Нужно ли писать заявление о выборе трудовой книжки в 2021 году при приеме на работу

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужно ли писать заявление о выборе трудовой книжки в 2021 году при приеме на работу». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. НОВЫЙ РАБОТНИК — 2021: ВЕСТИ ЛИ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ И КАК ПОДАТЬ СЗВ-ТД

2. О выборе способа ведения трудовой книжки после 1 января 2021 года

3. Оформляем прием на работу в 2021 году

4. У соискателя нет бумажной трудовой – как оформить на работу

5. Истек срок уведомления об «электронных трудовых». Что дальше?

6. Прием на работу с электронной трудовой книжкой

7. Чек-лист по переходу на электронные трудовые книжки: проверьте себя

8. Порядок ведения и хранения трудовых книжек – что изменилось?

Прежде всего, стоит отметить, что изменения претерпел сам бланк БТК. Новый бланк БТК будет содержать 14 разворотов, ранее их было 10. При этом количество разворотов для сведений о награждении будет уменьшено с 10 до 7. Во вкладыше под сведения о работе отведено 12 разворотов, ранее их было 9 и 5 разворотов на сведения о награждении против 8 разворотов ранее.

По-прежнему, записи в БТК должны вноситься гелиевой, шариковой или перьевой ручкой, используя синий, фиолетовый или чёрный цвет. Почерк должен быть разборчивым, аккуратным, без ошибок. Обращаю ваше внимание, при заполнении БТК сокращение слов недопустимо. При этом новые правила позволяют производить записи с помощью технических средств, штампов или печатей. К примеру штамп, со стандартной записью об увольнении по собственному желанию.

В новых правилах определили единый формат для даты рождения сотрудника и даты заполнения титульного листа БТК — указали пустые строчки. Кроме того, новыми правилами отменено требование о заполнении БТК в присутствии сотрудника, который принимается на работу в первый раз.

Также, согласно новому порядку поменялись правила внесения записей об образовании. Уровни образования привели в соответствие с действующим законом об образовании:

основное общее;
среднее общее;
среднее профессиональное;
высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).

Стоит отметить, записи о незаконченном образовании в трудовую книжку вноситься не будут.

Относительно записей в трудовой книжке, о трудовой деятельности за всё время работы у работодателя при увольнении работника, как и ранее, будут заверяться подписью работодателя либо ответственного за ведение БТК лица и печатью (при наличии). Обращаю ваше внимание, теперь допускается использование печати сотрудника кадровой службы, и исключается подпись самого работника.

Кроме того, нововведения предусматривают возможность внесения сведений об удалённой деятельности при соглашении между работником и работодателем. Эта же норма прописана в ТК России.

Не стоит забывать и о сроках выдачи на руки БТК. Новыми правилами предусмотрен срок выдачи на руки трудовой книжки работнику в течение 3-х рабочих дней, при подаче им заявления о предоставлении информации о трудовой деятельности. Кроме того, в новой редакции правил заменён штамп «Выдан вкладыш» при выдаче вкладыша в БТК на надпись с указанием серии и номера вкладыша.

С 1 сентября 2021 года утрачивают силу формы по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей (приложения 2, 3, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

Работодатель теперь сам осуществляет разработку форм книг и журналов по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей в неё для учёта движения БТК (п. 40 Правил, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). В них в обязательном порядке необходимо будет указывать дату приёма БТК и её номер, также при увольнении сотрудника дату выдачи трудовой и подпись работника, которая свидетельствует о получении БТК. При этом отменено требование, скреплять книги учёта сургучной печатью или опломбировать, достаточно пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя организации и печатью (при наличии).

НОВЫЙ РАБОТНИК — 2021: ВЕСТИ ЛИ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ И КАК ПОДАТЬ СЗВ-ТД

Кандидатам, которые поступают на работу в первый раз, БТК не оформляются (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Согласно действующего законодательства у них нет права выбора — всегда оформляется ЭТК.

Кандидатам, ранее работавшим и отказавшимся от перехода на ЭТК, необходимо будет выдавать новые бланки БТК.

Также новый бланк БТК придётся выдавать работникам, потерявшим трудовую. Для этого работник должен обратиться к работодателю по последнему месту работы, для оформления дубликата документа (п. 30 Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н). Однако в ч. 5 ст. 65 ТК сказано: если у сотрудника на момент приёма на работу не окажется трудовой книжки в связи с тем, что он её потерял или по любой другой причине, работодатель обязан по заявлению выдать новую трудовую.

В силу того, что Трудовой кодекс России имеет более значимую юридическую силу, нежели постановления Правительства, а также приказ Министерства труда, отправлять кандидата к предыдущему работодателю в принудительном порядке рискованно. Так как, если сотрудник обратится с жалобой в ГИТ, об отказе выдачи ему новой БТК по заявлению, к вам могут применить взыскание за нарушение ст. 65 ТК по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. В этом случае организацию ждёт штраф до 50 000 руб., а руководителя или ответственное лицо, в обязанности которого входит выдача трудовых книжек — до 5 000 руб. Причём штраф организации персонального штрафа должностному лицу не исключает. Следовательно, суммарная сумма штрафа может составить 55 000 рублей.

