Служебная записка об отсутствии на рабочем месте образец РБ

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка об отсутствии на рабочем месте образец РБ». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Докладная записка об отсутствии работника на работе (Образец заполнения)

2. Увольнение за прогул: пошаговая инструкция 2021, образцы документов

3. Формы актов об отсутствии работника на рабочем месте

4. Требование о предоставлении письменного объяснения

5. Докладная записка о прогуле работника

6. Работник не вышел на работу: когда можно уволить за прогул, а когда нет

7. Семь шагов для беспроблемного увольнения за прогул

Контракт

Трудовой договор

Ответственность работника и нанимателя

Наименование должностей и профессий

Отпуска и свободные дни

Докладная записка об отсутствии работника на работе (Образец заполнения)

Служебная записка об отсутствии на работе, как правило, составляется непосредственным начальником отсутствующего работника на имя руководителя организации. В такой служебной записке нужно указать время, в течение которого работник отсутствовал на своем рабочем месте. Также в служебной записке об отсутствии на рабочем месте имеет смысл отразить должности и ФИО лиц, которые впоследствии смогут подтвердить, что работника действительно не было на работе.

Так как на применение дисциплинарного взыскания работодателю отводится месяц со дня обнаружения проступка, служебную записку лучше всего написать в тот же день, когда работник отсутствовал на рабочем месте.

Служебная записка об отсутствии на работе может выглядеть так:

Скачать

В первый день таких актов надо сделать не менее двух. Первый — до обеда, второй — непосредственно перед или сразу после окончания рабочего дня или смены. В последующие дни (не более трех) составляется по одному акту на каждый день отсутствия.

Если сотрудник так и не появился, работодатель продолжает составлять по одному акту в неделю до фактического появления человека на работе или принятия решения об отправке ему вопросов о причинах отсутствия по почте.

При увольнении этот акт послужит одним из подтверждающих документов.

Чтобы наша пошаговая инструкция увольнения за прогулы в 2020 году не была оспорена и отменена в судебном порядке, кроме актов, нам понадобятся и другие доказательства отсутствия работника на своем рабочем месте. В качестве доказательства выступает табель учета рабочего времени.

До того момента как работник выйдет на работу и объяснит причины своего отсутствия, необходимо проставить коды в табеле учета рабочего времени: код НН (неявка по невыясненной причине).

Ставить код ПР (прогул) до момента предоставления письменных объяснений (или акта об отказе в предоставлении объяснений) нельзя, суд в последующем признает такую позицию предвзятой, а увольнение — незаконным.

В первый же день отсутствия работника его руководитель сообщает об этом генеральному директору. Это сообщение оформляется в виде докладной записки о прогуле работника или служебной записки, в которой:

кратко описывается ситуация (сотрудник на работе не появился и на связь не выходит);
содержится предложение о получении письменных объяснений от сотрудника с последующим принятием решения о привлечении его к дисциплинарной ответственности, в том числе в виде увольнения.

Если работник не появляется длительное время, на телефонные звонки не отвечает, то сроки увольнения за прогул не истекают, поскольку это длящееся нарушение, и у работодателя есть возможность направить ему вопросы о причинах его отсутствия почтой.

Составляется официальное письмо на бланке организации с требованием объяснить причины отсутствия. Подписывает такое письмо генеральный директор.

Письмо направляется с описью вложения (для последующего предъявления в суд с квитанцией об оплате почтового отправления).

В письме необходимо указать срок, к которому сотруднику необходимо предоставить объяснения. Этот срок должен быть разумным, например 15 календарных дней, и включать в себя время:

почтовой пересылки адресату;
фактического написания объяснения;
обратной почтовой пересылки.

Если есть акт об отказе, то перед работником не стоит вопрос, как избежать увольнения за прогул, но работодателю от этого не легче, соблюдение процедуры для него является обязательным.

А поскольку в ТК РФ отсутствует перечень причин отсутствия, которые признаются уважительными, то работодателю следует иметь в виду, что в качестве уважительных причин судами признается отсутствие в связи с:

вызовом по повестке в органы внутренних дел или суд;
временной нетрудоспособностью, подтвержденной больничным либо выпиской из амбулаторной карты больного.

