Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «На каких документах можно ставить факсимильную подпись руководителя организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Если руководство предприятия решило использовать факсимильную копию, то следует издать соответствующее распоряжение (приказ), а также подготовить положение об использовании аналога подписи руководителя.
В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначен работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица.
Налоговое и гражданское законодательства РФ не содержат регламентирования порядка применения факсимиле. Поэтому удобное средство замены оригинала не всегда может быть безопасным.
Перед оформлением договоров или иных значимых текстов следует составить соглашение, по которому оба участника признают правомерным оттиски факсимиле, и приложить к нему образцы.
При возникновении каких-либо споров по поводу использования штампов главным аргументом будет служить взаимная договоренность участников в виде соглашения, дополнения или пункта в тексте договора. В противном случае применение такого документа по суду может признаваться неправомерным, а документ — недействительным.
Широкое применение оттиска лучше ограничить до тех пор, пока по данному вопросу не будет законодательно установлен четкий регламент.
| Источник определения | Термин «подпись» | |
| Определение | Локализация в источнике | |
| ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) | Подпись – реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица | Пункт 3.2.1.58 |
| ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст) | В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи | Пункт 3.22 |
| Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. Росархивом) | Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись должностного лица | Раздел 2 |
| Единая система конструкторской документации. Основные надписи. ГОСТ 2.104-2006 (введен приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 № 118-ст) | Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица | Пункт 3.1.4 |
Поскольку факсимильное воспроизведение подписи порождает права, обязанности и ответственность (как самого работника-подписанта, так и организации-работодателя), факсимиле требует надлежащего хранения. Условия хранения должны исключать злоупотребления оттиском, его несанкционированное применение.
Как правило, факсимиле выдается уполномоченному (доверенному) лицу, на которое возлагается ответственность за его использование.
По сути, передачу факсимиле можно приравнять к выдаче другому работнику доверенности на совершение операций, относящихся к обязанностям подписанта. При этом круг полномочий лица, которому доверено факсимиле, необходимо четко очертить.
Татьяна Коробейникова, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
- 1. Что такое клише-печать?
- 2. На каких документах можно ставить факсимильную подпись?
- 3. Когда нельзя использовать печать?
- 4. Как создать оттиск подписи руководителя
Факсимиле – это клише-печать, которая воспроизводит собственную подпись человека. Она позволяет визировать документы от имени генерального директора, главного бухгалтера, других руководителей без их участия или в отсутствии. Печать бывает с автоматической, ручной оснасткой или электронной, изготовленной путем сканирования автографа. Оригинал факсимильной подписи принадлежит руководителю или должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства компании.
Российское законодательство определяет ситуацию, когда допустимо использование сканированного штампа: если его применение прописано в договоре в двустороннем порядке или зафиксировано в правоустанавливающих документах. В этом случае печать имеет юридическую силу и может являться аналогом собственноручной подписи ответственного руководителя.
Факсимиле вместо подписи: применять или избегать?
Клише-печать руководителя можно использовать в следующих случаях
- на страховых и медицинских полисах;
- почетных грамотах и листах о награждении за достижения в работе и учебе;
- служебных удостоверениях;
- приглашениях, извещениях, уведомлениях, благодарственных и поздравительных письмах;
- патентах;
- свидетельствах о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
- договорах и дополнениях к ним, если такая возможность прописана в соглашении сторон.
К первичным документам законодательство применяет жесткое требование. Использование факсимильной печати на бухгалтерских и других финансовых отчетах, передаваемых в государственные контролирующие структуры, недопустимо. Все первичные документы должны быть заверены собственноручными подписями ответственных лиц.
Для слабовидящих граждан с инвалидностью по зрению сделано исключение. Они имеют право ставить факсимильную печать вместо обычной подписи при совершении банковских операций с наличными, покупая валюту и открывая вклад. В этом случае сотрудник финансовой организации вправе попросить предъявить справку об инвалидности и нотариальное подтверждение правомерности совершения действий.
Принятые правовые и нормативные акты запрещают использовать оттиск подписи руководителя в следующих случаях:
- на платежных и иных документах, содержащих финансовые сведения: платежных накладных, счетах-фактурах, налоговых декларациях;
- на любых доверенностях, в том числе от имени юридического лица;
- на трудовых книжках, договорах, приказах;
- в кассовой книге и на расходных ордерах.
Для того чтобы сделать факсимильную печать, следует выполнить три действия:
- Отсканировать подпись руководителя или ответственного лица.
- Заказать клише в специализированной компании, у которой есть соответствующая сертификация.
- Выбрать вид оснастки и материал изготовления.
Производство факсимильной печати обычно не вызывает серьезных сложностей, кроме технических тонкостей, которые могут возникнуть в ходе выполнения заказа.
