Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок выдачи расчетных листков по заработной плате образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В силу ст. 136 ТК РФ расчетные листки выдаются вместе с заработной платой. Зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, следовательно, листки выдавать также нужно два раза. Однако согласно Письму Роструда от 24.12.2007 № 5277‑6‑1 достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты, когда определены все составляющие зарплаты, так как при выплате первой части эти составляющие могут быть еще неизвестны. Показывать в листке составляющие части за каждые полмесяца отдельно не требуется.
Кроме того, выдавать расчетный листок нужно при увольнении работника, чтобы он знал, какие суммы ему выплачиваются и за что. А вот выдавать листок при выплате отпускных не требуется, несмотря на то что данная выплата считается оплатой труда за неотработанное время. Роструд на сей счет сообщил, что выплата отпускных не относится к выплате заработной платы, поэтому выдавать в данном случае расчетный листок не нужно (Письмо № 5277‑6‑1).
Правила оформления и выдачи расчетных листков
Конкретных указаний по поводу дня выдачи листка нет, так что работодатель определяет его сам. Это может быть как непосредственно день зарплаты, так и день, предшествующий ее получению. В любом случае день выдачи листка не зависит от того, каким способом выдается зарплата: в кассе учреждения или через банковскую карту. В Трудовом кодексе говорится о самом факте выплаты зарплаты, влекущем обязанность выдачи расчетного листка, а способы выплаты не уточняются (Письмо Минтруда РФ от 23.10.2018 № 14‑1/ООГ-8459).
Порядок подтверждения выдачи сотрудникам расчетных листков законодательством также не определен, но лучше бы позаботиться о таком подтверждении, чтобы избежать проблем с контролирующими органами. Бумажный расчетный листок можно выдать под подпись лично сотруднику, для передачи же листка по электронным каналам связи нужно предусмотреть техническую возможность подтверждения получения документа сотрудником.
При бумажного выдача расчетного листка можно предусмотреть в нем отрывную часть, в которой работники будут расписываться в получении, либо разработать журнал выдачи расчетных листков, где работники будут ставить свои подписи. В журнале должно быть зафиксировано, в какой день выдан расчетный листок по заработной, кому (фамилия, имя, отчество, должность, структурное подразделение), за какой период, и проставлена подпись работника. Приведем пример:
_________________________________________
(наименование учреждения) Журнал учета выдачи расчетных листков за __________/_________ г. Подразделение учреждения
| № п/п | Дата выдачи расчетного листка | Ф. И. О. работника | Должность работника | Подпись |
Ответственный за выдачу расчетных листков ______________ ____________ _______________ должность подпись расшифровка подписи
Для подтверждения выдачи расчетного листка также можно внести в платежную ведомость отдельный столбец, в котором работники будут расписываться в получении листка.
Говоря о порядке выдачи расчетных листков, нужно помнить, что доходы физического лица относятся к персональным данным работника (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных»).
В силу ст. 7 Федерального закона № 152‑ФЗ третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных. Поэтому лиц, ответственных за выдачу расчетных листков, следует предупредить (под подпись) о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности).
Этот вопрос законодательством также не урегулирован. Минфин в Письме от 14.04.2016 № 02‑06‑05/21573 разъяснил, что хотя расчетные листки и должны разрабатываться на основании форм документов по расчету заработной платы, утвержденных Приказом № 52н, но требований о формировании и хранении вторых экземпляров расчетных листов данный приказ не содержит.
Согласно п. 9 СГС «Учетная политика» правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота и (или) порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения учета, утверждаются документами учетной политики учреждения.
При этом первичные учетные документы, применяемые в рамках установленного документооборота для оформления операций по начислению заработной платы (оплаты труда), должны соответствовать требованиям трудового законодательства РФ.
В силу п. 22 СГС «Учетная политика» документы учетной политики и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.
А на основании п. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат, доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат хранятся:
- при условии проведения проверки (ревизии) – 5 лет;
- при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.
В заключение обратим ваше внимание на то, что расчетный листок по заработной является обязательным документом. За его невыдачу (а также за неутверждение его формы) работодателю грозит административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Даже если работник отказывается от получения расчетного листка, вы должны его вручить либо зафиксировать факт отказа.
Из писем компетентных ведомств следуют такие выводы:
1. Расчетный листок можно выдавать один раз в месяц при выплате второй части зарплаты, а также при увольнении.
