Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В 2020 году до 31 декабря от работников работодатель должен получить заявление либо о ведении трудовой книжки на бумаге, либо о ведении ЭТК. Данная бумага необходима для Пенсионного фонда — сведения о ней будут занесены в блок информации о трудовой деятельности и будут храниться на информресурсах ПФ.
Кстати! О гражданах, устроившихся на работу в 2021 году, сведения сразу будут формировать в электронном виде. Документ на бумаге им заводить уже не будут.
Если работник не сформировал и не подал заявление в течение 2020 года, то по умолчанию его трудовую будут вести на бумаге и в электронном виде. Лица, выбравшие электронный вариант, получат бумажную версию на руки.
Сотрудники, не имевшие возможность подать до установленного срока заявление, могут это сделать в любое время после его окончания. К данным категориям лиц относятся:
- Граждане, находившиеся в состоянии временной нетрудоспособности, в отпуске или которые были отстранены от работы согласно ТК РФ или другим правовым нормам.
- Люди, которые имеют стаж труда по трудовому контракту, но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состояли в трудовых отношениях и не имели возможности подать такое заявление.
К сведению! Вся информация о тонкостях перехода изложена в ФЗ от 16 декабря 2019 года №439.
Заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе
Такой документ составляется в свободной форме. Можно полностью написать от руки либо использовать специально заготовленный организацией бланк.
В заявлении нужно указать:
- Кому оно адресовано — руководителю компании или предприятия.
- От кого оно. Здесь указывают должность и ФИО работника.
- Просьбу продолжать вести трудовую книжку на бумаге с 1 января 2021 года.
- Подпись и дату написания заявления.
Генеральному директору
Общества с ограниченной
ответственностью «Сигма»
Николаеву Семену Семеновичу
от системного администратора
Афанасьева Степана Степановича
Заявление
Прошу продолжить осуществлять ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе согласно Инструкции по заполнению и ведению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от «10» октября 2003 года, с «1» января 2021 года наряду с электронной трудовой книжкой.
Афанасьев / С.С. Афанасьев
«3» марта 2020 года
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
-
Примеры записей в трудовую (оформление титульного листа, внесение исправлений, совместительство становится основным) 632.6 КБ
Если кому-то не хочется лишаться бумажной трудовой книжки – можно не переживать, они останутся. Работодатели продолжают их вести в ряде случаев. Так, в переходном периоде – в 2020 году – вместе с бумажным вариантом весь год придется формировать и электронные сведения.
А вот после 1 января 2021 года бумажные книжки нужно будет вести только на сотрудников, которые до 31 декабря 2020 года напишут об этом заявления. Тем, кто не напишет такое заявление, выдайте их трудовые книжки на руки, а книжки тех, кто написал, храните и заполняйте в том же порядке, что и раньше.
При этом электронные книжки будут вестись всегда, а отказаться от бумажной трудовой работник сможет в любое время.
Как в течение 2020 года, так и позднее у лиц, поступающих на работу и предоставляющих при поступлении бумажные трудовые книжки, принимайте их и ведите дальше.
Лицам, которые начнут работать впервые в 2021 году или позднее, трудовые книжки оформляются только в электронном виде.
Те работники, у кого бумажной книжки при приеме на работу уже нет, должны предоставить вам сведения по форме СЗИ-ТД.
Работник может обратиться к вам с заявлением с просьбой о предоставлении сведений о его трудовой деятельности. Вы должны их предоставить в течение 3 рабочих дней способом, указанным в заявлении работника: на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии).
Обратите внимание: вы должны предоставить сведения только о работе в вашей организации.
Если сотрудник просит предоставить СТД при увольнении, сделать это нужно в день расторжения трудового договора. Сведения предоставляются по форме СЗИ-ТД.
Сведения вы должны предоставить и в случае обращения уже уволенного работника. На это у вас также есть 3 рабочих дня.
Объясните работникам, что сведения о работе в других организациях они могут получить:
-
в МФЦ;
-
в ПФ РФ;
-
на портале госуслуг.
Эти сведения также предоставляются на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Как подготовиться к переходу на новый формат? Приведем алгоритм действий.
Шаг 1. Издание приказов о проведении мероприятий по переходу и о назначении ответственного
Любое нововведение в конкретной организации начинается с утверждения плана мероприятий. В данном случае он может содержаться в приказе по основной деятельности о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности работников. Приказом установите также лиц, ответственных за такие мероприятия, и их сроки.