В случае, если к вам обратится гражданин, ранее работавший в вашей организации, отказавшийся от перехода на ЭТК и потерявший БТК, вы должны будете оформить ему дубликат БТК на новом бланке.

Кроме того, возможны ситуации, при которых необходимо будет выдавать дубликаты действующим сотрудникам:

если сотрудник брал БТК для оформления пенсии и потерял её сам или её потеряли в Пенсионном фонде;
если трудовая пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана);
по требованию сотрудника, которому внесена запись об увольнении или переводе, затем впоследствии их признали недействительными.

Подводя итоги, хочу обратить ваше внимание, что в своей статье я рассмотрела только самые распространённые изменения, не отразив иные нововведения, содержащиеся более чем на двух десятках страниц Приказа 302н. А также напоминаю, каждое изменение правового акта обязывает работодателя проанализировать локальные документы и привести их в соответствие с действующими нормами.

Конкурс «Лучший бухгалтер расчётчик зарплаты 2021»

Обязательная вакцинация: как отчитаться и не разрушить работу компании

6,7 тыс. 4

О выборе способа ведения трудовой книжки после 1 января 2021 года

Заявления о выборе способа ведения трудовой книжки после 1 января 2021 года вы принимаете у тех, кто наконец-то принял решение о переходе на электронный формат.

Работники вправе написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку в любой момент. Это могут быть, например:

Работники, которые ранее не писали заявление о выборе способа ведения трудовой книжки и не подавали никаких заявлений о выборе трудовой.
Работники, которые по тем или иным причинам не смогли подать заявление до 31 декабря 2020 года. Например, находились в отпуске, на больничном, в длительной командировке, на отделенной вахте и т. д.
Работники, которые устраиваются на работу после продолжительного периода безработицы.

Если на работу к вам пришел молодой специалист, у которого нет еще никакой трудовой книжки, он вышел на первое место работы, вы заводите ему исключительно электронную трудовую.

Работники не обязаны переходить на электронную трудовую. Если новый работник пришел в компанию с бумажной трудовой, вы не вправе настаивать на том, чтобы он выбрал электронный формат трудовой. Посоветовать можете, требовать – нет.

Выбор способа ведения трудовой книжки: разъяснения ведомств

Запись в бумажной трудовой книжке при переходе на электронную трудовую книжку

Комментарий к проекту порядка ведения и хранения трудовых книжек: чего ждать кадровикам?

Если сотрудник впервые поступает на работу в 2021 году, оформлять ему бумажную трудовую книжку не требуется (п.8 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

В такой ситуации процесс оформления приёма на работу будет выглядеть следующим образом:

— С работником заключается трудовой договор.

— На основании трудового договора издаётся приказ о приёме на работу. С приказом работника нужно ознакомить под подпись.

— Не позднее следующего рабочего дня с даты издания приказа, надо представить в Пенсионный фонд РФ форму СЗВ-ТД с кодом ПРИЁМ.

— На работника по общим правилам оформляется личная карточка.

Бумажная трудовая книжка из процесса документального оформления приёма на работу исключена. На лиц, которые впервые трудоустраиваются с 1 января 2021 года, информация о трудовой деятельности ведётся только в электронном виде. Таким образом, у работника нет возможности выбора бумажной или электронной трудовой книжки.

Данные о трудовой деятельности работника формируются на лицевом счетё в Пенсионном фонде. ПФР для отражения информации на лицевом счетё получает от работодателей сведения по форме СЗВ-ТД, то есть сведения о трудовой деятельности работника поступают напрямую в ПФР.

Отметим, что в трудовой договор запись о том, что бумажная трудовая книжка работнику не оформляется, делать не надо. Это не условие, которое согласовывают стороны договора, а требование закона.

Что касается страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС). Еще с 2019 года такие свидетельства ПФР не оформляет. Сейчас при приёме на работу соискатель должен предъявить документ, подтверждающий факт регистрации в системе персонифицированного учёта (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). И если у работника имеется свидетельство СНИЛС, он предъявляет этот документ. Если сотрудник начал трудовую деятельность уже после того, как ПФР перестал оформлять такие свидетельства, потребуется документ по форме АДИ-РЕГ (форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 13.06.2019 № 335п).

Если же сотрудник трудоустраивается впервые, и он не состоит на персонифицированном учете в ПФР, работодатель должен будет также зарегистрировать работника в системе индивидуального учёта.