2. Расчетные листки выдаются независимо от того, в какой форме (наличной или безналичной) выдается зарплата работникам.
3. Форма расчетного листка должна быть утверждена работодателем с учетом мнения представительного органа работников.
При всем этом порядок выдачи расчетных листков (в том числе сколько раз в месяц он выдается, в какой форме – бумажной или электронной), а также способ подтверждения их получения работниками работодатель устанавливает самостоятельно в локальном акте организации. С данным актом работников нужно ознакомить под подпись.
Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение, №2, 2019 год
В настоящее время не существует унифицированной формы зарплатного квитка. Форму необходимо разработать непосредственно работодателю с учетом норм законодательства и утвердить приказом по предприятию.
Как уже сказано выше, в расчетном листке нужно указать сумму выплат за работу по видам начислений, а также указать все удержанные суммы (НДФЛ, алименты, займы и т. п.).
На практике бухгалтеры часто используют форму квитка, которая есть в учетной программе. Это вполне допустимо, главное, чтобы форма содержала необходимые реквизиты. И обязательно такую форму нужно утвердить, в противном случае трудовая инспекция может привлечь работодателя к административной ответственности.
Есть и судебные дела, которые подтверждают, что форма квитка должна быть утверждена предприятием (Постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3).
В расчетном листке необязательно ставить подпись лица, составившего документ. Печатью заверять квиток тоже нет необходимости.
Согласно ТК РФ, заработная плата выплачивается минимум два раза в месяц. Однако расчетный листок следует выдавать при окончательном расчете (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). То есть при выплате аванса квиток не выдается. Объяснить это можно и тем, что на момент выплаты зарплаты многие показатели еще не известны, например НДФЛ.
Не нужно выдавать квиток раньше срока при выплате отпускных.
А вот если человек увольняется, с ним нужно произвести окончательный расчет и выдать квиток со всеми начислениями и удержаниями.
Расчетный листок – это документ, в который вносится подробная информация обо всех начислениях, причитающихся работнику. Сюда включаются все составляющие зарплаты:
- оклад,
- проценты,
- премии,
- бонусы,
- компенсации и т.п. выплаты,
- также сведения об отчислениях во внебюджетные фонды.
Таким образом, расчетный листок предоставляет работнику полную картину о его заработной плате.
Ценность расчетного листка переоценить невозможно – он позволяет работнику предприятия точно понять, из чего формируется его заработная плата, а также, в некоторых случаях вовремя увидеть нестыковки начисления зарплаты с условиями конкретного трудового договора или требованиями законодательства. При выявлении таких фактов сотрудник может обратиться за прояснением спорных или неясных моментов в бухгалтерию предприятия, а если дело дойдет до конфликта, то пойти за восстановлением справедливости в инспекцию по труду или суд.
Расчетный листок: форма, сроки, ответственность
Расчетный листок нужно делать за несколько дней до зарплатных выплат, выдавать же его можно также заранее или в день выдачи заработной платы. При этом, следует помнить о том, что обычно выдача зарплаты делится на два этапа, в разницей в две недели — так вот расчетный листок должен предоставляться сотрудникам в день получения ими «окончаловки», когда все необходимые суммы уже подсчитаны.
Надо сказать, что расчетный лист касается только заработной платы, поэтому формировать его для выдачи, например, отпускных не нужно.
Расчетный лист должен составляться вне зависимости от того, каким именно образом происходит выдача заработанных денег – наличкой в кассе организации или на карту. То же самое касается и выдачи зарплаты доверенному лицу работника – если представитель предоставляет нотариально заверенную доверенность, работодатель обязан отдать ему и расчетный лист и все причитающиеся доверителю деньги.
Расчетный лист составляет специалист отдела бухгалтерии, т.е. сотрудник, который имеет полные данные обо всех полагающихся тому или иному работнику выплатах. Что характерно, заверять лист подписью руководителя компании или хотя бы даже самого бухгалтера необязательно, как и проставлять на нем печать.
Связано это с тем, что лист носит сугубо информационный характер, иными словами, он никак не подтверждает факт получения именно той суммы заработной платы, которая в нем была обозначена к выплате.
А вот что касается работника организации, то он в получении расчетного листка расписаться должен. Для этого бухгалтер или кассир может предоставить ему специальный бланк под названием «лист выдачи расчетных листков».
С 2013 года стандартные унифицированные формы большинства первичных бухгалтерских документов отменены, как и обязанность по их использованию. Теперь представители предприятий и организаций имеют право разрабатывать собственные бланки документов, утверждаемые в их учетной политике, или использовать ранее общеупотребимые шаблоны.