Кроме того, издайте приказ о назначении работника, ответственного за электронные сведения. Это может быть как специалист по кадровой работе, так и другой сотрудник организации.
Перед переходом на ведение электронных трудовых книжек проверьте правильность их заполнения. В частности, нет ли ошибок:
-
в личных данных работников (Ф. И. О., даты рождения, образование, специальность);
-
в датах приемов, переводов, увольнений;
-
в названиях организаций и должностей;
-
в реквизитах приказов о приемах и увольнениях;
-
в формулировках и ссылках на статьи законов в записях об увольнении;
-
в записях о постоянных переводах.
В локальные акты, где упоминается трудовая книжка, придется внести изменения или дополнения (например, в правила внутреннего трудового распорядка, инструкцию по делопроизводству). В частности, укажите, как вы будете получать, хранить и обрабатывать электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников, как будете их сотрудникам выдавать, в том числе при увольнении. Изменения согласуйте с профсоюзом, если он есть.
Приведем пример изменений в ПВТР.
2. Прием на работу.
2.1. Прием на работу в организацию производится на основании трудового договора, заключенного в письменной форме.
2.2. Перед заключением трудового договора кандидат на работу представляет:
– трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
– документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;
4. Обязанности работодателя.
4.1. Работодатель обязан предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанным в заявлении работника:
– на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
– в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае ее наличия у работодателя).
4.2. Сведения о трудовой деятельности предоставляются:
– в период работы – не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
– при увольнении – в день прекращения трудового договора.
4.3. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя ___________.
4.4. Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со ст. 66 ТК РФ.
4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель в этот же день направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
Дополнения придется внести и в должностную инструкцию кадрового или другого работника, которому вменяются обязанности по формированию электронных сведений, составлению отчетности и другим действиям в сфере обработки сведений о трудовой деятельности работников.
Чтобы сведения о трудовой деятельности работников поступали в ПФ РФ, вам придется сдавать отчеты по форме СЗВ-ТД. Как и форма СЗИ-ТД, эта форма разработана, но пока не утверждена.
С 1 января 2020 года представляйте сведения не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором работники принимались на работу, переводились или увольнялись. Если сведения о работнике представляются впервые, одновременно представьте сведения о его трудовой деятельности в вашей организации по состоянию на 1 января 2020 года.
К сведению: если численность работников организации 25 и более, подаваемые сведения подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Организации с меньшей численностью могут сдавать отчет на бумажном носителе или в электронном варианте, подписанном электронной подписью.
С 1 января 2021 года кроме ежемесячного отчета СЗВ-ТД нужно будет подавать отдельные сведения о приеме и увольнении работников. И делать это нужно будет не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).
Сведения о трудовой деятельности в виде электронного документа формируются с использованием программно-технических средств, применяемых для автоматизации своей деятельности, или с использованием бесплатной программы на сайте ПФ РФ.
Имейте в виду, что за нарушение сроков представления отчетности вас могут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства пока по общей ст. 5.27 КоАП РФ, а впоследствии будет принята и специальная.
Утвержденной формы заявления о переходе на ЭТК нет. Поэтому вы можете пользоваться нашим образцом или разработать свою форму.
|
Генеральному директору М.Р. Плотникову от менеджера по продажам А.С. Гуськовой Заявление В соответствии со ст. 66.1 ТК РФ прошу предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде, трудовую книжку прошу выдать мне на руки. 18.06.2021 Гуськова |
\r\n\r\n
В Законе № 439-ФЗ сказано о необходимости известить всех работников, без каких-либо исключений. А значит, направить уведомления нужно и тем, кто находится в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком. Адресатами уведомления будут также надомники, сезонные, временные сотрудники и т.п. Известить нужно работников всех подразделений, представительств и филиалов. Наконец, не забывайте, что руководитель организации в большинстве случаев также является ее работником. То есть его тоже нужно уведомить о возможности перейти на ЭТК.
\r\n\r\n
Электронные трудовые книжки утверждены: что делать работодателям?