Формальный подход. Не уведомлять работников, принимаемых после 31.10.2020. Если такие работники предоставят заявления, принимать их и отчитываться в ПФР. Напомним, отчетность СЗВ-ТД в ПФР работодателю нужно предоставить не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором работник подавал соответствующее заявление (п. 2.5
ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Неформальный подход. Внести изменения в ПВТР или разработать отдельный локальный нормативный акт, в котором прописать основные положения относительно предоставления заявлений, прав работников в связи с переходом на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Здесь же уместно рассказать о том, как работники, которые отказались от бумажной трудовой книжки, смогут получать сведения о трудовой деятельности.

Второй подход не является обязательным, но может быть актуален и в связи с тем, что прием заявлений не заканчивается в 2020 году.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Примеры записей в трудовую (оформление титульного листа, внесение исправлений, совместительство становится основным) 632.6 КБ

В связи с переходом на ЭТК инструкция приема на работу сотрудника в 2021 выглядит так:

Наниматель запрашивает у гражданина документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ.
Далее работодателем осуществляется проверка способа ведения трудовой книжки. Если работник отказался от ведения бумажного документа или поступает на работу впервые, сведения о трудовой деятельности оформляются в электронном виде.
Трудовой договор и приказ о принятии на работу оформляются как обычно.
Отчетность СЗВ-ТД направляется в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления приказа.

На подготовительном этапе работодатели должны были принять локальные нормативные акты, устанавливающие порядок ведения сведений о трудовой деятельности сотрудников в электронной форме, а также внести соответствующие изменения в уже действующие локальные акты, регламентирующие порядок оформления и хранения трудовых книжек (п. 1 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

В частности, следовало внести изменения в Положение о ведении и хранении трудовых книжек, предусмотрев в нем возможность формирования и ведения электронных трудовых книжек. В правила внутреннего трудового распорядка вносятся изменения, касающиеся оформления трудовых книжек при приеме на работу.

Если сотрудники перешли на электронные книжки, то в Книге учета движения трудовых книжек ставится дата выдачи бумажных трудовых книжек на руки работникам, а также вносится их расписка о получении трудовой книжки.

Если какие-либо коллективные договоры содержали порядок ведения трудовых книжек, то в них также прописывается возможность их ведения в электронном виде.

Кроме того, работодатели обязаны были обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в электронной форме, а также к хранению указанных сведений в информационных ресурсах ПФР.

Все без исключения работодатели должны были уведомить своих работников об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с отказом от бумажных трудовых книжек и переходом на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

В уведомлении работники извещались о праве выбора варианта ведения своей трудовой книжки – в бумажном или электронном виде, а также о порядке реализации данного права (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Указанное уведомление необходимо было в письменной форме направить каждому работнику. Сделать это первоначально требовалось до 30 июня 2020 года включительно. Но в середине года указанный срок был перенесен на 31 октября 2020 года включительно (постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 887).

Получив от работодателя уведомление о необходимости выбора варианта ведения трудовой книжки, работники должны были представить работодателю одно из следующих заявлений:

о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе;
переходе на электронную трудовую книжку.

Направить соответствующее заявление работники должны до 31 декабря 2020 года включительно (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Оформляем прием на работу в 2021 году

Работодатели должны продолжить ведение трудовых книжек в бумажной форме в отношении тех работников, которые подадут заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. Причем бумажные трудовые за такими работниками сохранятся даже в случаях последующего трудоустройства к другим работодателям (ч. 4 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

За работниками, которые до 31 декабря имели возможность, но не подали работодателю заявление о выборе варианта ведения трудовой книжки, трудовые книжки на бумажном носителе также сохранятся. Соответственно, и в отношении таких сотрудников работодатели должны будут продолжать вести и хранить бумажные трудовые книжки (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Однако при трудоустройстве к новому работодателю после 31 декабря 2020 года сотрудники, не заявившие о выборе варианта ведения трудовой книжки, не смогут рассчитывать на сохранение бумажной трудовой книжки. На новых работодателей обязанность по ведению бумажных трудовых книжек таких сотрудников не распространяется.

Если работник письменно заявит о переходе на электронную трудовую книжку, то работодатель должен будет выдать такому сотруднику на руки бумажную трудовую книжку. Бумажная трудовая книжка выдается в день подачи работником соответствующего заявления. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ведение и хранение бумажной книжки (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

При выдаче бумажной трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ. Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР по форме СЗВ-ТД (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

В целях представления данных о трудовой деятельности сотрудников в электронной форме работодатели, начиная с 2020 года, обязаны представлять в ПФР сведения по форме СЗВ-ТД. Форма и формат сведения утверждены постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п.

СЗВ-ТД представляется в случаях подачи сотрудником заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или его перехода на электронную книжку, а также проведения в отношении сотрудника какого-либо кадрового мероприятия (прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение и т.д.).

По общему правилу СЗВ-ТД предоставляется в ПФР не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором в отношении сотрудника было проведено кадровое мероприятие или им было подано заявление о выборе варианта ведения трудовой книжки (п. 7 ст. 1 Федерального закона от 16.12.2019 № 436-ФЗ).

Но при приеме на работу и увольнении сотрудников работодатели обязаны представлять СЗВ-ТД не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа/распоряжения (постановление Правительства РФ от 08.04.2020 № 460).

Если в течение 2020 года в отношении сотрудника не будет осуществлено никаких кадровых мероприятий и он не заявит о выборе варианта ведения трудовой книжки, то первая отчетность СЗВ-ТД по такому сотруднику переносится на 2021 год.

В этих случаях работодатели должны будут направить СЗВ-ТД в ПФР не позднее 15 февраля 2021 года (п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). При этом в первой отчетности должны указываться сведения о трудовой деятельности работника (должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение, где он работает, а также вид выполняемой работы) по состоянию на 1 января 2020 года.

Важно!

До 31.12.2020 года работники должны были определиться с видом трудовой — оставить бумажную или предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде и написать соответствующее заявление.

В ТК дан перечень тех ситуаций, когда работник может принести такое заявление после этого срока:

если он был на больничном;
в отпуске;
отстранен от работы по причинам, указанным в ТК.

Также такое право имеют работники, имеющие стаж работы, но на период подачи заявления нигде не трудоустроенные. Эти правила перечислены в ч. 6 ст. 2 № 439-ФЗ от 16.12.2019.

Напоминаем

Бумажные трудовые книжки не заводят тем, кто в первый раз устраивается на работу в 2021 году.

У соискателя нет бумажной трудовой – как оформить на работу

На основании ст. 2 № 439-ФЗ от 16.12.2019 в 2020 году работодатель должен предпринять следующие действия:

принять или изменить локальные акты, вписав в них порядок проведения перехода на ЭТК, ознакомить работников под роспись с этими изменениями;
внести изменения в коллективные договоры;
обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в системе обязательного пенсионного страхования.

В письме Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150 перечислены обязанности работодателя по оповещению работников об изменениях в ведении трудовых книжек, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде:

в письменной форме уведомить каждого сотрудника о предстоящих изменениях;
оповестить работников о праве выбора между продолжением ведения бумажной трудовой книжки или формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде путем подачи заявление на электронную трудовую.

Важно!

Срок, в который сотрудники должны были принести заявления, — до 31 декабря 2020 года включительно. Из-за пандемии разрешили уведомления рассылать по электронной почте (п. 2 постановления Правительства от 19.06.2020 № 887), это также надо было закрепить в соответствующем ЛНА.

Минтруд говорит — да, можно, в письме от 12 февраля 2021 г. № 14-2/ООГ-1202. Ведомство расценивает отсутствие заявления на электронную трудовую как ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей на основании ч.1 ст. 22, статьи 192 ТК РФ.

Параллельно с этим, Роструд на портале Онлайнинспекция.рф считает, что ничего не мешает работникам подать данное заявление и после этого срока. При этом работодатель должен продолжать вести бумажную трудовую книжку — ст. 66 ТК.

Срок, когда работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности — не позднее месяца со дня обнаружения нарушения, ст. 193 ТК. Давайте немного посчитаем:

работники должны были принести заявления до 31.01.2020, то есть срок, в который можно осуществить взыскание — до 31 января 2021;
письмо от № 14-2/ООГ-1202, разрешающее применение дисциплинарки, датировано 12 февраля.

Таким образом, если вы решите применить взыскание, вы нарушите сроки и можете получить штраф, если инспектор это обнаружит. Работник, в свою очередь будет иметь право судебного возмещения вреда.

Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе.

Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).

Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).

В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка).

А вот запись о незаконченном образовании соответствующего уровня вноситься не будет – информации об этом в Порядке нет.

Все записи о поступлении на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях работодатель должен вносить в трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней с момента события, а об увольнении – в день увольнения. Записи производятся на основании изданного до того приказа (о приеме, переводе, награждении и пр.) или документа о получении квалификации и должны точно соответствовать тексту этого приказа, документа (п. 9 Порядка).

К сведению: информацию о взысканиях в трудовую книжку вносить нельзя, это противоречит ч. 4 ст. 66 ТК РФ.

Пункт 11 Порядка регламентирует особенность заполнения «трудовика» совместителя. По желанию такого работника запись в документ сведений о работе по совместительству может производиться по месту основной работы – при условии, что будет предоставлен документ, подтверждающий работу по совместительству.

Если нужно внести запись о работе по совместительству и работник при этом не осуществляет трудовую деятельность, для внесения такой записи он может обратиться к работодателю, у которого он трудился по совместительству.

Записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении работодатель может вносить в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и о расторжении данного трудового договора.

Если работник трудился по совместительству на другом месте до того, как устроился на постоянную работу, то последний работодатель может внести запись об этом в трудовую книжку данного работника.

То есть «постоянный» работодатель имеет право делать записи о совместительстве в трудовую книжку штатного работника – при условии, что тот предоставил подтверждающие документы. Но и работодатель по месту совместительства вправе внести в «трудовик» соответствующую информацию.

Обращаем ваше внимание на п. 14 Порядка, регламентирующий ведение так называемых служебных трудовых книжек. Так, записи о профессиональной служебной деятельности в виде государственной гражданской и муниципальной службы вносятся в трудовую книжку по месту прохождения службы с учетом положений соответствующих федеральных законов, иных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок прохождения службы.

Сведения о трудовой деятельности, за исключением сведений, составляющих государственную тайну, вносятся при увольнении со службы, если ведение (выдача) трудовых книжек предусмотрено соответствующими федеральными законами.

Уменьшилось количество «наградных» разворотов, зато тематика сведений о награждении (поощрении) за трудовые заслуги конкретизирована. В трудовую книжку вносится информация о награждении: государственными наградами, в том числе о присвоении почетных званий; наградами Президента РФ и Правительства РФ, федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов; почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями, – а также о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине (п. 25 Порядка).

Порядок также разъясняет ситуацию, когда организация была переименована, а запись об этом в трудовой книжке оказалась с ошибкой.

Итак, если запись об увольнении или переводе на другую работу признана недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки по месту работы, где была совершена ошибка. В этот дубликат переносятся все записи, за исключением неверной, а неточность заменяется правильной формулировкой.

При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (отдела кадров) при ее наличии (п. 36 Порядка). А вот условие об обязательном заверении внесенных сведений подписью работника отсутствует. Но помните, что согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Статьями 34 – 36 Порядка установлены сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. При увольнении – в последний день работы (с внесенной в нее записью об увольнении). При получении от работника заявления о выдаче или заявления о переходе на электронный «трудовик» – в течение 3 рабочих дней.

Истек срок уведомления об «электронных трудовых». Что дальше?

Бумажные документы часто теряются, многие работодатели ведут трудовые книжки неверно, и Пенсионный фонд вынужденно отказывает людям в назначении пенсии. Чиновники уверены, что электронные трудовые решат эту проблему.

Переход на цифровые книжки — часть национального проекта “Цифровая экономика”. Он стартовал после того, как президент подписал Указ от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».

Работодатели будут ежемесячно передавать в ПФР данные о работниках по новой форме СЗВ-ТД, а фонд сам будет вносить эти данные в электронные трудовые книжки.

Многие работники привыкли к бумажной книжке и ценят ее, хотят сохранить историю записей. Поэтому проект разрешает вести бумажные книжки параллельно с электронными.

1 января 2021 года закончился переход на цифровые книжки. До этой даты все сотрудники должны были решить, в какой форме дальше вести трудовую — электронной или бумажной.

Повышается безопасность данных: электронную книжку нельзя потерять или исказить информацию в ней.
Сокращается риск ошибок и искажения данных.
Работнику проще получить сведения о собственной трудовой деятельности.
Работодателю не нужно обслуживать бумажных архив трудовых книжек, или этот архив сокращается.
Появляется возможность дистанционного трудоустройства.
Появляется возможность дистанционного оформления пенсии.
Электронная трудовая помогает получать госуслуги.
Госорганы получают легкий доступ к сведениям о трудовой деятельности граждан и могут их анализировать для своих задач.

В электронную книжку переходят почти все данные из бумажной трудовой:

место работы;
должность или специальность;
квалификация: категория, класс, разряд;
периоды работы: даты приема, перевода внутри организации, увольнения;
основания прекращения трудового договора.

Если работник хочет сохранить бумажную трудовую, он должен в течение 2020 года написать заявление об этом или не выбирать форму трудовой совсем. Заявление пишется в свободной форме. Тогда работодатель продолжит вести бумажную книжку, а электронную будет “вести” ПФР на основании данных от работодателя. Если не подать заявление, в конце года бумажную трудовую отдадут на руки сотруднику.

Чтобы сменить бумажную трудовую на электронную, работник может в любое время написать новое заявление. А вот если выбрана электронная форма, то вернуться к физической уже нельзя

Граждане, которые впервые устроятся на работу в 2021 году останутся без бумажных ТК — только с электронным вариантом. Заявление у новичков собирать не надо, их трудовой стаж по закону должен формироваться в электронном виде. Если же к вам приходит сотрудник из другой компании, то бумажную трудовую по нему следует вести в том случае, если он не написал заявление о переходе на электронную на прошлом рабочем месте или решил оставить бумажный вариант.

Сотрудники, отказавшиеся от бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Работодатель продолжит вести только электронные сведения. В бумажную книжку перед выдачей надо будет внести сведения:

графа 1 — порядковый номер записи;
графа 2 — дата выдачи трудовой на руки;
графа 3 — запись «Подано письменное заявление Лаптевой Инной Олеговной о предоставлении ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ».
графа 4 — число, месяц и год подачи заявления.

В книге учета движения трудовых книжек укажите, что она выдана на руки работнику по письменному заявлению. Под этой записью попросите работника поставить подпись.

Прием на работу с электронной трудовой книжкой

Электронные трудовые надо будет завести на всех сотрудников, которые написали соответствующее заявление, в том числе на совместителей, сотрудников с неполной занятостью, в отпусках, декрете и пр. Тем, кто начнет работать впервые в 2021 году надо по умолчанию оформлять электронную книжку и не предлагать выбор.

Сама электронная трудовая книжка означает, что работодатель ведет сведения о трудовой деятельности каждого работника в электронной форме — подает отчет СЗВ-ТД. По «бумажным» сотрудникам сдавать его тоже надо, но ПФР будет вести базу электронных сведений самостоятельно. СЗВ-ТД надо сдавать в течение 15 дней после отчетного месяца, а также на следующий рабочий день после приема на работу или увольнения сотрудника. Если сотрудник выберет электронную форму в 2021 году, то СЗВ-ТД нужно будет подать не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, когда сотрудник подал заявление

Выписку по форме СТД-Р нужно быть готовым выдать сотруднику, он в любое время может ее запросить. На подготовку сведений есть три рабочих дня. Выдать СТД-Р надо на бумаге или электронно, зависит от способа, который выбрал сам работник. Также форму надо выдать при увольнении сотрудника. Если в ней обнаружится неверная и неполная информация, сведения нужно будет исправить по заявлению сотрудника и передать в фонд.

Актуально на 7 сентября 2021

Заполнение трудовых книжек регулируется статьей 66 ТК РФ. Кроме того, действует новый приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021. В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением правительства № 225 от 16.04.2003, упразднены с 01.09.2021.

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. После заведения бланка запись в трудовую книжку о приеме на работу делается в организации, куда человек устроился.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, помешают трудоустройству работника и оформлению пенсии. Исправляет неточности работодатель, который их допустил, либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки сделала. Важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

За ведение и сохранность документа отвечает работодатель, он обязан завести его при первом трудоустройстве. Руководитель вправе сам заниматься заполнением либо возложить эти полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Правила устанавливают следующие обязанности работодателя:

оформить электронную ТК при первом трудоустройстве (бумажные для поступающих на работу впервые больше не предусмотрены);
вносить записи в строго установленный срок (5 дней), а при увольнении — в день увольнения;
использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них, если делается запись в трудовой книжке о переводе на другую должность или другие записи;
вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
вернуть книжку владельцу при увольнении в последний рабочий день, а если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть);
уведомить работника о необходимости забрать ТК, если по каким-то причинам работник не смог ее получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
дополнить ТК вкладышем, если страницы закончатся;
вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. 5.27 и ст. 13.20 КоАП РФ.

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

даты вписывают арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ;
используют перьевую, гелевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета, штампы (печати) или печатающую технику;
не применяют сокращений;
не зачеркивают записи при исправлении (это не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «Запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
информацию о профессии и образовании указывают на основании соответствующих документов;
подпись работника теперь не обязательно должна заверить сведения.

Чек-лист по переходу на электронные трудовые книжки: проверьте себя

Титульный лист оформляем особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк в негодность.

На этой странице должна содержаться следующая информация:

Ф.И.О. владельца;
дата его рождения;
образование (среднее, среднее специальное, высшее);
наименование профессии, как в дипломе;
дата открытия книжки;
подпись лица, заполнявшего бланк;
печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только на основании документов, которые предоставил работник: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

Порядковый номер текущей записи.
Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, перевода на другую должность.
Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Переход с одной должности на другую отражается в разделе «Сведения о работе».

Различают два вида переводов:

внутренний — работник меняет должность, находясь в той же организации;
внешний — меняется работодатель, предыдущий договор разрывается, заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки пишут «Переведен на должность… » и указывают новую должность и название отдела, если он менялся.

Сюда же вносят сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании предоставленных документов из другой организации, т. е. работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

полное и сокращенное название организации;
наименование должности работника;
дату принятия на работу;
реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, подтверждающего, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, кадровик предприятия, которое является основным местом работы, вносит сведения в ТК.

Обязанность сдавать отчет по форме СЗВ-ТД возникла у работодателей в связи с переходом на электронные трудовые книжки. Из отчета Пенсионный фонд получает информацию о трудовой деятельности работников.
СЗВ-ТД нужно заполнять на каждого наемного сотрудника, включая удаленщиков и совместителей.
В разделе «Сведения о страхователе» укажите регистрационный номер в ПФР, название организации, ИНН и КПП (при наличии).
В раздел «Сведения о работнике» впишите ФИО работника в именительном падеже, дату рождения и 11 цифр СНИЛС.
В разделе «Сведения о трудовой деятельности работника» укажите кадровое событие, например перевод или увольнение.
В графу «Трудовая функция» нужно вписать название должности, специальности или профессии согласно штатному расписанию.
В подразделе «Основание» укажите наименование и номер приказа, либо распоряжения, согласно которому произошло кадровое событие.
Если в вашей компании трудится меньше 25 человек, можете сдавать бумажный СЗВ-ТД. Если больше — только в электронном виде.
Отчет необходимо заполнить и сдать, если в текущем месяце произошло кадровое изменение. Если приняли или уволили сотрудника, сдайте отчет на следующий день после издания приказа. В случае иного кадрового изменения сдайте отчет до 15 числа месяца, следующего за отчетным.
Нарушение сроков сдачи СЗВ-ТД грозит ответственным должностным лицам штрафом до 500 руб. за каждого сотрудника.