Вне зависимости от того, какой именно вариант будет выбран работодателем, документ по своей структуре должен соответствовать нормам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.
Расчетный листок по заработной плате
В обязательном порядке сотруднику должна быть предоставлена информация о сумме удержания налога на доходы физических лиц (НДФЛ) из суммы оплаты труда. Ставка налога составляет 13 % от облагаемого дохода.
Часто у сотрудников возникают вопросы о порядке удержания налога из заработной платы. Обывателю сложно понять, какие выплаты облагаются налогом, а какие нет.
Общий облагаемый доход в расчетном листке можно рассчитать, вычтя из итоговой суммы начисленных выплат суммы, которые выплачиваются работодателем, но не облагаются налогом. К часто встречающимся из них относятся:
- пособие по беременности и родам;
- выходное пособие;
- командировочные расходы (за исключением суточных более 700 руб. при поездках внутри страны и 2500 при поездках за рубеж);
- материальная помощь (частично).
Вопреки представлениям многих работников, налог на доходы удерживается из оплаты больничных листов, а также из компенсации за неиспользованный отпуск, которую выплачивают при увольнении.
Если у вас есть дети в возрасте до 18 лет или в возрасте до 24, обучающиеся на дневной форме обучения в образовательных учреждениях с государственной аккредитацией, то вам положен стандартный налоговый вычет на каждого ребенка, на который будет уменьшен облагаемый налогом доход. При этом на первого и второго ребенка вы получите вычет в размере 1400 рублей, и 3000 на третьего и каждого последующего.
Для того чтобы получить вычет, работник должен написать заявление на имя работодателя и приложить к нему копию свидетельства о рождении ребенка, справку об обучении (если ребенок старше 18 лет).
В заключение еще раз напомним о необходимости разработки простого и понятного для рядового работника порядка информирования об оплате труда. Не стоит относиться к этому формально. Это позволит избежать многих вопросов и конфликтных ситуаций.
- Задержка заработной платы: угрозы и последствия
- Принудительное исполнение обязанности работодателя по выплате заработной платы и других выплат
- Перечисление зарплаты на банковский счет работника
Согласно части 1 статьи 136 ТК РФ, расчетные листки по зарплате обязаны выдавать все работодатели без исключения, причем ежемесячно. В документе содержатся актуальные сведения о произведенных начислениях, исчисленных суммах удержаний и прочих выплатах, которые полагаются сотруднику в конкретном месяце.
Унифицированной формы расчетка по зарплате не имеет. Каждая организация вправе самостоятельно разработать бланк, чтобы учесть все тонкости и особенности специфики деятельности учреждения. Напомним, что до 2013 года действовала старая форма, единая для применения во всех российских организациях. Однако данный бланк упразднили.
Отсутствие унифицированной формы зарплатного листка не является основанием для отказа в выдаче расчетного листочка специалистам. За нарушение ч. 1 ст. 136 ТК РФ предусмотрена административная ответственность. Следовательно, каждая организация обязана самостоятельно разработать и утвердить бланк, который будет использовать в работе. Наш образец расчетного листка по зарплате скачать можно совершенно бесплатно.
Составляя образец расчетного листка по зарплате, организация должна руководствоваться особенностями действующей системы оплаты труда, видами начислений и удержаний. Помимо индивидуальных особенностей, предусмотрите обязательные реквизиты:
- Наименование предприятия. Если в организации имеются обособленные подразделения или филиалы, то допустимо включить информацию в расчетный листок по зарплате (расшифровка документа).
- Расчетный период — это отрезок времени, за который сформированы сведения о начислениях заработной платы и произведенных удержаниях. Обычно этот период равен одному календарному месяцу. Однако организация вправе выдавать расчетки чаще чем один раз в месяц. Например, каждую неделю, в зависимости от периодичности выплат заработка.
- Сведения о самом работнике. Здесь следует указать не только Ф.И.О. специалиста, но и его должность. Дополнительно можно указать табельный номер, наименование структурного подразделения.
- Информацию о произведенных расчетах по оплате труда. Данные о начислениях и удержаниях предпочтительнее сгруппировать в таблице. Допустимо включить сведения о выплатах, например, аванс за первую половину месяца.