Во всех остальных случаях работодатель сам решает вопрос об уважительности причин неявки на работу. И если работодателем дается предвзятая и необъективная оценка причин отсутствия, работник имеет шансы на восстановление на работе.

Ответ на вопрос, как уволить за прогул без уважительной причины пошагово, заключается в строгом соблюдении законности и обоснованности проводимых мероприятий. Если у человека есть или были уважительные причины отсутствия на работе, увольнять его не рекомендуется, потому что это не является прогулом.

Обоснование к привлечению к дисциплинарной ответственности оформляется в виде:

докладной или служебной записки;
заключения по итогам разбирательства.

В документе кратко указываются:

обстоятельства для его издания;
выясненные причины и условия, по которым сотрудник отсутствовал на работе;
предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности.

Работодатель по итогам рассмотрения такого основания либо согласится с доводами, которые в нем изложены, либо не согласится. В любом случае на документе появится его резолюция, например:

согласен;
увольнение заменить выговором;
не согласен, к дисциплинарной ответственности не привлекать.

В любом случае это решение работодателя, который, в соответствии с ТК РФ, имеет персональное право наказывать или не привлекать виновное лицо к дисциплинарной ответственности. Если принимается решение о наказании и последующем увольнении, то запускается процедура оформления увольнения по статье за прогулы, которая поручается, как правило, отелу кадров предприятия.

Работника знакомят с приказом об увольнении или применении к нему дисциплинарного взыскания (неважно, что это будет, — выговор или увольнение) в течение трех рабочих дней с даты его издания (не считая времени отсутствия сотрудника на работе). Если он отказывается ознакомиться с приказом, составляется акт в произвольной форме в присутствии двух свидетелей.

Требовать с сотрудника объяснительную наниматель может только в тех случаях, когда имело место нарушение трудового законодательства:

несоблюдение норм охраны труда;
опоздание на работу;
отсутствие на работе 4 часа и больше;
появление на рабочем месте в состоянии опьянения (имеется в виду наркотическое и алкогольное);
нанесение ущерба имуществу нанимателя.

Потребовать объяснения работодатель может как устно, так и письменно. Однако письменное требование предпочтительнее, поскольку оно будет служить доказательством того, что оно действительно было составлено и объяснения были затребованы. Кроме того, на таком документе фиксируют дату совершения дисциплинарного проступка и указывают, до какого времени сотрудник должен дать письменные объяснения. На это дается 2 рабочих дня.

Если работник действительно дорожит своим рабочим местом, то в его интересах дать объяснения. Работодатель должен понимать, каковы его дальнейшие действия, поэтому объяснительная от сотрудника необходима. Но если тот ее так и не предоставит, то это не нужно трактовать в качестве доказательства вины работника в том или ином происшествии.

Не существует единой формы такого документа, обязательной к использованию, поэтому наниматели составляют его в произвольном виде.

Документ должен содержать такую информацию:

наименование компании, где трудится провинившийся работник;
кому адресовано письмо (ФИО и должность работника);
почтовый адрес, если требование отправляют почтой;
наименование документа;
по желанию обращение к работнику;
суть проступка;
ссылку на ст. 193 ТК РФ и информацию о том, что дать ответ работник должен в течение 2 рабочих дней;
просьбу предоставить письменное объяснение;
срок предоставления работодателю объяснения;
приложение, например, служебная записка от руководителя подразделения, где трудится работник;
дата написания требования;
подпись работодателя;
графа для подписи работника и постановки даты, когда тот получил уведомление.

Работник может не согласиться расписываться в ознакомлении с документом. Можно в этом случае отправить его ему почтой с уведомлением о вручении либо зачитать вслух при специально созванной комиссии. В последнем случае составляют соответствующий акт.

К сведению! Составлением требования в крупных компаниях, конечно же, занимается не сам работодатель. Это может сделать кадровый работник или начальник «нарушителя».

Увольнение за прогул: пошаговая инструкция 2021, образцы документов

Чтобы понять, что такое прогул, обратимся к подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Так, прогул – это отсутствие работника на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности, а также отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).

Как видите, для увольнения за прогул важно отсутствие сотрудника на работе более четырех часов подряд. Поэтому следует правильно зафиксировать период отсутствия работника. Для этого необходимо составить акт об отсутствии на рабочем месте. Причем сделать это нужно в тот же день, когда обнаружилось отсутствие работника. Составление документа «задним числом» в большинстве случаев признается судом недостоверным доказательством.

К сведению

Обратите внимание на важный момент: работник, обращаясь в суд в целях признания незаконным увольнения за прогул, часто оспаривает сам период отсутствия. Как правило, в акте фиксируется конкретное время составления документа и указывается период отсутствия сотрудника. Однако рабочий день разделяет обеденный перерыв, в который сотрудник вправе не находиться на рабочем месте. Оспаривание часто строится на том, что на работе он был в начале дня, ушел незадолго перед обедом, а потом и пораньше с работы. Причем на работе его не было в определенные периоды, но все они составили менее четырех часов. Следовательно, работодателем безосновательно применено основание для увольнения, т.к. отсутствие на работе менее четырех часов в соответствии с ТК РФ прогулом не является.

Чтобы исключить риск оспаривания сотрудником периодов отсутствия, желательно составить два акта. Например, ближе к середине и к концу рабочего дня. В своей совокупности они будут более четко фиксировать время отсутствия.

Форма акта трудовым законодательством не установлена, поэтому он может быть составлен в свободной форме. Главное, чтобы из него явно следовал факт отсутствия сотрудника, время его отсутствия, время составления, не вызывал сомнений состав подписавших его лиц.

По поводу последнего момента хотелось бы уточнить: закон не устанавливает, кто должен подписывать подобный акт. В соответствии с общепринятой практикой составить его должны не менее трех человек. Должности значения не имеют. Главное, чтобы они трудились вблизи рабочего места прогульщика и имели реальную возможность постоянно наблюдать за его пустующим рабочим местом. Тогда в случае спора документированный факт прогула не вызовет у суда сомнений в достоверности, в отличие, например, от ситуации, когда факт прогула работника цеха № 3 фиксируют работники цеха № 14.

Судебная практика

Неправильно составленный акт – без подписей или без дат, без указания зафиксированного периода отсутствия работника – является основанием для признания увольнения по подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ незаконным (апелляционное определение Красноярского краевого суда от 25.09.2013 по делу № 33-9133/13).

Кстати, если отсутствие на работе сотрудника длительное (более суток), то акты следует составлять ежедневно (Пример 2).

Прогул является дисциплинарным проступком, поэтому работодателю для увольнения работника по данному основанию необходимо выполнить все требования ст. 193 ТК РФ, установленные для привлечения к дисциплинарной ответственности. В частности, затребовать от работника объяснение по факту прогула.

Это можно сделать устно, но только в том случае, если сотрудник сразу же предоставил письменное объяснение. Если же он отказался его предоставить или тянет с объяснениями, а уверенности в том, что он сделает это, нет, то необходимо составить письменное требование предоставить письменное объяснение и вручить его работнику под личную подпись (Пример 3).

В принципе, требованние о необходимости дачи объяснения можно вручить работнику, как только он появится на работе. Однако если прогул носит затяжной характер, рекомендуется отправить документ работнику почтой с уведомлением о вручении. Оптимальным вариантом является использование почтово-курьерской службы типа EMS, Pony express, Dimex, DHL, Спецсвязи и т.д. Вместе с тем обратите внимание: требование должно быть вручено под подпись с указанием даты получения его работником. Естественно, почтовая служба составить акт не может, но она сделает отметку об этом на уведомлении о вручении.

Этап, включающий служебное расследование, необходим далеко не всегда. Чаще всего он используется, если вопрос спорный и не понятно, была ли причина прогула уважительной или, скажем, работник отсутствует какое-то время, на связь не выходит, а потому не ясно, прогул это или причина пропуска работы все же уважительная. Дело в том, что дисциплинарный проступок (а прогул – это и есть дисциплинарный проступок) определяется как неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 192 ТК РФ). За данное деяние работодатель имеет право применить предусмотренные той же статьей дисциплинарные взыскания – от замечания до увольнения. Причем ч. 5 ст. 192 ТК РФ требует, чтобы при наложении дисциплинарного взыскания были учтены тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

Поэтому, если до конца не понятно, виновен ли работник в прогуле, лучше приказом создать комиссию для проведения расследования, которая составит акт служебного расследования. В нем, как правило, указывается все, что удалось установить (и хронология, и способ предъявления требования работнику о предоставлении объяснения, а также последующие события и выводы о виновности работника в проступке).

Однако если факт прогула зафиксирован актом, от работника поступила объяснительная записка или заактирован его отказ ее предоставить и ситуация вполне очевидна, проводить расследование не обязательно.

Увольнять работника за прогул ТК РФ не требует, а предоставляет работодателю право самостоятельно принять такое решение. В зависимости от структуры организации, наличия или отсутствия действующего в организации локального акта о порядке привлечения работника к дисциплинарной ответственности (в том числе в виде увольнения) в ходе увольнения работника за прогул может возникнуть этап 6 – принятие решения о мере ответственности.

Обычно он требуется в компании с многочисленными структурными подразделениями, где право принимать решение о мере наказания принадлежит одному лицу, занимающему высшую должность (генеральному директору, президенту компании), а сбор доказательств, выводы о квалификации деяния работника в качестве дисциплинарного проступка, а также представление к наказанию – руководителям структурных (в том числе обособленных) подразделений. Как правило, представление о привлечении работника к ответственности производится служебным документом (Пример 7).

Формы актов об отсутствии работника на рабочем месте

Вызвать работника из ежегодного отпуска можно только с его согласия. Работник не хочет выходить — это не прогул. Причину объяснять он не должен — п. 37 Постановление Пленума № 2.

Сделать работнику выходной или праздник рабочим можно только с его письменного согласия. Исключение — когда нужно устранить аварию, тут согласия не нужно — ст. 113 ТК РФ.

У работника есть право остановить работу, если зарплату задерживают дольше 15 дней. С него — письменное предупреждение работодателя. А с работодателя — средний заработок за все нерабочие дни.

Работник обязан выйти на работу на следующий день после письменного сообщения работодателя о готовности выдать зарплату. Права остановить работу нет у военных, госслужащих, работников ЖКХ и скорой помощи — ст. 142 ТК РФ.

Служебная или докладная записка о прогуле должна быть составлена лицом, которое по своей должности осуществляет непосредственный контроль над рабочим процессом и работниками:

Мастер производственного цеха.
Старшая медицинская сестра в лечебном учреждении.
Старший менеджер.
Секретарь, который ведет табель учета рабочего времени.
Заведующий магазином, складом.
Руководитель отдела.
И другие подобные должностные лица.

В объяснительной записке о прогуле обязательно необходимо отразить следующую информацию:

Название отдела, подразделения, в котором составляется бумага.
Заголовок – «Служебная (докладная) записка».
Дата составления и номер документа.
ФИО и должность лица, к которому обращаются.
ФИО и должность прогуливающего работника.
ФИО и должность составителя.
Дата и время отсутствия работника. Если работник отсутствовал весь рабочий день, указывают время, с какого и по какое он должен был быть на своем месте.
Предпринятые меры. Например, звонок работнику с выяснением причины отсутствия.
В заключении следуют выводы по поводу происшествия и предложение о дисциплинарном взыскании.

Изложение должно придерживаться строгого делового стиля.

Требование о предоставлении письменного объяснения

Служебная записка о прогуле помогает вести контроль таких ситуаций, зафиксировать все обстоятельства и донести до высокого начальства. Для работника такой документ – не приговор, если он уверен в уважительной причине своего отсутствия, и может доказать это. В любом случае, лучше постараться предупредить свое начальство первым. Такие меры помогут избежать серьезных дисциплинарных мер вплоть до увольнения.

Поскольку нет утвержденных правил, как пишется докладная записка на сотрудника за прогулы, учтите следующие обязательные пункты:

в шапке указывается наименование организации, в которой трудится человек;
Ф.И.О. работодателя;
ниже указывается Ф.И.О. и должность автора;
указывается название документа — «Докладная»;
далее описывается ситуация. Обязательно надо указать должность и Ф.И.О. коллеги, не явившегося на рабочее место, продолжительность его отсутствия на работе, последствия этого. В документе следует обратиться к руководителю с просьбой рассмотреть инцидент и принять меры в связи с прогулом;
в конце указывается Ф.И.О. составителя, его должность и дата.

Мы подготовили образец служебной записки об отсутствии работника на рабочем месте, который легко взять за основу. Но обратите внимание, возможно, в вашей организации введен специальный бланк для такого случая.

Такой документ обычно оформляется в произвольном виде, но с соблюдением правил составления делового письма. В ней обязательно должен присутствовать ряд реквизитов. Докладная может заполняться и распечатываться на компьютере, либо быть написана ручкой на листе бумаги.

Сверху листа в правой части записываются название должности директора, либо лица, кому направляется докладная, название фирмы, полные Ф.И.О. Все сведения записываются в дательном падеже.

Документ обычно составляется для достижения следующих целей:

Исправление ситуации. Это касается обстоятельств и фактов, которые не относятся непосредственно к сотруднику, но, но его мнению, могут воспрепятствовать успешной работе предприятия.
Повышение собственной работоспособности. Пишется сотрудников в том случае, если ему что-то мешает эффективно исполнять служебные обязанности, и он предлагает варианты решения проблемы.
Снятие с себя ответственности. Касается ситуаций, когда сотрудник доводит определенную информацию до вышестоящего руководства, тем самым снимая с себя ответственность за устранение последствий нештатной ситуации.
Защита собственных прав и интересов. Документ используется как средство мирного урегулирования ситуации.

Документ не имеет законодательно утвержденной формы, но она может быть разработана на предприятии и утверждена приказом руководителя. Записка должна иметь обязательные реквизиты, предусмотренные стандартными правилами делопроизводства (должности и ФИО адресата и составителя, заголовок, дату составления и пр.). Также она может иметь следующие смысловые блоки:

Фактический. Констатируются причины обращения с описанием сопутствующих факторов и обстоятельств.
Аналитический. Дается краткий анализ ситуации с описанием возможных последствий случившегося и способами устранения проблем.
Резюмирующий. Составитель излагает свое мнение, доводы, а также конкретные предложения по разрешению ситуации.

Могут составляться не только в текстовом, но и в табличном формате.

Докладная записка о прогуле работника

Директору ООО «Торговый мир»
Петрушкевичу А.Т.
начальника отдела логистики Иванова В.И.

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

Гришин Андрей Федорович, грузчик инструментального склада, 20.02.2019 г. после 14 часов нарушил трудовую дисциплину, отсутствуя на рабочем месте без уважительных причин.

В письменном объяснении работник указал заведомо недостоверные и ложные сведения, что может свидетельствовать о безответственном отношении к работе. Ввиду того, что подобный проступок совершен им дважды в течение текущего квартала, предлагаю уволить Гришина Андрея Федоровича за нарушение трудовой дисциплины.

Дата Начальник отдела логистики ____ (Иванов В.И.)

Рассмотрим основные пункты в докладной:

Название подразделения, к которому относится сотрудник (отсутствующий на работе).
ФИО руководителя и его должность.
Заголовок (об отсутствии на рабочем месте).

Документ должен содержать следующую последовательность:

Описание ситуации, кто не пришел на работу, когда это случилось (ФИО, дата и срок отсутствия)
Просьба рассмотреть инцидент и принять какие-то меры (дисциплинарное взыскание, выговор и т.д.)
ФИО человека, написавшего докладную и его должность.

На рисунке ниже представлен пример заполнения документа.

Закон не определяет, какой именно работник наделяется правом на составления докладной о прогуле другого. Теоретически, это может сделать любой. На практике же необходимо соблюдать принцип субординации.

В связи с этим, обычно докладные записки составляет непосредственный руководитель прогульщика. Он лучше всего знает своих подчиненных, и именно он должен, в первую очередь, пытаться выяснить, почему один из сотрудников не появился на работе.

Если руководитель бездействует, то составить записку может любой другой работник. Например, отсутствие нарушителя сказалось на работоспособности другого отдела (не вышел наладчик, и из-за этого остановилась работа цеха или станка). В этой ситуации с докладной к руководителю может обратиться «пострадавшая» сторона.

Если предприятие небольшие, и разделения на отделы в нем нет, то составлять докладную может кадровик, либо специалист, ответственный за ведение табеля учета рабочего времени — ведь он по характеру своих обязанностей должен фиксировать появление или неявку каждого работника в оформляемых документах.

На предприятии существуют утвержденные специальным локальным актом правила трудового распорядка, которые должны соблюдать все сотрудники компании.

Если нарушить их и отсутствовать в свое рабочее время, то это правонарушение является дисциплинарным проступком, за который предусматривается увольнение работника за прогул.

Но для этого должна быть составлена докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте.

Закон не содержит прямого указания на то, какой именно работник должен составлять докладную при неявке другого на работу. В теории, это может делать любой из работников. Однако необходимо обязательно соблюдать субординацию между должностями.

Таким образом, обычно на прогульщика оформляет докладные его непосредственный начальник. Он лучше всего знает своего подчиненного, и именно он должен в первую очередь пытаться определить, почему кто-то не появился на своем месте.

Если же руководитель не предпринимает усилий для определения места нахождения работника, докладную может составить другой сотрудник.

Например, из-за невыхода одного работника остановилась работа другого структурного подразделения. В такой ситуации оформлять докладную может руководитель пострадавшего подразделения.

Внимание: если субъект бизнеса небольшой, и у него нет деления на структурные подразделения, составить докладную записку может кадровик или работник, который отвечает за оформление табеля рабочего времени.

Ведь такой сотрудник по своему характеру работы должен отслеживать появление или отсутствие работников на предприятии и отмечать эти факты в документах.

Для такого документа не существует обязательной формы. Обычно, его составляют в произвольном формате, но при этом соблюдаются правила делового письма. Также, в докладной должны находиться несколько обязательных реквизитов, присущих документам.

Записка может быть полностью написана от руки, либо набрана на компьютере и распечатана на принтере.

Если работник прогуливает, то это считается нарушением трудовой дисциплины.
Когда он не находится на работе без каких-либо видимых причин, то это может для него плохо закончится вплоть до увольнения.
Начальнику нужно оформить акт и написать докладную вышестоящему руководству.
Даже если сотрудник не явился на рабочее место всего лишь один раз, всё равно данное событие нужно задокументировать.

Оформляется докладная записка в том случае, если сотрудник не поднимает трубку и отсутствует уже больше, чем четыре часа. В законе не говорится, кто именно должен заниматься оформлением документа.

Но обычно это делает непосредственный начальник сотрудника. Ведь он лучше всех знает людей, которые работают у него. Поэтому он и должен выяснять причину, почему работник нет на рабочем месте.

Если начальник ничего не делает, то оформить документ имеет право любой сотрудник предприятия. Если маленькая компания, то докладную записку составляет либо работник отдела кадров, либо специалист, который отвечает за ведение учета рабочего времени.

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
сообщение о направлении в командировку;
предложение о дополнительном премировании;
информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
название документа;
текст — что необходимо сообщить руководству;
дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Работник не вышел на работу: когда можно уволить за прогул, а когда нет

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Директору

ООО «Домострой»

Семину И.Г.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»

Настиной И.А.

Служебная записка

05.04.2019 № 4

г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Вам, как руководителю какого-либо отдела организации (например, начальнику отдела продаж; или, например, старшему электрику и т.п.) или иному уполномоченному лицу, необходимо уведомить вышестоящее руководство о том, что Работник отсутствует на своем рабочем месте в течении трех и более часов подряд за один рабочий день (рабочую смену), путем направления докладной (служебной) записки.

Своевременно направленная и правильно составленная Докладная (служебная) записка об отсутствии работника на рабочем месте, прошедшая соответствующие инстанции внутри организации, поможет в будущем избежать спорных ситуаций.

В соответствии с подпунктом 8) пункта 1 статьи 52 Трудового кодекса РК, отсутствие работника на работе без уважительной причины в течение трех и более часов подряд за один рабочий день (рабочую смену), является основанием для расторжения трудового договора по инициативе работодателя. Следует отметить, что при этом расторжение должно производиться с соблюдением порядка применения дисциплинарного взыскания, предусмотренного статьями 65, 66 Трудового кодекса РК.

По своему выбору работодатель может применить в отношении работника за дисциплинарный проступок только одно из нижеследующих дисциплинарных взысканий: замечание, выговор, строгий выговор, расторжение договора по инициативе работодателя.

Докладная (служебная) записка относится к внутренним документам организации составляется на белых листах бумаги.

Служебные отметки на Докладной (служебной) записке, связанные с ее прохождением и исполнением (ознакомлением) внутри организации, должны датироваться и подписываться. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Семь шагов для беспроблемного увольнения за прогул

Основная цель документа – доведение до сведения руководства факта опоздания, отлучки работника организации.

Вам необходимо пропустить работу и вы не хотите проблем с начальством, напишите заявление на отгул, но прежде прочтите 3 главных правила составления заявления на отгул и ваше заявление точно примут.

Составителю требуется помнить, что докладная записка – это лишь сопроводительное письмо.

Тогда как факт нарушения дисциплины должен фиксироваться другими документами, например, соответствующим актом ( образец прилагается ниже).

Чаще всего это:

Сотрудник охраны (службы безопасности);
Специалист отдела кадров;
Непосредственный начальник провинившегося работника (мастер, бригадир, начальник отдела и т.д.).

Адресат записки определяется с учетом должностных инструкций автора сообщения.

Поэтому им может быть как непосредственный руководитель автора документа, так и должностное лицо, которое уполномочено принимать решения по существу записки.

Например, на крупных предприятиях дежурный охранник обязан докладывать (устно либо письменно) старшему смены (начальнику службы безопасности), в компетенцию которого входит уведомление докладной запиской директора фирмы или его заместителя по кадрам. Соответственно, в докладной фигурирует не один работник, а все провинившиеся в течение суток.

В юридической практике принято выделять 3 варианта отсутствия работника на своем месте:

Опоздание – самое распространенное явление, означающее несвоевременное прибытие работника к началу смены либо после определенного графиком перерыва. Количество времени задержки работника принципиального значения не имеет. При наличии автоматизированного контроля работника наказывают и за 2-3 минутное опоздание;
Отлучка – самовольный уход работника в течение смены. Для определения факта отлучки фиксируется время ухода и возвращения на работу. На практике фиксация кратковременных отлучек возможна только автоматизированными системами. Промежуток времени отсутствия для привлечения к ответственности значения не имеет;
Прогул – отсутствие работника в течение смены или 4 часов подряд в течение рабочего дня.

Вы хотите сделать удержание из зарплаты работника, статья Порядок составления приказа и заявления на удержание из зарплаты вам поможет.

Хотите уйти с работы, но не знаете как? Прочтите Как правильно составить заявление об увольнении по собственному желанию? и у вас будет вся необходимая информация.

Если на предприятии не определен порядок оформления служебной переписки, то докладная записка составляется на обычном листе бумаги формата А4 по следующему шаблону:

В «шапке» документа указывается должность и инициалы адресата записки и ее автора. Если докладная направляется в стороннее подразделение (главное предприятие), то необходимо указывать реквизиты организации (исходящий номер, адрес, номер телефона и т.д.);
Далее посредине пишется фраза: «Докладная записка »;
В основной части документа расписываются:

Событие и причины отсутствия работника на месте;
Факты наличия оправдательных документов, отбора объяснений у работника;
Принятые автором документа меры;
Краткая характеристика работника, сведения о наличии предыдущих дисциплинарных нарушений (если данная часть уместна);
Предложение автора о наказании провинившегося работника (если данная часть уместна);

На документе указывается дата составления, должность автора, его подпись, а также список приложенных документов, если они имеются. Обычно прилагаются объяснения работника, оправдательные документы, а также бумаги, подтверждающие наличие опоздания, отлучки, прогула.