Использование штампа, подтверждающего собственноручную подпись руководителя, значительно облегчает работу бухгалтера и ускоряет документооборот в компании. Чтобы избежать проблем с законом, следует зафиксировать в договоре правомерность использования факсимильной печати. В нем рекомендуется добавить пункт о том, что оттиски будут считаться аналогами собственноручных подписей ответственных сторон.
Инвалиды по зрению могут использовать в кредитных организациях при осуществлении операций с наличными факсимиле вместо подписи. Для этого тождественность собственноручной подписи инвалида по зрению с ее факсимиле должна быть удостоверена нотариусом и подтверждена соответствующим свидетельством. При этом организация должна сообщить незрячему инвалиду о банковской операции и сумме денег, которые были проведены во время операции. В этом случае заключение отдельного соглашения не требуется.
Это стало возможным после принятия в 2014 году Федерального закона от 21.07.2014 № 267-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», который повлек изменение Федерального закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 № 181-ФЗ (ст. 14.1).
Как правильно применять факсимильную подпись
Составлять соглашение об использовании факсимиле можно в произвольной форме, рекомендуем указать в нем следующее:
- стороны пришли к соглашению об использовании факсимильных подписей, равнозначных собственноручным подписям. При этом можно предусмотреть, что факсимильную подпись использует только 1 из сторон договора;
- перечень документов, которые стороны договариваются подписывать факсимиле. Например, какие договоры (или иные документы в рамках договорной работы: дополнительные соглашения, спецификации, заявки, счета и др.) между сторонами будут подписаны факсимильной подписью. В этой части соглашения можно конкретизировать перечень договоров по конкретному направлению деятельности (например, все договоры поставки оборудования, договоры транспортной экспедиции и т.п. или только дополнительные соглашения и спецификации к договорам поставки лекарственных средств и т.п.);
- Ф.И.О. и должности руководителей, чьи факсимильные подписи будут использоваться, обязательно нужно проставить оттиски факсимиле и собственноручные подписи этих людей. Потом данные образцы пригодятся для установления идентичности подписи на конкретных документах путем графологической экспертизы. А в отношении клише, воспроизводящего подпись, можно будет проводить идентификационную, техническую экспертизы. Данные сведения включают в таблицу (см. Примеры 1 и 4).
В случае включения в список подписантов заместителей руководителя компании или иных руководителей (директоров департаментов, центров и т.п.), следует помнить, что в отличие от руководителя компании, все они действуют на основании доверенности (или иных документов, предусмотренных для этих целей в ГК РФ). Поэтому срок действия выданных им доверенностей должен коррелировать со сроком действия факсимиле и, соответственно, со сроком действия указанного соглашения. Может получиться так, что, например, в соглашении указан заместитель генерального директора по производственно-технологической политике, которому выдана доверенность сроком до 31.12.2021, а соглашение заключается сроком на 5 лет – до 20.04.2026. По окончании 2021 года новую доверенность указанному заместителю могут не выдать, а в соглашении он будет фигурировать как подписант важных документов; - порядок проставления факсимиле. В этом пункте соглашения сторон можно указать перечень цветов чернил, которые запрещается использовать (например, красный, зеленый, черный цвет) или наоборот – надлежащий цвет чернил для факсимиле (синий, фиолетовый);
- можно попробовать включить пункт о необходимости разработки и утверждения каждой стороной локального нормативного акта (при его отсутствии) для регламентации порядка работы с факсимиле: изготовление, использование, хранение, передача ответственным лицам на период отсутствия (временной нетрудоспособности, командировки или отпуска), уничтожение. Если порядок работы с факсимиле будет отлажен, то вероятность их недобросовестного использования «случайными» людьми будет минимизирована. Хотя проверить качество выполнения контрагентом этого условия будет затруднительно, и это надо понимать;
- порядок уведомления сторон обо всех изменениях, связанных с факсимиле. Например, можно договориться об информировании друг друга в случае утери клише, отмены его действия (в связи с прекращением трудовых отношений с одним из руководителей, указанных в соглашении, или отмены доверенности, выданной ему), замены факсимиле на новое. При этом следует указать срок, в течение которого стороны информируют друг друга об указанных изменениях. Именно своевременное уведомление контрагента о каких-либо изменениях с факсимиле освобождает организацию от его использования неуполномоченными лицами;
- срок действия соглашения об использовании факсимиле и порядок его расторжения, если такая необходимость возникнет;
- соглашение подписывают руководители компаний или иные уполномоченные ими лица собственноручной подписью.