В листок по зарплате можно включить иную информацию, детализирующую порядок выплат и их структуру. Например, можно включить сведения о наличии задолженности на конец отчетного периода. Также допустимо предусмотреть данные о предоставленных налоговых вычетах и прочие сведения. Они подскажут, как разобраться в расчетном листке по зарплате простым работникам.
Определившись с формой документа, ее необходимо утвердить отдельным локальным актом, например, приказом или распоряжением руководителя. Допустимо включить бланк в учетную политику, например, как отдельное приложение к ней. Организация вправе использовать форму расчетки, которую предлагает бухгалтерская программа для расчета заработной платы.
ВАЖНО! Применять в работе не утвержденный бланк недопустимо. Если учреждение не закрепит форму документа в локальном распоряжении, но выдавать такие расчетки будет, то руководство могут привлечь к административной ответственности по 5.27 КоАП.
Правила оформления и выдачи расчетных листков по зарплате
Внимания заслуживают следующие обстоятельства:
1. Расчетные листки хранятся не менее 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов (ст. 295 Перечня Росархива):
- 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
- 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.
2. Учет выдачи листков можно вести, используя отдельный журнал. В нем работники могут удостоверять факт получения расчетного документа своей подписью.
Если работодатель не выдаст расчетный лист в установленный срок, то Трудинспекция получит право оштрафовать (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- должностное лицо работодателя — на 1000–5000 руб.;
- работодателя как юрлицо — на 30 000–50 000 руб.
Если работодатель допустит нарушения в части обеспечения законного оборота персональных данных (представленных в данном случае сведениями о доходах сотрудников), то инспекторы ФСТЭК могут оштрафовать работодателя по различным основаниям, прописанным в ст. 13.11 КоАП РФ. Например, если они решат, что работодатель использовал персональные данные работника в неустановленных целях, то могут применить санкции по п. 1 ст. 13.11 КоАП РФ в виде:
- штрафа на должностное лицо — в сумме 5000–10 000 руб.;
- штрафа на юридическое лицо — в сумме 30 000–50 000 руб.
Как мы уже отметили выше, применение неустановленной формы расчетного листка приравнивается к его неприменению. Но как должен выглядеть документ? На какие форматы ориентироваться работодателю?
Расчетный листок при выплате зарплаты выдается каждому работнику — в бумажном или электронном виде. Использование листков бухгалтерией регламентируется законодательством о защите персональных данных. За невыдачу листков и за нарушения конфиденциальности отражаемых в них сведений предусмотрены штрафы.
Узнать больше о применении расчетных листков вы можете в статьях:
- «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист»;
- «Расчет зарплаты работникам — порядок и формула».
- Трудовой кодекс РФ
- Кодекс об административных правонарушениях РФ
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ
Если проверяющие выявят факты нарушения трудового законодательства, в том числе и невыдачу расчетного листка, то для организации и ее должностных лиц последует ответственность. В соответствии с пунктом 5.27 КоАП РФ, юридическое лицо оштрафуют на 30-50 тыс. рублей, должностное лицо поплатится суммой 1-5 тыс. рублей. При повторном нарушении штрафы выше, а должностное лицо может получить дисквалификацию на срок от года до трех лет.
Порядок выдачи работникам расчетных листков
Сроки выдачи расчетных листков по зарплате сотрудникам законодательно не установлены и могут определяться работодателем самостоятельно.
Например:
|
Дата выдачи аванса |
Дата выдачи заработной платы | Дата выдачи расчетного листка |
|---|---|---|
| 15 | 1 | 1 |
| 16 | 2 | 2 |
| 17 | 3 | 3 |
| 18 | 4 | 4 |
| 19 | 5 | 5 |
| 20 | 6 | 6 |
| 21 | 7 | 7 |
| 22 | 8 | 8 |
| 23 | 9 | 9 |
| 24 | 10 | 10 |
| 25 | 11 | 11 |
| 26 | 12 | 12 |
| 27 | 13 | 13 |
| 28 | 14 | 14 |
| 29 | 15 | 15 |
| 30 | ||
| 31 |
В некоторых организациях деньги выдаются бухгалтером через кассу. В этом случае расчетка выдается работнику в момент получения денежных средств. Но в последнее время чаще всего работодатели перечисляют деньги сотрудникам на банковскую карту. Тогда документ выдается заранее в бухгалтерии.
Как подтвердить факт его вручения работнику? Есть следующие способы:
- в форме документа предусматривается отрывная часть. В момент получения гражданин ставит на ней свою подпись;
- также можно вести специальный журнал учета. В нем сотрудники будут расписываться о получении документа.