В Законе № 439-ФЗ сказано о необходимости известить всех работников, без каких-либо исключений. А значит, направить уведомления нужно и тем, кто находится в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком. Адресатами уведомления будут также надомники, сезонные, временные сотрудники и т.п. Известить нужно работников всех подразделений, представительств и филиалов. Наконец, не забывайте, что руководитель организации в большинстве случаев также является ее работником. То есть его тоже нужно уведомить о возможности перейти на ЭТК.
-
Субсидиарная ответственность главного бухгалтера
1,0 тыс. 0
- Оформляем прием на работу в 2021 году
- Выбор способа ведения трудовой книжки: разъяснения ведомств
- Комментарий к проекту порядка ведения и хранения трудовых книжек: чего ждать кадровикам?
Да, она подготовит отчёт СЗВ-ТД. Вам достаточно указать данные о сотрудниках, а остальное Эльба сделает сама.
Повторим: в общем случае сдавать СЗВ-ТД нужно, только если вы нанимали, увольняли, переводили сотрудников на другую должность или получали заявления о выборе формы трудовой книжки. Даже если в 2020 году с сотрудником не произошло ни одного кадрового события, до 15 февраля 2021 года нужно отправить отчёт с последним кадровым событием по состоянию на 1 января 2020 года.
С 2020 года работодатели обязаны учитывать сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде. На основании этих сведений формируются два документа:
- отчет СЗВ-ТД, который работодатель отправляет в ПФР и таким образом передает фонду сведения об изменениях в трудовой деятельности работника;
- форма СТД-Р со сведениями о периоде работы у конкретного работодателя — она выдается работнику по требованию или при увольнении (в Бухгалтерии эта форма появится в ближайшее время).
Также до конца 2020 года работодатель должен собрать у работников заявления о выборе формы ведения трудовой книжки:
- в электронном виде — тогда работодатель делает запись об этом в бумажной трудовой книжке и отдает ее работнику;
- в бумажном виде — тогда работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку; также ему придется вести трудовую и в электронном виде, чтобы сдавать СЗВ-ТД, но выдавать сотруднику форму СТД-Р в этом случае не нужно, потому что она заменяет бумажную трудовую книжку.
Работодатель обязан уведомить Пенсионный фонд о выборе каждого работника. Эти сведения передаются тоже через СЗВ-ТД.
Заявление на ведение электронной трудовой книжки: образец
В Контур.Бухгалтерии электронная трудовая книжка находится в личной карточке сотрудника. Чтобы открыть ее, выберите вкладку «Сотрудники», нажмите на ФИО нужного сотрудника и в открывшейся личной карточке выберите вкладку «Трудовая книжка».
Вкладка с трудовой книжкой есть у тех сотрудников, которые работают по трудовому договору или работали по нему какой-либо период в 2020 году. Если сотрудник работает только по договору ГПХ, такой вкладки нет.
Получите от сотрудников заявления о выборе формы трудовой книжки. После этого уведомите о выборе каждого работника Пенсионный фонд.
Для этого выберите вкладку «Сотрудники», нажмите на ФИО нужного сотрудника и в открывшейся личной карточке выберите вкладку «Трудовая книжка». Нажмите на кнопку «+ Добавить заявление».
Работодатели, у которых в штате в отчётном периоде было 25 и более застрахованных лиц, обязаны сдавать отчёт в электронном виде через интернет. Для сдачи формы достаточно скачать бесплатный программный комплекс с официального сайта ПФР или с любого другого сервиса. Документ перед отправкой подписывается усиленной электронной подписью.
Если в штате юрлица в отчётном периоде работало 24 и менее застрахованных лиц, вправе представить отчёт СЗВ-ТД на бумажном носителе.
С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности сотрудников представляется ежемесячно не позднее 15 числа месяца следующего за отчётным. Исключение составляет приём и увольнение застрахованных лиц, по ним отчёт сдают не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).
Сроки представления бланка в случае проведения кадровых перемещений:
Приём Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иного решения или документа Увольнение При иных мероприятиях Не позднее 15 числе месяца следующего за отчётным Важно! Если сотрудник увольняется с работы в середине отчётного периода, в форме СЗВ-ТД следует отразить не только информацию об увольнении, но и о других кадровых мероприятиях данного месяца, а также прошлого, если бланк за предыдущий по ним подан не был.
В бланке есть поле для даты, на которую подано заявление о выбранной работником форме трудовой книжки. Если информацию внесли некорректно, следует в Пенсионный фонд представить ещё одну форму СЗВ-ТД на данного сотрудника с правильной датой. Отменять первую форму не нужно.
Если необходимо аннулировать неверно поданную информацию о выборе застрахованным лицом формы ведения трудовой книжки, нужно сдать повторный бланк, указать ту же дату, что и в первом документе, но в поле «Признак отмены» поставить «Х».
Для того, чтобы отменить сданный ранее бланк с неверной информацией, следует представить ещё одну форму с полями, заполненными, аналогично первому отчёту. Дополнительно в поле «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» поставить «Х».
Для корректировки ранее сданных сведений о трудовой деятельности, нужно оформить отчет СЗВ-ТД с двумя строками:
- первая строка — такая же, как в исходной форме, но в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» стоит знак «Х»;
- вторая строка — с правильными данными.
Работодатель или его должностное лицо будет привлечено к административному наказанию за следующие действия:
- за нарушение сроков представления отчётности
- за подачу неполных и (или) недостоверной информации о трудовой деятельности
Первичное нарушение Организация от 30 000 до 50 000 руб. Индивидуальные предприниматели от 1 000 до 5 000 руб. Должностные лица от 1 000 до 5 000 руб. Повторное нарушение Организация от 50 000 до 70 000 руб. Индивидуальные предприниматели от 10 000 до 20 000 руб. Должностные лица от 10 000 до 20 000 руб.
либо дисквалификация на срок от 1 до 3 летПри первичном нарушении вместо штрафа возможно предупреждение.
Если в результате ошибки в отчёте сотрудник не сможет в дальнейшем трудоустроиться, работодатель обязан будет возместить ему заработок, недополученный в связи с представлением недостоверной информации.
После получения заявления от сотрудника о выборе метода составления его трудовой, работодателю необходимо с помощью формы СЗВ-ТД оповестить Пенсионный фонд.
С 2021 года время по сдаче отчетов переносится. О приеме или увольнении работника необходимо составлять отчет сразу после свершения данного факта. В случае кадровых мероприятий отчет подается до 15 числа следующего месяца.
После составления СЗВ-ТД необходимо выдать книжки тем, кто перешел на электронный вариант. Перед выдачей нужно составить запись о решении сотрудника по поводу перехода на электронный носитель. Важно разъяснить работнику, что отказ от традиционной книжки вовсе не означает, что можно её выбросить.
В электронном варианте будут числиться только та информация, что внесена с 2020 года. При дальнейшем трудоустройстве, гражданину необходимо показать как электронные сведения, так и на бумажном носителе. В данной ситуации меняется сам порядок действий: отпадает необходимость внесения записей о трудоустройстве и увольнении.
Так же необходимо продолжать вести бумажные трудовые для тех, кто от них не отказался. Правила ведения остаются прежними. Точно так же, как и на остальных сотрудников, будет составляться отчет СЗВ-ТД.
При увольнении сотрудника с электронной книжкой, организация обязана отдать информацию о рабочей деятельности (специальная форма СТД-Р). Допускается предоставление данных в электронном виде: либо по почте, либо распечатанную с поставленной печатью.
Сотрудник вправе узнать данные из электронной трудовой во время работы в организации. Работодателю необходимо выдать документы в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления. Информацию можно получить на бумажном носителе или в электронном виде.
Тем сотрудникам, что сохранили трудовую в бумажном виде, работодатель не обязан выдавать информацию из электронной книжки. Всю необходимую информацию работник сможет самостоятельно получить в ПФР, МФЦ или через сайт госусуги.
НОВЫЙ РАБОТНИК — 2021: ВЕСТИ ЛИ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ И КАК ПОДАТЬ СЗВ-ТД
Заявления от имени работников не имеют унифицированной формы. Работнику предоставляется возможность оформить его полностью собственноручно или организация вправе заготовить бланк, куда потребуется лишь вписать свои данные.
Среди обязательных реквизитов должны быть следующие:
- наименование организации, должность, ФИО руководителя, кому адресуется заявление;
- должность, структурное подразделение, ФИО работника – заявителя;
- по центру листа располагается наименование документа «заявление»;
- в тесте бланка необходимо изложить просьбу о продолжении ведения бумажной трудовой книжки и ссылку на ст.66 ТК;
- обязательно наличие даты оформления заявления и собственноручной подписи работника.
Обязанность работодателя — уведомить подчиненных о нововведениях и рассказать им о возможности выбрать между бумажной и онлайн ТК. Следующая задача — собрать с сотрудников документы, из которых четко понятно, на каком варианте остановилось конкретное застрахованное лицо.
Закон не требует, чтобы работникам объясняли, как написать заявление на электронную трудовую книжку, предлагали шаблоны или иным образом помогали разобраться в написании документа. Но такая «информационная поддержка» сотрудников выгодна работодателю для выполнения установленных обязанностей. Поэтому предлагаем образец заявления о сохранении бумажной трудовой книжки, который соответствует всем требованиям законодательства.
Журнал перехода на электронные трудовые книжки
Как назначить ответственного за электронные трудовые книжки
Образец приказа об электронных трудовых книжках
Справка судебным приставам с места работы — образец
Повышение квалификации в электронной трудовой книжке
До конца 2020 года работники организаций и ИП должны написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку или о том, что они хотят и дальше вести бумажный документ. Предварительно работодатель обязан подготовить и до 30.06.2020 г. вручить всему персоналу уведомление о вводе электронных трудовых книжек.
В законодательстве отсутствует такое требование, поэтому окончательное решение работодатели будут принимать самостоятельно. Регистрация заявлений поможет упорядочить документооборот и избежать возможных конфликтов с персоналом и контролирующими ведомствами. Отметим, что если гражданин написал заявление, но подал его работодателю по истечении некоторого времени, в журнале регистрации фиксируют именно дату подачи.
В соответствии с действующим законодательством, трудовая книжка входит в перечень бланков строгого учета. Значит это то, что относиться к ней нужно крайне бережно и внимательно, не допуская ее попадания в посторонние руки. Связано это с тем, что на основе записей, внесенных в трудовую, в дальнейшем вычисляется общий трудовой стаж работника, начисляется пенсия.
В период, когда человек официально работает, трудовая хранится у его работодателя под присмотром специалиста по кадрам или у секретаря.
В это время данный сотрудник несет за документ полную ответственность, в том числе материальную, т.е. если трудовая внезапно исчезнет, восстанавливать ее представитель компании будет за свой счет.
Электронные трудовые книжки: что работодатели должны сделать в 2020 году
В 2021 году до 31 декабря от работников работодатель должен получить заявление либо о ведении трудовой книжки на бумаге, либо о ведении ЭТК. Данная бумага необходима для Пенсионного фонда — сведения о ней будут занесены в блок информации о трудовой деятельности и будут храниться на информресурсах ПФ.
Кстати! О гражданах, устроившихся на работу в 2021 году, сведения сразу будут формировать в электронном виде. Документ на бумаге им заводить уже не будут.
Если работник не сформировал и не подал заявление в течение 2020 года, то по умолчанию его трудовую будут вести на бумаге и в электронном виде. Лица, выбравшие электронный вариант, получат бумажную версию на руки.
Сотрудники, не имевшие возможность подать до установленного срока заявление, могут это сделать в любое время после его окончания. К данным категориям лиц относятся:
- Граждане, находившиеся в состоянии временной нетрудоспособности, в отпуске или которые были отстранены от работы согласно ТК РФ или другим правовым нормам.
- Люди, которые имеют стаж труда по трудовому контракту, но по состоянию на 31 декабря 2021 года не состояли в трудовых отношениях и не имели возможности подать такое заявление.
К сведению! Вся информация о тонкостях перехода изложена в ФЗ от 16 декабря 2021 года №439.
После того, как заявление уйдет по месту назначения, новая трудовая книжка должна быть выдана в двухнедельный срок. А вот заниматься сбором предыдущих записей должен тот, по чьей вине произошла утрата прежнего документа. Если это сам владелец – то надо пройтись по бывшим местам работы и попросить, чтобы там поставили в трудовую нужные штампы. Если же утеря произошла по вине сотрудника компании – в тот период, когда книжка находилась на ответственном хранении у работодателя – заботиться о ее восстановлении должен уже он.
В 2021 году руководство организаций должно:
- Внести коррективы в ЛНА компании, учесть при этом мнение профсоюза, если таковой имеется.
- Обсудить с представителями профсоюза и подготовить изменения коллективного договора и соглашений.
- Подготовиться технически к отправке сведений о трудовой деятельности работника в ПФ.
- Письменно оповестить каждого работника до 30 июля 2021 года об изменениях в трудовом законодательстве, касающихся трудовых книжек.
После перехода наниматель обязан будет вносить все сведения о трудовой деятельности работников на информресурс ПФ.
Если вы читаете эту статью, значит перед вами наверняка стоит задача по составлению заявления об утере трудовой книжки. Прежде чем предоставить вам подробное описание документа, дадим некоторые общие сведения, которые имеют отношение ко всем таким бумагам.
- Во-первых, имейте в виду, что практически любые заявления сегодня можно писать в произвольной форме (за исключением тех, что подаются в государственные органы – там обычно надо заполнять унифицированные формуляры). Конечно, если работодатель требует от вас формирования заявления по шаблону, который он предоставляет – следует воспользоваться таким способом.
- Во-вторых, для документа подойдет обычный лист бумаги любого удобного вам формата – предпочтительно А4 или А5. Заявление можно писать вручную или же набирать на компьютере, при этом, желательно сразу уточнить в кадровом отделе, какой вариант им нужен – не везде принимают напечатанные бланки. Если вы сделали электронный текст, его в любом случае нужно распечатать – это необходимо для того, чтобы вы могли поставить под ним свою подпись.
- Делайте заявление в двух экземплярах – один из них отдайте представителю работодателя, второй оставьте себе, предварительно заручившись на нем отметкой о получении копии. В будущем такая предосторожность может вам помочь – например, если сотрудник отдела кадров заявит, что заявления об утере трудовой не было, и откажется выдавать дубликат.
Теперь мы подошли к главной части нашей статьи – примеру. Нужно сказать, что этот документ не представляет особой сложности в составлении – на основе представленного ниже образца вам без особых проблем удастся написать свое заявление.
Итак, по порядку. В начале документа обозначьте, кому вы его адресуете: здесь надо указать должность, ФИО руководителя компании, в которой вы работаете (или работали), а также название самой организации. Далее внесите свои данные – также должность и ФИО. Затем, посередине строки, напишите слово «заявление» и поставьте точку.
С новой строки информируйте работодателя о собственно утере трудовой книжки. Причины утраты писать не обязательно – в законодательстве такое требование отсутствует. Далее сославшись на ст. 65 ч.5 ТК РФ попросите оформить новую трудовую. Напоследок поставьте под документом свою подпись и вручите его ответственному сотруднику.
Заявление о переходе на трудовые книжки в электронном формате
Работодатель не вправе требовать у нового работника самому покупать бланк трудовой. Трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, изготавливаемыми «Гознаком», учет которых работодатель должен вести в специальной приходно-расходной книге. Покупаются бланки у их изготовителя или распространителя на основе договора с ним (п. 3 и 4 Порядка обеспечения работодателей бланками, утв. приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н).
Принимать от устраивающихся на работу лиц новые бланки трудовых работодателю нельзя, поскольку у него нет возможности убедиться в их подлинности. Кроме того, ст. 65 ТК РФ прямо обязывает работодателя оформлять трудовые книжки на работников, для чего на предприятии должен иметься запас чистых бланков книжек и вкладышей к ним (п. Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Работодатель может взимать с работника стоимость трудовой книжки с учетом расходов на ее приобретение. На практике это означает, что в стоимость может включаться не только цена самого бланка, но и, например, транспортные расходы.
С 2020 года наряду с бумажной трудовой книжкой начала применяться ее электронная форма, сведения для которой накапливаются в едином электронном информационном ресурсе по данным, подаваемым работодателями в ПФР. Сбор информации осуществляется в отношении каждого работающего по трудовому соглашению лица.
Отправная точка для электронно накапливаемых сведений — 01.01.2020. Информацию о работе до этой даты будет подтверждать бумажная трудовая книжка.
Электронный способ ведения трудовой книжки характеризует ряд существенных преимуществ в сравнении с оформлением этого документа на бумаге. Поэтому он является предпочтительным и со временем станет единственно возможным для применения.
