Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документальное оформление хозяйственных операций как этап учетного процесса». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Приступая к разработке учетной политики, организация должна проанализировать все совершаемые в хозяйственной деятельности операции. Выявить операции, при документальном оформлении которых не используются унифицированные формы первичных документов. Разработать и утвердить формы первичных документов, по которым не предусмотрены унифицированные формы первичных учетных документов.

В соответствии со ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а также убытки, предусмотренные ст. 265 НК РФ), осуществляемые организацией, за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, оформленные первичными документами в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы классифицируются на основании различных признаков. Существуют бумаги, объединенные в группу на основании своего назначения:

• Распорядительные. В такой бумаге содержится разрешение на выполнение какого-либо шага. К примеру, это распоряжение управленца о выдаче премии.
• Оправдательные. Это бумаги, в которых присутствуют сведения о выполнении поручения. К примеру, это может быть отчет об авансах.
• Для оформления. Бумаги нужны для внесения записей в бухучет. Они будут применяться в учете. К примеру, это расчет перевода зарплат.
• Комбинированные. Это бумаги, в которых присутствуют характеристики распорядительной и другой первички. К примеру, это платежная ведомость.

Хозяйственная операция в бухгалтерском учете — это фиксирование фактов хозяйственной жизни предприятия. Отражение хозяйственных операций оказывает постоянное влияние на баланс активов и пассивов предприятия. Но ни одна хозяйственная операция не может нарушить его. Все фиксации деятельности происходят на основании первичных документов, заполненных в установленном порядке. Они и подтверждают факт совершенных операций.

Хозяйственные операции являются частью хозяйственного учета. Что собой представляет хозяйственный учет, читайте в статье «Хозяйственный учет — это…».

Описание проблемы

В условиях пандемии новой коронавирусной инфекции широко применяемой мерой по борьбе с распространением инфекции является перевод сотрудников организаций на удаленный режим работы. Такой режим предполагает изменение подходов к работе с документами, в том числе изменение порядка оформления в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни первичными учетными документами. Рекомендация Р‑113/2020‑КпР «Первичные учетные документы в условиях удаленной работы» содержит положения, применение которых позволяет эффективно организовать документальное оформления фактов хозяйственной жизни в условиях удаленного режима работы персонала организации.

Вместе с тем перевод сотрудников организаций на удаленный режим работы в 2020 году осуществлялся в экстренном порядке. В связи с этим большинство организаций не имели возможности осуществить необходимые мероприятия по изменению принятого в организации документооборота и надлежащим образом наладить другой порядок.

В результате организации столкнулись с ситуацией невозможности или затруднительности выполнения требований Федерального закона «О бухгалтерском учете» к оформлению фактов хозяйственной жизни первичными учетными документами. Между тем организации готовы выполнить эти требования позднее, когда карантинные условия будут сняты или смягчены, либо организация внедрит другой порядок документооборота, адаптированный к удаленному режиму работы сотрудников.

В этой связи возникает вопрос о своевременности документального оформления фактов хозяйственной жизни для их регистрации в бухгалтерском учете.

1. Регистрация факта хозяйственной жизни в бухгалтерском учете считается своевременной, если она обеспечила включение всех количественных показателей, неколичественных данных и другой информации, на которую повлиял данный факт, в бухгалтерскую отчетность организации.

2. Для целей бухгалтерского учета составление первичного учетного документа непосредственно после окончания факта хозяйственной жизни означает составление документа до момента использования содержащейся в нем информации при составлении бухгалтерской отчетности за период, в котором оформляемый факт имел место.

3. Под бухгалтерской отчетностью, указанной в пунктах 1 и 2 настоящей Рекомендации, понимается годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность, а также промежуточная бухгалтерская (финансовая) отчетность в случаях, если организация такую отчетность составляет.

4. Несмотря на то, что принятие настоящей Рекомендации обусловлено переводом сотрудников организаций на удаленный режим работы в условиях пандемии новой коронавирусной инфекции, положения настоящей Рекомендации по существу не являются чрезвычайными. Оформление первичными учетными документами фактов хозяйственной жизни и их регистрация в бухгалтерском учете в соответствии с настоящей Рекомендацией соответствует требованиям законодательства о бухгалтерском учете и может осуществляться как в текущих чрезвычайных условиях, так и в будущем после прекращения действия этих условий.

В соответствии с частью 2 статьи 1 Федерального закона «О бухгалтерском учете» (далее – Федеральный закон) бухгалтерский учет – формирование документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных Федеральным законом, в соответствии с требованиями, установленными Федеральным законом, и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности. Федеральный закон не устанавливает для бухгалтерского учета каких-либо иных целей и задач, помимо составления бухгалтерской отчетности. В свою очередь, в соответствии с частью 1 статьи 13 Федерального закона бухгалтерская (финансовая) отчетность должна составляться на основе данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета, а также информации, определенной федеральными и отраслевыми стандартами. Соответственно, требования Федерального закона к ведению бухгалтерского учета, в том числе к регистрации фактов хозяйственной жизни, оформлению их первичными учетными документами, должны рассматриваться в контексте составления бухгалтерской отчетности. При этом законодательство Российской Федерации о бухгалтерском учете не регулирует вопросы документального подтверждения каких-либо фактов для целей налогообложения, для целей решения имущественных вопросов между сторонами гражданско-правовых и трудовых договоров, а также для иных целей, не являющихся предметом регулирования Федерального закона.

В соответствии с частью 1 статьи 10 Федерального закона данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. В соответствии с частью 2 той же статьи не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета. При этом в соответствии с пунктом 4 части 4 статьи 10 Федерального закона обязательным реквизитом регистра бухгалтерского учета является помимо прочего хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета. Федеральный закон не содержит каких-либо положений, уточняющих значение слова «своевременной», помимо отмеченных выше положений статей 1 и 13. Исходя из этого под своевременной регистрацией факта хозяйственной жизни в бухгалтерском учете следует понимать его регистрацию настолько скоро, чтобы это обеспечило включение всех количественных показателей, неколичественных данных и другой информации, на которую повлиял регистрируемый факт, в бухгалтерскую (финансовую) отчетность организации, как годовую, так и промежуточную.

В соответствии с частью 1 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. В соответствии с частью 3 той же статьи Федерального закона первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Федеральный закон не содержит каких-либо положений, уточняющих значение словосочетания «непосредственно после». Исходя из изложенного выше под составлением первичного учетного документа непосредственно после окончания факта хозяйственной жизни следует понимать составление документа настолько скоро, чтобы это обеспечило своевременную регистрацию факта в регистрах бухгалтерского учета. С учетом приведенных выше пояснений о своевременности регистрации это означает, что первичный учетный документ должен быть составлен до того момента, когда содержащаяся в нем информация используется при составлении бухгалтерской отчетности за период, в котором оформляемый факт имел место. Это касается как годовой, так и промежуточной отчетности (если организация составляет промежуточную отчетность).

• Что такое налоговая база и налоговая ставка

  454 0

  Обнаруженная ошибка — не самое страшное. Гораздо печальнее, когда документ утрачен, еще хуже — если это коснулось значительного их количества. Причины могут быть самыми разными: халатность сотрудников, противоправные действия, стихийные бедствия и т.п.

  В первую очередь необходимо оценить масштабы потерь, создав специальную комиссию. Если причиной является, например, пожар или кража, то нужно обязательно получить соответствующую справку в государственных органах.

  Восстанавливать придется всю документацию, по которой еще не истек срок хранения. Но в первую очередь — постараться максимально быстро решить вопрос с данными за последние три года, которые могут «попасть» под налоговую проверку. Если информационная база не пострадала, то восстановить свои документы будет достаточно просто.

  Сложнее с той «первичкой» которая получена от контрагентов, или на которой требуются отметки сторонних организаций. В этом случае необходимо запросить у всех контрагентов заверенные копии или дубликаты.

  Важно!

  Сохраняйте все подтверждающие документы, связанные с восстановлением утраченной «первички»: от акта обследования до переписки с контрагентами. Это поможет в случае, если налоговики захотят оспорить подлинность восстановленных документов.

  В случае серьезных потерь для того, чтобы восстановить документацию и документооборот в бухгалтерском учете, может потребоваться помощь профессиональных консультантов.

  Организация документооборота в бухгалтерском и налоговом учете во многом определяет состояние бизнеса в целом.

  Без налаженной системы работы с документами неизбежны постоянные сбои всех бизнес-процессов. А если такая компания попадет в поле зрения проверяющих, то вряд ли удастся избежать серьезных санкций.

  Организация бухгалтерского документооборота при помощи аутсорсинговой компании — мудрое решение организаций, которые хотят иметь идеальный порядок в документах как в текущей работе, так и в случае проверок.

  Основным нормативным актом, который регулирует ведение учета в организации, является закон №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года. В закон регулярно вносятся изменения и поправки. Любой факт хозяйственной деятельности бизнеса подтверждается документально. Для бесперебойного и правильного функционирования предприятия требуется организация документооборота в бухгалтерском учете, его порядок утверждается руководителем.

  Принципы работы с первичной информацией в бухучете регулируются «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном приказом Минфина СССР №105 в июле 1983 года. Этот нормативный акт утратит силу только в январе 2022 г., согласно приказу Минфина №184 от 30 апреля 2020 г. В положении описаны требования к первичным документам, срокам их хранения и исправлению ошибок.

  По закону 129-ФЗ (статья 6 пункт 3) система движения официальных бумаг на предприятии утверждается в учетной политике. Это находит подтверждение в ПБУ 1/2008 «Учетная политика».

  По нормативным актам (пункт 1 статьи 7 ФЗ-402) организация бухгалтерского учета на предприятии и документооборот обеспечиваются его руководителем и главным бухгалтером. В обязанности этих лиц входит:

  • своевременное и корректное оформление «первички»;
  • отражение фактов хозяйственной деятельности в учете в установленные сроки;
  • контроль достоверности информации.

  Ответственным за организацию процесса является руководитель фирмы.

  Своевременность документального оформления фактов хозяйственной жизни

  Пример «первички» в бухучете — любой документ, подтверждающий сделки налогоплательщика. Речь идет о сделках, которые связаны с хоздеятельностью организации и имеют экономический смысл.

  Вся первичная документация бухгалтерского учета описана в ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документы нужно собирать и оформлять в соответствии с этим законом, чтобы подтвердить расходы и доказать ФНС правильность расчета налоговой базы.

  Составлять первичный документ нужно в момент осуществления хозоперации, так как документ подтверждают ее совершение. Как правило, это делает поставщик. Перечень первичной документации в бухгалтерии, сопровождающих сделку, зависит от типа сделки и может отличаться. Особо внимательно нужно относиться к документам по сделкам, в которых вы выступаете покупателем, так как это ваши расходы и вы больше поставщика заинтересованы в правильном оформлении документов. Налоговая может не зачесть «первичку» с ошибками.

  Первичку нужно хранить минимум 5 лет. В этот период ФНС может в любой день запросить документы у вас или ваших контрагентов, чтобы провести проверку. Также документы понадобятся в случае судебных споров.

  Раньше для хранения документов требовались стеллажи, папки и много бумаги. Теперь, чтобы освободить место в офисе и сэкономить время и деньги, перенесите архив первички в электронный вид. Бухгалтерские сервисы помогают систематизировать документы и хранить их сканы в электронном архиве — в таком и искать документы проще. В списке сервиса проще отслеживать нехватку первички, закрытие, оплату и документы по сделкам. Электронные документы заверяют электронной подписью.

  Если у компании не будет первичного документа, срок обязательного хранения которого еще не истек, она получит штраф от 10 до 30 тыс. рублей. Другая проблема потери документов — невозможность учесть расходы для расчета базы по налогу. В этом случае налоговая доначислит налог, и компании придется доплачивать.

  Все сделки компании можно разделить на три этапа:

  Первый этап — договор об условиях сделки. Его результатом будет договор и счет на оплату.

  Второй этап — оплата по сделке. Первичные документы, подтверждающие оплату:

  • Наличные расчеты — кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру, бланк строгой отчетности. Организации редко рассчитываются между собой наличкой, так как суммы расчетов через кассу ограничены суммой 100 тыс. рублей. Обычно наличными деньгами получают авансы или подотчетные деньги сотрудники.
  • Электронные расчеты, включая эквайринг, платежные системы или перечисления с расчетного счета — выписка с банковского счета.

  Третий этап — получение продукции. Требуется подтверждение факта получения покупателем товара или услуги, а продавцом — оплаты. Без подтверждающих документов налоговая не позволит учесть потраченные средства в расходах. Получение подтверждается:

  • товарной накладной;
  • товарным чеком;
  • актом выполненных работ или оказанных услуг.

  Сделки в разных компаниях существенно отличаются. Несмотря на это, есть перечень первичной документации, которая обязательна в бухгалтерии:

  • Договор.
  • Счет на оплату.
  • Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности.
  • Товарная накладная.
  • Акт выполненных работ или оказанных услуг.
  • Счет-фактура.

  Этот список документов по сделкам не исчерпывающий, он может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учета в организации.

  При заключении сделки стороны заключают между собой договор, в котором оговаривают все условия и детали будущих хозяйственных операций: сроки отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг, время для оплаты, способ расчетов и т.п.

  Дополнительно в договоре фиксируются данные о предмете сделки и цене. Права и обязанности сторон тоже нужно прописать, чтобы в суде было легче урегулировать возможные споры.

  Оптимально, если каждая сделка оформлена отдельным договором. Но компании нередко заключают с постоянными контрагентами один общий договор на ряд однотипных сделок сразу. Оформите два экземпляра договора с печатями и подписями сторон на каждом.

  Письменная форма договора нужна не всегда. Например, для сделки по купле-продаже подтверждающим заключение документом выступает кассовый или товарный чек.

  Первичные учётные документы: инструкция по применению

  Счет на оплату — это документ, в котором продавец устанавливает цену на свои услуги или товары.

  Покупатель соглашается с условиями поставщика в момент совершения оплаты. Законодатель не устанавливает форму счета, поэтому каждая компания составляет его по-своему. В счете прописывают условия сделки, сроки, порядок оплаты и поставки и т.д.

  Подпись директора или главбуха на этом документе не обязательны (ст. 9 № 402-ФЗ). Но чтобы со стороны налоговой или контрагентов не возникало вопросов, лучше ими не пренебрегать. Счет на оплату не дает возможности предъявить требования поставщику — в нем лишь фиксируется цена покупки. Покупатель же сохраняет за собой право требовать возврата денег в случае нарушения условий договора или незаконного обогащения поставщика.

  Первичные документы из этой группы подтверждают факт оплаты полученных покупателем товаров или услуг.

  К ним относятся кассовые и товарные чеки, платежные поручения и требования, бланки строгой отчетности. Платежку покупатель получает в банке, когда оформляет оплату безналичным платежом, а платежное требование может выставить поставщик. Товарный или кассовый чек поставщик выдает покупателю, когда тот оплачивает товар наличными деньгами.

  В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

  Первичные документы нужно хранить пять лет после года, в котором использовали их последний раз. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

  Формально организация может уничтожить первичку через пять лет. Но согласно разъяснениям Росархива, первичку с истекшим сроком хранения можно уничтожить только после того, как ее проверит налоговая и другие контролирующие органы, а также аудиторы (письмо Росархива от 26.03.2020 № 7/905).Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

  Вывод: первичные документы нужны налоговой для подтверждения доходов и расходов и правильного расчета налога. Их нужно хранить 5 лет. Документы оформляет поставщик, важно следить за их правильным оформлением.

  В первую очередь, первичные документы должны содержать правильно указанные обязательные реквизиты. По мнению Минфина, налогоплательщик может учесть расходы по первичке, если она содержит только несущественные ошибки.

  Такие ошибки не должны препятствовать точному установлению продавца и покупателя, наименованию товаров и их стоимости, других обстоятельств документируемого факта хозяйственной жизни (из письма Минфина от 4 февраля 2015 года № 03-03-10/4547).

  К сожалению, типичная обтекаемая формулировка объяснения чиновников часто не дает возможности четко понять, какие именно неточности или ошибки в первичных документах будут признаны несущественными.

  Например, является ли несущественной ошибкой, если в наименовании налогоплательщика указаны строчные буквы вместо заглавных? В другом своем письме — от 02.05.2012 № 03-07-11/130 Минфин указал, что такие ошибки, как замена заглавных букв строчными и наоборот; перемена букв местами; неверное указание организационно-правовой формы не являются препятствием для идентификации налогоплательщика (при верно указанном ИНН и других реквизитах).

  А вот существенными для первичных документов могут быть признаны следующие ошибки:

  • арифметические ошибки (неправильно указана стоимость/ количество товара или сумма налога);
  • разные наименования одного и того же товара (например, в спецификации к договору поставки конфеты названы «Конфеты вафельные в шоколаде», а в накладной – «Мишка на севере»);
  • неточные названия должностей тех, кто подписывает первичные документы (к примеру, в доверенности указано «Заместитель генерального директора», а в акте приемки – «Заместитель директора»);
  • суммы в цифрах не совпадают с теми же, но указанными прописью (вместо 155 000 руб. (сто пятьдесят пять тысяч рублей) написано 155 000 руб. (пятьдесят пять тысяч рублей).

  Налоговая инспекция может не принять расходы по таким первичным документам, проблемы возможны и у контрагента при вычете НДС.

  Исправлять первичные документы можно только корректурным способом (неправильный текст зачеркивается одной тонкой чертой, а сверху надписывается правильный текст). Исправления сопровождаются надписью «Исправлено», датой и подписями ответственных лиц. Недопустимы исправления приходных и расходных ордеров, банковских документов и БСО. Их надо составлять заново.

  Обращайте внимание на то, чтобы первичные документы подписывались в период действия выданной на их подписание доверенности, иначе проверяющие посчитают, что документы подписал неуполномоченный на то сотрудник. То же самое надо отслеживать и относительно подписей на вашей первичке представителей контрагентов: выданные им доверенности должны быть актуальными.

  При оформлении первичных документов надо быть внимательным не только к их заполнению, но и к соответствию их дат и других реквизитов другим документам, например, договорам и счет-фактурам. Так, спорным будет вычет НДС по счет-фактуре, составленной раньше товарной накладной.

  Вопросы у налоговых органов вызовут накладные или акты, подписанные раньше договора, исполнение которого подтверждают первичные документы. Из этой ситуации есть выход, предусмотренный пунктом 2 ст. 425 ГК РФ: указать в тексте договора такую оговорку «Условия настоящего договора применяются также к отношениям сторон, возникшим до его заключения».

  Или, например, в акте указано, что работы выполнены в период с 10 по 30 марта, в то время как в договоре срок работ установлен как с 10 по 30 апреля. В этом случае можно составить дополнительное соглашение к договору, где указать фактический срок выполнения работ или в самом акте указать, что работы были выполнены досрочно.

  Подрядчикам надо быть внимательным при подписании заказчиком актов о выполнении работ. Если по договору подряда привлекались субподрядчики, то акты с ними подрядчик должен подписать до того, как работы будут сданы заказчику. При несоответствии этих дат налоговики могут посчитать расходы на субподрядчика необоснованными и не признать их при расчете налоговой базы.

  Бухгалтерский документооборот: организация и порядок ведения

  В бухучете должно быть отражено несколько обязательных трат промышленной компании:

  • зарплата сотрудникам, обязаны быть учтены все люди, участвующие в деятельности организации, в том числе и управленческий персонал;
  • предметы труда, используемые для обеспечения функционирования фирмы и рабочих линий;
  • амортизация и ремонт оборудования, зданий, автопарка и др.

  Стоит обратить внимание, что в себестоимость они будут включаться лишь частично (например, сырье, зарплата сотрудникам цеха), а остальные будут косвенными.

  График документооборота: образец

  Счет-договор (оферта)

  Договор поставки: образец

  Требования к товарному чеку

  Сроки хранения книг покупок и продаж

  Документирование хозяйственных операций — процесс первичной регистрации свершившихся фактов деятельности организации и начальный этап ведения бухгалтерского учета. В переводе с латинского «документ» означает: доказательство, свидетельство. Любая хозяйственная операция оформляется документом — письменным свидетельством, подтверждающим ее совершение и делающую ее юридически законной и обоснованной. Благодаря составленному документу фиксируется дата, время, место хозоперации, учтенный факт деятельности и ответственные за него лица.

  Первичным бухгалтерским документов является любой носитель информации, при помощи которого зарегистрирована хозяйственная операция. По установленным требованиям документ оформляется во время совершения операции или сразу после него: дата документа не может быть хронологически раньше момента фактического совершения факта хозяйственной жизни. Документирование — это неотъемлемая часть бухгалтерского учета, где любые записи осуществляются только на основании правильно составленных и подписанных первичных документов.

  Цель: Ознакомить с основными принципами документирования хозяйственных операций и требованиями к организации документооборота.

  Задачи:

  1. Усвоить категорию «первичные документы».

  2. Изучить состав обязательных реквизитов первичных учетных документов.

  3. Изучить общие требования организации документооборота.

  4. Изучить требования к хранению документов.

  1. Документация, ее сущность, значение, реквизиты документов

  Для отображения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать. Документы классифицируются по однородным признакам: по назначению, порядку составления, способу отражения операций, месту составления, порядку заполнения. Классификация документов представлена на рис. 1

  Движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их в бухгалтерском учете и последующей передачи в архив, называется документооборотом.

  Документооборот на каждом предприятии устанавливается главным бухгалтером, он является элементом учетной политики предприятия. Для рациональной организации документооборота на предприятии должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя график документооборота.

  График документооборота позволяет задать схему и сроки прохождения документов внутри бухгалтерии по отдельным рабочим местам.

  Основные этапы документооборота:

  1. Составление и оформление документа.

  2. Прием и проверка документа в бухгалтерии.

  3. Движение документа по рабочим местам бухгалтерии и использование его в учете.

  4. Перечень должностных лиц, ответственных за организацию обработки документов и соблюдение сроков их обработки.

  5. Подшивка документов в папки (дела) и передача их в архив.

  На начальном этапе составления графика главный бухгалтер устанавливает круг лиц, работающих с первичными документами. Каждому лицу вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.

  Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшивают в папки (дела) и передают на хранение в текущий архив, где обеспечивают их сохранность и удобство хранения. Каждой папке присваивается номенклатурный номер. Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера. Изъятие документов может производиться только органами дознания, следствия, прокуратуры, налоговыми инспекциями на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку должностному лицу предприятия.

  С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, главный бухгалтер вправе снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты их изъятия.

  В соответствии с перечнем типовых документов и ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст.17) предприятия должны обеспечить хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

  Контрольные вопросы:

  1. Что представляет собой документация?

  2. Что такое документ?

  3. Что такое реквизит? Виды реквизитов.

  4. Что такое унификация и стандартизация?

  5. Какие требования предъявляются к заполнению документов?

  6. Что такое бухгалтерская обработка документов?

  7. Для чего производится проверка документов?

  8. Рассказать признаки классификации документов.

  9. Как организуется документооборот?

  10. Как организовано хранение документов?

  11. Кто имеет право изымать документы из архива?

  • СУЩНОСТЬ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 2020 / Мещерякова К. И., Иванов Д.Р., Иванова И. Г.
  • Организация и ведение документооборота, его основные этапы 2015 / Жминько Надежда Сергеевна, Васильев Вячеслав Павлович, Тритяк Юлия Александровна
  • АКТУАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ФОРМИРОВАНИЯ БУХГАЛТЕРСКОЙ ИНФОРМАЦИИ ПРИ ВНЕДРЕНИИ ЭЛЕКТРОННЫХ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ 2020 / Астахова Е.Ю., Щербинина Ю.В.
  • Электронный документооборот в бухгалтерском учете: проблемы практического применения 2018 / Тихонова Ирина Васильевна
  • Перспективы применения программы 1С в документировании кадровых процессов 2019 / Куракова Татьяна Валерьевна, Куракова Софья Викторовна

  Первичный учетный документ представляет собой оформленное письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, имеющее как экономическое, так и правовое (доказательное, оправдательное) значение. Показатели документа должны раскрывать суть и все особенности этой операции, служить базой для оперативного управления и контроля за хозяйственными процессами, совершаемыми и организации, содержать информацию, необходимую и достаточную для организации бухгалтерского учета, анализа, контроля и осуществления других функций управления, для составления отчетности, а также юридической доказательности в определенных ситуациях.

  Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
  Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
  Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

  Первичная документация в бухгалтерии

  Как вы уже поняли, первичный документ в подавляющем большинстве случаев является основой для отражения хозяйственных операций как в бухгалтерской, так и в других видах отчетности, в том числе налоговой. В связи с этим важно знать, какие именно документы соответствуют этому статусу. Давайте разбираться!

  Такой документ является первичным. Причем предприятия могут использовать как официально утвержденную форму накладной, так и самостоятельно разработанную.

  Типовая форма № М-11 «Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов», используемая для учета отпуска материальных ценностей покупателям, утверждена приказом Минстата от 21.06.96 г. № 193. В описании этой формы сказано, что в случае отпуска материальных ценностей сторонним организациям накладная-требование выписывается на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов в двух экземплярах, каждый из которых подписывает главный бухгалтер или лицо, на это уполномоченное. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй — их получателю. В учете поставщика накладная-требование служит основанием для отражения доходов от реализации.

  Не трудно заметить, что в последнее время документы, используемые субъектами хозяйствования в их деятельности, все чаще составляются в электронном виде. Не удивительно, ведь это и удобно, и быстро, и экономно. Но вместе с тем необходимо знать специфику составления таких документов. О ней и поговорим.

  Легализация документов, как указывает ГФСУ в своем разъяснении, размещенном в подкатегории 102.18 БЗ, представляет собой процедуру, прохождение которой является условием придания доказательной силы иностранным официальным документам на территории Украины.

  Наиболее распространенными видами иностранных документов, подлежащих легализации, являются:

  1) документы, подтверждающие государственную регистрацию предприятия-нерезидента в стране своего местонахождения (выписка из торгового, банковского либо иного аналогичного реестра). Легализация таких документов требуется, например, в случаях:

  • Любая хозяйственная операция должна быть зафиксирована в первичном документе.
  • Первичные документы имеют юридическую силу и доказательность как в бухгалтерских, так и в налоговых целях только при наличии обязательных реквизитов.
  • Электронные документы создают и применяют в бухгалтерском учете с соблюдением требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.
  • Документ, составленный на иностранном языке, необходимо перевести на украинский язык, а также в определенных случаях легализировать.
  • Ошибки в первичных документах и учетных регистрах, созданных в бумажной форме, исправляют одним из следующих способов: «красное сторно», дополнительных бухгалтерских проводок либо корректурным.
  • Хозоперации отражают в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены.
  • Первичные документы и приложения к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и стали основанием для записей в регистрах бухучета и налоговых документах, а также учетные регистры в общем случае нужно хранить не менее 3 лет.

  Хозяйственные операции в бухучете: примеры

  ОСНОВЫЙ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА БУХГАЛТЕРСКИЕ ПРОВОДКИ В РАЗРЕЗЕ РАЗДЕЛОВ УЧЕТА СЧЕТА БухгалтерскОГО УЧЕТА БухгалтерскАЯ ОТЧЕТНОСТЬ АУДИТ Задачи по бухгалтерскому учету с решением Курсовые по бухгалтерскому учету на примере предприятия курсовые работы по аудиту курсовые работы по анализу Дипломные работы на заказ
  • Управленческий учет
  • Бюджетирование
  • Инвестиционные проекты
  • Казначейство
  • МСФО и трансформация
  • Автоматизированные системы
  • Система менеджмента качества
  • Документооборот
  • Тесты (без ответов)

  Слово «документ» происходит от латинского documentum — доказательство. Под термином «документ» следует понимать письменное доказательство, свидетельство.

  Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28) документ (документированная информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В качестве материального носителя допускается использование любого материального объекта, пригодного для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в т.ч. в преобразованном виде. Однако для целей оформления документов в бухгалтерском учете применимы только бумажные или машинные носители информации. Эта норма содержится в Федеральном законе от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

  Согласно ГОСТ Р 51141-98 документом на машинном носителе является документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной. Законом о бухгалтерском учете установлено, что организация обязана изготавливать за свой счет копии документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

  Обратите внимание! Составление и хранение первичных документов на машинных носителях следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». ЭЦП является аналогом собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении условий, установленных п. 1 ст. 4 вышеназванного Закона:

  1) сертификат ключа подписи действует на момент подписания электронного документа;

  2) подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

  3) электронная подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

  Документ получает статус официального, если создан юридическим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке (ГОСТ Р 51141-98). Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299, который классифицирует унифицированные формы управленческих документов с присвоением им кодов. Требования к составу реквизитов документов, к оформлению их реквизитов, а также к бланкам документов содержатся в Государственном стандарте «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 6.30-2003), принятом и введенным в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

  Все записи на счетах бухгалтерского учета основываются только на документах. Бухгалтерский документ является письменным подтверждением на право совершения или действительного совершения хозяйственной операции. Оформление хозяйственных операций документами называется документацией. При помощи документации производится сплошное отражение хозяйственных операций в момент и на месте их совершения. Таким образом, документация — одна из отличительных особенностей бухгалтерского учета, когда все записи производятся только на основании полноценных документов.

  Существует понятие «классификация бухгалтерских документов» — их группировка по определенным признакам с целью изучения и правильного использования. Такими признаками являются назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные признаки. Группировка документов по перечисленным признакам приведена в табл. 3.

  Таблица 3

  Группировка документов по признакам

  Признак	Виды документов
  Назначение документа	Распорядительные; оправдательные; комбинированные; документы учетного оформления
  Порядок составления	Первичные; сводные
  Порядок отражения хозяйственных операций	Разовые; накопительные
  Место составления	Внутренние; внешние
  Качественные признаки	Полноценные; неполноценные

  Для отражения деятельности используются различные документы. По назначению одни делятся на распорядительные, исполнительные, комбинированные, бухгалтерского оформления.

  В распорядительных есть распоряжение (приказ) на совершение операции, но не в них нет подтверждения факта осуществления. Оправдательные документы – подтверждают совершение операции, отражаются в учете. Такими документами можно считать – акты приемки-передачи.

  Бухгалтерские документы – составляются сотрудниками бухгалтерии. Составляются когда нет оправдательных документов, чтобы операцию можно было отразить. Накопительные ведомости, различные справки.

  Комбинированные документы – совмещают две функции, оправдательную и распорядительную, бухгалтерскую. Накладная на отпуск товара, приходно-кассовый ордер.

  По порядку составления документы можно разделить на первичные или сводные. Первичные составляются на каждую операцию в момент совершения. Приходный кассовый ордер, платежное поручение, акт списания основных средств. Сводные составляются на основе первичных. Авансовые или кассовые отчеты.

  По способу отражения – разовые или накопительные. По месту составления – внешние и внутренние.

  Все стадии движения, которые проходят первичные документы, составляют документооборот. Эффективная его организация обеспечивает полноту и достоверность информации в бухгалтерском учете. Одна из задач документооборота – это экономичное и рациональное ведение учета. Для целей учета надо стремиться, чтобы одна операция осуществлялась одним документов, а ряд однотипных операций – одним сводным документом. Движение документов должно отслеживаться графиком документооборота. Такой график составляет главный бухгалтер, утверждается он приказом руководителя.

  В целом документы бухгалтерского учета можно разделить на три уровня: первичная учетная документация, регистры бухгалтерского учета и отчетная бухгалтерская документация. Такая градация полностью отвечает определению документооборота в бухгалтерском учете, последовательности и логике документирования хозяйственной деятельности организации.

  Первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, служат документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции.

  Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

  Бухгалтерская отчетность представляет собой единую систему данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемую на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.

  Все документы, с которыми бухгалтеру приходится сталкиваться в ходе работы, можно разделить на 4 большие группы:

  1. Организационно-распорядительные (включают в текст распоряжение на совершение операции, они не подтверждают того факта, что данная операция выполнена, не служат основанием для отражения бухгалтерских проводок, они лишь дают приказ выполнить определенное действие) — примеры: чеки на снятие наличных в банке, платежные поручения на перечисление безналичных средств, приказы, распоряжения.
  2. Оправдительные или исполнительные (огромная группа документов, которые являются основанием для отражения проводок и подтверждают факт выполнения хозяйственной операции) — примеры: накладные, акты, инвентаризационные описи и т.д.
  3. Документы бухгалтерского оформления (нужны лично бухгалтеру, чтобы отразить с помощью проводок те суммы, для которых не составляются оправдательные бумаги, они облегчают работу) — примеры: калькуляции себестоимости, ведомости амортизации, справки о различных расчетах или ошибках в бухучете.
  4. Комибинированные (о данном понятии говорят, когда один документ обладает свойствами нескольких групп — например, одновременно содержат распоряжение на выполнение операции и подтверждение ее выполнения) — примеры: расчетно-платежные ведомости, накладные на внутренние перемещения МЦ.

  Любые ошибки в учетных бухгалтерских документах нужно исправлять, иногда для этого приходится оформлять бланк заново, иногда можно внести корректировки непосредственно в оформленную бумагу.

  Если документ допускает внесение исправление, то сделать это нужно с помощью аккуратного зачеркивания неверных данных одной чертой и написание рядом верхной информации.

  Лицо, внесшее исправление, должно заверить его с помощью надписи «исправлено и согласовано с лицами, составившими документ», а также личной подписи и даты корректировки формы.

  Не подлежат исправлению:

  • приходные и расходные кассовые ордера;
  • денежные чеки;
  • банковские бумаги.

  При допущении ошибок в той документации, которую нельзя исправлять, необходимо брать новый бланк и заполнять его заново.

  У кого есть право подписи?

  Руководитель организации определяет круг лиц, которые наделяются правом подписи первичных документов. Для этой цели составляется приказ, где приводятся данные ответственных лиц, а также список документации, которую они могут заверять.

  Сам руководитель имеет право подписать любой документ компании. Обычно правом подписи также наделяется главный бухгалтер, бухгалтер и иные лица, в зависимости от вида документации.

  Некоторые первичные бумаги для юридической значимости обязательно заверять круглой печатью. Ставится печать только на подпись директора компании. Иные лица вправе подписывать документацию на основании приказа или доверенности.

  
  

  Похожие записи:

  • Где выдают медицинские книжки в Челябинске
  • Каким образом должна компенсироваться сверхурочная работа 1 ст.152
  • Можно ли выписать человека из квартиры с временной регистрацией без его согласия