Отсутствие разработанных расчетных листков и невыдача их на руки работникам грозит организации или предпринимателю-работодателю административным штрафом по статье 5.27 КоАП РФ. При этом, первоначально выявленное трудовыми инспекторами нарушение такого рода обойдется в сумму:
- от 30 000 до 50 000 рублей для организации;
- от 1000 до 5000 рублей для ИП;
- от 1000 до 5000 рублей для должностного лица, в частности, директора или главного бухгалтера.
Повторное нарушение, за которое ранее уже трудовые инспекторы уже наказывали работодателя, увеличит размер штрафных санкций. Организации повторная невыдача расчетного листка грозит штрафом в размере от 50 000 до 70 000 рублей, а должностным лицам и ИП — от 10 000 до 20 000 рублей с возможной дисквалификацией на срок от 1-ого года до 3-х лет.
Расчетным листком называется официальное письменное уведомление работников о начислении им оплаты труда с указанием размера заработка, надбавок или взимаемых средств и общей суммы заработной платы за отработанный период.
Обязательно ли работодателю оповещать своих подчиненных о зарплате, и какие правила выдачи уведомительных листков предусмотрены действующим законодательством.
Ст.136 Трудового кодекса РФ предусматривает обязанность работодателя выдавать расчетные листки с целью донесения до сотрудников сведений о начислении заработка в обязательном порядке. При этом не важно, как выдается зарплата — наличными через кассу или на карту работника.
В указанной статье говориться о том, что работодатель обязан письменно уведомлять каждого своего работника о начислении ему заработной платы за отработанный период.
Это уведомление именуется расчетным листком и должно содержать следующую информацию:
- все составные части получаемой зарплаты (оклад, ставка по тарифу, надбавки и доплаты);
- иные начисления и компенсации;
- размеры и причины удержаний из заработной платы;
- общая сумма, зачисленная для оплаты труда.
Подробнее о том, какие сведения должны быть в листе, читайте здесь.
Предоставление расчетного листа о заработной плате предусмотрено для всех работающих в организации: тех, кто получает заработок в кассе, и тех, кому начисляется зарплата на банковский счет.
Закон не запрещает, в случае надобности, перехода от бумажного варианта расчетных листков к электронному.
Такие действия будут считаться правомерными, если иная форма, не в бумажном виде, будет утверждена в локальных актах компании и предоставлена на ознакомление сотрудникам под подпись.
Согласно постановлению Министерства труда №14-1/ООГ-1560 от 2017 года направление сотрудникам электронных уведомлений о зарплате не противоречит законодательству.
Такие действия работодателя будут расцениваться правомерными, если электронный вид листов будет утвержден нормативным актом или указан в трудовом или коллективном договоре с ознакомлением в коллективе под подпись.
Главное, чтобы порядок выдачи расчетных листков был донесен до ведома сотрудников и был официально утвержден локальными актами и приказом.
Расчетный листок по заработной плате: бланк (образец)
Трудовой кодекс предусматривает в обязательном порядке уведомлять работников о выдаче заработной платы с указанием начисленных сумм, надбавок, удержаний и общей суммы заработка.
Невыдача расчетных листков будет считаться неправомерным действием, которое влечет за собой административную ответственность.
Работнику в таком случае следует обратиться в бухгалтерию своей организации с просьбой выдать расчетные листы, которая обязана это сделать.
Если такая просьба будет проигнорирована, можно обратиться в трудовую инспекцию своего города. При проведении ревизии на предприятии и установлении факта невыдачи листков по зарплате на работодателя и отвечающего за выдачу сотрудника будет наложена административная ответственность в виде штрафов.
В случае установления факта не выполнения статьи 136 ТК РФ в части выдачи листков, а именно отсутствие письменных уведомлений работников о начислении им заработной платы, надбавок и удержаний на организацию будут наложены денежные штрафы.
Согласно Кодексу административных правонарушений за подобное нарушение грозит:
- должностным лицам штраф от 1000 до 5000 рублей;
- предпринимателям штраф от 1000 до 5000 рублей;
- юридическим лицам штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
В случае вторичного правонарушения сумма штрафа увеличивается должностным лицам до 10 000 рублей, юридическим до 70 000 рублей.
Все работодатели должны предоставлять сотрудникам расчетные листки. Таковы требования статьи 136 ТК РФ.
Невыдача расчетного листа — нарушение трудового законодательства, за которое работодатель может быть оштрафован.
В расчетном листке должен быть отражен размер оплаты по каждому из оснований, будь это сверхурочная работа, или стимулирующие выплаты, пособие по временной нетрудоспособности, отпускные или выплаты при увольнении. Удержания также расшифровываются и суммы указываются по каждому виду удержаний.
Расчетный листок выдается независимо от того, в какой форме выплачивается заработная плата: наличными в кассе или перечисляется на банковскую карту.
Работодатель обязан своевременно информировать работника о его заработной плате. Делается это при вручении расчётного листа.
Расчётный лист — документ, который позволяет сотруднику увидеть все начисления, причитающиеся за его работу.
В расчётный лист включаются все элементы заработка:
- оклад;
- премии;
- бонусы;
- разного рода компенсации;
- сумма подоходного налога, удержанного с заработка;
- сведения об отчислениях в страховой фонд и в другие внебюджетные фонды;
- сумма алиментов по решению суда (когда возникает такая необходимость) и пр.
Расчётный лист является обязательным документом, он выдаётся на руки каждому трудящемуся вместе с заработанными денежными средствами. Подобный документ позволяет увидеть манипуляции в процедуре начисления заработка. В этом случае сотрудник может обратиться в бухгалтерию организации для прояснения ситуации.
Если работник посчитает, что его права были нарушены, например, его заработная плата так и не была выплачена в полном объёме, он может обратиться в трудовую инспекцию или суд с целью восстановления его прав.
Расчётный лист оформляется для всех сотрудников организации без исключения.
Таким образом, на получение такой выписки вправе рассчитывать следующие категории работников:
- штатные сотрудники;
- совместители;
- временные сотрудники;
- лица, привлекаемые на сезонную работу.
Законодательством не утверждена единая форма такого документа. В ТК РФ указано, что работодатель вправе разработать форму расчётного листа самостоятельно. Главное, чтобы она была утверждена приказом в порядке, установленном локальными нормативными актами организации.
Применение неутверждённой формы — основание для взыскания с работодателя штрафных санкций за нарушение действующего законодательства.
Порядок работы с расчётными листами может быть прописан в положении об оплате труда.
В положении об оплате труда, как правило, фиксируется следующее:
- форма расчётного листа;
- периодичность извещения о размере заработной платы;
- способ выдачи таких листов персоналу организации.
Расчётный лист по заработной плате должен содержать информацию такого рода:
- наименование организации;
- Ф. И. О. и табельный номер сотрудника;
- должность сотрудника и подразделение, в котором он трудится;
- период, которому соответствуют начисления;
- время, которое отработал трудоустроенный за месяц (дни и часы);
- на каком основании и в какой сумме были сделаны отчисления;
- составные части заработка;
- перечень вычетов из заработка (в т. ч. НДФЛ);
- сумму, которая подлежит выдаче;
- размер денежной компенсации (если были нарушены сроки выдачи заработка);
- сумму расчётных при увольнении сотрудника (когда это актуально);
- печать организации (необязательно ставить);
- подпись руководителя (предпочтительна).
Несмотря на то что заработок персоналу организации начисляется не реже двух раз в месяц, расчётный листок можно выдавать только один раз. Как правило, делается это в день передачи второй части вознаграждения, т. к. при выплате аванса сведения о характере начислений и вычетов могут быть неполными.
Не имеет значения, каким способом были переданы работнику его деньги: лично в руки или переводом на банковскую карточку. Расчётный лист выдаётся в любом случае.
Начисление заработанных денежных средств осуществляется бухгалтером или иным уполномоченным лицом организации. Не допускается передача вознаграждения через человека, на которого не была возложена подобная обязанность. Это объясняется тем, что указанные в расчётном листе персональные сведения не подлежат разглашению.
Для подтверждения факта выдачи расчётного листа необходимо:
- предусмотреть отрывную часть листа, на которой работник будет расписываться;
- вести журнал учёта выдачи таких листов;
- внести в платёжную ведомость отдельную колонку для подписей работников за получение заработка.
Как уже говорилось, расчётный лист является подтверждением регулярности и своевременности выплаты заработка.
Если работодатель игнорирует обязанность по предоставлению сведений о заработной плате, сотрудник организации может обратиться с жалобой в трудовую инспекцию.
Инспекторы проведут проверку на основании поданной жалобы.
Расчетный лист является документом, в котором работодатель информирует сотрудника о полученной зарплате, а также о произведенных удержаниях с нее. Кроме того, в документе отражают сумму подоходного налога и некоторые другие данные, (например, премии за выслугу лет).
Расчетный лист — это выписка, которая должна быть выдана работнику при получении зарплаты. На основании Трудового кодекса РФ, любая организация или предприятие обязаны сопровождать выдачу заработной платы сотрудникам расчетным листком.
Работодатель обязан выдавать расчетный лист в день выдачи заработной платы. Об этом говорится в статье 136 ТК РФ. Зарплата должна выдаваться работникам в день, который установлен трудовым договором и трудовым распорядком организации или компании.
Отметим, что листок не должен быть выдан сотруднику в таких ситуациях:
- в день аванса;
- при начислении денежных средств за отпуск.
Добавим, что при получении работником основной части заработной платы, в расчетном листе нужно указывать начисления, которые были сделаны ранее. Денежные средства, заработанные сотрудником, должны быть выданы ему на руки, или перечислены на карту банка (об этом указано в трудовом договоре).
Расчетный лист по заработной плате — бланк
При выдаче расчетных листков работникам в 2020 году, необходимо придерживаться таких правил:
1. Расчетные листки необходимо выдавать работникам не менее двух раз в месяц (на основании статьи 136 ТК РФ).
При этом в Роструде высказали мнение о том, что документ можно выдавать сотруднику в момент выплаты второй части заработной платы. В ведомстве мотивировали это тем, что если выдавать расчетный лист и при выплате аванса, то сведения в этом случае не будут полными.
2. Форма расчетного листа по зарплате должна быть утверждена локальными нормативными актами организации.
Руководитель предприятия обязательно должен утвердить отдельным приказом форму расчетного листа. Допускается применение формы из бухгалтерских программ или собственная форма документа.
3. Документ может быть выдан только за соответствующий период. В нем должны быть указаны все суммы, которые были начислены и удержаны с дохода работника.
Дело в том, что если в документе не отразить все требуемые суммы, то это является нарушением Трудового кодекса.
4. Выдача расчетных листков может производиться:
- в электронном виде;
- на бумаге.
В ТК РФ нет норм, определяющих порядок выдачи извещения сотрудникам по заработной плате. Именно поэтому допускаются обе формы документа. Расчетный листок на бумаге выдается работнику на руки, а в электронном виде листок можно направить на электронную почту сотрудника.
5. Расчетные листки не нужно заверять подписью или печатью.
В ТК РФ нет требований об обязательной печати или подписи на этом документе. При этом по просьбе работника листок нужно будет заверить (например, если документ необходим для суда).
6. Следует документально подтвердить факт выдачи расчетного листа работнику.
В такой ситуации существует три варианта подтверждения:
- вести журнал выдачи расчетных листков (в нем будут расписываться сотрудники);
- сделать форму листка из двух частей (одна часть — выдается работнику, а другая остается у предприятия);
- в платежную ведомость внести отдельную колонку (для того, чтобы работник мог поставить свою подпись о получении).
Если было принято решение выдавать расчетные листы в электронном виде, то необходимо:
1. Закрепить такой порядок в локальном нормативном правовом акте (например, в Положении об оплате труда).
2. Ознакомить работников с формой документа и порядком его выдачи (под роспись).
3. Составить список электронных адресов сотрудников (на которые будут отправляться расчетные листки).
В случае если у работников отсутствует корпоративная почта, то необходимо получить от них письменное заявление (на имя руководителя предприятия или главного бухгалтера) об электронном адресе, на который следует высылать расчетные листы.
В связи с тем, что выдача расчетных листков — это обязанность работодателей, то нарушение грозит штрафными санкциями:
- для ИП — от 1000 до 5000 рублей;
- для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей с возможной остановкой деятельности организации до 90 дней;
- для должностных лиц — от 1000 до 5000 рублей (на основании п.1 ст. 5.27 КоАП).
Если допущено повторное нарушение, то на должностное лицо может быть наложен штраф, который запрещает заниматься предпринимательской деятельностью сроком до трех лет.
Работодатель имеет право не хранить расчетные листки. Но вести журнал выдачи этого документа все же необходимо, ведь его могут потребовать сотрудники трудовой инспекции в случае проверки.
Статья актуализирована в соответствии с действующим законодательством 06.12.2019
Расчетный листок выдавайте всем сотрудникам без исключения. Причем независимо от того, работают ли сотрудники у вас по основному месту работы или же трудоустроены по совместительству. В противном случае работодателя ждут наказания. Какие, мы рассказали в конце статьи.
