Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Плюсы и минусы электронного документооборота с практической точки зрения». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
— Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
— Возможность параллельного выполнения операций — позволяет сократить время движения документов.
— Непрерывность движения документа — позволяет определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени.
— Единая база документарной информации — позволяет исключить возможность дублирования документов.
— Система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимумом информации о нём.
Система электронного документооборота (СЭД) – автоматизированная (построенная на основе программы или сервиса) многопользовательская система, поддерживающая процесс управления организацией. При этом предполагается, что процесс управления сопровождается человеко-читаемыми документами, являющиеся, по сути, инструкциями для сотрудников организации, необходимыми к исполнению.
Кадровый документооборот – неотъемлемая, очень объемная и законодательно регламентированная часть внутреннего документооборота любой организации. Ошибки в этих документах или процессах их обработки могут стать причиной больших штрафов и санкций со стороны контролирующих органов.
Кадровый документооборот в электронной форме позволит минимизировать основные риски в этой сфере, обеспечить требуемый уровень конфиденциальности и, наряду с этим, доступности необходимой информации.
При помощи кадрового документооборота можно:
- Вести личные карточки сотрудников;
- Оформлять все без исключения перемещения персонала;
- Вести архив записей об уволенных сотрудниках;
- Организовать кадровый резерв;
- Вести формы штатного расписания и справочника должностей;
- Легко выводить на печать любые отчетные формы.
Преимущества электронного документооборота
Электронный документооборот с контролирующими органами является прогрессивной и перспективной возможностью передачи данных, закрепленной законодательно. Удобно ли обмениваться электронными документами с контролирующими органами? Ответ однозначный – да, удобно, быстро, с возможностью контроля процесса.
На законодательном уровне принимаются решения о том, что все новые и новые отчеты теперь можно сдавать только в электронном виде. Очевидным преимуществом здесь можно указать то, что бухгалтерам больше не надо ехать в территориальные контролирующие органы, стоять в очередях, рискуя не податься в срок и тратя деньги на дорогу. Через оператора ЭДО по защищенным каналам связи любой бухгалтер непосредственно со своего рабочего места может передать необходимый документ инспектору ФСС, ПФР, ФСН и т.д. «одним нажатием клавиши». При этом можно оперативно исправлять ошибки, если таковые будут обнаружены проверяющим инспектором в предоставленных документах. Все это гарантирует точность учета, четкий контроль документооборота и конфиденциальность.
На сегодняшний день существует множество сервисов, обеспечивающих такой обмен электронной отчетностью, и один из самых удобных и востребованных из них является сервис 1С-Отчетность.
Электронный документооборот — способ обмена электронными документами, который происходит по телекоммуникационным каналам связи оператора ЭДО. Одна из систем, обеспечивающих ЭДО, — Диадок от оператора СКБ Контур.
Благодаря квалифицированной электронной подписи (КЭП) документы получают юридическую значимость, а значит, такой документооборот ни в чем не уступает традиционному. Какие преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным?
С ЭДО стопки бумаг, заполненные папками шкафы, архивы-лабиринты останутся в прошлом. Все отправленные и полученные письма, акты, соглашения, договоры сохранятся в электронном архиве, доступном постоянно, с любого устройства. Поиск займет пару секунд: нужно лишь выбрать нужные параметры, а единая база исключит дублирование документов.
Работа с электронными документами ведется быстрее, чем с бумажными. К примеру, на отправку или получение файла уйдет пара минут, тогда как бумажные документы отправляют с курьерами или почтой. Более того, в Диадоке можно сразу изучить полученный договор или соглашение, внести правки, подписать. Сэкономленное время сотрудники смогут потратить на другие задачи.
Система ЭДО не даст потерять документ и позволит отследить статус каждого файла, отправленного контрагенту. Данные передаются по защищенным каналам связи — третьи лица не получат к ним доступ.
Еще одно преимущество системы электронного документооборота: проверка документа на соответствие форматам ФНС до его подписания. Диадок также проверит срок действия сертификата КЭП, чтобы обеспечить юридическую значимость. Благодаря этому число ошибок снижается, следовательно, растет лояльность партнеров.
Обмен документами — процесс обоюдный. Но немалая часть бизнеса уже перешла на электронный документооборот. Проверить, работают ли ваши контрагенты с электронным форматом, можно с помощью специального сервиса Диадока.
Если ваш партнер не работает с ЭДО, наладить взаимодействие помогут эксперты Диадока. Они отправят приглашение, расскажут об удобстве и выгоде безбумажной работы, помогут с переходом и научат пользоваться сервисом.
На заре развития электронного документооборота переход на него мог занять месяцы. Сегодня же Диадок позволяет автоматизировать работу в считанные дни — например, подключив веб-версию системы. Это еще один плюс ЭДО. Чуть больше времени займет настройка персональных интеграционных решений. Зато возможность работать в привычных учетных системах упростит обучение сотрудников.
Внедрение ЭДО, вопреки опасениям некоторых руководителей, не изменит привычную работу компании. Потенциальные недостатки электронного документооборота на деле решаются легко и не затрудняют бизнес-процессы.
К примеру, в числе минусов называются такие проблемы перехода на ЭДО:
- Необходима разработка регламента по работе с СЭД, внесение изменений в учетную политику. Но эти документы — типовые, так что работа с ними не займет много времени.
- Для обслуживания системы, ее своевременного обновления понадобится компетентный сотрудник. На самом деле большинство технических вопросов решает техподдержка Диадока. Она работает круглосуточно.
- Для взаимодействия с контрагентами, использующими другого оператора ЭДО, придется вручную настраивать роуминг. Но к автоматическому роумингу с Диадоком подключается все больше операторов. Так что для работы с контрагентами понадобится только отправка приглашения.
Так что эти минусы электронного документооборота точно не помешают бизнесу полностью автоматизировать рабочие процессы и отказаться от бумажного делопроизводства.
При этом в числе дополнительных достоинств электронного документооборота можно назвать:
- оперативное представление документов по требованию налоговой;
- повышение процента выполненных работниками задач;
- легкая адаптация сотрудников к новому формату.
Переход на электронный документооборот сделает компанию мобильной, готовой к любым изменениям, способной подстроиться даже под сложные условия. Это позволяет бизнесу оставаться на волне, быть конкурентоспособным на рынке.
Если в компании работает большое количество сотрудников, ее структура достаточно разветвленная, то электронный документооборот ей необходим. Внедрение ЭДО позволит снять многие насущные проблемы, увеличить производительность труда. Если же речь идет о маленькой фирме, ведущей вялую переписку, то усилия и затраты на внедрения оправданы только в том случае, если она взаимодействует с компаниями, где система ЭДО является привычным рабочим инструментом. В противном случае, это будет просто недешевая модная игрушка.
Плюсы и минусы использования электронного документооборота
Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.
ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.
Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.
Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота. Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность. Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.
Какие шаги необходимо предпринять, чтобы подключить ЭДО?
- Необходимо сообщить контрагентам, что вы внедряете в своей компании электронный документооборот.
- Нужно приобрести электронную подпись в специальном удостоверяющем центре, прошедшим аккредитацию Министерства связи РФ. Своя ЭП должна быть у каждого сотрудника, который будет подписывать документы от имени компании.
- Если вы собираетесь обмениваться документами через оператора ЭДО, необходимо выбрать оператора, заключить с ним соглашение, после чего зарегистрироваться в сервисе.
- Теперь у вас появится возможность загрузки готовых электронных документов в личный кабинет, после чего вы сможете подписать их электронной подписью и отправить выбранному в списке доступных контрагентов получателю.
Как видите, процесс внедрения ЭДО не слишком сложен, однако позволяет оптимизировать документооборот в организации и сэкономить немало ресурсов, которые вы сможете направить на развитие вашего бизнеса.
Как бы ни были аккуратны сотрудники, в бумажном делопроизводстве не избежать присвоения одинаковых регистрационных номеров разным бумагам или их потерь. ЭДО помогает справиться с такими проблемами:
Регистрация происходит автоматически, поэтому каждый документ имеет собственный номер. Даже если файл удалён, его, если потребуется, всё равно можно восстановить. Это способствует поддержания порядка в делопроизводстве.
Каждый документ имеет текущий статус и маршрут движения, и это значимое преимущество электронного документооборота. В любой момент можно видеть, кто из сотрудников работает с документом, сколько времени он уже затратил на обработку. В отличие от ситуации с бумажным ДО, здесь сотрудникам труднее перекладывать ответственность друг на друг или допускать задержки.
Кроме того, преимущество электронного документооборота в сравнении с бумажным в том, что каждый документ имеет срок, в течение которого он должен быть обработан сотрудником. Открывая СЭД на своём устройстве, работник видит наиболее актуальную для него информацию. Он узнаёт, сколько и каких документов он должен обработать, когда заканчивается срок по каждому из них. В первую очередь сотрудник наверняка возьмёт в работу тот документ, срок по которому истекает, а это помогает избежать нарушений сроков.
Ещё один плюс использования системы электронного документооборота – единое информационное пространство, в котором работают все участники. Появляется возможность совместно редактировать документ, причём предыдущие редакции также доступны.
Что такое ЭДО и почему вам нужно подключить его прямо сейчас
У электронного документооборота есть и плюсы, и минусы
Переход на новые принципы работы не всегда даётся легко. Помимо необходимости приобрести и установить нужное ПО, добавляется необходимость переобучения персонала. Когда компания приобретает «коробочную» СЭД, приходится пересматривать сами принципы работы, а потому процесс усложняется.
При этом любую СЭД нужно обслуживать, настраивать, поэтому придётся добавить в штат администратора данной системы. Однако в случае внедрения Low-code системы, роль администратора сможет играть бизнес-аналитик без навыков программирования.
Систему ЭДО не получится использовать, если у контрагента всё ещё бумажный документооборот. В этом случае потребуется вести две «ветки» параллельно: цифровую и бумажную.
Возникает проблема конфиденциальности: секретные данные может увидеть сотрудник, который не должен иметь к ним доступа, системный администратор или хакер. Однако бумажный документооборот (ДО) тоже не идеален в этом плане: хранение важных бумаг в шкафах и сейфах не исключает их кражи или утери. Плюс добавляется проблема безопасной утилизации ненужных бумаг.
Недостатком электронного документооборота можно назвать то, что само по себе внедрение традиционной СЭД не становится ощутимой точкой развития для предприятия. Действительно, пусть электронный документ – это уже не просто точная копия бумажного, а новая сущность – корпоративный контент, процессы его обработки организуются прежними методами и на основе прежних принципов. Вначале – регламент, который стремится стать быстрым в создании и гибким в изменениях, а потом – исполнение регламента с привязанными к нему документами и контентом. По большому счету, legacy-канцелярия по-прежнему рулит.
Эта классическая схема постепенно меняется в эпоху цифровой трансформации. Новый подход к документообороту предполагает, что идеальный «документ» в свете настоящей цифровой трансформации подразумевает отсутствие не только бумажного, но и электронного документа. Он принимает вид виртуального «документа», который обретает некоторую «форму» (собирается в нужной конфигурации) только в тот момент, когда это нужно. Например, для выполнения каких-либо требований регуляторов, нужная сущность формируется в том образе, который имеет юридическую силу.
Компании, которые внедрили ЭДО и ЭЦП несколько лет назад, уже успели собрать статистику по влиянию новых технологий на объёмы печати. Результаты оказались смешанными.
У кого-то общий объём печати снизился, но недостаточно для окупаемости внедрения, у кого-то – упал в одном отделе, но вырос в другом. Давайте разберёмся, почему так произошло.
ЭДО покрывает лишь малую долю печати, которая производится в офисе. Результаты исследований показывают, что среднестатистический офисный документ «живёт» от нескольких часов до 1 рабочего дня. При внедрении ЭДО и ЭЦП кто-то из сотрудников получает право подписать документ в электронном виде и загрузить его в онлайн архив. Но откуда берутся данные для составления этого документа?
Например, руководитель подписывает договор при помощи ЭЦП и загружает в ЭДО. Но данные для составления договора он получил в бумажном виде: от контрагентов или от сотрудников, у которых нет ЭЦП. Та же история с отчётами в бухгалтерии. Даже если финальный документ загружается в ЭДО и подписывается ЭЦП, бухгалтер составляет его на основании распечатанных и подписанных документов от сотрудников, у которых нет электронной подписи. Если же всех сотрудников обяжут отправлять тому, кто составляет договор или отчёт, документы в электронном виде, они точно также распечатают и подпишут от руки документ, а потом отсканируют. Таким образом, внедрение ЭЦП и ЭДО никак не повлияет на большую часть объёма печати в компании.
Компания внедрила ЭЦП и ЭДО, чтобы не печатать документы о сделках с контрагентами. Объём печати в отделе продаж или закупок снизился. Но вырос в бухгалтерии. Почему?
Во-первых, потому что бухгалтерия (справедливо) не доверяет сохранности документов в ЭДО. Пока нельзя исключить сбой системы, потерю или искажение данных, у каждого электронного документа обязательно есть hard copy.
Во-вторых, потому что бухгалтерия знает, что при налоговой проверке для подтверждения транзакций ФНС запрашивает документы в бумажном виде: оригиналы, первичную документацию. Поэтому бухгалтеры распечатают и подошьют в соответствующую папку закрывающие документы о каждой транзакции. Объём печати одного отдела просто переходит другому отделу.
И даже экономия на экземплярах для контрагента не всегда однозначна. Потому что каждый контрагент с ЭЦП и ЭДО точно также перекладывает обязательства печати на тех, с кем взаимодействует.
Бывает, что внедрение ЭДО увеличивает (!) объём печати. В одной компании внедрили электронную передачу промежуточных версий документов при подготовке финальной. Ранее 6 сотрудников читали и подписывали распечатанный лист согласования: каждый вносил правки, а затем передавал другому. Финальную версию документа сканировали. Теперь подписанты получали электронную версию документа. Однако привычка работать с бумагой осталась: каждый из 6 сотрудников печатал документ, вносил правки ручкой, переписывал их в электронном виде и отправлял следующему в цепочке. Вывод: вместо 1 документа стали печатать 6. Объём печати вырос в 6 раз!
Некоторые фирмы знают о вышеперечисленных подводных камнях, поэтому не рассматривают постоянный переход на ЭДО и ЭЦП. Но в условиях карантина спешат временно внедрить эти технологии, чтобы сэкономить на удалённой организации печати.
Минимальный пакет на 1 сотрудника стоит от 3 тысяч до 5 тысяч рублей в месяц. При этом, тот же сотрудник ежемесячно печатает примерно 300-500 листов. Стоимость печати 300-500 листов, включая оборудование, сервис и расходные материалы, обходится компании от 500 до 2 тысяч рублей (конечная цифра зависит от формата и параметров печати, а также от оборудования). Поэтому прежде, чем временно внедрить ЭДО и ЭЦП, сравните расходы на поддержание офисной инфраструктуры на удалёнке со стоимостью перехода на другие технологии. И помните о скрытых расходах.
Есть несколько юридических аспектов использования ЭДО и ЭЦП. По словам экспертов в области права, суды скептически относятся к электронным документам и неохотно принимают данные в таком виде.
Второй вопрос: срок хранения документов. В отличие от бумажных носителей, в ЭДО данные не подлежат утилизации через 3-5 лет. И в некоторых ситуациях это полезно. Однако в прошлом году Верховный суд чуть не отменил срок давности по нарушениям налогового законодательства. В жизни компании случаются разные ситуации, поэтому стоит проконсультироваться с юристами на предмет влияния ЭДО и ЭЦП на характер запросов контролирующих органов.
Начнём с безопасности. Если поставщиком ЭДО является сторонняя компания, то сохранность документов зависит от их системы безопасности. Что произойдёт с архивами, если заказчик перестанет использовать ЭДО или решит сменить оператора?
Есть и вопрос зависимости от аутсорсера. Одна компания не успела вовремя подать в Сбербанк документы о продлении ЭЦП и две недели не могла пользоваться Сбербанком онлайн. Потому что подключением услуг занимался чужой IT-специалист, и невозможно повлиять на скорость его работы.
Случаются и простые технические сбои: бухгалтер или руководитель не может подписать и отправить документы, потому что программа не работает. Подключается IT-специалист со стороны компании и вступает в переговоры со сторонним айтишником. Они ищут причину сбоя и способ её исправить. И на это время деятельность организации заморожена. Партнёры не получают подписанные договоры и счета на оплату или оплаченные счета, сотрудники – зарплату, госорганы – затребованные документы.
Если же компания внедряет ЭДО и ЭЦП комплексно у себя, то кто отвечает за сохранность архива внутри? Либо у IT-службы появятся дополнительные обязательства, либо наймут специального сотрудника. Возможно, переквалифицируют кого-то из штата. Это дополнительные траты, но главные вопросы: кто из компании получит доступ к архивам, и какой должна быть структура протоколов безопасности, чтобы предотвратить утечку информации или целенаправленное искажение данных?
Дополнительная проблема: что, если никто из организаций, с которыми взаимодействует фирма, не пользуется ЭДО? Бухгалтеры одной компании рассказали, что вынуждены вести два документооборота: бумажный для партнёров и электронный для внутреннего пользования. По их словам, в зонах максимальной ответственности, они печатают и внутреннюю документацию. Потому что не все сотрудники одинаково подкованы в обращении с ЭДО. И если экспертов по той или иной причине не окажется в офисе, им проще попросить коллег поднять бумажный архив, чем по телефону объяснять, как работает система. Слишком высоки риски потери данных.
При внедрении СЭД она интегрируется существующей IT-инфраструктурой, предоставляя такие преимущества:
- облегчение контроля над системой, снижающее квалификационные требования к её администратору;
- возможность настройки новых шаблонов и маршрутов документов без средств стандартного программирования;
- объединение нескольких приложений в единую рабочую среду;
- возможность масштабирования системы без дополнительных затрат;
- отсутствие необходимости в замене имеющихся компьютеров;
- комплексная защита сети от вредоносных программ.
СЭД предполагает определенные капиталовложения в технические средства, но они окупаются в короткие сроки.
ДОСТОИНСТВА И НЕДОСТАТКИ ПРИМЕНЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
\n\n
Покажем общую схему работы ЭДО на примере веб-версии «Диадока». Она не требует никакого вмешательства в информационные системы организации, а обмен документами с контрагентами происходит по принципу электронной почты.
\n\n
В ящике организации есть папки «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Удаленные» и другие.
\n\n
1. Ускорение бизнес-процессов. ЭДО ускоряет все операции, связанные с документооборотом. Согласовать, подписать и отправить документы можно за несколько секунд. При этом привычная схема работы в компании не меняется. Сотрудники, которые раньше работали с документами на бумаге, работают с электронными документами.
\n\n
2. Обмен электронными счетами-фактурами. Согласно Налоговому кодексу, электронные счета-фактуры нужно передавать только через систему электронного документооборота, организованную компанией-оператором.
Сначала поясним понятие «электронный документ». Упрощенно говоря, это файл, который заверен электронной подписью. Такой документ не нужно распечатывать. Он обладает юридической силой. Его можно представлять в ФНС и суды.
Электронная подпись — это файл, который создается средствами криптографической программы «КриптоПро». Подписание — это процесс формирования данного файла для конкретного документа. Поэтому, строго говоря, на электронный документ подпись не ставится, она для него формируется.
Электронный документооборот (ЭДО) можно сравнить с электронной почтой. Одна организация отправляет контрагенту файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК.
Систему пересылки электронных документов организуют операторы ЭДО — коммерческие компании, у которых достаточно ресурсов, чтобы обеспечить безопасный документооборот.
Покажем общую схему работы ЭДО на примере веб-версии «Диадока». Она не требует никакого вмешательства в информационные системы организации, а обмен документами с контрагентами происходит по принципу электронной почты.
В ящике организации есть папки «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Удаленные» и другие.
Что такое электронный документооборот и его преимущества для бизнеса
-
Юридическая значимость. Все документы в ЭДО, подписанные электронной подписью, являются юридически значимыми. То есть обладают той же юридической силой, что и бумажные документы с синей печатью и подписью.
-
Сокращаются затраты. Пользователи ЭДО отмечают положительный финансовый эффект от экономии на приобретении бумаги, распечатке и отправке документов. Например, средняя цена отправки документа Почтой России составляет около 40 рублей. А стоимость исходящего документа в ЭДО «Транскрипт» от 3 рублей.
-
Ускорение оплаты за поставленные товары или оказанные услуги; увеличение личной эффективности сотрудника. Благодаря мгновенной доставке бухгалтерских документов (УПД, счетов, актов и т.д.), компания быстрее получает оплату за поставленные товары или оказанные услуги. Для сравнения средний срок доставки документов Почтой России от 3 до 10дней. При этом часто документы на Почте могут теряться, приходить с задержкой, поэтому сроки оплаты и предоставления закрывающих документов затягиваются на неопределенный период.
Поиск, подготовка и отправка документа в ЭДО занимает меньше сил, освобождается время для выполнения других обязанностей, а значит, увеличивается производительность труда сотрудника.
-
Быстрый поиск и хранение документов.
Согласно исследованию Портала “Клерк.Ру”, в среднем, бухгалтер на поиск бумажных документов тратит до 1 часа в сутки. Кроме того, хранение документов в архивах занимает значительные площади. В ЭДО поиск необходимого документа занимает секунды.
-
Отслеживается статус каждого документа в реальном времени. Ответственному сотруднику важно знать, кто работает над документом в данный момент. В системе видно, кто и когда открывал и редактировал документ, а также кто его задерживает. Это повышает эффективность контроля руководством бизнес-процессов и улучшает дисциплину работников.
-
Электронный документ в защите и сохранности. Файлы передаются по шифрованному каналу связи, лицензированному ФСБ. Документы невозможно перехватить.
-
Удаленная работа с документами: в отпуске, командировке, на больничном. Веб-сервис ЭДО доступен 24 часа в сутки, а мобильное приложение делает работу еще более удобной и быстрой.
Большинство из них связано с нежеланием менять привычный способ обмена документами с контрагентами в компании. То есть во многом это инерционность мышления бухгалтера или руководителя. Зачем менять то, что работает годами? Вспомним, недавние времена, когда у людей не было мобильного телефона и все чувствовали себя прекрасно. Сегодня мобильные есть у каждого.
-
Переходный период. Если в компании нет электронной подписи, её предстоит оформить.
Не будем акцентировать внимание на обучении сотрудников работе в ЭДО, потому что большинство современных систем ЭДО имеют идентичный обычному почтовому сервису интерфейс. Важно будет прописать регламент взаимодействия между подразделениями. То есть электронный документооборот должен зафиксировать и заменить движение бумажных документов в «реале».
-
Помощь в подключении к ЭДО. Если у контрагентов компании отсутствует ЭДО, будет необходимо помочь контрагентам в переходе на ЭДО. И здесь важно выбрать оператора ЭДО, который подставит плечо и окажет поддержку в переходе на ЭДО. Существует эффективный набор инструментов, который поможет относительно быстро и безболезненно перевести контрагентов на электронный документооборот.
Отметим, что эти действия будут носить временный характер; а цена перехода на ЭДО окупит себя уже через несколько месяцев.
Электронные архивы (ЭА) — это системы электронного документооборота с досконально проработанными средствами хранения и поиска информации. Благодаря совершенной системе ЭА поиск можно выполнять не только по названию документа, но и по ключевым параметрам.
Достаточно сложная категория, в которой сами документы не имеют первостепенного значения. Здесь на первый план выходят работы, а к ним уже привязываются документы. Таким образом, они движутся по определенно заданному маршруту (жесткая маршрутизация). При помощи таких систем можно организовывать работы по определенным направлениям, для которых заранее известны и прописаны все алгоритмы.
Такого рода программы, как правило, являются гибридными и могут сочетать в себе элементы двух предыдущих. Причем базовым элементом может быть или документ или задание в зависимости от выбора. Для осуществления функции управления организации нужна как жесткая маршрутизация, так и свободная, когда маршрут документа прописывает руководитель (например: после регистрации входящего документа, руководитель “расписывает” его согласно смыслу и заданию), поэтому обе указанных технологии имеют место быть в той или иной ситуации. Такие системы активно используют государственные органы, крупные компании, в которых четко распределена иерархия и имеются определенные правила и процедуры. Сотрудники сами создают документы, подготавливают их, принимают решения и осуществляют контроль за их исполнением.
Зачем бизнесу нужен электронный документооборот
Я думаю, что вы не раз слышали такое понятие как CRM (customer relation management) — это сервис управления связями с клиентами, управления проектами, биллинга и так далее. Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг.
Прежде чем внедрять программы электронного документооборота на крупных предприятиях советую вам провести глубокий анализ представленных систем и выбрать оптимальную, с применимым только для вашей организации перечнем систем. Важно, чтобы СЭДО представляли возможность эффективного управления предприятием и прозрачностью всех его процессов, но в тоже время высоким уровнем конфиденциальности.
При выборе платформ советую вам особое внимание уделить организации архивов электронных документов, автоматизации документооборота с учетом индивидуальных особенностей вашего предприятия и вовлечение в уже действующую систему.
Электронный документооборот имеет ряд существенных преимуществ:
- Он обеспечивает прозрачность и эффективный контроль над созданием, получением и исполнением документов, максимально ускоряет бизнес-процессы;
- На практике часть поручений работниками просто не выполняется. СЭД позволяет контролировать не только процесс работы, но и ее результат;
- Сокращение времени на рассылку, поиск и создание документов. Система способна самостоятельно создавать реестры, отчеты и сводки, что положительно сказывается на оперативности работы компании;
- Любое предприятие серьезное внимание уделяет сохранению конфиденциальности. Утеря ценной информации может привести к миллионным потерям. Бумажные документы достаточно просто изъять и передать на сторону. СЭД не может полностью исключить такие ситуации, но она четко регламентирует доступ к информации в зависимости от полномочий работника. При этом всегда можно проконтролировать, кто пользовался или вносил изменения в конкретные документы;
- СЭД максимально ускоряет процедуру ознакомления сотрудников с новыми документами и обеспечивает работу компании в едином информационном пространстве.
Система электронного документооборота не лишена определенных недостатков:
- Главным ее минусом является опасность проникновения вируса на компьютерах компании и последующая утеря всей информации. Чтобы обезопаситься, понадобится система резервирования;
- Еще одним недостатком является неподготовленность кадров к внедрению такой системы. Многие работники не обладают достаточными знаниями для грамотной работы в СЭД. Между тем, от этого зависит бесперебойность ее функционирования;
- Внедрение электронного документооборота требует значительных финансовых вливаний;
- Следует отметить, что в России или СНГ еще не сформировалось единое информационное пространство. Соответственно, далеко не с каждым предприятием можно вести электронный документообмен;
- Существуют определенные ограничения для внедрения СЭД. Например, для любого отдела кадров необходима личная подпись работника на ряде документов. Порядок ведения трудовых книжек также строго регламентирован.
Достоинства. Кроме общих преимуществ перед бумажным документооборотом (снижение трудовых, временных и финансовых затрат на создание, поиск, отправку и хранение документов), у ЭДО есть и другие. Так, он позволяет:
•упорядочить делопроизводство. Система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это происходит по порядку и автоматически;
•отслеживать положение каждого документа. В любой момент времени можно узнать, кто именно работает с документом. Документ нельзя испортить или потерять. Удаленный документ можно восстановить;
•работать с различными версиями документа — при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить, кто и когда вносил в документ изменения;
•работать с документами удаленно в удобное время — при необходимости доступ к системе ЭДО можно организовать через Интернет с любого компьютера из любого региона.
Документы с контрагентами, подписанные квалифицированной электронной подписью (простой и (или) неквалифицированной с учетом требований к их оформлению), можно хранить на серверах или в специализированных электронных архивах с помощью специальных программ, использовать в арбитражном суде в качестве доказательства правомерности тех или иных действий.
Для многих компаний удобнее работать по-старинке – традиционные документы в бумажном виде с печатями и подписью руководителя или главного бухгалтера. Например, это договор о поставке или оказании услуг, который оформлен на бумаге и его можно пощупать руками. Это вопрос привычки – руководителям сложно отказаться от привычного уклада с бумажным документооборотом.
Но реальность в том, что бумажные документы можно подделать и многие предприниматели сталкивались с такой проблемой. Подделывают и подписи, и печати. Это приводит к судебным спорам, финансовым потерям и даже краху бизнеса.
Электронная подпись – более надежная альтернатива (если подпись приобретается в аккредитованных удостоверяющих центрах). Цифровая подпись заменяет традиционные подпись и печать юридического лица, это специально зашифрованные данные, прикрепляемые к документам в электронном виде.
Электронная подпись подтверждает подлинность и авторство документов. С помощью этого инструмента можно сдавать через Интернет отчетность в государственные органы, обмениваться бухгалтерскими документами с партнерами и клиентами, заключать и расторгать договора.
Этот миф также завязан на старых привычках – если десятилетиями складывались определенные правила систематизации бумажной документации, то будет сложно быстро и без проблем переучить сотрудников на работу исключительно с электронными документами.
Удивляет в этом противостоянии прогрессу то, что уже сейчас почти вся документация создается на компьютере – новые документы и таблицы создаются в офисных программах, а потом распечатываются на ближайшем принтере.
Будет удобнее хранить эти документы только в электронном виде и пользоваться всеми преимуществами:
- электронный документ быстро создается, редактируется, можно сделать неограниченное количество копий и отправить всем участникам;
- в электронном виде гораздо проще найти требуемую информацию в документе по сравнению с поиском на бумажном носителе;
- перевод документации в электронный вид экономит пространство и упрощает архивирование;
- увеличивается скорость принятия решений – быстрее и удобнее обменяться документами в электронном виде, что-то исправить и переделать по сравнению со старым форматом пересылки документации обычной почтой.
Еще один распространенный страх руководителей – у компании множество разбросанных по всей стране контрагентов, поэтому настроить эффективный цифровой документооборот сложно, если вообще возможно. В реальности все наоборот – система ЭДО идеально подходит для работы с большим количеством партнеров, упрощая обмен важной документацией.
Работа в «цифре» позволяет ускорить процесс обмена информацией. Если, например, в контракте допущена ошибка, можно быстро переделать документ и отправить повторно. При пересылке почтовыми службами такое исправление ошибки может занимать недели.
От владельцев малого бизнеса часто можно услышать, что у них ограниченные ресурсы, поэтому переходить еще и на цифровой документооборот нет смысла. Но если посмотреть объективно, то ситуация обратная – в условиях ограниченных ресурсов нет возможности нанять отдельный персонал для рутинной работы с бумагами.
Сотрудники тратят время на штамповку и регистрацию документов, ведение архива. Хотя хорошая система ЭДО упростит все эти процессы и даст доступ к любому необходимому документу в несколько кликов мышки.
Это зависит от выбора конкретной системы ЭДО и тарифных планов. Отдельные операторы действительно предлагают тарифные планы с оплатой за отправку каждого документа, но есть пакетные тарифы – фиксированная оплата за месяц или за большой пакет отправленных документов.
Базовые тарифы на ЭДО стартуют от нескольких тысяч рублей в год, можно сравнить это с расходами на почтовые и курьерские доставки, офисную технику и её обслуживание. Если пересчитать все расходы бумажного документооборота, то «цифра» для большинства компаний обойдется дешевле. Плюс многие компании предлагают акции и скидки.
В зависимости от выбранного оператора цифрового документооборота и его тарифов меняется стоимость отправки документов, но обычно у систем ЭДО все входящие документы бесплатно.