности подразделяются на два вида:
- ручки;
- карандаши;
- ластики;
- бумага;
- и т. п.
Они имеют свойство расходования, то есть заканчиваются по истечении какого-то периода времени.
Предметы разного времени использования
- дыроколы;
- степлеры;
- папки;
- и т. п.
Такие вещи изнашиваются, ломаются или теряются. Закончиться они не могут
В 1993 году постановлением Госкомстата № 17 утвержден конкретный перечень канцелярских товаров. В 2014 году принят общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности ОКПД 2, содержащий отдельные позиции канцтоваров в разных разделах.
Виды заявок на канцтовары
Образец заявки на канцелярские товары может иметь разные виды, в зависимости от формы запроса:
Когда возникает необходимость совершить внешний запрос у поставщика, составляется первый вид заявки. Обычно, в таких случаях, форму документа можно найти в приложениях договора, заключенного с поставщиком.
Внутренние заявки тоже могут быть двух видов:
- на закупку канцелярских товаров;
- выдачу канцелярии со склада.
Если на складе нужной продукции нет, составляется служебная записка с просьбой разрешить закупку необходимой канцелярии. В качестве приложения к ней прикладывается табличный документ с перечнем нужных принадлежностей.
Ответственное лицо выясняет потребности сотрудников в канцелярских товарах. При необходимости производится ревизия. После этого, на основании собранной информации по отделу составляется заявка. Под ней подразумевается документ, включающий письменное обращение ответственного лица к руководителю отдела снабжения.
[2]
Обычно, к запросу предъявляются требования:
- В зависимости от политики организации форма заполняется в свободном виде или на фирменном бланке.
- Перечень канцелярских товаров обязательно оформляется в виде таблицы с шапкой и основной частью. Основная часть таблицы содержит наименование принадлежности, количество и единицу измерения. При необходимости можно добавить артикул.
- Обязательно прописываются данные руководителя отдела, который нуждается в канцелярии и Ф. И. О. к кому составлено обращение.
Некоторые организации требуют оформить запрос в виде служебной записки. По своей сути, заявка и служебная записка – это два разных документа, несущих одну информативную функцию. Однако, иногда, их оформляют в виде единого документа либо к служебной записке прикладывают приложение с перечнем необходимой канцелярии.