Об этом свидетельствует указание ПФР, размещенное на сайте этого фонда, о том, что для лиц, впервые устраивающихся на работу после 2020 года, трудовая книжка будет вестись исключительно в электронном виде. До наступления 2021 года бумажный ее вариант при приеме на работу должен оформляться, если работник не выразит своего желания отказаться от такой формы.
У лиц, уже имеющих трудовую книжку, ведущуюся на бумаге, есть право выбрать либо электронный способ, либо ведения этого документа на бумаге. Выбор бумажного варианта никоим образом не повлияет на процесс накопления информации о трудовой деятельности в электронном виде (он все равно будет осуществляться). Оба документа (бумажный и электронный) в этом случае будут существовать параллельно до того момента, пока работник не откажется от оформления бумажной версии или не перестанет работать.
Выбор способа, применяемого при ведении трудовой книжки, нужно сделать до завершения 2020 года, и подать соответствующее заявление работодателю, который передаст эту информацию в ПФР. Для последующих работодателей информация о выбранном способе ведения трудовой книжки будет доступна из единого электронного информационного ресурса. Работнику повторно заявление о выборе подавать не придется.
Законодательно утвержденной формы такого заявления нет. Поэтому оформляют его по правилам любого иного заявления:
- адресуя руководителю работодателя;
- указывая, от чьего имени подается документ;
- излагая суть просьбы в основной текстовой части;
- проставляя личную подпись подателя и дату подписания.
- С 2020 года данные о трудовой деятельности каждого человека, принятого на работу по трудовому договору, начали накапливаться в едином электронном информационном ресурсе. Необходимые для этого данные предоставляет работодатель, направляя их в ПФР, который отвечает за ведение такого ресурса.
- Со временем электронный способ ведения трудовой книжки станет единственно возможным. Пока же отказ от бумажного варианта этого документа происходит по желанию работника. Ведение бумажной трудовой книжки осуществляется параллельно с накоплением аналогичных данных в электронном виде.
- Выбор способа оформления трудовой книжки работнику желательно сделать до завершения 2020 года, подав в адрес работодателя заявление. Форма для такого документа законодательно не установлена. Поэтому оформляют его так же, как и любое иное заявление, излагая в основной его части суть сделанного выбора.
Актуально на Как перейти на электронные трудовые книжки
Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2021 года. В течение всего 2021 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2021 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную. У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.
В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:
- Ф.И.О. работника;
- место работы;
- периоды работы;
- должность (профессия, специальность);
- квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
- даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
- основания увольнения.
Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки. Например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д. Если в случае с бумажной версией трудовой книжки работнику нужно запросить у работодателя выписку из нее, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить (ст. 66.1 ТК РФ):
- у последнего работодателя;
- по запросу в ПФР или МФЦ;
- в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.
При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным. Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.
В соответствии с действующим законодательством, трудовая книжка входит в перечень бланков строгого учета. Значит это то, что относиться к ней нужно крайне бережно и внимательно, не допуская ее попадания в посторонние руки. Связано это с тем, что на основе записей, внесенных в трудовую, в дальнейшем вычисляется общий трудовой стаж работника, начисляется пенсия.
В период, когда человек официально работает, трудовая хранится у его работодателя под присмотром специалиста по кадрам или у секретаря.
В это время данный сотрудник несет за документ полную ответственность, в том числе материальную, т.е. если трудовая внезапно исчезнет, восстанавливать ее представитель компании будет за свой счет.
Однако, иногда трудовая оказывается на руках гражданина. Это бывает, в первую очередь тогда, когда он находится без работы или же по каким-то причинам вынужден взять трудовую у работодателя. Надо отметить, что в большинстве случаев для предоставления информации из трудовой по месту требования достаточно взять с места работы заверенную выписку или копию книжки, но вот что касается некоторых государственных структур, например, Пенсионного фонда или же банковских кредитных учреждений, там зачастую просят только оригинал документа.
И вот в этот период никто не застрахован от утери трудовой или ее утраты (последнее может быть связано с каким-либо чрезвычайным обстоятельством – пожаром, затоплением, аварией и т.д.).
Никакого наказания за потерю или утрату документа по закону нет, но вот его восстановление – это в первую очередь забота и обязанность его владельца.
При этом даже частичное повреждение трудовой книжки – обгорание, нехватка листов, несмываемая грязь и т.п. служит основанием для ее замены и получения нового бланка.
Похожие записи: