Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец книги приказов по основной деятельности в школе». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В ней работник кадровой службы предприятия регистрирует внутренние акты — бумаги, которые устанавливают нормы, которые касаются всего персонала (и рядовых сотрудников, и руководство). В этом состоит отличие внутренних документов от актов по личному составу, которые носят персонифицированный характер. В законах РФ ничего не говорится о том, что организации обязаны вести журнал регистрации документации, но практика показывает, что его использование повышает эффективность внутреннего документооборота. Сотрудник кадровой службы фиксирует в журнале все внутренние акты организации по этим направлениям. Когда контролирующие органы проверяют документацию предприятий, в том числе нормативные акты по основной деятельности, он упрощает поиск нужных документов, что экономит время и силы.
Акты по основной деятельности распространяются в бюджетных организациях на следующие области:
- Хозяйственную сферу.
- Планирование.
- Порядок отчетности.
Бюджетные организации разрабатывают этот документ самостоятельно. Законом унифицированная форма не предусматривается. У каждого предприятия может быть свой образец журнала регистрации приказов по основной деятельности. В следующих разделах представлен образец книги регистрации приказов по основной деятельности и пример его правильного заполнения.
Обычно он включает следующие структурные подразделы:
- титульный лист;
- раздел с перечнем ответственных за его ведение;
- главный раздел с информацией по регистрации бумаг.
На титульном листе приводят:
- наименование организации;
- наименование документа;
- дату начала и окончания ведения.
В разделе об ответственных лицах фиксируют:
- ФИО сотрудников, ответственных за ведение книги (начальника отдела кадров, секретаря и т.п.).
- Полномочия этих сотрудников.
- Их подписи.
- Дату ведения документа.
Основной раздел включает:
- Порядковые номера внутренних актов предприятия.
- Даты издания актов.
- Номера распоряжений.
- Их наименования.
- Количество листов в каждом из них.
- ФИО и должности служащих, на которых распространяется действие распоряжения.
Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности. Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.
Однако это является лишь косвенным указанием. Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется. Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять. Кроме того, его наличие:
- Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.
- Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.
- Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.
Наш словарик
Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации[1].
Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.
Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству – в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица):
Таблица
Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010
Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет. На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010
75 лет, если приказ создан до 2003 года;
50 лет, если приказ создан после 1 января 2003 года[2]
5 лет для приказов:
– о дисциплинарных взысканиях;
– ежегодных оплачиваемых отпусках;
– об отпусках в связи с обучением;
– краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках
Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.
ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ?
Распоряжение – 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;
2) то же, что и приказ[3].
Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется. В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды. На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами. Это допустимо.
Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации. Срок их хранения – «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов.
Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.
•Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов:
– «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»;
– «Об утверждении Номенклатуры дел на 2018 год»;
– «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка».
•Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных, обособленных подразделений организации:
– «О создании Канцелярии»;
– «О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”»;
– «Об утверждении Положения об архиве».
•Проведение мероприятий для решения производственных вопросов:
– «О проведении аудита делопроизводства»;
– «О проведении экспертизы ценности документов»;
– «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив».
•Решение оперативных вопросов по профилю деятельности структурных подразделений:
– «О проведении Дня охраны труда»;
– «О разработке рекламной кампании серии косметических средств “Утро в Скандинавии”»;
– «О доступе автотехники на склад».
И конечно, приказ по основной деятельности не содержит отличительных признаков приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, о которых мы будем говорить далее.
- Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно – раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:
•соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
•эксплуатация зданий, помещений;
•транспортное обслуживание, внутренняя связь;
•обеспечение безопасности организации.
Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.
Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности. Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация – не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.
Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.
- Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.
Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).
Какие книги приказов должны быть в школе
Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:
- вопросы хозяйственной деятельности;
- систему планирования;
- порядок и структуру отчетности;
- выстраивание стратегии продаж;
- задачи по расширению бизнеса.
Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:
- назначении директора;
- создании филиала;
- введении штатного расписания;
- утверждении правил трудового распорядка;
- обеспечении коммерческой тайны;
- проведении внутренних проверок и аттестаций, др.
Юрисдикция журнала регистрации приказов может распространяться на отдельные группы сотрудников, всех работников организации или же на ее руководство. Он необходим в первую очередь для упорядочения оборота данных локальных правовых актов и должен вестись ответственными сотрудниками фирмы.
Ознакомиться с особенностями других учетных кадровых регистров вы можете в статьях:
- «Журнал регистрации приказов по личному составу – образец»;
- «Журнал учета инструкций по охране труда — форма и образец»;
- «Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте – образец»;
- «Журнал вводного инструктажа по охране труда — образец».
Согласно кадровой теории, такой Журнал может использоваться не только для регистрации Приказов, но также для внесения информации обо всех распоряжениях, касающихся трудоустроенных сотрудников.
Целесообразность применения Книги приказов обусловлена следующими причинами:
- срок хранения документации составляет 75 лет и, такая Книга служит хорошим архивным показателем того, где и как отыскать нужный распорядительный документ;
- большинство видов Приказов требуют обязательной регистрации, поэтому в любом случае должен существовать Журнал для внесения информации о таких распорядительных документах.
На части предприятий существует правило, в соответствии с которым распорядительные документы (или другие оформляемые служащими документы) получают юридическую силу только после процедуры регистрации. Регистрация, в данном случае, это запись о распоряжении/приказе (письме, повестке, отчете) которая подтверждает его оформление и отправку к адресату, если это необходимо. Фирма может самостоятельно определить, как и, где регистрировать документы, но согласно общему правилу, удобнее всего вести отдельный журнал для каждого вида корреспонденции.
В связи с этим, оформление Книги приказов – обязанность. И без этого шага (без регистрации распорядительного документа) он не сможет получить юридическую силу, а значит его исполнение будет необязательным для участников правоотношений.
Как уже отмечалось выше, законодательством не установлена единая форма документа, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой комфортный бланк, применимый в текущих производственных условиях. В Журнал вносятся графы, позволяющие быстро отыскать нужный документ и, дающие возможность контролировать их оборот.
Как показывает практика, чаще всего Книга состоит из следующих частей:
- титулка;
- список лиц, ответственных за ведение Книги;
- главный раздел, содержащий графы, куда вписывается информация о распорядительном документе.
На некоторых предприятиях ведение отчетности происходит в электронном виде. Для этого используется обычный текстовый документ с самостоятельно оформленной таблицей или же, применяются специальные программы кадровой отчетности.
Независимо от того, какой выбран способ, предстоит регулярно (по мере заполнения электронных листов) распечатывать отчет, нумеровать страницы и сшивать их в единый документ. Так удастся защитить свои отчеты от сбоя компьютерной системы.
Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности
Нет единых требований к тому, кто должен вести Книгу Приказов. Как показывает практика, чаще всего это работник кадрового аппарата. Также ответственным может выступать юрист фирмы или секретарь руководителя. По сути, это любой человек на фирме, который контролирует документооборот и, предоставивший свое согласие на расширение функциональных обязанностей.
Ведение текущего Журнала осуществляется до того времени, пока не закончатся свободные страницы. После этого Книга подлежит передаче в архив, где и будет находиться на протяжении установленного времени. Согласно общему правилу, минимальный срок хранения документации составляет три года. Если речь идет о Приказах в отношении личного состава, то они должны находиться в архиве на протяжении 75 лет. В среднем, срок хранения документов варьируется в пределах 25 лет.
По окончанию установленного срока сохранности Журнала он передается для уничтожения, о чем составляется Акт, который подписывается компетентными должностными лицами.
Приложение
Образец заполнения журнала учета приказов по личному составу
Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.
По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.
Например:
- “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
- “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
- “КМ” – приказы по командировкам работников.
- “К” – кадровые.
- “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.
Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.
Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.
В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде. Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически. Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив. Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности образец форма бланк
Приказ № 18-од от 08.02.2016 «О назначении специалиста по технической защите информации» pdf 36 КБ скачать 20. Приказ 03-ОД от 11.01.2016 «Об организации гражданской обороны в 2016 году и назначении должностных лиц» pdf 112 КБ скачать 21.
Скачать образцы приказов
- о назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в здании;
- об утверждении штатного расписания;
- о создании обособленного подразделения;
- о введении в действие новой редакции «Правил внутреннего трудового распорядка»;
- о порядке выдачи работникам трудовых книжек;
- об обеспечении охраны коммерческой тайны;
- об использовании мобильной связи;
- об утверждении перечня материально ответственных лиц;
- о заключении договоров о полной индивидуальной материальной ответственности;
- об организации приема-передачи дел и инвентаризации;
- о графике работы организации в майские праздники;
- об организации расследования несчастного случая.
Как оформляется Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003.
Приказ №284 от 25.11.2016 «О функционировании официального сайта в 2016-2017 учебном году» pdf 130 КБ скачать 7. Приказ № 155-ОД от 01.08.2016 «О проезде автотранспорта на территорию МОУ» pdf 105 КБ скачать 8. Приказ №190-ОД от 01.09.2016г «О назначении ответственного за организацию дистанционного обучения детей – инвалидов в 2016-2017 учебном году» pdf 203 КБ скачать 9. «О ПЕРЕХОДЕ МОУ «СОШ№18» НА ББЖ» docx 23 КБ скачать 10. Приказ № 169-ОД от 03.08.2016г. «О режиме работы школы в 2016-2017 учебном году» pdf 42 КБ скачать 11.
Приказ — это основной распорядительный документ предприятия. В номенклатуре дел организации издание таких распоряжений, как правило, разделяется на две большие группы: приказы по основной деятельности и по личному составу.
Рассмотрим первую группу. Речь идет о локальных нормативных документах, отражающих управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации товаров и т.п. Как правило, локальный нормативный акт готовит то структурное подразделение, деятельность которого связана с его исполнением.
В статье мы приведем образцы приказов по основной деятельности предприятия, которыми можно пользоваться в повседневной работе. Среди распоряжений по основной деятельности (ОД) особое место занимают приказы по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам.
Приказ — это основной распорядительный документ предприятия. В номенклатуре дел организации издание таких распоряжений, как правило, разделяется на две большие группы: приказы по основной деятельности и по личному составу. Рассмотрим первую группу.
Речь идет о локальных нормативных документах, отражающих управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации товаров и т.п. Как правило, локальный нормативный акт готовит то структурное подразделение, деятельность которого связана с его исполнением. В статье мы приведем образцы приказов по основной деятельности предприятия, которыми можно пользоваться в повседневной работе.
Среди распоряжений по основной деятельности (ОД) особое место занимают приказы по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам. Они должны храниться раздельно, так как имеют разные сроки хранения. Если распоряжения по ОД хранятся постоянно, то по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.
Часто у делопроизводителей возникают сложности с отнесением распоряжения к локальным нормативным актам по ОД или по личному составу. Основной принцип следующий: если документом регулируются трудовые взаимоотношения с организацией конкретных работников — это распоряжение по личному составу (прием, увольнение, отпуск, командировка, поощрение, взыскание, обучение и т.п), если же речь идет об организации в целом — это приказ по основной деятельности, даже если в нем названы ответственные лица и даны поручения конкретным работникам.
Приведем далеко не полный перечень приказов по основной деятельности. К ним относятся следующие распоряжения:
- о вступлении в должность руководителя;
- о возложении на руководителя обязанностей главного бухгалтера;
- о назначении временно исполняющего обязанности руководителя;
- о наделении правом подписи;
- о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;
- о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства компании-аутсорсеру;
- о назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в здании;
- об утверждении штатного расписания;
- о создании обособленного подразделения;
- о введении в действие новой редакции «Правил внутреннего трудового распорядка»;
- о порядке выдачи работникам трудовых книжек;
- об обеспечении охраны коммерческой тайны;
- об использовании мобильной связи;
- об утверждении перечня материально ответственных лиц;
- о заключении договоров о полной индивидуальной материальной ответственности;
- об организации приема-передачи дел и инвентаризации;
- о графике работы организации в майские праздники;
- об организации расследования несчастного случая.
Образец книги приказов и инструкция по заполнению
Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 . В этом документе указаны состав реквизитов и требования к их оформлению. Здесь же размещены схемы расположения реквизитов на бланке.
В тексте обычно указываются следующие:
- наименование организации;
- название документа;
- дата и регистрационный номер;
- тема;
- текст приказа;
- место для подписи должностного лица, утверждающего распоряжение, с указанием должности;
- отметка об исполнителе;
- место для виз согласования, если это необходимо.
Если к локальному нормативному акту прилагаются отдельные документы, например объяснительные, то это указывается в тексте. Для наглядности приведем образец приказа по основной деятельности.
Книгу распоряжений необходимо вести в каждой организации надлежащим образом. Из качественного и правильного ведения отчетностей, можно сделать выводы внутри организации по некоторым ошибкам, или наоборот, при анализе правильно принятых решений.
Ведение, предоставление достоверной информации и хранение является необходимым условием написании книги распоряжений.
Обязанность вести журнал приказов по основной деятельности в НПА не закреплена. Организация вправе сама определить необходимость и порядок учета образующейся в процессе деятельности документации, исходя из удобства и сложившейся практики делопроизводства. Но удобнее всего использовать реестр распоряжений. Он позволяет:
- упорядочить нумерацию документов, избежать повторов;
- в случае необходимости быстро найти требуемый акт;
- в любой момент узнать общее количество распоряжений;
- зафиксировать факт издания документа. Это полезно в случае возникновения спорных и конфликтных ситуаций.
Какие акты регистрируются в книге приказов? Все они подразделяются на три группы:
- по основной деятельности;
- по административно-хозяйственной деятельности;
- по личному составу (кадрам).
К распоряжениям по основной деятельности относят следующие:
- назначение руководителей организации;
- создание, реорганизация, ликвидация подразделений и отделов, филиалов и представительств;
- утверждение графика отпусков и других локальных нормативных актов;
- расследование несчастного случая;
- создание профсоюза и различных комиссий;
- определение порядка финансирования;
- назначение ответственных лиц;
- наделение полномочиями (правом подписи и пр.);
- порядок организации охраны труда, воинского учета и бронирования и пр.;
- проведение организационных мероприятий;
- другие, касающиеся профильной работы компании.
Регистрировать их допускается все в одном реестре и по отдельности. Для крупных организаций чаще применяется второй способ, для мелких, где нет большого объема документации, — первый.
Наш словарик
Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации[1].
Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.
Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству – в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица):