Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужно ли регистрировать книгу жалоб и предложений в налоговой». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В нашем интернет-магазине вы найдёте современное оборудование по специальной цене от 2000 руб.
Узнать подробности
Книгу жалоб отменили: работа с претензиями в 2021 году
Если вы являетесь владельцем ресторанного бизнеса, салонов красоты, химчисток, турфирм или других видов бизнеса по оказанию каких-либо услуг, то книгу жалоб и предложений необходимо оставить. Ведь по закону организации, которые занимаются оказанием услуг потребителям, обязаны иметь жалобную книгу.
Вне зависимости от того, отменили ли книгу жалоб и предложений или нет, потребитель имеет право направить претензию владельцу. Претензией могут являться заявления, требования, жалобы. Однако, в сущности, потребитель попросту хочет что-то от вас и считает, что может требовать это по закону. К примеру, человек может потребовать возврата уплаченной денежной суммы, если товар оказался некачественным. Или же потребовать замену товара или услуги, если она не соответствует комплектации или ненадлежащего качества.
В случае допущения потребителем ошибок при составлении жалобы (неправильное оформление, ошибки в названии компании), судебные органы также могут признать составленную претензию действительной. Основным фактором является наличие в жалобе требования, которое не нуждается в аргументации нормативными актами.
Таким образом, с претензиями и их содержимым, если ваша компания их получила, необходимо разобраться и как можно скорее. В случае правоты потребителя, необходимо удовлетворение всех его требований. А в случае неправоты, потребуется составление ответа на претензию, желательно с учетом юридического обоснования отказа. Если компания проигнорирует жалобу или же неправомерно откажет в выполнении требований, то судья может наложить штраф, ссылаясь на статью 13 «Закона о защите прав потребителей», а это:
Половина денежных средств от суммы, которую потребовал потребитель. Это значит, что если истец требовал 30 000 рублей, то при наложении штрафа, компания выплатит их и плюс 15 000 сверху в счет штрафа.
Досудебные претензии входят в список юридически значимых сообщений, которые не могут быть проигнорированы компаниями. А это значит, что они подпадают под пункт 65 Постановления Пленума ВС РФ. Согласно этому пункту, юридически значимые сообщения могут отправляться на электронную почту компаний или посредством других видов связи, если это не запрещено законом или не прописано в договоре. Главное — возможность достоверного установления отправляющего и адресата претензии.
Попросту говоря, при отсутствии в договоре запретов на использование электронной почты, мессенджеров или смс-сервисов компании (если они в открытом доступе), покупатель имеет право направлять претензии любым доступным способом. При игнорировании отправленных претензий, компании будет выписан штраф.
Тем не менее, несмотря на отмену книги жалоб в 2021 году, многие компании не собираются отказываться от них. Хотя некоторые отмечают, что потребители сами редко пользуются возможностью написания отзывов в книгах. Все чаще люди используют другие доступные способы получения нужной информации: обратная связь на сайтах, онлайн-чаты поддержки, а также контактные центры компаний. Кроме того, пользователи интернета часто пишут отзывы на различных сайтах и в социальных сетях.
Книгу жалоб отменили. Как теперь работать с претензиями клиентов?
Нельзя точно сказать, почему отменили книгу жалоб и предложений только для компаний розничной торговли. Однако весь остальной бизнес обязан иметь ее в наличии, так как за отсутствие можно получить штраф до 30 000 рублей. Компаниям не обязательно реагировать на все записи в книге: положительные отзывы можно оставить без ответа. В то же время, вне зависимости от наличия книги жалоб, компании обязаны отвечать на досудебные претензии потребителей, и в случае правоты удовлетворять требования в указанные законом сроки, чтобы не получить штраф.
Как и при эксплуатации любой модели ККТ, возникают ошибки при работе с кассой АТОЛ. Чтобы их устранить, определите причину. Именно от нее зависит ход дальнейших действий. Рассмотрим ошибки кассы АТОЛ, определим причины и способы их устранения. Соберем наиболее распространенные в ТОП-10. Онлайн-кассы Атол по выгодным ценам Большой выбор оборудования по 54 ФЗ. Все кассы по ценам производителя с официальной гарантией….
