Как вести журнал кассира операциониста при онлайн кассе в 2021 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как вести журнал кассира операциониста при онлайн кассе в 2021 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

В кассе не должно быть остатка денег ни в начале рабочего дня, ни в конце. Это установлено нормативными актами, которые регулируют применение онлайн-касс. Поэтому перед началом рабочей смены кассир выдаёт кассиру-операционисту разменные деньги. Для этого кассир выписывает РКО на сумму размена, в котором в строке «Выдать» указывает ФИО кассира-операциониста, а в строке «Основание» пишет «Для размена».

Если в торговой организации есть старший и рядовые кассиры, то разменную монету кассирам-операционистам выдаёт старший кассир. Сумму разменной монеты, указанную в РКО, старший кассир фиксирует в кассовой книге (форма КО-4) и в книге учёта полученных и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Такой порядок установлен п. 4.5 Порядка ведения кассовых операций и действует при использовании онлайн-кассы.

Таким образом, если нет старшего кассира, для выдачи разменной монеты по-прежнему достаточно расходного кассового ордера. А если старший кассир есть, нужно, помимо оформления РКО, вести книгу по форме КО-5.

Возврат неиспользованной разменной монеты также нужно оформить отдельным ПКО, указав в качестве основания возврат размена.

Комплексный бухгалтерский учет для УСН Доходы под ключ для малого и среднего бизнеса по выгодным тарифам.

Узнать подробности

Кассовая книга ― учетный регистр, где отражаются данные о проведенных финансовых операциях в точной последовательности, согласно сведениям, представленным в первичных документах. Информация о проведенных операциях регистрируется сразу после их совершения. Главный бухгалтер, закрепленный за предприятием, контролирует работу кассиров и других сотрудников, на которых возложена обязанность по заполнению кассовой книги.

Приходный и расходный кассовый ордера могут создаваться на основе разных оправдательных документов. К примеру, фискальных, формируемых с помощью онлайн-кассы. Если предприниматель по закону освобожден от расчетов на ККТ, вместо фискальных документов, применяются товарные чеки, БСО.

Кассовая книга используется при совершении любых кассовых операций, как задокументированных, так и не прошедших фискализацию. Примером последней является выдача денег сотруднику под отчет.

Как вести кассовые операции с онлайн‑кассой

Заполнение электронного документа требует использования цифровой подписи, предназначенной для его заверки. Она выдается аккредитованным Удостоверяющим центром лично руководителю предприятия или его доверенному лицу. Бумажный бланк подписывается вручную. Если обязанность по ведению кассовой книги в 2021 году возложена на самого руководителя, образцы подписей не требуются.

Основные правила работы с кассовой книгой:

• 1. Кассовая книга начинается в начале года и завершается в конце. Исключения предусмотрены для новых предприятий, образованных в середине года. Тогда дата начала ведения книги совпадает с днем проведения первой операции. В случае приостановки деятельности в середине года, завершается и кассовая книга.
• 2. Документ оформляется на компьютере или вручную. При заполнении вручную нужно использовать шариковую ручку, но ни в коем случае не карандаш.
• 3. Данные вносятся в каждую строку, без пропусков.
• 4. Каждый лист составлен в двух экземплярах: один остается в самой книге, а второй отрезается и передается в бухгалтерию или руководителю предприятия.
• 5. Каждый лист пронумерован в хронологической последовательности и сшит с другими.
• 6. Ошибки и неточности недопустимы. При совершении помарки необходимо зачеркнуть данные, а рядом аккуратно написать правильное значение.
• 7. Книга заполняется каждый день. Новый день ― новый лист. Но в случае отсутствия операций с наличностью в течение смены заполнять ее не требуется.
• 8. Каждый день в конце смены кассовая книга сдается на проверку в бухгалтерию. Туда же передаются первичные документы, ставшие основанием для заполнения учетного документа. После сверки информации бухгалтер подписывает и возвращает кассовую книгу кассиру.
• 9. В пределах одного предприятия ведется одна кассовая книга. Использование двух и более документов не допустимо. Исключение ― наличие филиалов. Тогда в каждом свой документ, который впоследствии передается в головной офис.

Существует возможность составить несколько типов ордеров, что не зависит от вида конкретной операции. К примеру, приходные операции бывают следующих разновидностей:

• полный расчет за товар;
• частичная оплата за продукцию (оставшаяся часть суммы оформляется в виде кредита);
• предоплата (например, покупка подарочной карты).

Тем не менее, все операции являются приходом. По каждой группе оформляется отдельный ордер.

Заполнять поля кассовой книги просто. Основные действия ― внесение прибывшей и убывшей наличности, а также подведение итогов в конце смены. Кассовая книга в 2021 году оформляется по форме КО-4. Законодательство позволяет не руководствоваться именно этим бланком. Можно использовать любую другую форму документа, разработанную индивидуально в рамках устава организации. Но большинство бизнесменов довольствуется КО-4, потому что она удобная и понятная.

Рассмотрим основные нюансы при заполнении кассовой книги:

• 1. Титульный лист ― «лицо» документа. Он содержит основные данные, такие как наименование организации, коды ОКПО, ОКУД, период, за который заполняется книга (как правило, календарный год).
• 2. Основа кассовой книги ― кассовые листы. Они содержат основную информацию, ради которых, собственно, и ведется книга. Сначала переносится остаток, полученный в конце предыдущей смены. Он и открывает день. Регистрируются приход и расход в течение смены, проведенные в виде наличности. Для каждого типа операции предусмотрен свой столбец. Также указывается, от кого получено либо кому выданы деньги (фамилии ИП либо наименование организаций). По завершении смены подводятся итоги. Полученный остаток переносится на начало следующего дня. На листах стоят подписи кассира, бухгалтера, которые подтверждают соответствие указанных данных фактическим сведениям.
• 3. Последняя страница заполняется тогда, когда книга за указанный период будет завершена. Обязательно указывается количество прошитых и пронумерованных листов. Бухгалтер и руководитель компании ставят подписи, при наличии печати используют и ее.

Как уже говорилось выше, кассовая книга в 2021 году заполняется ручкой или в электронном виде. Особенность ручного заполнения заключается в делении книги на две части. Одна ― основная, вторая ― отрывная.

При заполнении документа основная часть накладывается на отрывную, а между ними размещают лист копировальной бумаги. В результате все записи, внесенные на верхнем листе, отражаются на нижнем. Основная часть кассовой книги сшивается, а та, на которой информация скопирована, передается в бухгалтерию.

Заполнение кассовой книги на компьютере предполагает использование бухгалтерской программы либо таблицы Excel. Заполнение документа осуществляется по установленным правилам. Далее листы распечатываются, заверяются подписями и сшиваются.

Доступен еще один вариант заполнения ― в электронном виде без распечатки. Для его заверки потребуется электронная подпись, которая гарантирует целостность и защиту от доступа третьих лиц.

Кассовая книга (КК) — документ, в котором фиксируется движение денежных средств в точной последовательности согласно первичным документам. После совершения каждой операции ее обязательно необходимо зарегистрировать.

Основанием для создания приходных и расходных ордеров служат различные документы, в том числе сформированные онлайн-кассой. Если предприниматель на законных основаниях не использует ККТ, то применяются товарные чеки и бланки строгой отчетности.

Таким образом, абсолютно все операции (задокументированные и даже не прошедшие фискализацию) отражаются в кассовой книге.

Как и кому вести кассовую книгу в 2021 году

Одна из основных целей использования кассовой книги — контроль над лимитом предприятия. При этом важно выполнять условие: денежный остаток не должен превышать величины лимита, установленного законом или внутренними документами компании. В случае появления излишка средства перечисляются на банковский счет.

Денежные операции в рамках эквайринга не отражаются в кассовой книге, но обязательно проводятся по онлайн-кассе.

Для ИП лимиты на законодательном уровне не установлены. Если необходимо, создается норматив, который регулирует оборот наличности внутри предприятия.

В общих чертах большинство компаний ведут кассовую книгу, это важный инструмент бухгалтерского учёта и финансового контроля. Не важно, использует при этом предприятие онлайн-кассу или нет. А применение ККТ выступает как частный случай в подобных хозяйственных отношениях.

Законом ФЗ-54 не определена норма, указывающая на то, что предприятие может не использовать КК, поэтому нет никаких законных оснований для отказа от ее ведения.

В итоге, ведение кассовой книги при использовании онлайн-кассы необходимо по сути в двух случаях:

1. Открыто юридическое лицо, в том числе малое предприятие.
2. ИП сам принял решение о необходимости КК.

Указание ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года определяет порядок ведения КК, в том числе в случае использования онлайн-кассы:

• Начало и завершение ведения КК совпадает с календарным началом года. Для новых предприятий, основанных в середине года, начало КК определяется датой проведения первой операции. Если деятельность прекращается в середине года, то в тот же момент завершается КК.

• Оформление документа допускается в рукописном (с использованием шариковой ручки) или печатном виде.

• Информация вносится в каждую строку, пропуски не допускаются.

• Все листы составляются в двух экземплярах, один из которых отрезной, а второй остается в книге.

• КК ведется ежедневно (при условии проведения операций), причем каждый день начинается с нового листа.

• В завершении смен КК вместе с первичными документами сдается в бухгалтерию для проверки, после чего возвращается кассиру.

• На каждом предприятии ведется только одна КК.

Заполнение полей кассовой книги предусматривает две основные операции: внесение прихода и расхода наличности. В завершении смены подводится итог.

Законодательством определена форма КО-4, по которой оформляется кассовая книга. Если уставом предприятия предусмотрена иная форма КК, то используют таковую.

Однако для большинства предпринимателей установленная законом форма удобна и понятна, поэтому они придерживаются ее.

Для заполнения КК на компьютере выбирают специальное ПО или используют таблицы Excel в соответствии с установленными правилами. Затем распечатанные листы подписываются и сшиваются.

Электронное заполнение КК не предусматривает использования бумажных носителей. Документы заверяются электронной подписью.

Журнал кассира-операциониста (ЖКО) – это документ, в котором предприниматель указывает доходы, расходы и ежедневную выручку. Кроме того, в ЖКО вносятся:

• счётчики ККМ на начало и конец смены;

• сумма выручки, полученной за смену;

• подписи ответственных лиц;

• суммы денежных средств, которые были сданы в наличной и безналичной формах;

• общая сумма выручки;

• сумма денежных средств по возвратам товаров.

Если предпринимателем или организацией при расчётах используется онлайн-касса, ЖКО вести не требуется. В данный момент его необходимо заполнять только тем, кто не перешёл на ККМ по отсрочке до 2021 года или освобождён от неё полностью.

54-ФЗ отменил оформление целого ряда бухгалтерских документов, которые раньше приходилось вести. Теперь все данные, которые вносились в акты, журналы и справочные отчёты вручную, учитываются кассой автоматически.

К ним относятся:

• акт о переводе показаний суммирующих денежных счётчиков на нули и регистрации контрольных счётчиков ККМ (форма № КМ-1);

• акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счётчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении её в организацию (форма № КМ-2);

• акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3);

• журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);

• журнал регистрации показаний, суммирующих денежных и контрольных счётчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5);

• справка-отчёт кассира-операциониста (форма № КМ-6);

• сведения о показаниях счётчиков ККМ и выручке организации (форма № КМ-7);

• журнал учёта вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8);

• акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9).

В их число входят:

• кассовая книга – учётный документ, в котором регистрируются операции с наличными, заполняется письменно либо в электронной форме;

• приходный кассовый ордер – оформляется при поступлении денежных средств в кассу, заполняется на основании данных из чека и бланка строгой отчётности;

• расходный кассовый ордер – оформляется при выдаче наличных из кассы, может быть заполнен на основании фискальных документов.

• БСО – после изменений 54-ФЗ можно выдавать в электронном виде.

Кроме того, появились чек коррекции и форма с признаком «возврат прихода».
Первый необходимо формировать и печатать, если выручка не была учтена на кассе. Например, в случае перебоя электроэнергии, когда кассир вынужден вести торговлю без применения кассы.
Второй документ необходим при возврате денежных средств за товар или услугу. Кассир должен оформить и выдать его клиенту как при наличной, так и при безналичной оплате.

Помимо этого, пользователь онлайн-кассы должен вести отчёты об открытии и закрытии смены, а также закрытии фискального накопителя.

Как и кассовый аппарат, журнал необходимо регистрировать в налоговых органах.

Даже первое заполнение журнала происходит единовременно с постановкой контрольно-кассовой машины на учет (инспектор пробивает чек с суммой в 1 руб. 11 коп. – это значение в дальнейшем не учитывается ни бухгалтерами, ни налоговиками).

Для того, чтобы инспектор не отказал в регистрации кассовой техники, одновременно с самим аппаратом и журналом необходимо предоставить еще ряд документов:

• заявление с просьбой о регистрации кассы;
• свидетельство юридического лица или индивидуального предпринимателя;
• паспорт ККМ;
• договор аренды торговой площади (если предприятие не имеет собственных квадратных метров);
• договор об обслуживании кассы, заключенный со специализированным центром и т.д.

Полный перечень бумаг можно уточнить в территориальной налоговой службе.

Журнал заполняет работник предприятия, который назначен ответственным за его ведение. В качестве такового может выступать администратор, специалист отдела бухгалтерии или главный бухгалтер, сам руководитель организации и т.д.

Информация в журнал вносится обычно в начале и конце дня, при этом кассир, сидящий за кассой, в обязательном порядке должен в нем расписываться.

Своей подписью он подтверждает достоверность включенных в журнал сведений.

Журнал кассира-операциониста и другие документы при онлайн-кассе

В начале документа, на титуле, пишется:

• наименование организации, ее адрес, а также (справа) коды: ОКУД, ОКПО, ОКПД, номер ИНН;
• ККМ, по которой ведется журнал: ее название (модель, марка), номера (производителя и регистрационный);
• период, в течение которого в журнал вписывались указанные в нем сведения;
• обозначить ответственного за формирование журнала работника.

Согласно письмам ФНС России от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059 и Минфина РФ от 16.09.2016 № 03-01-15/54413 больше не нужно заполнять так называемую «первичку» — первичные документы бухгалтерского учёта по регистрации поступления средств от населения. К таким документам относятся формы КМ-1 – КМ-9:

• форма КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счётчиков на нули и регистрации контрольных счётчиков ККМ»;
• форма КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счётчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
• форма КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
• форма КМ-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».
• «журнал кассира-операциониста» (форма КМ-4);
• «журнал регистрации показаний, суммирующих денежных и контрольных счётчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста» (форма КМ-5);
• «справка-отчёт кассира-операциониста» (форма КМ-56);
• «сведения о показаниях счётчиков ККМ и выручке организации» (форма КМ-7);
• «журнал учёта вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ»; (форма КМ-8).

Таким образом, письма Минфина и ФНС отрицательно отвечают на один из самых частых вопросов бухгалтеров, предпринимателей и кассиров: «Нужно ли вести журнал кассира-операциониста при онлайн кассе». Этот документ остается в прошлом. Данные, которые содержались в таких формах, теперь передаются в ФНС в электронном виде автоматически. Как отмечают бухгалтеры, вести учёт с онлайн-кассой стало удобнее.

Закон не затронул правил ведения кассовой книги, оформления кассовых ордеров на приход и расход.

Кассовая книга – обязательный унифицированный регистр. Её обязаны вести все компании, в электронном или бумажном виде на выбор. Книга составляется по форме КО-4. Кассовая книга обязательна для всех владельцев онлайн касс и касс старого образца.

Бланки строгой отчётности теперь печатаются через онлайн-кассу или предоставляются покупателю в электронном виде (например, на электронную почту или в СМС на указанный покупателем номер телефона).

В 54-ФЗ упоминаются два принципиально новых документа – чек коррекции и чек с признаком «возврат прихода».

Чек коррекции пробивается при обнаружении неучтенной выручки – на сумму превышения. Также он будет нужен, если в торговой точке внезапно отключили электроэнергию и расчёт велся наличными.

Чек с признаком «возврат прихода» оформляет при возврате средств за товар или услугу (как наличных, так и тех, что были сняты с банковской карты).

Появились и такие документы, как отчёты об открытии и закрытии смены (между операциями не должно проходить больше 24 часов), отчёт о закрытии фискального накопителя, подтверждение оператора.

Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4

Нарушениями в статье № 15.1. КоАП РФ расцениваются следующие действия.

• Нарушение порядка прихода наличных денег в кассу, то есть недонесение денег в кассу, продажа мимо кассы или удержание средств от внесения в кассу.
• Нарушение порядка отчётности о кассовых операциях (незаполненная кассовая книга, отсутствие отчётных документов по движениям денег в кассе).
• Хранение наличных денежных средств в кассе сверх установленного лимита кассы.
• Расчёт с другими организациями или ИП сверх 100 тысяч рублей наличными.

Лимит 100 тысяч рублей актуален на 2021 год. Ограничение касается ИП, ООО и других типов организаций – при сделке на большую сумму придётся составлять несколько договоров (или оплачивать двумя разными способами, см. пример). Ограничиваются только расчёты наличными.

Какие изменения в 2021 году

Пример: есть сделка между ИП и организацией на 130 тысяч рублей, ИП может внести в кассу организации наличными только 100 тысяч. Остаток в 30 тысяч предприниматель должен будет внести на расчётный счёт организации.

Примечание: ограничение для расчётов наличными по одному договору для МФО и ломбардов отличается – оно составляет 50 тысяч рублей на договор.

За перечисленные нарушения следует административный штраф:

• от 4 до 5 тысяч рублей для сотрудников организаций или ИП, ответственных за ККТ;
• от 40 до 50 тысяч для руководителей юридических лиц.

То же наказание следует за нарушение порядка инкассации денег сверх установленного кассового лимита.

Право вести кассовую дисциплину в упрощённом порядке имеют индивидуальные предприниматели, микропредприятия и субъекты малого бизнеса.

Суть упрощёнки:

• Можно не определять лимит остатка кассы.
• Не нужно вести отчётность: РКО, ПКО, кассовую книгу.

Перейти на упрощённую кассовую дисциплину можно только если в организации или ИП ведётся налоговый учёт.

Работает с кассой специально назначенный для этого работник. Он же несёт ответственность за соблюдение контрольно-кассовой дисциплины. Если такой работник отсутствует, то его роль берёт на себя ИП или руководитель юридического лица.

Любые поступающие наличные деньги, кроме платежей от клиентов, регистрируются с помощью приходного кассового ордера (ПКО). Как приход расцениваются следующие случаи:

• приход денег в кассу от предпринимателя;
• дневной приход – сумма, полученная от клиентов за день;
• поступления денег от других предпринимателей;
• возврат остатка от выдачи под авансовый отчёт.

Для приходного кассового ордера используется форма 0310001. Формы можно заполнять от руки или с помощью специальных программ:

Выплаты зарплат проводятся по расчётно-платёжным ведомостям (или просто по платёжным ведомостям). В них указаны:

• срок выдачи;
• сумма выдачи;
• лицо, которому выдаётся заработная плата.

Какие документы вести при онлайн-кассе

• Отсрочка по онлайн-кассам для ИП

  12,9 тыс. 4

  Порядок работы с кассовыми устройствами установлен Указаниями Банка России №3210-У. Согласно пп. 4.6 п. 4, пп. 4.1 п.4, п.п 5,6 операции с ККМ должны отражаться в кассовой книге. Движение наличных оформляется расходными и приходными ордерами.

  Книга учета принятых и выданных в кассе средств по форме № КО-5 может использоваться для оформления передачи наличных между старшим кассиром и операционистом. Соответствующее разъяснение приведено в п.4.5 п. 4 Указания №3210-У.

  Документы, ранее использующиеся для работы с обычной контрольно-кассовой машиной, в том числе справка КМ-6, журнал кассира-операциониста и прочие унифицированные формы – КМ1-КМ-9, больше от субъектов хозяйственной деятельности не требуются. Разъяснения представлены в письмах Министерства Финансов № 03-01-15/37692 от 16 июня 2017 года и Фискальной налоговой службы №ЕД-4-20/6050 от 31 марта 2017 года.

  В регистре ведется учет полученных и израсходованных средств, включая:

  • выдачу наличных;
  • получение выручки;
  • сдачу наличности в банк.

  С введением онлайн-касс физические лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью, получили возможность отказаться от оформления и заполнения книги. Для организаций документ остался по-прежнему обязательным.

  В Постановлении №88 указано, что кассовая книга ведется по форме КО-4. Но субъектам хозяйственной деятельности дается право утвердить внутренними нормативными актами свою форму.

  Существует несколько способов оформления кассовой книги – в виде бумажного бланка из типографии, электронная форма на персональном компьютере или электронный вариант с последующей распечаткой документа.

  Регистр на бумажных носителях в обязательном порядке должен быть пронумерован и прошит. Документ ведется в течение всего рабочего дня. Заполняется кассиром на основании приходных и расходных ордеров, полученных в бухгалтерии. Прием и выдача наличных средств производится по ПКО и РКО.

  В цифровом виде книга заполняется кассиром. Но также доступ может получить и другое ответственное лицо, назначенное руководством. Сотрудник использует электронную подпись, оформленную на должностное лицо. Это требование указано в Федеральном законе №63 от 6 апреля 2011 года.

  Заполняется регистр один раз в день – в момент проведения денежных средств через кассу. К примеру, при выдаче заработной платы пятого и пятнадцатого июня в книге будут записаны соответствующие даты.

  За нарушение требований к ведению первичного документа Фискальная служба может наложить штраф. Кодексом об административных правонарушениях регламентирован размер санкций. Организациям начисляется от сорока до пятидесяти тысяч рублей, индивидуальным предпринимателям и руководителям компаний – 4-5 тысяч рублей.

  В кассовую книгу могут вноситься исправления, но только в том случае, если документ ведется в бумажном виде. Неверная запись должна быть зачеркнута и указано верное значение. Исправления не допускаются. В Указаниях №3210 установлено, что все изменения должны быть заверены главным бухгалтером или кассиром. Если кассовая книга оформлена в цифровом виде ― правки не допускаются.

  Индивидуальные предприниматели, которые ведут кассовую книгу по собственному желанию, могут оформить один экземпляр регистра. Организации должны зарегистрировать количество документов, соответствующее числу представительств. Если в структуре компании нет филиалов, может вестись только одна книга. Это условие распространяется также на субъектов хозяйственной деятельности с разными налоговыми режимами.

  После введения новой контрольно-кассовой техники в 2017 компаниям в сфере торговли больше не нужно использовать унифицированные формы документов. Онлайн-кассы позволяют отправить данные в фискальную службу через интернет.

  В письме Фискальной налоговой службы № ЕД-4-20/[email protected] указано, что юридическую силу утратили следующие документы:

  • акт о переводе данных со счетчиков касс, возврате денег клиенту;
  • акт о снятии показателей со счетчиков кассовых машин при сдаче в ремонт и последующем возвращении в организацию;
  • справка-отчет;
  • журнал кассира;
  • журнал с кассовыми машинами, фунционирующими без операциониста;
  • журнал вызовов специалистов технической поддержки;
  • акт проверки наличных на кассовом устройстве;
  • сведения о счетчиках кассовых машин и объемах выручки.

  Фискальная налоговая служба Российской Федерации дала разъяснения в письме №ЕД-4-20/[email protected] о том, что журнал кассира-операциониста исключен из перечня обязательных документов. Все данные, которые вносились в унифицированную форму, передаются в Фискальную службу в режиме онлайн.

  Несмотря на то, что с 2017 года документ необязателен, для внутреннего учета он будет полезен. С его помощью можно существенно упростить учет прихода и расходы наличных. Журнал ведет сотрудник, отвечающий за обслуживание клиентов с помощью онлайн-кассы. За хранение отвечает главный бухгалтер или руководитель.

  Субъекты хозяйственной деятельности самостоятельно принимают решение, каких правил придерживаться при заполнении журнала. Но желательно придерживаться шаблона из Постановления №132.

  В описании к регистру КМ-4 указано, что книга должна вестись ежедневно. Записи могут вноситься чернильной или шариковой ручкой синего цвета. Все исправления должны быть завизированы главным бухгалтером или руководителем.

  До 2017 года правила ведения журнала кассира включали обязательную прошивку, нумерацию и регистрацию в Фискальной службе. Постановка на учет больше не требуется, шнуровка и нумерация могут проводиться компанией по желанию.

  Приходный кассовый ордер оформляется во время получения наличных компаниями. Это правило регламентировано Постановлением №88. Документ состоит из нескольких частей – непосредственно ордера и отрывной квитанции, которые обязательно подписываются кассиром после внесения информации.

  В заполненном бланке исправления запрещены. Выдача наличных сопровождается оформлением расходного кассового ордера. Эта информация приведена в Указаниях №3210-У. Любые изменения в документе, как и в случае с ПКО, не допускаются.

  Из всего вышеизложенного можно сделать следующие выводы. Индивидуальные предприниматели при работе с ККМ старого поколения оформляли КМ-1 ―КМ-9. С введением онлайн-касс эти формы были упразднены в связи с автоматической передачей данных в Фискальную налоговую службу через интернет.

  В числе обязательных документов остались ордера, а также кассовая книга. Индивидуальные предприниматели используют кассовую книгу и регистр КМ-4 по желанию. Эти формы облегчают ведение внутреннего учета.

  Для юридических лиц, в части ведения кассовой книги, все осталось без изменений. Регистр КМ-4 может оформляться по личному усмотрению руководства. Проведение приходных или расходных операций в кассе с наличными средствами без соответствующих ордеров запрещено.

  За нарушение правил ведения кассовых операций ответственные сотрудники привлекаются к ответственности, установленной КоАП. Срок исковой давности увеличен до одного года с момента совершения правонарушения. Ранее этот период был ограничен двумя месяцами, в связи с чем разовые нарушения дисциплины зачастую оставались безнаказанными.

  Проверка правил работы с наличными деньгами в 2020 году проводится в порядке, определенном Министерством Финансов Российской Федерации №133н от 17 октября 2011 года. Изучаются учетные регистры хозяйственных и бухгалтерских операций, документы на регистрацию, приобретение и обслуживание онлайн-касс. Проверяющие получают неограниченный доступ к ККМ, включая пароли и наличные средства. Интерес налоговиков вызовут не только нарушения в части применения ККТ, а и несвоевременно оприходованная выручка, в том числе в неполном объеме, выдача крупных сумму под отчет на длительный срок, несоответствие фактических и документальных остатков наличных в кассе.

  • Нужно переделать регистрацию карточки кассового аппарата.
  • Журнал закончен и требуется заведение новой книги.
  • В случае проверки, которая организуется и инициируется самой налоговой (отдельно о видах проверок читайте в статье на нашем сайте).

  При этом законом не запрещается устанавливать любое количество кассовых аппаратов фирмой. Однако все они должны быть установлены верно и обязательно быть зарегистрированы.

  Важно понимать разницу между кассой фирмы и кассой ККМ.

  Так, наличные средства, которые получены при использовании контрольно-кассовой аппаратуры:

  • Должны быть учтены в тот же день, когда они поступают.
  • Могут быть возвращены покупателю только в тот же день, когда они поступили от него. (Для реализации процедуры возврата товара существует свой регламент, и он будет рассматриваться отдельно).
  • Эти средства отсутствуют вначале смены и после закрытия.
  • Средства в течение этого же дня сдаются в инкассацию, либо же в конце кассового дня — в кассу фирмы. При этом оформляется приходный кассовый ордер по окончанию смены и передаче денег.
  • В денежном шкафу/ящике/сейфе средства могут быть только для размена. При этом средства выдаются вначале кассовой смены из кассы фирмы. Опять же оформляется ордер (расходный).

  Важно! Грубым нарушением будет считаться закрытие кассового дня на следующий день. В случае обнаружения, на кассира будет наложены штрафные санкции в размере до 4-х тысяч рублей за одну ошибку. А фирма поплатиться суммой в размере порядка 50 тысяч рублей.

  На каждый ККМ ведётся свой журнал кассира-операциониста. Рассчитывается один журнал примерно на 1000 дней, когда касса открывается и закрывается. После этого заводится новая книга учёта.

  Понадобятся документы, которые примет налоговое ведомство и оформит процедуру смены журнала. В пакет входят:

  1. Журнал, который подлежит замене на новый
  2. Новая книга. Журнал будет пустой, но предварительно его нужно прошить и заверить по всем правилам (На титульном листе нового журнала обязательно следует указать данные кассового аппарата).
  3. Паспорт вашей ККМ.
  4. Карточка учёта.
  5. Договор с компанией, которая занимается обслуживанием кассовой машинки.
  6. Последний Z-отчёт (отчёт закрытия кассы за последний день). При этом оставшиеся средства не будут переноситься на начало следующего дня.

  Если документы предоставляет сотрудник фирмы, нужно будет к пакету документации приложить также и доверенность на него. Причём если речь идёт об индивидуальном предпринимателе, то доверенность нужно обязательно нотариально заверять. А организации могут предоставлять документ в свободной форме, подтверждающий, что сотрудник состоит в штате.

  Что касается пакета документов для замены журнала, то лучше предварительно уточнять его состав в конкретном отделении налоговой инспекции, так как существуют небольшие региональные отличия по списку нужной документации.

  Менять журнал по окончанию года необязательно. По крайней мере, нет законодательных предписаний, которые это регламентировали бы.

  В первую очередь использование кассовых аппаратов прописано в 54-ФЗ от 22.05.2003 года (последняя редакция — от 8 марта 2015 года). Что этот закон регламентирует:

  • Определяет виды организаций, которые в обязательном порядке должны применять в своей деятельности контрольно-кассовые аппараты. (К ним не относятся ИП на «вменёнке» и ПСН, либо те, кто использует бланки строгой отчётности).
  • Определяет регламент использования реестра содержащихся в технике данных.
  • Определяет требования, которые применяются к предпринимателям и фирмам, использующим в своей работе кассовую аппаратуру.
  • Обозначает права налоговых органов и проверяющих ККТ.

  Журнал кассира-операциониста нужен, чтобы вести учёт наличных, поступивших от клиента и переданных в кассу фирмы или предпринимателя.

  Все данные, полученные при ведении журнала будут учитываться, чтобы определить базу налогового обложения. В случае ИП — НДФЛ, а также налога при УСН. В случае юрлица — налога при УСН и прибыли. Также эти данные будут служить для организованного и упрощённого оборота средств при взаимодействии с покупателями (например, при возврате денежных средств за сданный товар).

  Также данные из журнала часто привязываются к складской программе учёта. Это позволяет оперативно видеть уход товара и остатки.

  Прошивка. Возможны два варианта — либо прошивать листы, либо — весь журнал.

  Подпись руководителя. Ставится на контрольном листе с расшифровкой. Когда фирма или предприниматель использует печать, то она ставится на подпись (должна попасть и на листок).

  Нумерация. Номер ставится на каждом листе. При этом нет необходимости ставить номера страниц, достаточно нумеровать сами листы.

  Запись в конце. Делается она на последнем листе, при этом часть попадает на контрольный листок. Запись должна звучать примерно так: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено подписью (если есть печать, то пишем „и печатью“) такое-то количество листов». Естественно вместо «такое-то» пишем итоговую цифру количества листов.

  Журнал кассира-операциониста. Как заполнять?

  • Писать чернилами тёмного цвета.
  • Придерживаться хронологического порядка.
  • Брать данные согласно Z-отчёту из ленты ККМ.
  • Конечную сумму подсчитывать на калькуляторе (не самостоятельно).
  • Использовать разные строки в журнале, если за день было снято два отчёта.
  • Подписывать каждый день записи. Также это должен делать руководитель, либо другое лицо с полномочиями.
  • Не имеет права на ошибки, затёрки уже написанного и исправления. Поэтому в случае, когда была допущена ошибка, запись зачёркивают. Правильные данные пишут рядышком, или чуть сверху. И обязательно указывают дату, когда исправления были сделаны. После того, как ошибка исправлена, снова ставится заверительная подпись кассира, который ранее эту ошибку допустил, а также руководителем.

  Только в том случае, если исправления будут оформлены верно, наказания не предусматривается.

  Заполнять его нужно у нового журнала, как уже писалось выше, до того как вы будете сдавать его в пакете документов в ФСН. Указывать там нужно данные о фирме, а также информацию о ККМ, которую придётся взять их паспорта аппарата.

  Также титульник должен иметь инфорацию о начале и окончании журнала. Указывается и ответственное за заполнение данных лицо. Стандартно этим лицом назначается кассир, который управляет ККМ.

  Примечание: ответственность лица указывается и в его трудовом договоре. А в дополнение к нему подписывается документ о материальной ответственности назначенного сотрудника.

  • Первая запись — проверочная сумма. Берётся она из нулевого чека, начинающего Z-отчёт и акт начала использования ККМ.
  • Контрольная сумма — 1, 11 рублей — вписывается в столбец номер шесть.
  • Остаток в конце смены также составит 1,11 рублей.
  • В конце последующей рабочей смены аппарата кассиру нужно будет сократить сумму поступлений как раз на размер контрольной суммы.
  • Столбцы в кассовом журнале:
  • Дата смены.
  • Порядковый номер отдела или секции (не нужно вписывать, если нет разделения на секции).
  • Фамилия заполняющего кассира с инициалами. Если журнал заполняется одним кассиром постоянно, можно вписывать только вначале страницы. В остальных строчках уже используется знак «-/-».
  • Порядковый номер отчёта фискальной памяти ККМ. Брать его следует также из отчёта Z.
  • Показания контрольного счётчика. Это значение обозначает количество совершённых продаж. Эту графу следует заполнять в случаях, когда кассовый аппарат отправляется в ремонт. Первые данные будут внесены сотрудником фирмы, которая осуществляет ремонт. В последующем кассир просто дублирует информацию. Чаще всего графа будет пустовать.
  • Информация о нарастающем итоге, который выводится на начало смены.
  • Подпись кассира.
  • Подпись старшего смены, либо администратора.
  • Информация накопительного счётчика на конец дня (отчёт-Z).
  • Выручка за текущий день. Здесь требуется учитывать как наличные средства, так и суммы безналичного расчёта. Но вычитать при этом суммы возвратов, в случаях, когда они есть. Эту сумму можно рассчитать собственноручно, либо воспользоваться отчётом.
  • Наличка, которая сдана в кассу фирмы. Чтобы определить цифру, нужно из суммы вырученных средств вычесть эквайринговый приход и возвратные суммы.
  • Количество совершённых платежей совершённых с использованием документации.
  • Сумма безналичной оплаты.
  • Наличные средства, внесённые в кассу фирмы.
  • Сумма возвратных средств по заявлениям покупателей
  • Подписи кассира (столбец номер 16), администратора (17), руководителя (18).

  Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.

  Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.

  О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.

  Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.

  После расчета лимита остатка, организации надо издать приказ об утверждении его суммы. При желании, в приказе можно указать срок действия лимита, но закон этого не требует. Поэтому, если срок не прописан, утвержденная сумма лимита будет действовать до того момента, пока не будет издан другой приказ.

  Установление лимита кассы – дело серьезное. Неустановленный лимит приравнивается к нулю, поэтому любое количество налички в кассе в конце смены будет превышать лимит. А это уже нарушение кассовой дисциплины, за которую привлекают к административной ответственности и штрафу.

  Кассовые документы при онлайн-кассах

  Для выдачи финансовых средств на командировки, хозяйственные нужды и другие расходы требуется заявление от работника, составленное в произвольной форме и подписанное руководителем, либо приказ самого руководителя (также в произвольной форме).

  В заявлении или приказе обязательно указываются: Ф.И.О. подотчетного лица, цель, сумма, срок. О произведенных расходах сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет, к которому прилагает документы, доказывающие расходы (кассовые и товарные чеки, распечатанные электронные чеки и др.). Это необходимо для уменьшения НДФЛ, уплачиваемого организацией.

  Соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности – одно из важных правил кассовой дисциплины. Сегодня эта сумма составляет 100 тысяч рублей (за один договор). Ограничение не действует при взаиморасчетах с физическими лицами.

  Наличкой нельзя гасить займы, платить дивиденды и вносить плату за аренду недвижимости.

  Для ИП существует приятная поблажка – возможность в любой момент снять с расчетного счета или взять из кассы любую сумму наличных, разумеется, оформив необходимые документы, и потратить на личные нужды. В отличие от ИП ООО такого права не имеет.

  Налоговая проверка кассовой дисциплины

  С 2012 года вместо банков контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины выполняют представители ФНС. Проверка кассовой дисциплины, в соответствии с приказом Минфина от 17.10.2011 № 132н, 133н, начинается с даты предъявления поручения и длится максимально 20 дней.

  Налоговые инспекторы вправе проверить, как ведется учет наличности в кассе, выдаются ли клиентам кассовые чеки, распечатки из фискальной памяти ККТ, правильность оформления кассовых документов. Будут смотреть, нет ли путаницы в номерах документов, не делали ли вы что-то задним числом, нет ли исправлений. Любые ошибки и недочеты вызовут подозрение у налоговой проверки и приведут к штрафам.

  Несоблюдение правил кассовой дисциплины штрафуется по статье 15.1 КоАП РФ:

  • От 4 до 5 тысяч рублей для должностных лиц и ИП;

  • От 40 до 50 тысяч рублей для юридических лиц (организаций).

  Также согласно статье 14.5 КоАП РФ предусматривается ответственность в виде штрафа за неприменение ККТ:

  • для должностных лиц – от 3 000 до 4 000 рублей;

  • для юридических лиц – от 30 000 до 40 000 рублей.

  Часто возникает путаница в понятиях «касса» и «ККМ». «Касса» — это условный кошелек предпринимателя или организации, «сейф», в который приходит на хранение наличность и из которого она уходит на нужды бизнеса и владельца бизнеса. А «ККМ» — контрольно-кассовая машина, необходимая при наличных расчетах с покупателями. Это средство для учета тех денег, которые вы получаете от клиентов за товары или услуги. В кассу деньги могут приходить из нескольких ККМ. Из контрольно-кассовой машины расходовать деньги нельзя. В конце дня наличность из всех ККМ вносится в кассу, делается соответствующая запись, и уже из кассы средства могут тратиться. Кассовую дисциплину нужно соблюдать независимо от наличия ККМ.

  
  

  Похожие записи:

  • Виза в Германию 2021 для Россиян
  • Куда можно подать заявление на развод если есть несовершеннолетние дети
  • Строка 591 592 форма 737 как заполнить