Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Депонирование заработной платы это простыми словами». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
По законодательству, работодатель сам может выбирать способ выплаты заработанного сотрудниками вознаграждения:
- безналичный расчет, не требующий личного присутствия сотрудников,
- кассовую выплату наличных средств по ведомости.
В последнем случае предполагается, что это происходит по месту работы, и нерабочие часы персонала не будут тратиться на перемещения для того, чтобы получить заслуженные финансы.
Если трудящийся не успел подойти к кассиру, собственноручно поставить подпись в ведомости и забрать свои деньги в положенное время, при этом никому не поручал совершить это вместо себя, не выданная з/п должна быть депонирована.
Депонирование – это бухгалтерское отражение в первичной учетной документации зарплатных сумм как не выданных на руки наемному работнику.
Не важно, когда именно представитель персонала должен был получить на руки и не получил свои «кровные», бухучет по з/п должен касаться того месяца, когда ее начислили, как это утверждается в п. 5 ПБУ 1/2008. Бухгалтерские процедуры разделяются на три части: начисление, депонирование и выплата депонированной з/п.
Начисление средств на зарплату:
Если финансы для з/п получают из банка, НДФЛ с них перечисляется сразу по получении, той же датой (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), еще до того, как открывается зарплатная ведомость для выплаты денег персоналу.
Выручка в наличной форме для выплаты заработанных денег позволяет удержать НДФЛ тогда, когда деньги отдаются рабочим (п. 4 ст. 226 НК РФ), а совершить налоговый платеж можно на следующий за зарплатой день.
Взносы в различные фонды социального страхования нужно производить независимо от дней выдачи зарплаты: для этого предусмотрен обязательный срок, не превышающий середины следующего за зарплатным месячного периода (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Депонирование зарплаты никоим образом не влияет на эти сроки.
Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам».
В последний день срока, на который открыта расчетно-платежная или платежная ведомость (п. 6.5 Указания № 3210-У) бухгалтер отражает депонирование заработной платы:
- Дебет 70 Кредит 76, субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам» — депонирована сумма неполученной зарплаты без НДФЛ;
- Дебет 51 Кредит 50 — сумма депонированной зарплаты зачислена на расчетный счет компании.
Выдача депонированной заработной платы отражается проводками:
- Дебет 50 Кредит 51 — получены деньги в банке на выдачу депонированной зарплаты;
- Дебет 76, субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам», Кредит 50 — выдана депонированная зарплата.
Если зарплата не востребована сотрудником в течение трех лет (ст. 196 ГК РФ), то бухгалтер включает ее в состав доходов в целях бухгалтерского учета, а в целях налогообложения — в состав внереализационных доходов для целей налогообложения прибыли (Письмо Минфина РФ от 22 декабря 2009 г. № 03-03-05/244).
Для этого нужно:
- провести инвентаризацию расчетов с сотрудниками по оплате труда,
- подготовить акт инвентаризации, составить бухгалтерскую справку
- издать приказ руководителя организации.
Признавать соответствующий доход необходимо в последний день непосредственно того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности.
Списание невостребованной заработной платы отражается проводкой:
Дебет 76, субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам», Кредит 91-1 субсчет «Прочие доходы»
- депонированная заработная плата включена в состав прочих доходов по истечении срока исковой давности.
Если сотрудник не получил аванс (зарплату за первую половину месяца, выплачиваемую до его окончания), то проводки будут те же.
Пример 2.
В январе 2017 года работникам основного производства ООО «Лабиринт» начислена заработная плата в сумме 500 000 руб. Общая сумма налога на доходы физических лиц, подлежащая удержанию из начисленной заработной платы, составила 65 000 руб.
Сотрудник «Лабиринт» Иванов из-за болезни заработную плату за январь не получил. Ему было начислено 30 000 руб. Сумма налога на доходы, подлежащая удержанию с заработной платы Иванова, составляет 3900 руб. Заработная плата должна быть выдана Иванову в сумме 26 100 руб. (30 000 — 3 900).
В ноябре бухгалтер «Лабиринта» должен сделать записи:
Дебет 20 Кредит 70 — 500 000 руб. — начислена зарплата за январь;
Дебет 70 Кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц» — 65 000 руб. — удержан НДФЛ из заработной платы, начисленной сотрудникам организации.
В день выдачи заработной платы бухгалтер «Лабиринта» сделал записи:
Дебет 50 Кредит 51 — 435 000 руб. (500 000 — 65 000) — оприходованы денежные средства, снятые с расчетного счета на выдачу заработной платы за январь;
Дебет 70 Кредит 50 — 408 900 руб. (435 000 — 26 100) — выдана заработная плата сотрудникам «Лабиринта» (за исключением Иванова);
Дебет 68, субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц», Кредит 51 — 61 100 руб. — перечислен в бюджет НДФЛ (за исключением Иванова).
В день депонирования заработной платы бухгалтер «Лабиринта» должен сделать записи:
Дебет 70 Кредит 76-4 — 30 000 руб. — депонирована заработная плата Иванова;
Дебет 51 Кредит 50 — 30 000 руб. — депонированная заработная плата Иванова сдана на расчетный счет в банк.
Предположим, что Иванов в отчетном году зарплату за январь так и не получил. В этой ситуации сумма его заработной платы в размере 30 000 руб. должна быть указана по строке 1550 баланса за отчетный год.
Пример 3.
Через восемь лет после выхода на свободу в организацию обратился бывший работник, уволенный в связи с осуждением к лишению свободы, с просьбой выплатить неполученную заработную плату. Его зарплата была депонирована, а потом списана. Оплата труда на момент увольнения производилась через кассу организации. Вправе ли работник истребовать указанную заработную плату?
Ответ: В случае если заработная плата работника была депонирована, а депонентская задолженность по истечении срока исковой давности (срок исковой давности по обязательству работодателя произвести окончательный расчет с работником начинает течь со дня, следующего за днем увольнения (в данном случае со дня вступления в законную силу приговора суда)) списана в установленном порядке, истребовать у работодателя неполученную заработную плату бывший работник уже не сможет.
Итак, деньги в кассу поступили, однако, после всех выплат, некоторая сумма на балансе все же осталась не выплаченной, поскольку ее никто не востребовал. В финансовых нормативах прописаны жестко ограниченные временные сроки, в которые в кассе разрешено хранить остатки денежных средств. После раздачи зарплаты служащим, невостребованные деньги, превышающие лимит допустимых сумм в кассе, не должны храниться в ней, их ждет возвращение на банковские счета фирмы. Деньги для зарплаты хранятся в кассе организации, и, соответственно, выдаются, в течение трех-пяти дней, включая день, с которого они начинают выплачиваться.
Обычно по России это все же три дня, а вот для северных районов нашей страны сделано исключение – там «живые деньги» для зарплаты могут храниться все пять дней. Итак, если местоположение фирмы не на берегах Северного-ледовитого океана, то кассир вправе держать не востребованную вовремя сумму на предприятии три дня — пока выдается вся зарплата. Получается, с одной стороны, организация совершила действия, направленные на то, чтобы сотрудник не остался без своего заработка. С другой стороны – это не дало никаких результатов, деньги остались на фирме. Такая зарплата больше не отражается как задолженность фирмы сотрудникам – она переходит в разряд депонированных средств. Надо отметить, зарплатные средства, выплату которых задержали по вине предприятия, не могут быть депонированы.
Человек, получивший заработную плату, обязан расписаться рядом со своей фамилией в платежной ведомости. Учетный процесс может быть составлен так, что при расчете зарплаты бухгалтерия делает расчетную ведомость, а для выплаты используется платежная. Возможно существование и единой расчетно-платежной ведомости, где видны и расчет и получение средств. Деньги получает только тот человек, который указан в ведомости. Бывает так, что работник затрудняется получить свои деньги лично, тогда он вправе выдать доверенность другому лицу. Если передача зарплаты происходит по доверенности, то перед распиской в ее получении кассир отмечает «по доверенности». Лицо, имеющее доверенность, расписывается в ведомости, а доверенность остается у специалиста и прилагается к документу — ведомости. Но вот отпущенное время закончилось, а в кассе «лишние» деньги — за ними не пришли даже по доверенности. Тогда кассир делает отметку «депонировано» напротив фамилий лиц, не получивших зарплату. Затем заполняется реестр депонированных сумм и в конце ведомости оставляется запись о фактически выданных и подлежащих депонированию суммах. На все выплаченные деньги создается единый расходный кассовый ордер. Сумма оставшейся, а значит потенциально отправляемой на хранение заработной платы, считается отдельно и регистрируется в ведомости. После всех сверок и проверки главным бухгалтером, ведомость закрывается и направленные на депонирование средства идут в банк на специальный счет предприятия. На сданные суммы также составляется общий расходник. Теперь зарплата обретает новый статус — называется депонированной, а сотрудник, не получивший ее – депонент. Если кассир будет медлить с отправкой денег в банк и оставшиеся средства не будут удалены из кассы, а осядут в сейфе предприятия — тогда может возникнуть случай административной ответственности, и у определенных контролирующих служб появятся претензии к деятельности фирмы.
Для отражения и структурирования всех депонированных сумм, рекомендуется составлять соответствующий реестр. Сейчас он не обязателен, но по факту — необходим. Данный реестр помогает оценить сложившуюся картину по задолженностям определенным работникам, если они уже изрядно накопились. В подобном реестре необходимо обозначать:
- табельный номер сотрудника,
- его фамилию и инициалы,
- расчетный период (за который не выдана зарплата),
- сумму задолженности
- номер платежной ведомости,
- подпись ответственного лица.
Депонирование – это бухгалтерская операция по организации хранения временно не востребованных средств по зарплате, поэтому ее нужно отразить проводкой:
Дебет 70 — Кредит 76, субсчет 4 (расчеты по депонированным суммам). Счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам» предназначен специально для этого случая.
Проводка по возвращению не востребованной суммы в банк на счет фирмы выглядит так: Дебет 51 — Кредит 50
Изъятие средств из банка, уже по желанию работника, происходит по расходному кассовому ордеру, который выписывается на получение суммы, равной зарплате.
Выглядит это так: Дебет 50 — Кредит 51 — получение фирмой средств в банке, ответственном за ее обслуживание.
Дебет 76, субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам» — Кредит 50 (Касса) — непосредственная выдача затребованных средств.
Это стандартные манипуляции бухгалтера по депонированию и выдаче средств. Не сложный и длительный процесс, а обычная рутинная бухгалтерская работа. На ее выполнение не тратится большое количество времени, особенно если бухгалтерия не была слишком загружена на тот момент, когда работник подал заявление на выплату по своей зарплате.
Бухгалтер обязан известить работника, что его денежные средства подлежат депонированию. Для уведомления о депонировании сотруднику дается справка с информацией о состоянии его зарплаты.
Депонированная заработная плата
Депонированная зарплата выдается при наличии расходно-кассового ордера. Действия специалиста нам известны, а что предпринять человеку, своевременно не получившему выплату? Заболел он, что поделаешь, доверенных лиц нет. Мало кому можно доверить сокровенное. В этом случае для ее получения нужно совершить несколько действий:
- Первое — обратиться в бухгалтерию письменно, либо с устной просьбой о предоставлении не выплаченной суммы в определенный срок — сегодня, завтра, через два дня. Срок, в течение которого получаются деньги, может быть прописан в договоре предприятия, но за неимением такового, заинтересованное лицо вправе получить свои деньги незамедлительно. Для работника — это просто его зарплата, которую он хочет все-таки получить. Это для бухгалтера-кассира она приобрела такой статус, и ее немедленная выдача может быть сопряжена с некоторыми трудностями. Например, в кассе может не оказаться нужных сумм. Заявление обязательно передается секретарю компании для регистрации.
- Второе — рекомендуется немного подождать. Бухгалтерия снимет деньги в банке и после этой операции совершит выплаты по зарплате. Часто это происходит в течение одного дня или вообще нескольких часов. Однако бывает, что на эту операцию уходит и несколько дней. На некоторых предприятиях прописывается установленный порядок выдачи депонированной зарплаты. Ее могут выплатить со следующей, с авансом или в день выплаты депонированных средств, если он предусмотрен договором.
В случае, когда депонент желает получить заработную плату раньше, чем он появится на работе и сможет забрать ее лично — то возможно перечисление заработка на расчетный счет в банке или на карточку работника. Однако, делается это исключительно по письменному заявлению сотрудника, при личном указании номера счета. Наличие такого заявления обязательно, но его оформление может быть произвольным.
Депонированная зарплата ни налогами, ни взносами не облагается. Эти операции производятся при ее начислении. А депонированная зарплата, как правило, уже готова попасть в руки своего владельца, и к тому времени из нее произведены все требуемые законодательством налоговые вычеты. Соответственно, сумма таких денежных средств остается постоянной и не меняется только от того, что она не попала вовремя к адресату.
Ситуации неявки депонента редко, но бывают. Особенно на предприятиях с большим числом сотрудников . Не исключено такое явление и в маленьких фирмах. Но на практике виноваты не столько трагические случаи, смерть или бесследная пропажа человека, сколько простые банальные ситуации. Да и о крупных суммах речь обычно не идет. Например, когда человек оформлен по внешнему совместительству, либо имеет несколько трудовых книжек. Тогда при его фактическом увольнении из учреждения, отделу персонала затруднительно грамотно все учесть и провести, а кассирам выдать деньги.
Когда образовываются депонированные средства, фирма имеет кредиторскую задолженность перед работником. Если человек еще работает на предприятии, ему нужно напомнить о «зависших» средствах. Возможно, он о них забыл, потому что речь шла о какой-то мелкой компенсации. Если же служащий уволился — не нужно ждать, когда пройдет время и срок давности истечет. Срок давности по невостребованной сумме — три года и рассчитывается на общих основаниях. Понятно, что при «равнодушии» работника к своим деньгам по прошествии трех лет, фирмой приобретается полное право списать задолженность на совершенно законных основаниях. Тогда сумма долга причисляется к внереализационным доходам предприятия. Это побочные доходы, их получение никак не касается основной деятельности учреждения.
Депонированная заработная плата возникает только тогда, когда работники плату за свой труд получают наличными из кассы.
Ведь чтобы перечислить зарплату на банковский счет работника, его присутствие на работе не обязательно. Другое дело – выдача наличных. Если работник в день выдачи зарплаты отсутствовал и не поручал получить деньги другим лицам, его зарплата останется невыплаченной. А значит, подлежит депонированию.
Депонирование заработной платы – это отражение ее как неполученной в первичных учетных документах и бухгалтерском учете.
Что такое депонированная заработная плата
В настоящее время все большее число учреждений прекращает применять способ наличного расчета и переходит на выплату сотрудникам заработанных ими финансовых средств на карты банков. Выдача денег в форме наличности используется все реже, поэтому и термин «депонирование зарплаты» выходит из широкого употребления. Однако учреждения, использующие для выплат наличные средства, с рассматриваемой ситуацией могут столкнуться.
Для понимания сути определения «депонированная зарплата» (ДПЗ) разберемся в терминах, из которых оно состоит.
- Депонирование — процедура хранения.
- Зарплата — сумма средств в денежной форме, выплачиваемая работнику за выполненный им установленный объем работы.
При выплате денег наличными учреждению необходимо выделить запирающийся сейф для их хранения. Единственный ключ должен быть у кассира, второй экземпляр — у руководителя учреждения.
Кассир вправе выдать зарплату лишь в присутствии работника, которому она причитается. Посторонние лица присутствовать не могут. Сотрудник, получивший вознаграждение за труд, расписывается в подтверждение этого факта.
Иногда у работника объективно отсутствует возможность присутствовать на рабочем месте из-за болезни, командировки и т. д. и получить причитающиеся деньги. В таком случае кассир в ведомости расчетов напротив фамилии человека пишет слово «депонировано» и оформляет расходный кассовый ордер.
Важно понимать, что финансы депонируются в том случае, когда работник не смог их получить по причинам, связанным с ним. Если причина невыдачи — в действиях работодателя, это является нарушением трудового законодательства и влечет для нанимателя ответственность.
В целом речь о ДПЗ может вестись лишь в случае, когда заработная плата выдается в наличной форме. Налоговые вычеты и другие взносы к процедуре не имеют отношения, так как они осуществляются в момент начисления, а не получения средств.
Наниматель должен выдать сотруднику, не сумевшему вовремя получить зарплату, по обращению последнего. Такое обращение может быть как письменным, так и устным. В первом случае оформлять бумагу надо на имя руководителя.
В случае когда позволяют лимиты, т. е. наибольшая разрешенная к хранению сумма средств, денежные средства остаются в кассе учреждения. При превышении — возвращаются в кредитную организацию. Размер лимита руководитель организации определяет самостоятельно с учетом рекомендаций Центробанка.
При хранении финансовых средств на предприятии они возвращаются сотруднику по первому требованию. А вот при превышении лимитов средства могут быть получены при выдаче ближайших плановых выплат. Однако при настоятельном требовании работника учреждение направляет в банк запрос о переводе необходимой суммы.
Получив средства, кассир должен оформить РКО на имя работника. Бухгалтер же ведет книгу депонентов, где отражены номера ордеров и даты. Расходный ордер подписывают директор и главный бухгалтер. В дальнейшем документ остается на хранении в учреждении.
Наниматель должен выдать ДПЗ в полном объеме. При удержании части сотрудник вправе обратиться в трудинспекцию по поводу нарушения трудовых прав, а по истечении 3 месяцев — с иском в суд.
Возникновение ДПЗ следует отражать в реестре депонентов. Утвержденный шаблон отсутствует, поэтому возможна свободная форма. В ней можно учесть такие реквизиты, как:
- Наименование реквизита.
- Наименование учреждения.
- Число, месяц, год образования ДПЗ.
- Номер расчетной ведомости.
- Ф.И.О., номер по табелю работника, не получившего зарплату.
- Сумма средств, которые не получены.
- Итого по реестру полученных сумм.
- Подпись кассира с расшифровкой.
- Необходимая допинформация.
Деньги, поступившие из кредитной организации, подлежат хранению в кассе не больше 3 дней. По истечении срока финансовые средства депонируются и возвращаются в банк.
В РФ срок давности по суммам, которые депонированы, не определен, однако по общему правилу он составляет 3 года. По окончании срока ДПЗ будет отнесена к невостребованным суммам и перейдет в доход предприятия с отражением по статье «Прибыль, не связанная с основной деятельностью».
Книга учета ДПЗ хранится 5 лет. Отсчет начинается с 01.01 года, следующего за годом возникновения долга.
Учет ДПЗ осуществляется на счете 76.4.
При депонировании оплаты за работу используют такие бухгалтерские проводки:
- Дт 70 Кт 76.4 (депонирование денежных сумм);
- Дт 51 Кт 50 (возврат депсредств в банк);
- Дт 50; Кт 51 (отправка банком депсуммы в кассу учреждения по требованию);
- Дт 76.4 Кт 50 (выдана).
По истечении 3 лет сумма депонирования станет невостребованной и должна быть учтена на 91 счете «Внереализационные расходы», отражена проводкой Дт 76.4 Кт 91.
Депонированная зарплата – как проводить и выдавать?
До 2014 года закон требовал составлять множество документов: реестр депонированных сумм, книга учёта депонированных сумм и т.п. С 2014 года все эти документы составлять необязательно. Но чтобы в бухгалтерии не произошло путаницы, учитывать все суммы с помощью них достаточно удобно. Бухгалтерия будет точно знать, сколько денег не было выдано, когда они были переведены и т.п.
В первую очередь заполняем реестр депонированных сумм. Этот документ ведётся в свободной форме. Как правило в нём указывается:
- Название организации;
- Дата оформления реестра;
- Период возникновения депонированной зарплаты (т.е. за какой период сотрудник не забрал зарплату);
- Номер платёжной ведомости;
- Фамилия, имя, отчество сотрудника, не пришедшего за деньгами;
- Размер депонированной зарплаты;
- Итоговая сумма всех депонированных выплат;
- Подпись кассира.
Далее данные вносятся в книгу учёта депонированных сумм. Такая книга тоже составляется в произвольной форме, заводится на год. В ней отдельная строка заводится на каждого депонента (человека, не пришедшего за зарплатой). Указывается Фамилия, имя, отчество работника, его табельный номер, депонированная сумма и период, за который эта сумма должна была быть выплачена.
Что делать, если сотрудник по прошествии какого-то времени всё-таки явился в бухгалтерию за деньгами? В этом случае компания должна выдать деньги не дожидаясь дня следующей зарплаты. Операция проводится по проводке Дт 50 Кт 51.
Однако в некоторых случаях, если речь идёт о крупном предприятии, чтобы не загружать бухгалтерию работой, в уставе компании, в коллективном или трудовом договоре может быть указано, что депонированная зарплата выплачивается:
- В специальный, отведённый для этого день;
- В ближайший день выдачи зарплаты или аванса;
- В начале или в конце календарного месяца.
Депонент должен написать заявление на выдачу ему депонированных средств. На основании этого заявления бухгалтерия отправляет запрос в банк и выводит средства.
Так как ведомость по выплатам зарплат к этому моменту должна быть уже закрыта, для выдачи депонированной зарплаты заполняется специальный документ – расходный кассовый ордер. В нём указывается:
- Паспортные данные сотрудника;
- Сумма депонированной зарплаты;
- Период, за который она должна была быть выплачена;
- Подпись работника, её расшифровка и дата.
Отчисления по НДФЛ производятся до того, как зарплата зачисляется сотрудникам. Поэтому на вычеты НДФЛ депонирование не влияет никак.
Однако возвращённые на расчётный счёт средства изменяют баланс предприятия. Если налогообложение предприятия ведётся по основной системе или по УСН15, то депонированная зарплата включается в графу «доходы предприятия», и чтобы её оттуда убрать, нужно ждать, пока сотрудник явится за деньгами. Если налогообложение производится по системе ЕНВД, депонирование зарплаты на налоговые вычеты никак не повлияет.
Депонированная зарплата должна храниться нетронутой на счету предприятия в течение 3 лет. Если за это время деньги так никто и не потребовал, в бухгалтерском учёте они включаются в состав прочих доходов, а в налоговом учёте – в статью внереализационных доходов.
Делается это по следующему алгоритму:
- Со всеми сотрудниками проводится инвентаризация расчётов по оплате труда;
- В результате составляется акт инвентаризации;
- Составляется соответствующая бухгалтерская справка;
- Издаётся приказ руководителя организации.
Все эти действия должны производиться в последний день отчётного периода, в котором истекает срок исковой давности.
Точный порядок и сроки выплаты депонированной зарплаты должны быть установлены положениями локальных нормативных актов, действующих на предприятии.
Как правило, депонированная зарплата выплачивается:
- в следующий установленный на предприятии день выдачи заработной платы или аванса;
- в определенный день, отведенный для выдачи депонированной заработной платы.
В некоторых случаях (например, когда установленный для организации лимит наличности, которая может храниться в кассе, позволяет держать в ней некоторое количество свободных средств) работник может получить зарплату непосредственно в день обращения к работодателю с соответствующим требованием.
Согласно разъяснениям, которые были даны в письме ФНС РФ «О сроке исковой давности в отношении задолженности…» от 6.10.2009 № 3-2-06/109, срок исковой давности по депонированной заработной плате составляет 3 года с того дня, когда она должна была быть выплачена работнику. В том случае если по истечении указанного срока работник так и не обратился к работодателю с требованием о выплате денежных средств, задолженность может быть списана.
Если работнику за 3 года не была выплачена депонированная заработная плата — проводка по ее списанию составляется следующим образом:
|
Счет Дт |
Счет Кт |
Проводка |
Сумма |
|
76.4 |
91 |
Списание депонированных средств в качестве внереализационных доходов |
Сумма депонированной зарплаты |
Расчеты по депонированной заработной плате относят к кредиторской задолженности предприятия. Их учет должен вестись отдельно для каждого работника предприятия с использованием Книги аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий, утвержденной приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.
П. 6.5 указания Центробанка РФ «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У установлен порядок, в котором должна быть депонирована невыданная заработная плата:
- в последний день, установленный для выдачи зарплаты, кассир проставляет в ведомости оттиск штампа или вручную пишет слово «депонировано» напротив фамилий работников, которые не получили причитающиеся им средства;
- производится расчет итоговой суммы выданной и депонированной зарплаты и их сверка с суммой, указанной в расчетной ведомости;
- ведомость визируется кассиром и передается на подпись главному бухгалтеру предприятия;
- депонированные средства сдаются в банк.
Если депонирована невыданная зарплата — проводка должна найти свое отражение в соответствующих финансовых документах. Как правило, при депонировании наличности составляется не одна, а несколько проводок, которые фиксируют не только перевод средств в разряд депонированных, но и их дальнейшее движение на расчетный банковский счет и обратно в кассу с целью последующей выдачи работникам.
Учет депонированной заработной платы на предприятиях выполняется в следующем порядке:
1. Депонирована невыплаченная заработная плата — проводка выглядит следующим образом:
|
Счет Дт |
Счет Кт |
Проводка |
Сумма |
|
70 |
76.4 |
Депонирование неполученных средств |
Сумма невыданной зарплаты |
Необходимо построчно проверить в расчетно-платежной ведомости расписки в получении денег.
Напротив фамилий тех, кто не получил заработную плату, в графах «Деньги получил» (при выдаче денег по форме № Т-49) или «Подпись в получении денег» (при выдаче денег по форме № Т-53) нужно проставить оттиск штампа, либо сделать надпись «депонировано».
Обратите внимание
Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного НДФЛ не позднее дня, следующего за днем выплаты сотруднику дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). Депонированная зарплата считается выданной, поэтому НДФЛ уплачивается в общеустановленном порядке.
В каких случаях депонируют зарплату
С 1 июня 2014 года вести реестр депонированных сумм не обязательно, поскольку в порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У такого требования нет.
Однако этот документ удобен для отслеживания задолженности перед работниками, поэтому отказываться от него совсем не стоит.
Реестр депонированных сумм заполняют в произвольной форме. Как правило, он включает следующие реквизиты:
- наименование (фирменное наименование)организации;
- дата оформления реестра депонированных сумм;
- период возникновения депонированных сумм наличных денег;
- номер расчетно-платежной или платежной ведомости;
- фамилия, имя, отчество (при наличии) работника, не получившего наличные деньги;
- табельный номер работника (при наличии);
- сумма невыплаченных наличных денег;
- итоговая сумма по реестру депонированных сумм;
- подпись кассира;
- расшифровка подписи кассира.
Реестр депонированных сумм может содержать дополнительные реквизиты, например, о выплате депонированных сумм.
Нумерация реестров депонированных сумм осуществляется в хронологической последовательности с начала календарного года.
Обязательство вести книгу учета депонированных сумм также не прописано в порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У. Т. е. она не является обязательной.
Форму данной книги фирма разрабатывает самостоятельно. Книга открывается на год. В ней каждому депоненту отводится отдельная строка, в которой указывают его табельный номер, фамилию, имя и отчество, депонированную сумму.
В группе граф «Отнесено на счет депонентов» должны быть указаны месяц и год, в которых образовалась депонентская задолженность, номера платежных (расчетно-платежных) ведомостей и суммы депонированных выплат, а в группе граф «Выплачено» против фамилии депонента записываются номер расходного кассового ордера и выплаченная сумма за соответствующий месяц.
После этого кассир подписывает платежные ведомости, реестр и книгу учета депонированных сумм (при их наличии) и передает их на подпись бухгалтеру.
Обратите внимание
Законодательством не предусмотрено смещение сроков уплаты страховых взносов в случае депонирования зарплаты.
Выплаты в пользу работников по трудовым договорам являются объектом обложения страховыми взносами во внебюджетные фонды (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). При этом взносы необходимо рассчитывать на дату начисления этих выплат (ст. 11 Закона № 212-ФЗ).
Следовательно, работодатель начисляет страховые взносы независимо от того, получил фактически работник зарплату или организация перевела ее на депонент (ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Заверенные подписью бухгалтера формы № Т-49 или № Т-53, реестр и книгу учета депонированных сумм необходимо передать на проверку главному бухгалтеру.
Оформляем расходный кассовый ордер
На сумму фактически выданной зарплаты нужно оформить один общий расходный-кассовый ордер по форме № КО-2. РКО подписывает главный бухгалтер организации (либо иное лицо, уполномоченное на подписание кассовых документов приказом или доверенностью (подп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У). Номер и дату РКО надо проставить на последней странице расчетно-платежной или платежной ведомости.
Депонирование имеет ряд особенностей, которые необходимо знать.
В этом разделе представлен алгоритм депонирования заработной платы:
- Уточните период, в который происходит выдача денег на фирме. Данные сроки указаны в приказе руководителя.
- В случае неполучения оплаты в срок, необходимо отметить это в документации.
- Если на предприятии используется ведомость, оформленная по форме №Т-49, то в графе 23 напротив ФИО работника пропустившего выплаты, необходимо оставить запись «Депонировано».
- Если на фирме используется форма №Т-52, то аналогичную отметку нужно сделать в графе пять.
- В ведомости необходимо указать общую сумму депонирования.
- После окончания периода выдачи денег работникам, оставшуюся сумму нужно передать в банк. Депонированный оклад отражают в реестре.
Следует отметить, что общепринятого бланка реестра не существует. Составить его можно самостоятельно в свободной форме.
Работник после выхода на работу может потребовать свое вознаграждение, и компания должна его выплатить. Требование может быть выраженно в устной форме или на бумаге. Для предприятия не существует конкретного срока, когда оно должно произвести выплату.
Все операции по выплате депонированных денежных сумм записываются в реестровую книгу, где ранее были отражены депонированные суммы, возле фамилии работника.
Владение деньгами не только приятно, но создаёт серьёзные заботы. Одним из важных вопросов является определение того, как правильно их хранить. В некоторых случаях речь идёт о том, чтобы передать деньги в надёжное место, чтобы затем они были переданы при определённых условиях нужному лицу.
Такая необходимость возникает в тех случаях, когда нужно доказать, что к определённым ценностям никто не прикасался. Наиболее очевидным примером является применение депонирования при осуществлении расчётов.
Выполнение сделок — это динамичный процесс. Продавец хочет быть уверен, что получит деньги за свой товар, а покупатель — что этот товар получит. Депонирование позволяет решить эту проблему. Одна из сторон вносит эту сумму в банк, а последний гарантирует её неприкосновенность. После выполнения сделки покупатель разрешает отдать средства продавцу.
Существуют различные способы депонирования:
- Хранение ценностей осуществляется в виде неделимого объекта. Их можно снять со счёта только все сразу.
- Разрешается забирать и пополнять депозит частично.
- При использовании номерного депонента каждый вкладчик обозначается специальным кодом, а его имя сохраняется в секрете.
- Оно может происходить только в течение определённого срока или до востребования. В последнем случае деньги или ценности можно забрать в любое удобное время.
- Производить депонирование может одно лицо или несколько. В последнем случае их права на предоставленное имущество определяются текстом заключённого договора.
Это понятие широко распространено в сфере бизнеса и финансов, однако распространилось на различные сферы человеческой деятельности. Далее будут примеры того, как применяется депонирование в различных случаях.
Широко распространено перечисление зарплаты работникам на банковские карточки. Это способ удобен тем, что нет необходимости оформлять выдачу наличных денег. Сотрудники предприятия или организации получают средства без промедления.
Однако во многих случаях зарплата выдаётся наличными деньгами. Сотрудники, получая деньги, должны расписываться в зарплатных ведомостях. Иногда случается так, что некоторые не получают зарплату в положенные сроки. По закону она не может храниться на предприятии постоянно и должна быть временно возвращена в банк. Как только будет такая возможность, зарплату сразу выдадут работнику.
Передача не выплаченной суммы в банк представляет собой депонирование зарплаты. Эти средства фактически являются неприкасаемыми и ждут того момента, когда их сможет получить сотрудник.
Банки принимают средства граждан на депозит. При этом за них платят проценты в зависимости от условий вклада. Хранение денег ограничено определённым сроком. После того, как он истекает, договор может быть продлён. Если срок его действия истёк, то деньги остаются в банке до тех пор, пока их не заберёт владелец. При этом проценты на них начисляться не будут. Хранение денег на депозитном счёте представляет собой один из видов банковского депонирования.
Существует совершенно другой вариант этой операции. Банковское учреждение предоставляет за арендную плату банковские ячейки для хранения денежных средств и ценных вещей. Банк не интересуется тем, что именно хранит клиент. Содержимое ячейки хранится до тех пор, пока поступает арендная плата.
Этот вариант подходит тем, кто имеет ценные вещи, которым необходимо обеспечить надёжное хранение. Его также активно применяют при проведении различных сделок. Например, если один гражданин продаёт другому квартиру, то оплату можно поместить в банковскую ячейку, а выдать её только после того, как будут оформлены все документы.
Широкое распространение приобрело использование эскроу. Речь идёт об ещё одном виде депонирования. При этом Банк обеспечивает расчёты по сделке. Депонированные деньги передаются покупателю при условии, что он предоставит оговоренные договором документы. Использование эскроу должно быть оговорено в подписанном сторонами соглашении.
Депонированная заработная плата — что это, порядок получения и выплат
Понятие хранения на депоненте относится не только к миру бизнеса и финансов. Эта операция в самых разнообразных областях человеческой деятельности.
Наличие различных видов микроорганизмов даёт возможность учёным проводить исследования. Некоторые их виды могут применяться в лечебных или промышленных целях. Активное использование таких материалов выдвигает требование о необходимости хранения рабочих и эталонных образцов.
Для этой цели используется депонирование микроорганизмов. При этом здесь не предоставляется возможности хранить любые виды микроорганизмов. Они проходят строгую проверку перед тем, как будут помещены на хранение. В процессе депонирования нужно поддерживать их жизнеспособность и давать гарантию, что качество материала не ухудшится при повторном применении.
Такое хранение отличается от того, которое применяется в финансовой сфере. Однако смысл этой операции сохранён. Те, кто положили микроорганизмы на депонент получат их в точно таком же состоянии.
В глобальной сети содержится огромное количество информации. В числе прочего документ может производиться в электронной форме. Помещение документа на депозит означает, что его помещают на сайте и предоставляют доступ к нему всем желающим без необходимости производить за это оплату.
Такое депонирование применяется в тех случаях, когда с документом необходимо ознакомит большое количество людей или организаций. Такой способ размещения применяется также для публикации научных статей из рецензируемых источников.
Отношения между государствами невозможны без подписанию между ними договоров. Некоторые из них действуют десятки лет. Подписание такого документа предполагает возникновение новых прав и обязанностей у сторон.
Иногда даже от одного такого документа зависит очень многое. После подписания необходимо решить, как этот документ будет храниться. Самый простой вариант, когда документ существует у каждой стороны, которая поставила подпись под документом. Однако при оформлении наиболее важных договоров делают дополнительный экземпляр, который хранится у достойной доверия третьей стороны.
Такой способ выгодно использовать тогда, когда те, кто подписал договор, находятся в сложных отношениях. Депонирование документа у достойного доверия третьего государства позволяет быть уверенным, что манипуляции с документом происходить не будут.
Осуществление депонирования таким способом возможно только при условии, что для этого будет подписан особый протокол. Подписи должны поставить подписанты документа и государство-депозитарий.
- Что такое депонированная заработная плата (ДЗП)
- Порядок получения и особенности выплаты ДПЗ
- Сроки хранения и учет
- Заключение
Выше мы разобрали, что такое депонирование зарплаты. Говоря простым языком, так называют средства на оплату труда, хранящиеся в кассе предприятия, после того, как получатель по какой-то причине не забрал их. Наиболее распространёнными причинами, по которым сотрудники не забирают зарплату вовремя являются болезнь, отпуск или отсутствие по служебной необходимости. Разберём подробнее как должны действовать бухгалтер и работник?
Если сотрудник не пришёл в положенный срок за зарплатой, кассир или бухгалтер делает отметку «Депонировано» в расчётной ведомости. После этого средства максимум на 5 дней остаются в кассе. Если в течение этого времени работник не появился, а хранящаяся в кассе сумма превышает допустимый лимит, деньги необходимо вернуть в банк.
Расчеты по депонированным суммам отражаются по кредиту счёта 76 и по дебету счёта 70. Также бухгалтер обязан уведомить работника о депонировании его зарплаты. Для этого он составляет простое уведомление, как правило, с указанием суммы сохраняющихся средств. Стандартный образец такого документа без труда можно найти в интернете.
Что должен сделать сотрудник, чтобы получить депонированную зарплату? На самом деле, это очень просто. Обычно достаточно написать заявление о выдаче депонированных средств в свободной форме с указанием полного имени, должности и срока выдачи. Этот документ нужно отправить в бухгалтерию.
Зарплата будет выдана в тот же день при наличии в кассе средств. Если нужная сумма будет отсутствовать в кассе, бухгалтерия запросит её в банке. Даже в таком случае процедура займёт один-два дня. Возьмите на заметку, что в ситуации, когда у работника нет возможности получить зарплату лично, чтобы избежать депонирования, он вправе доверить получение зарплаты по доверенности своему представителю.
На депонированные зарплаты не начисляются налоги. Дело в том, что все положенные законом обязательные платежи выплачиваются при начислении заработной платы. Выплата каких-либо налогов с депонированной зарплаты создала бы ситуацию повторного налогообложения, что запрещено законом.
В каких сферах используется депонирование
На самом деле депонирование заработной платы в кассе организации — всего лишь один пример использования данного понятия. Этот термин очень широко применяется не только в бухгалтерии, но в банковской сфере или на рынке ценных бумаг. Охарактеризуем наиболее востребованные области применения депонирования.
Депонирование денежных средств — популярная услуга, предполагающая передачу денежных средств банку на определённых условиях. Разделяется на «срочное» и «до востребования». Суть этой операции в том, что вкладчик передаёт банковской организации свои средства под конкретный процент. Банк выдаёт такому вкладчику депозитный сертификат и начисляет ему проценты. Если вклад открыт на определённый срок, получить его раньше можно только с потерей всех процентов.
В банковской сфере у данного термина есть и более узкое значение, согласно которому депонирование средств — это хранение наличных денег в банковской ячейке. То есть, владелец средств не делает вклад в банке, а арендует у него ячейку и помещает в него деньги.
Похожим образом обычно хранят драгоценности и другие дорогостоящие вещи. В таком случае проценты, разумеется, не начисляются. В чём смысл такого депонирования? Как правило, оно используется во время сделок и оформления договоров купли-продажи, когда нужно на короткий срок обеспечить безопасность значительной суммы денег.
Другой сферой применения данного понятия являются банковские аккредитивы — обязательства финансовой организации перед клиентом, совершить какой-либо платёж третьей стороне при предъявлении соответствующих документов. Обычно разделяются на покрытые (депонированные) и гарантированные:
- Депонированный аккредитив — это обязательство в полном объёме перевести требуемый платёж на счёт третьей стороны из средств плательщика или кредита. Покрытый депонированный безотзывный аккредитив — это наиболее часто встречающая форма такого обязательства. В настоящее время почти все аккредитивы являются безотзывными.
- Гарантированный аккредитив даёт право третьей стороне списать со счёта банка, предоставившего аккредитив, необходимые средства, но не выше установленного лимита.
В современных условиях покрытый аккредитив используется всё реже, так как банкам удобнее установить лимиты списания, а не переводить средства отдельно для каждой операции.