Если стороны заключат отдельное соглашение об использовании факсимиле (образец целого документа показан в Примере 4), то в договоре, который потом будет подписан факсимиле, следует сделать ссылку на реквизиты соглашения (наименование, дата и номер при наличии) – как в Примере 5.
Сфера государственных и муниципальных закупок регулируется:
- Федеральным законом «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ (далее – 44-ФЗ) и
- Федеральным законом «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 № 223-ФЗ (далее – 223-ФЗ).
Данные законы предусматривают заключение контрактов в определенных случаях только в электронном виде. Использование факсимиле в век бурного развития информационных технологий и проведения закупок на электронной торговой площадке (далее – ЭТП) в сфере закупочной деятельности не является столь актуальным.
Однако в письмах Минэкономразвития России есть разъяснения по поводу возможности подписания факсимиле отдельных документов в рамках закупочных процедур, и их нельзя сбрасывать со счетов.
Участие в закупочной процедуре подразумевает направление заказчику заявки, подготовленной участником закупки. Порядок подачи и требования к подаваемым заявкам определены законами 44-ФЗ и 223-ФЗ, которые не предусматривают подписание заявки факсимиле. Аналогичный вывод сделан и в письме Минэкономразвития России от 24.04.2017 № Д28и-1655.
Указанные законы не предусматривают и подписание при помощи факсимиле договоров по результатам закупочных процедур с победителем. Но в письме Минэкономразвития России дается разъяснение о возможности использования факсимиле (однако заодно напоминается, что Минэкономразвития России – орган исполнительной власти, который не наделен компетенцией по разъяснению законодательства РФ).
Фрагмент документа
Письмо Минэкономразвития России от 02.09.2016 № Д28и-2252
…в случае если между сторонами договора (контракта) заключено соответствующее соглашение, заказчик и участник закупки вправе использовать факсимильное воспроизведение подписи при заключении договоров в соответствии с Законом № 223-ФЗ и контрактов в соответствии с Законом № 44-ФЗ.
При этом отмечаем, что согласно Закону № 223-ФЗ порядок подготовки и проведения процедур закупок (включая способы закупок) и условия их применения устанавливаются заказчиками самостоятельно путем принятия в соответствии с Законом № 223-ФЗ положения о закупке.
Таким образом, заказчик вправе при заключении договора в соответствии с Законом № 223-ФЗ использовать факсимильное воспроизведение подписи, в том числе если это предусмотрено положением о закупке.
Читайте продолжение статьи в ближайших номерах журнала, чтобы разобраться:
- какие виды документов точно не стоит подписывать факсимиле (счета-фактуры и др.);
- как организации ввести в обращение изготовленные факсимиле и как их потом вывести (с образцами полного комплекта документов, которые для этого необходимы);
- какие риски несет организация, пока ее сотрудники используют факсимиле, и как их снизить.
- Свежие
- Посещаемые
Факсимиле в широком смысле — это дубликат любого графического оригинала со всеми подробностями. Например, бывают факсимильные копии рукописей, брошюр, гравюр или рисунков.
В более узком значении под факсимиле подразумевают штамп, дублирующий подпись человека. Обычно это печать, на которую наносят автограф в зеркальном отображении. Ещё существует цифровой вариант факсимиле, который вставляют в электронные документы. В любом случае с его помощью можно удостоверять бумаги без присутствия человека, которому подпись принадлежит.
Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.
Так, правила применения копии вряд ли можно назвать четкими. Но важно знать, где можно ставить штамп, а какие документы этого не допускают.
Допустим, вы хотите разгрузить работу отдела бухгалтерии и разрешить им не подписывать каждый первичный документ, а ставить факсимильную подпись с помощью штампа, что значительно ускорит рабочий процесс.
Имеете ли вы на это основания? А если в договоре о взаимном сотрудничестве прописано, что первичная бухгалтерская документация при штампе обретает такую же юридическую силу, как при подписании оригиналом?
В общем, следует подробно рассмотреть, каков порядок применения удобного в работе штампа для отдельных видов правоотношений и когда точно нельзя использовать факсимильную подпись.
Как использовать факсимильную подпись
В этом случае применяется главное правило: штамп нельзя использовать на любых документах, передаваемых в государственные структуры. Например, факсимильную подпись нельзя ставить на всех бумагах, которыми может заинтересоваться налоговая инспекция при проверке.
Если первичная налоговая документация или кассовые документы будут оформлены штампом, то налоговая может выдвинуть обоснованные претензии налогоплательщику.
Таким образом, на первичных бухгалтерских документах и любых отчетностях в бюджет проставление штампа недопустимо. Все первичные бумаги должны быть заверены ответственными лицами собственноручно.