Обозначьте ответственное лицо, например, бухгалтера по расчету заработной выплаты, который будет проводить обработку информации, формирование и выдачу расчетки под подпись. Ознакомьте данного работника с новыми обязанностями также под подпись.
Для ведения учета выдачи расчетных листков подготовьте учетный журнал, в котором работник, получивший документ на руки, проставит свою подпись и дату получения. Такой алгоритм действий на предприятии обезопасит руководство от штрафных санкций.
Повторимся, что выдача расчетки — это прямая обязанность работодателя. Отказаться от предоставления документов нельзя, даже если работник написал письменный отказ от формирования и выдачи расчетка.
Обратите внимание, что способ выдачи (выплаты) заработка не имеет никакого значения. Следовательно, работодатель обязан выдать расчетлисток независимо от способа расчетов (наличными, на карту, на сберкнижку, иное).
Утвержденной формы бланка расшифровки зарплаты не существует. Есть требования к информации, которую работодатель обязан разъяснить своим сотрудникам и отразить в расчетном листке:
- составные части заработной платы;
- начисленные компенсации отдельными строками;
- общий облагаемый доход в расчетном листке;
- размер и основания удержаний;
- общую сумму, подлежащую выплате.
Предлагаем скачать образец расчетных листков по зарплате, чтобы использовать их затем в своей работе.
Выдача расчетных листков работникам
В составе удержаний обязательно должен присутствовать налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Плательщиком данного налога является сотрудник.
Работодатель обязан удержать НДФЛ со всех доходов физических лиц. Некоторым сотрудникам положены вычеты по этому налогу. Сами по себе вычеты не выплачиваются, они просто уменьшают налогооблагаемую базу.
За счет вычетов удерживаемый НДФЛ становится меньше.
С дохода за январь в 20 000 рублей у сотрудника положено удержать НДФЛ 13 %. Сумма удержаний составит 20 000 × 13 / 100 = 2600 рублей.
- В случае если сотруднику положен вычет на первого ребенка (в 2019 году на первого ребенка вычет составляет 1400 рублей), то расчет удержания будет следующий.
- Сперва доход уменьшаем на вычет:
- 20 000 – 1400 = 18 600.
- Полученную сумму умножаем на 13 %:
- 18 600 × 13 / 100 = 2418.
- За счет вычета к удержанию у сотрудника будет сумма 2418 рублей (а не 2600, как было в первом примере).
Помимо заработной платы, сотрудник может получать различные компенсации и выплаты социального характера:
Как известно, заработная плата должна выплачиваться не реже чем два раза в месяц. То есть каждые пятнадцать дней. Однако работодатели имеют право производить расчеты чаще. Но никак не реже. Так как быть с расчетными листками, как часто их выдавать?
Если выплачен аванс, то выдавать расчетные листки не нужно. Подготовьте документы по итоговым расчетам за отчетный месяц. Раньше формировать расчетный листок не имеет смысла.
Выдайте документ не позднее дня, в котором произведена выдача заработной платы.
Исключений не предусмотрено. Даже если работник отправляется в отпуск в середине расчетного периода, то выдавать расчетный листок заранее не нужно, но можно. Например, если работник обратится с письменным заявлением о выдаче расчетного листка с отпускными.
Если работник увольняется, то подготовить расчетный листок нужно обязательно. Выдайте бумагу в последний рабочий день увольняющегося. Вместе с расчетным листком выдайте трудовую книжку и справку по форме № 182н. Дополнительно работник может затребовать и другие документы, например выписку из приказа об увольнении и так далее.
В силу ст. 136 ТК РФ расчетные листки выдаются вместе с заработной платой. Зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, следовательно, листки выдавать также нужно два раза. Однако согласно Письму Роструда от 24.12.
2007 № 5277‑6‑1 достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты, когда определены все составляющие зарплаты, так как при выплате первой части эти составляющие могут быть еще неизвестны.
Показывать в листке составляющие части за каждые полмесяца отдельно не требуется.
Кроме того, выдавать расчетный листок нужно при увольнении работника, чтобы он знал, какие суммы ему выплачиваются и за что.
А вот выдавать листок при выплате отпускных не требуется, несмотря на то что данная выплата считается оплатой труда за неотработанное время.
Роструд на сей счет сообщил, что выплата отпускных не относится к выплате заработной платы, поэтому выдавать в данном случае расчетный листок не нужно (Письмо № 5277‑6‑1).