Работодатели, у которых в штате в отчётном периоде было 25 и более застрахованных лиц, обязаны сдавать отчёт в электронном виде через интернет. Для сдачи формы достаточно скачать бесплатный программный комплекс с официального сайта ПФР или с любого другого сервиса. Документ перед отправкой подписывается усиленной электронной подписью.

Если в штате юрлица в отчётном периоде работало 24 и менее застрахованных лиц, вправе представить отчёт СЗВ-ТД на бумажном носителе.

С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности сотрудников представляется ежемесячно не позднее 15 числа месяца следующего за отчётным. Исключение составляет приём и увольнение застрахованных лиц, по ним отчёт сдают не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

Сроки представления бланка в случае проведения кадровых перемещений:

Приём	Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иного решения или документа
Увольнение
При иных мероприятиях	Не позднее 15 числе месяца следующего за отчётным

Важно! Если сотрудник увольняется с работы в середине отчётного периода, в форме СЗВ-ТД следует отразить не только информацию об увольнении, но и о других кадровых мероприятиях данного месяца, а также прошлого, если бланк за предыдущий по ним подан не был.

Сведения о страхователе

Регистрационный номер в ПФР

Номер работодателя, состоящий из 12-ти цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ.

Работодатель (наименование)

Название:

организации согласно уставным документам (допускается в латинской транскрипции);
обособленного подразделения;
отделения иностранной компании, осуществляющей деятельность на территории РФ.

Фамилия, имя, отчество (при наличии):

ИП:
адвоката;
нотариуса, занимающегося частной практикой;
главы крестьянского (фермерского) хозяйства.

ИНН

Должен соответствовать ИНН в карточке страхователя.

КПП

9-ти значный КПП, присвоенный по месту учета:

организации (если форму сдает головная компания);
обособленного подразделения (если форму сдает ОП).

Должен соответствовать КПП в карточке страхователя.

Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь

Это раздел для правопреемников работодателей, снятых с учёта. Его заполняют, когда нужно представить или скорректировать сведения о трудовой деятельности работника, которые ранее подавал снятый с учtта работодатель.

Регистрационный номер в ПФР

Номер работодателя, состоящий из 12-ти цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ.

Работодатель (наименование)

Название:

организации согласно уставным документам (допускается в латинской транскрипции);
обособленного подразделения;
отделения иностранной компании, осуществляющей деятельность на территории РФ.

Фамилия, имя, отчество (при наличии):

ИП:
адвоката;
нотариуса, занимающегося частной практикой;
главы крестьянского (фермерского) хозяйства.

ИНН

Должен соответствовать ИНН в карточке страхователя.

КПП

9-ти значный КПП, присвоенный по месту учета:

организации (если форму сдает головная компания);
обособленного подразделения (если форму сдает ОП).

Должен соответствовать КПП в карточке страхователя.

Сведения о зарегистрированном лице

Должны соответствовать данным, отраженным в документе АДИ-РЕГ

Фамилия (обязательно для заполнения)

Указываются на русском языке в именительном падеже. Сокращение и замена инициалами не допускается.

Имя (обязательно для заполнения)

Отчество (при наличии)

Дата рождения

День, месяц и год рождения. Год обозначается целым числом, состоящим из 4-х цифр.

СНИЛС

Страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица, состоящий из 11-ти цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХ-ХХ или ХХХ-ХХХ-ХХХХХ

Сведения о выборе формы трудовой книжки: бумажной или электронной

Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки

или

Подано заявление о представлении сведений о трудовом стаже

Заполняется тем работодателем, кому подано соответствующее заявление.
В поле «Дата подачи» ставится дата в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 17.02.2020).
В поле «Признак отмены» ставится знак «Х», заполняется только при отмене ранее представленных сведений.

Сведения об отчетном периоде

В новом формате не нужно указывать период, за который подается отчет

Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица

1. № п/п

Порядковый номер кадрового мероприятия в рамках данной формы СЗВ-ТД.

2. Дата (месяц, число, год) приема, перевода, увольнения

Дата кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ.

3. Сведения о приеме, переводе, увольнении

Следующие значения:
ПРИЕМ — при приеме на работу (службу);
ПЕРЕВОД — при переводе на другую работу;
ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ — изменение наименования страхователя (т.е. работодателя);
УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) — при установлении (присвоении) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;
УВОЛЬНЕНИЕ — при увольнении с работы;
ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ) — при наличии решения суда о лишении права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

4. Работа в районах Крайнего Севера / Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера

Заполняется только на зарегистрированных лиц, осуществляющих работу в районах Крайнего Севера/работу в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.

Указывается один из следующих кодов:

РКС — работа в районах Крайнего Севера;
МКС — работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.

В бланке есть поле для даты, на которую подано заявление о выбранной работником форме трудовой книжки. Если информацию внесли некорректно, следует в Пенсионный фонд представить ещё одну форму СЗВ-ТД на данного сотрудника с правильной датой. Отменять первую форму не нужно.

Если необходимо аннулировать неверно поданную информацию о выборе застрахованным лицом формы ведения трудовой книжки, нужно сдать повторный бланк, указать ту же дату, что и в первом документе, но в поле «Признак отмены» поставить «Х».

Для того, чтобы отменить сданный ранее бланк с неверной информацией, следует представить ещё одну форму с полями, заполненными, аналогично первому отчёту. Дополнительно в поле «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» поставить «Х».

Для корректировки ранее сданных сведений о трудовой деятельности, нужно оформить отчет СЗВ-ТД с двумя строками:

первая строка — такая же, как в исходной форме, но в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» стоит знак «Х»;
вторая строка — с правильными данными.

Порядок ведения и хранения трудовых книжек – что изменилось?

Работодатель или его должностное лицо будет привлечено к административному наказанию за следующие действия:

за нарушение сроков представления отчётности
за подачу неполных и (или) недостоверной информации о трудовой деятельности

Первичное нарушение
Организация	от 30 000 до 50 000 руб.
Индивидуальные предприниматели	от 1 000 до 5 000 руб.
Должностные лица	от 1 000 до 5 000 руб.
Повторное нарушение
Организация	от 50 000 до 70 000 руб.
Индивидуальные предприниматели	от 10 000 до 20 000 руб.
Должностные лица	от 10 000 до 20 000 руб. либо дисквалификация на срок от 1 до 3 лет

При первичном нарушении вместо штрафа возможно предупреждение.

Если в результате ошибки в отчёте сотрудник не сможет в дальнейшем трудоустроиться, работодатель обязан будет возместить ему заработок, недополученный в связи с представлением недостоверной информации.

Подробно о сути изменений до 31 октября 2020 года вас должен проинформировать работодатель. Вкратце они следующие:

Для уже работающих граждан переход на электронные трудовые является добровольным. Тем, кто решит обзавестись электронной трудовой (и напишет такое заявление), работодатель отдаст бумажную книжку на руки и больше не будет нести ответственности за ее хранение. Последняя запись в книжке при этом будет такой.
Если есть желание сохранить документ в традиционном виде, об этом тоже нужно подать работодателю соответствующее заявление (в произвольной форме или на бланке, который даст ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник). Тогда работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.
Те, кто впервые устроится на работу с 2021 года, будут иметь сразу электронную трудовую, бумажную им заводить никто не будет даже при их желании. Поступающим на первую работу в 2020 году бумажную трудовую еще могут оформить.
При устройстве на работу электронную трудовую новому работодателю можно представлять либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. В таком же виде он будет выдавать вам ее при увольнении.
Не нужно волноваться за сохранность сведений электронных трудовых книжек. ПФР гарантирует высокий уровень защищенности своих информационных систем. Фонд говорит, что сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

25.01.2021

Начнем с того, что понятие «электронная трудовая книжка» в трудовом законодательстве отсутствует. Так стали называть сведения о трудовой деятельности, которые хранятся в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

Эти сведения попадают в базу ПФР от работодателей, которые предоставляют отчеты по форме СЗВ-ТД. Работник может получить сведения о трудовой деятельности от работодателя (справка по форме СТД-Р) или весь накопленный массив информации непосредственно из ПФР (справка по форме СТД-ПФР).

Нет никаких особенностей для передачи сведений о трудовой деятельности работников, которые принимаются на работу к новому работодателю: ни для впервые заключающих трудовой договор, ни для тех, кто уже имеет стаж работы. Работодатель просто предоставляет в ПФР форму СЗВ-ТД, содержащую сведения о приеме на работу не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений (пп. 2 п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», п. 1.8 Порядка заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п).

Можно сказать, что по особым правилам «заводилась» «электронная трудовая книжка» работникам, которые по состоянию на 01.01.2020 имели место работы. Работодатель обязан был включить в СЗВ-ТД, которая впервые сдавалась на работника, сведения о последнем кадровом мероприятии у данного работодателя.

Согласно п. 1.7 Порядка заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п:

«При представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя. В случае отсутствия в течение 2020 года у зарегистрированного лица кадровых мероприятий и (или) заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя на такое зарегистрированное лицо представляются не позднее 15 февраля 2021 года».