Вам может показаться, что, раз в договоре с контрагентом вы указали условия применения штампа, то при выставлении счета на оплату будет достаточно просто поставить штамп. Это не так. Российское законодательство запрещает использовать факсимильную подпись даже в этом случае.
Платежная документация в обязательном порядке подписывается оригиналом. В противном случае организации могут выставить немаленький штраф. Поэтому на документах финансового характера должен стоять только оригинальный автограф ответственного лица.
Похожий запрет применяется к счетам-фактурам и прочей бухгалтерской документации — например, к кассовым документам. Разрешается использовать факсимильную подпись, если документы предполагаются для вторичного использования или являются приложениями с основному. Но в этом случае между контрагентами должно быть заключено соглашение о замене оригинала штампом-оттиском.
Чтобы ускорить работу своей фирмы, многие компании прибегают к использованию факсимильной подписи, не уведомляя об этом контрагента. На самом деле, многие компании просто не осведомлены о юридических последствиях такой подмены. На первый взгляд бывает сложно отличить штамп от оригинала, но далее мы вам расскажем о главных отличительных особенностях:
- Если вы получили от контрагента несколько идентичных по типу документов, то вы можете сличить почерк. Оригинал всегда немного отличается, а вот штамп остается штампом. Поэтому, если все совпадает на 100%, то перед вами качественная подделка оригинала. Вы вправе потребовать замены всех документов.
- У вас в наличии всегда должны быть документы, где есть образец оригинала. Как правило, когда заключается договор, у контрагента можно взять комплект учредительных документов, которые заверены оригиналом. Если у вас в дальнейшем возникнут сомнения в подлинности, то будет возможность сравнить бумагу с образцом. В штампе, как правило, отсутствуют мелкие детали, а также имеется утолщение по краям.
- Еще одним способом определения оригинальности является изучение области вокруг подписи и обратной стороны листа. При использовании штампа появляется рельеф штрихов от сильного давления.
Все эти способы подойдут для штатных ситуаций, когда вам важно знать, честен ли контрагент по делопроизводству с вами.
Но в случае возникновения более сложных споров, которые могут привести к серьезным юридическим последствиям, лучше всего обратиться к специалисту. Высококачественный штамп бывает довольно трудно распознать визуально, особенно, если нет подручных средств и особых навыков.
Позиция судей по вопросу налогового вычета по счетам-фактурам с факсимиле неоднозначна. Так, Верховный Суд РФ в своем определении от 03.08.2015 № 303-КГ15-8444 отметил, что факсимиле на счете-фактуре не соответствует порядку их заполнения, указанному в ст. 169 НК. Аналогично по этому вопросу высказывался ВАС в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 и по ряду других дел (№ А57-8362/2013, № А57-4665/2013, № А79-13124/2012, № А42-3909/2012, № А72-7108/2012).
При этом другие суды признавали правомерность факсимиле на счете-фактуре (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 03.12.2010 № А45-16746/2009 и др.).
Какие же коммерсанту нужно предпринять шаги, чтобы факсимиле на счете-фактуре не преподносило неприятных сюрпризов?
Для снижения у покупателя рисков отказа в налоговых вычетах нужно, чтобы со счетами-фактурами правильно работал продавец. Именно на него возлагается обязанность по составлению счетов-фактур, соответствующих требованиям ст. 169 НК и служащих основанием для вычета у покупателя (постановление Президиума ВАС от 20.04.2010 № 18162/09).
Если руководитель и главбух не имеют возможности подписывать счета-фактуры, можно найти другие выходы из этой ситуации — например, передоверить право подписи счетов-фактур другим лицам. Для этого требуется оформить локальный акт (приказ, распоряжение и др.) или закрепить полномочия доверенностью и в счете-фактуре рядом с подписью и расшифровкой уполномоченного лица указать реквизиты приказа или доверенности. Если доверенность на право подписания счетов-фактур выдаст ИП, в счете-фактуре нужно будет указать реквизиты сразу двух документов — выданной доверенности и свидетельства о гос. регистрации ИП.
Применение факсимиле призвано сэкономить время, но при этом юридическая сила счета-фактуры как документа, обосновывающего налоговый вычет, резко снижается. В такой ситуации коммерсанта волнует, существует ли способ, при котором и время можно сэкономить, и с вычетом у покупателя проблем не возникнет.
На сегодняшний день проблему с факсимиле возможно разрешить с помощью перехода на электронный документооборот. При этом электронные документы, которыми обмениваются контрагенты, должны отвечать всем требованиям, предъявляемым к первичным документам, и подписаны электронно-цифровой подписью (ЭЦП).
Во-первых, для подписания ЭСФ не требуется личного присутствия руководителя и главбуха (или уполномоченных лиц) — достаточно одной квалифицированной электронно-цифровой подписи (п. 6 ст. 169 НК). Факсимиле, конечно, тоже не требовало личного присутствия при подписании счета-фактуры, однако риски отказа в вычетах НДС при этом были высоки, в то время как ЭСФ лишен этого значимого недостатка.
Во-вторых, применение ЭСФ экономит значительно больше времени, чем использование для подписания счетов-фактур факсимиле. Кроме того, сокращаются расходы на распечатку бумажных экземпляров и отпадает необходимость тратиться на доставку счетов-фактур контрагенту — это берет на себя оператор ЭДО.
В-третьих, при запросах налоговиками счетов-фактур для проверки ЭСФ можно просто передать по ТКС — в случае с факсимиле такое невозможно.
Говоря о достоинствах ЭСФ, нельзя обойти его возможные недостатки. Поскольку обмен ЭСФ возможен только по каналам связи через спецоператора, при отсутствии доступа к Интернету или техническом сбое автоматизированных систем сторон сделки и оператора невозможным становится извещение о получении ЭСФ покупателем. ЭСФ в этом случае не считается выставленным (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н), вследствие чего продавцу приходится оформлять бумажный счет-фактуру.
- Факсимиле на счетах-фактурах использовать не рекомендуется, так как в этом случае право на налоговый вычет придется доказывать в суде, исход которого трудно предсказать.
- Избавить коммерсанта от подписания счетов-фактур и при этом обойтись без факсимиле возможно, если передоверить эту обязанность уполномоченным лицам (на основании приказа или доверенности).
- Еще один способ отказаться от факсимиле на этих документах — использовать электронные формы. Это позволит сэкономить время, избавиться от претензий контролеров, сэкономить на распечатке бумажных экземпляров и т. д.
Что такое факсимиле и как правильно его использовать в документах
Приведем пример соглашения об использовании факсимиле только при переписке. Можно добавить пункт об использовании факсимиле в текст договора с контрагентом. Суды в большинстве случаев при отсутствии зафиксированного в письменной форме согласия сторон на использование факсимиле признают договоры, подписанные факсимиле, недействительными. Иногда суд занимает прямо противоположную сторону, считая, что поскольку стороны выполнили свои обязательства по договору, подписанному факсимиле, и ни одна из сторон не заявляет о его недействительности, то согласие об использовании факсимиле достигнуто. Но такая позиция суда касается рассмотрения иных споров, нежели признание договора недействительным.
В настоящее время отношения в области использования электронных подписей (далее — ЭП) при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, а также во всех случаях, установленных федеральными законами, регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ).
На основании п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ под ЭП понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию.
Соответственно, ЭП в соответствии с требованиями Закона N 63-ФЗ подписываются только документы, оформленные в электронном виде.
При составлении двустороннего (многостороннего) первичного учетного документа в электронной форме его необходимо подписать ЭП обеих (всех) сторон сделки, что, в свою очередь, подразумевает наличие ЭП для каждого из участников электронного взаимодействия (письмо Минфина России от 20.08.2015 N 03-03-06/2/48232). При этом замена подписи одной из сторон на собственноручную не соответствует законодательству (письмо ФНС России от 23.04.2018 N ЕД-4-15/7760).
Нормами ст. 5 Закона N 63-ФЗ установлены виды ЭП: простая ЭП (п. 2 ст. 5 Закона N 63-ФЗ) и усиленная ЭП, которая может быть: неквалифицированной ЭП (п. 3 ст. 5 Закона N 63-ФЗ) и квалифицированной ЭП (п. 4 ст. 5 Закона N 63-ФЗ).
Согласно п. 1 ст. 4 Закона N 63-ФЗ по общему правилу вид используемой ЭП определяется участниками электронного документооборота по собственному усмотрению.
При этом необходимо учитывать следующее. На основании п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ законодательством ограничена сфера применения простой и неквалифицированной ЭП, в силу которого документ, подписанный ими, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
В силу п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ применение квалифицированной ЭП ограничено требованием законодательства о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Нормами НК РФ предусмотрено, что при оформлении электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами (в т.ч. при сдаче налоговой отчетности) применяется только квалифицированная ЭП.
При оформлении первичных учетных документов в электронном виде организации и индивидуальные предприниматели вправе использовать любой вид ЭП, поскольку согласно п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона N 402-ФЗ виды ЭП, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны устанавливаться федеральными стандартами бухгалтерского учета, но ввиду отсутствия такого стандарта при оформлении первичных документов (в т.ч. товарных накладных) стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и/или усиленную неквалифицированную ЭП, при условии соблюдения требований Закона N 63-ФЗ (смотрите также письмо Минфина России от 12.09.2017 N 03-03-06/1/58456).
Более подробно о порядке применения видов ЭЦП при подписании документов бухгалтерского и налогового учета предлагаем ознакомиться в материале: Энциклопедия решений. Применение электронной подписи в целях бухгалтерского учета и налогообложения (смотрите таблицу).
Контракт
Трудовой договор
Ответственность работника и нанимателя
Наименование должностей и профессий
Отпуска и свободные дни
Унифицированная форма Т 6
Опись документов для передачи в налоговую (образец)
Акт строительной готовности под монтаж оборудования
График отпусков: правила оформления и внесение изменений
Агентский договор с физическим лицом: образец
Использование факсимиле удобно, но не всегда возможно. Если одна из сторон хочет проставить на документах факсимильную подпись, остальные участники сделки должны быть уведомлены об этом, а также необходимо документально оформить согласие всех заинтересованных лиц на применение неоригинальной подписи руководителя. Согласие выражается в форме отдельного соглашения, в нем проставляются собственноручные подписи.
Чтобы разгрузить руководителя, можно выдавать доверенность другому лицу, которая уполномочит его подписывать за него документы. Но уже доверенность может подписать только руководитель и только своей рукой, а не факсимиле.
А что касается первичных статистических данных (пункт 9), то в этом случае можно прописать в должностной инструкции сотрудника ответственность за их составление и предоставление, и тем самым освободить руководителя.
На каких документах можно ставить факсимиле
На законодательном уровне понятия факсимиле до сих пор не существует.
Хотя данное понятие фигурирует в положениях, актах, инструкциях, письмах различных учреждений и организаций и даже затрагивается в Гражданском кодексе Российской Федерации, определения юридического характера этому понятию не дано.
В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле, которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.
Основная проблема факсимиле – по сравнению с собственноручной личной подписью нельзя с уверенностью сказать, что в подписанном факсимиле документе отражено волеизъявление того человека, чья подпись и была поставлена с помощью факсимиле.
Следовательно, употребление факсимильной подписи будет оправданным только при создании оптимального механизма идентификации правового статуса и подлинности документов, утвержденных факсимильным способом.
Печать наделяет бумагу юридической силой и должна подкрепляться подписью уполномоченного лица.
Штамп стандартизирует документы, указывая на их принадлежность конкретной организации.
Факсимиле тоже позволяет наделять бумаги юридической силой, но только в определенных случаях, указанных в нормати́вных правовых актах или в договоре сторон.
Основные факторы, вызывающие необходимость использовать факсимиле:
- руководителя нет в данный момент на работе или его предельная занятость;
- большой объем документов, которые руководителю необходимо лично подписать;
- ускорение и упрощение процесса обмена документацией внутри организации;
- ускорение оформления и заключения сделок между организациями.
Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.
Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.
Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:
- отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
- отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
- финансовым отношениям;
- административным отношениям.
Право применять факсимиле по соглашению сторон следует зафиксировать одним из двух путей:
- такое соглашение между сторонами договора оформляется в виде отдельного документа;
- соглашение включается в текст основного договора отдельным пунктом.
Налоговая служба Российской Федерации часто отклоняет запросы налогоплательщиков о вычетах с претензией постановки на счетах-фактурах факсимиле вместо личной подписи.
Работники налоговых служб при этом отсылают к пунктам Налогового кодекса Российской Федерации. В налоговом кодексе предельно ясно прописано условие обязательной личной подписи счетов-фактур уполномоченными лицами.
Эта ситуация не устраивает и покупателей, и продавцов, поэтому споры по этой позиции налоговых органов продолжаются.
Смею вас заверить: безопасно ли использовать документы с факсимильной подписью
Судебные органы заявляют, что до нынешнего времени не существует правил, позволяющих ставить факсимильную подпись налогоплательщикам и работникам налоговых инспекций.
И вердикты различных судов разделились:
- Одни полагают употребление факсимиле при оформлении счетов-фактур неправомерным.
- Другие считают это допустимым, поскольку прямого запрещения употребления факсимильной подписи на счетах-фактурах в Налоговом кодексе нет.
Высший арбитражный суд Российской Федерации постановил, если стороны документально в начале операций оформили право использовать факсимильную подпись, то подписанные таким способом счета-фактуры считаются документом, наделенным юридической силой.
Также ВАС РФ указал на недопустимость предоставления налоговой декларации с факсимиле.
Кроме этого, этот суд посчитал невозможным применять факсимиле в работе налоговых инспекций.
Закон не содержит юридического понятия факсимиле подписи, однако указанный термин широко применяется в хозяйственной деятельности предприятий и ИП.Это штамп, на котором в зеркальном отображении располагается чья-либо подпись. Можно сделать факсимиле с обыкновенной или с автоматической оснасткой.
Наличие подобного штампа в организации очень выручает в случае необходимости проставления большого количества подписей ответственного лица на тех или иных документах. Но не все знают, в каких случаях применение отпечатка допустимо, а когда факсимиле не имеет юридической силы.
Факсимиле — точное воспроизведение подписи.
Казалось бы, счета на оплату работ или услуг выставляются организациям, физическим или юридическим лицам на основе договоров, а значит подпись-отпечаток при их оформлении использовать можно. Тем не менее закон запрещает применение факсимиле на счете на оплату. Счета на оплату следует подписывать только собственноручно, а если на таких документах будет стоять вместо подписи факсимиле, предприятию грозят существенные штрафы.
Аналогичный запрет применим и по отношению к счетам-фактурам, а также кассовым ордерам, путевым листам и другим документам, подписание которых может нести финансовые последствия для сторон сделки. Можно поставить факсимиле подписи на документах, которые носят вторичный характер и являются приложениями и дополнениями к договору или иному официальному бланку.Однако даже в этом случае нужно оговорить такое право в тексте договора или во внутрикорпоративном акте.
Если вы сомневаетесь в том, является ли документ финансовым, лучше используйте личную подпись ответственного лица. Это поможет избежать риска признания документа ничтожным.
Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах?
✉ Правовые основы. Законность факсимильной подписи. Судебная практика.
Можно ли использовать факсимиле директора при подписании договора?
Чтобы без проблем проставить вместо подписи факсимиле. Нужно письменное соглашение с контрагентом на это. Поэтому без такого соглашения не рекомендуется использовать оттиск.
Хотя арбитражная практика в подобных ситуациях исходит из конкретных обстоятельств. Например, у вас нет соглашения. Но есть ранее заключенные таким способом договоры с определенным партнером. Которые он не оспаривал. Тогда, если он к вам предъявит претензии. У вас есть шанс их «отбить». Аргументом при этом будет то, что другая сторона ранее была безоговорочно согласна на такие условия. И, значит, по этому вопросу достигнута устная договоренность.
При использовании факсимильной подписи на накладных. Договорах, письмах предприятие несет значительные правовые риски.
Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников. Которые уполномочены подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве. Об этом руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.
На основании вышесказанного можно сделать вывод о том. Что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски. Так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы. А судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать подпись-печать необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.
Данные документы (соглашение или приказ) в той или иной форме должны быть в каждой организации. Ведь они документируют факт согласия сторон на использование факсимиле. Для важных документов это может стать существенным моментом.
Но на сегодняшний момент во многих организациях подобных документов просто нет. Порядок использования факсимильной подписи часто бывает не определен не только во внешних контактах организации. Но и во внутренних нормативных документах. Зачастую каждый руководитель решает сам. На какие документы можно ставить его факсимильную подпись. А на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства.
Если этот порядок в вашей организации не определен. То при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным. Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением (офертой) или согласием заключить сделку (акцептом). Помните, что речь идет о заключении договора! Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило. Согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом. Или иным специалистом, ответственным за заключение подобных договоров. Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя. Например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ.
Как правило, поскольку факсимильную подпись без ведома руководителя может проставлять третье лицо, она ставится на документах, которые не содержат положения о существенной материальной или иной ответственности. Поэтому во многих организациях факсимильная подпись проставляется на копиях отправляемых документов, приглашениях, поздравительных письмах, а также на справочно-информационных документах: справках, выписках, извещениях и пр.
Однако в зависимости от специфики деятельности организации возможны случаи, когда необходимо расширить перечень документов, на которых допускается проставление факсимиле.
Факсимиле: где и как использовать
Судьи указывают, что налоговая декларация, заверенная факсимильной подписью руководителя организации, не соответствует требованиям налогового законодательства РФ (см., к примеру, Постановление ФАС СЗО от 02.11.2011 N А56-66090/2010). Согласно п. 3 ст. 80 НК РФ налоговая декларация представляется в налоговый орган по месту учета налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) по установленной форме на бумажном носителе или по установленным форматам в электронном виде. При этом в соответствии с абз. 2 п. 5 ст. 80 НК РФ налогоплательщик (его представитель) подписывает налоговую декларацию, подтверждая достоверность и полноту сведений, приведенных в ней. По мнению суда, истолкование данной нормы в том смысле, что она позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами. Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих налогоплательщиков.
Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.
Доверенность является односторонней сделкой, а факсимиле может использоваться исключительно в отношении многосторонних сделок, о чем прямо сказано в ст. 160 ГК РФ.
На доверенности должна быть собственноручная подпись выдавшего ее лица либо руководителя организации, от имени которой она составлена (п. 5 ст. 185 ГК РФ).
Таким образом, доверенность не может быть выполнена с использованием факсимильного воспроизведения подписи. В противном случае налоговые органы вправе признать, что лицо, действовавшее по доверенности, не имело на это полномочий.
Все виды сделок, договоров, сопутствующих им документов, касающиеся ____________________________________________________, которые Стороны будут (сфера применения соглашения) заключать и оформлять между собой, могут быть подписаны от имени Сторон с использованием факсимиле __________________________ — ___________________ (должность, Ф.И.О.) (образец факсимиле) и __________________________ — ___________________. (должность, Ф.И.О.) (образец факсимиле) 2. По требованию Стороны или иных уполномоченных лиц документ, подписанный с использованием факсимиле, подлежит замене на документ, подписанный собственной подписью, в течение ___ дней с момента предъявления письменного требования Стороны. 3. Факсимиле проставляется синим (фиолетовым, черным и т.п.) цветом. Стороны вправе по своему усмотрению изменять цвет факсимиле. Не допускается желтый (зеленый, красный и т.п.) цвет факсимиле. 4. Стороны вправе использовать факсимиле для оформления первичных документов, сопутствующих проведению сделок (спецификаций, счетов-фактура, накладных и др.). При этом факсимильная подпись будет иметь такую же силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица. 5. Стороны обязаны немедленно уведомлять друг друга о прекращении или об изменении полномочий лиц, указанных в п. 1 настоящего соглашения. 6. Настоящее соглашение вступает в силу с момента подписания Сторонами. Все изменения и дополнения к настоящему соглашению имеют юридическую силу, если они составлены в письменной форме и подписаны Сторонами. РЕКВИЗИТЫ, ПОДПИСИ СТОРОН ____________________________________ _________________________________ ____________________________________ _________________________________ ____________________________________ _________________________________ __________________/_________________ _________________/______________ (должность) (Ф.И.О.) (должность) (Ф.И.О.) М.П. М.П.
Например, налоговых органов, позиция которых по поводу использования факсимиле отражена Письмом МНС РФ от 01.04.2004 N 18-0-09/[email protected] «Об использовании факсимиле подписи» (факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия) и Письмом УМНС РФ по г. Москве от 02.06.2003 N 11-14/29297 «Об использовании факсимиле на первичных учетных документах» (не допускается использование в первичных учетных документах факсимильного воспроизведения подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления).
Гражданский кодекс РФ допускает использование факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторонп. 2 ст. 160 ГК РФ. Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен, то единственным основанием для его применения остается соглашение.
Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т. д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании. Такое соглашение можно составить как для конкретного договора, так и для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом. Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.
Составить этот документ можно так.
Контролирующие органы считают, что применение факсимиле при оформлении счетов-фактур и первичных документов неправомерно. Обосновывают они это тем, что такая возможность не предусмотрена налоговым и бухгалтерским законодательствомПисьма Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 17.09.2009 № 03-07-09/48, от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404; ФНС России от 07.04.2005 № 03-1-03/557/11, от 14.02.2005 № 03-1-03/210/11; УМНС России по г. Москве от 02.06.2003 № 11-14/29297. Есть судебные решения, подтверждающие позицию налоговиковПостановления ФАС УО от 14.08.2007 № Ф09-6377/07-С3; ФАС ДВО от 28.07.2008 № Ф03-А37/08-2/2876; ФАС ПО от 19.07.2007 № А65-3666/2006, от 03.05.2007 № А57-4249/06.
В то же время имеется обширная судебная практика более поздних периодов, которая опровергает мнение контролирующих органов. Суды указывают на то, что налоговое и бухгалтерское законодательство не устанавливает допустимые способы подписания документов и не содержит запрета на совершение подписи путем проставления штампа-факсимилеПостановления ФАС МО от 16.02.2010 № КА-А41/338-10; ФАС ДВО от 14.10.2009 № Ф03-5231/2009; ФАС ВСО от 13.10.2009 № А33-16226/08; ФАС ПО от 26.03.2009 № А55-6067/2008; ФАС СКО от 12.10.2009 № А32-12030/2007-19/302; ФАС УО от 09.12.2008 № Ф09-9114/08-С2; ФАС СЗО от 30.08.2007 № А42-4217/2006.
Но если вы хотите избежать споров и судебных разбирательств, то при подписании счетов-фактур и первичных документов факсимиле лучше не использовать.
***
Как видим, сфера применения факсимиле ограничена. Кстати, все вышесказанное касается и ситуации, когда подпись воспроизводится посредством компьютерной техники (например, в электронный вариант документа вставляется отсканированная подпись). Поэтому в большинстве случаев проще оформить доверенности сотрудникам на право подписи определенных документов.