Стоит отметить, что новые правила торговли избавили от обязанности иметь книгу жалоб (или книгу отзывов и предложений) только организации розничной торговли, то есть интернет-магазины,флайн-магазины.
Если у вас ресторан, парикмахерская, химчистка, турагентство или другой бизнес, связанный с оказанием услуг, книга отзывов и предложений по-прежнему должна быть. Книга отзывов и предложений обязательна для организаций, которые работают с потребителями.
Каких-то особых инструкций к ведению книги жалоб нет — главное, чтобы она была в наличии и выдавалась потребителю по первому требованию. Пожеланий к форме тоже нет — книгу жалоб можно купить в канцелярском магазине или использовать простую тетрадь. Обычно книгу размещают в уголке потребителя.
Претензия может называться как угодно — например, заявление, требование, жалоба. Главное — суть: потребитель требует от вас что-то и считает это требование законным. Например, это может быть заявление на возврат денег за проданный некачественный товар. Или требование заменить товар, потому что он не работает.
Если потребитель допустит в жалобе ошибку в оформлении, например, обратится к конкретному сотруднику или не оформит «шапку» с названием компании, суд все равно может признать такой документ претензией. Главное, чтобы в нем содержалось требование. Аргументировать его ссылками на нормативные акты потребитель не обязан.
Главное правило ответа на претензии, поступившие в компанию в любой форме, — разобраться в ситуации с точки зрения закона. Ведь когда потребитель оставляет претензию, он считает, что его права ущемили, значит, есть какая-то статья закона, которая регулирует проблему.
- Если потребитель прав, нужно удовлетворить его требования — например, поменять товар, отремонтировать его, вернуть деньги.
- Если потребитель ошибается, нужно дать аргументированный ответ, почему он ошибается и почему в этой конкретной ситуации прав бизнес. Желательно готовить такие ответы со ссылками на законы — так потребитель может не возмущаться из-за отказа, а проверить ваши доводы.
Оставляйте себе доказательство того, что клиент получил ответ. Например, если претензия оставлена в книге жалоб, дайте ответ клиенту в ней же и продублируйте его заказным письмом с описью вложения. Если дело дойдет до суда, сможете доказать свою добросовестность.
Срок, за который необходимо дать ответ, зависит от сути претензии. Обычно он указан в соответствующей статье «Закона о защите прав потребителей». Вот наиболее распространенные ситуации.
Кто обязан иметь книгу отзывов и предложений?
- Книгу жалоб отменили только для компаний розничной торговли. Остальной бизнес, продающий товары и оказывающий услуги физлицам, книгу жалоб иметь должен. В противном случае компании грозит штраф в размере 20 000–50 000 руб., а ИП — 10 000–20 000 ₽.
- Реагировать бизнес должен не на все записи в книге жалоб. Если это отзыв или предложение, на всякий случай можно просто сделать отметку о том, что запись посмотрели. Разбираться и отвечать нужно обязательно, если клиент оставил претензию.
- Претензия может называться как угодно, например, заявление, требование, жалоба. Главное — потребитель требует от вас что-то и считает это требование законным.
- Претензией считается не только запись в книге жалоб или письменное обращение, отправленное по почте или переданное секретарю. Если прямого запрета в договоре нет, потребитель может обратиться к бизнесу через электронную почту, смс или мессенджер, а также через социальные сети.
- Если потребитель прав, нужно удовлетворить его требование. Если не прав, нужно ответить ему отказом, желательно с аргументацией, со ссылками на законы.
- По закону данный документ должен располагаться на заметном месте (например, на кассе или специальном стенде при входе), но некоторые организации предпочитают держать его «под столом», выдавая его посетителям «по требованию». Несмотря на распространенность такого подхода, в случае проверки он может вызвать неудобные вопросы со стороны представителей контролирующей службы.
- Рядом с книгой отзывов и предложений обязательно должна находиться ручка, но не карандаш, чтобы у сотрудников предприятия не возникало желания стереть негативные отзывы. Кроме того, посетителю должно быть предоставлено удобное место для внесения записи в книгу, то есть как минимум стул и стол. При этом клиент имеет полное право не предоставлять администрации заведения никаких личных документов и оставить запись анонимно (правда в этом случае, рассчитывать на письменный ответ со стороны учреждения не придется).
- Книга отзывов и предложений всегда должна храниться в организации, которой она принадлежит, передавать ее кому-либо на предмет снятия копий или проверки внесенных в нее сведений, в том числе сотрудникам надзорных структур нельзя.
- Руководитель (директор или генеральный директор) компании-держателя книги отзывов и предложений или уполномоченное действовать от его имени лицо должны не реже одного раза в три месяца проверять правильность ведения документа.
Единого, унифицированного образца книги нет, так что предприятия и организации могут составлять ее в свободной форме, хотя бы даже в виде тетради. Тем не менее, есть стандартный перечень данных, который должен обязательно в ней содержаться.
- Вся необходимая информация о компании, которой она принадлежит, в том числе
- ее полное наименование (в соответствии с учредительными документами),
- адрес,
- ФИО директора.
- Сведения об инстанции, которая занимается контролем за деятельностью организации.
- На бланках, отведенных для собственно мнений и предложений, отводится место для внесения контактов посетителей.
Книга относится к перечню документов строгой отчетности, поэтому к ней необходимо относиться очень внимательно. Списывать ее можно только после того, как все листы в ней будут заполнены, а до этого, каждый год необходимо продлевать ее действие путем внесения соответствующей записи.
На первой странице документа (титульном листе) вписывается полное наименование предприятия-держателя книги. Строку «Зарегистрирована» заполнять не надо, поскольку процедура регистрации данных книг до сих пор не определена. Далее указываются
- дата начала ведения книги,
- номер документа,
- фамилия, имя, отчество руководителя организации,
- подпись руководителя.
Здесь приводится пример заполнения книги посетителем. На лицевой стороне листа пишется собственно отзыв/предложение, с обязательным указанием его даты.
Если мнение касается кого-то из работников предприятия, необходимо указать его должность, фамилию, имя, отчество, а также конкретные причины, побудившие к написанию заявления.
Нужно ли регистрировать книгу жалоб и предложений?
На оборотной стороне листа посетитель должен внести свои контактные данные: фамилию, имя, отчество, адрес и телефон.
Ниже администрация организации в установленные сроки описывает меры, принятые по результатам записи. Здесь же должна стоять подпись начальника заведения и дата ответа.
В завершение ставится дата отправления ответа заявителю и отметка со стороны руководителя организации.
Администрация торговой точки, заведения общепита и др. организаций, занимающихся продажей товаров или предоставлением услуг, обязана своевременно отреагировать на поступившее мнение, независимо от того, благодарность это, хвалебный отзыв, претензия или предложение по улучшению работы.
Если это критика действий кого-либо из сотрудников предприятия, то она должна быть проверена и только при наличии доказательств вины сотрудника, к нему могут быть применены дисциплинарные меры воздействия.
- В саму книгу отзывов и предложений должна быть внесена запись о принятых мерах (на оборотной стороне листа с мнением посетителя).
- В пятидневный период о реакции администрации в письменной форме необходимо сообщить и автору заявления (при условии, что он оставил свои координаты в книге). Причем ответное письмо необходимо писать в двух экземплярах, один из которых нужно отправлять через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении, а второй оставлять на предприятии и хранить в течение одного года с момента написания.
Книга должна быть на видном и доступном месте. Можно разместить её в уголке потребителя.
Клиент может пожаловаться в Роспотребнадзор, и тогда к вам придут с внеплановой проверкой.
Если клиент не обращается в Роспотребнадзор, а жалоба не касается возврата денег или возмещения ущерба, за отсутствие ответа вас никто не накажет.
1. Экономить деньги и время. Если вовремя решить проблему клиента, он не станет писать на вас жалобы и вы сможете избежать внеплановых проверок и судов.
2. Получать обратную связь. Клиенты пишут не только жалобы. Они могут что-то спросить, предложить хорошую идею или просто поблагодарить за отличную работу. А ещё в книгах отзывов конкурентов можно подсмотреть их слабые места.
3. Следить за сотрудниками. Можно узнать, чьей работой клиенты довольны, а кого ругают, и принять меры: наказать непутёвых сотрудников и наградить тех, кто хорошо справляется.
Книга отзывов и предложений: как оформить, вести и использовать
Книга отзывов и предложений обязательно должна быть:
- в магазинах;
- в ресторанах, кафе, барах, столовых;
- в аптеках;
- в парикмахерских и салонах красоты;
- в химчистках, ателье, мастерских;
- в автосервисах;
- в турагентствах.
Что нужно сделать:
1. Купите книгу в магазине или сделайте сами, можно даже из обычной тетради. Главное — написать на обложке: «Книга отзывов и предложений».
2. Давайте книгу клиентам по первому требованию.
3. Отвечайте на отзывы клиентов:
- если клиент пишет заявление на возврат денег или возмещение ущерба — в течение десяти дней,
- в остальных случаях — в любое время, но лучше как можно быстрее, чтобы клиент не пожаловался на вас в Роспотребнадзор.
Если книги отзывов и предложений нет или вы не дали её клиенту, вас могут оштрафовать.
По закону документ для записи отзывов и предложений должны иметь в своих стенах организации:
- муниципальные и государственные;
- оказывающие какие-либо услуги;
- работающие в сфере общепита;
- занимающиеся торговлей.
Данный документ может быть весьма полезным для руководителя организации, так как он дает ему возможность разрешить возникший с посетителем конфликт, не вынося, как говорится, из избы сор.
Что касается регистрации книги в 2019 году, то Роспотребнадзор не настаивает, чтобы обслуживающие и торговые организации проходили процедуру регистрации книги отзывов и предложений в официальном порядке. Данная процедура необязательна.
Однако, случается, что во время проверок проверяющие органы могут задавать дополнительные вопросы. В этом случае зарегистрированная книга может помочь избежать их, и не создаст в работе препятствий. А это большой плюс. После процедуры регистрации книге присваивается номер, который необходимо будет в нее внести, подтвердив тем самым юридическую силу документа.
Каких-либо строгих требований к клиенту при заполнении книги отзывов и предложений нет. Он может написать свою претензию или предложение от руки, в свободной форме. Но если клиент хочет достичь конкретного результата от высказанной претензии, он должен описать все, что его не устраивает, в деталях. Например, если его не устроили услуги, оказанные конкретным сотрудником заведения, то следует упомянуть в описании его имя, а также дату, когда произошел этот инцидент. Это облегчит руководителю процесс разрешения конфликта между его сотрудником и клиентом заведения.
Каждую запись рекомендуется писать на новой странице разборчивым почерком, не допуская грязи. При желании клиент может оставить номер своего телефона, но это необязательно. Руководитель обязан отреагировать даже на анонимную жалобу. А если клиент все же оставит номер своего телефона, то, как только проблема будет решена, ему отзвонятся и сообщат об этом.
Обычно на решение вопроса отводится 2 дня, но в некоторых случаях срок может увеличиться до 14 дней. А в течение 10 дней клиенту, который потребовал вернуть ему деньги, которые он заплатил, например, за некачественный товар, они должны быть возвращены.
Жалобная книга: что значит декабрьское постановление № 2463 для аптек
Данный документ должен присутствовать в каждом ресторане, кафе и других местах, куда приходят люди, чтобы поесть. Эта норма прописана в Правилах, регламентирующих оказание услуг в местах общепита. Такие заведения должны вести книгу установленного образца, а их администрация – позаботиться о том, чтобы каждый посетитель мог при желании получить к ней беспрепятственный доступ.
В случае отсутствия жалобной книги в ресторане, по отношению к нему могут быть приняты дисциплинарные и административные меры.
Книгу для записи отзывов и предложений можно сделать самостоятельно, только придется запастись необходимыми для этого материалами и инструментами. К ним относятся:
- общая тетрадь;
- плотная нить или шнур;
- ножницы;
- шило;
- листок бумаги;
- обычная шариковая ручка;
- клей.
Конечно, в магазинах продаются книги отзывов более презентабельного вида и, как правило, с красивой твердой обложкой. Но если постараться, то и книгу ручной работы можно сделать очень аккуратной и красивой. Правда, на это придется потратить время.
Главное помнить, что такая книга является документом, необходимым для поддержания имиджа организации, а ручное оформление, каким бы аккуратным оно не было, все-таки будет уступать готовому магазинному варианту по уровню стиля.
За ведение документа обязательно должно быть назначено ответственное лицо. В зависимости от формы предпринимательской деятельности, им может быть:
- сам предприниматель, занимающийся своим бизнесом;
- руководитель организации (после изданного Приказа);
- кто-то из сотрудников (также после изданного Приказа).
На сегодняшний день существует ряд правил ведения и хранения данной книги:
- Она должна храниться на видном месте, в легкой доступности для клиентов организации. Чаще всего ее вешают в уголке потребителя.
- Нельзя выносить ее из организации и делать копию.
- Выдавать документ клиенту сотрудники организации должны по первому требованию.
- Вопросы о том, для чего ему нужен этот документ, являются неправомерными.
- Изъявившему желание сделать запись в книге клиенту должны быть предоставлены принадлежности для письма.
- Тот, кто виновен в описанной в документе ситуации, обязан написать объяснительную записку.
Ни один законодательный акт не предусматривает необходимость регистрации книги жалоб и предложений. Однако для каждого лица, предоставляющего услуги потребителю, важным будет узнать нет ли такой необходимости в отдельном регионе РФ. Для этого организации, предоставляющей услуги или поставляющей товары, нужно обратиться в местный филиал Роспотребнадзора.
Поскольку Закон о защите прав потребителей не предусматривает регистрацию книги отзывов и предложений, поэтому нет необходимости регистрировать в уполномоченных органах. Однако при оформлении документа присутствует положение, касающееся наименования организации, которая уполномочена проводить регистрацию и дата совершения данного процесса.
Подобный пункт является необходимым для сетей и организаций, состоящих из нескольких подразделений. Ввиду этого соответствующий документ надлежит зарегистрировать в главном филиале компании.
Книга жалоб и предложений: почему нужна и как оформить
Среди важных особенностей соответствующего документа для отзывов потребителей является тот факт, что она относится к перечню документов строгой отчетности. Чтобы ее можно было списать, необходимо соблюдать правильный порядок и дождаться окончания срока хранения. Считается, что действует она до того момента, пока не закончатся пустые страницы. Как только книга заканчивается, необходимым будет хранить ее в течение года. Если календарный год окончился, а пустые страницы еще имеются, то действие документа продолжается
Многих предпринимателей интересует вопрос как ответить на жалобу в книге жалоб и предложений. Чтобы правильно оформить соответствующую запись необходимо придерживаться следующих правил:
- Выразить уважение и благодарность за внесение записей на обратной стороне листа с замечанием;
- Также в примерах ответов можно заметить, что описываются действия, которые предпринимаются для устранения выявленных клиентами недостатков;
- В конце руководитель ставит свою подпись, а также дату оформления ответа;
- Этот ответ отсылается посетителю по указанному адресу.
Всего на рассмотрение жалобы дается максимум две недели. Жалобщику ответ в письменном виде должен быть отправлен в пятидневный срок. Особенностью некоторых случаев является необходимость дополнительных мероприятий по устранению недостатков. В этом случае пятидневный период может быть продлен до 15-дневного. Для продления обязательным является оформление соответствующей записи.
Закон о защите прав потребителей обязывает каждую организацию, вовлеченную в сферу услуг, обеспечивать сохранность прав потребителей. В этих целях для граждан был разработан документ отзывов и рекомендаций. Соответствующий документ служит средством связи между клиентом и поставщиком услуг, поэтому оформлять его надлежит в соответствии с законодательными стандартами.
Обязанность предпринимателей регистрировать книгу отзывов и предложений в законе не закреплена.
Но в целях предотвращения споров с Администрацией города или населенного пункта, а именно с отделом по защите прав потребителей и комитетом Роспотребнадзора, информацию о необходимости регистрации лучше уточнить у них.
Законодательством нашей страны не предусмотрены штрафные санкции за отсутствие регистрации данного документа.
Хранить журнал желательно на видном месте, чтобы он мог быть предоставлен посетителю по первой просьбе. Некоторые продавцы предпочитают хранить его на кассе, а отдельные предприниматели располагают его в специально оформленном уголке потребителя.
Электронная книга отзывов и предложений
Должностные лица организации обязаны отреагировать на жалобу или предложение. В течение 2-х дней с момента поступления она должна быть рассмотрена, а в течение 5 дней по факту поступления отзыва в документе должен появиться отчет руководства о принятых мерах.
Если у должностных лиц не получается принять меры и для этих целей требуется дополнительное время, то в книге напротив отзыва проставляется отметка о продлении срока рассмотрения претензии до 15 суток.
Потребителю желательно указывать в тексте отзыва свои контактные данные: телефон, адрес. Если им был указан домашний адрес или электронная почта, то в течение 5 дней компания должна подготовить и направить письменный ответ по факту разбирательства.
Читайте, что такое книга отзывов и предложений, где должна находиться, где она регистрируется, какие правила её оформления существуют, как она правильно заполняется, какие штрафные санкции предусмотрены за её отсутствие и какие меры должно принимать руководство торгового предприятия или организации в ответ на жалобы клиентов
Книга отзывов и предложений (КОиП) (на бытовом языке «жалобная книга») является эффективным вариантом, который обеспечивает «обратную» связи между клиентами компании, её персоналом и руководством. Она помогает торговым предприятиям и организациям эффективно вести предпринимательскую деятельность, оперативно реагируя на замечания потребителей продукции.
Клиенты с её помощью могут защитить свои потребительские права, а надзорные органы – своевременно контролировать предпринимательскую деятельность. Для наиболее эффективного применения этого инструмента необходимо изучить настоящую статью.
КОиП является документом строгой отчётности, который должен быть оформлен в соответствии с требованиями действующего законодательства в сфере защиты прав потребителей. Продавцы обязаны выдать её по первому требованию покупателям или представителям контролирующих органов.
Книга отзывов и предложений обязана обеспечить:
-право потребителей на высказывание собственного мнения:
* о работе торгового учреждения в целом и его сотрудников в частности;
* об уровне обслуживания, которое им было предоставлено;
-проверку информации соответствующими инстанциями, которыми могут быть:
* руководство вышестоящей торговой организации;
* лицензирующие органы;
* объединения, ассоциации и союзы защиты прав потребителей;
* органы местного самоуправления;
* территориальные органы управления федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека;
* территориальные органы управления санитарно-эпидемиологической службы;
* территориальные органы налоговой инспекции;
* органы дознания, предварительного следствия и прокуратуры;
* средства массовой информации;
-анализ потребительских мнений по поводу качества приобретённых товаров и предоставленных услуг;
-удовлетворение потребительских претензий со стороны непосредственно торгового предприятия:
* в оперативном режиме;
* после вмешательства руководства вышестоящей организации и органов государственного контроля.
Оформление и наличие КОиП регламентируется приказом Министерства торговли РСФСР №346 от 28.09.1973 г. «Об утверждении Инструкции о Книге жалоб и предложений в предприятиях розничной торговли и общественного питания».
Обязанность продавца иметь КОиП и предоставлять его покупателям по первому требованию установлена п. 8 постановления Правительства РФ №55 от 19.01.1998 г. «Правила продажи отдельных видов товаров».
Закон №230-1 от 07.02.1992 г. «О защите прав потребителей» (ред. 29.07.2018 г.) непосредственно не обязывает торговые организации иметь КОиП. При этом необходимо помнить, что основной целью его принятия является обеспечение законных прав потребителей товаров и услуг. Оно возможно только при наличии оперативной «обратной» связи между продавцами, покупателями, контролирующими и надзорными органами.
Статья 20. Книга жалоб и предложений
КОиП должна в обязательном порядке находиться на стенде в уголке потребителей:
-в организациях, предоставляющих бытовые услуги население:
* парикмахерских;
* химчистках;
* мастерских по ремонту обувки;
* швейных мастерских;
-на предприятиях розничной и мелкорозничной торговли:
* крупных торговых центрах;
* магазинах «шаговой доступности»;
* аптечных пунктах;
-в организациях общественного питания:
* столовых;
* кафе;
* барах;
* ресторанах;
* закусочных;
-на предприятиях, предоставляющих ремонтные услуги:
* автомобильных сервисах;
* мастерских бытовой техники;
-в организациях, предоставляющих услуги населению:
* банках;
* юридических консультациях;
* страховых компаниях;
* медицинских учреждениях.
Приведённый список предприятий и организаций не является исчерпывающим и постоянно расширяется в соответствии с требованиями потребительского рынка.
КОиП можно зарегистрировать в экономическом отделе администрации города или территориальном органе Роспотребнадзора. В соответствии с действующим законодательством в сфере защиты прав потребителей она не является обязательной, но может послужить хорошим средством психологического воздействия на клиентов.
Факт регистрации свидетельствует:
-о серьёзном отношении руководства торгового предприятия или организации к потребностям клиентов;
-о стремлении оперативно отреагировать на их жалобы по поводу качества предоставленных товаров и услуг.
Кроме этого, регистрация КОиП поможет выстроить руководству фирмы доверительные отношения с органами местной власти и контролирующими организациями.
Необходимо знать, что в некоторых регионах страны, несмотря на требования федерального законодательства в сфере защиты прав потребителей, местные органы администрации всё же издают распоряжения, которые обязывают предпринимателей регистрировать КОиП. Поэтому в администрации необходимо уточнить обязательность её регистрации для того, чтобы избежать возможных недоразумений.
Для регистрации книги необходимо выполнить следующее:
-приобрести её в книжном магазине, в интернет-магазине или составить её самостоятельно;
-оформить в соответствии с требованиями приказа Министерства торговли РСФСР №346 от 28.09.1973 г.;
-отпечатать книгу в типографии или с помощью имеющихся средств оргтехники;
-пронумеровать и прошить страницы;
-указать юридический адрес торгового предприятия;
-подписать книгу у руководителя и старшего менеджера;
-обратиться в экономический отдел администрации или Роспотребнадзор с соответствующим заявлением;
-зарегистрировать книгу и уточнить, является ли эта процедура ежегодной.
Первый (титульный) лист КОиП должен содержать:
-полное наименование и юридический адрес торгового предприятия или организации;
-строку для регистрации книги в экономическом отделе администрации города или территориальном органе Роспотребнадзора;
-дату начала ведения книги;
-фамилию, имя, отчество и подпись руководителя;
-печать юридического лица.
Второй лист (оборотная часть титула) должен содержать:
-контактные данные вышестоящей организации, контролирующих и надзорных органов – юридические адреса, телефоны и электронная почта;
-количество листов в книге, которые отведены для высказывания мнения посетителей.
Рекомендуемое количество листов – 30, они должны быть обязательно пронумерованы и прошиты во избежание удаления сведений из книги.
На первой стороне листа вносится запись посетителя, на оборотной стороне листа указываются меры, которые приняты руководством торгового предприятия или организации по устранению замечаний.
Разнообразие рынка услуг и товаров развивает конкуренцию между субъектов предпринимательской деятельности. А повысить конкурентоспособность своей компании без обмена информацией с потребителями не удастся.
Одним из вариантов коммуникации между предпринимателем и клиентом выступает Книга жалоб и предложений. Ее официальное название закреплено законодательно – «Книга отзывов и предложений» или сокращенно «КОиО».
Оформление Книги отзывов и предложений осуществляется по требованиям Инструкции №346, утвержденной Минторговли в 1973 году.
По нормам Инструкции Жалобную книгу предписывается вести всем субъектам предпринимательства, предоставляющим услуги питания или занимающимся реализацией продукции. Постановление Правительства РФ №55 от 1998 года закрепило обязанность ведения Книги отзывов и предложений.
Заводится Журнал жалоб для:
- Связи с общественностью. Возможность услышать мнение клиентов о предоставленных услугах. Ответить на жалобу администрация учреждения обязана даже, если заявитель не оставил контактной информации;
- Проведения ревизий контролирующими органами. На основании жалоб посетителей надзирающие структуры осуществляют проверку по указанным направлениям;
- Высказывания претензий клиентами, возможности урегулирования конфликта между посетителями и администрацией учреждения;
- Улучшения деятельности предприятия на основе предложений клиентов.
Книги жалоб и предложений могут вернуть в магазины
Законодательство РФ не выдвигает четких требований о том, как должна выглядеть Жалобная книга. Можно приобрести готовый бланк или заняться оформлением КОиО самостоятельно.
Приобрести образец Книги жалоб и предложений можно в типографиях, магазинах канцтоваров или книжных лавках.
При самостоятельном оформлении понадобятся:
- Толстая тетрадь (в клетку или линию), альбом;
- Плотные нитки;
- Ножницы;
- Клей ПВА;
- Белая бумага;
- Шариковая ручка;
- Шило.
Как оформить Книгу жалоб и предложений?
- Пробить от двух до четырех отверстий возле корешка при помощи шила;
- Протяните нитку через отверстия, прошнуруйте или прошейте, после чего свяжите концы нити в узелок;
- Узелок должен остаться на последней страничке;
- На узелок наклеивается небольшой квадрат белой бумаги;
- На квадрате укажите: «в Книге прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью . . .листов»;
- Далее ставится подпись ответственного за заведение Книги с указанием его должности, фамилии, инициалов, а также дата оформления.
Титульный лист тетради содержит:
- название: Книга жалоб и предложений;
- где и когда книга была зарегистрирована;
- название организации;
- подпись руководителя.
Первый лист Книги описывает правила по ее ведению. Вторая страница отводится реквизитам организации – собственника книги. Как ее заполнить – решать вам.
Сведения могут быть поданы в виде таблицы или разбитого на блоки текста. Указывается наименование организации (ФИО частного предпринимателя), адрес, контактные телефоны.
Третья страница посвящена контролирующим инстанциям, с указанием их адресов и контактных телефонов.
Единственное отличие готовой Книги от собственноручно оформленной – презентабельность и количество времени, потраченного на ее изготовление.
Как написать жалобу, чтобы на нее обратили внимание администрация организации, а также контролирующие органы? Такой вопрос часто возникает у клиентов, особенно тех, которые остались недовольны обслуживанием.
Итак, в жалобе обязательно указывается:
- Дата (а по возможности и время) написания;
- Свои координаты (если хотите, чтобы вам ответили лично);
- Информация о работнике, в отношении которого составлен отзыв;
- Детальное описание ситуации;
- Если выдвигаются требования о принятии мер, укажите сроки их выполнения;
- Подпись лица, составившего обращение, а также ее расшифровка.
Пишется комментарий в свободной форме. Следует избегать художественного стиля и эмоциональной окраски событий. Четко изложенная информация в официальном стиле – повод разобраться в ситуации, услышать вашу позицию.
На рассмотрение обращения администрации учреждения предоставляется двое суток, а на подготовку ответа – не больше пяти. То есть по окончании семи дней в Журнале должна появиться запись – реагирование на обращение клиента. При указании контактов заявителя, ему направляется информация в письменном виде.
Если ответ на обращение в течение недели заявитель не получил, он вправе обратиться с жалобой в Роспотребнадзор, что повлечет для организации внеочередную ревизию.
В соответствии с формой осуществления предпринимательской деятельности, ответственным за ведение Журнала назначается:
- Частный предприниматель, который ведет бизнес сам;
- Руководитель организации. Для этого издается Приказ;
- Один из подчиненных. Это также оформляется Приказом.
По Закону «О защите прав потребителей» Журнал отзывов располагается в открытом доступе, на видном месте. Обычно его размещают в «Уголке потребителя».
Выдать Жалобную книгу персонал учреждения обязан по первому обращению клиента. Вопросы, с какой целью клиент ее запрашивает – неправомерны. Кроме того администрация организации обязана предоставить клиенту письменные принадлежности для составления отзыва в Книге.
Отсутствие КОиО – основание для привлечения руководства организации к административной ответственности.
Источник: https://zpp.guru/zashhita/kniga-zhalob-i-predlozhenij/