Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях 2021 НДФЛ

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях 2021 НДФЛ». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Личный авто в служебных целях: сколько? как? почему?

2. Как компенсировать удаленному сотруднику использование личного имущества

3. Облагается ли НДФЛ компенсация за используемый работником автомобиль?

4. Компенсация за использование личного автомобиля

5. Компенсация за использование личного транспорта НДФЛ

6. Расчет компенсации за использование автомобиля

7. Компенсация использования личного автомобиля в служебных целях

В соответствии со ст. 164 ТК РФ компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. Компенсации, в отличие от заработной платы, выплачиваются не за сам труд, а для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. Таким образом, компенсационные выплаты оплатой труда не являются (смотрите, например, письма Минфина России от 21.11.2016 N 03-03-06/1/68362, от 21.11.2016 N 03-03-06/1/68286, от 14.11.2016 N 03-03-06/1/66710, от 14.07.2014 N 03-03-06/4/34093).

В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). Стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце). При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России и налоговых органов, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275, письма УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 N 20-15/[email protected], от 04.03.2011 N 16-15/[email protected], от 22.02.2007 N 20-12/016776).

Личный авто в служебных целях: сколько? как? почему?

Расходы на выплату компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках могут относиться к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (далее — Постановление N 92) (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма ФНС России от 21.05.2010 N ШС-37-3/2199, Минфина России от 15.10.2008 N 03-03-07/24, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406, от 19.08.2016 N 03-03-06/1/48789). При этом сверхнормативные расходы на выплату компенсации для целей исчисления налога на прибыль не учитываются (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Действующий норматив компенсации составляет для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см — 1200 руб. в месяц, свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц.

Для возможности включения организацией сумм компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, порядок выплаты и размеры компенсации должны быть определены в трудовом договоре, заключенном с работником, или утверждены локальным нормативным актом организации.

Также необходимо учитывать, что расходы могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль только при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения (требования ст. 252 НК РФ). В связи с этим выплата работнику компенсации в фиксированном размере не снимает с работодателя и работника обязанности по оформлению и сбору документов, подтверждающих использование транспортного средства в служебных целях и фактическое осуществление соответствующих расходов. При этом необходимо учитывать, что за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается (письма УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 31.03.2006 N 18-11/3/25186).

Подтверждением производственного (служебного) характера поездок могут являться:

путевые листы или разработанный организацией иной документ, содержащий маршрут, пройденный километраж, расход ГСМ и др. (смотрите также письма Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776 и от 20.09.2005 N 20-12/66690);
журнал учета поездок, содержащий маршрут следования, цель поездки (поездка должна носить производственный характер) и т.п.;
отчет сотрудника об осуществленных за месяц поездках, с описанием по каждой поездке необходимости (цели) этой поездки;
расчет суммы компенсации, определяемой с учетом интенсивности использования личного автомобиля в служебных целях, затрат по эксплуатации автомобиля (сумма износа, затраты на ГСМ и др.);
должностная инструкция (или иной документ), подтверждающая разъездной характер работы сотрудника, занимающего определенную должность и др. (смотрите также письма Минфина от 26.05.2009 N 03-03-07/13, от 26.05.2009 N 03-03-07/13).

Документальным подтверждением расходов могут быть чеки за ГСМ и техническое обслуживание и иные платежные документы. Кроме того, необходимо иметь в наличии копию паспорта транспортного средства (письма Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, от 16.11.2006 N 03-03-02/275, МНС РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/[email protected]).

Таким образом только при соблюдении всех вышеперечисленных условий затраты организации на выплату работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных поездках будут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль в пределах норм, установленных Постановлением N 92.

В Вашем случае трудовым договором с руководителем предусмотрена выплата компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта в фиксированном размере 50 000 рублей в месяц, которая выплачивается ежемесячно и не зависит от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался в служебных целях. Учитывая приведенные выше нормы и разъяснения, такая компенсация в целях налогообложения прибыли будет учтена лишь частично, исходя из норм, указанных в Постановлении N 92, причем суммы, указанные в документе, предполагают, что автомобиль используется полный месяц. Если он используется с меньшей интенсивностью, расходы признаются пропорционально дням использования. Так, если директор отсутствует на работе (отпуск, командировка, болезнь и т.п.), то, невзирая на установленное трудовым договором условие, в целях исчисления прибыли компенсацию (в размерах, определенных Постановлением N 92) следует скорректировать с учетом отработанных дней.

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, полученные как в денежной, так и в натуральной форме, в соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ. Организация, выплачивающая физическому лицу доход, признается налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с такого дохода (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях (т.е. НК РФ не установил специальные нормы в целях применения НДФЛ для рассматриваемой компенсации) и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ (письмо Минфина России от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47). Так, согласно ст. 188 ТК РФ выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора.

Следовательно, компенсационные выплаты работнику в связи с использованием им личного автомобиля в служебных целях не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (письма Минфина России от 27.06.2013 N 03-04-05/24421, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 27.03.2012 N 03-04-06/3-78). При этом организация также должна иметь в наличии документы (раздел «Налог на прибыль»), подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письма Минфина России от 27.08.2013 N 03-04-06/35076, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98).

Отметим, что, в отличие от писем, касающихся налога на прибыль, прямо о необходимости учета для целей обложения НДФЛ интенсивности использования автомобиля финансовое ведомство не высказалось (вместе с тем в ряде обращений в самом тексте вопросов указано, что компенсация выплачивается с учетом этого фактора). Но, учитывая разъяснения о необходимости иметь подтверждающие документы и для целей исчисления НДФЛ, можно заключить, что порядок учета интенсивности эксплуатации машины, предлагаемый для исчисления налога на прибыль, поддерживается и при обложении НДФЛ. Доводы проверяющих могут быть, например, таковы: если в какие-то дни автомобиль не использовался, за этот период выплата утрачивает характер компенсационной (износ за этот период не происходит, нет и расходов, связанных с использованием автомобиля).

В случае, когда размер компенсации взят произвольно, не подтвержден никакими расчетами и документами, не учитывает фактические периоды его использования, риск того, что будет доначислен НДФЛ, на наш взгляд, существует. В Вашем случае значительность определенной к выплате суммы, возможно, обусловлена маркой и объемом двигателя автомобиля. Если принято решение не учитывать фактические дни эксплуатации машины, мы полагаем целесообразным иметь некий расчет, который покажет, например, среднемесячную стоимость расходов по эксплуатации автомобиля в совокупности с суммой износа. То есть нужно будет доказать, что установленная сторонами сумма уже учитывает интенсивность использования имущества. Иными словами, для целей исчисления НДФЛ сумма выплаты должна быть обоснована, в противном случае возникает вопрос о наличии экономической выгоды директора (ст. 41 НК РФ). Заметим, все сказанное нами в этой части является нашим экспертным мнением и не гарантирует отсутствие спора с проверяющими.

Как компенсировать удаленному сотруднику использование личного имущества

При правильном оформлении компенсация за использование личного имущества принимается в расходах по налогу на прибыль и не облагается зарплатными налогами: НДФЛ, страховыми взносами. Работодатель обязан указать факт назначения компенсации, порядок расчетов и сроки выплат в трудовом договоре или допсоглашении к нему.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Учет компенсации за использование личного имущества при УСН 390.3 КБ

Письмо Министерства Финансов от 20 апреля 2015 г., №03-04-06/22274 и указ Минтруда от 27 июля 2016 г., №17-3/В-291 указывают, что компенсация за пользование личным имуществом в служебных целях не облагается налогом на доходы физлиц (НДФЛ).

Страховые взносы также не облагаются налогом в размере, согласованным с руководителем предприятия, и не упоминаются в справке о доходах.

Ст. 272 НК РФ, п. 7 гласит: компенсация денежных средств за пользование собственным автотранспортом по служебным нуждам отображается в расходах на дату выплаты. При оплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ, 08. 02. 02, №92:

Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.

Ограничения на размер компенсации за использование грузового транспорта в должностных целях не утверждаются на законодательном уровне. Категория автотранспорта отмечена в ТС или ПТС. Чтобы учесть компенсации для налога на прибыль, нужно собрать ту же документацию, что и для НДФЛ.

Облагается ли НДФЛ компенсация за используемый работником автомобиль?

ООО «Ибис» перечислило 23.07.2017 г. на зарплатную карту работника компенсацию за пользование собственным авто в размере 4000 рублей за июль 2017 г. Для отражения налога на прибыль выплата предоставлена по нормативу — 1500 рублей, т.к. объем двигателя личного транспорта выше 2000 куб.см. В бухучете будут отражены проводки:

Наименование операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Начислена выплата служащему	73	51	4000
Компенсация отражена в расходах	44	73	4000
Налоговое обязательство: (4000 — 1500) х 20%	99	68	500

Единый размер выплат целесообразно устанавливать для служащих, чья деятельность связана с регулярными служебными поездками. Если сотрудник пользуется автомобилем несколько дней в месяц, а его компенсация неизменна, то могут возникнуть недопонимания с контролирующими органами.

Если для сотрудника утверждено фиксированное возмещение затрат — 3000 рублей в месяц, а из 21 рабочего дня маршрутные листы составлены лишь на 17, то сумма выплаты, не облагаемая НДФЛ, рассчитывается:
3000 руб. / 20 х 17 = 2550 рублей. Так считают одни представители контролирующих органов. Однако другая сторона утверждает, что сумму компенсации необходимо выплачивать независимо от фактического количества дней пользования автомобилем.

Поэтому возмещение затрат по фиксированной ставке рекомендуется предоставлять сотрудникам, использующим автотранспорт в должностных целях регулярно. В иных ситуациях лучше оформлять выплаты с помощью путевых листов и иных документов.

Картина в части страховых взносов и НДФЛ более оптимистичная. В 2018 году чиновники неоднократно отмечали: автокомпенсация свободна от этих платежей в размере, определяемом соглашением между компанией и сотрудником. При этом использование машины должно быть связано с исполнением работником трудовых обязанностей.

Такой вывод следует из пункта 3 статьи 217 и абзаца 10 подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса РФ (письма Минфина России от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170 и от 23.01.2018 № 03-04-05/3235, ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/[email protected]).

На наш взгляд, интенсивность использования транспорта здесь также нужно принимать во внимание (по аналогии с налогом на прибыль). Ведь ревизоры, скорее всего, посчитают, что характер выплат за дни, когда машина простаивала для служебных целей, не компенсационный. Как результат – доначисление НДФЛ и взносов, штрафы и пени.

Обратите внимание

Компенсация за легковые авто и мотоциклы признается в налоговом учете на дату ее выплаты работнику (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). На наш взгляд, эта норма применима и к компенсациям за грузовики. Аналогичную точку зрения не раз высказывали в частных разъяснениях и чиновники.

Еще один нюанс. Раньше чиновники утверждали, что «прибыльные» нормы надо брать и для целей налога на доходы. То есть с сумм компенсации, превышающих эти смехотворные лимиты, НДФЛ необходимо платить (см. письма Минфина России от 01.06.2007 № 03-04-06-01/171, УФНС РФ по г. Москве от 21.01.2008 № 28-11/4115). Однако арбитры с этой странной позицией не соглашались, совершенно логично указывая: постановление Правительства от 08.02.2002 № 92 выпущено именно для целей налога на прибыль. И установленные им нормы к НДФЛ никакого отношения не имеют (постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 № 10627/06). В итоге чиновники сменили гнев на милость, указав: от налога на доходы свободна компенсация в размере, зафиксированном сторонами (письмо Минфина России от 23.12.2009 № 03-04-07-01/387, направленное для сведения и использования в работе письмом ФНС от 27.01.2010 № МН-17-3/[email protected]). Ведомственная точка зрения, к счастью, до сих пор все та же, что подтверждают в том числе и упомянутые нами разъяснения 2018 года.

Не обходится без нюансов и в части страховых взносов. Например, иногда ревизоры настаивают на обложении ими всей суммы автокомпенсации. Однако, по мнению арбитров, такая компенсация в пределах размера, установленного соглашением между предприятием и работником, оплатой труда не является. Она не относится ни к вознаграждению за выполнение трудовых или иных обязанностей, ни к материальной выгоде. А значит, подобные выплаты свободны от страховых взносов (Определение ВС РФ от 25.04.2016 № 302-КГ16-3855).

Размер компенсации нужно четко обосновать. Для этого надо сделать ее детальный расчет с учетом всех затрат для каждой конкретной машины (износ, расходы на ГСМ, техобслуживание и т. д.). Следует принимать во внимание и интенсивность использования авто в служебных целях (письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140). О том, что без расчета компенсаций не обойтись, финансисты упоминали неоднократно (см., например, письма от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/ 65170).

Если сумма компенсации не будет должным образом обоснована, обвинений в скрытой зарплате, скорее всего, не избежать. Со всеми вытекающими в части НДФЛ и взносов. Могут возникнуть проблемы и с «прибыльными» расходами, поскольку не будет соблюдаться одно из требований статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Обратите внимание

Оформлять путевой лист надо максимально внимательно! Ведь при отсутствии в нем данных о конкретном месте следования невозможно судить о факте использования авто в служебных целях (письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129). В итоге организацию ждут негативные последствия, например, доначисление налога на прибыль (постановление АС Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015).

Кстати, следует обосновать и саму необходимость использования авто сотрудника (например, его работа связана с постоянными разъездами, что явствует из должностной инструкции). И еще – ревизоры наверняка захотят ознакомиться с копиями документов, подтверждающих принадлежность используемого имущества работнику (письма Минфина России от 23.01.2018 № 03-04-05/3235, от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328).

Основание для выплаты компенсации работникам – приказ руководителя организации, в котором предусмотрены ее размеры (письмо УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/[email protected]). От специалиста же потребуется заявление, в котором изложены как его согласие на использование своей машины в служебных целях, так и просьба о компенсации понесенных в этой связи затрат (постановление ФАС Московского округа от 25.09.2012 № А40-104646/11-119-902).

Безусловно, расходы, понесенные сотрудником в связи с эксплуатацией машины на благо компании, необходимо документально подтвердить. Например, авансовыми отчетами с приложением чеков, квитанций на приобретение ГСМ, расходных материалов и т. д., актами выполненных работ (с расшифровкой их конкретных видов) по техобслуживанию, ремонту и др. Это подчеркнуто, в частности, в письмах ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/[email protected] и Минфина России от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170.

Что касается бухучета, то согласно ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н) компенсацию включают в расходы в полном объеме на дату начисления. В налоговом же учете ее относят на расходы (в пределах «прибыльных» норм) на дату выплаты. Нередко компании начисляют компенсацию в одном месяце, а выплачивают в следующем. Это ведет к появлению вычитаемой временной разницы (ВВР) и, как следствие, отложенного налогового актива (ОНА). Эти ВВР и ОНА погашаются на момент выплаты компенсации (п. 17 ПБУ 18/02, утв. приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н).

Кроме того, если компенсация превысит «прибыльный» лимит (что случается почти у всех), образуется постоянная разница и, соответственно, постоянное налоговое обязательство (ПНО).

Напомним, что приказом Минфина России от 20.11.2018 № 236н в ПБУ 18/02 внесены существенные изменения. Поправки применяются начиная с отчетности за 2020 год. Однако фирма вправе начать делать это и раньше, раскрыв свое решение в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

При начислении компенсации лучше использовать те же счета учета затрат, где отражается и зарплата сотрудника (20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.).

Пример. Автокомпенсация: расчет, налоги, учет

Работник использует в служебных целях свой легковой автомобиль с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см. За это физлицу положена компенсация (фирма начисляет ее в конце месяца, а выплачивает в начале следующего месяца). Ее размер складывается из ежемесячного износа машины (8300 руб.), а также стоимости ГСМ и иных затрат, возникающих в процессе эксплуатации авто. Все издержки в целях компенсации принимают в части, которая приходится на время использования машины в интересах работодателя.

Данные о расходе топлива и пробеге за месяц берут из путевых листов. За текущий месяц стоимость ГСМ составила 29 700 руб., общий пробег машины за месяц – 3300 км, в том числе по служебным нуждам – 2400 км. Других затрат, связанных с эксплуатацией авто, в данном месяце не возникло. Машина использовалась на благо фирмы в течение всех рабочих дней месяца.

Таким образом, размер компенсации составил 27 636,36 руб. ((8300 руб. + 29 700 руб.) / 3300 км × 2 400 км).

Вся эта сумма не облагается НДФЛ, страховыми и травматическими взносами. В «прибыльные» же расходы удалось включить только 1500 руб., то есть предельную величину компенсации согласно постановлению Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Сверхнормативную сумму – 26 136,36 руб. (27 636,36 – 1500) – в налоговом учете не отражают.

Бухгалтер компании сделал такие проводки.

На дату начисления компенсации:

Дебет 26 Кредит 73
—27 636,36 руб. – сумма компенсации отнесена на расходы;

Дебет 99 субсчет «ПНО»
Кредит 68 субсчет «Налог на прибыль»
—5227,27 руб. (26 136,36 руб.  20%) – отражено постоянное налоговое обязательство;

Дебет 09 Кредит 68 субсчет«Налог на прибыль»
—300 руб. (1500 руб.  20%) – отражен отложенный налоговый актив.

На дату выплаты компенсации:

Дебет 73 Кредит 51
—27 636,36 руб. – компенсация перечислена работнику;

Дебет 68 субсчет «Налог на прибыль» Кредит 09
—300 руб. – погашен отложенный налоговый актив.

Отдельного внимания заслуживает ситуация, когда сотрудник управляет машиной по доверенности.

ФНС России выстраивает такую логическую цепочку. В статье 188 Трудового кодекса РФ речь идет о компенсации за использование работником личного транспорта в служебных целях. В данном же случае машину нельзя считать личным имуществом доверенного лица. А раз так, то нормы пункта 3 статьи 217 и подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса РФ к компенсациям за такое авто неприменимы, значит, они облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке (письмо от 13.11.2018 № БС-3-11/[email protected]).

Отметим, что фискалы в обоснование своей позиции в части налога на доходы дополнительно ссылаются на письмо финансового ведомства от 02.10.2012 № 03-04-08/9-327. Точка зрения Минфина по этому вопросу действительно всегда была негативной для организаций (см. также письма от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42 и от 21.09.2011 № 03-04-06/6-228). Послабление чиновники делают лишь для ситуации, когда авто находится в совместной собственности супругов (то есть это имущество нажито во время брака). Тогда компенсация по такой машине, управляемой по доверенности от супруга (супруги), свободна от НДФЛ (письмо Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49).

Что касается страховых взносов, то налоговики продублировали позицию Минтруда (письма от 13.11.2015 № 17-3/В-542 и от 26.02.2014 № 17-3/В-92) и ФСС России (информационное письмо от 14.03.2016 № 02-09-05/06-06-4615).

В части налога на прибыль тоже грустно – компенсацию не спишешь даже в пределах мизерных правительственных норм. Аргумент тот же – машина в данном случае не принадлежит работнику на праве собственности, как того требует статья 188 Трудового кодекса. Это подчеркнуто в письме финансового ведомства от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49.

Хотя раньше настрой у Минфина был более лояльный: чиновники давали зеленый свет учету в расходах компенсации работнику, управляющему машиной по доверенности. Само собой, в рамках лимитов (письмо от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812).

Ситуация невеселая, что и говорить. Однако с чиновниками вполне можно поспорить, и арбитры, весьма вероятно, встанут на сторону организации. Судьи указывают, что переданный по доверенности транспорт не может восприниматься иначе как находящийся во владении и пользовании получателя такого документа. Это позволяет физлицу использовать авто в служебных целях, а работодателю – компенсировать ему затраты.

Личным признается имущество сотрудника, принадлежащее ему на любом законном основании (в том числе по доверенности). Поэтому причин для обложения автокомпенсации страховыми взносами в данном случае нет (см. определения Верховного суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 и ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14, постановление ФАС Поволжского округа от 09.10.2012 № А12-2881/2012).

Аналогичные выводы в части НДФЛ содержатся в постановлениях АС Северо-Западного округа от 28.08.2014 № А56-50900/2013 и ФАС Уральского округа от 22.04.2014 № Ф09-1388/14. Некоторые полезные мысли можно подсмотреть и в постановлениях ФАС Западно-Сибирского округа от 06.09.2010 № А45-15160/2009, Уральского округа от 08.10.2008 № Ф09-7167/ 08-С2.

На наш взгляд, аргументы из приведенных вердиктов можно использовать и в «прибыльных» целях. Ведь доводы конеролеров, в общем-то, везде идентичны, а значит, и к «противоядию» требования единые.

Андрей Веселов, кандидат экономических наук, аудитор

ТК РФ предполагает следующие нормативы компенсации:

– проведение текущего ремонта;

– расходы на приобретение топлива и ГСМ;

– платы за парковку в течение рабочей смены и мойку автомобиля.

Остается вопрос: нужно ли удерживать налог с такой выплаты?

Компенсация, выплаченная сотруднику за использование его личного автомобиля, не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Но все это работает только при наличии целого пакета документов. Это подтверждается письмами Минфина России от 12.09.18 № 03-04-06/65168 и № 03-04-06/65170.

Компенсация освобождается от НДФЛ в размере, определенном соглашением между этими лицами. Для этого нужны такие документы:

– копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль;

– расчеты компенсаций;

– документы, подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах работодателя;

– документы, подтверждающие осуществление расходов на использование автомобиля в интересах работодателя.

Компенсация за использование личного автомобиля

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Пунктом 1 статьи 420 НК РФ определено, что объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов — организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений.

Согласно пункту 1 статьи 421 Кодекса база для начисления страховых взносов для плательщиков страховых взносов — организаций определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 420 НК РФ, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в статье 422 НК РФ.

На основании абзаца десятого подпункта 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Размер компенсации и возмещения расходов за использование личного транспорта в служебных целях не определен на законодательном уровне.

В такой ситуации работодатель-«упрощенец» вправе самостоятельно разработать локальные нормативные акты, в которых будут предусмотрены условия и размеры данной выплаты. Положения о выплате соответствующих компенсаций и возмещении расходов сотрудникам могут быть включены и в коллективный договор. Так или иначе, главным документом, регламентирующим выплату компенсации, будет дополнительное соглашение к трудовому договору.

Основанием для выплаты компенсации работнику, использующему личный автомобиль в служебных целях, является приказ руководителя, где отражены размеры такой компенсации и порядок (сроки) ее выплаты. А трудовой договор или дополнительное соглашение к нему, в котором должен быть определен конкретный перечень компенсируемых сотруднику расходов, являются основанием для издания такого приказа.

Кроме этого, стороны могут заключить соглашение о том, что работнику помимо компенсации за использование личного автомобиля работодатель, к примеру, будет возмещать следующие расходы, возникшие при эксплуатации авто:

– на приобретение горюче-смазочных материалов (согласно нормам расхода топлива на основании представленных в определенный срок после окончания расчетного месяца путевых листов);

– на техническое обслуживание и текущий ремонт (с учетом фактического времени эксплуатации автомобиля и пробега для служебных целей).

Безусловно, расходы, понесенные сотрудником в связи с эксплуатацией автомобиля, необходимо документально подтвердить. Например, авансовыми отчетами с приложением кассовых чеков, квитанций на приобретение топлива, расходных и комплектующих материалов, актами выполненных работ (с расшифровкой их конкретных видов) по техобслуживанию, ремонту и пр. На значимость таких документов указано в письмах Минфина России от 12.09.2018 № 03‑04‑06/65168, № 03‑04‑06/65170, ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/[email protected].

Со своей стороны, добавим, что вышеназванные документы нужны работодателю не только для правомерной выплаты компенсации, но и для целей налогообложения этих расходов, поскольку п. 1 ст. 252 НК РФ еще никто не отменил.

Компенсация за использование личного транспорта НДФЛ

В справке-расчете компенсации за использование личного автомобиля необходимо привести все цифровые данные, исходя из которых вы будете определять сумму компенсации: пройденный километраж, количество приобретенного топлива и т.д. А порядок расчета компенсации лучше прописать в соглашении с работником об использовании авто. Плюс к справке нужно будет приложить подтверждающие документы: путевые листы, чеки на покупку ГСМ и др.

В современных условиях существует большое количество профессий, связанных с разъездами по рабочим вопросам. Даже в такой профессии как бухгалтер, зачастую возникает надобность выезжать в различные инстанции.

Такие должности, как менеджер, торговый представитель, страховой агент и многие другие специальности требуют быстрого перемещения из точки А в точку Б. При этом сама компания – работодатель зачастую не имеет служебных машин. В связи с этим, для некоторых должностей при приеме на работу прописывается условие о наличии своего автомобиля.

Именно поэтому в организациях очень часто предусматривается компенсация расходов, которые понесет работник при использовании своей личной машины в случае, если она привлекается к выполнению рабочих обязанностей.

Кроме рядовых работников, использовать свой автомобиль в интересах компании может и директор. Для него предусмотрены такие же компенсации, как и для других сотрудников.

В состав расходов на автомобиль включается:

Топливо для заправки
Сумма амортизации
Затраты на ремонт и техобслуживание
Мойка машины в рабочее время и другие подобные расходы

Статья 188 ТК РФ предусматривает использование сотрудником личного автомобиля и закрепляет необходимость выплаты компенсации в этом случае.

Для того чтобы закрепить желание работника получать компенсацию, он должен написать своему работодателю заявление. К нему необходимо приложить ксерокопию свидетельства о регистрации на машину. Нужно предоставить работодателю оригинал свидетельства для его сличения с копией.

Компенсация положена только тем работникам, у которых есть необходимость в поездках по рабочим вопросам. Причем руководитель компании самостоятельно определяет круг тех, кто будет получать такую компенсацию.

Возможность компенсировать расходы должна быть отражена во внутренних документах организации.

Для того чтобы при использовании личного автомобиля работника обезопасить и организацию и сотрудника, нужно оформить отношения в письменном виде. Сделать это можно следующими способами:

Трудовой договор	Дополнительное соглашение к трудовому договору	Договор аренды
При заключении трудового договора необходимо прописать условие о выплате компенсации. Причем возмещение происходит только в том случае, если машина сотрудника используется по его доброй воле, с разрешения и в интересах работодателя, а сумма компенсационной выплаты прямо указана в трудовом договоре. Указание на то, что выплата компенсации должна быть закреплена в письменной форме содержится в апелляционном определении Пермского суда от 16.08.2017года по делу №33-8949/2017	Если трудовой договор уже заключен, а использование автомобиля в служебных целях началось позже, то составляется дополнительное соглашение, в котором прописывается за что конкретно, сколько и когда будет получать работник в виде компенсации	Компания и сотрудник могут заключать договор аренды машины без экипажа. Величина вознаграждения сотруднику в этом случае оговаривается заранее. По общему правилу организация берет на себя все расходы по использованию автомобиля. Единственное условие – все затраты должны быть обоснованы и подтверждены документами. Следует помнить, что согласно части 1 статьи 5 закона №125-ФЗ от 24.07.2008 года страховыми взносами сумма компенсации не облагается, а вот НДФЛ с этих сумм перечислить придется. Целесообразно установить величину аренды в зависимости от интенсивности работы. В случае, если работник уходит в отпуск или на больничный, договор аренды продолжает действовать

Подтверждение расходов в случае закрепления возможности компенсации в трудовом договоре или допсоглашении к нему, производится по предоставленным документам на расход. В случае аренды автомобиля один раз составляется договор и акт приема – передачи машины. Этот порядок закреплен в письме Минфина №03-03-06/4/118 от 13.10.2011 года.

Как уже было сказано выше, условие использования личного автомобиля сотрудника в текущей работе должно быть в обязательном порядке прописано, например, в трудовом договоре. Кроме того, внутри самой компании, в ее актах такой порядок также обязательно закрепляется.

Определение точной суммы компенсации нужно не только для того, чтобы обезопасить обе стороны таких отношений, но и чтобы определиться с налогообложением этих выплат.

Для того чтобы узнать, нужно ли облагать суммы компенсации НДФЛ, необходимо обратиться к пункту 3 статьи 217 НК РФ. Там закреплено, что если работа предусматривает поездки по служебной надобности и это закреплено во внутренних документах, то компенсация за использование своей машины в этом случае НДФЛ не облагается. Это правило действительно только для той суммы компенсации, которая указана в документах. Если сотрудник получит больше, то величина превышения уже будет являться его доходом и с нее нужно будет заплатить НДФЛ. Относительно обложения налогом есть два письма Минфина от 2017 года – №03-04-06/62150 и №03-04-06/45592.

Что касается страховых взносов. Статья 422 НК РФ определяет список выплат, которые не облагаются страховыми взносами. Перечень этот закрытый. Компенсация за использование своей машины в работе входит в этот перечень. Однако нужно помнить, что организация должна располагать документами, подтверждающими принадлежность машины сотруднику, а также всеми расчетами по величине компенсации, документами, которые докажут, что автомобиль используется именно для работы. Кроме того необходимо иметь все документы, подтверждающие расходы.

Перечень выплат, которые не облагаются взносами от НС и ПЗ совпадает с перечнем выплат, которые не облагаются страховыми взносами.

Волкова О., эксперт службы правового консалтинга Гарант

Для начисления и выплаты компенсации мало получить заявление от работника. Руководитель компании должен издать соответствующий приказ. Такой документ составляется в произвольной форме с учетом всех обязательных реквизитов.

Неотъемлемой частью приказа является его номер и дата.

После этого записывается, на основании чего составлен приказ. Чаще всего здесь прописывается статья 188 ТК РФ и реквизиты трудового договора или дополнительного соглашения к нему.

Далее по пунктам, подробно нужно записать общую суму компенсации в месяц. Какая машина используется в работе и ее основные характеристики. По каким именно расходам начисляется компенсация. В какой день производится выплата и на каких условиях.

Внизу ставится подпись директора, сотрудника бухгалтерии и самого работника.

Вопрос 1

Подлежат ли компенсации расходы на автомобиль, если управление им осуществляется по доверенности?

Даже если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то расходы, понесенные при использовании машины в служебных целях, подлежат компенсации. Загвоздка в такой ситуации только в вопросе перечисления страховых взносов. Есть две позиции. Минтруд и ФСС считают, что величина компенсации должна облагаться страховыми взносами, а решение Верховного суда №309-КГ15-8423 и высшего арбитражного суда №ВАС-4/14 говорят об обратном. Какой вариант выбрать, решает сама организация.

Вопрос 2

Как определить размер компенсации за ГСМ?

Сделать это можно несколькими способами.

Можно прописать в трудовом договоре или соглашении к нему, что возмещение производится на сумму предоставленных чеков. При этом велика вероятность, что работник предоставит «лишние» чеки.

Вариант определения суммы компенсации за 1 километр пробега тоже достаточно удобен. Например, закрепить, что с каждого километра положена компенсация 6 рублей. Соответственно, если работник проедет 1000км, то получит за это 6000 рублей.

Еще один вариант – установить конкретную твердую сумму компенсации. Но это не очень удобно, поскольку ситуации бывают разные.

В любом случае каждый из вариантов обсуждается с работником.

Ошибка

Работник использует личный автомобиль для выполнения служебных заданий на основании договора аренды с организацией. Бухгалтер не рассчитывает и не перечисляет НДФЛ с суммы компенсации. Это является ошибкой, поскольку в данном случае сумма возмещения не облагается страховыми взносами, а НДФЛ начислить и заплатить необходимо.

Использование личных транспортных средств сотрудников в работе достаточно выгодный вариант для работодателя. Очень многие фирмы практикуют такую систему. Для работника этот вариант тоже достаточно удобен. Самое главное разобраться в нюансах начисления компенсации и корректно учесть все расходы.

Привлечение личного транспорта для использования в служебных целях должно быть оформлено письменным соглашением между сотрудником и работодателем. Договор заключается отдельным документом или дополнением к трудовому контракту в зависимости от типа соглашения. При заключении договора определяются условия эксплуатации – длительность использования, периодичность и обязанности, при исполнении которых производится применение транспорта. Отдельно оговаривается сумма компенсации, равная законодательной норме или сверх нее.

Тип договора	Дополнительные условия
Условие отражено в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему	Работодатель обязуется выплачивать компенсацию при разъездном характере работы. Управление осуществляется самим собственником
Договор аренды	Передача автотранспорта производится по акту. Работодатель обязан заключить договор страхования по ОСАГО, осуществлять все типы ремонтов
Договор на оказание транспортных услуг	Договор носит гражданско-правовой характер с указанием конкретного срока и конкретной суммы выплаты

Договор заключается и при осуществлении разовой поездки. Основанием произведения выплат является приказ, составленный работодателем в произвольной форме. Документ несет краткую информацию о сумме компенсации, периодичности выплат. Приказ издается по окончании месяца на основании расчета, произведенного бухгалтерией предприятия.

Суммы компенсации, выплачиваемые в фиксированном виде, рассчитываются по дням фактической эксплуатации транспорта. При расчете определяется ежедневная величина как частное от договорной ежемесячной суммы и числа рабочих дней в месяце (согласно производственного календаря). Сумма, причитающаяся к выплате, находится как произведение дней эксплуатации транспорта и ежедневной компенсации.

При отсутствии договоренности о выплате фиксированной суммы размер компенсации устанавливается по документам. Для подтверждения того, что выплачиваемые суммы являются компенсацией, требуется тщательная подборка документов с требуемым составом реквизитов и в соответствии с требованием об экономической целесообразности.

Расчет компенсации за использование автомобиля

Обложение налогом сумм, выплачиваемых физическому лицу, зависит от вида договора, заключенного на эксплуатацию транспорта.

Тип договора	Взимание НДФЛ
Соглашение к трудовому договору	С сумм компенсации налог не удерживается
Договор аренды	Налог взимается со всей суммы выплаты и перечисляется налоговым агентом
Договор оказания услуг в форме ГПХ

Суммы компенсации взамен использования транспорта не подлежат налогообложению НДФЛ и начислению на выплаты страховых взносов. Компенсационные выплаты не облагаются в пределах сумм, обозначенных договором и обоснованных документально. Если между сторонами заключен договор аренды, полученные лицом суммы облагаются НДФЛ в размере 13% для резидентов и 30%, когда арендодателем выступает нерезидент.

Предприятие ООО «Новость» торгового профиля оформило соглашение с работником В. на использование личного транспорта в марте 2017 года. Сумма соответствует норме и составляет 3 000 рублей ежемесячно при условии использования транспорта в течение рабочих дней. Фактическая эксплуатация за март составила 12 дней. В учете предприятия:

Рассчитывается сумма компенсации: К = 3 000 / 22 х 12 = 1 636,32 рублей;
Начисляется сумма компенсации: Дт 44 Кт 73 на сумму 1 636,32 рублей;
Производится выплата работнику на счет: Дт 73 Кт 51 на сумму 1 636,32 рубля.

Налог при выплате не удерживается. Перевод средств осуществляется одновременно с выплатой заработной платы.

Предприятия имеют право учесть затраты по выплате компенсации в составе расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль. Суммы относятся к прочим расходам, учитываемым при налогообложении (пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ). Компенсация также учитывается при расчете налогооблагаемой базы по единому налогу при использовании упрощенного режима (пп.12 п.1 ст. 346.16 НК РФ).

При учете расходов ⇓

Включение затрат эксплуатации легкового автомобиля производится в размере нормируемых расходов, грузового транспорта – в полной сумме компенсации.
Компенсация ГСМ отдельно в состав не включается. По мнению ИФНС, компенсация включает затраты на ГСМ.
Сумма компенсации за дни простоя, в которые не эксплуатировался транспорт, не включаются.
Подтверждением фактической эксплуатации транспорта служат путевые листы, выписываемые при передвижении транспортного средства.
Включаются только суммы, фактически выплаченные лицу.

При включении затрат требуется иметь полный перечень документов, подтверждающих экономическую оправданность расходов, позволяющих выплачивать компенсацию.

При проверке ИФНС может исключить компенсацию за использование личного транспорта из состава расходов. Причиной может стать отсутствие оправдательных документов: путевых листов, расчетов, чеков на ГСМ, приказов, паспорта транспортного средства и других обязательных форм. Оспаривание сумм производится в судебной инстанции.

Спорным вопросом по налогообложению выплат является оформление договора с лицом, действующим по доверенности. Сложный момент состоит в определении понятия личного транспорта. Работодатель может удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы на начисленные суммы либо не применять налогообложение, но отстаивать позицию в суде.

Использовать собственное имущество сотрудник вправе с ведома и согласия работодателя. Согласие на работу на личном автотранспортном средстве закрепляют в письменным виде. Договоренность вписывают в трудовой договор сотрудника или допсоглашение к нему. В этом же документе указывают, каким образом осуществляется оплата ГСМ работнику и в каком размере покрывают издержки.

Письмо Министерства Финансов от 20 апреля 2015 г., №03-04-06/22274 и указ Минтруда от 27 июля 2021 г., №17-3/В-291 указывают, что компенсация за пользование личным имуществом в служебных целях не облагается налогом на доходы физлиц (НДФЛ).

Для доказательства того факта, что сотрудник не получает доход от использования собственного авто, нужно собрать документы:

Между руководителем и подчиненным заключается соглашение, которое дополняет действующий ТД. Если использование собственного имущества в должностных целях оговаривается на собеседовании, то этот пункт вписывается в договор.
Копия документа о регистрации транспорта. Она необходима для доказательства прав на авто, т. к. возмещение расходов полагается за пользование собственным имуществом. Мнения контролирующих органов о возмещении затрат на транспорт, управляемый на основании доверенности, разделилось. Существуют записи, которые как разрешают данную выплату, так и запрещают ее.
Документы для учета рабочих поездок. Путевые и маршрутные листы оформляются при условии компенсации, которая перечисляется с учетом служебного пробега.
Если компенсация предоставляется по фиксированной ставке, то документация оформляется любым удобным способом: маршрутные листы, журнал учета командировок.

Важно! Если для учета выплат используется собственная форма, то в нее необходимо включать реквизиты первичной документации. Форма должна соответствовать политике предприятия.

Чеки, квитанции на оплату ГСМ и прочие расходы работнику компании следует предоставлять вместе с авансовым отчетом. Согласно предоставленным квитанциям оплачивается денежная компенсация. Покрытие расходов на бензин осуществляют, учитывая его действительный расход и лимит, утвержденный в технической документации.
Покрытие затрат, которое указано в соглашении и трудовом договоре. Размер компенсации утверждается в приказе или расчетном листе. Сумма возмещения может быть указана и в двустороннем соглашении, если выплачивается по фиксированной ставке.

Оплата затрат на ГСМ и компенсация других расходов, понесенных в ходе эксплуатации собственного автомобиля в рабочих целях, производится на основании поданной служебной записки на имя руководителя.

ТК не предъявляет особых требований к оформлению документа — его можно написать или напечатать на листе А4 с указанием таких данных:

сведения о работодателе;
информация о работнике;
краткое описание автомобиля, регистрационный номер;
количество служебных поездок за последний месяц;
значения тахометра машины на начало месяца и на дату подачи заявления;
сумма затрат с подтверждающими документами (чеки, квитанции, выписки, путевые листы и т.д.);
сумма к выплате;
дата составления заявления;
собственноручная подпись заявителя.

Типовой образец заявления на возмещение расходов на бензин можно скачать здесь.

На основании поданной записки руководителем издается приказ на оформление компенсации, на основании которого бухгалтерия начисляет работнику указанную сумму. Выплата производится в ближайший день выдачи заработных плат.

Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.

Компенсация использования личного автомобиля в служебных целях

В статье 188 Трудового кодекса РФ речь идет о выплате компенсации работнику «за использование, износ (амортизацию)» имущества. Но что именно кроется за этим самым «использованием» – непонятно. Пробел постарались восполнить чиновники.

Так, недавно в письме от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366 Минфин указал: в компенсации уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации машин (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Данная позиция является устоявшейся (см. письма от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050 и от 23.09.2013 № 03-03-06/1/ 39239). Причем в более ранних разъяснениях финансисты подчеркивали: в компенсацию входят вообще любые издержки, появляющиеся при использовании транспорта, в том числе расходы на его техобслуживание (письмо от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140 и др.). Вторят им и столичные налоговики (письмо УФНС РФ по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776).

Приведенная позиция имеет определяющее значение в первую очередь в целях налогообложения прибыли. Дело в том, что расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых машин и мотоциклов учитываются лишь в пределах норм, установленных древним постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Эти лимиты просто смехотворны: для авто с объемом двигателя до 2000 куб. см – 1200 рублей в месяц, свыше 2000 куб. см – 1500 рублей, а для мотоциклов – 600 рублей.

По мнению экспертов, нормативы, установленные законодательством, привязанные к рабочему объема двигателя, не могут покрыть расходы сотрудников при использовании личного транспортного средства по служебной надобности. Если же размер компенсации будет превышать нормы, то с суммы будет взиматься НДФЛ.

Это означает, что гражданин в любом случае не получит всего объема средств, которые он потратил в поездках на своем авто по рабочей надобности. Из-за этого часто сотрудники отказываются пользоваться собственными машинами.

В результате руководитель вынужден искать альтернативные способы выхода из создавшейся ситуации.

Компенсация за использование личного транспортного средства – возмещение расходов, связанных с амортизацией авто, ее применением в служебных целях. Работодатель обязан покрывать траты на бензин, парковку, ремонт машины. Размер доплат, порядок их предоставления оговаривается заранее и фиксируется в дополнительном соглашении либо других документах.

Использование материнского капитала на покупку автомобиля
Получение субсидии на развитие личного подсобного хозяйства
Законное использование материнского капитала

До 2020 года компенсация за использование личного транспорта не облагалась НДФЛ и не считалась доходом. Пункт 3. ст. 217 НК РФ определял эту сумму, как компенсацию, связанную с выполнением служебных обязанностей. Но действие п. 3. ст. 217 НК отменено с 1 января 2020 года. Действовавшие нормы перенесли в п. 1. ст. 217 НК РФ, которая освобождает от НДФЛ только личное транспортное средств. Т.е. компенсация на автомобиль, которым сотрудник распоряжается на основании доверенности не освобождается от НДФЛ. Поэтому работодатели обязаны сохранять не только договор, но и ксерокопию документа, удостоверяющую право собственности сотрудника на транспортное средство.

Для выплаты компенсации обязательно составляется приказ. Утвержденных на государственном уровне форм для документов, связанных с выплатой компенсации нет. Поэтому каждое предприятие разрабатывает свой набор шаблонов.